Form 1099-K tiền thuê nhà cao hơn số thực nhận: cách khai

Vì sao Form 1099-K cho tiền thuê nhà của tôi cao hơn số tiền thuê tôi giữ lại?

Box 1a cho thấy số tiền gộp của mọi khoản thanh toán mà nền tảng hoặc đơn vị xử lý thẻ đã thanh toán cho bạn trong năm, tính không phụ thuộc vào phí, tín dụng, tiền hoàn lại, phí vận chuyển hay bất kỳ khoản nào khác (hướng dẫn Form 1099-K). Tiền gửi vào ngân hàng của bạn thường thấp hơn vì phí được trừ trước. Tiền thuê nhà của bạn có thể thấp hơn số trên biểu mẫu khi biểu mẫu tính cả tiền không phải tiền thuê hoặc không phải của bạn. Sở Thuế vụ Hoa Kỳ (IRS) cho biết một khoản thanh toán có trên biểu mẫu không đương nhiên chịu thuế (Cần làm gì với Form 1099-K). Dù ứng dụng thanh toán thu tiền thuê nhà của bạn hay nền tảng đặt chỗ trả tiền cho bạn từ việc cho thuê ngắn hạn hoặc cho thuê nghỉ dưỡng, bạn đều khai số tiền thuê thực nhận và khấu trừ phí cùng chi phí như các khoản chi phí.

Trường hợp trở nên phức tạp khi có đồng sở hữu hoặc đồng chủ nhà chia tiền, nhiều căn nhà hoặc nhiều nền tảng cùng đổ vào một biểu mẫu, tổng số vẫn không khớp sau các bước bên dưới, có thể sai hơn một năm, hoặc IRS đã gửi thông báo. Hãy chuẩn bị trước khi bắt đầu:

• Form 1099-K, mọi bản sao.
• Báo cáo chi trả hằng năm và hằng tháng của nền tảng.
• Sao kê ngân hàng của tài khoản nhận tiền.
• Danh sách đặt chỗ hoặc hợp đồng thuê nhà của bạn.
• Hồ sơ về tiền gửi vào, tiền hoàn lại và phí.
• Hồ sơ chi phí.

Tôi khai Form 1099-K cho tiền thuê nhà trên Schedule E như thế nào?

Hãy khai số tiền thuê thực nhận, theo từng căn nhà, trên Schedule E, line 3, "Rents received" (Schedule E). Tiền thuê nhà thông thường chịu thuế dù có nhận được biểu mẫu hay không (Cần làm gì với Form 1099-K). Hãy lập số cho line 3 bằng một bảng đối chiếu, tức là từng bước đi từ box 1a đến tiền thuê nhà của bạn:

Hãy giữ bảng đối chiếu cùng tờ khai. Tờ khai báo cáo thấp hơn biểu mẫu có thể bị gửi thông báo không khớp, và bảng đối chiếu là câu trả lời cho thông báo đó (thông báo CP2000).

Phí nền tảng, tiền hoàn lại và chi phí dọn dẹp ghi vào đâu?

Hãy coi số tiền gộp là tiền thuê nhà và phí là chi phí. IRS cho biết box 1a không bị giảm đi vì phí, tín dụng hay tiền hoàn lại, và bạn có thể khấu trừ chúng khỏi số tiền gộp (Cần làm gì với Form 1099-K). Chỉ khai số tiền ròng gửi vào ngân hàng sẽ làm tiền thuê bị khai thấp và bỏ mất các khoản chi phí.

Để ghi sổ các khoản nền tảng chuyển về, xem tiền chuyển về dạng gộp hay ròng.

Nhà cho thuê cần Schedule C hay khai trên Schedule E?

Tiền thuê từ bất động sản thông thường khai trên Schedule E, không phải Schedule C (Tax Topic 414). Schedule C áp dụng nếu bạn cung cấp dịch vụ đáng kể chủ yếu vì sự tiện lợi của người thuê, như dọn dẹp thường xuyên, thay ga trải giường hay dịch vụ người giúp việc, hoặc nếu bạn là người kinh doanh bất động sản cho thuê tài sản đang giữ để bán cho khách (Publication 527; hướng dẫn Schedule E).

