Ghi sổ cho môi giới bất động sản: chia hoa hồng, phí và 1099

Môi giới bất động sản ghi sổ như thế nào, và họ có phải là người tự kinh doanh không?

Môi giới bất động sản có giấy phép được trả theo hoa hồng nhìn chung là người tự kinh doanh đối với thuế thu nhập liên bang và thuế lao động, nên sổ sách hoạt động giống chủ doanh nghiệp một chủ: ghi hoa hồng vào, ghi chi phí ra, và cuối năm đối chiếu với Form 1099-NEC của từng bên trả tiền. IRS coi môi giới có giấy phép là người tự kinh doanh cho mọi mục đích thuế liên bang khi gần như toàn bộ tiền thù lao gắn trực tiếp với doanh số hoặc kết quả công việc thay vì số giờ làm, và có hợp đồng bằng văn bản nêu rằng môi giới sẽ không bị coi là nhân viên cho mục đích thuế liên bang (26 U.S.C. 3508).

Nếu thiếu một trong hai điều kiện, phép thử theo thông luật sẽ quyết định: người làm dịch vụ nhìn chung là nhân viên khi bên trả tiền có quyền kiểm soát việc gì được làm và làm thế nào. Section 3508 chỉ áp dụng cho mục đích của Internal Revenue Code, nên quy định về bảo hiểm thất nghiệp và bồi thường tai nạn lao động của tiểu bang có thể cho kết quả khác. Nếu công ty môi giới gửi Form W-2, tức là họ đang coi bạn là nhân viên đối với khoản tiền đó; các bước Schedule C và 1099-NEC bên dưới không áp dụng cho khoản lương này.

Môi giới tự kinh doanh nhìn chung không bị khấu trừ thuế từ hoa hồng, phải chịu thuế tự kinh doanh, và nhìn chung phải nộp thuế tạm tính. Bên trả tiền phải nộp Form 1099-NEC khi trả cho môi giới từ $2.000 trở lên trong năm ($600 cho các khoản thanh toán đến hết năm 2025); biểu mẫu này bao gồm phí và hoa hồng cho dịch vụ do người không phải nhân viên thực hiện. Môi giới khai hoạt động kinh doanh trên Schedule C.

Sổ sách có ba nhiệm vụ: ghi mọi khoản hoa hồng vào thu nhập, ghi từng chi phí theo loại kèm chứng từ, và đối chiếu tổng số với Form 1099-NEC của từng bên trả tiền.

Trường hợp không còn đơn giản khi:

• Hoa hồng đến từ nhiều công ty môi giới, bạn đổi công ty môi giới giữa năm, hoặc một giao dịch chốt trong năm này nhưng được trả vào năm sau.
• Form 1099-NEC không khớp với tiền gửi vào ngân hàng.
• Không có hợp đồng bằng văn bản với công ty môi giới, hoặc một phần tiền thù lao phụ thuộc vào số giờ làm.
• Hoa hồng được trả cho một công ty thay vì cho cá nhân bạn.
• Đây là năm đầu tiên làm cả năm với thu nhập lớn và chưa nộp thuế tạm tính.
• Bạn trả tiền cho trợ lý hoặc đối tác giới thiệu, làm việc trong một nhóm, hoặc đang cân nhắc bầu chọn S corporation.

Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Thỏa thuận với công ty môi giới và bảng kê hoa hồng (thường gọi là commission disbursement authorization, hay CDA) cho mọi giao dịch được trả trong năm.
• Mọi Form 1099-NEC và các Form 1099 khác.
• Sao kê ngân hàng và thẻ.
• Hóa đơn cho giấy phép, hội phí, bảo hiểm, dịch vụ đăng tin, công nghệ và tiếp thị.
• Nhật ký số dặm và danh sách quà tặng.

Tôi ghi một tấm séc hoa hồng và phần chia với công ty môi giới như thế nào?

Hãy ghi khoản hoa hồng thuộc về bạn theo thỏa thuận, trước khi các khoản phí của chính bạn bị trừ ra, và để sổ sách giải thích mọi chênh lệch với Form 1099-NEC. Form 1099-NEC có thể ghi hoa hồng trước phần của công ty môi giới, chỉ ghi số tiền môi giới đã nhận, hoặc một mức ở giữa. Hãy so biểu mẫu với từng bảng kê; đừng giả định. Bên trả tiền khai số tiền thuộc tổng thu nhập của bạn, thường là số tiền trước các khoản phí bạn nợ người khác, nên một biểu mẫu đã trừ phí của chính bạn có thể thiếu.

