Nhân viên ghi sổ, kế toán viên và CPA: ai làm gì cho doanh nghiệp

Nhân viên ghi sổ, kế toán viên và CPA khác nhau thế nào?

Nhân viên ghi sổ giữ hồ sơ về những gì đã xảy ra, kế toán viên dùng hồ sơ đó để chuẩn bị và kiểm tra thông tin tài chính, còn CPA là kế toán viên được hội đồng kế toán của tiểu bang cấp phép. Các vai trò chồng lấn nhau, nên chức danh một mình không cho biết ai được ký tờ khai của bạn hoặc thay bạn làm việc với IRS.

Trường hợp không còn đơn giản khi bạn có hai báo giá chồng chéo, nhân viên ghi sổ và người chuẩn bị thuế không bao giờ chia sẻ hồ sơ, doanh nghiệp có nhân viên, thu thuế bán hàng hoặc nộp tờ khai dưới dạng công ty hay hợp danh, sổ sách bị chậm, hoặc có thông báo của IRS cần người thay bạn xử lý. Mỗi điều đó thêm một hồ sơ phải nộp hoặc một quyết định mà ai đó phải chịu trách nhiệm, và bất kỳ ai bạn muốn xử lý việc với IRS thay bạn đều cần có quyền hành động thay bạn.

Hãy chuẩn bị trước khi thuê: tờ khai doanh nghiệp gần nhất và người đã chuẩn bị, đơn vị làm tiền lương của bạn cùng các báo cáo của họ, quyền truy cập tệp kế toán, và danh sách mọi tiểu bang nơi bạn có nhân viên, doanh số hoặc văn phòng.

Chủ doanh nghiệp mới nên thuê nhân viên ghi sổ hay kế toán viên trước?

Bạn cần hai việc được làm, không nhất thiết là hai người: ghi chép sổ sách quanh năm và nộp tờ khai vào cuối năm. Phải có người giữ hồ sơ hỗ trợ cho tờ khai, người đó có thể là bạn hoặc một nhân viên ghi sổ (xem tự ghi sổ hay thuê nhân viên ghi sổ). Cũng phải có người chuẩn bị tờ khai, và người chuẩn bị thuế có thu phí cần có mã số định danh người chuẩn bị thuế (PTIN); hai phần tiếp theo nói về ai được chuẩn bị và ký tờ khai.

Lần thuê tiếp theo tùy theo công việc bạn thêm vào; với ít giao dịch và không có nhân viên, bạn có thể chỉ cần người chuẩn bị tờ khai, là chính bạn hoặc một người chuẩn bị thuế có thu phí:

Một công ty có thể làm cả sổ sách lẫn tờ khai; xem phần về một công ty hay hai công ty ở dưới.

"Nhân viên ghi sổ" hay "kế toán viên" có phải là chức danh có giấy phép không, và giấy phép CPA thêm gì?

Cả "nhân viên ghi sổ" lẫn "kế toán viên" đều không phải là chứng chỉ liên bang. Bureau of Labor Statistics cho biết nhân viên ghi sổ thường không cần chứng chỉ (BLS), và danh sách chứng chỉ của IRS gồm CPA, enrolled agent và luật sư (IRS).

Luật tiểu bang quy định ai được dùng chức danh nào. Chẳng hạn, Florida cấm người không có giấy phép tự xưng là "certified public accountant" hoặc "public accountant", cho biết không cần giấy phép CPA để ghi sổ hoặc chuẩn bị tờ khai thuế, và yêu cầu giấy phép công ty CPA cho dịch vụ kiểm toán hoặc xác nhận (attest), như kiểm toán báo cáo tài chính (Florida Department of Business and Professional Regulation). Các tiểu bang khác có quy định riêng; hãy hỏi hội đồng kế toán của tiểu bang bạn.

Giấy phép CPA thêm:

• Giấy phép của tiểu bang có được nhờ đậu kỳ thi Uniform CPA Examination, hoàn thành chương trình học kế toán và đáp ứng các quy định về kinh nghiệm và phẩm chất tốt, được giữ hiệu lực bằng việc tuân thủ quy tắc đạo đức nghề nghiệp và học tập liên tục (IRS).
• Quyền đại diện bạn trước IRS không giới hạn, chung với enrolled agent và luật sư (IRS; 31 CFR 10.3).
• Ở nơi luật tiểu bang dành riêng, công việc kiểm toán và xác nhận (attest) mà bên cho vay hoặc nhà đầu tư có thể yêu cầu.

