GST/HST quando a clínica cobra e divide honorários de profissionais

Quem cobra e recolhe o GST/HST quando a clínica recebe o pagamento do cliente?

Normalmente é o fornecedor, a menos que uma opção válida de agente faça a clínica prestar contas do imposto: quem faz a venda (um “fornecimento” na lei) ao cliente cobra o GST/HST e responde por ele perante a autoridade fiscal (a CRA, ou a Revenu Québec em Quebec). Receber o dinheiro do cliente não faz, por si só, de uma clínica a fornecedora; o que importa é quem faz a venda segundo o contrato e os fatos. No exemplo da CRA de uma clínica que subcontrata um psicoterapeuta, a clínica é a fornecedora aos seus clientes (Memorandum 25-3, exemplo 24). Toda pessoa que faz um fornecimento tributável cobra o imposto sobre ele (Excise Tax Act, seção 221), e quem cobra um valor como imposto o mantém em trust para a Coroa até recolhê-lo (seção 222).

O mesmo teste vale para divisões de receita como 70/30, aluguel de sala ou de cadeira, profissionais associados e substitutos, e sistemas de agendamento que recebem primeiro o pagamento do cliente.

Há três arranjos comuns. Os contratos e os fatos decidem qual é o seu. Pequeno fornecedor é a pessoa cujas vendas tributáveis ficam em $30.000 ou menos (testes abaixo); enquanto não é registrado, o pequeno fornecedor não cobra GST/HST.

Para serviços, as regras de agente da lei não dizem quem é o fornecedor em uma divisão entre clínica e prestador, e nenhuma página da CRA trata do assunto de forma direta. Os exemplos da CRA apontam para os dois lados. O Memorandum 25-3 (exemplo 24) trata a clínica que contrata um psicoterapeuta como fornecedora aos seus clientes. A política P-238, mais antiga (decisão modelo 7), trata os profissionais associados como fornecedores quando a clínica recebe os honorários deles e fica com uma parte. Cada um depende do contrato escrito e dos fatos. O que separa os dois exemplos:

• Em nome de quem o cliente é cobrado ou o pedido ao plano de saúde é feito.
• Quem recebe os honorários do cliente ou do plano, e se o repasse ao prestador é uma parte desse honorário ou um pagamento por trabalho feito para a clínica.
• Como o contrato descreve o que a clínica retém: uma parte do honorário do cliente ou uma cobrança por instalações, equipamentos e administração.

O caso se complica quando os prestadores estão perto do limite, a clínica não cobrou imposto ou ficou com o que recebeu, a CRA escreveu sobre honorários recebidos, o contrato e o fluxo do dinheiro divergem, ou a clínica vende serviços isentos e tributáveis. Reúna os contratos, a tabela de preços e os termos de agendamento dos clientes, os demonstrativos de repasse, os números de GST/HST das duas partes e os honorários de cada prestador por trimestre-calendário.

O serviço do prestador é isento ou tributável?

Um serviço é isento quando consta da lista da Parte II da Schedule V e é prestado a uma pessoa física por um profissional que a lista nomeia, como médico, fisioterapeuta, quiropraxista, psicólogo ou psicoterapeuta. Quando o serviço é isento, ninguém cobra imposto sobre o pagamento do cliente, seja quem for que o receba (Schedule V, Parte II).

O serviço também deve ser um fornecimento de saúde que se qualifica e não um serviço estético (trabalho estético sem finalidade médica ou reconstrutiva); nenhum dos dois testes se aplica a um fornecimento que um plano de saúde provincial paga, na medida em que paga. Um profissional listado deve ter licença ou certificação quando exigidas ou, onde a província não exige licença, ter qualificações equivalentes às exigidas em outra província. Serviços que não estão na lista geralmente são tributáveis. A massoterapia não é nomeada, então geralmente é tributável, a menos que faça parte do serviço de um profissional listado, e os serviços osteopáticos saíram da lista. A lista, os serviços combinados e se um profissional com serviços todos isentos pode se registrar ou pedir créditos estão em GST/HST para clínicas médicas e de saúde.

Um prestador abaixo do limite de pequeno fornecedor precisa cobrar GST/HST?

