Bút toán mua xe: khoản vay, tiền trả trước, đổi xe cũ

Tôi ghi sổ thế nào cho xe mới mua bằng tiền trả trước và khoản vay?

Hãy ghi xe theo toàn bộ chi phí vào ngày bạn mua, ghi khoản trả trước vào tài khoản ngân hàng, và ghi phần còn lại là khoản vay. Khoản vay là nợ phải trả, không phải chi phí. Bút toán là thông lệ ghi sổ kế toán, không do luật quy định; các quy định thuế được dẫn ở từng phần.

Chi phí là giá xe cộng GST/HST và PST bạn đã trả, trừ tín thuế đầu vào GST/HST bạn xin (CRA Guide T4002, chapter 4). Việc tín thuế có làm giảm chi phí hay không và khi nào, tùy vào loại xe và cách bạn sử dụng; xem mua xe qua doanh nghiệp và ghi sổ GST/HST.

Nếu bạn trả khoản trả trước hoặc các kỳ trả đầu từ tài khoản cá nhân, hãy ghi có vào vốn chủ sở hữu (chủ doanh nghiệp một chủ) hoặc tài khoản khoản vay của cổ đông (công ty) thay vì ngân hàng; xem tài khoản khoản vay của cổ đông và chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Xe là khoản chi vốn, không phải chi phí: Income Tax Act không cho khấu trừ khoản chi vốn trừ khi luật nói rõ là được (Income Tax Act, đoạn 18(1)(b)). Cách được phép là khấu hao theo quy định của CRA (CCA), một khoản khấu trừ hằng năm trong nhiều năm (CRA: khấu hao CCA). Về các loại, tỷ lệ và khoản khấu trừ năm đầu, xem khấu hao theo quy định của CRA.

Trường hợp không đơn giản khi xe hoặc khoản vay đứng tên bạn nhưng công ty trả tiền, xe cá nhân đang chuyển sang kinh doanh, có đổi xe cũ hoặc mua lại xe thuê, giá cao hơn mức trần chi phí, hoặc xe cũng được lái vào việc cá nhân. Xe thuê được mua lại cũng được mua như mọi chiếc xe khác, theo giá mua lại cộng thuế, nhưng các kỳ trả tiền thuê trước đó và hợp đồng thuê có thể thay đổi kết quả thuế; trang này không đề cập việc thuê xe. Hãy gom hợp đồng mua, hợp đồng vay và lịch trả nợ, khoản giá trị đổi xe cũ ghi trên hóa đơn, số đồng hồ đo quãng đường vào ngày mua và, với xe cá nhân, giá trị của xe vào ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh.

Tôi ghi sổ thế nào khi mua xe đã qua sử dụng?

Hãy ghi xe đã qua sử dụng giống xe mới: ghi nợ Xe theo giá cộng thuế bán hàng bạn không được thu hồi, ghi có Ngân hàng cho khoản trả trước và ghi có Khoản vay mua xe cho phần còn lại. Mức trần chi phí áp dụng cho xe đã qua sử dụng như xe mới (Income Tax Regulations, subsection 7307(1)). Các giấy tờ cần giữ được liệt kê ở phần cuối.

Phần nào trong mỗi kỳ trả nợ là chi phí?

Chỉ tiền lãi là chi phí. Tiền gốc dùng để trả khoản tiền bạn vay mua tài sản vốn, nên làm giảm khoản vay và không bao giờ được khấu trừ. Hãy lấy cách chia từ lịch trả nợ hoặc sao kê của bên cho vay, không dùng số ước tính.

CRA cho phép khấu trừ tiền lãi của khoản vay mua xe dùng để tạo ra thu nhập. Chủ doanh nghiệp một chủ chỉ khấu trừ phần dùng cho kinh doanh khi xe cũng được dùng cho việc cá nhân, và mức trần xe chở người cũng áp dụng cho công ty; với xe do công ty sở hữu, khoản khấu trừ và mọi lợi ích của nhân viên hoặc cổ đông được xác định cùng nhau, như trong phần sử dụng hỗn hợp (CRA Guide T4002, chapter 3; Income Tax Act, paragraph 20(1)(c)).

