Hồ sơ SFOP: Form 14653, tờ khai, FBAR và việc cần làm sau khi nộp

Danh sách kiểm tra hồ sơ SFOP: phong bì cần có những gì?

Hồ sơ Streamlined Foreign Offshore bao gồm ba năm thuế gần nhất đã qua hạn nộp tờ khai (hoặc hạn nộp đã được gia hạn hợp lệ), cộng với FBAR của sáu năm. Mọi thứ trừ FBAR được gửi trong một hồ sơ giấy đến IRS tại Austin. Hướng dẫn của IRS liệt kê từng mục:

IRS cho biết thiếu bất kỳ mục nào, hoặc gửi Form 14653 chưa đầy đủ hay có thiếu sót, nghĩa là các tờ khai được xử lý theo thủ tục thông thường mà không có điều khoản streamlined. Việc giảm tiền phạt phụ thuộc vào việc hồ sơ đầy đủ.

Thứ tự công việc:

1. Nộp điện tử các FBAR trễ.
2. Chuẩn bị và ký các tờ khai và Form 14653.
3. Gửi một hồ sơ duy nhất kèm séc.

Mỗi tờ khai cũng cần mã số thuế hợp lệ. Công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh đủ điều kiện có Số An sinh Xã hội nhưng chưa có thì chưa dùng được thủ tục này: IRS xử lý hồ sơ không có mã số hợp lệ theo mức phạt thông thường (FAQ 10).

Hồ sơ sẽ không đơn giản khi bạn nộp chung với vợ/chồng, có lương hưu nước ngoài, quỹ nước ngoài hoặc công ty nước ngoài, hoặc có cố vấn đã nói với bạn điều khác. Trước khi bắt đầu, hãy chuẩn bị sao kê sáu năm của mọi tài khoản nước ngoài, hồ sơ thu nhập ba năm và các tờ khai thuế nước ngoài, mọi tờ khai Hoa Kỳ bạn đã nộp, và các sự việc cho phần giải trình: tiền trong từng tài khoản đến từ đâu và vì sao bạn không nộp tờ khai. Bạn có đủ điều kiện không, và những năm nào được tính, được nêu trong ai có thể dùng thủ tục Streamlined Foreign Offshore.

Tôi nộp Form 1040 gốc hay Form 1040-X cho từng năm?

Hãy quyết định theo từng năm: gửi Form 1040 gốc cho năm bạn chưa từng nộp, và Form 1040-X cho năm bạn đã nộp. Một hồ sơ có thể gồm cả hai. Mỗi tờ khai phải đầy đủ và chính xác, kèm mọi tờ khai thông tin mà năm đó yêu cầu (hướng dẫn của IRS).

Các tờ khai thông tin mà thông thường bạn gửi đến địa chỉ IRS khác, như Form 3520, được đặt trong hồ sơ cùng tờ khai của cùng năm. Mỗi tờ mang dòng đề mục "Streamlined Foreign Offshore" bằng mực đỏ và một bản sao Form 14653.

Nếu bạn định xin hưởng khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài trên tờ khai nộp trễ, xem các điều kiện của khoản loại trừ thu nhập lao động ở nước ngoài. Nếu vợ/chồng bạn không phải là người Hoa Kỳ (US person), việc chọn tình trạng nộp tờ khai được nêu trong kết hôn với người không cư trú.

Phần giải trình trên Form 14653 nên viết gì?

Phần giải trình phải nêu lý do cụ thể vì sao bạn không khai hết thu nhập, không đóng đủ thuế và không nộp đủ các tờ khai thông tin bắt buộc, kể cả FBAR, và phải kể toàn bộ câu chuyện, cả điều có lợi lẫn bất lợi. Chính biểu mẫu cho biết hồ sơ không có phần giải trình sự việc là chưa đầy đủ và không đủ điều kiện hưởng việc giảm tiền phạt streamlined.

