S 公司記帳軟體：為 1120-S 表必須具備的功能

IRS 要求 S 公司使用特定軟體嗎？

不要求。IRS 允許企業使用任何能清楚顯示收入和支出的記帳系統，除少數情況外，並不要求特定種類的記錄，所以沒有指定軟體，也沒有固定的科目清單。不過，電腦化系統仍須產生清晰可讀、並與帳目和稅表核對一致的記錄，企業還須保存該系統的說明、內部控制和自己的會計科目表。

S 公司的稅表要求的不只是一份損益表。1120-S 表要求把高級職員薪酬與其他工資分開，並按股東列出分配和貸款；除非公司小到可以免填，還要在 Schedule L（稅表上的資產負債表頁）列出與帳目一致的資產負債表，請參閱 Schedule L 資產負債表。出現下列情況，記帳設定就不單純了：

• 所有者在公司工作，卻從未上過工資單；
• 工資在一個服務裡運行，帳目在另一個工具裡，兩者從不對接；
• 分配被記成費用，或工資、分配和貸款共用一個所有者提款帳戶；
• 公司在年度中途更換了工具；
• 資產負債表與上一份稅表對不上。

遇到這些情況，換軟體並不能修復過去的月份。要先更正帳目，這是會計工作，不是設定問題，請見最後的「您的情況不一樣？」。

在報稅員開口要之前，先準備好：

• 選擇文件：2553 表和 IRS 的任何回覆（遲交了，或沒有收到回覆？請參閱 S 公司選擇的遲交寬免）
• 每個發薪日的工資報告
• 全年的銀行和信用卡對帳單
• 公司與股東之間的貸款票據
• 健康保險對帳單（如果公司為所有者支付保費）
• 股份記錄，顯示每位股東的持股和年度內的任何變動
• 最近一份已提交的稅表

1120-S 表要求帳目顯示哪些內容？

科目名稱屬於記帳習慣，因為 IRS 沒有規定。下表每一行都是稅表或工資申報要求的內容，所以記帳設定必須能夠產出。

存放這些項目的科目，請見 S 公司記帳。

在公司工作的所有者，工資要怎麼處理？

為 S 公司提供不只是微不足道的服務的高級職員（公司職銜，如董事長或財務主管）是雇員，所得報酬是工資，即使這位高級職員同時是股東也一樣（IRS）。因此，記帳設定必須讓所有者通過工資系統發薪：預扣所得稅和雇員應負擔的社會安全稅和醫療保險稅，加上公司負擔的部分，繳存稅款並申報。不提供服務或只提供微不足道服務、且無權領取報酬的高級職員，不是雇員。

公司必須先為所有者的服務支付合理薪金，才能進行非工資性質的分配，IRS 可以把分配重新定性為工資。多少算合理，請參閱 S 公司所有者薪金。

資料來源：Publication 15和 IRS 的 S 公司申報清單。聯邦稅款存款以電子資金轉帳進行，工資服務或其他第三方可代公司繳存。本頁只涵蓋聯邦表格；大多數雇主還要繳納州失業稅（Publication 15），州工資帳戶不在本頁範圍內。

記帳設定還必須保存 Publication 15 列出的雇傭稅記錄：工資發放日期和金額、每位雇員的資料和 W-4 表、稅款存款日期和金額及 EFTPS 確認號碼、已提交的稅表及確認號碼，以及附加福利記錄。這些記錄至少要保存 四年。

如果從未為所有者設定發薪，請參閱 S 公司從未發薪。想不透過服務商自己發薪，請參閱自己處理工資。

分配記在哪裡，又怎麼按股東分別追蹤？

分配會減少權益，絕不是費用。每位股東保留一份記錄，寫明日期、金額，以及是現金還是財產。稅表在 Schedule K 第 16d 行報告總額，每位股東自己的金額則以代碼 D 填在該股東的 K-1 上。

S 公司只能有單一股份類別，法規認為，當所有股份在分配和清算所得上享有相同權利時，即屬單一類別。因此，分配通常按持股比例分給各股東。如果分配比例與持股比例不同，影響取決於公司的治理文件，而分配權利不同的股份可能終止 S 公司選擇；請參閱 S 公司的不按比例分配。

股份易手時，全年每一天都分得每個項目的相等部分，再由當天發行在外的股份分攤。這項規則分攤的是收入、損失、扣除和抵免項目；分配則報告給實際收到的股東。記帳設定，或配套的股份記錄，需要記載股數及其變動日期。

有兩項選擇可以改變這個預設規則。當某位股東的全部權益在年度內終止時，公司和每位受影響的股東可以選擇把該年度視為兩個年度，在當天結束時劃分（第 1377(a)(2) 條；法規第 1.1377-1(b) 條）。大額出售、贖回或發行股票（合資格處置）時，如果該年度的每位股東都同意，也可以作類似的選擇（法規第 1.1368-1(g)(2) 條）。每項選擇都不可撤銷，須以股東同意聲明的方式，附在按時提交的 1120-S 表原件或更正稅表上（填表說明）。每項選擇也會把分配的稅務影響一分為二，所以帳目必須顯示到劃分日為止的結果。