Có mức trần cho tiền lãi tôi được khấu trừ, và cho chi phí tôi được tính CCA không?

Có, đối với xe chở người. Một mức trần giới hạn tiền lãi và một mức trần khác giới hạn chi phí dùng để tính CCA. Cả hai chỉ giới hạn khoản xin trên tờ khai thuế: sổ sách vẫn ghi toàn bộ chi phí và toàn bộ tiền lãi, nên hãy ghi chú phần vượt để đối chiếu với tờ khai.

Mức trần tiền lãi là một phần theo ngày của số tiền: luật cho phép mức thấp hơn giữa tiền lãi thực trả và một số tiền quy định cho mỗi 30 ngày, nhân với số ngày có lãi (Income Tax Act, section 67.2; Income Tax Regulations, subsection 7307(2)). Số tiền quy định phụ thuộc vào năm có được xe (Income Tax Regulations, subsection 7307(2)). Mức trần chi phí cũng theo năm có được xe, nên xe mua ở năm trước giữ mức trần của năm đó, quy định tại subsection 7307(1). Xe không phát thải có mức trần và tỷ lệ CCA riêng; xem khấu trừ xe điện.

Xe có chi phí cao hơn mức trần được xếp vào loại riêng, Class 10.1, và CCA của xe được tính trên mức trần cộng các loại thuế bán hàng (CRA Guide T4002, chapter 4; Income Tax Regulations, subsection 7307(1)). Bộ Tài chính đã công bố mức trần cao hơn cho xe có được từ ngày 1 tháng 1 năm 2026 trở đi, nhưng Income Tax Regulations vẫn ghi con số thấp hơn và thông báo không dẫn văn bản sửa đổi nào. Con số nào áp dụng cho xe mua trong năm nay chưa rõ cho đến khi quy định được thay đổi; hãy nhờ xác nhận trước khi chuẩn bị tờ khai.

Hầu hết ô tô và SUV là xe chở người. Xe bán tải hoặc xe van có thể nằm ngoài các giới hạn, tùy số chỗ ngồi và mức độ chở hàng hóa hoặc thiết bị; xem biểu đồ về xe của CRA (CRA: chi phí xe cơ giới). Hãy giữ hồ sơ về số chỗ ngồi của xe và thứ xe chở.

Tôi ghi sổ thế nào khi đổi chiếc xe cũ của mình?

Hãy ghi xe mới theo toàn bộ giá, và coi khoản giá trị đổi xe cũ là số tiền bạn nhận được cho chiếc xe cũ. Khoản này là một phần của số tiền bạn trả cho xe mới; không phải khoản giảm chi phí của xe. Phần chi phí của xe mới được quy cho xe cũ đổi lại không được vượt quá giá trị thị trường hợp lý của xe cũ (Income Tax Act, subsection 13(33)), nên nếu mức đổi có vẻ cao, hãy nhờ xem lại các con số.

Các bảng trên chưa gồm GST/HST. Nếu bạn phải thu thuế khi bán xe cũ, đại lý coi xe đổi lại là một lần mua riêng: thuế được tính trên toàn bộ giá xe mới và bạn thu thuế trên giá trị xe đổi lại. Nếu không, thuế được tính trên giá đã trừ khoản đổi xe. Hóa đơn thường bù trừ các khoản này (CRA: các trường hợp đặc biệt về GST/HST; xem ghi sổ GST/HST).

Xe cũ được xóa khỏi sổ theo nguyên giá và khấu hao lũy kế. Chênh lệch giữa khoản đổi xe và giá trị ghi sổ của xe cũ là lãi hoặc lỗ trong sổ sách. Hãy lấy khoản đổi xe từ hóa đơn của đại lý; nếu hóa đơn gộp nó vào một mức giá thấp hơn, hãy yêu cầu đại lý cho bảng chi tiết. Nếu xe cũ vẫn còn khoản vay, khoản tất toán của đại lý xuất hiện trên hóa đơn và được ghi vào khoản vay cũ, không phải là chi phí của xe mới; số tiền được tài trợ khi đó đã gồm khoản này.

