加拿大 Wave 记账软件：够用于 GST/HST 和 T2 吗？

Wave 免费吗？免费的记账软件够应付 CRA 吗？

CRA 检验的是记录，而不是品牌：它不推荐任何类型的账簿或账册，并可能审查企业的系统，核实是否符合其记录保存规则（CRA：业务记录；CRA：审计轨迹）。免费软件只有做到下面各部分说明的内容，才能通过这项检验。某个方案是否免费、包含什么，由软件厂商决定，而且会变；没有任何政府来源涉及这一点，所以本文不作说明。依赖它之前，请先阅读厂商当前的方案页面，每次续订时再读一遍。

对没有登记 GST/HST、也没有员工的独资经营者，问题通常比较简单。一旦有了 GST/HST 登记、工资、公司、美元销售、您与公司之间的资金往来，或还有税表没报，就不简单了。如果软件里的余额与您的银行对账单不一致，它的 GST/HST 报表与您已报的申报表不一致，或者公司的年末快到了，同样不简单：这是记账问题，而不是软件设置问题。评估账套之前，请备齐您的 GST/HST 号码和申报期、所在省份、银行和信用卡对账单、收据、工资情况，以及前任会计师的年末文件。

不论用哪款软件，CRA 对我的账簿有什么要求？

记录必须保存在加拿大，保持可读，显示审计轨迹，并至少保存 六年。使用软件并不会改变其中任何一项。

• 保存期限： 记录要从其所属最后一个纳税年度结束后起，至少保存 六年。公司的纳税年度是其会计年度，其他人则是日历年度（CRA：IC78-10R5）。有些记录要保存更久，例如逾期补报的所得税税表，要从报税之日起保存 六年。GST/HST 的销售和采购发票，适用 6 年（CRA：GST/HST 记录）。
• 保存在加拿大： 记录应放在您在加拿大的营业地点或住所。记录保存在加拿大境外、从加拿大通过电子方式访问的，不视为保存在加拿大。CRA 可能接受存放在境外的记录的副本（必须是真实副本，能在加拿大读取，并且详细程度足以支持您的税表），或书面许可您把记录保存在其他地方（CRA：记录保存在哪里；IC05-1）。要问清软件把您的数据存在哪里，并在加拿大保留您自己的完整导出文件。
• 可读： 以电子方式生成的记录，必须保存成电子可读的格式，即使您也打印出来。备份必须能恢复成 CRA 可用的形式（CRA：可接受的格式）。
• 审计轨迹： 电子记录必须显示从支持文件到汇总账目的审计轨迹。轨迹必须包含足够的细节，足以支持汇总数字，所以单有一份年末汇总报表，并不能体现审计轨迹（CRA：审计轨迹；IC05-1）。
• 责任仍然在您身上： 让第三方保存或处理记录，并不能免除您在记录保存、可读、保存期限和提供查阅方面的责任（CRA：IC78-10R5）。

软件会处理我的 GST/HST 吗：登记、税码和申报期？

软件只会计算您告诉它的内容。登记、税码和申报期，要根据您自己的 CRA 或魁北克税务局记录来设置，不要用软件的默认值。

登记。 软件里的 GST/HST，从您登记的生效日期开始，而不是从您开始使用软件的日期开始。是否需要登记、何时登记，请见何时登记 GST/HST。

税码。 软件里每一类销售都需要一个税码：只收 GST，按所在省的税率收 HST，GST 加省税，以及零税率销售（应税，但税率为零）（CRA：适用哪个税率）。免税销售要与零税率销售分开：登记人一般不能就为提供免税供应而购入的物品申请进项税抵免（CRA：RC4022）。如果有混合经营，要检查软件怎样限制采购抵免；请见免税、零税率和不在范围内的销售。各省的税率，以及向其他省份的客户销售时适用哪个省的税率，请见各省的 GST/HST、PST 和 QST。向加拿大境外客户的销售是否适用零税率，请见向美国客户收取 GST/HST。

申报期。 申报期要从您的 CRA 或魁北克税务局账户里读取，而不是用软件的默认值，并且按这一期的准确日期来运行软件的税务报表；请见 GST/HST 申报期与会计年度。

进项税抵免。 登记人通过在申报表第 106 行申请进项税抵免，收回用于其商业活动的采购中所付的 GST/HST（CRA：进项税抵免）。每笔采购的税款要与费用分开记，这样抵免的合计数才能与申报表对上。分录请见在账簿中记录 GST/HST；快速法（Quick Method）的记录方式则不同。漏掉的抵免可以追溯申请多久，请见更正已报的 GST/HST 申报表。

在卑诗省、萨斯喀彻温省、曼尼托巴省或魁北克，销售税怎么设置？

在这四个省，GST 要和单独的省税一起收取，所以每一种税在发票上都需要自己的税码，在账簿里也要有自己的负债账户。在卑诗省、萨斯喀彻温省和曼尼托巴省，这两种税要向不同的机构申报。

