ITIN và EIN cho chủ sở hữu nước ngoài của công ty Hoa Kỳ

ITIN, EIN và SSN: số nào là của ai?

EIN và ITIN là hai mã số khác nhau. EIN của công ty nhận diện công ty; ITIN của bạn nhận diện bạn. Sở hữu LLC hoặc công ty Hoa Kỳ tự nó không đòi hỏi ITIN: bạn cần ITIN khi cá nhân bạn có tờ khai Hoa Kỳ phải nộp hoặc phải đưa mã số thuế Hoa Kỳ, thường gặp nhất là với Form 1040-NR.

ITIN dành cho người có mục đích thuế liên bang Hoa Kỳ nhưng không thể có số An sinh Xã hội (SSN). SSN dành cho công dân Hoa Kỳ và người được nhận vào thường trú hoặc được phép làm việc tại Hoa Kỳ. Một người có SSN hoặc ITIN, không bao giờ có cả hai (IRS: ITIN; hướng dẫn Form W-7).

EIN của công ty không bao giờ thay thế mã số riêng của bạn trên tờ khai cá nhân (IRS: hướng dẫn Form SS-4; hướng dẫn Form 1040-NR).

Một trường hợp không đơn giản khi Form 1040-NR đầu tiên của bạn đến hạn mà bạn chưa có ITIN, hợp danh đã khấu trừ thuế cho bạn, bạn đang bán bất động sản Hoa Kỳ, bạn yêu cầu miễn thuế theo hiệp định, một Form W-7 trước đó bị từ chối, hoặc các năm trước chưa bao giờ nộp. Mỗi điều này gắn ITIN với một tờ khai hoặc một hạn nộp.

Hãy chuẩn bị trước khi nộp đơn:

• Hộ chiếu còn hiệu lực, bản gốc hoặc bản sao có chứng nhận của cơ quan đã cấp.
• Tờ khai cần mã số, hoặc giấy tờ cho trường hợp ngoại lệ (thỏa thuận hợp danh, Form 8288-A, hợp đồng bán).
• Mọi ITIN hoặc mã số IRS trước đây, và thông báo của mã số đó (CP565).
• Mã số thuế do nước của bạn cấp cho bạn.
• Visa Hoa Kỳ của bạn và ngày bạn nhập cảnh Hoa Kỳ, nếu bạn từng đến đó.

Tôi có thể xin EIN cho công ty mà không có ITIN không?

Có. Nếu người chịu trách nhiệm của công ty không có SSN hay ITIN và không thể có, dòng 7b của Form SS-4 nhận "foreign" hoặc N/A thay vào đó (IRS: hướng dẫn Form SS-4). ITIN cần có mục đích thuế liên bang, thường là một tờ khai phải nộp, nên chủ sở hữu chưa có gì để nộp nói chung không thể có ITIN (IRS: ITIN).

Nếu bạn đã có ITIN, hãy ghi vào dòng 7b. Có ITIN không tự nó mở đơn EIN trực tuyến: cách đó còn cần nơi cư trú hợp pháp, nơi kinh doanh chính hoặc văn phòng chính tại Hoa Kỳ. Xem EIN khi không có SSN về các cách dành cho công ty điều hành từ nước ngoài, và lập LLC Hoa Kỳ khi là người không cư trú về các bước ở cấp tiểu bang.

Khi nào chủ sở hữu nước ngoài cần ITIN cho cá nhân mình?

Thường là khi cá nhân bạn có tờ khai Hoa Kỳ phải nộp: Form 1040-NR cho thu nhập kinh doanh Hoa Kỳ, để yêu cầu hoàn khoản thuế mà hợp danh hoặc người mua đã khấu trừ cho bạn, hoặc sau khi bán tài sản Hoa Kỳ. Quy tắc của IRS là có mục đích thuế liên bang và không có SSN: bạn phải nộp tờ khai Hoa Kỳ, bạn nộp để yêu cầu hoàn thuế hoặc báo cáo thu nhập, hoặc bạn phải đưa mã số Hoa Kỳ vì lý do thuế liên bang khác. Nộp tờ khai trống chỉ để có ITIN không hiệu quả: tờ khai với mọi mục đều bằng không nói chung cho thấy không có mục đích thuế liên bang (IRS: ITIN).