Giấy phép CPA không cho biết người đó cung cấp dịch vụ nào. IRS lưu ý rằng CPA có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ và chỉ một số tập trung vào thuế.

Ai được chuẩn bị và ký tờ khai thuế doanh nghiệp của tôi?

Bất kỳ ai có PTIN đều được chuẩn bị tờ khai liên bang có thu phí, và chủ sở hữu hoặc một cán bộ điều hành cũng ký tờ khai. IRS cho biết cá nhân chuẩn bị hoặc hỗ trợ chuẩn bị tờ khai liên bang có thu phí phải có PTIN (IRS). Thông thường, người chuẩn bị thuế có thu phí ký tờ khai, ghi PTIN và đưa cho doanh nghiệp một bản sao. Điều này áp dụng cho tờ khai liên bang; một số tiểu bang cũng cấp phép cho người chuẩn bị thuế có thu phí, như Oregon đối với tờ khai thuế thu nhập cá nhân, với các trường hợp miễn trừ gồm CPA và luật sư có giấy phép (ORS 673.610 và 673.615).

Chủ doanh nghiệp một chủ khai thu nhập kinh doanh trên Form 1040 của chính chủ sở hữu, nơi quy tắc về người chuẩn bị thuế có thu phí cũng áp dụng (hướng dẫn Form 1040).

Nếu một nhân viên của doanh nghiệp, hoặc một thành viên hợp danh hay thành viên LLC, hoàn thành tờ khai thì phần dành cho người chuẩn bị thuế có thu phí để trống (hướng dẫn Form 1120-S; hướng dẫn Form 1065). Nhân viên ghi sổ bên ngoài có thể chuẩn bị tờ khai có thu phí không? Chỉ khi có PTIN, và thường ký với tư cách người chuẩn bị thuế có thu phí. Việc cung cấp sổ sách và báo cáo tự nó không biến nhân viên ghi sổ thành người chuẩn bị tờ khai, nhưng người cung cấp đủ thông tin và lời khuyên để việc hoàn thành tờ khai gần như chỉ là thao tác máy móc hoặc văn thư thì được coi là người chuẩn bị tờ khai (26 CFR 301.7701-15).

Chữ ký của người chuẩn bị thuế không chuyển trách nhiệm đi. Người nộp thuế chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung trên tờ khai ngay cả khi người khác chuẩn bị (IRS).

Ai có thể đại diện tôi trước IRS trong kiểm tra thuế, thông báo hoặc vụ việc thanh toán?

CPA, enrolled agent và luật sư có thể đại diện bạn về mọi vấn đề, gồm kiểm tra thuế, vấn đề thanh toán và thu nợ, và khiếu nại. Chức danh "nhân viên ghi sổ" hay "kế toán viên" không đem lại quyền đại diện (IRS).

Annual Filing Season Program là chương trình học tập liên tục tự nguyện của IRS dành cho người chuẩn bị thuế không phải CPA, enrolled agent hay luật sư (Publication 947).

Bạn cũng có thể tự hành động cho mình. Một cá nhân có thể tự xuất hiện thay mặt mình. Một cán bộ điều hành chính thức hoặc một nhân viên chính thức toàn thời gian có thể đại diện cho công ty; một thành viên hợp danh chung hoặc nhân viên chính thức toàn thời gian đại diện cho hợp danh (ngoài các quy tắc kiểm tra bên dưới); và một nhân viên chính thức toàn thời gian đại diện cho người sử dụng lao động là cá nhân (31 CFR 10.7; Publication 947). Quy tắc nêu thành viên hợp danh chung, không nêu thành viên LLC, nên LLC nhiều thành viên cần xác nhận ai được hành động thay mặt.

Hợp danh, hoặc LLC nhiều thành viên bị đánh thuế như hợp danh, thuộc quy tắc kiểm tra hợp danh tập trung của IRS trừ khi đã chọn rút ra hợp lệ. Khi đó chỉ đại diện hợp danh (partnership representative), hoặc cá nhân được đại diện đó chỉ định, hành động thay mặt hợp danh, ràng buộc mọi thành viên hợp danh và ký Form 2848 cho các vấn đề đó. Đại diện không cần là thành viên hợp danh hay có chứng chỉ. Hãy kiểm tra ai được nêu tên cho năm đang bị kiểm tra (26 USC 6223; hướng dẫn Form 2848; IRS); xem cách hợp danh bị đánh thuế.