Não, enquanto o prestador for um pequeno fornecedor não registrado. Um pequeno fornecedor não é obrigado a se registrar (seção 240(1)), e nenhum imposto é calculado sobre as vendas dessa pessoa (seção 166).

Uma pessoa é pequeno fornecedor quando as vendas tributáveis no mundo todo, somadas às de empresas associadas, são de $30.000 ou menos em qualquer trimestre-calendário isolado e nos últimos quatro trimestres consecutivos (CRA; seção 148). Conte as vendas tributáveis de todas as clínicas e de todos os clientes diretos, não só desta clínica. Os serviços de saúde isentos não contam.

O prestador que passa do limite deve pedir o registro em até 29 dias da data de vigência. A data de início é diferente nos testes de um trimestre e de quatro trimestres: veja Quando se registrar para o GST/HST.

Um pequeno fornecedor que exerce uma atividade comercial também pode se registrar voluntariamente (seção 240(3)). Depois de registrado, deve cobrar GST/HST sobre as vendas tributáveis mesmo abaixo do limite, porque o alívio vale apenas para o pequeno fornecedor que não é registrado (seção 166). Ele só pode pedir o cancelamento depois de ficar registrado por pelo menos um ano, com efeito após o último dia de um exercício fiscal (seção 242(2)). Um prestador que não é registrado não recebe crédito pelo imposto que a clínica cobra sobre o honorário dele, porque os créditos vão para os contribuintes registrados (seção 169(1)).

Qual valor conta para o limite do prestador: o honorário do cliente ou a parte do prestador?

O valor que conta é o que é devido ao prestador pelas vendas tributáveis do próprio prestador, contado quando é devido ou pago (seção 148(1); Memorandum 2-2). Assim, a resposta acompanha quem é o fornecedor.

Nenhuma página da CRA trata da parte da clínica. Esta leitura segue o texto da seção 148(1); confirme-a em cada contrato. A clínica aplica o mesmo teste às próprias vendas tributáveis: o preço total, se for a fornecedora; a sua parte, se apenas recebe.

Se a clínica só emite a cobrança e recebe, ela cobra imposto sobre o pagamento inteiro?

Em geral não, se o prestador é quem faz a venda: uma clínica que apenas emite a cobrança e recebe por um prestador não é a fornecedora do serviço do prestador. Se a clínica é a fornecedora, ela cobra imposto sobre o preço total. A CRA chama de agente de cobrança (billing agent) o contribuinte registrado que atua como agente só para cobrar e receber. A regra geral é que o mandante registrado (a pessoa para quem o agente vende) cobra e presta contas do imposto sobre uma venda tributável feita por um agente em seu nome, e o agente, se registrado, cobra imposto sobre a própria comissão e os próprios serviços (RC4022; Form GST506).

A regra que obriga um agente registrado a cobrar imposto quando o mandante não precisa foi escrita para bens (seção 177(1)), não para serviços. Se a clínica é apenas a agente do prestador em um serviço, então, pelo texto da lei, uma clínica registrada não tem imposto a cobrar sobre esse serviço de um prestador pequeno fornecedor; ela cobra imposto sobre a própria taxa.

Se uma clínica cobrou imposto sobre uma venda que era do prestador, o valor que ela recebeu como imposto é mantido em trust para a Coroa e não é renda da clínica (seção 222). Veja Registrado, mas não cobrou GST/HST para corrigir períodos passados.

A clínica e um prestador podem combinar que a clínica cobra e recolhe o imposto?

Sim, no Form GST506, uma opção conjunta para que o agente ou agente de cobrança preste contas do imposto sobre os fornecimentos que faz ou cobra para o mandante (seção 177(1.1) e (1.11); CRA). As condições são:

1. A clínica é contribuinte registrada no GST/HST.
2. O prestador é obrigado a cobrar imposto sobre o fornecimento. Um pequeno fornecedor não registrado não tem imposto a repassar e, por isso, precisaria se registrar primeiro.
3. Os dois assinam. O formulário cobre um dia, um período definido ou fornecimentos contínuos.
4. Nenhum dos dois o envia à CRA. Cada um guarda uma cópia enquanto ele estiver em vigor e por 6 anos depois do fim do ano a que se refere.