分錄、財產分配，以及從累計盈餘和利潤中支付的股息，請見記錄 S 公司分配。每位股東負責保存用來計算股票基礎的記錄；請參閱 S 公司股東基礎。

為股東雇員支付的健康保險，記帳設定要怎麼處理？

公司為持股超過 2% 的所有者支付的健康保險，視為工資：公司可以扣除，並在該所有者 W-2 表的 1 欄中申報（IRS）。如果保費是根據涵蓋全體雇員或某一類雇員的計劃支付，則無須繳納社會安全稅、醫療保險稅或聯邦失業稅，因此不計入 W-2 表的 3 欄和 5 欄。如果所有者是唯一的雇員，IRS 該頁並未說明這種安排是否算這類計劃，所以在設定工資項目之前，請先與報稅員確認。1120-S 表填表說明還要求把保費（包括所有者配偶、受撫養人和 27 歲以下子女的保費）作為資訊項目填在 14 欄，在 2026 年的 W-2 表上是 14a 欄（W-2 填表說明）。

所有者的判斷標準是：在稅務年度的任何一天持有的股票或投票權超過 2%，並適用第 318 條的歸屬規則。因此記帳設定需要：

• 一個工資項目，能在不實際支付現金的情況下，把保費加入所有者的應稅工資；
• 一種標記哪些雇員通過持股測試的方法；
• 一個費用科目，對這些所有者歸入第 7 行或第 8 行，或 1125-E 表。

為這些所有者支付的其他附加福利也一樣，例如團體定期人壽保險：填表說明要求把它們列入第 7 行或第 8 行以及 W-2 表的 1 欄，所以工資項目應能加入其中任何一項。

陷阱在於從公司帳戶支付保費，卻從不把它加入 W-2 表。IRS 表示，所有者個人能否扣除，取決於公司最終是否支付保費並將其作為 W-2 表工資申報，另外還有其他條件。扣除規則請參閱 S 公司和合夥企業所有者的健康保險。

所有者與公司之間的貸款，怎樣才能和分配分開？

每筆貸款都要有自己的負債或資產記錄，絕不能記入分配科目。股東借給公司的款項是負債，公司借給股東的款項是資產。償還貸款不是分配：稅表在 Schedule K 第 16e 行單獨報告還款，在 K-1 上則用代碼 E。

記帳設定必須能為每位股東產出一個餘額。Schedule L 第 19 行一般應與 K-1 項目 I 中的金額核對一致（公司直接欠股東的債務），其中不包括股東共同借款或擔保的債務（填表說明）。

每張書面票據各保留一份記錄；沒有票據的貸款，則按日期記錄借出和還款，因為 7203 表上股東的債務基礎就是根據這些記錄計算的（填表說明）。

名稱不決定處理方式。IRS 列出了一些法院案例，其中稱為貸款或分配的付款被視為工資，股東的轉款被視為出資而不是貸款。請參閱 S 公司的股東貸款，債務基礎則請見 S 公司股東基礎。

記帳設定在年底應產出哪些報告？

記帳設定應產出以下六份全年報告。依賴每一份之前，都要先要求產出看看。

在審查中，IRS 可以要求提供會計軟體的備份檔。只為某一年重建的檔案無法滿足這項要求，所以記帳設定應能匯出完整、未經改動的備份。

工資可以在獨立的服務裡運行嗎？它的報告又怎麼和帳目對上？

可以。IRS 沒有規定單一系統（Publication 583），所以工資可以在獨立的服務裡運行。但責任仍在公司：把工資外包的雇主一般仍須對稅表、存款和稅款負責，即使服務商沒有繳款也一樣；經認證的專業雇主組織是例外。所有者也可能要個人承擔責任：責任人（例如高級職員）故意不繳納預扣的稅款，須繳納相當於 全部未繳的預扣所得稅及雇員社會安全稅和醫療保險稅 的罰款（第 6672 條）。IRS 一般有 3 年 的時間評定，從工資年度之後的 4 月 15 日 起算，如果實際提交日期更晚，則從提交日期起算；請參閱信託基金追繳罰款。帳目仍必須顯示每一筆工資金額。

Publication 15 指出，全年 941 表上的社會安全稅和醫療保險稅應約為 W-3 表上金額的兩倍，因為 941 表同時報告雇主和雇員的部分，而 W-3 表只報告雇員的部分。出現差異須有正當理由，公司應保存其對帳記錄。其中一個正當理由是額外醫療保險稅，這項稅只由雇員負擔：超過起徵門檻的工資，會使 941 表的醫療保險稅金額少於 W-3 表金額的兩倍。

銀行帳戶裡單獨一筆「工資」扣款，無法和上述任何一行對上。每個發薪日都要按分錄入帳或匯入；請參閱工資分錄。年度中途想更換服務商，請參閱更換工資服務商。

更便宜的入門方案夠用嗎？

IRS 不要求特定的產品或方案，所以價格或方案名稱說明不了什麼。一個方案值得考慮，只有在您實際會使用的版本中，能夠產出上表的每一行並通過下面的測試。使用者人數上限、工資附加功能和期間鎖定，要看方案本身，不要看品牌。IRS 規則之外的實務檢查：工資按發薪日入帳；貸款和分配按股東分開記在不同科目；報稅員有自己的登入帳號；已結的期間會鎖定；完整的總帳和報告可以匯出。通過檢查，也不代表帳目就是對的。轉移帳目之前，先在試用副本中測試。