有些商品和服务适用不同的税率或不征税；任何例外情况，请以该省自己的页面为准。

来源：卑诗省、萨斯喀彻温省、曼尼托巴省，以及 CRA 税率表，该表把读者引向各省网站查看 PST 规则。

• 卑诗省、萨斯喀彻温省、曼尼托巴省： 省税缴给省政府，不在 GST/HST 申报表上缴。卑诗省表示，已登记的企业必须申报并缴纳其收取的全部 PST（卑诗省：申报和缴纳 PST）。萨斯喀彻温省要求在该省经营的企业，就 PST 向其财政厅领取执照或办理登记。
• 魁北克： 在魁北克，GST/HST 一般由魁北克税务局管理，位于魁北克的企业一般向魁北克税务局而不是 CRA 报税（CRA：RC4022）。QST 是单独的一种税，所以即使两者都向魁北克税务局申报，也需要自己的税码和账户。
• 曼尼托巴省： RST 按不含 GST 的售价计算。税码如果对已经含 GST 的价格再收 RST，得出的总额就是错的。
• 卑诗省的范围： 在卑诗省取得应税的商品、软件或服务时，要缴 PST。原定把会计、建筑设计、工程、地球科学、非住宅房地产和安保服务也纳入的扩展计划已经暂停（卑诗省：PST）。请见卑诗省对服务征收的 PST。

依赖任何软件之前，先录入一张测试发票，手工核对 GST 和省税是否分行显示、税率是否正确，并且记入不同的账户。是否需要登记并收取省销售税，请见省销售税。

软件里拍下的收据，足够用来申请进项税抵免吗？

只有当图像显示了 CRA 对该购买金额所要求的细节时，拍下的收据才能支持抵免。软件里的类别和税款栏位不能替代这些细节，而且证据必须在申请之前就已在手（CRA：进项税抵免）。

要求的细节在 $100 和 $500 这两个门槛上递增；从 $100 起，细节包括供应商的 GST/HST 登记号码和所收的 GST/HST。每一档需要什么，请见进项税抵免的收据要素。

图像必须是准确的复制，重要细节不能因分辨率不足而看不清（CRA：可接受的格式）。录入收据时，就要对照图像核对识别出的供应商号码和税款，不要等到年末。之后能否丢弃纸质原件，要看 CRA 的影像规则：请见给 CRA 看的扫描收据。

如果我给自己或员工发工资，软件的工资功能能满足 CRA 的要求吗？

不论工资工具算出什么，扣缴、汇缴和申报的责任都在雇主身上。CRA 的雇主指南要求雇主扣除 CPP 供款、EI 保费和所得税，并连同雇主自己负担的 CPP 和 EI 部分一起汇缴（CRA：T4001）。

• 汇缴： 常规汇缴人的扣缴款必须在 付款次月的第 15 日 之前到达 CRA。加速汇缴和按季汇缴的时间表不同。
• 记录： 保存每位员工的工作时数、扣缴金额、每位员工的 TD1 表，以及所有报出的税单和申报表（CRA：GST/HST 和工资记录）。
• 魁北克： 雇主把 QPP、QPIP 和魁北克所得税的扣缴款汇给魁北克税务局（CRA：T4001）。在魁北克使用之前，要确认软件的工资功能支持魁北克。
• 给自己发工资，公司： 公司付给业主的工资，一般是受雇收入，所以一般适用同样的责任。如果您控制公司超过 40% 的有表决权股份，这份工作不属于 EI 的投保范围；雇主和员工是关联方、不是独立交易关系时，也可能不属于投保范围（CRA：须缴 CPP 和 EI 的工作）。请查看方案页面，了解您所在的省份是否提供工资功能，以及由谁申报和汇缴。
• 给自己发工资，独资经营者： 付给独资经营者的工资或提款不可扣除（CRA：业务费用），所以您取走的钱要记为业主提款，而不是工资或费用。

怎样做工资，请见发薪；怎样为一次发薪入账，请见工资分录。

会计师在年末做 T2 或 T2125，需要我提供什么？

独资经营者需要完整日历年度的收入和费用；公司需要其会计年度的资产负债表和损益表。报表的质量，只取决于背后的账目。

公司的税表在其纳税年度结束后 六个月 到期（CRA：何时报税）。应缴的税款，一般比税表更早到期（CRA：欠款到期日）。软件不会替您决定年末分录：业主提款还是费用、股东贷款、折旧、应计项目，以及与 CRA 记录一致的 GST/HST 和工资余额。

您的账套能对上吗？ 年末之前，先检查这些：

如果某一行没有通过，又看不出原因，就该把账套交给专业人士了。另外，要测试软件能不能出具可用的报表：现在就导出一个已结账月份的资产负债表、损益表和交易总账，问问您的会计师能不能用它来工作。请见 GIFI 科目表、公司的年末财务报表和独资经营者该给会计师什么。