A opção muda quem declara e recolhe o imposto; o prestador continua sendo o fornecedor. A clínica ainda cobra imposto sobre a própria taxa, e cada parte pode ser responsabilizada por todas as obrigações de imposto que surgem desses fornecimentos. Notas de crédito e créditos incobráveis dessas vendas passam a ser da clínica; o valor conta para o limite da clínica no período de apuração dela, não para o do prestador; e uma clínica no Quick Method (método simplificado de apuração do GST/HST) não aplica as alíquotas do Quick Method a esses fornecimentos. Os dois podem revogá-la em conjunto, por formulário, com uma data de vigência (Form GST506; seção 177(1.12)).

O que o prestador cobra da clínica quando a clínica é a fornecedora?

O prestador cobra da clínica pelos serviços que presta a ela. Se esse fornecimento é isento ou tributável depende do serviço e do contrato escrito. Para psicoterapia, a CRA diz que os termos do contrato decidem a natureza e a situação tributária do fornecimento do prestador à clínica, e a isenção pode se aplicar (Memorandum 25-3, exemplo 24).

Um prestador que é pequeno fornecedor não registrado não cobra imposto na fatura. Um prestador registrado soma o GST/HST quando o fornecimento é tributável e mostra o seu número de GST/HST. A clínica só pode pedir crédito por esse imposto na medida em que usa o serviço em vendas tributáveis, e só com uma fatura que atenda às exigências da CRA (CRA: créditos de imposto sobre insumos; Como entregar o GST/HST e pedir créditos de imposto sobre insumos). Uma clínica cujas vendas são isentas não recebe crédito, então o imposto é um custo.

Se a clínica fica com parte do honorário, se isso é uma divisão do honorário do cliente ou uma cobrança separada por instalações, equipamentos e administração depende do contrato e dos fatos. O Memorandum 25-3 diz que o valor pode ser um fornecimento tributável da clínica ao prestador (exemplo 24). A P-238, mais antiga, trata uma divisão genuína de honorários entre profissionais como um rateio que não é tributado em si, e uma cobrança pelo uso das instalações da clínica como tributável se a clínica é registrada ou obrigada a ser (P-238). Ela é de 2000, e a CRA diz que pode não refletir mudanças posteriores na lei. Cada fornecimento normalmente é faturado em separado.

A clínica cobrou o imposto e pagou ao prestador uma parte líquida: quem o mantém e quem declara?

Depende do arranjo. Em todos eles, o imposto cobrado de um cliente é mantido em trust para a Coroa, e não fica como receita da clínica.

Um repasse que desconta o imposto da parte do prestador, sem que ninguém o recolha, deixa o imposto sem declaração dos dois lados. O imposto cobrado e não recolhido continua devido e mantido em trust (seção 222); podem vir juros e multas. Se uma clínica constituída em corporação deixa de recolher o imposto líquido, seus administradores na data em que o pagamento venceu também podem dever o imposto, os juros e as multas (seção 323), sujeito a condições de cobrança e a uma defesa de devida diligência; a CRA deve lançar contra um administrador em até dois anos depois que a pessoa deixou de ser administradora pela última vez. Veja Revisões e auditorias de GST/HST e Multas, juros e alívio.

Que faturas, demonstrativos e registros cada lado deve guardar?

Os dois lados guardam o contrato assinado e todas as alterações, qualquer Form GST506, as faturas entre eles e o que de fato aconteceu sob o contrato. Os registros costumam ser guardados por 6 anos a partir do fim do ano a que se referem (CRA). O resto varia por lado:

Uma fatura emitida por um contribuinte registrado que atua como agente pode sustentar o crédito do comprador se citar o intermediário e o número de GST/HST dele (CRA).

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares canadenses, com GST de 5%; em uma província com HST, as etapas são as mesmas, com a alíquota combinada.

O contrato decide qual total conta

Um estúdio agenda e recebe C$100 por sessão de uma massoterapeuta, um serviço tributável, e fica com 30%. A massoterapeuta não tem outras vendas tributáveis e dá 320 sessões em quatro trimestres.