Không phải thông báo nào cũng cần người đại diện bên ngoài: hãy đọc thông báo để biết IRS hỏi gì và hạn trả lời, rồi quyết định ai nên trả lời.

Để chỉ định một người, hãy nộp Form 2848 với một cá nhân đủ điều kiện hành nghề; không thể chỉ định một công ty (hướng dẫn Form 2848). Form chỉ bao gồm các vấn đề và kỳ liệt kê ở dòng 3: giấy ủy quyền cho Form 1040 của bạn không bao gồm tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) đề xuất áp lên cá nhân bạn vì thuế lương của công ty (hướng dẫn Form 2848). Form 2848 chỉ có tác dụng trước IRS; cơ quan tiểu bang đặt quy tắc riêng về ai được hành động thay bạn. Việc chỉ định người đại diện không miễn cho bạn các nghĩa vụ thuế. Form 8821 là ủy quyền riêng, chỉ để xem thông tin: nó cho phép nhân viên ghi sổ xem hồ sơ IRS của bạn nhưng không hành động thay bạn. Về sự khác nhau giữa Form 8821 và Form 2848, xem đổi kế toán viên.

Enrolled agent hay CPA: khác nhau thế nào đối với doanh nghiệp?

Cả hai đều có thể chuẩn bị và ký tờ khai doanh nghiệp và đại diện doanh nghiệp về mọi vấn đề với IRS. Khác biệt là ai cấp phép cho họ và giấy phép còn bao gồm những gì khác.

Enrolled agent được IRS cấp phép, đã qua kiểm tra tư cách và kỳ thi Special Enrollment Examination gồm ba phần, bao quát tờ khai cá nhân, tờ khai doanh nghiệp và việc đại diện, và hoàn thành 72 giờ học tập liên tục mỗi ba năm (IRS). IRS cũng cấp tư cách enrolled agent cho một số cựu nhân viên IRS dựa trên kinh nghiệm (IRS).

CPA được hội đồng kế toán của tiểu bang cấp phép và có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ; một số CPA chuyên về thuế (IRS). Ở nơi luật tiểu bang dành công việc kiểm toán và xác nhận (attest) cho công ty CPA, chỉ công ty CPA mới làm được.

Nếu nhu cầu là tờ khai và các vấn đề với IRS, chứng chỉ nào cũng đem lại quyền đó. Nếu bên cho vay hoặc nhà đầu tư yêu cầu báo cáo đã kiểm toán, hãy hỏi về giấy phép công ty CPA tại tiểu bang của bạn. Dù cách nào, hãy hỏi người đó chuẩn bị những tờ khai doanh nghiệp nào mỗi năm. Với tờ khai cá nhân, xem CPA, enrolled agent hay phần mềm thuế.

Nhân viên ghi sổ toàn quyền và kế toán trưởng (controller) nằm ở đâu?

Cả hai đều là chức danh công việc, không phải giấy phép. Bureau of Labor Statistics mô tả nhân viên ghi sổ toàn quyền là người giữ toàn bộ sổ sách của tổ chức, và kế toán trưởng là người chỉ đạo việc lập báo cáo tài chính (nhân viên ghi sổ; giám đốc tài chính).

Không chức danh nào đem lại quyền đại diện trước IRS; quyền đó đến từ các chứng chỉ nêu trên. Hãy yêu cầu nêu phạm vi công việc bằng văn bản, và hỏi có ai trong nhóm giữ chứng chỉ CPA, enrolled agent hoặc luật sư hay không; thêm câu hỏi nằm trong câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ.

Startup phải chọn giữa kế toán trưởng và giám đốc tài chính (CFO) nên đọc chọn kế toán viên cho startup.

Ai làm gì: sổ sách, khoản nộp thuế lương, thuế bán hàng, tờ khai và bàn giao cuối năm?

Nhân viên ghi sổ thường giữ sổ sách và một người chuẩn bị thuế có thu phí có PTIN ký tờ khai, nhưng doanh nghiệp là bên giải trình với IRS và các tiểu bang về tất cả.