换软件时，怎样把我的记录导出来？

换软件并不会终止保存记录的责任。记录必须在 六年 内保持可读、可查阅，所以关闭旧账户之前，要先导出一份完整副本。IC78-10R5 把软件转换列为不能免除您责任的第三方变更之一，IC05-1 则表示，必须保留访问和调取数据的能力（IC78-10R5；IC05-1）。

1. 导出仍在保存期限内的每一年的交易明细（总账或日记账），不要只导出汇总报表。
2. 导出每个年末的资产负债表和损益表，以及 GST/HST、PST 或 QST 和工资报表。
3. 下载软件里存放的收据图像和附件，以及客户和供应商名单。
4. 把副本保存在加拿大，并做好备份，再打开文件，确认可以读取。
5. 在录入任何新内容之前，先让新软件的期初余额与旧软件的期末余额对上。
6. 只有完成第 1 至 5 步之后，才取消旧账户。

IC05-1 还表示，凡是会影响您访问和读取记录的变更，都必须向 CRA 报告。

Wave、QuickBooks 还是 Xero：选哪款，低成本的替代选择有哪些？

CRA 不给记账软件排名，所以任意两款软件，都按同样的几项来比：数据存放在哪里，能不能全部导出，各省的销售税，您所在省份的工资功能，以及方案之外的费用。几个常见选择的并排对比，请见加拿大的 QuickBooks、Xero 还是 Wave。以 T2125 报税的独资经营者，请见T2125 适用的记账软件。

免费软件什么时候就不够用了？

软件记录的是您输入的内容。当录入背后的决定比录入本身更重要时，它就不够用了。

如果有好几行适用，或者账套对不上，先决定是清理还是重建：请见记账帮助。记账的一般费用，请见每月记账费用。

示例

以下示例仅作说明，金额均为加元。

没有供应商号码的收据

一位安大略省的自由设计师收入 C$55,000，已登记 HST。银行数据自动导入已开启，每笔采购都已归类。有几张 C$100 或以上的采购收据上没有显示供应商的 GST/HST 登记号码，而这些收据上已申请了 C$900 的 HST。账簿看起来很完整，但如果 CRA 审查这份税表，这 C$900 就可能因为缺少要求的细节而被拒绝。这位设计师向供应商索取完整的发票，请会计师审核这笔 C$900 的申请是否需要更正，今后在拍下每张收据时，就核对其上的号码和税款。

合并的销售税码

一家卑诗省的网店，向卑诗省客户销售 C$40,000 的应税商品。每笔销售收取 5% 的 GST 和 7% 的 PST，所以全年包括 C$2,000 的 GST 和 C$2,800 的 PST。GST 报在 GST/HST 申报表上；PST 向省政府申报。如果软件用了一个合并的 12% 税码，账簿里就只有一个销售税账户，显示 C$4,800，两份申报表要报之前，都必须把这笔钱重新拆开。

被记成费用的提款

一家阿尔伯塔省的公司，年末是 12 月，把 C$25,000 的业主提款记成了费用。费用被高估，利润被低估了 C$25,000。报 T2 之前，会计师需要把这些分录从费用里挪出来，转入股东贷款账户。这笔分录对股东也有影响：如果提款确实是给股东的贷款，每一笔可能都要计入股东作出该笔贷款那一年的收入。公司纳税年度结束后一年内还款，只有在它不属于一系列贷款或其他交易与还款的一部分时，才属于例外，另外还可能适用其他例外（《所得税法》第 15(2) 款和第 15(2.6) 款）。如果其中有些本来是工资或股息，那是另一种更正；股东贷款指南讲解了各种选择，以及这条规则何时适用。

您的情况不同？

• 软件里的账套与银行对账单或 GST/HST 申报表对不上，或者年末快到了（公司，或任何 GST/HST 登记人）： 问题在于，账套能否清理好交给会计师，还是必须重建，以及由谁来做每月的账。请把导出文件、对账单和最近一份税表，带去寻求记账帮助。
• 有税表没报，或工资落后了： 先看未报的 GST/HST 申报表或补齐逾期账簿，然后就记录方面寻求记账帮助。
• 公司有未汇缴的 GST/HST 或工资扣缴款： 董事也可能要承担个人责任，但要符合法定的追缴条件，且存在尽职抗辩（《消费税法》第 323 条；《所得税法》第 227.1 条）。GST/HST 的评税，或所得税的追缴程序，限于此人最后一次不再担任董事后 两年 之内。请见补报未报的公司税表。
• 您向好几个省销售： 请见各省的 GST/HST、PST 和 QST。
• 您用的是快速法（Quick Method）： 请见快速法。
• 您在考虑要不要自己记账： 请见自己记账还是请记账员。