Điều gì khiến CRA kiểm tra thuế doanh nghiệp nhỏ

CRA chọn một doanh nghiệp nhỏ hoặc công ty để kiểm tra thuế bằng cách nào?

Cơ quan Thuế Canada (CRA) không công bố danh sách các yếu tố dẫn đến kiểm tra thuế. CRA cho biết hệ thống đánh giá rủi ro của mình xác định những tờ khai có nguy cơ không tuân thủ cao, rồi một nhân viên CRA xem thông tin từ nhiều nguồn để quyết định có cần kiểm tra thuế hay không (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp). Việc đánh giá xét các yếu tố như tần suất xuất hiện sai sót trong tờ khai thuế, và CRA có thể so sánh một hồ sơ với các hồ sơ tương tự (CRA: Những điều bạn nên biết về kiểm tra thuế). Các trang của CRA chỉ nêu một số yếu tố và không cho biết mức độ quan trọng của từng yếu tố, nên mọi "danh sách dấu hiệu" dài hơn đều chỉ là phỏng đoán.

CRA có công bố những dấu hiệu khiến CRA kiểm tra thu nhập bằng phương pháp gián tiếp trong một cuộc kiểm tra thuế doanh nghiệp. Các dấu hiệu này nằm ở phần tiếp theo. Một hồ sơ sẽ không còn đơn giản khi tiền kinh doanh và tiền cá nhân dùng chung một tài khoản, chủ sở hữu công ty nợ công ty qua nhiều ngày kết thúc năm, thu nhập khai thấp hơn các doanh nghiệp tương tự, hoặc CRA đã gửi thư. Một lá thư chỉ yêu cầu chứng minh cho một khoản khai thường là rà soát, không phải kiểm tra thuế; hướng dẫn về thư rà soát hoặc kiểm tra thuế của CRA giải thích điểm khác nhau.

Hãy chuẩn bị trước: mọi bảng sao kê ngân hàng và thẻ của các năm liên quan (cả kinh doanh lẫn cá nhân), hồ sơ doanh thu đối chiếu được với các khoản tiền gửi, sổ ghi khoản vay của cổ đông nếu có công ty, và các tờ khai đã nộp được đối chiếu với sổ sách.

CRA tìm những dấu hiệu nào của thu nhập chưa khai báo?

CRA cho biết nói chung CRA sẽ dùng phương pháp kiểm tra thu nhập gián tiếp khi có dấu hiệu của một hoặc nhiều trong năm dấu hiệu (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp). Đây là cách CRA tự mô tả khi nào CRA kiểm tra thu nhập gián tiếp trong một cuộc kiểm tra thuế; CRA không nói rằng các dấu hiệu này quyết định hồ sơ nào được chọn. Kiểm tra gián tiếp nghĩa là CRA thử lại thu nhập đã khai bằng một phương pháp khác, không chỉ dựa vào sổ sách.

Phương pháp gián tiếp phổ biến nhất là phương pháp giá trị tài sản ròng (net worth). CRA cho biết CRA cần có bức tranh tài chính đầy đủ của gia đình chủ sở hữu, nên khi dùng phương pháp này CRA sẽ yêu cầu hồ sơ tài chính cá nhân của vợ/chồng chủ doanh nghiệp và của mọi thành viên khác trong hộ gia đình có đóng góp thu nhập (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp). Các nền tảng trực tuyến báo cáo doanh thu cho CRA được nêu trong báo cáo của nền tảng kỹ thuật số cho CRA.

Dùng một tài khoản ngân hàng cho cả chi tiêu kinh doanh và cá nhân có làm tăng rủi ro không?