Hướng dẫn Schedule C yêu cầu bảo đảm line 1 gồm các khoản được thể hiện đúng trên Form 1099-NEC, và đính kèm bản giải trình chênh lệch nếu tổng trên 1099-NEC lớn hơn tổng doanh thu đã khai. Với biểu mẫu ghi nhiều hơn số bạn giữ lại, xem khai Form 1099 ghi toàn bộ số tiền. Hãy giữ một dòng thu nhập cho mỗi giao dịch, gắn nhãn bằng bất động sản hoặc số hồ sơ, để mỗi dòng truy được về một bảng kê.

Môi giới bất động sản được khấu trừ những gì, và mỗi chi phí nằm ở đâu trên Schedule C?

Hãy lập một tài khoản cho mỗi loại chi phí dưới đây. Mỗi tài khoản đưa vào một dòng của Schedule C hoặc Part V, nên tổng cuối năm lấy thẳng từ sổ sách. Các chi phí công ty môi giới trừ khi chốt giao dịch được ghi vào tài khoản của loại đó, không gộp thành một khoản.

Line 10 là dòng chi phí cho hoa hồng và phí; hoa hồng môi giới kiếm được là tổng doanh thu trên line 1. Chi phí không có dòng riêng được ghi vào Part V, liệt kê theo loại và số tiền. Khi một chi phí phù hợp với hai dòng, hãy chọn một dòng và dùng đúng dòng đó mỗi năm. Phí giấy phép tiểu bang khác nhau theo từng tiểu bang.

Hai loại chi phí hay gây thắc mắc:

• Hội phí. Hội phí đóng cho một tổ chức như hiệp hội ngành nghề được khấu trừ nếu đáp ứng các quy tắc section 162, với các giới hạn như hoạt động vận động hành lang. Hội phí cho câu lạc bộ kinh doanh, xã hội, thể thao, ăn trưa, giải trí, hàng không và khách sạn thường không được khấu trừ, và mục đích cùng hoạt động của câu lạc bộ, không phải tên gọi, quyết định điều đó (Publication 463).
• Đào tạo. Khóa học duy trì hoặc nâng cao kỹ năng cần cho công việc hiện tại của bạn có thể đủ điều kiện. Đào tạo để đáp ứng yêu cầu tối thiểu của nghề, hoặc nằm trong chương trình giúp bạn đủ điều kiện làm một nghề mới, thì không, và khóa học để lấy giấy phép đầu tiên có thể thuộc nhóm này.

Để biết những bữa ăn nào được tính, xem khấu trừ bữa ăn kinh doanh. Để biết những chi phí Schedule C nào hay bị IRS hỏi, xem chi phí Schedule C mà IRS thường hỏi.

Quà tặng khi chốt giao dịch và quà tặng khách hàng được xử lý thế nào?

Quà tặng kinh doanh được khấu trừ tối đa $25 cho mỗi người mỗi năm, bất kể quà trị giá bao nhiêu (Publication 463).

• Giới hạn tính cả quà tặng trực tiếp lẫn gián tiếp; quà tặng cho gia đình khách hàng nhìn chung được coi là quà tặng gián tiếp cho khách hàng.
• Vật phẩm có giá $4 trở xuống, in rõ ràng và vĩnh viễn tên của bạn, và là một trong nhiều vật phẩm giống hệt nhau được bạn phát rộng rãi, không bị coi là quà tặng khi tính giới hạn, nên có thể ghi vào tiếp thị. Vật phẩm in thương hiệu có giá cao hơn là quà tặng, trừ biển hiệu, giá trưng bày hay tài liệu quảng bá khác dùng tại địa điểm kinh doanh của người nhận (26 U.S.C. 274(b)).
• Vật phẩm có thể là quà tặng hoặc giải trí nhìn chung được coi là giải trí, và nhìn chung không được khấu trừ. Vé bạn tặng mà không đi cùng người nhận được coi là quà tặng, trừ khi bạn xử lý chúng như giải trí (26 CFR 1.274-2); vé hai bên cùng dùng là giải trí. Đồ ăn hoặc thức uống đóng gói để dùng sau được tính là quà tặng.

