GST/HST cuando una clínica cobra y reparte honorarios

¿Quién cobra y remite el GST/HST cuando una clínica cobra el pago del cliente?

Normalmente lo hace el proveedor, salvo que una elección de agente válida haga que la clínica rinda cuentas del impuesto: la persona que hace la venta al cliente (una «supply» en la ley) cobra el GST/HST y responde por él ante la autoridad tributaria (la CRA, o Revenu Québec en Quebec). Cobrar el dinero del cliente no convierte por sí solo a una clínica en proveedor; lo que importa es quién hace la venta según el contrato y los hechos. En el ejemplo de la CRA de una clínica que subcontrata a un psicoterapeuta, la clínica es el proveedor de sus clientes (Memorandum 25-3, ejemplo 24). Toda persona que hace una venta gravable cobra el impuesto correspondiente (Excise Tax Act, sec. 221), y quien cobra un monto como impuesto lo mantiene en fideicomiso a favor de la Corona hasta que se remite (sec. 222).

La misma prueba se aplica a repartos de 70/30 y otros repartos de ingresos, al alquiler de salas o sillones, a asociados y suplentes, y a un software de reservas que recibe primero el pago del cliente.

Se presentan tres esquemas. Los contratos y los hechos deciden cuál es el suyo. Un pequeño proveedor es una persona cuyas ventas gravables se mantienen en $30,000 o menos (pruebas más abajo); mientras no está registrado, un pequeño proveedor no cobra GST/HST.

En los servicios, las reglas de agente de la ley no dicen quién es el proveedor en una división entre clínica y contratista, y ninguna página de la CRA lo trata de forma directa. Los ejemplos de la CRA apuntan en ambos sentidos. El Memorandum 25-3 (ejemplo 24) trata a una clínica que contrata a un psicoterapeuta como proveedor de sus clientes. La política P-238, más antigua (resolución de muestra 7), trata a los asociados como proveedores cuando una clínica cobra sus honorarios y se queda con una parte. Cada uno depende del acuerdo escrito y de los hechos. Lo que distingue los dos ejemplos:

• A nombre de quién se factura al cliente o se hace el reclamo al plan de salud.
• Quién recibe los honorarios del cliente o del plan, y si el pago al contratista es una parte de ese honorario o un pago por trabajo hecho para la clínica.
• Cómo describe el acuerdo lo que se queda la clínica: una parte del honorario del cliente, o un cargo por el local, el equipo y la administración.

El caso no es sencillo cuando los contratistas están cerca del límite, la clínica no cobró impuesto o se quedó con lo que cobró, la CRA escribió sobre honorarios cobrados, el contrato y el flujo del dinero no coinciden, o la clínica vende servicios exentos y gravables. Reúna los contratos, la tarifa de honorarios y las condiciones de reserva del cliente, los estados de pago, los números de GST/HST de ambas partes y los honorarios de cada contratista por trimestre calendario.

¿El servicio del contratista es exento o gravable?

Un servicio es exento cuando figura en la lista de la Part II de la Schedule V y lo presta a una persona física un profesional que la lista nombra, como un médico, un fisioterapeuta, un quiropráctico, un psicólogo o un psicoterapeuta. Cuando el servicio es exento, nadie cobra impuesto sobre el pago del cliente, sin importar quién lo cobre (Schedule V, Part II).

El servicio también debe ser una venta de atención de la salud que califique y no un servicio cosmético (trabajo cosmético sin finalidad médica ni reconstructiva); ninguna de las dos pruebas se aplica a una venta que paga un plan de salud provincial, en la medida en que lo paga. Un profesional de la lista debe tener licencia o certificación cuando se exige o, si la provincia no exige licencia, contar con calificaciones equivalentes a las que se requieren en otra provincia. Los servicios que no están en la lista generalmente son gravables. La terapia de masaje no está nombrada, así que generalmente es gravable, salvo que forme parte del servicio propio de un profesional de la lista, y los servicios de osteopatía salieron de la lista. La lista, los servicios combinados y si un profesional con todos sus servicios exentos puede registrarse o reclamar créditos están en GST/HST para clínicas médicas y de salud.