如果更換軟體，舊檔案仍然重要：Publication 583 要求保存所有機器可讀的記錄以及電腦化系統的說明。請參閱取消會計軟體時要保存的記錄和會計師支持的低價軟體。

首次報 1120-S 表之前，我該怎麼測試記帳設定是否可靠？

在試用副本中跑一個真實的發薪日和一個月的其他業務，然後檢查下列核對關係。每一項都應該不靠手動調整就能成立。

1. 為所有者輸入一個真實的發薪日。工資總額等於工資報告，預扣稅款和雇主稅款記在負債科目，淨工資等於銀行扣款。
2. 記錄稅款存款。負債按存款金額減少，並保存確認號碼。
3. 給每位股東記錄一筆分配。每筆金額進入該股東的權益，絕不碰損益表。
4. 記錄一筆股東貸款和一筆還款。貸款餘額按股東顯示，還款不會減少分配科目。
5. 加入所有者的健康保費。它們出現在所有者 W-2 表 1 欄的工資中。
6. 結帳該月。資產負債表平衡，而且期初權益加淨收入加出資減分配，等於期末權益。
7. 一個季度後，把工資合計與已提交的 941 表比較。年度結束後，把各季 941 表與 W-3 表比較。
8. 匯出資產負債表、總帳和工資報告，並在軟體之外打開來看。

記帳設定有問題時，有哪些警訊？

以下每一項通常都意味著，在報稅員開始做稅表之前，帳目需要先檢查。如果有兩項或以上符合，或者稅表或工資表格已經按這種方式提交，請見下面的「您的情況不一樣？」。

舉例

以下舉例僅供說明，金額以美元計。

個人顧問

一家 S 公司有 US$150,000 的收入和一位股東，這位股東同時是公司的高級職員並負責實際工作。公司通過工資系統每年向所有者發放 US$60,000，並有 W-2 表、941 表和稅款存款。薪金和公司負擔的工資稅是費用。所有者另外領取 US$40,000 的分配，記入權益，絕不記入損益表。記帳設定在第 7 行顯示 US$60,000，在 Schedule K 第 16d 行顯示 US$40,000。收入低於需要填 1125-E 表的水平，所以不需要這份表格。薪酬金額僅作說明；合理薪酬取決於所做的工作。

兩位股東

兩位股東分別持有 70% 和 30% 的股份，公司支付 US$100,000 的分配。假設所有股份享有相同權利（單一股份類別），應按每位股東一筆分錄，分別記為 US$70,000 和 US$30,000。如果記帳設定只有一個所有者提款帳戶，就只會顯示 US$100,000，無法產出任何一份 K-1 的金額。

家庭健康保費

唯一的股東同時是高級職員，通過公司支付了 US$12,000 的家庭健康保費。工資系統把這 US$12,000 加入所有者 W-2 表 1 欄的工資，作為資訊項目填在 14a 欄，並且這筆金額計入第 7 行的高級職員薪酬。如果保費只放在保險費用科目裡，W-2 表就會漏掉它們。

您的情況不一樣？

• 您選擇了 S 公司身份，但記帳設定是分散的：工資在一個工具，帳目在另一個工具，分配被記成費用，或根本沒有為您自己發薪。保留哪個工具、怎麼重編過去的月份，以及報稅員在報 1120-S 表之前需要什麼，要由 S 公司稅務協助與記帳協助一起決定。
• 您是剛選擇 S 公司身份的 LLC：帳目是否要另開新檔案，請參閱 S 公司選擇後的帳目。
• 您從未為自己發薪，或過去的 W-2 表或 941 表漏掉了您的工資或健康保費：請參閱 S 公司從未發薪。重編帳目和更正已提交的表格（W-2c 表、941-X 表），是記帳協助與 S 公司稅務協助要一起處理的工作。
• 您的帳目落後、公司帳戶付了個人開支，或 Schedule L 對不上：請參閱 S 公司補做帳目、S 公司支付個人開支和 Schedule L 資產負債表。要跨月或跨年追蹤錯誤，屬於記帳協助的對帳工作，須在報 1120-S 表之前完成。
• 您的工資服務商沒有繳存稅款，或 IRS 發來了通知：請參閱工資服務商沒有繳您的稅款。
• 您想知道該發多少薪金：請參閱 S 公司所有者薪金。
• 您擁有一家 S 公司和其他公司：請參閱多家公司的帳目。
• 您正在比較兩個雲端會計平台，或已經超出入門軟體的承載：請參閱平台比較和超出入門軟體的承載。
• 您用試算表記帳：請參閱用試算表記帳。
• 您想知道 S 公司的會計費用是多少：請參閱 S 公司會計費用。