Trên tờ khai, khoản đổi xe là tiền bán thu được từ việc chuyển nhượng xe cũ. CRA yêu cầu bạn giữ ngày và số tiền thanh toán hoặc khoản đổi xe của mỗi lần bán hoặc đổi (CRA Guide T4002, chapter 1). Nếu xe cũ từng được lái một phần cho việc cá nhân, phần dùng cho kinh doanh của khoản đổi xe được đưa vào bảng CCA theo phương pháp thông thường; theo phương pháp hành chính của CRA, phù hợp khi mức dùng cho kinh doanh thay đổi từng năm, toàn bộ khoản đổi xe được đưa vào và một khoản điều chỉnh giữ CCA các năm sau gắn với mức dùng cho kinh doanh. Hãy theo phương pháp đã dùng cho chiếc xe đó (Income Tax Act, paragraph 13(7)(c); CRA Guide T4002, chapter 4). Có thu hồi khấu hao (recapture) hay lỗ cuối kỳ (terminal loss) hay không là do bảng CCA quyết định, không phải lãi hoặc lỗ trong sổ sách; xem bán tài sản kinh doanh.

Tôi có thể đưa xe cá nhân vào doanh nghiệp không, và ghi chi phí bao nhiêu?

Xe cá nhân đưa vào doanh nghiệp là khoản chi vốn, không phải chi phí. Chi phí ban đầu của xe đối với doanh nghiệp nhìn chung là mức thấp hơn giữa giá trị thị trường hợp lý vào ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh và số tiền bạn đã trả cộng một nửa phần giá trị tăng thêm. Khi xe đáng giá thấp hơn số tiền bạn đã trả, giá mua ban đầu không phải là chi phí ban đầu. CCA sau đó được tính trên phần dùng cho kinh doanh.

Với chủ doanh nghiệp một chủ, việc bắt đầu dùng tài sản cho kinh doanh là một thay đổi mục đích sử dụng. Chi phí vốn là mức thấp hơn giữa giá trị thị trường hợp lý của tài sản vào thời điểm đó và nguyên giá cộng một nửa phần giá trị tăng thêm (Income Tax Act, paragraph 13(7)(b); CRA Guide T4002, chapter 4). CRA cũng coi như bạn đã chuyển nhượng chiếc xe khi bắt đầu dùng cho kinh doanh, nên nếu xe đáng giá hơn số tiền bạn đã trả, có thể phát sinh lãi vốn (CRA Guide T4002, chapter 4). Một lựa chọn (election) trong tờ khai của năm bắt đầu dùng cho kinh doanh có thể tránh việc coi như chuyển nhượng đó, nhưng khi đó xe được coi là không dùng cho kinh doanh, nên không có chi phí để tính CCA trong thời gian lựa chọn áp dụng (Income Tax Act, subsection 45(2)). Nếu xe đáng giá hơn số tiền bạn đã trả, hãy nhờ xem lại lựa chọn này và sự đánh đổi về CCA trước khi nộp tờ khai. Nếu xe được lái một phần cho việc cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh của chi phí đó được tính (Income Tax Act, paragraph 13(7)(c)). Hãy giữ bằng chứng về giá trị và ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh. Không có tiền chuyển đi, nên bút toán là ghi nợ xe và ghi có vốn chủ sở hữu.

Nếu chiếc xe cá nhân vẫn còn khoản vay, CRA xét mục đích sử dụng hiện tại của số tiền vay, không phải mục đích ban đầu, và yêu cầu có mối liên hệ giữa số tiền vay và việc sử dụng đó (CRA Folio S3-F6-C1, paragraph 1.35; Income Tax Act, paragraph 20(1)(c)). Tiền lãi của khoản vay mua xe cá nhân có đủ điều kiện hay không khi xe tạo ra thu nhập kinh doanh tùy vào mối liên hệ đó, và phần dùng cho kinh doanh cùng mức trần lãi vẫn áp dụng, nên hãy nhờ xem lại.