Cho thuê ngắn hạn thuộc bên nào và thuế tự kinh doanh được nêu trong Schedule C hay Schedule E cho nhà cho thuê ngắn hạn. Nếu bạn cũng tự dùng căn nhà, xem ngày cho thuê theo giá thị trường và việc tự dùng.

Nếu biểu mẫu gồm tiền đặt cọc đã trả lại hoặc tiền của đồng sở hữu hay đồng chủ nhà thì sao?

Chỉ khai tiền thuê nhà của riêng bạn, và giữ hồ sơ cho thấy ai nhận bao nhiêu.

Tiền đặt cọc bảo đảm. Khoản đặt cọc bạn dự định trả lại không phải thu nhập khi bạn nhận. Nếu bạn giữ lại một phần vì người thuê không tuân thủ điều khoản hợp đồng, hãy tính phần giữ lại vào thu nhập của năm đó. Khoản đặt cọc được trừ vào tiền thuê tháng cuối là tiền thuê trả trước, và là thu nhập ngay khi bạn nhận (Publication 527; Tax Topic 414). Để ghi sổ khoản đặt cọc sao cho không lẫn vào tiền thuê, xem tiền đặt cọc bảo đảm trong sổ sách nhà cho thuê.

Đồng sở hữu. Nếu bạn nhận một Form 1099 cho số tiền thuộc về người khác, bạn thường được coi là bên đại diện nhận hộ (nominee), nghĩa là bạn nhận tiền thuộc về người khác. Bạn phải nộp cùng loại Form 1099 cho từng chủ sở hữu khác và gửi họ một bản sao; vợ/chồng không phải nộp cho nhau (Publication 1099; hướng dẫn Form 1099-K). Mỗi chủ sở hữu sau đó khai phần của riêng mình (Publication 527). Việc các đồng sở hữu có phải nộp tờ khai hợp danh thay vào đó hay không được nêu trong nhà cho thuê đồng sở hữu: Schedule E hay tờ khai hợp danh.

Đồng chủ nhà. Người đồng chủ nhà bạn trả tiền để quản lý nhà cho thuê là chi phí của bạn, thuộc phí quản lý (line 11). Người đồng chủ nhà sở hữu một phần căn nhà cho thuê là đồng sở hữu. Dù trường hợp nào, báo cáo chi trả của nền tảng cho thấy ai nhận bao nhiêu chính là bằng chứng của bạn.

Nếu biểu mẫu sai, trùng lặp hoặc ghi sai tên hay mã số thuế thì sao?

Hãy yêu cầu bên phát hành gửi biểu mẫu sửa, không phải IRS, và vẫn nộp tờ khai. IRS cho biết họ không thể sửa Form 1099-K (Cần làm gì với Form 1099-K).

1. Tìm bên phát hành ở ô "Filer" phía trên bên trái của biểu mẫu. Nếu bạn không nhận ra tên đó, hãy liên hệ đơn vị thanh toán được ghi phía trên số tài khoản.
2. Yêu cầu biểu mẫu sửa: số tiền bằng 0 nếu biểu mẫu là bản trùng hoặc không phải của bạn, hoặc mã số thuế hay số tiền đúng.
3. Giữ bản gốc, biểu mẫu đã sửa và mọi thư từ trao đổi.
4. Hãy nộp tờ khai mà không chờ. Nếu mã số thuế sai, hãy khai các khoản thanh toán trên tờ khai bạn vẫn thường nộp. Nếu số tiền sai và không có bản sửa, hãy ghi phần báo cáo nhầm vào ô nhập ở đầu Schedule 1 và khai phần còn lại ở nơi đúng (hướng dẫn Form 1040, bản 2025; hãy kiểm tra biểu mẫu của năm bạn khai).