Biểu mẫu và IRS FAQ 6 yêu cầu bạn nêu:

• Bối cảnh cá nhân và tài chính của bạn, cùng mọi điều khác giải thích việc không tuân thủ.
• Nguồn gốc số tiền trong từng tài khoản hoặc tài sản nước ngoài: thừa kế, mở khi sống ở nước ngoài, hoặc mở vì lý do kinh doanh.
• Mức độ bạn liên hệ với từng tài khoản hoặc tài sản: gửi tiền, rút tiền và các quyết định đầu tư hoặc quản lý.
• Vì sao bạn đã chọn "no" ở Schedule B, dòng 7a, nếu bạn hoặc người chuẩn bị thuế đã chọn như vậy.
• Mọi công ty, quỹ tín thác hoặc hợp danh nước ngoài mà bạn sở hữu hoặc kiểm soát, vì sao không được khai báo, và hiểu biết của bạn về nghĩa vụ khai báo với IRS và với nước ngoài.
• Mọi cố vấn chuyên nghiệp mà bạn đã dựa vào: tên, địa chỉ, số điện thoại, tóm tắt lời khuyên, cách bạn biết đến cố vấn và tần suất bạn liên hệ.
• Với xác nhận chung, lý do của từng người vợ/chồng riêng nếu khác nhau.

IRS không đặt độ dài; IRS yêu cầu lý do cụ thể và một câu chuyện đầy đủ. Hãy viết sao cho người đọc không biết gì về bạn vẫn theo dõi được, từng tài khoản một, số tiền đến đó bằng cách nào và vì sao bỏ sót việc nộp. Một thứ tự khả dụng: bạn là ai và đã sống ở đâu; từng tài khoản hoặc tài sản, tiền đến từ đâu và bạn dùng ra sao; vì sao bạn không nộp tờ khai, kể cả lời khuyên bạn đã dựa vào; và bạn biết về nghĩa vụ đó thế nào và đã làm gì tiếp theo. Bạn có thể viết trên biểu mẫu hoặc trên tờ đính kèm có ký.

Người nắm giữ RRSP và RRIF của Canada có thêm nội dung cần ghi; xem bù các tờ khai Hoa Kỳ còn thiếu khi sống ở Canada.

Form 14653 còn yêu cầu gì khác?

Form 14653 là bản xác nhận dưới hình phạt khai man, không chỉ là thư kèm theo. Hãy dùng bản sửa đổi hiện hành từ irs.gov; đây là biểu mẫu điền được mà một số trình duyệt không hiển thị, nên hãy mở bằng trình đọc PDF.

Không cố ý, theo định nghĩa của biểu mẫu, nghĩa là hành vi do sơ suất, thiếu chú ý hoặc nhầm lẫn, hoặc hiểu sai luật một cách thiện chí. Nếu điều đó không mô tả trường hợp của bạn, hãy dừng lại trước khi ký: bản xác nhận được lập dưới hình phạt khai man.

Đường dây nóng về tự nguyện khai báo của IRS trả lời các câu hỏi chung về biểu mẫu ở số 904-661-3350, nhưng không tư vấn riêng cho từng trường hợp (FAQ 8).

Ai ký Form 14653 và các tờ khai, và nếu vợ/chồng tôi không chịu ký thì sao?

Bạn ký Form 14653 và mọi tờ khai. Với xác nhận chung, cả hai vợ chồng cùng ký, cả hai phải đạt tiêu chí không cư trú, và các lời khai được lập cho cả hai dù biểu mẫu ghi "I". Người chuẩn bị thuế được trả phí cũng có thể ký, nhưng chữ ký của người nộp thuế vẫn bắt buộc. Với di sản, người thi hành di chúc hoặc người quản lý ký với tư cách người được ủy thác (Form 14653).

Nếu bạn đã nộp tờ khai chung trong một năm được bao gồm và vợ/chồng hoặc vợ/chồng cũ không chịu ký các tờ khai điều chỉnh chung hoặc Form 14653 chung, FAQ 7 cho phép bạn ký một mình, với các điều kiện sau:

1. Tờ khai điều chỉnh chung cho thấy thuế tăng ròng. Tờ khai chỉ có một chữ ký mà cho thấy thuế giảm hoặc tín thuế tăng thì không được phép.
2. Ghi "SFO FAQ 7" bằng mực đỏ ở chỗ chữ ký của vợ/chồng bạn trên mỗi tờ khai điều chỉnh và trên Form 14653.
3. Giải thích trong phần giải trình vì sao bạn không lấy được chữ ký.

IRS thường sẽ yêu cầu chữ ký của người vợ/chồng còn lại sau đó. Nếu bạn vẫn không lấy được, hãy trả lời bằng cách dẫn FAQ 7. FAQ 7 chỉ áp dụng cho các tờ khai điều chỉnh chung. IRS không đưa ra quy tắc tương đương cho năm bạn chưa từng nộp; xem kết hôn với người không cư trú và hãy nhờ hỗ trợ trước khi chọn tình trạng nộp tờ khai.

Tôi có nên nộp sáu FBAR trước khi gửi hồ sơ không, và chọn lý do nộp trễ nào?