Nếu bạn từng được cấp SSN, chẳng hạn khi học hoặc làm việc tại Hoa Kỳ trước đây, hãy dùng SSN đó trên mọi tờ khai Hoa Kỳ; IRS sẽ không cấp ITIN cho bạn. Nếu bạn có SSN sau ITIN, hãy ngừng dùng ITIN và viết thư cho IRS để chuyển hồ sơ của bạn sang SSN (IRS: ITIN). Nếu bạn có visa Hoa Kỳ cho phép làm việc, hãy xin SSN trước: bạn chỉ có thể nộp Form W-7 kèm thư từ chối của Cơ quan An sinh Xã hội (hướng dẫn Form W-7). Thu nhập kinh doanh có bị đánh thuế tại Hoa Kỳ hay không quyết định phần lớn bảng này: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài nợ thuế Hoa Kỳ. Việc nộp tờ khai được trình bày trong tờ khai cho người không cư trú đối với thu nhập kinh doanh.

Form 5472 có cần ITIN của tôi không?

Không. Với mỗi cổ đông nước ngoài từ 25% trở lên, Form 5472 yêu cầu mã số định danh Hoa Kỳ "nếu có", và mã tham chiếu chỉ bắt buộc khi không ghi mã số Hoa Kỳ (IRS: hướng dẫn Form 5472).

Công ty tự tạo mã tham chiếu, không cần nộp đơn cho IRS. Mã phải chỉ gồm chữ cái và chữ số, không có khoảng trắng hay ký tự đặc biệt, tối đa 50 ký tự, và phải dùng cùng một mã mỗi năm cho cùng một chủ sở hữu. LLC một thành viên thuộc sở hữu nước ngoài cũng ghi mã số thuế nước ngoài của chủ sở hữu, nếu có. Nghĩa vụ nộp được trình bày trong nộp hồ sơ cho LLC một thành viên do người nước ngoài sở hữu.

Chủ sở hữu nước ngoài của công ty có cần ITIN để nhận cổ tức không?

Thường là không. Công ty Hoa Kỳ trả cổ tức cho cổ đông nước ngoài khấu trừ 30%, hoặc thuế suất hiệp định thấp hơn, từ tổng số tiền khi trả (IRS: thu nhập FDAP; Publication 515). Công ty là bên khấu trừ thuế (withholding agent) và chịu trách nhiệm về thuế không khấu trừ; nếu công ty không khấu trừ và bạn không nộp, cả hai đều nợ thuế kèm tiền lãi và tiền phạt (Publication 515).

Để yêu cầu thuế suất hiệp định, Form W-8BEN nói chung cần ITIN ở dòng 5 hoặc mã số thuế do nước cư trú của bạn cấp ở dòng 6a. Mã số nước ngoài là đủ cho yêu cầu đó (hướng dẫn Form W-8BEN). Nếu nước của bạn không cấp mã số thuế cho bạn, yêu cầu theo hiệp định cần ITIN, và bạn có thể nộp đơn mà không cần tờ khai: đánh dấu ô a và h trên Form W-7, viết ngoại lệ bên cạnh ô h theo định dạng của hướng dẫn, chẳng hạn "Exception 1d-Dividend Income", kèm nước có hiệp định và số điều khoản ở các chỗ trống bên dưới, và đính kèm thư có ký của công ty, trên giấy tiêu đề của công ty, nói rằng cần ITIN để trả khoản phân phối cho bạn trong năm nay (hướng dẫn Form W-7). Người không cư trú không tham gia hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ nói chung không có Form 1040-NR để nộp khi toàn bộ thuế phải nộp đã bị khấu trừ (hướng dẫn Form 1040-NR).

