T2125 年终资料清单：独资经营者该给会计师什么

年底我要把哪些资料交给会计师来做 T2125 表？

请把这一年营业赚到、花出、仍欠的每一笔钱的凭证交给会计师，年度通常是 1 月 1 日至 12 月 31 日，再加上您与个人生活共用的各项费用背后的数据。T2125 表是 CRA 的表格，全称“经营或专业活动报表”，独资经营者用它申报经营收入和费用。CRA 说，您依法必须保存所有交易的记录，以支持您申报的收入和费用，并说自雇人士一般采用 12 月 31 日作为年末。您不需要把记录随税表一起寄出；保留着，以备 CRA 查问。

一年的账很简单，是指每一类记录都齐全，而且涵盖整年。以下情况就不简单：账目落后好几个月甚至好几年，没有行程日志或住宅面积数据，CRA 已经来函，以前的税表从未报，或者这是第一次有经营之外的人看到这些记录。这些情况需要有人判断缺了什么，以及是否要先补做更早年度的账，才能做这一年的税表。

如果什么都没整理，从哪里开始？

先从银行账单和付款客户的清单入手；其余的找到再补。

1. 列出这一年经营用过的每个账户和信用卡（包括个人的），并为每个账户下载全年每个月的账单。
2. 列出每一个付款给您的客户和平台。向每一个索取发票清单或结算报告。
3. 收集您手上的所有收据。对不知道归属哪里的，不要扔掉。
4. 写下今天的里程表读数和日期。如果没有年初的读数，就如实说明。
5. 测量工作区域和整个住宅的面积。
6. 把复印件连同一份简短的清单交给会计师，列出您找不到的资料，原件自己留着。

如果经营是在这一年里开始或结束的，或者以前用过不同的年末，请告诉会计师。存货的盘点和估值，请见独资经营者的销货成本。

我需要哪些收入记录：发票、银行存款、平台结算报告还是税单？

每一笔销售都要保存原始文件。CRA 说，收入记录必须显示收入的日期、金额和来源，并由销售发票、收据、银行存款单、费用结算单和合同等原始文件支持。

光有存款不够。存款可能已扣掉平台费用，可能合并了几张发票，可能是您自己的钱在账户之间转移，也看不出还没付款的发票。最后一点很重要，因为大多数自雇人士必须在赚到收入的期间申报，不论什么时候收到钱。只有农民、渔民和佣金代理人可以选择在收到款项时申报。一笔销售属于哪一年，请见收付实现制还是权责发生制。如果您已注册 GST/HST，销售额包括您收取或应收的税款。请把所收的税款与您的服务费分开列示，并标明哪些销售没有收税。

适用 CRA 数字平台规则的平台会向 CRA 申报您的收款，并每年给您一份它们所申报内容的副本。请把它和平台结算报告一起带来；请见数字平台申报指南。

CRA 希望保存哪些费用记录？没有收据怎么办？

每一笔经营购买都要保存收据或其他凭证。CRA 说，为经营买东西时一定要拿收据或其他凭证。收据应显示日期、卖方的名称和地址，以及所购物品的说明。存款单副本、银行账单和已兑现的支票也要保存（经营记录）。

如果卖方不给收据，CRA 说，请把卖方的名称和地址、付款金额、付款日期和交易详情写进您的费用日记账。用电子表格或笔记本都可以作日记账。账单上的一行只显示钱花出去了，看不出买了什么，所以请在每一笔经营支出旁边写明用途。没有收据的费用，请见没有收据的经营费用。

两个陷阱：

• 混入个人信用卡消费。 请把那些账单也交来，并标明哪几行属于经营。只有经营部分可以扣除。
• 餐饮和招待。 请交出完整的收据。扣除一般限于金额的 50%。

每项费用填在哪一行，请见自雇人士的费用行；某项成本是否被接受，请见 CRA 接受的经营费用。

我的记录要保存多久，放在哪里？

请从记录所涉及的最后一个纳税年度结束起，保存 六年，存放在您在加拿大的营业场所或住所（CRA）。CRA 列出了一些例外：

尚未申报的 GST/HST 申报表，其记录也要保存，即使所涉期间已结束超过 六年（CRA）。

提前销毁记录，需要事先取得 CRA 的书面许可，使用 T137 表。保存在加拿大境外的电子记录也需要许可。请把复印件交给会计师，原件自己保存：保存记录是您的义务。

手机、网络或用品这类公私两用的费用，我怎么拆分？

只申报经营部分。CRA 说，个人费用不能扣除，所以在 T2125 表上只填费用中属于经营的部分。采用您能解释的合理依据，一年里对每一张账单都用同样的方法，保留计算过程，用量有变化时告诉会计师。

汽车要交什么？

请交出总行驶公里数、经营公里数，以及养车的收据。CRA 说，要保存总公里数和为赚取收入而行驶的公里数的记录，列出每趟经营行程的日期、目的地、事由和距离，并记录会计期间开始和结束时的里程表读数。机动车费用只有在合理并有收据支持时才可以扣除。经营比例就是经营公里数除以总公里数。

如果您用的是三个月抽样日志，而不是全年日志，请把它所依据的全年日志也一并带来。什么时候允许抽样、日志必须写明什么，请见 CRA 行车日志指南。

如果没有日志，请告诉会计师，并从现在开始记一份。事后凭记忆写出来的日志是补做的，会计师需要知道档案里的是哪一种。当年购买的汽车，也要放进下面的设备部分。

家庭办公室要交什么？

请交出工作区域的面积、整个住宅的面积，以及这一年的住宅账单。如果该空间同时有个人用途，请再写明每天用于经营的小时数，并说明经营是否只持续了一周或一年中的一部分；CRA 说，要相应减少申报金额。如果这个空间是您的主要营业场所，或者只用于赚取经营收入并且经常在那里会见客户、顾客或患者，CRA 允许申报这项扣除。经营部分采用合理的依据，例如工作区域面积除以住宅总面积。