Với đơn vị cung cấp dịch vụ tiền lương hoặc đại lý báo cáo thông thường, người sử dụng lao động vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp và hồ sơ khai (Publication 15, section 16). Tổ chức dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp được chứng nhận (CPEO) thường là người sử dụng lao động duy nhất chịu trách nhiệm về thuế lao động liên bang đối với tiền lương nó trả cho nhân viên tại nơi làm việc của khách hàng (IRS; 26 USC 3511). Xem đơn vị làm tiền lương không nộp thuế của bạn. Nếu thuế khấu trừ từ tiền lương của nhân viên không được nộp, tiền phạt thu hồi thuế ủy thác (trust fund recovery penalty) bằng 100% số thuế chưa nộp và có thể áp lên người chịu trách nhiệm đã cố ý hành động, một nhóm có thể gồm cả kế toán viên (Publication 15); xem tiền phạt thu hồi thuế ủy thác. Về những gì dịch vụ hằng tháng cung cấp, xem dịch vụ ghi sổ kế toán hằng tháng gồm những gì.

Tôi cần nhân viên ghi sổ và CPA riêng, hay một công ty làm được cả hai?

Một công ty có thể làm cả hai. Chẳng hạn, hội đồng của Florida cho biết một CPA cá nhân có giấy phép có thể cung cấp dịch vụ tư vấn, thuế và ghi sổ (Florida Department of Business and Professional Regulation). Các vai trò vẫn là những công việc riêng, nên với cách nào cũng hãy thống nhất bằng văn bản ba điểm: cá nhân nào ký tờ khai và người đó có PTIN và chứng chỉ có quyền đại diện hay không, ai trả lời các thông báo của IRS và tiểu bang và việc đó có nằm trong phí hay không, và ai giữ thông tin đăng nhập vào các tài khoản ngân hàng, tiền lương và kế toán (cấp quyền truy cập tài khoản cho nhân viên ghi sổ).

Với hai bên cung cấp dịch vụ, hãy cho người chuẩn bị thuế quyền chỉ đọc tệp kế toán và hỏi danh sách báo cáo họ cần cùng ngày họ cần trước cuối năm, để kết quả của nhân viên ghi sổ phù hợp. Gói dịch vụ bán một mức phí có thể để thông báo hoặc tờ khai tiểu bang nằm ngoài; xem dịch vụ ghi sổ kế toán trực tuyến hay công ty CPA.

Làm sao kiểm tra chứng chỉ của một người?

Hãy hỏi tên cá nhân sẽ ký hoặc đại diện cho bạn, rồi kiểm tra người đó, không phải công ty. Form 2848 chỉ nêu tên cá nhân, không bao giờ nêu công ty (hướng dẫn Form 2848).

1. CPA: kiểm tra giấy phép và mọi kỷ luật với hội đồng kế toán của tiểu bang (IRS).
2. Enrolled agent: IRS cấp phép cho họ và Office of Enrollment của IRS có thể xác nhận tình trạng (IRS). Danh bạ người chuẩn bị tờ khai thuế liên bang của IRS liệt kê enrolled agent, CPA và luật sư có PTIN hợp lệ, cùng người tham gia Annual Filing Season Program (IRS; danh bạ).
3. Luật sư: kiểm tra tình trạng với luật sư đoàn của tiểu bang (IRS).
4. PTIN: hãy hỏi mã này. Người chuẩn bị thuế phải ghi PTIN trên tờ khai nộp cho IRS, dù không nhất thiết trên bản của bạn (IRS).
5. Không có trong danh bạ: IRS cho biết người chuẩn bị thuế có PTIN nhưng không có trong danh sách vẫn có thể làm tốt, và nên hỏi về học vấn và đào tạo của họ.

Nhân viên ghi sổ không có giấy phép hay danh bạ liên bang, nên người giới thiệu và phạm vi công việc rõ ràng càng quan trọng; xem câu hỏi nên hỏi trước khi thuê nhân viên ghi sổ. IRS nhận khiếu nại về hành vi sai phạm của người chuẩn bị thuế; xem chọn chuyên gia thuế.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa; số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Elena: hai bên cung cấp dịch vụ không bao giờ trao đổi với nhau

LLC thiết kế một người của Elena bị đánh thuế như doanh nghiệp một chủ và có doanh thu US$90.000. Cô trả nhân viên ghi sổ US$200 mỗi tháng và người chuẩn bị thuế US$900 mỗi năm, tổng cộng US$3.300. Báo cáo của nhân viên ghi sổ không đúng định dạng người chuẩn bị thuế yêu cầu.

Quy tắc liên bang không đòi giấy phép CPA để chuẩn bị tờ khai của cô: người chuẩn bị thuế cần có PTIN và thường ký tờ khai, và tiểu bang của cô có thể thêm quy tắc riêng cho người chuẩn bị thuế. Elena yêu cầu người chuẩn bị thuế lập danh sách báo cáo cần có bằng văn bản, chuyển danh sách cho nhân viên ghi sổ và cho cả hai quyền chỉ đọc tệp kế toán. Nếu một công ty báo giá gộp cả hai việc, cô so sánh người ký có tên, phạm vi bằng văn bản và ai trả lời thư của IRS, không chỉ giá.