Bạn cần ITIN khi nộp tờ khai để lấy lại thuế bị khấu trừ thừa hoặc để nộp thuế bị khấu trừ thiếu. Các cách rút tiền ra được so sánh trong tự trả tiền cho mình khi là chủ sở hữu nước ngoài.

Tôi nộp đơn xin ITIN bằng Form W-7 thế nào?

Đính kèm Form W-7 vào mặt trước của tờ khai liên bang đầu tiên, thêm hộ chiếu hoặc bản sao có chứng nhận, và gửi bộ hồ sơ qua đường bưu điện cho IRS ở Austin, qua đại lý tiếp nhận hồ sơ (acceptance agent) tại Hoa Kỳ hoặc ở nước ngoài, hoặc đến Trung tâm Hỗ trợ Người nộp thuế (Taxpayer Assistance Center) của IRS tại Hoa Kỳ (IRS: cách xin). Nộp đơn vào hoặc trước hạn nộp tờ khai; với chủ sở hữu không có tiền lương tại Hoa Kỳ, Form 1040-NR cho năm dương lịch đến hạn ngày 15 tháng 6 (hướng dẫn Form 1040-NR). Với tờ khai của năm trước hoặc một ngoại lệ, bạn có thể nộp đơn bất kỳ lúc nào (IRS: ITIN).

1. Đánh dấu ô lý do. Chủ sở hữu nộp Form 1040-NR đánh dấu ô b, "Nonresident alien filing a U.S. federal tax return". Chủ sở hữu dùng ngoại lệ đánh dấu ô h và viết ngoại lệ, chẳng hạn "Exception 1a-Partnership Income" (hướng dẫn Form W-7).
2. Điền dòng 3 và 6. Với ô b, dòng 3 phải là địa chỉ nhà đầy đủ của bạn ngoài Hoa Kỳ, không phải địa chỉ Hoa Kỳ của công ty. Ghi mã số thuế của nước bạn ở dòng 6b. Ở dòng 6d, mô tả giấy tờ tùy thân và ghi ngày nhập cảnh Hoa Kỳ của bạn, hoặc "Never entered the United States". Ở dòng 6e và 6f, ghi mọi ITIN hoặc mã số IRS trước đây.
3. Lập tờ khai. Để trống ô SSN của bạn. IRS ghi ITIN vào và chuyển tiếp tờ khai. Tờ khai nộp trên giấy: tờ khai dùng ITIN không thể nộp điện tử trong năm dương lịch ITIN được cấp. Nếu có nhiều năm chưa nộp, hãy đính kèm tất cả các tờ khai đó vào một Form W-7.
4. Thêm giấy tờ tùy thân. Hộ chiếu gốc còn hiệu lực, hoặc bản sao có chứng nhận của cơ quan cấp, tự nó chứng minh danh tính và tình trạng người nước ngoài. Nếu không có, hãy gửi ít nhất hai giấy tờ trong danh sách của hướng dẫn, ít nhất một giấy có ảnh của bạn. Bản sao có chứng nhận đến từ cơ quan đã cấp với con dấu chính thức, hoặc từ đại sứ quán hay lãnh sự quán Hoa Kỳ ở nước ngoài có cung cấp dịch vụ chứng nhận. Bản photo thường hoặc có công chứng là không đủ, trừ một số trường hợp quân nhân hạn chế.
5. Gửi bằng một cách.

IRS liệt kê các đại lý được phê duyệt theo từng nước trên trang đại lý tiếp nhận hồ sơ.

Những ngoại lệ nào của W-7 cho phép chủ sở hữu nước ngoài nộp đơn mà không cần tờ khai?