Hãy nộp FBAR trước. Form 14653 xác nhận rằng bạn "have now electronically filed" (nay đã nộp điện tử) mọi FBAR trễ, nên chúng phải được nộp trước khi bạn ký (Form 14653).

Hướng dẫn của IRS cho biết:

• Nộp điện tử từng FBAR trễ qua hệ thống FinCEN BSA E-Filing. FBAR không được gửi bưu điện cùng hồ sơ.
• Trên trang bìa, chọn "Other" làm lý do nộp trễ, rồi gõ "Streamlined Filing Compliance Procedures" vào ô giải thích xuất hiện.
• Không đính kèm bản sao Form 14653 vào các FBAR.
• Nếu bạn không thể nộp điện tử, hãy liên hệ FinCEN để hỏi các cách khác.

Hãy lưu xác nhận của từng FBAR và mã BSA của nó, là số theo dõi FinCEN gửi sau khi nộp. Bạn cần mã này để điều chỉnh FBAR đó sau này (hướng dẫn của FinCEN).

Nếu người chuẩn bị thuế hoặc vợ/chồng bạn nộp điện tử thay bạn, hãy ký Form 114a của FinCEN để ủy quyền. Bạn giữ Form 114a; đừng gửi cho FinCEN trừ khi được yêu cầu. Tài khoản nào thuộc về từng FBAR, và cách tìm giá trị tối đa của từng tài khoản, được nêu trong tài khoản nào được tính trên FBAR.

Tôi dùng tỷ giá hối đoái nào cho các tờ khai và cho các FBAR?

Tờ khai và FBAR dùng quy tắc khác nhau. Hãy chọn quy tắc cho từng loại và áp dụng nhất quán cho mọi năm.

Hãy ghi chú tỷ giá bạn dùng cho từng con số. Vì quy tắc khác nhau, tờ khai và FBAR có thể cho ra số đô la khác nhau cho tiền trong cùng một tài khoản.

Tôi nộp thuế và tiền lãi như thế nào, và nếu số tiền lãi sai thì sao?

Hãy gửi khoản thanh toán toàn bộ thuế ghi trên ba tờ khai cộng tiền lãi trên khoản nộp trễ của từng năm, với mã số thuế của bạn ghi trên séc (hướng dẫn của IRS). Hướng dẫn của IRS mô tả một tấm séc trong hồ sơ; không nêu phương thức thanh toán nào khác cho hồ sơ streamlined.

Tiền lãi tính từ hạn nộp gốc của từng năm (ngày 15 tháng 4 với người khai theo năm dương lịch) đến khi bạn trả. Việc gia hạn nộp tờ khai tự động hai tháng cho người sống ở nước ngoài không làm dừng tiền lãi (Publication 54). IRS tính lãi kép hằng ngày theo mức lãi suất do IRS đặt mỗi quý (lãi suất hằng quý), nên tự tính tay rất dễ sai.

Nếu thuế hoặc tiền lãi sai, IRS cho biết bạn có thể nhận thông báo còn nợ hoặc một khoản hoàn lại (hướng dẫn của IRS). IRS mô tả kết quả đó cho trường hợp tính sai; IRS không nói hồ sơ mất quyền hưởng điều khoản streamlined. Khoản thuế thiếu thêm mà IRS phát hiện thì khác: IRS có thể áp dụng tiền phạt trên khoản bổ sung đó.

Tôi gửi hồ sơ SFOP đi đâu, và có thể nộp điện tử không?

Hãy gửi bằng giấy; IRS không nhận hồ sơ streamlined điện tử. Hướng dẫn của IRS đưa ra địa chỉ này:

Địa chỉ gửi: Internal Revenue Service, 3651 South I-H 35, Stop 6063 AUSC, Attn: Streamlined Foreign Offshore, Austin, TX 78741

IRS cho biết địa chỉ này chỉ dành cho các tờ khai nộp theo thủ tục. Phần sửa chữa gửi đến cùng mã nhận thư nhưng với dòng chú ý khác (bên dưới). Hãy giữ bản sao đầy đủ mọi thứ bạn gửi và bằng chứng về ngày gửi.

Hướng dẫn không nói hồ sơ phải được gửi từ đâu. Điều quan trọng là đáp ứng tiêu chí không cư trú cho các năm được bao gồm; nếu bạn đã chuyển về Hoa Kỳ, xem ai có thể dùng thủ tục Streamlined Foreign Offshore.