Marcus: tiền lương, sổ sách và tờ khai

S corporation của Marcus có doanh thu US$600.000 và 4 nhân viên. Một đơn vị cung cấp dịch vụ tiền lương thông thường (không phải tổ chức dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp được chứng nhận) nộp các khoản nộp thuế, một nhân viên ghi sổ khóa sổ mỗi tháng và một CPA ký Form 1120-S với tư cách người chuẩn bị thuế có thu phí. Marcus ký với tư cách cán bộ điều hành.

Công ty vẫn chịu trách nhiệm về các khoản nộp thuế. Nếu đơn vị đó bỏ sót một khoản, IRS có thể ấn định tiền phạt và tiền lãi trên tài khoản của công ty. Nếu IRS gửi thư về tờ khai, Marcus có thể ký Form 2848 cho công ty, nêu tên CPA cho Form 1120-S và các năm được liệt kê.

Ivy: thông báo về một tờ khai do người khác chuẩn bị

Ivy nhận thông báo của IRS về tờ khai công ty của cô, do một người chuẩn bị thuế chỉ có PTIN, không có chứng chỉ và không có hồ sơ Annual Filing Season Program, chuẩn bị. Người chuẩn bị đó không có quyền đại diện cô. Ivy đọc thông báo để biết form, năm thuế và hạn trả lời, và kiểm tra xem người chuẩn bị đã ký và ghi PTIN trên tờ khai đã nộp hay chưa.

Cô có thể trả lời với tư cách cán bộ điều hành, hoặc ký Form 2848 cho công ty nêu tên một CPA, enrolled agent hoặc luật sư cho form và năm đó. Nếu thông báo đề xuất tiền phạt thuế lương áp lên cá nhân cô, cô cần một Form 2848 đứng tên mình liệt kê khoản phạt đó ở dòng 3.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có hai báo giá chồng chéo, hoặc nhân viên ghi sổ và người chuẩn bị thuế không bao giờ chia sẻ hồ sơ: hãy so phạm vi, người ký có tên và ai trả lời thư của IRS, bằng dịch vụ ghi sổ kế toán trực tuyến hay công ty CPA và chi phí ghi sổ kế toán mỗi tháng, rồi nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán xác định bạn cần vai trò nào ngay bây giờ, ai ký và đại diện cho bạn, và một công ty có làm được cả sổ sách lẫn tờ khai hay không.
• Sổ sách hoặc tờ khai của bạn bị chậm: hãy bắt đầu với theo kịp sổ sách quá hạn và theo kịp các tờ khai doanh nghiệp chưa nộp, và nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán nếu đã bỏ lỡ các năm.
• Bạn nhận thông báo của IRS hoặc tiền phạt thuế lương: nếu muốn có người hành động thay bạn, người đó cần có quyền đại diện; xem nợ thuế lương và kế toán viên bỏ lỡ hạn nộp thuế. Nếu sổ sách đằng sau thông báo cũng chưa cập nhật, hãy nhờ hỗ trợ ghi sổ kế toán để phân việc ai làm phần nào.
• Nhân viên ghi sổ hoặc người chuẩn bị thuế của bạn đã mắc lỗi: xem lỗi của nhân viên ghi sổ: ai trả tiền phạt và đổi kế toán viên.
• Bạn cần báo cáo kết quả kinh doanh hoặc thư của CPA cho bên cho vay: xem chứng minh thu nhập với bên cho vay.
• Bạn điều hành một công ty có vốn đầu tư mạo hiểm: xem chọn kế toán viên cho startup.
• Bạn sở hữu LLC hoặc công ty tại Hoa Kỳ từ bên ngoài Hoa Kỳ: doanh nghiệp Hoa Kỳ do nước ngoài sở hữu có thể có thêm hồ sơ khai hằng năm, tùy loại pháp nhân và giao dịch; xem hồ sơ khai của LLC một thành viên do nước ngoài sở hữu và hồ sơ khai của C corporation do nước ngoài sở hữu, và hỏi về hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Doanh nghiệp hoặc chủ sở hữu của bạn cũng ở Canada: xem hướng dẫn tại Canada về nhân viên ghi sổ, kế toán viên và CPA và khi nào doanh nghiệp Canada cần kế toán viên xuyên biên giới.