Ô nhập đó được mô tả cho các khoản thanh toán "included in error", với quà tặng và tiền hoàn chi phí là ví dụ của IRS. Hướng dẫn của IRS không nói tiền đặt cọc đã trả lại hay phần của đồng sở hữu có thuộc ô đó hay không, nên hãy thể hiện các khoản này trên bảng đối chiếu Schedule E và hỏi người chuẩn bị thuế. Biểu mẫu đứng tên bạn cho căn nhà do một pháp nhân khai trên Form 1120, 1120-S hoặc 1065 cần được sửa.

Nếu căn nhà cho thuê nằm trong LLC một thành viên chưa chọn bị đánh thuế như công ty, LLC bị bỏ qua về thuế thu nhập: tiền thuê của LLC được khai trên tờ khai của chính bạn, trên Schedule E, trừ khi bạn cung cấp dịch vụ đáng kể. Biểu mẫu nên ghi tên bạn trước, tên LLC có thể ghi thứ hai, và mã số nên là SSN hoặc EIN của bạn, không phải EIN của LLC. Hãy yêu cầu bên nộp biểu mẫu sửa nếu EIN của riêng LLC bị ghi vào (Single Member LLCs; Publication 1099, part J). LLC trong nước có từ hai thành viên trở lên là hợp danh trừ khi chọn cách khác; vợ chồng sở hữu toàn bộ một LLC theo chế độ tài sản chung có thể chọn coi LLC là pháp nhân bị bỏ qua. Xem nhà cho thuê trong LLC và biểu mẫu nền tảng bị sai hoặc đã sửa.

Nếu tôi không nhận Form 1099-K hoặc dưới ngưỡng thì có phải khai tiền thuê nhà không?

Có. Bạn khai mọi khoản thu nhập dù có nhận biểu mẫu hay không (Understanding your Form 1099-K). Ứng dụng thanh toán hoặc sàn thương mại trực tuyến phải gửi biểu mẫu khi các khoản thanh toán vượt $20.000 và có hơn 200 giao dịch, nhưng họ vẫn có thể gửi khi số tiền thấp hơn. Đơn vị xử lý thẻ thanh toán gửi biểu mẫu cho mọi số tiền.

Thiếu biểu mẫu không có nghĩa là thiếu tiền thuê: báo cáo chi trả của nền tảng và tiền gửi vào ngân hàng của bạn vẫn cho ra tổng số. Về chính ngưỡng báo cáo, xem ngưỡng báo cáo của nền tảng thanh toán.

Làm sao chứng minh biểu mẫu khớp với báo cáo chi trả và tiền gửi ngân hàng?

Lập một bảng cho từng căn nhà và từng tháng, đi từ biểu mẫu đến ngân hàng.

1. Tải báo cáo của nền tảng về các khoản thanh toán gộp, phí, tiền hoàn lại và tiền chi trả, theo từng tháng.
2. So box 1a và các box hằng tháng từ 5a đến 5l với số gộp theo tháng của nền tảng. Chênh lệch thường là do biểu mẫu trùng, căn nhà khác, hoặc khoản chi trả vắt qua cuối năm.
3. Khớp từng khoản chi trả với một khoản tiền gửi ngân hàng, và ghi chú những khoản đã vào tài khoản khác. Thể hiện riêng thuế đã khấu trừ ở box 4; khoản này không làm giảm tiền thuê nhà.
4. Liệt kê tiền hoàn lại, tiền đặt cọc, phần của các chủ sở hữu khác và phí, rồi chạy bảng đối chiếu nêu trên.
5. Đối chiếu kết quả với line 3 và các dòng chi phí của từng căn nhà.
6. Hãy giữ bảng này cùng một ghi chú một trang về mọi chênh lệch giữa box 1a và line 3 kèm theo tờ khai. Không có hồ sơ chứng minh Schedule E, bạn có thể phải nộp thêm thuế và tiền phạt (hướng dẫn Schedule E).