Lương hưu nước ngoài, quỹ nước ngoài hoặc công ty nước ngoài làm thay đổi hồ sơ như thế nào?

Mỗi loại thêm biểu mẫu vào hồ sơ, và mỗi loại cần được kể trong phần giải trình. Bảng cho thấy điều gì thay đổi; các hướng dẫn được liên kết nêu cách điền từng biểu mẫu.

Mỗi biểu mẫu phải đầy đủ thì việc giảm tiền phạt mới có hiệu lực, và một công ty có thể làm tăng số năm.

Điều gì xảy ra sau khi tôi gửi hồ sơ: xác nhận đã nhận, transcript và CP11?

IRS không xác nhận đã nhận và không ký thỏa thuận kết thúc; các tờ khai streamlined được xử lý như mọi tờ khai khác (thủ tục streamlined của IRS).

Những gì có thể xảy ra:

• Transcript. Bảng ghi tài khoản (account transcript) hoặc tài khoản trực tuyến IRS của bạn có thể cho thấy tờ khai đã xử lý; có thể mất thời gian mới xuất hiện (lấy transcript). Với tờ khai không xuất hiện, xem tờ khai đã nộp không có trong hồ sơ IRS; với Form 1040-X, xem tình trạng tờ khai điều chỉnh.
• Thông báo CP11 hoặc thông báo còn nợ. CP11 nghĩa là IRS đã sửa một hoặc nhiều sai sót và số tiền bạn nợ đã thay đổi. Nếu bạn đồng ý, hãy trả chậm nhất vào ngày ghi trên thông báo. Nếu bạn không đồng ý, hãy liên hệ IRS chậm nhất vào ngày đó; sau ngày đó, bạn mất quyền chính thức để yêu cầu hủy thay đổi và khiếu nại lên Tax Court.
• Yêu cầu chữ ký của vợ/chồng, nếu bạn đã dùng FAQ 7.
• Kiểm tra thuế. Các tờ khai không tự động bị kiểm tra, nhưng có thể được chọn như mọi tờ khai và đối chiếu với dữ liệu từ ngân hàng, cố vấn tài chính và các nguồn khác.

Với người nộp đủ điều kiện làm đúng mọi hướng dẫn, IRS cho biết tiền phạt nộp trễ tờ khai, nộp trễ tiền thuế, khai thiếu chính xác, tờ khai thông tin và FBAR sẽ không áp dụng, trừ khi một cuộc kiểm tra phát hiện việc không tuân thủ ban đầu là gian lận hoặc vi phạm FBAR là cố ý. IRS vẫn có thể áp dụng tiền phạt trên bất kỳ khoản thuế thiếu thêm nào mà IRS phát hiện, và không xóa các khoản phạt đã được ấn định cho những năm đó (hướng dẫn của IRS). Thông báo phạt cho một năm streamlined nên được đối chiếu với các điều khoản đó trước khi bạn trả tiền hoặc trả lời.

Tôi phát hiện sai sót sau khi gửi: sửa hồ sơ streamlined như thế nào?

Nếu các tờ khai streamlined của bạn không bị kiểm tra, hãy gửi các tờ khai điều chỉnh, Form 14653 điều chỉnh, hoặc cả hai (FAQ 9):

1. Ghi "amended" bằng mực đỏ ở đầu Form 14653 mới.
2. Ghi "Amended Streamlined Foreign Offshore" bằng mực đỏ ở đầu trang đầu của mỗi tờ khai đã sửa.
3. Giải thích mọi sự việc về sai sót, với mức chi tiết tương tự phần giải trình ban đầu cần có.
4. Trả thêm thuế và tiền lãi phát sinh.
5. Nếu một FBAR sai, hãy nộp điện tử FBAR điều chỉnh: đánh dấu ô Amend và nhập mã BSA của báo cáo trước, hoặc 14 số không nếu bạn không biết (hướng dẫn của FinCEN).

Ví dụ của chính IRS về Form 14653 điều chỉnh không kèm tờ khai điều chỉnh là người nộp đã khai toàn bộ thu nhập từ một tài sản và chỉ bỏ tài sản đó khỏi phần giải trình. Nếu có bất kỳ thu nhập nào từ tài sản đó bị bỏ sót, tờ khai điều chỉnh đi kèm biểu mẫu điều chỉnh. Hãy gửi phần sửa chữa đến địa chỉ này; đây là cùng mã nhận thư với hồ sơ gốc, nhưng với dòng chú ý khác:

Địa chỉ sửa chữa: IRS, 3651 S. IH 35, MS 6063 AUSC, Attn.: Streamlined Procedures, Austin, TX 78741

Tờ khai năm hiện tại của tôi gửi đi đâu, và những hồ sơ nào nằm ngoài hồ sơ streamlined?