• Se o contrato faz da massoterapeuta a fornecedora, as vendas tributáveis dela são C$32.000 em honorários de clientes. Isso passa do limite, embora os repasses sejam C$22.400, então ela precisaria se registrar no cronograma do guia de registro. No caso das 320 sessões, o estúdio fica com C$9.600. Com 200 sessões (C$20.000 em honorários, C$6.000 retidos), uma massoterapeuta não registrada, sem outras vendas tributáveis nem empresas associadas, ficaria abaixo do limite e não cobraria GST. Se o que o estúdio retém paga instalações e serviços de agendamento, é tributável quando o estúdio é registrado ou obrigado a ser. O estúdio o soma aos honorários de todos os outros prestadores e aos serviços que vende por conta própria, e aplica o mesmo teste.
• Se o contrato faz do estúdio o fornecedor, a massoterapeuta vende C$22.400 ao estúdio e continua pequena fornecedora. Um estúdio registrado cobra dos clientes o imposto sobre os C$100 inteiros.

A clínica é a fornecedora

Uma clínica vende uma sessão tributável por C$100 mais C$5 de GST, então o cliente paga C$105, e a clínica paga C$70 ao prestador. A clínica declara C$5 cobrados. Se o prestador é pequeno fornecedor, os C$70 não têm imposto, a clínica não tem crédito e recolhe C$5. Se o prestador é registrado e cobra C$3,50 sobre os C$70, a clínica pede C$3,50 como crédito, com uma fatura adequada, e recolhe C$1,50. Os C$70 do prestador, e não os C$100, contam para o limite dele.

Um prestador registrado e uma opção

As sessões de um prestador registrado custam C$100 mais C$5 de GST. O prestador e o estúdio assinam o Form GST506 para fornecimentos contínuos. A partir da data de vigência, o estúdio declara e recolhe os C$5 na própria declaração e continua cobrando imposto sobre a própria taxa. Cada um guarda uma cópia do formulário, e os dois respondem pelo imposto dessas sessões.

E no seu caso?

• Sua clínica ou estúdio pagou prestadores sem cobrar GST/HST ou ficou com o imposto que os clientes pagaram, um prestador está perto do limite, ou uma carta da CRA pergunta sobre honorários recebidos: quem foi o fornecedor em cada período depende dos contratos e do que de fato aconteceu, o que afeta quem deveria ter se registrado e como os períodos passados são corrigidos. Reconstrua cada período a partir dos contratos, dos demonstrativos de repasse e dos registros bancários com apoio de escrituração contábil.
• Um prestador passou do limite ou nunca se registrou: veja Quando se registrar para o GST/HST.
• Você é registrado, mas nunca cobrou imposto: veja Registrado, mas não cobrou GST/HST.
• A clínica e o prestador pertencem à mesma pessoa ou a empresas relacionadas: as vendas de empresas associadas são somadas para o limite, e os honorários entre elas podem permitir uma opção. Veja Opção de GST/HST entre empresas relacionadas.
• Faltam declarações ou a CRA estimou um valor: veja Declarações de GST/HST não entregues e lançamentos por estimativa.
• A CRA está revisando o imposto que você cobrou: veja Revisões e auditorias de GST/HST.
• Sua clínica vende serviços isentos e tributáveis: veja GST/HST para clínicas médicas e de saúde.
• O trabalhador pode ser empregado, não prestador de serviços: salários não são fornecimento do negócio, porque a definição de negócio na lei exclui o emprego (seção 123(1)). Veja Prestador de serviços ou empregado no Canadá.
• Uma plataforma de agendamento já cobrou o imposto: veja Quando um marketplace cobra o GST/HST.
• Você está em Ontário ou em uma província do Atlântico: o HST, na alíquota combinada, substitui o GST ali (13% em Ontário) (CRA). Veja Como cobrar GST/HST, PST e QST por província.
• Você está em Quebec, na Colúmbia Britânica, em Saskatchewan ou em Manitoba: o GST é de 5% ali, e o PST ou o QST é um imposto separado (CRA). Em Quebec, a Revenu Québec geralmente administra o GST/HST, então uma empresa localizada ali entrega as declarações a ela (RC4022). Veja Imposto provincial sobre vendas.