T2125 記錄：年底該給會計師哪些資料

年底我要給會計師哪些資料，來準備 T2125 表？

要給會計師的，是證明營業在該年度（通常是 1 月 1 日至 12 月 31 日）每一筆收入、支出和未付款項的文件，以及與私人生活共用的費用背後的數據。T2125 表是 CRA 的「營業或專業活動報表」（Statement of Business or Professional Activities），獨資經營者在這張表上申報營業收入和費用。CRA 表示，您依法須保存所有交易的記錄，以支持您申報的收入和費用，自僱人士一般以 12 月 31 日作為年結日。提交稅表時不需要附上這些記錄，但要自己保存，以備 CRA 查閱。

每個項目都齊全、記錄涵蓋全年時，這一年的處理就很簡單。下列情況則不簡單：帳目落後幾個月甚至幾年、沒有行車記錄或住家面積數據、已經收到 CRA 的來函、以前的稅表從未提交，或者這是營業以外的人第一次看到這些記錄。這些情況需要有人判斷缺少了什麼，以及是否要先重建以前的年度，才能處理這份稅表。

什麼都沒有整理過，從哪裡開始？

先從對帳單和付款客戶名單開始，其餘資料找到一樣加一樣。

1. 列出當年營業用過的每個帳戶和信用卡，包括私人帳戶，並為每個帳戶下載全年每個月的對帳單。
2. 列出每位付款給您的客戶和平台。向每一個取得發票清單或撥款報告。
3. 收集您手上的所有收據。對不上用途的收據也不要丟掉。
4. 寫下今天的里程表讀數和日期。如果沒有年初的讀數，就如實說明。
5. 量一量工作空間和整個住家的面積。
6. 交出副本，並附上一份簡短的清單，列明找不到的資料；原件自己保留。

如果營業是在當年開始或結束的，或者以前使用不同的年結日，請告訴會計師。存貨的盤點和估價，請參閱獨資經營者的銷貨成本。

我需要哪些收入記錄：發票、銀行存款、平台撥款報告，還是稅務憑證？

每一筆銷售都要保留原始文件。CRA 表示，收入記錄必須顯示收入的日期、金額和來源，並有銷售發票、收據、銀行存款單、費用結算單和合約等原件作為支持。

光有存款記錄是不夠的。存款可能已扣除平台費用，可能合併了幾張發票，可能只是您自己在帳戶之間轉移的資金，而且看不出尚未收款的發票。最後一點很重要，因為大多數自僱人士必須在賺取收入的期間申報收入，無論何時收到款項。只有農民、漁民和佣金代理人可以選擇在收款時申報。銷售屬於哪一年，請參閱現金收付制還是權責發生制。如果您已登記 GST/HST，銷售額包括您已收取或應收的稅款。請把所收的稅款與您的服務費分開列明，並標出沒有收取稅款的銷售。

屬於 CRA 數位平台規則範圍的平台，會向 CRA 申報付給您的款項，並每年給您一份所申報內容的副本。請連同平台撥款報告一起交給會計師；請參閱數位平台申報指南。

CRA 期望我保存哪些費用記錄？沒有收據怎麼辦？

營業的每一筆採購，都要保留收據或其他單據。CRA 表示，為營業購買任何東西時，務必取得收據或其他單據。收據應顯示日期、賣方的名稱和地址，以及所購物品的說明。存款單的副本、銀行對帳單和已兌現的支票也要保留（營業記錄）。

如果賣方沒有給您收據，CRA 表示，要在您的費用日記帳中寫下賣方的名稱和地址、付款金額、付款日期和交易詳情。電子表格或筆記本都可以作為日記帳。對帳單上的一行只能顯示錢花出去了，不能顯示買了什麼，所以每一行營業支出旁邊都要寫明用途。沒有收據的費用，請參閱沒有收據的營業費用。

兩個常見陷阱：

• 混入了私人信用卡的消費。請把這些對帳單也交出來，並標明哪些行是營業支出。只有營業的部分才可以扣除。
• 餐飲和招待。請交出完整的收據。扣除額一般限於金額的 50%。

