GST/HST khi phòng khám thu tiền và chia phí cho nhà thầu

Ai tính và nộp GST/HST khi phòng khám thu tiền của khách?

Tại Canada, thông thường là bên cung cấp, trừ khi một lựa chọn đại lý hợp lệ khiến phòng khám phải kê khai thuế: người thực hiện giao dịch bán (một "supply" trong luật) cho khách là người tính GST/HST và chịu trách nhiệm về khoản đó với cơ quan thuế (CRA, hoặc Revenu Québec tại Quebec). Việc thu tiền của khách tự nó không biến phòng khám thành bên cung cấp; điều quan trọng là ai thực hiện giao dịch bán theo hợp đồng và sự việc thực tế. Trong ví dụ của CRA về phòng khám thuê một nhà trị liệu tâm lý làm nhà thầu phụ, phòng khám là bên cung cấp cho khách của mình (Memorandum 25-3, ví dụ 24). Mọi người thực hiện giao dịch cung cấp chịu thuế đều thu thuế trên đó (Excise Tax Act, s. 221), và ai thu một khoản với danh nghĩa thuế thì giữ ủy thác cho Chính phủ cho đến khi nộp (s. 222).

Cùng bài kiểm tra này áp dụng cho các cách chia doanh thu 70/30 và khác, thuê phòng hoặc ghế, cộng sự và chuyên viên làm thay, cùng phần mềm đặt lịch thu tiền của khách trước.

Có ba cách thiết lập thường gặp. Hợp đồng và sự việc thực tế quyết định bạn thuộc cách nào. Nhà cung cấp nhỏ là người có doanh thu chịu thuế không vượt $30.000 (các bài kiểm tra ở bên dưới); khi chưa đăng ký, nhà cung cấp nhỏ không tính GST/HST.

Với dịch vụ, quy tắc đại lý của luật không nói ai là bên cung cấp trong cách chia giữa phòng khám và nhà thầu, và không trang nào của CRA giải quyết thẳng vấn đề này. Các ví dụ của CRA chỉ về cả hai hướng. Memorandum 25-3 (ví dụ 24) coi phòng khám thuê một nhà trị liệu tâm lý là bên cung cấp cho khách của mình. Chính sách P-238 cũ hơn (phán quyết mẫu 7) coi các cộng sự là bên cung cấp khi phòng khám thu phí của họ và giữ một phần. Mỗi ví dụ tùy vào thỏa thuận bằng văn bản và sự việc thực tế. Điểm phân biệt hai ví dụ:

• Khách được lập hóa đơn hoặc yêu cầu bồi hoàn từ chương trình bảo hiểm y tế dưới tên ai.
• Ai nhận phí từ khách hoặc từ chương trình, và khoản chi cho nhà thầu là một phần của khoản phí đó hay là khoản trả cho công việc làm cho phòng khám.
• Thỏa thuận mô tả phần phòng khám giữ lại như thế nào: một phần phí của khách, hay một khoản phí cho cơ sở, thiết bị và hành chính.

Trường hợp không đơn giản khi nhà thầu gần mức giới hạn, phòng khám không tính thuế hoặc giữ số tiền đã thu, CRA đã gửi thư về các khoản phí đã thu, hợp đồng và dòng tiền không khớp nhau, hoặc phòng khám bán cả dịch vụ được miễn thuế lẫn dịch vụ chịu thuế. Hãy tập hợp hợp đồng, biểu phí và điều khoản đặt lịch của khách, bảng kê chi trả, mã số GST/HST của cả hai bên, và phí của từng nhà thầu theo quý dương lịch.

Dịch vụ của nhà thầu được miễn thuế hay chịu thuế?

Dịch vụ được miễn thuế khi nằm trong danh sách Part II của Schedule V và được cung cấp cho một cá nhân bởi người hành nghề mà danh sách nêu tên, chẳng hạn bác sĩ, nhà vật lý trị liệu, nhà chỉnh hình cột sống, nhà tâm lý học hoặc nhà trị liệu tâm lý. Khi dịch vụ được miễn thuế, không ai tính thuế trên khoản khách trả, bất kể ai thu tiền (Schedule V, Part II).