Công ty không bắt đầu dùng xe của bạn; công ty phải có được xe, bằng cách mua hoặc nhận góp. Công ty và người kiểm soát công ty được coi là không giao dịch độc lập (arm's length) (Income Tax Act, section 251). Với xe chở người có được theo cách đó, chi phí vốn của công ty là mức thấp nhất trong ba số: giá trị thị trường hợp lý, giá trị cost amount của chiếc xe đối với bạn và mức trần chi phí. Cost amount nhìn chung là số tiền bạn đã trả nếu xe chưa từng được dùng trong kinh doanh, nhưng là chi phí vốn chưa khấu hao nếu bạn đã xin CCA cho xe (Income Tax Act, paragraph 13(7)(h); section 248, "cost amount"). Cách công ty trả tiền cho bạn (tiền mặt, tài khoản khoản vay của cổ đông hoặc cổ phần) là một bút toán thứ hai; xem tài khoản khoản vay của cổ đông. Nếu khoản thanh toán gồm cổ phần của một công ty chịu thuế của Canada, bạn và công ty có thể cùng chọn theo section 85 (Form T2057) để ấn định giá chuyển nhượng. Hạn của lựa chọn này là sớm nhất trong các hạn nộp tờ khai của hai bên cho năm chuyển nhượng, và mức trần xe chở người vẫn giới hạn số tiền (Income Tax Act, section 85; xem chuyển doanh nghiệp vào công ty). Việc bán này cũng có hệ quả thuế đối với bạn và đối với GST/HST: xem mua xe qua doanh nghiệp.

Khoản vay đứng tên tôi nhưng doanh nghiệp trả nợ: ghi sổ thế nào?

Chủ doanh nghiệp một chủ ghi như khoản vay mua xe thông thường; khoản vay đứng tên bạn mà công ty trả là khoản vay của cổ đông hoặc lợi ích, không phải khoản vay của công ty. Ba yếu tố quyết định: ai sở hữu xe, tên ai trên khoản vay và ai trả nợ. Chủ doanh nghiệp một chủ và doanh nghiệp là một người nộp thuế; công ty là người nộp thuế riêng.

Các khoản công ty trả cho khoản vay cá nhân của bạn là khoản vay cho bạn hay lợi ích của cổ đông tùy vào bản chất, chẳng hạn một thỏa thuận hoàn trả bằng văn bản hoặc bằng chứng thuyết phục khác, không tùy vào bút toán (CRA Income Tax Folio S3-F1-C1). Lợi ích của cổ đông là khoản mà công ty được coi như đã cho cá nhân bạn (CRA: lợi ích của cổ đông). Khoản vay thật có thời hạn riêng: số dư nợ công ty mà không được trả trong vòng một năm sau khi kết thúc năm thuế của công ty mà khoản nợ phát sinh nhìn chung bị tính vào thu nhập của bạn, trừ khi việc trả nợ là một phần của chuỗi các khoản vay và hoàn trả (Income Tax Act, subsections 15(2) and 15(2.6)). Xem chi phí cá nhân do công ty trả và khoản vay của cổ đông.

Các lựa chọn khác như trợ cấp theo kilômét hoặc hoàn chi phí có quy định riêng; xem mua xe qua doanh nghiệp. Với các khoản trả cần phân loại, xem tài khoản khoản vay của cổ đông và chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Nếu xe được dùng cho cả kinh doanh và việc cá nhân thì sao?

Chủ doanh nghiệp một chủ chỉ xin phần dùng cho kinh doanh, là số kilômét kinh doanh chia cho tổng số kilômét (CRA: chi phí xe cơ giới). Tỷ lệ này áp dụng cho tiền lãi, sau khi áp mức trần, và cho CCA, sau khi áp mức trần chi phí. Hãy ghi sổ theo toàn bộ chiếc xe và toàn bộ khoản vay, và áp dụng tỷ lệ khi chuẩn bị tờ khai.