每項費用填在哪一行，請參閱自僱費用行次；某項成本是否被接受，請參閱CRA 接受的營業費用。

我的記錄要保存多久？存放在哪裡？

記錄要從所涉及的最後一個稅務年度結束起，保存 六年，存放在您在加拿大的營業地點或住所（CRA）。CRA 列出了下列例外情況：

尚未提交的 GST/HST 申報表的記錄也要保存，即使申報期間已經結束超過 六年（CRA）。

提前銷毀記錄，須使用 T137 表取得 CRA 的書面許可。保存在加拿大境外的電子記錄也須取得許可。請給會計師副本，原件自己保存：保存記錄的責任在您。

手機、網路或用品這類營業和私人都用的費用，怎樣分攤？

只申報營業的部分。CRA 表示，因為私人費用不能扣除，所以您在 T2125 表上只填寫費用中屬於營業的部分。請採用您能說明的合理基準，全年每張帳單都用同樣的方法，保留計算過程；如果使用情況有變，要告訴會計師。

車輛要給會計師哪些資料？

要給會計師的，是總行駛公里數、營業公里數，以及車輛營運費用的收據。CRA 表示，要記錄總公里數和為賺取收入而行駛的公里數，列出每趟營業行程的日期、目的地、事由和距離，並記錄財政期間開始和結束時的里程表讀數。機動車輛費用只有在合理並有收據支持時才可以扣除。營業比例是營業公里數除以總公里數。

如果您用三個月的抽樣記錄，而不是全年的行車記錄，請一併提供它所依據的全年行車記錄。何時可以使用抽樣，以及行車記錄必須顯示什麼，請參閱 CRA 車輛行車記錄指南。

如果沒有行車記錄，要告訴會計師，並從現在開始記錄。事後憑記憶補寫的記錄屬於重建的記錄，會計師需要知道檔案裡的是哪一種。當年購買的車輛，還要列入下面的設備部分。

家庭辦公室要給會計師哪些資料？

要給會計師的，是工作空間的面積、整個住家的面積，以及該年度的家庭帳單。如果這個空間也用於私人用途，還要加上每天用於營業的小時數；如果營業只做了每週或每年的一部分時間，也要說明，因為 CRA 表示須相應減少申報金額。如果該空間是您的主要營業地點，或者您只用它賺取營業收入，並經常在那裡會見客戶、顧客或病人，CRA 允許申報這項扣除。營業的部分採用合理的基準，例如工作空間面積除以住家的總面積。

請帶上暖氣、電費、住宅保險和清潔用品的帳單，以及房產稅和按揭利息，或者您的租金。這項申報不能超過營業在扣除這些費用之前的淨收入，也不能造成或增加虧損。CRA 還列出，自有住家的營業部分可以申報資本成本免稅額（CCA），但表示如果您扣除了這項免稅額，之後出售住家時，會適用資本利得和追回規則。如果住家是您自己的，請告訴會計師，以便在申報任何金額之前先作決定。完整的申報方法及其限制，請參閱自僱人士的家庭營業用途。

設備和其他大額採購要給會計師哪些資料？

每件物品要給購買發票，並告訴會計師您賣出了什麼。CRA 表示，您購買資本財產時不能扣除其成本，而是申報資本成本免稅額。CRA 還表示，要記錄您買賣的財產，顯示賣給您財產的人、成本和購買日期。

如果您也將物品用於私人用途，只有營業的部分才計算在內。CRA 的例子，是用營業公里數除以總公里數來分攤車輛的免稅額。期初餘額來自上一年度的稅表。請參閱資本成本免稅額和年底前購買設備。

GST/HST 和 T4A 這類憑證要給會計師哪些資料？

如果您已登記 GST/HST，請給銷售和採購發票、申報表的底稿，以及支持您進項稅抵免的供應商發票。CRA 把這些列為須保存的記錄，通常保存 六年。如果您不確定自己是否已登記，請說明，因為這會影響工作內容；請參閱何時要登記 GST/HST。