Hãy ghi chi phí, ngày, mô tả, mục đích kinh doanh và mối quan hệ kinh doanh của người nhận với bạn cho từng món quà (26 U.S.C. 274(d)). Một danh sách chung về người nhận là đủ nếu cho thấy bạn không né giới hạn (Publication 463). Giới hạn chỉ áp dụng cho những món mà người nhận có thể loại khỏi thu nhập như quà tặng (26 U.S.C. 274(b)). Khoản trả để đổi lấy việc giới thiệu khách là thù lao cho dịch vụ, không phải quà tặng; hướng dẫn Form 1099-NEC liệt kê phí giới thiệu do một chuyên gia trả cho chuyên gia khác là khoản phải khai. Lời cảm ơn gửi khách hàng cũ là quà tặng hay khoản trả cho việc giới thiệu tùy vào sự việc cụ thể. Ghi sổ đúng một khoản trả không có nghĩa là khoản đó được phép: quy định cấp phép bất động sản của tiểu bang, và 12 U.S.C. 2607 đối với giao dịch có khoản vay thế chấp liên quan đến liên bang, có thể giới hạn ai được trả tiền cho việc giới thiệu. Hãy hỏi công ty môi giới hoặc ủy ban bất động sản của tiểu bang trước khi trả tiền cho bất kỳ ai về việc giới thiệu.

Chứng từ nào chứng minh số dặm, văn phòng tại nhà và chi phí tiếp thị?

Số dặm, văn phòng tại nhà và chi phí tiếp thị đều cần hồ sơ riêng, được lập vào lúc phát sinh chi phí hoặc ngay sau đó.

Không phải chuyến đi nào cũng được tính. Đi từ nhà đến văn phòng cố định ở nơi khác là đi làm hằng ngày, không được khấu trừ. Nếu văn phòng tại nhà là nơi kinh doanh chính của bạn, các chuyến đi từ nhà đến địa điểm làm việc khác của cùng doanh nghiệp được khấu trừ. Nếu thay vào đó bạn có văn phòng cố định ở nơi khác, chuyến đi từ nhà đến buổi xem nhà hoặc buổi chốt giao dịch được khấu trừ khi điểm dừng là nơi làm việc tạm thời của cùng doanh nghiệp, nơi bạn dự kiến dùng trong một năm hoặc ít hơn; nơi bạn làm việc thường xuyên thì không. Các chuyến đi giữa các điểm dừng được khấu trừ trong cả hai trường hợp. Nếu không có văn phòng nào, chuyến đầu tiên và chuyến cuối cùng trong ngày giữa nhà và một điểm dừng trong khu vực đô thị của bạn là đi làm hằng ngày (Publication 463). Hãy ghi điểm đầu và điểm cuối của từng chuyến để người chuẩn bị thuế của bạn phân loại. Về mức tính chuẩn hoặc chi phí thực tế, xem số dặm chuẩn hay chi phí xe thực tế.

Văn phòng tại nhà có thể đủ điều kiện là nơi kinh doanh chính dựa trên tầm quan trọng của công việc và thời gian làm ở từng nơi bạn làm việc. Nó cũng đủ điều kiện khi bạn dùng thường xuyên và riêng biệt cho công việc hành chính hoặc quản lý và không có địa điểm cố định nào khác nơi bạn làm phần lớn loại công việc đó (Publication 587). Việc làm nhiều giấy tờ tại bàn trong văn phòng công ty môi giới có thể làm mất cách tính này; gặp hoặc phục vụ khách hàng bên ngoài nhà thì không. Cách gặp khách hàng là một cách riêng, và các cuộc gặp hay cuộc gọi thỉnh thoảng không đủ điều kiện. Xem khấu trừ văn phòng tại nhà.

Giao dịch chốt vào tháng 12 nhưng trả vào tháng 1: hoa hồng thuộc thu nhập của năm nào?

Môi giới dùng phương pháp tiền mặt khai hoa hồng vào năm thực nhận hoặc coi như đã nhận, thường là ngày thanh toán, không phải ngày chốt giao dịch. Thu nhập được coi như đã nhận (constructively received) khi được ghi có vào tài khoản của môi giới hoặc được cung cấp không hạn chế, nên hoa hồng được cung cấp không hạn chế trong tháng 12 nhìn chung là thu nhập tháng 12, bất kể môi giới gửi vào ngân hàng ngày nào. Số tiền giữ trong tài khoản ký quỹ (escrow) hoặc do công ty môi giới giữ đã sẵn sàng để nhận hay chưa tùy vào thỏa thuận.

Form 1099-NEC của công ty môi giới bao gồm các khoản thanh toán trong năm, nên cũng theo ngày thanh toán. Hãy ghi từng khoản hoa hồng vào ngày được trả, và giữ danh sách các giao dịch đã chốt nhưng chưa được trả, ngoài tài khoản thu nhập, để thấy số tiền đang chờ mà không tính sớm. Môi giới dùng phương pháp dồn tích tính thời điểm thu nhập theo cách khác; xem phương pháp tiền mặt hay dồn tích cho doanh nghiệp nhỏ.