Nếu sau này bạn ngừng dùng xe cho kinh doanh, bạn được coi như đã bán xe theo giá trị thị trường hợp lý vào ngày đó (Income Tax Act, paragraph 13(7)(a)); xem bán tài sản kinh doanh.

Phần dùng cho kinh doanh lấy từ sổ ghi hành trình; nội dung bắt buộc có trong hướng dẫn sổ ghi hành trình xe của CRA.

Xe do công ty sở hữu mà chủ sở hữu hoặc nhân viên lái cho việc cá nhân thì hoạt động khác: khoản xin của công ty và lợi ích chịu thuế được xác định cùng nhau, và trang này không giải đáp việc đó. Xem mua xe qua doanh nghiệp.

Khấu hao trong sổ sách và CCA của xe khác nhau thế nào?

Khấu hao trong sổ sách (amortization) phân bổ chi phí qua thời gian sử dụng hữu ích của xe trong báo cáo tài chính. CCA là khoản khấu trừ thuế, do loại và tỷ lệ của CRA quy định. Luật không cho khấu trừ khấu hao, chỉ cho CCA (Income Tax Act, đoạn 18(1)(b)). T2 của công ty đối chiếu khấu hao trong báo cáo với CCA; xem khấu hao và CCA trong sổ sách công ty.

Hãy giữ bảng CCA của xe, cho thấy loại, chi phí, mọi khoản tiền bán thu được từ việc bán hoặc đổi xe, và số dư vào cuối mỗi năm. Bảng này quyết định khoản xin thuế, thu hồi khấu hao hoặc lỗ cuối kỳ. Giá trị ghi sổ thì không.

Tôi cần giữ những giấy tờ nào cho việc mua xe và khoản vay?

Hãy giữ hợp đồng mua hoặc giấy bán, hợp đồng vay và lịch trả nợ, sao kê tiền lãi cuối năm của bên cho vay, và hóa đơn ghi khoản đổi xe và các loại thuế. Thêm số đồng hồ đo quãng đường vào ngày mua, thứ CRA yêu cầu khi bạn mua, bán hoặc đổi xe (CRA: hồ sơ xe cơ giới), và sổ ghi hành trình của từng năm.

Với xe cá nhân chuyển vào doanh nghiệp, hãy giữ bằng chứng về giá trị thị trường hợp lý và ngày bắt đầu dùng cho kinh doanh. Với công ty, hãy giữ mọi thỏa thuận bằng văn bản về ai sở hữu xe, ai nợ khoản vay và chủ sở hữu được trả hoặc hoàn lại thế nào.

Hãy giữ hồ sơ và chứng từ sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà chúng liên quan. CRA nói hồ sơ về việc mua và chuyển nhượng tài sản dài hạn được giữ vô thời hạn, nên hãy giữ giấy tờ mua xe, bảng CCA và giấy tờ bán hoặc đổi xe, và hỏi trước khi bỏ bất kỳ thứ nào (CRA: lưu giữ hồ sơ).

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; mọi số tiền đều là đô la Canada, và các bút toán GST/HST được lược bỏ.

Xe mới mua bằng tiền trả trước và khoản vay

Một chủ doanh nghiệp một chủ mua một chiếc SUV giá C$30.000 đã gồm mọi loại thuế, trả trước C$6.000 và vay C$24.000. Sổ sách ghi nợ xe C$30.000, ghi có ngân hàng C$6.000 và khoản vay C$24.000.

Kỳ trả đầu tiên là C$520: C$120 là tiền lãi và C$400 làm giảm khoản vay. Chi phí thấp hơn mức trần và tiền lãi thấp hơn mức trần, nên không giới hạn nào áp dụng. Nếu chiếc SUV có giá C$60.000, CCA vẫn được tính trên mức trần cộng thuế, và phần tiền lãi vượt giới hạn hằng tháng vẫn nằm trong sổ sách nhưng không đưa vào tờ khai. Nếu 60% số kilômét là cho kinh doanh, tờ khai xin C$72 trong C$120 tiền lãi và tính CCA trên 60% chi phí, tức C$18.000.

