QuickBooks 未分类收入与支出：报税前整理

什么是未分类支出和未分类收入？

未分类支出和未分类收入是临时存放的账户，记账软件把无法归类的银行交易放在这里，例如不符合任何规则的银行数据，或没有默认账户的收款对象。账户余额不是税务类别。税表上没有任何一处写着“未分类”。

您的账簿必须能反映总收入、扣除和抵免，并足以证明它们（第 583 号出版物；26 CFR 1.6001-1）。Schedule C 第 V 部分要求按类型和金额列出每一项其他费用（填报说明）。在最新发布的填报说明中，1120 表第 26 行、1120-S 表第 20 行和 1065 表第 21 行，都要求附上一份列明每项扣除的类型和金额的说明（1120；1120-S；1065）。所以每一笔都必须在进入税表之前分好类。

税务摘要或税务报告里缺少的费用，通常仍在未分类账户里，或者从未入账，或者根本不是 Schedule C 的费用。关于缺失费用的一节说明了怎样判断是哪一种。

出现以下情况，就不算简单：

• 余额里有几个月的交易，或金额达到数千美元，而不是几笔小额；
• 账簿用于编制合伙企业或 S 公司的税表；
• 已经根据这些账簿申报过税表；
• 贷款机构或 IRS 要求提供报表；
• 设备、业主取酬或个人开销混在这一堆里。

请先备齐：全年按账户列示的损益表，同一份按月列示的报表，银行和信用卡对账单，收据，以及去年的税表。

不同的软件产品和版本，菜单各不相同，所以本文讲的是税务方面的要求和工作顺序，不提供点击路径。

年末之前，我怎样找出所有未分类交易？

对每个未分类账户，运行整个纳税年度的交易报告，把每一笔重新归入真实账户，并核对每个银行和信用卡账户，确保没有任何交易落在账簿之外。

1. 运行未分类支出和未分类收入的交易明细，范围从纳税年度第一天到最后一天。如果余额从更早的年度就开始了，也要运行那些年度。
2. 把每个银行和信用卡账户核对到年度最后一天。对账可以发现对账单、支票簿和账簿中的错误（第 583 号出版物）。从未进入账簿的银行交易，会以无法解释的差额出现。请看银行数据不等于对账。
3. 依据收据和业务目的，把每一笔重新归入对应税表行次的账户。
4. 只为暂时无法归类的交易另列一份简短清单：日期、收款对象、金额和疑问。按收款对象排序。重复出现的收款对象，可以考虑设一个默认账户。

如果账簿落后了几个月，请先看补做逾期的账簿。

怎样为每一笔选对类别？

对每一笔问三个问题：这是什么，业务上的原因是什么，它对应税表的哪一行。业务费用必须既普通又必要（第 334 号出版物；第 162 条）。证明文件应能显示所付金额，以及这是业务费用（第 583 号出版物）。

独资经营者，或按独资经营者纳税的单一成员 LLC，在 Schedule C 上的常见归属如下：

行次来自最新发布的 Schedule C；请与您报税年度的表格核对。完整对应关系见 Schedule C 的会计科目表。

合伙企业、S 公司或 C 公司适用同样的“普通且必要”标准，但其税表有自己的行次，并有一份其他扣除的说明。请看从账簿到企业税表。

餐费怎么分类？招待费呢？

把业务餐费单独设一个账户，按全额入账。业务餐费一般只有 50% 可以扣除（第 274(n) 款），招待费一般不能扣除，所以账簿中的餐费合计，通常大于 Schedule C 第 24b 行。这个差额不是费用缺失。

对于 2025 年之后支付的款项，为雇主的便利而提供的餐食，以及雇主经营的餐饮场所的食物，一般不可扣除（第 274(o) 款）。请把它们放在单独的账户里。谁符合条件、收据必须显示什么以及例外情形，请看业务餐费扣除。

哪些不是普通费用：设备、业主提款和个人开销？

设备、业主提款、贷款还款和个人开销都不是普通费用，即使钱已经从企业账户付出去了。

一笔付款包含几项内容，例如一张收据上既有物料又有个人物品，要拆分到不同账户，个人部分一般不可扣除（第 334 号出版物）。请看混合用途的费用。

为什么我的税务摘要或税务报告里缺了一些费用？

在根据账簿生成的税务摘要里，费用缺失的原因有：它在未分类账户里；从未进入账簿；被记成了费用以外的东西；是在总账之外计算的；或者它根本不是 Schedule C 的费用。