Hầu hết chủ sở hữu công ty đang hoạt động không dùng được ngoại lệ: nếu bạn phải nộp tờ khai liên bang, bạn nộp đơn cùng tờ khai đó, và bạn không đủ điều kiện cho Exception 1. Hai ngoại lệ có thể phù hợp với chủ sở hữu không có tờ khai để nộp: Exception 1 cho thu nhập thụ động có khấu trừ của bên thứ ba hoặc quyền lợi theo hiệp định, như phần sở hữu trong hợp danh đầu tư vào Hoa Kỳ, và Exception 4 cho việc bán bất động sản Hoa Kỳ có người mua khấu trừ thuế. Việc khấu trừ hoặc báo cáo thông tin phải xảy ra trong năm tính thuế hiện tại, và bằng chứng đi kèm Form W-7 thay vì tờ khai (hướng dẫn Form W-7).

Thành viên của LLC đang hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ phải nộp tờ khai, nên cách chắc chắn là Form W-7 kèm Form 1040-NR. Hướng dẫn của IRS không nhất quán với thành viên này: hướng dẫn cấm bất kỳ ai phải nộp tờ khai dùng Exception 1, nhưng lại liệt kê Schedule K-1 và Form 8805 là tờ khai thông tin của Exception 1 và mô tả tài liệu 1(a) là thỏa thuận cho thấy bạn là thành viên hợp danh trong hợp danh kinh doanh tại Hoa Kỳ. Nếu hợp danh yêu cầu mã số Hoa Kỳ của bạn trước khi tờ khai đầu tiên đến hạn, như IRS yêu cầu hợp danh làm, Exception 1(a) là cách mà hướng dẫn mô tả; IRS quyết định có chấp nhận hay không (hướng dẫn Form W-7; hướng dẫn Form 8804 và 8805).

ITIN mất bao lâu, và nếu đến hạn nộp thuế trước khi ITIN đến thì sao?

Hãy chờ 7 tuần để IRS trả lời, hoặc 9 đến 11 tuần từ ngày 15 tháng 1 đến ngày 30 tháng 4 hoặc khi bạn nộp đơn từ nước ngoài (IRS: cách xin). Thông báo CP565 cấp ITIN; CP566 yêu cầu thêm thông tin; CP567 từ chối đơn, khi đó phải gửi lại.

Bạn không cần ITIN để nộp thuế hoặc gia hạn. Trên phiếu Form 1040-ES (NR) và trên Form 4868, hãy viết "ITIN TO BE REQUESTED" ở chỗ hỏi SSN hoặc ITIN, và đừng đính kèm Form W-7 vào bất kỳ form nào. Gia hạn dời ngày nộp tờ khai, không dời ngày nộp thuế. Bản thân ITIN chỉ được cấp sau khi bạn nộp tờ khai kèm Form W-7 (IRS: ITIN; hướng dẫn Form W-7).

ITIN có hết hạn không?

Có. ITIN không được dùng trên ít nhất một tờ khai thuế liên bang Hoa Kỳ trong 3 năm thuế liên tiếp sẽ hết hạn vào ngày 31 tháng 12 của năm thứ ba (hướng dẫn Form W-7). ITIN được cấp trước năm 2013 mà chưa bao giờ gia hạn cũng đã hết hạn, dù bạn dùng thường xuyên đến đâu. Hãy gia hạn bằng cách gửi Form W-7 gia hạn cùng tờ khai kế tiếp của bạn, với số cũ ở dòng 6f.

ITIN chỉ xuất hiện trên tờ khai thông tin do người khác nộp, như Form 1042-S của bên trả tiền, không cần gia hạn cho đến khi bạn nộp tờ khai trở lại. Nộp bằng ITIN đã hết hạn có thể làm chậm tờ khai.

ITIN có cho phép tôi làm việc tại Hoa Kỳ hoặc mở tài khoản ngân hàng không?