Tôi nên để dành bao nhiêu, và thuế tạm tính đến hạn khi nào?

Hãy để dành đủ cho thuế thu nhập cộng thuế tự kinh doanh trên lợi nhuận của cả năm, không phải trên tiền gửi. Thuế tạm tính nộp cả hai khoản cùng lúc, và chủ doanh nghiệp một chủ nhìn chung phải nộp khi tờ khai dự kiến cho thấy còn nợ từ $1.000 trở lên (IRS). IRS nêu rằng ước tính bắt đầu từ thu nhập, thuế, khoản khấu trừ và tín thuế dự kiến, nên một khoản hoa hồng gửi vào ngân hàng chưa phải số bắt đầu cho đến khi trừ chi phí của năm.

Thuế tự kinh doanh là 15,3%, tính trên 92,35% lợi nhuận Schedule C trên Schedule SE, và phần An sinh Xã hội dừng lại ở mức thu nhập giới hạn hằng năm. Thuế Medicare bổ sung 0,9% áp dụng khi tiền lương cộng thu nhập tự kinh doanh, kèm của vợ/chồng nếu khai chung, vượt ngưỡng theo tình trạng nộp tờ khai của bạn, nên một năm đầu thu nhập lớn có thể phải nộp khoản này (IRS).

Nhiều môi giới chuyển một phần của mỗi khoản hoa hồng sang một tài khoản riêng và mỗi quý so với lợi nhuận lũy kế từ đầu năm trong sổ sách; đây là thói quen ghi sổ, không phải quy tắc của IRS. Nộp trễ hoặc nộp thiếu có thể bị phạt, và safe harbor dựa trên thuế của năm nay hoặc năm trước có thể giúp tránh. Về hạn nộp và safe harbor, xem thuế tạm tính nộp hằng quý.

Tôi đối chiếu sổ sách với Form 1099-NEC trước khi nộp tờ khai như thế nào, và gửi gì cho người chuẩn bị thuế?

Cộng tổng thu nhập hoa hồng trong sổ sách theo từng bên trả tiền và so với Form 1099-NEC của bên đó, mà bạn phải nhận chậm nhất là ngày 1 tháng 2 năm 2027 cho các khoản thanh toán của năm nay (IRS). Hãy giải thích bằng văn bản mọi chênh lệch. IRS cũng khuyên đối chiếu tài khoản kinh doanh mỗi tháng, nên việc đối chiếu vào tháng 1 là bước kiểm tra, không phải làm lại từ đầu. Hãy cho hoa hồng và chi phí đi qua một tài khoản kinh doanh để mọi khoản gửi vào đều truy được về một bảng kê; xem tài khoản ngân hàng kinh doanh.

Chênh lệch thường đến từ một trong các nguyên nhân sau:

• Form 1099-NEC bao gồm hoặc bỏ phần của công ty môi giới hay các khoản phí của chính bạn, còn sổ sách xử lý ngược lại.
• Một khoản thanh toán rơi vào năm khác với năm chốt giao dịch.
• Một bên đã trả tiền cho bạn nhưng không gửi biểu mẫu. Thu nhập vẫn phải khai từ mọi nguồn trong cả hai trường hợp.
• Công ty môi giới đã khấu trừ 24% vì thiếu mã số thuế đúng của bạn. Biểu mẫu thể hiện số thuế đã khấu trừ và tờ khai của bạn khai khoản đó (IRS). Hãy ghi toàn bộ hoa hồng và ghi khoản khấu trừ là thuế đã nộp, không phải chi phí kinh doanh.
• Bên trả tiền đã mắc lỗi. Hãy yêu cầu biểu mẫu đã sửa.

Hãy gửi cho người chuẩn bị thuế mọi thứ trong danh sách chuẩn bị ở phần đầu, cùng một bảng đối chiếu một trang: bên trả tiền, số tiền trên 1099-NEC, thu nhập trong sổ sách, phí của công ty môi giới, chênh lệch và lý do. Thêm tổng chi phí theo tài khoản, bản tóm tắt số dặm, danh sách quà tặng và các khoản thuế tạm tính đã nộp. Publication 583 khuyên sắp xếp chứng từ hỗ trợ theo năm và loại. Về cách sổ sách thành tờ khai, xem từ sổ sách đến tờ khai thuế doanh nghiệp.

Khi nào trợ lý, đối tác giới thiệu hoặc nhóm làm thay đổi sổ sách và các Form 1099 tôi phải phát hành?

Mỗi người bạn trả tiền là thêm một người nhận phải theo dõi, và mối quan hệ quyết định khoản trả là tiền lương hay Form 1099-NEC.