¿Un contratista por debajo del límite de pequeño proveedor tiene que cobrar GST/HST?

No, mientras sea un pequeño proveedor que no está registrado. Un pequeño proveedor no está obligado a registrarse (sec. 240(1)), y no se calcula impuesto sobre sus ventas (sec. 166).

Una persona es pequeño proveedor cuando sus ventas gravables mundiales, sumadas las de sus asociados, son de $30,000 o menos en cualquier trimestre calendario y en los últimos cuatro trimestres consecutivos (CRA; sec. 148). Cuente las ventas gravables de todas las clínicas y de todos los clientes directos, no solo de esta clínica. Los servicios de salud exentos no cuentan.

Un contratista que supera el límite debe solicitar su registro dentro de 29 días desde la fecha de entrada en vigor. La fecha de inicio es distinta en la prueba de un solo trimestre y en la de cuatro trimestres: vea Cuándo registrarse para el GST/HST.

Un pequeño proveedor que se dedica a una actividad comercial también puede registrarse voluntariamente (sec. 240(3)). Una vez registrado, debe cobrar GST/HST sobre sus ventas gravables aunque esté por debajo del límite, porque el alivio se aplica solo a un pequeño proveedor que no es registrante (sec. 166). Solo puede pedir la cancelación después de estar registrado al menos un año, con efecto después del último día de un ejercicio fiscal (sec. 242(2)). Un contratista que no está registrado no recibe crédito por el impuesto que la clínica cobra sobre su honorario, porque los créditos son para los registrantes (sec. 169(1)).

¿Qué monto cuenta para el límite del contratista: el honorario del cliente o la parte del contratista?

El monto que cuenta es lo que se le debe al contratista por sus propias ventas gravables, contado cuando es exigible o se paga (sec. 148(1); Memorandum 2-2). Por eso la respuesta depende de quién es el proveedor.

Ninguna página de la CRA aborda la parte de una clínica. Esta lectura sigue el texto de la sec. 148(1), así que confírmela con cada contrato. La clínica aplica la misma prueba a sus propias ventas gravables: el precio completo si es el proveedor, su parte si solo cobra.

Si la clínica solo factura y cobra, ¿cobra impuesto sobre todo el pago?

Por lo general no, si quien hace la venta es el contratista: una clínica que solo factura y cobra por un contratista no es proveedora del servicio del contratista. Si la clínica es la proveedora, cobra impuesto sobre el precio completo. La CRA llama billing agent (agente de facturación) a un registrante que actúa como agente solo para cobrar y recaudar. La regla general es que el mandante registrado (la persona por cuenta de quien vende el agente) cobra y rinde cuentas del impuesto sobre una venta gravable que un agente hace por él, y el agente, si está registrado, cobra impuesto sobre su propia comisión y sus servicios (RC4022; Form GST506).

La regla que hace que un agente registrado cobre impuesto cuando el mandante no tiene que hacerlo está escrita para bienes (sec. 177(1)), no para servicios. Si la clínica es solo la agente del contratista en un servicio, según el texto de la ley una clínica registrada no tiene impuesto que cobrar sobre ese servicio cuando el contratista es un pequeño proveedor; cobra impuesto sobre su propio honorario.

Si una clínica cobró impuesto sobre una venta que era del contratista, el monto que cobró como impuesto se mantiene en fideicomiso a favor de la Corona y no es ingreso de la clínica (sec. 222). Para corregir períodos pasados, vea Registrado, pero no cobró GST/HST.

¿Pueden la clínica y un contratista acordar que la clínica cobre y remita el impuesto?

Sí, mediante el Form GST506, una elección conjunta para que el agente o agente de facturación rinda cuentas del impuesto sobre las ventas que hace o factura por el mandante (sec. 177(1.1) y (1.11); CRA). Las condiciones son:

1. La clínica es registrante de GST/HST.
2. El contratista está obligado a cobrar impuesto sobre la venta. Un pequeño proveedor no registrado no tiene impuesto que entregar, así que primero tendría que registrarse.
3. Ambos firman. El formulario cubre un día, un período determinado o ventas continuas.
4. Ninguno lo envía a la CRA. Cada uno conserva una copia mientras esté vigente y durante 6 años después del final del año al que se refiere.