Chỉ ba năm được bao gồm mới gửi đến địa chỉ streamlined. Sau khi nộp hồ sơ, IRS mong bạn nộp mọi năm sau đó theo thủ tục nộp thông thường (thủ tục streamlined của IRS), nên tờ khai của năm nằm ngoài ba năm được nộp theo cách thông thường, riêng lẻ.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ mang tính minh họa; mọi số tiền tính bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người khai riêng lẻ ở Úc chưa từng nộp tờ khai

Một công dân Hoa Kỳ ở Úc chưa từng nộp tờ khai Hoa Kỳ. Cô nộp điện tử sáu FBAR trước, chọn "Other" và gõ "Streamlined Filing Compliance Procedures". Sau đó cô gửi ba Form 1040, mỗi tờ kèm Form 1116 vì cô xin tín thuế nước ngoài, và mỗi tờ ghi "Streamlined Foreign Offshore" bằng mực đỏ. Cô kèm bản gốc Form 14653 có ký, một bản sao trên mỗi tờ khai, và một tấm séc $1.200 cho thuế cộng tiền lãi, có ghi SSN của cô. Quỹ hưu trí superannuation của cô được xử lý như hướng dẫn về lương hưu nước ngoài mô tả.

Một cặp vợ chồng ly thân và một chữ ký

Một cặp vợ chồng đã nộp tờ khai chung cho hai trong ba năm và nay đã ly thân. Một người không chịu ký các tờ khai điều chỉnh chung. Người kia ký một mình vì các tờ khai điều chỉnh cho thấy thuế tăng ròng, ghi "SFO FAQ 7" bằng mực đỏ ở chỗ chữ ký của người vợ/chồng trên mỗi tờ khai điều chỉnh và trên Form 14653, và giải thích việc ly thân trong phần giải trình. Khi IRS sau đó yêu cầu chữ ký thứ hai, người nộp trả lời bằng cách dẫn FAQ 7.

Một tài khoản bị quên được tìm thấy sau khi gửi

Hai tháng sau khi gửi, một người nộp tìm thấy một tài khoản tiết kiệm có lãi $300 mỗi năm trong cả ba năm. Anh gửi ba tờ khai điều chỉnh ghi "Amended Streamlined Foreign Offshore", một Form 14653 ghi "amended" giải thích vì sao bỏ sót tài khoản, và một tấm séc cho phần thuế và tiền lãi phát sinh thêm, đến địa chỉ dành cho phần sửa chữa. Anh nộp điện tử các FBAR điều chỉnh cho những năm tài khoản lẽ ra phải xuất hiện.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn không chắc mình đủ điều kiện, hoặc bạn đã chuyển về Hoa Kỳ: hãy bắt đầu với ai có thể dùng thủ tục Streamlined Foreign Offshore.
• Bạn không chắc việc bỏ sót khai báo của mình là không cố ý, hoặc IRS đã mở cuộc kiểm tra các tờ khai của bạn: các thủ tục đóng với người đang bị IRS kiểm tra, và Form 14653 được ký dưới hình phạt khai man. Hãy đọc streamlined hay con đường khác và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước khi ký.
• Bạn có lương hưu nước ngoài, quỹ nước ngoài hoặc công ty nước ngoài: các biểu mẫu và số năm bổ sung cần sự cân nhắc; xem các hướng dẫn về lương hưu nước ngoài, PFIC và công ty nước ngoài, và nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn sống ở Canada và có RRSP, RRIF hoặc TFSA: xem bù các tờ khai Hoa Kỳ còn thiếu khi sống ở Canada.
• Vợ/chồng bạn không phải là người Hoa Kỳ (US person) hoặc không chịu ký: xem kết hôn với người không cư trú.
• Bạn chỉ cần sắp xếp các FBAR: xem tài khoản nào được tính trên FBAR và hỗ trợ nộp FBAR.
• Bạn nhận được CP11, thông báo còn nợ hoặc thông báo phạt cho một năm streamlined: hãy nhận hỗ trợ thuế xuyên biên giới trước hạn ghi trên thông báo.
• Bạn đang chọn hoặc đổi người chuẩn bị thuế giữa chừng: xem chọn người chuẩn bị thuế cho người Hoa Kỳ ở nước ngoài.