请带来供暖、电费、住宅保险和清洁用品的账单，以及房产税和房贷利息，或者您的房租。申报额不能超过这些费用之前经营的净收入，也不能造成或增加亏损。CRA 还列出了对自有住宅经营部分申报资本成本折旧扣除，但说如果您扣除了、日后又出售住宅，资本收益和追回的规则适用。如果住宅是您自己的，请告诉会计师，以便在申报任何金额之前先作决定。完整的扣除和限制，请见自雇人士的住宅经营用途扣除。

设备和其他大额购买要交什么？

请为每件物品交出购买发票，并告诉会计师您卖掉了什么。CRA 说，资本财产的成本在购买时不能扣除；您改为申报资本成本折旧扣除。它还说，要保存所买卖财产的记录，显示卖给您财产的人、成本和购买日期。

如果您也个人使用这件物品，只有经营部分才算。CRA 的示例把汽车的折旧扣除按经营公里数除以总公里数拆分。上一年的税表提供期初余额。请见资本成本折旧扣除和年底前购买设备。

GST/HST 和 T4A 这类税单要交什么？

如果您已注册 GST/HST，请交出销售和采购发票、申报表的底稿，以及支持您进项税抵免的供应商发票。CRA 把这些列为要保存的记录，通常保存 六年。如果您不确定自己有没有注册，请说明，因为这会改变工作内容；请见什么时候要注册 GST/HST。

请交出您收到的每一张税单。T4A 税单上，付款方在048 栏申报服务费，在 020 栏申报自雇佣金，不含 GST/HST 或省销售税。所以税单上的金额可能低于您的发票。按 CRA 的行政政策，付款方一般在扣过税，或者一个日历年度内的付款超过 $500 时才开税单，因此小客户可能不寄。CRA 说，您必须申报全部收入，所以不论有没有税单，每一位客户都应在您的记录中。税单与发票不一致的情况，请见营业报表上的服务费税单。

怎样让会计师查看我的 CRA 账户？

授权会计师为您的代表。个人账户：登录“我的账户”（My Account），打开“个人资料”，在授权代表下添加代表（CRA）。企业账户：使用“我的企业账户”（My Business Account）；您需要先有商业号码。

持有代表识别号（RepID）的会计师，也可以在“代表客户”（Represent a Client）里发出请求，您在自己的账户里确认或拒绝。访问级别由您选择：1 级只能查看信息；2 级可以另外进行某些账户变更。如果要线下授权，请签署 AUT-01 表，并在签署后六个月内寄到表上列出的 CRA 税务中心。它允许会计师通过电话、邮件、传真或亲自与 CRA 打交道，但没有线上访问权限。是否需要请人帮忙，请见什么时候需要税务会计师。

示例

这些示例使用加元和整数。

家庭办公室

一位自由撰稿人在 90 m² 的住宅里有一间 15 m² 的房间，全年只用于经营，也是她的主要工作场所。她一年的供暖、电费、保险和房产税共 C$6,000。工作区域占住宅的六分之一，所以在收入限额之前，经营部分约 C$1,000。她带来了面积数据和账单。

汽车

一位承包商这一年开了 15,000 km，其中 12,000 km 用于经营。他在燃料、保险和维修上花了 C$6,000。经营用途占 80%，所以经营部分是 C$4,800。他带来了年初和年末的里程表读数，以及他的行程日志。

存款与发票对不上

一位设计师开了 C$60,000 的发票。她的存款合计 C$50,000，因为一位客户还欠 C$8,000，一个平台扣了 C$2,000 费用。她带来发票清单、平台结算报告和银行账单，好让会计师把三者对上。

您的情况不同？

• 您的记录涵盖好几年，或者什么都没整理： 请见补做逾期账目和用银行账单重建账目。我们可以提供重建账目的协助，以及判断是否必须先补做更早年度的协助。
• 这是第一次有经营之外的人看到您的记录，或者您没有行程日志或住宅面积数据： 请使用 CRA 行车日志指南和住宅经营用途，然后请我们协助决定每项公私混用费用怎么拆分。
• CRA 来函索要您的记录： 请阅读CRA 寄来审查或审计函时怎么办和没有收据的经营费用，并在回复之前寻求协助。
• 以前的税表从未报过： 请见补报未申报的税表，并请我们协助补报缺失的税表。
• 您不想每年都收集这些资料： 请见自己记账还是请记账员，然后寻求记账协助。
• 您还有租金收入或合伙人： 请见租金收入或合伙企业还是公司。请带上单独的租金记录；如果是合伙企业，还要带上它的财务报表和任何 T5013 税单；会计师会判断适用哪些表格。
• 您现在有了公司： 请见独资经营转为公司后的账目，并寻求公司税务协助。
• 您用美元向客户开发票，或者您是美国公民： 请见美元销售和平台结算或美国自雇税还是 CPP：在加拿大的美国人，并寻求跨境税务协助。
• 您住在魁北克： 本文讲的是联邦记录。魁北克自己管理本省的税法，所以居民可能必须另外报一份省税表，而实际在魁北克的企业要向魁北克税务局申报 GST/HST。请见什么时候需要税务会计师。
• 您想知道会计师收费多少： 请见自雇税表的会计师费用。