Có, từ khi cuộc kiểm tra thuế bắt đầu. CRA nêu việc dùng lẫn lộn tài khoản kinh doanh và cá nhân là dấu hiệu dẫn đến kiểm tra thu nhập gián tiếp (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp); CRA không nói dấu hiệu này quyết định hồ sơ nào được chọn. Đạo luật yêu cầu hồ sơ phải có hình thức và nội dung đủ để xác định số thuế phải nộp (Income Tax Act, subsection 230(1)). Tài khoản dùng lẫn lộn biến mỗi dòng giao dịch thành một câu hỏi: đó là chi phí kinh doanh, khoản rút tiền của chủ sở hữu, hay thứ gì khác.

Với chủ doanh nghiệp một chủ hoặc thành viên hợp danh, các khoản chi cá nhân là khoản rút tiền của chủ sở hữu, không phải chi phí. Với công ty, chi phí cá nhân do công ty trả có thể trở thành lợi ích chịu thuế của chủ sở hữu (subsection 15(1)) hoặc một khoản vay mà chủ sở hữu nợ công ty; xem lợi ích của cổ đông bị phát hiện khi kiểm tra thuế. Nếu các tài khoản đã bị dùng lẫn, hãy liệt kê từng khoản chi cá nhân trên một bản làm việc kèm chứng từ, và giữ nguyên các bảng sao kê như ngân hàng đã phát hành. Với công ty, bút toán khoản vay của cổ đông cần bằng chứng về nghĩa vụ hoàn trả thật sự; nếu không có, khoản chi đó có thể là lợi ích chịu thuế, và chỉ một bút toán kế toán thì không quyết định được điều này (mục 1.13–1.14 của folio về khoản vay của cổ đông của CRA). Xem dựng lại sổ sách từ bảng sao kê ngân hàng. Chi phí kinh doanh mà bạn trả bằng tiền cá nhân được ghi theo chiều ngược lại; xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Nếu khi sắp xếp hồ sơ bạn thấy tờ khai đã nộp thiếu thu nhập hoặc thiếu thuế, hãy tìm hiểu về tự nguyện khai báo trước khi nộp bản điều chỉnh: trước khi CRA liên hệ, sau khi CRA liên hệ. Việc khai báo có được chấp nhận hay không phụ thuộc vào thời điểm và các điều kiện khác.

Sổ sách dễ xảy ra sai sót nghĩa là gì, và sổ sách rõ ràng trông như thế nào?

CRA cho biết sổ sách và hồ sơ có thể dễ sai sót khi một người làm phần lớn công việc kế toán, hoặc khi các chức năng chính trong doanh nghiệp do một người hoặc một nhóm nhỏ những người có quan hệ với nhau đảm nhiệm (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp). Nếu bạn tự ghi sổ và không ai xem lại, hãy xem tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ. CRA không định nghĩa thế nào là "sổ sách rõ ràng". Dòng đầu trong bảng dưới đây là yêu cầu của luật và dòng thứ hai là hướng dẫn của CRA về yêu cầu đó; các dòng còn lại là những bước thực tế giúp ích cho các dấu hiệu nêu trên.

Bảng dấu hiệu ở trên cũng nêu việc đối chiếu doanh thu với các khoản tiền gửi và có người thứ hai xem lại.

Nếu hồ sơ không đầy đủ, Bộ trưởng có thể yêu cầu một người lưu giữ các hồ sơ và sổ sách mà Bộ trưởng chỉ định (subsection 230(3)).

Khoản vay lớn của cổ đông hoặc lợi nhuận giữ lại nhiều có khiến công ty bị CRA đánh dấu không?

Danh sách dấu hiệu của CRA không có lợi nhuận giữ lại hay số dư khoản vay của cổ đông, và các trang của CRA về kiểm tra thuế doanh nghiệp, cách chọn hồ sơ kiểm tra và kiểm tra GST/HST đều không nêu hai điều này là dấu hiệu. Lợi nhuận giữ lại là phần lợi nhuận mà công ty giữ lại.