Dịch vụ còn phải là dịch vụ chăm sóc sức khỏe đủ điều kiện và không phải dịch vụ thẩm mỹ (công việc thẩm mỹ không có mục đích y tế hoặc tái tạo); cả hai bài kiểm tra không áp dụng cho giao dịch cung cấp mà chương trình bảo hiểm y tế cấp tỉnh bang chi trả, trong phạm vi chương trình đó chi trả. Người hành nghề có tên trong danh sách phải có giấy phép hoặc chứng nhận khi được yêu cầu, hoặc, ở nơi tỉnh bang không yêu cầu giấy phép, có trình độ tương đương trình độ cần có ở một tỉnh bang khác. Dịch vụ không có trong danh sách nhìn chung chịu thuế. Massage trị liệu không được nêu tên, nên nhìn chung chịu thuế trừ khi là một phần dịch vụ của chính người hành nghề có tên trong danh sách, và dịch vụ nắn xương (osteopathic) đã bị đưa ra khỏi danh sách. Danh sách, các dịch vụ gộp, và việc một người hành nghề chỉ cung cấp dịch vụ được miễn thuế có thể đăng ký hoặc yêu cầu tín thuế hay không nằm trong GST/HST cho phòng khám y tế và chăm sóc sức khỏe.

Nhà thầu dưới mức nhà cung cấp nhỏ có phải tính GST/HST không?

Không, miễn là nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký. Nhà cung cấp nhỏ không bắt buộc phải đăng ký (s. 240(1)), và không tính thuế trên doanh thu của người đó (s. 166).

Một người là nhà cung cấp nhỏ khi doanh thu chịu thuế toàn cầu, cùng doanh thu của các bên liên kết, bằng hoặc thấp hơn $30.000 trong bất kỳ quý dương lịch nào và trong bốn quý liên tiếp gần nhất (CRA; s. 148). Hãy tính doanh thu chịu thuế từ mọi phòng khám và mọi khách trực tiếp, không chỉ phòng khám này. Dịch vụ y tế được miễn thuế không được tính.

Nhà thầu vượt mức phải nộp đơn đăng ký trong vòng 29 ngày kể từ ngày có hiệu lực. Ngày bắt đầu khác nhau giữa bài kiểm tra một quý và bốn quý: xem Khi nào cần đăng ký GST/HST.

Nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ đang hoạt động thương mại cũng có thể đăng ký tự nguyện (s. 240(3)). Khi đã đăng ký, nhà thầu phải tính GST/HST trên doanh thu chịu thuế dù còn dưới mức, vì sự miễn trừ chỉ áp dụng cho nhà cung cấp nhỏ không phải người đăng ký (s. 166). Nhà thầu chỉ có thể xin hủy sau khi đã đăng ký ít nhất một năm, có hiệu lực sau ngày cuối cùng của một năm tài chính (s. 242(2)). Nhà thầu chưa đăng ký không được tín thuế cho thuế phòng khám tính trên phí của mình, vì tín thuế chỉ dành cho người đăng ký (s. 169(1)).

Khoản nào được tính vào mức giới hạn của nhà thầu: phí của khách hay phần của nhà thầu?

Khoản được tính là số tiền nhà thầu được nhận cho doanh thu chịu thuế của chính nhà thầu, tính khi đến hạn hoặc khi được trả (s. 148(1); Memorandum 2-2). Vì vậy câu trả lời theo ai là bên cung cấp.

Không trang nào của CRA nói về phần của phòng khám. Cách hiểu này theo đúng câu chữ của s. 148(1), nên hãy đối chiếu với từng hợp đồng. Phòng khám chạy cùng bài kiểm tra trên doanh thu chịu thuế của chính mình: toàn bộ giá nếu phòng khám là bên cung cấp, phần của mình nếu chỉ thu tiền.

Nếu phòng khám chỉ lập hóa đơn và thu tiền, phòng khám có tính thuế trên toàn bộ khoản trả không?