账簿与税表常常在这类项目上有差异，所以要为每一项差异保留一份清单。请看从账簿到企业税表。

无法确认的项目和个人开销，该怎么处理？

先追查证明文件。无法证明的项目，作为扣除是有风险的：IRS 期望看到的账簿和证明文件，要能显示金额，并说明这是业务费用（第 583 号出版物）。

• 读对账单上完整的收款对象文字，在邮箱和信用卡应用中搜索收据，并向商家索要副本。请看业务费用的收据丢失了。
• 差旅（包括其中的餐费）、礼品和汽车费用，凭大概或估算的金额不可扣除（第 463 号出版物）。
• 如果某一项始终无法确认，就连同日期、收款对象和金额列给报税人员。不要为了清零余额，就随便把它放进某个已命名的行次。

用企业账户支付的个人开销不是业务费用（第 262 条）。在独资经营中，它是业主提款（第 334 号出版物）。合伙企业或公司的正确记法取决于实体类型：请看用企业账户支付的个人开销。

对于未分类收入，要按来源对每笔存款分类。总收入是您从业务中收到的收入，IRS 建议把每笔存款的来源认定为业务收入、个人资金或贷款（第 583 号出版物）。

• 业务收入。 把每笔销售与发票对应起来。同一笔销售被计算两次的情形，请看账簿中的重复收入；一个无法清零的待存款余额，请看待存入资金余额。
• 您自己投入的资金和贷款所得。 不是销售收入。
• 支付处理商的付款。 付款往往已扣除手续费和退款，还可能含有销售税。1099-K 表上的金额，不一定就是应申报为收入的金额（第 334 号出版物）。要拆分每笔付款：销售总额记为收入，手续费记为费用，而对买方征收、须由您代收并上缴的销售税，记入负债账户，因为这类税不是总收入。向您这个卖方征收的销售税则不同：所收金额是总收入，税款是第 23 行的费用（填报说明）。请看核对销售额与平台付款。

怎样防止未分类项目再次出现？

为重复出现的收款对象设置默认账户，修正导致该项目归入此处的银行规则，并每月检查这两个账户。

• 收款对象默认账户。 如果某个收款对象占了大多数分录，就给它设一个默认的费用账户。
• 银行规则。 如果是某条规则把交易放到这里的，就修正这条规则，否则这个账户下个月又会被填满。
• 每月检查。 对账之后，两个未分类账户都应该是空的。IRS 建议每月对账，并把证明文件按年度和类型整理好（第 583 号出版物）。
• 当时就记下用途。 在费用发生时或发生后不久所做的记录，比事后重建的更有价值（第 463 号出版物）。

已经申报的年度，我还能修改分录吗？

修改账簿不会改变已申报的税表，所以在已申报期间内做任何重新归类，请先和会计师商量。锁定的期间，请看报税后的结账日期。

同一年内，在完全可扣除的费用行次之间重新归类，不会改变净利润。税表是否需要更正，取决于所申报的金额是否正确：IRS 列出收入、扣除、抵免或应纳税额的变化，是更正的理由（IRS）。退税申请一般必须在 提交原始报税表后 3 年，或缴税后 2 年，以较晚者为准 内提交（IRS）。该期限适用于退税申请。如果您还欠税，更正税表不会延长税款的原始截止日：利息自该日期起算，直到税款缴清为止（1040-X 表填报说明）。

在收付实现制下，费用一般属于支付当年（第 538 号出版物）。一笔旧分录只是过账错误，还是时间归属问题，可能取决于具体情况。

S 公司要提交更正的 1120-S 表，并附上说明每个更正项目的声明。如果股东的金额有变化，还要提交更正的 Schedule K-1（需要时还有 K-3），并给每位股东一份副本（填报说明）；股东自己的税表一般必须与 K-1 一致（K-1 填报说明）。合伙企业要提交更正的 1065 表；如果适用集中式合伙企业审计制度（这是默认适用的，除非符合条件的合伙企业选择不适用），则提交行政调整申请。该申请必须在税表申报日或其未延期截止日（以较晚者为准）之后的 3 年 内提交（1065 表填报说明；第 6227 条）。C 公司使用 1120-X 表。独资经营者的情形，请看更正税表以纠正业务费用错误。