Khoản vay của cổ đông quan trọng vì một lý do khác: nếu cuộc kiểm tra thuế đi đến sổ sách của công ty, số dư quyết định một quy tắc thuế có áp dụng hay không. Cổ đông, hoặc người có quan hệ với cổ đông, nhận khoản vay từ công ty hoặc trở thành con nợ của công ty thì nói chung số tiền đó được tính vào thu nhập của năm đó (subsection 15(2)). Quy tắc này không áp dụng nếu bên vay là công ty cư trú tại Canada, hoặc hợp danh chỉ gồm các công ty như vậy. Khoản vay không bị tính vào thu nhập nếu được hoàn trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm tính thuế của công ty trong đó khoản vay được thực hiện, và việc hoàn trả không nằm trong một chuỗi các khoản vay hoặc giao dịch và hoàn trả khác (subsection 15(2.6)). Các ngoại lệ khác nằm ở subsection 15(2.2) đến 15(2.5).

Số dư đã tăng qua nhiều ngày kết thúc năm cần có sổ ghi ngày tháng, cho thấy đã lấy bao nhiêu, đã hoàn trả bao nhiêu và bằng cách nào. Xem tài khoản khoản vay của cổ đông về cách lập sổ và khoản vay của cổ đông về quy tắc.

Tờ khai GST/HST có thể bị chọn kiểm tra riêng không?

Có. CRA cho biết tờ khai GST/HST được chọn để kiểm tra hoặc rà soát dựa trên cả đánh giá rủi ro lẫn chọn hồ sơ ngẫu nhiên, và các cuộc kiểm tra này tập trung vào lỗi và thiếu sót khi nộp tờ khai (CRA: Kiểm tra và rà soát GST/HST). Cùng trang đó cho biết các yêu cầu hoàn thuế được xem xét trước khi chi trả và một số được kiểm tra thêm. Trang này của CRA ghi ngày 22 tháng 6 năm 2017.

Chọn ngẫu nhiên nghĩa là tờ khai GST/HST có thể bị chọn mà không có dấu hiệu rủi ro nào, nên tờ khai GST/HST cần khớp với cùng hồ sơ bán hàng và mua hàng như tờ khai thuế thu nhập. Với thư về GST/HST, xem rà soát và kiểm tra thuế GST/HST.

Nhân viên kiểm tra sẽ hỏi gì đầu tiên, và hồ sơ của những ai nằm trong phạm vi kiểm tra?

CRA cho biết nhân viên kiểm tra thường sẽ yêu cầu hồ sơ điện tử của bạn trước khi gặp bạn (CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp). Nhân viên kiểm tra không nhận tệp qua email; tài liệu được nộp qua dịch vụ trực tuyến bảo mật, gửi qua đường bưu điện, hoặc mang đến văn phòng CRA.

Hồ sơ thuộc phạm vi kiểm tra vượt ra ngoài doanh nghiệp (mẹo thuế của CRA; CRA: Kiểm tra thuế doanh nghiệp):

CRA cũng có thể gộp các pháp nhân có liên quan thành một thực thể kinh tế và kiểm tra thuế nhiều thành viên trong đó. Nếu nhân viên kiểm tra đề xuất thay đổi, thư đề xuất cho bạn 30 ngày để đồng ý hoặc không đồng ý (RC4188).

Tôi nên lưu giữ những hồ sơ nào, dưới hình thức nào và trong bao lâu?

Hãy lưu giữ phần lớn hồ sơ và sổ kế toán, cùng chứng từ chứng minh, trong sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (subsection 230(4); CRA: Lưu giữ hồ sơ).

Hồ sơ về tài sản dài hạn, cổ phần và các lịch sử khác ảnh hưởng đến việc bán hoặc thanh lý công ty sau này có thể phải giữ vô thời hạn (CRA: Lưu giữ hồ sơ). Có các thời hạn khác khi doanh nghiệp hoặc công ty đóng cửa, hoặc khi có khiếu nại; xem giữ hồ sơ kinh doanh trong bao lâu. Bản quét và lưu trữ đám mây được nêu trong biên lai quét cho CRA. Biên lai phải ghi những gì được nêu trong yêu cầu của CRA về biên lai. CRA có thể ấn định lại thuế cho bao nhiêu năm trước là một giới hạn riêng; xem CRA có thể ấn định lại thuế cho bao nhiêu năm trước.