Nói chung là không, nếu nhà thầu là người thực hiện giao dịch bán: phòng khám chỉ lập hóa đơn và thu tiền cho nhà thầu không phải là bên cung cấp dịch vụ của nhà thầu. Nếu phòng khám là bên cung cấp, phòng khám tính thuế trên toàn bộ giá. CRA gọi người đăng ký chỉ làm đại lý trong việc tính và thu thuế là đại lý lập hóa đơn (billing agent). Quy tắc chung là bên ủy quyền (principal) đã đăng ký, tức là người mà đại lý bán thay, thu và kê khai thuế trên giao dịch bán chịu thuế mà đại lý thực hiện cho mình, còn đại lý, nếu đã đăng ký, tính thuế trên hoa hồng và dịch vụ của chính mình (RC4022; Form GST506).

Quy tắc khiến đại lý đã đăng ký phải tính thuế khi bên ủy quyền không phải tính được viết cho hàng hóa (s. 177(1)), không phải dịch vụ. Nếu phòng khám chỉ là đại lý của nhà thầu cho một dịch vụ, thì theo câu chữ của luật, phòng khám đã đăng ký không có thuế nào để tính trên dịch vụ đó đối với nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ; phòng khám tính thuế trên khoản phí của chính mình.

Nếu phòng khám đã tính thuế trên một giao dịch bán của nhà thầu, số tiền thu với danh nghĩa thuế được giữ ủy thác cho Chính phủ và không phải thu nhập của phòng khám (s. 222). Xem Đã đăng ký nhưng không tính GST/HST để sửa các kỳ trước.

Phòng khám và nhà thầu có thể thỏa thuận phòng khám thu và nộp thuế không?

Có, trên Form GST506, là lựa chọn chung để đại lý hoặc đại lý lập hóa đơn kê khai thuế trên các giao dịch cung cấp mà đại lý thực hiện hoặc lập hóa đơn cho bên ủy quyền (s. 177(1.1) và (1.11); CRA). Các điều kiện là:

1. Phòng khám là người đăng ký GST/HST.
2. Nhà thầu bắt buộc phải thu thuế trên giao dịch cung cấp. Nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không có thuế để chuyển, nên sẽ phải đăng ký trước.
3. Cả hai cùng ký. Biểu mẫu áp dụng cho một ngày, một khoảng thời gian cố định hoặc các giao dịch cung cấp liên tục.
4. Không bên nào gửi cho CRA. Mỗi bên giữ một bản trong thời gian có hiệu lực và 6 năm sau khi kết thúc năm mà nó liên quan.

Lựa chọn này chỉ thay đổi ai khai và nộp thuế; nhà thầu vẫn là bên cung cấp. Phòng khám vẫn tính thuế trên khoản phí của chính mình, và mỗi bên có thể phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nghĩa vụ thuế phát sinh từ các giao dịch cung cấp đó. Giấy báo giảm giá và nợ khó đòi trên các giao dịch bán đó trở thành của phòng khám; số tiền được tính vào ngưỡng của phòng khám cho kỳ báo cáo của mình, không phải của nhà thầu; và phòng khám dùng Quick Method không áp dụng thuế suất Quick Method cho các giao dịch cung cấp này. Hai bên có thể cùng hủy bằng biểu mẫu, kèm ngày có hiệu lực (Form GST506; s. 177(1.12)).

Khi phòng khám là bên cung cấp, nhà thầu tính phí gì cho phòng khám?

Nhà thầu lập hóa đơn cho phòng khám về các dịch vụ họ cung cấp cho phòng khám. Giao dịch cung cấp đó được miễn thuế hay chịu thuế tùy vào dịch vụ và thỏa thuận bằng văn bản. Với trị liệu tâm lý, CRA cho biết các điều khoản của thỏa thuận quyết định bản chất và tình trạng thuế của giao dịch cung cấp từ nhà thầu cho phòng khám, và sự miễn thuế có thể áp dụng (Memorandum 25-3, ví dụ 24).

Nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ chưa đăng ký không tính thuế trên hóa đơn. Nhà thầu đã đăng ký cộng GST/HST khi giao dịch cung cấp chịu thuế và ghi mã số GST/HST của mình. Phòng khám chỉ được tín thuế cho khoản thuế đó trong phạm vi dùng dịch vụ cho doanh thu chịu thuế, và chỉ với hóa đơn đáp ứng yêu cầu của CRA (CRA: tín thuế đầu vào; Nộp GST/HST và tín thuế đầu vào). Phòng khám có doanh thu của chính mình được miễn thuế thì không được tín thuế, nên khoản thuế đó là một chi phí.