請把收到的每一份憑證都交出來。在 T4A 憑證上，付款人把服務費用填在 048 欄，自僱佣金填在 020 欄，不含 GST/HST 或省銷售稅。所以憑證上的金額可能低於您的發票金額。按照 CRA 的行政政策，付款人一般在已扣稅，或曆年付款超過 $500 時才開具憑證，所以小客戶可能不會寄憑證。CRA 表示，您必須申報全部收入，所以無論有沒有憑證，每位客戶都應列入您的記錄。憑證與發票不符的情況，請參閱營業報表上的服務費用憑證。

怎樣讓會計師查看我的 CRA 帳戶？

授權會計師為代表。個人帳戶方面，請登入 CRA「我的帳戶」（My Account），開啟個人資料，在授權代表項下新增代表（CRA）。業務帳戶方面，請使用 CRA「我的業務帳戶」（My Business Account）；您需要先有企業號碼。

持有代表識別碼（RepID）的會計師，也可以在「代表客戶」（Represent a Client）中發出請求，由您在自己的帳戶中確認或拒絕。存取級別由您決定：第 1 級只能查看資料；第 2 級還可以進行某些帳戶變更。如果採用離線授權，請簽署 AUT-01 表，並在簽署後 6 個月內寄給表上列明的 CRA 稅務中心。這樣會計師可以通過電話、郵寄、傳真或親自辦理與 CRA 的事務，但沒有線上存取權限。是否需要請人幫忙，請參閱什麼時候需要稅務會計師。

舉例

這些例子以加元計，並使用整數。

家庭辦公室

一位自由撰稿人在她 90 m² 的住家中，有一間 15 m² 的房間，全年只用於營業，也是她的主要工作空間。她一年支付 C$6,000 的暖氣、電費、保險和房產稅。工作空間佔住家的六分之一，所以在收入上限之前，營業的部分約為 C$1,000。她把面積數據和帳單交給會計師。

車輛

一位承包人全年開車 15,000 km，其中 12,000 km 是營業用途。他在燃料、保險和維修上花了 C$6,000。營業用途佔 80%，所以營業的部分是 C$4,800。他把年初和年末的里程表讀數，以及行車記錄交給會計師。

與發票不符的存款

一位設計師開出了 C$60,000 的發票。她的存款合計 C$50,000，因為有一位客戶還欠 C$8,000，而平台扣留了 C$2,000 的費用。她把發票清單、平台撥款報告和銀行對帳單一起交給會計師，讓會計師把三者對上。

您的情況不同嗎？

• 您的記錄涉及多個年度，或者什麼都沒有整理：請參閱補做逾期的帳目和根據銀行對帳單重建帳目。可以尋求重建帳目的協助，以及判斷是否要先處理以前年度的協助。
• 這是營業以外的人第一次看到您的記錄，或者您沒有行車記錄或住家面積數據：請參閱 CRA 車輛行車記錄指南和家庭營業用途，然後尋求判斷每項公私共用費用如何分攤的協助。
• CRA 來函要求您提供記錄：請閱讀 CRA 寄來審查函時怎麼辦和沒有收據的營業費用，並在回覆之前尋求協助。
• 以前的稅表從未提交：請參閱補交逾期未提交的稅表，並尋求補交缺漏稅表的協助。
• 您不想每年都收集這些資料：請參閱自己記帳還是請記帳員，然後尋求記帳協助。
• 您還有租金收入或合夥人：請參閱租金收入或合夥企業還是公司。租金記錄要另外準備；合夥企業則要準備其財務報表和任何 T5013 憑證，由會計師確認適用哪些表格。
• 您現在有了公司：請參閱獨資經營改為公司後的帳目，並尋求公司稅務協助。
• 您用美元向客戶開發票，或您是美國公民：請參閱美元銷售和市場平台撥款或在加拿大的美國人：美國自僱稅還是 CPP，並尋求跨境稅務協助。
• 您住在魁北克：本頁涵蓋聯邦的記錄。魁北克自行管理其稅法，所以居民可能須另外提交省稅表，而實際位於魁北克的企業須向 Revenu Québec 提交 GST/HST。請參閱什麼時候需要稅務會計師。
• 您想知道會計師收費多少：請參閱自僱稅表的會計師費用。