Sổ sách rõ ràng có bảo đảm không bị kiểm tra thuế không?

Không. CRA chọn hồ sơ theo đánh giá rủi ro, có thể so sánh với các hồ sơ tương tự, và với GST/HST còn chọn ngẫu nhiên. CRA cũng có thể xét thông tin từ các cuộc kiểm tra hoặc điều tra khác (RC4188; CRA: Kiểm tra và rà soát GST/HST). Chọn ngẫu nhiên không phụ thuộc vào sổ sách của bạn, và thông tin từ các cuộc kiểm tra khác đến từ bên ngoài sổ sách.

Sổ sách rõ ràng thay đổi cách một cuộc kiểm tra thuế diễn ra. Đánh giá rủi ro của CRA xem xét khả năng hoặc tần suất sai sót trong tờ khai, nên tờ khai chính xác giúp ích ở yếu tố này; CRA không nói yếu tố đó nặng đến mức nào. Hồ sơ đã đối chiếu khớp cũng giúp bạn trả lời câu hỏi của nhân viên kiểm tra bằng tài liệu, dù CRA là bên quyết định chấp nhận gì. Kiểm tra thuế không có nghĩa là tờ khai sai: CRA cho biết kết quả có thể là không điều chỉnh gì, ấn định lại với số thuế cao hơn, hoặc ấn định lại với khoản hoàn thuế (RC4188).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền đều bằng đô la Canada.

Tiền thực phẩm trả từ tài khoản kinh doanh

Một nhà thầu là chủ doanh nghiệp một chủ có doanh thu C$90.000. Suốt năm, tiền thực phẩm và tiền thuê nhà của chủ sở hữu được trả từ tài khoản kinh doanh, tổng cộng khoảng C$24.000. Tài khoản dùng lẫn lộn là một dấu hiệu CRA nêu. Cách xử lý thường gặp có hai phần: mở tài khoản cá nhân riêng từ nay về sau, và ghi phần cá nhân của C$24.000 đã trả là khoản rút tiền của chủ sở hữu, không phải chi phí. Chi phí kinh doanh vẫn là chi phí kinh doanh. Sổ ghi các khoản rút có ngày tháng giúp chủ sở hữu chứng minh khoản nào là khoản nào.

Chủ sở hữu nợ công ty

Một công ty có ngày kết thúc năm là tháng 12 cho cổ đông cá nhân của mình vay C$45.000 vào tháng 3 của Năm 1. Một thỏa thuận bằng văn bản cho thấy có nghĩa vụ hoàn trả thật sự, và không có ngoại lệ nào khác về khoản vay áp dụng.

• Cuối Năm 1: sổ sách ghi C$45.000 cổ đông còn nợ.
• Cuối Năm 2: số dư vẫn là C$45.000. Thời hạn hoàn trả cho khoản của Năm 1 đã kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của Năm 2.
• Sau Năm 2: nếu không hoàn trả trong thời hạn đó, C$45.000 có thể bị tính vào thu nhập Năm 1 của chủ sở hữu. Khoản hoàn trả nằm trong một chuỗi các khoản vay và hoàn trả thì không được tính. Sổ ghi khoản vay và ngày hoàn trả là thứ đầu tiên cần kiểm tra.
• Nếu bị tính vào thu nhập: khoản hoàn trả sau đó được khấu trừ trong năm hoàn trả, trừ khi khoản đó nằm trong một chuỗi như vậy (đoạn 20(1)(j)).

Nếu không có nghĩa vụ hoàn trả thật sự, cùng khoản chi đó có thể là lợi ích của cổ đông bị tính vào thu nhập Năm 1 theo subsection 15(1); chỉ một bút toán trong tài khoản khoản vay thì không tạo ra thời hạn hoàn trả.