Không. ITIN chỉ dành cho mục đích thuế liên bang: không cho phép làm việc, không thay đổi tình trạng di trú, không tạo quyền lợi An sinh Xã hội, và không dùng làm giấy tờ nhận diện ngoài hệ thống thuế liên bang (IRS: ITIN). Ngân hàng có chấp nhận hay không là quy tắc riêng của ngân hàng; xem địa chỉ kinh doanh và tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Nhà sáng lập ở Ấn Độ có LLC một thành viên

LLC của cô có một nhân viên tại Hoa Kỳ phục vụ khách hàng Hoa Kỳ, và $150.000 thu nhập của LLC liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh tại Hoa Kỳ. Cô phải nộp Form 1040-NR. Cô đính kèm Form W-7 (ô b) và bản sao hộ chiếu có chứng nhận vào tờ khai giấy và gửi qua đại lý tiếp nhận hồ sơ ở nước ngoài. LLC tiếp tục dùng EIN riêng cho hồ sơ Form 5472. Trước khi ITIN đến, cô nộp thuế tạm tính trên Form 1040-ES (NR) ghi "ITIN TO BE REQUESTED".

Nhà sáng lập ở Đức có C corporation Delaware

Anh sở hữu 100% công ty nộp Form 1120 và không trả gì cho anh, và anh không có thu nhập Hoa Kỳ nào khác. Anh không có tờ khai Hoa Kỳ để nộp, nên không cần ITIN; nếu công ty nộp Form 5472 cho một giao dịch với anh, như một khoản vay, form cho thấy mã tham chiếu do công ty đặt. Nếu sau này công ty trả cổ tức $50.000, công ty khấu trừ 30% ($15.000) trừ khi anh yêu cầu thuế suất hiệp định thấp hơn trên Form W-8BEN, dùng mã số thuế Đức của anh ở dòng 6a.

Thành viên hợp danh ở Brazil với khoản khấu trừ của hợp danh

Cô sở hữu một nửa LLC hai thành viên bị đánh thuế như hợp danh có kinh doanh tại Hoa Kỳ. LLC khấu trừ $8.000 cho cô theo section 1446 và báo cáo trên Form 8805. Để yêu cầu khoản tín thuế đó, cô nộp Form 1040-NR kèm Form W-7 và Form 8805 ở phía sau. Vì cô phải nộp tờ khai, cô nộp đơn cùng tờ khai, cách chắc chắn, thay vì theo Exception 1. Mọi khoản hoàn lại từ khoản khấu trừ đó có thể mất tối đa 6 tháng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn sống tại Canada: xem hướng dẫn ITIN cho người Canada về hoàn thuế theo hiệp định, bất động sản cho thuê tại Hoa Kỳ và đại lý tại Canada.
• Công ty chưa có EIN: làm theo EIN khi không có SSN.
• Form 1040-NR đầu tiên của bạn đến hạn mà bạn chưa có ITIN, kể cả khi hiệp định miễn thuế cho lợi nhuận: tờ khai và Form W-7 đi cùng nhau, trên giấy; xem tờ khai cho người không cư trú đối với thu nhập kinh doanh và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Hợp danh đã khấu trừ thuế cho bạn trên Schedule K-1 hoặc Form 8805: xem khấu trừ thuế đối với thành viên hợp danh nước ngoài và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới nộp yêu cầu.
• Bạn đang bán tài sản Hoa Kỳ: xem chủ nhà cho thuê không cư trú và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước khi chốt giao dịch.
• W-7 của bạn bị từ chối (CP567) hoặc các năm trước chưa bao giờ nộp: xem hồ sơ của chủ sở hữu nước ngoài bị bỏ lỡ và tiền phạt và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn không chắc thu nhập kinh doanh có bị đánh thuế tại Hoa Kỳ không: xem khi nào chủ sở hữu nước ngoài nợ thuế Hoa Kỳ.
• Bên trả tiền yêu cầu W-9 hoặc W-8BEN: xem LLC thuộc sở hữu nước ngoài đưa bên trả tiền form thuế nào.