Thời điểm ghi nhận. Biểu mẫu tính một khoản thanh toán vào năm nền tảng chuyển tiền đi, không phải năm lưu trú hay đặt chỗ (hướng dẫn Form 1099-K). Ngân hàng cho thấy ngày tiền về, nên một kỳ lưu trú vào tháng 12 được chi trả vào tháng 1 có thể nằm trên biểu mẫu của năm sau. Hầu hết chủ nhà cá nhân tính tiền thuê vào năm họ nhận được hoặc tiền được đưa vào tầm sử dụng của họ, và tiền thuê trả trước vào năm nhận (Publication 527). Khi nền tảng giữ khoản thanh toán đến lúc khách nhận phòng, hướng dẫn của IRS được trích ở đây không xác định khoản đó thuộc năm nào; điều này tùy vào điều khoản của nền tảng. Hãy mang các điều khoản đó đến người chuẩn bị thuế, và xem tiền chuyển về dạng gộp hay ròng cho phần sổ sách.

Nếu tôi cho thuê nhiều căn nhà hoặc dùng nhiều nền tảng thì sao?

Hãy chuẩn bị nhận nhiều hơn một biểu mẫu, và chia từng biểu mẫu cho đúng căn nhà. Mỗi nền tảng có thể gửi biểu mẫu riêng, và một nền tảng có thể gửi các biểu mẫu riêng cho thanh toán bằng thẻ và thanh toán qua mạng lưới (Understanding your Form 1099-K; hướng dẫn Form 1099-K).

• Dùng báo cáo theo từng tin đăng của nền tảng để gán mỗi khoản thanh toán cho một căn nhà, rồi chạy bảng đối chiếu cho từng căn.
• Nếu một tài khoản hoặc thiết bị thanh toán cũng nhận tiền cho doanh nghiệp khác, hãy khai các khoản đó trên biểu thuế riêng của chúng và khai tiền thuê nhà trên Schedule E (Cần làm gì với Form 1099-K).
• Nếu có hơn ba căn nhà, hãy đính kèm thêm Schedule E và chỉ hoàn thành lines 23a đến 26 trên một biểu mẫu (Publication 527).

Về cách báo cáo chung cho người bán hàng trực tuyến, xem thuế thu nhập của người bán hàng trực tuyến.

Nếu IRS gửi CP2000 nói thu nhập của tôi không khớp thì sao?

CP2000 đề xuất thay đổi vì thông tin từ bên thứ ba không khớp với tờ khai của bạn. Đây không phải hóa đơn đòi tiền, và bạn trả lời chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo (thông báo CP2000).

• Hãy nêu rõ bạn đồng ý hay không đồng ý và gửi tài liệu chứng minh: bảng đối chiếu, báo cáo chi trả và hồ sơ tiền gửi cho thấy vì sao biểu mẫu cao hơn tiền thuê bạn đã khai.
• Đừng bỏ qua thông báo. Nếu bạn không trả lời, hoặc chênh lệch chưa được giải quyết, IRS có thể gửi thông báo khác và hóa đơn đòi thuế.

Về việc đồng ý, điều chỉnh tờ khai, các năm trước, xin thêm thời gian và người đại diện, xem trả lời thông báo chênh lệch thu nhập của IRS.

Ví dụ

Các ví dụ dưới đây chỉ mang tính minh họa. Mọi số liệu đều bằng đô la Hoa Kỳ, và mỗi ví dụ giả định một năm thuế.

Một người cho thuê ngắn hạn

Giả sử không có dịch vụ đáng kể, nên nhà cho thuê khai trên Schedule E. Biểu mẫu cho thấy US$48.000 ở box 1a. Khách được hoàn lại US$2.000 và nền tảng giữ US$6.000 tiền phí.