Một cửa hàng khai thấp hơn các cửa hàng tương tự

Một cửa hàng nhỏ khai doanh thu C$150.000, C$148.000 và C$152.000 trong ba năm, và mỗi năm đều có thu nhập thấp hơn các cửa hàng tương tự trong ngành. Đó là một dấu hiệu CRA nêu. Cửa hàng giữ báo cáo két hằng ngày và đối chiếu tổng doanh thu với các khoản tiền gửi, tiền mặt còn giữ, chi tiêu tiền mặt có chứng từ, phí thẻ và chênh lệch về thời điểm. Doanh thu vẫn được ghi nhận kể cả khi tiền thu không được gửi vào ngân hàng. Cửa hàng cũng giữ hóa đơn của nhà cung cấp và hợp đồng thuê, nên biên lợi nhuận thấp hơn các cửa hàng tương tự có lý do được ghi chép lại.

Trường hợp của bạn có khác không?

• CRA đã gửi thư: hãy làm theo các bước trong hướng dẫn về thư rà soát hoặc kiểm tra thuế của CRA. Nếu hồ sơ liên quan đến lá thư không khớp, hoặc cho thấy tờ khai trước còn thiếu thu nhập, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán trước khi trả lời.
• Tiền kinh doanh và tiền cá nhân lẫn lộn, số dư khoản vay của cổ đông đã tăng, hoặc một người giữ toàn bộ sổ sách mà không ai xem lại: hồ sơ cần được sắp xếp trước lần nộp tờ khai tiếp theo, và việc sắp xếp có thể phát hiện sai sót ở những năm trước. Xem tài khoản khoản vay của cổ đông, tự làm sổ sách hay thuê nhân viên ghi sổ và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Thu nhập của bạn có vẻ thấp so với ngành, hoặc chi tiêu của bạn một phần được trả từ tiền ngoài doanh nghiệp (tiền tiết kiệm từ nước ngoài, quà tặng của gia đình, tiền bán bất động sản): hãy kiểm tra doanh thu có khớp với các khoản tiền gửi và có giấy tờ cho nguồn tiền khác trước khi CRA hỏi; chỉ một con số tổng thì khó giải thích khoảng chênh lệch. Xem hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Sổ sách hoặc tờ khai chậm nhiều tháng hay nhiều năm: xem bổ sung sổ sách quá hạn, hoặc dựng lại sổ sách từ bảng sao kê ngân hàng nếu bạn chỉ có bảng sao kê. Nếu hồ sơ chậm đến mức đó, hãy xem hỗ trợ ghi sổ kế toán. Công ty chưa nộp tờ khai: xem bổ sung các tờ khai công ty chưa nộp.
• CRA cho rằng một số chi phí là chi tiêu cá nhân: xem lợi ích của cổ đông bị phát hiện khi kiểm tra thuế.
• Bạn có thư về GST/HST hoặc thuế lương: xem rà soát và kiểm tra thuế GST/HST hoặc kiểm tra thuế lương.
• Doanh nghiệp hoặc công ty của bạn ở Quebec hoặc Alberta: CRA vẫn quản lý thuế thu nhập liên bang, nhưng CRA không quản lý thuế công ty cấp tỉnh bang của Quebec và Alberta (CRA: Thuế công ty cấp tỉnh bang), nên cuộc kiểm tra cấp tỉnh bang theo quy trình của tỉnh bang đó. Tại Quebec, CRA không quản lý thuế thu nhập cấp tỉnh bang đối với cá nhân (CRA: Thuế cấp tỉnh bang và vùng lãnh thổ đối với cá nhân), và Revenu Québec quản lý GST/HST đối với doanh nghiệp có trụ sở thực tế tại đó (CRA: Đăng ký mã số doanh nghiệp). Trang này nói về CRA.