Nếu người làm việc bạn trả như nhà thầu thật ra là nhân viên, bạn nợ thuế lương với tư cách người sử dụng lao động, và nếu bạn là chủ doanh nghiệp một chủ thì nợ với tư cách cá nhân (26 U.S.C. 3403 quy định về thuế thu nhập lẽ ra phải khấu trừ). Nếu một phần hoa hồng của bạn được chuyển tiếp cho thành viên nhóm hoặc đối tác, khoản trả đó có thể do bạn phải khai. Xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế và, với người làm việc có thể là nhân viên, nhà thầu có thể là nhân viên.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Môi giới mới: Form 1099-NEC cao hơn số tiền gửi vào ngân hàng

Một môi giới mới chốt 6 giao dịch. Công ty môi giới gửi $72.000 và giữ lại $6.000 tiền chia và phí. Các bảng kê cho thấy toàn bộ hoa hồng $78.000 được ghi có cho môi giới, và Form 1099-NEC ghi $78.000. Sổ sách ghi $78.000 thu nhập hoa hồng và $6.000 phí môi giới. Thu nhập khớp với biểu mẫu, phí khớp với các bảng kê, và $78.000 trừ $6.000 bằng $72.000 đã gửi vào.

Phí, tiếp thị và quà tặng

Sổ sách của một môi giới ghi $150.000 thu nhập hoa hồng (mọi phần của công ty môi giới được ghi như trong ví dụ đầu tiên), và môi giới trả $9.000 phí dịch vụ đăng tin, bảo hiểm và giấy phép, $14.000 tiếp thị và $400 quà tặng khi chốt giao dịch cho 16 khách hàng, mỗi người $25, và không ai nhận thêm quà nào khác trong năm. Mỗi chi phí vào tài khoản riêng của nó, và quà tặng của không khách hàng nào vượt giới hạn. Trước các chi phí khác, lợi nhuận là $126.600, và thuế tạm tính được để dành từ con số đó, không phải từ $150.000. Nếu một món quà trị giá $40, chỉ $25 được tính.

Giao dịch chốt vào tháng 12, trả vào tháng 1

Một môi giới dùng phương pháp tiền mặt chốt khoản hoa hồng $10.000 vào ngày 28 tháng 12, và công ty môi giới trả vào ngày 6 tháng 1; số tiền chưa được cung cấp sớm hơn. Trong năm chốt giao dịch, sổ sách và tờ khai không có khoản nào, và danh sách giao dịch đang chờ cho thấy $10.000 sắp được trả. Trong năm sau, sổ sách ghi khoản đó vào ngày 6 tháng 1, và Form 1099-NEC của năm đó bao gồm khoản này.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn được trả qua S corporation hoặc công ty khác, hoặc đang cân nhắc bầu chọn: khoản trả cho một công ty nhìn chung không khai trên Form 1099-NEC, và sổ sách có thêm tài khoản lương hoặc tài khoản chi trả cho chủ sở hữu. Công ty hoặc LLC đủ điều kiện bầu chọn bằng Form 2553, do tất cả cổ đông ký, trong vòng 2 tháng và 15 ngày sau khi bắt đầu năm thuế mà lựa chọn có hiệu lực; doanh nghiệp một chủ không thể bầu chọn. Xem bầu chọn S corporation và tiền lương và ghi sổ cho S corporation, rồi nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán để chốt cách thiết lập sổ sách.
• Form 1099-NEC của bạn không khớp với tiền gửi vào ngân hàng và phần chia không giải thích được, hoặc bạn có hoa hồng từ nhiều công ty môi giới hay nhiều năm, hoặc đổi công ty môi giới giữa năm: hãy đối chiếu theo từng bên trả tiền, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu vẫn còn chênh lệch.
• Sổ sách của bạn bị chậm, hoặc đây là năm thu nhập lớn mà chưa nộp thuế tạm tính: xem làm bù sổ sách quá hạn và thuế tạm tính nộp hằng quý, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn trả tiền cho trợ lý, đối tác giới thiệu hoặc thành viên nhóm: xem nhà thầu nào nhận biểu mẫu thuế, và nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu khoản trả đi đến nhiều người hoặc bạn không rõ mỗi biểu mẫu nên ghi gì.
• Bạn đang chọn giữa phần mềm và nhân viên ghi sổ: xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ, hoặc nhận hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu bạn không muốn tự ghi sổ.
• Bạn sở hữu bất động sản cho thuê với tư cách cá nhân: xem thuế bất động sản cho thuê.