Một chủ nhà nhận tiền qua ứng dụng thanh toán

Một chủ nhà thu tiền thuê hai căn qua ứng dụng thanh toán. Biểu mẫu cho thấy US$30.000, gồm US$3.000 tiền đặt cọc bảo đảm sau đó đã được trả lại. Tiền thuê trên Schedule E là US$27.000 trên hai cột bất động sản. Biên nhận tiền đặt cọc và các lần chuyển khoản trả lại chứng minh khoản chênh lệch US$3.000.

Hai anh em đồng sở hữu một căn nhà cho thuê

Hai người sở hữu căn nhà cho thuê theo tỷ lệ 50/50 và biểu mẫu đứng tên người anh với số tiền US$36.000. Cho đơn giản, giả sử không có phí hay tiền hoàn lại và tiền thuê được chia theo cùng tỷ lệ 50/50. Mỗi người khai US$18.000 tiền thuê. Người anh giữ hồ sơ chi trả và hồ sơ sở hữu cho thấy cách chia, và với tư cách bên nhận hộ, anh có thể cần gửi cho em gái một Form 1099-K cho phần của cô.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn không thể đối chiếu biểu mẫu với tiền gửi, đồng sở hữu hoặc đồng chủ nhà chia tiền, hoặc nhiều năm có thể không khớp: việc cần làm là đối chiếu biểu mẫu, báo cáo chi trả và sao kê ngân hàng từng tháng, kiểm tra xem có cần biểu mẫu sửa không, và chuẩn bị tờ khai. Xem hỗ trợ thuế cá nhân cho tờ khai và hỗ trợ ghi sổ kế toán cho việc đối chiếu hằng tháng.
• Bạn nhận CP2000 hoặc thông báo không khớp khác: ngày trả lời được in trên thông báo. Hãy đọc trả lời thông báo chênh lệch thu nhập của IRS và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước ngày đó.
• Các tờ khai trước khai tiền thuê thấp hơn biểu mẫu, hoặc khai cả số tiền trên biểu mẫu mà không trừ phí và tiền hoàn lại: xem điều chỉnh tờ khai cho thu nhập bị bỏ sót ở các năm trước cho trường hợp đầu và hỗ trợ thuế cá nhân cho cả hai trường hợp.
• Sổ sách nhà cho thuê của bạn chậm nhiều năm hoặc không khớp với ngân hàng: xem làm bù sổ sách nhà cho thuê và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Người quản lý bất động sản thu tiền thuê và chuyển cho bạn số ròng: tiền gửi vào ngân hàng của bạn thấp hơn tiền thuê đã thu. Xem chuyển bản kê của người quản lý thành Schedule E và hỗ trợ ghi sổ kế toán.
• Bạn hoặc đồng sở hữu sống ngoài Hoa Kỳ, hoặc chủ sở hữu là người không cư trú tại Hoa Kỳ: tờ khai và khoản khấu trừ thuế có thể khác với người cư trú tại Hoa Kỳ. Xem chủ nhà không cư trú, người Canada có nhà cho thuê tại Hoa Kỳ và hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Biểu mẫu sai, chỉ bao gồm một phần của năm, đứng dưới mã số thuế khác hoặc tên của một LLC: xem biểu mẫu nền tảng bị sai hoặc đã sửa và nhà cho thuê trong LLC.
• Biểu mẫu lẫn cả quà tặng, hóa đơn chia nhau hoặc tiền của gia đình: xem biểu mẫu ứng dụng thanh toán cho các khoản thanh toán cá nhân.
• Bạn sở hữu nhà cho thuê cùng người khác và không chắc có cần tờ khai hợp danh không: xem nhà cho thuê đồng sở hữu: Schedule E hay tờ khai hợp danh.
• Bạn tự dùng căn nhà, hoặc cung cấp dịch vụ như khách sạn: xem ngày cho thuê theo giá thị trường và việc tự dùng và Schedule C hay Schedule E cho nhà cho thuê ngắn hạn.
• Bạn muốn xem toàn cảnh về thuế thu nhập từ cho thuê nhà: xem thu nhập từ cho thuê nhà tại Hoa Kỳ bị đánh thuế thế nào.