把账簿交给报税人员之前，我怎样检查合计数？

按顺序做以下检查。每一项能发现不同类型的错误。

1. 两个未分类账户在该纳税年度都显示为零，或者剩下的每一笔都在清单上，旁边写着疑问。
2. 每个银行和信用卡账户在年末都已核对：对账单余额，经未结算项目调整后，等于纳税年度最后一天账簿上的余额。
3. 收入按税表所用的会计方法，与您的销售记录一致（第 538 号出版物）。扣除不是销售的存款，加回支付处理商留下的手续费，再考虑现金销售、退款、处理商代管的余额，以及权责发生制下未付的发票之后，存款就能解释差额。
4. 每一项其他费用都有自己的已命名账户，金额能够解释。
5. 餐费放在单独的账户里，按全额入账；业务里程连同全年总里程一并记录在案（第 463 号出版物）。
6. 业主提款、个人开销和业主本人的所得税付款，都在费用账户之外。合伙企业或 S 公司就自身收入缴纳的州所得税是另一回事：第 2020-75 号通告是宣布将发布法规的 IRS 指引，其中说明实体可以扣除，所以调整之前先问您的报税人员。

请寄出按账户列示的损益表、交易明细、对账单、收据和去年的税表。完整的报税人员清单见记账整理清单和年末结账清单。如果损益表看起来仍然不对，请看损益表看起来不对。

示例

这些示例仅作说明；金额以美元计。

账目混乱的自由职业者

一位申报 Schedule C 的自由职业者，未分类支出里有 US$1,800：软件订阅 US$300，笔记本电脑 US$1,200，客户餐费 US$300。订阅费作为其他费用，归入第 V 部分。笔记本电脑不属于普通费用：视具体情况和所作的选择，它可以在第一年扣除（额外折旧、Section 179 或小额购买安全港），或逐年折旧，详见小额购买是计入费用还是资本化。餐费记入餐费账户，按全额入账；适用 50% 限额后，税表上显示 US$150。

未分类收入里的 US$5,000，拆分为支付处理商的付款 US$4,200 和业主自己投入的资金 US$800，后者不是收入。付款对应 US$4,300 的销售额，已扣除 US$100 的手续费：销售额是总收入，US$100 是费用，不是销售额减少。

有 14 个月交易的 LLC

一家申报 Schedule C 的单一成员 LLC，14 个月里未分类支出累计 US$22,000。第一年为前 8 个月，税表已申报，有 US$13,000。第二年为后 6 个月，尚未结束，有 US$9,000。

分类后，US$4,000 是设备，US$3,000 是业主的个人开销，US$15,000 是普通费用。只有这 US$15,000 填入已命名的费用行次。设备转入资产问题，个人开销转为业主提款。然后每一类再按年度拆分。如果第一年的税表扣除了个人项目，或遗漏了普通费用，请看“已经申报的年度，我还能修改分录吗？”

记录了里程，却没有车辆费用

一位独资经营者记录了 8,000 英里的业务里程，但税务摘要里没有车辆费用。里程日志是一份记录，不是费用分录。如果使用标准里程费率，第 9 行按业务里程乘以该费率，再加停车费和过路费计算。报税人员可以从日志中取得这个数字，而账簿里应有一笔对应的分录或备注，使损益表与税表一致。

您的情况不同？

• 余额里有几个月的交易或数千美元，账簿用于编制合伙企业或 S 公司的税表，已经根据这些账簿申报过税表，或贷款机构或 IRS 要求提供报表：这些情况下，请专业人士审核账簿，通常是值得的。需要准备什么，请看记账协助。
• 账簿落后了几个月，IRS 就该年度来过信，或贷款机构要求提供报表：请看补做逾期的账簿、IRS 寄给企业的通知和银行贷款所需的财务报表。
• 记账员把余额留在未分类里，或您不确定账簿是否曾经核对过：请看检查记账员的工作。
• 个人开销混在账簿里：请看修复企业与个人资金混用。S 公司或合伙企业的所有人，请看 S 公司支付个人开销和保证付款与合伙人提款。
• 设备被记成了费用，或费用被记成了资产：请看小额购买是计入费用还是资本化。
• 收入被重复计算，或存款余额无法清零：请看账簿中的重复收入和待存入资金余额。
• 您从美国境外拥有这家公司，或您与公司之间的资金往来混在这一堆里：请看外国人拥有的美国公司的记账和外国人拥有的 LLC 的交易记录，或跨境税务协助。