La elección cambia quién declara y remite el impuesto; el contratista sigue siendo el proveedor. La clínica sigue cobrando impuesto sobre su propio honorario, y cada parte puede ser responsable de todas las obligaciones tributarias que surjan de esas ventas. Las notas de crédito y las deudas incobrables de esas ventas pasan a la clínica; el monto cuenta para el umbral de la clínica en su período de declaración, no para el del contratista; y una clínica en el Quick Method (método simplificado de GST/HST) no aplica las tasas del Quick Method a estas ventas. Pueden revocarla en conjunto mediante el formulario, con una fecha de entrada en vigor (Form GST506; sec. 177(1.12)).

¿Qué le cobra el contratista a la clínica cuando la clínica es la proveedora?

El contratista le factura a la clínica los servicios que le presta. Si esa venta es exenta o gravable depende del servicio y del acuerdo escrito. En psicoterapia, la CRA indica que los términos del acuerdo determinan la naturaleza y el tratamiento tributario de la venta del contratista a la clínica, y que puede aplicar la exención (Memorandum 25-3, ejemplo 24).

Un contratista que es un pequeño proveedor no registrado no cobra impuesto en la factura. Un contratista registrado agrega GST/HST cuando la venta es gravable y muestra su número de GST/HST. La clínica puede reclamar un crédito por ese impuesto solo en la medida en que use el servicio en ventas gravables, y solo con una factura que cumpla los requisitos de la CRA (CRA: créditos fiscales por insumos; Cómo presentar el GST/HST y los créditos fiscales por insumos). Una clínica cuyas propias ventas son exentas no recibe crédito, así que el impuesto es un costo.

Si la clínica se queda con una parte del honorario, que sea un reparto del honorario del cliente o un cargo aparte por el local, el equipo y la administración depende del acuerdo y de los hechos. El Memorandum 25-3 indica que el monto puede ser una venta gravable de la clínica al contratista (ejemplo 24). La P-238, más antigua, trata un reparto genuino de honorarios entre profesionales como una distribución que en sí no se grava, y un cargo por el uso de las instalaciones de la clínica como gravable si la clínica está registrada o debe estarlo (P-238). Data del año 2000, y la CRA indica que puede no reflejar cambios posteriores de la ley. Normalmente cada venta se factura por separado.

La clínica cobró el impuesto y le pagó al contratista una parte neta: ¿quién lo mantiene y quién presenta?

Depende del esquema. En todos los esquemas, el impuesto cobrado a un cliente se mantiene en fideicomiso a favor de la Corona y no se registra como ingreso de la clínica.

Un pago que descuenta el impuesto de la parte del contratista, sin que nadie lo remita, deja el impuesto sin declarar en ambos lados. El impuesto cobrado y no remitido sigue adeudado y mantenido en fideicomiso (sec. 222); pueden venir intereses y multas. Si una clínica constituida en corporación no remite el impuesto neto, sus directores al momento del vencimiento del pago también pueden deber el impuesto, los intereses y las multas (sec. 323), sujeto a condiciones de cobro y a una defensa de debida diligencia; la CRA debe determinar la deuda de un director dentro de dos años después de que esa persona dejó de ser director por última vez. Vea Revisiones y auditorías del GST/HST y Multas, intereses y alivio.

¿Qué facturas, estados y registros debe conservar cada parte?

Ambas partes conservan el contrato firmado y cada cambio, cualquier Form GST506, las facturas entre ellas y lo que realmente ocurrió bajo el contrato. Los registros normalmente se conservan 6 años desde el final del año al que se refieren (CRA). El resto cambia según la parte:

Una factura emitida por un registrante que actúa como agente puede respaldar el crédito de un comprador si nombra al intermediario y su número de GST/HST (CRA).

Ejemplo

Montos ilustrativos en dólares canadienses, con GST de 5%; en una provincia con HST los pasos son los mismos con la tasa combinada.

El contrato decide qué total cuenta

Un estudio reserva y cobra C$100 por sesión para un terapeuta de masaje, un servicio gravable, y se queda con 30%. El terapeuta no tiene otras ventas gravables y da 320 sesiones en cuatro trimestres.