Nếu phòng khám giữ một phần phí, việc đó là chia phí của khách hay một khoản phí riêng cho cơ sở, thiết bị và hành chính tùy vào thỏa thuận và sự việc thực tế. Memorandum 25-3 cho biết khoản này có thể là giao dịch cung cấp chịu thuế của phòng khám cho nhà thầu (ví dụ 24). P-238 cũ hơn coi việc chia phí thật sự giữa các chuyên viên là một cách phân bổ không tự nó bị tính thuế, và khoản phí dùng cơ sở vật chất của phòng khám là chịu thuế nếu phòng khám đã đăng ký hoặc bắt buộc phải đăng ký (P-238). Văn bản này có từ năm 2000, và CRA cho biết nó có thể không phản ánh các thay đổi luật sau đó. Mỗi giao dịch cung cấp thông thường được lập hóa đơn riêng.

Phòng khám đã thu thuế và trả cho nhà thầu phần ròng: ai giữ thuế và ai nộp tờ khai?

Tùy cách thiết lập. Ở mọi cách thiết lập, thuế thu từ khách được giữ ủy thác cho Chính phủ, không được giữ như doanh thu của phòng khám.

Khoản chi trả trừ thuế khỏi phần của nhà thầu mà không ai nộp thuế sẽ để thuế không được khai ở cả hai phía. Thuế đã thu mà chưa nộp vẫn còn nợ và được giữ ủy thác (s. 222); tiền lãi và tiền phạt có thể phát sinh. Nếu một phòng khám thành lập công ty không nộp thuế ròng, các giám đốc vào thời điểm đến hạn nộp cũng có thể nợ thuế, tiền lãi và tiền phạt (s. 323), theo các điều kiện thu hồi và biện pháp bào chữa do đã thận trọng đúng mức; CRA phải ấn định cho giám đốc trong vòng hai năm sau khi người đó thôi làm giám đốc lần cuối. Xem Rà soát và kiểm tra GST/HST và Tiền phạt, tiền lãi và biện pháp giảm nhẹ.

Mỗi bên nên giữ hóa đơn, bảng kê và hồ sơ gì?

Cả hai bên giữ hợp đồng đã ký và mọi thay đổi, mọi Form GST506, các hóa đơn giữa hai bên, và những gì thực sự diễn ra theo hợp đồng. Hồ sơ thường được giữ 6 năm kể từ cuối năm mà chúng liên quan (CRA). Phần còn lại khác nhau theo từng phía:

Hóa đơn do người đăng ký làm đại lý phát hành có thể làm cơ sở cho tín thuế của người mua nếu nêu tên bên trung gian và mã số GST/HST của bên đó (CRA).

Ví dụ

Số tiền minh họa bằng đô la Canada, với GST 5%; ở tỉnh bang dùng HST, các bước giống nhau với thuế suất kết hợp.

Hợp đồng quyết định tổng nào được tính

Một studio nhận đặt lịch và thu C$100 mỗi buổi cho một nhà trị liệu massage, là dịch vụ chịu thuế, và giữ 30%. Nhà trị liệu không có doanh thu chịu thuế nào khác và thực hiện 320 buổi trong bốn quý.

• Nếu hợp đồng khiến nhà trị liệu là bên cung cấp, doanh thu chịu thuế của nhà trị liệu là C$32.000 phí của khách. Mức đó vượt giới hạn dù khoản chi trả là C$22.400, nên nhà trị liệu sẽ phải đăng ký theo lịch trong hướng dẫn về đăng ký. Trong trường hợp 320 buổi, studio giữ C$9.600. Ở 200 buổi (C$20.000 phí, C$6.000 giữ lại), nhà trị liệu chưa đăng ký không có doanh thu chịu thuế hay bên liên kết nào khác sẽ vẫn dưới mức và không tính GST. Nếu phần studio giữ lại trả cho cơ sở và dịch vụ đặt lịch, phần đó chịu thuế khi studio đã đăng ký hoặc bắt buộc phải đăng ký. Studio cộng nó với phí từ mọi nhà thầu khác và mọi dịch vụ studio tự bán, rồi chạy cùng bài kiểm tra.
• Nếu hợp đồng khiến studio là bên cung cấp, nhà trị liệu bán C$22.400 cho studio và vẫn là nhà cung cấp nhỏ. Studio đã đăng ký tính thuế cho khách trên toàn bộ C$100.