Xe cá nhân chuyển sang kinh doanh

Một chủ doanh nghiệp một chủ đã mua một chiếc xe giá C$28.000 ba năm trước. Hiện xe đáng giá C$15.000. Chi phí vốn cho doanh nghiệp là C$15.000, số thấp hơn trong hai số, không phải C$28.000. Nếu một nửa số kilômét là cho kinh doanh, CCA được tính trên C$7.500. Bút toán là ghi nợ xe C$15.000 và ghi có vốn chủ sở hữu, không có bút toán ngân hàng.

Công ty đổi một chiếc xe tải

Một công ty mua một chiếc xe tải làm việc mới giá C$40.000: khoản đổi xe cũ C$12.000, C$8.000 tiền mặt và khoản vay C$20.000. Giả sử chiếc xe tải không phải xe chở người theo biểu đồ của CRA, nên mức trần không áp dụng. Sổ sách ghi nợ xe tải mới C$40.000, ghi có ngân hàng C$8.000 và khoản vay C$20.000, và xe tải cũ được xóa theo giá trị ghi sổ.

Nếu xe tải cũ được ghi ở mức C$10.000 sau khấu hao, khoản đổi xe C$12.000 cho khoản lãi C$2.000 trong sổ sách. Kết quả thuế thì khác. Giả sử cả hai xe tải đều thuộc Class 10, xe tải cũ có nguyên giá hơn C$12.000, công ty giữ xe tải mới vào cuối năm và không có thay đổi nào khác trong nhóm. Bảng CCA cộng C$40.000 cho xe tải mới và trừ C$12.000 tiền bán thu được, nên số dư của loại tăng C$28.000 trước CCA, không có thu hồi khấu hao hay lỗ cuối kỳ. Khoản lãi trong sổ sách được đối chiếu riêng trên tờ khai.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Xe đứng tên bạn nhưng công ty trả khoản vay, hoặc xe cá nhân của bạn đang chuyển vào công ty: ai sở hữu xe về mặt thuế, loại CCA và chi phí của xe, và việc các khoản trả là khoản vay của cổ đông, lợi ích hay chi phí kinh doanh đều cần được giải quyết cùng nhau; hãy mang giấy tờ xe và hợp đồng vay đến dịch vụ kế toán ghi sổ.
• Xe hoặc khoản vay đứng tên vợ/chồng hoặc người thân, hoặc có người trong gia đình đồng ký: ai được xin khấu trừ xe và tiền lãi tùy vào ai sở hữu và ai trả; hãy mang giấy đăng ký xe và hợp đồng vay đến dịch vụ kế toán ghi sổ trước.
• Có đổi xe cũ hoặc mua lại xe thuê trong một công ty: tiền bán thu được và bảng CCA quyết định kết quả thuế; hãy mang hóa đơn của đại lý hoặc bản kê mua lại đến dịch vụ kế toán ghi sổ và xem khấu hao theo quy định của CRA.
• Số dư khoản vay, các kỳ trả và ngân hàng không khớp, hoặc chi phí xe của nhiều năm chưa bao giờ được ghi: xem theo kịp sổ sách quá hạn và dịch vụ kế toán ghi sổ.
• Bạn đã thành lập công ty và xe vẫn đứng tên bạn: xem sổ sách sau khi thành lập công ty từ doanh nghiệp một chủ.
• Xe là xe điện: xem khấu trừ xe điện.
• Bạn cần bút toán GST/HST cho việc mua xe: xem ghi sổ GST/HST.
• Bạn đã bán hẳn chiếc xe: xem bán tài sản kinh doanh.
• Bạn lái xe cho cả kinh doanh và gia đình và không có sổ ghi hành trình: xem hướng dẫn sổ ghi hành trình xe của CRA.