• Si el contrato hace al terapeuta el proveedor, las ventas gravables del terapeuta son C$32,000 de honorarios de clientes. Eso supera el límite aunque los pagos sean C$22,400, así que el terapeuta tendría que registrarse según el calendario de la guía de registro. En el caso de las 320 sesiones, el estudio se queda con C$9,600. Con 200 sesiones (C$20,000 de honorarios, C$6,000 retenidos), un terapeuta no registrado sin otras ventas gravables ni asociados seguiría por debajo del límite y no cobraría GST. Si lo que se queda el estudio paga el local y los servicios de reserva, es gravable cuando el estudio está registrado o debe estarlo. El estudio lo suma a sus honorarios de todos los demás contratistas y a los servicios que vende por sí mismo, y aplica la misma prueba.
• Si el contrato hace al estudio el proveedor, el terapeuta le vende C$22,400 al estudio y sigue siendo pequeño proveedor. Un estudio registrado cobra a los clientes impuesto sobre los C$100 completos.

La clínica es la proveedora

Una clínica vende una sesión gravable por C$100 más C$5 de GST, de modo que el cliente paga C$105, y paga al contratista C$70. La clínica declara C$5 cobrados. Si el contratista es un pequeño proveedor, los C$70 no llevan impuesto, la clínica no tiene crédito y remite C$5. Si el contratista está registrado y cobra C$3.50 sobre los C$70, la clínica reclama C$3.50 como crédito con una factura adecuada y remite C$1.50. Para el límite del contratista cuentan los C$70, no los C$100.

Un contratista registrado y una elección

Las sesiones de un contratista registrado son C$100 más C$5 de GST. El contratista y el estudio firman el Form GST506 para ventas continuas. Desde la fecha de entrada en vigor, el estudio declara y remite los C$5 en su propia declaración y sigue cobrando impuesto sobre su propio honorario. Cada uno conserva una copia del formulario, y ambos son responsables del impuesto de esas sesiones.

¿Su caso es distinto?

• Su clínica o estudio ha pagado a contratistas sin cobrar GST/HST o se quedó con el impuesto que pagaron los clientes, un contratista está cerca del límite, o una carta de la CRA pregunta por honorarios cobrados: quién fue el proveedor en cada período depende de los contratos y de lo que realmente ocurrió, lo que afecta quién debió estar registrado y cómo se corrigen los períodos pasados. Reconstruya cada período a partir de los contratos, los estados de pago y los registros bancarios con apoyo contable.
• Un contratista superó el límite o nunca se registró: vea Cuándo registrarse para el GST/HST.
• Está registrado, pero nunca cobró impuesto: vea Registrado, pero no cobró GST/HST.
• La clínica y el contratista pertenecen a la misma persona o a empresas relacionadas: las ventas de los asociados se suman para el límite, y los honorarios entre ellos pueden permitir una elección. Vea Elección de GST/HST entre empresas relacionadas.
• Faltan declaraciones o la CRA estimó un monto: vea Declaraciones de GST/HST sin presentar y determinaciones estimadas.
• La CRA está revisando el impuesto que cobró: vea Revisiones y auditorías del GST/HST.
• Su clínica vende servicios exentos y gravables: vea GST/HST para clínicas médicas y de salud.
• El trabajador puede ser empleado, no contratista: los sueldos no son una venta del negocio, porque la definición de negocio de la ley excluye el empleo (sec. 123(1)). Vea Contratista o empleado en Canadá.
• Una plataforma de reservas ya cobró el impuesto: vea Cuando un marketplace cobra el GST/HST.
• Está en Ontario o en una provincia del Atlántico: allí el HST a la tasa combinada reemplaza al GST (13% en Ontario) (CRA). Vea Cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.
• Está en Quebec, Columbia Británica, Saskatchewan o Manitoba: el GST es 5% allí, y el PST o el QST es un impuesto aparte (CRA). En Quebec, Revenu Québec generalmente administra el GST/HST, así que un negocio ubicado allí presenta sus declaraciones ante esa autoridad (RC4022). Vea Impuesto provincial sobre las ventas.