Phòng khám là bên cung cấp

Một phòng khám bán một buổi chịu thuế với giá C$100 cộng C$5 GST, nên khách trả C$105, và trả cho nhà thầu C$70. Phòng khám khai C$5 đã thu. Nếu nhà thầu là nhà cung cấp nhỏ, C$70 không có thuế, phòng khám không có tín thuế và nộp C$5. Nếu nhà thầu đã đăng ký và tính C$3,50 trên C$70, phòng khám yêu cầu C$3,50 làm tín thuế trên hóa đơn hợp lệ và nộp C$1,50. C$70 của nhà thầu, không phải C$100, được tính vào mức giới hạn của họ.

Nhà thầu đã đăng ký và một lựa chọn đại lý

Các buổi của một nhà thầu đã đăng ký là C$100 cộng C$5 GST. Nhà thầu và studio ký Form GST506 cho các giao dịch cung cấp liên tục. Từ ngày có hiệu lực, studio khai và nộp C$5 trên tờ khai của mình và vẫn tính thuế trên khoản phí của chính mình. Mỗi bên giữ một bản biểu mẫu, và cả hai cùng chịu trách nhiệm về thuế trên các buổi đó.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Phòng khám hoặc studio của bạn đã trả cho nhà thầu mà không tính GST/HST, hoặc đã giữ thuế khách trả, một nhà thầu gần mức giới hạn, hoặc thư của CRA hỏi về các khoản phí đã thu: ai là bên cung cấp trong từng kỳ tùy vào hợp đồng và những gì thực sự xảy ra, điều này ảnh hưởng đến ai lẽ ra phải đăng ký và cách sửa các kỳ trước. Hãy dựng lại từng kỳ từ hợp đồng, bảng kê chi trả và hồ sơ ngân hàng với hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Một nhà thầu vượt mức hoặc chưa bao giờ đăng ký: xem Khi nào cần đăng ký GST/HST.
• Bạn đã đăng ký nhưng chưa bao giờ tính thuế: xem Đã đăng ký nhưng không tính GST/HST.
• Phòng khám và nhà thầu cùng thuộc một chủ sở hữu hoặc các công ty liên quan: doanh thu của các bên liên kết được cộng lại để tính mức giới hạn, và phí giữa họ có thể cho phép một lựa chọn. Xem Lựa chọn GST/HST giữa các công ty liên quan.
• Thiếu tờ khai hoặc CRA đã ước tính một khoản: xem Tờ khai GST/HST chưa nộp và ấn định ước tính.
• CRA đang rà soát thuế bạn đã thu: xem Rà soát và kiểm tra GST/HST.
• Phòng khám của bạn bán cả dịch vụ được miễn thuế lẫn chịu thuế: xem GST/HST cho phòng khám y tế và chăm sóc sức khỏe.
• Người làm việc có thể là nhân viên, không phải nhà thầu: tiền lương không phải giao dịch cung cấp kinh doanh, vì định nghĩa "business" của luật loại trừ việc làm công (s. 123(1)). Xem Nhà thầu hay nhân viên tại Canada.
• Một nền tảng đặt lịch đã thu thuế: xem Khi sàn thương mại thu GST/HST.
• Bạn ở Ontario hoặc một tỉnh bang vùng Atlantic: HST với thuế suất kết hợp thay cho GST ở đó (13% tại Ontario) (CRA). Xem Tính GST/HST, PST và QST theo tỉnh bang.
• Bạn ở Quebec, British Columbia, Saskatchewan hoặc Manitoba: GST là 5% ở đó, còn PST hoặc QST là một loại thuế riêng (CRA). Tại Quebec, Revenu Québec thường quản lý GST/HST, nên doanh nghiệp đặt tại đó nộp tờ khai cho cơ quan này (RC4022). Xem Thuế bán hàng cấp tỉnh bang.