قائمة تنظيف الدفاتر قبل إقرارك الضريبي

ماذا يجب أن تُظهر دفاتري قبل أن أسلّمها إلى معدّ إقراراتي؟

يجب أن تُظهر الدفاتر إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، وأن يرجع كل قيد إلى سجل (المنشور 583). ويصلح أي نظام ما دام يُظهر الدخل والمصروفات بوضوح. وفي الشراكة أو الشركة، يجب أيضًا أن تتفق الميزانية العمومية في الإقرار (Schedule L)، حيث تكون مطلوبة، مع الدفاتر (تعليمات النموذج 1065 والنموذج ⁦1120-S⁩ والنموذج 1120).

اتبع القائمة بهذا الترتيب. كل خطوة تجعل التي بعدها ممكنة.

تكون الحالة غير بسيطة عندما:

• لا تتطابق سنة مقدَّمة بالفعل. اعرف السبب قبل تغيير أي شيء؛ فقد يتأثر الإقرار المقدَّم.
• في شراكة أو شركة S حسابات رأس مال أو قروض لم يتتبعها أحد. يجب أن تتفق الميزانية العمومية في الإقرار مع الدفاتر؛ وترفق الشراكة بيانًا لأي فرق، ويجب أن تتطابق قروض مساهمي شركة S مع نماذج ⁦K-1⁩.
• مال المالك مختلط بمعاملات أشهر من النشاط. يجب فرز كل معاملة قبل أن يمكن استخدام الدفاتر.
• أشهر لم يُدخَل فيها شيء، أو سنوات متأخرة. يجب إدخال الأشهر الناقصة قبل أن تنطبق هذه القائمة؛ راجع استكمال الدفاتر المتأخرة.
• موعد الإقرار قريب. يبقى وقت قليل لإيجاد الفروق وإصلاحها.
• المالك أو الشركة الأم خارج الولايات المتحدة. قد يجب على شركة أمريكية مملوكة لأجانب أن تبلّغ عن معاملاتها مع مالكها الأجنبي (النموذج 5472)، لذا يجب أن تكتمل قائمة تحويلات المالك.

اجمع أولًا: كشف كل حساب مصرفي وبطاقة وقرض، وإقرار السنة الماضية المقدَّم، وكل نموذج 1099 استلمته، وقائمة بالمال الذي انتقل بين النشاط ومالكيه.

هل يتطابق كل حساب مصرفي وبطاقة مع كشفه في نهاية السنة؟

سوِّ كل حساب مصرفي وبطاقة مع كشفه حتى آخر يوم في الفترة. ويجب أن يتفق رصيد الدفاتر مع الكشف بعد أن تُدرج ما لم يُصرف بعد. يقول المنشور 583 أن تفصل الحساب التجاري عن الشخصي وأن تسوّيه كل شهر. وتجري تسوية الحسابات هكذا:

1. قارن كل إيداع ودفعة في الكشف مع الدفاتر، ودوّن كل فرق.
2. اذكر ما هو في الدفاتر ولم يظهر في الكشف بعد، مثل الشيكات المعلّقة والإيداعات في الطريق.
3. أدخل ما هو في الكشف وليس في الدفاتر، مثل الرسوم المصرفية.
4. تأكد من أن رصيد الكشف بعد التعديل يساوي رصيد الدفاتر بعد التعديل. وإن لم يتساويا فهناك خطأ ما زال قائمًا.

أجرِ الاختبار نفسه على كل حساب وبطاقة، بما فيها الحسابات قليلة الاستخدام والمغلقة. وتخضع أرصدة البطاقات الائتمانية والقروض للاختبار نفسه مقابل كشوفها. والبنك المربوط ليس تسوية للحسابات؛ راجع لماذا الربط المصرفي ليس تسوية للحسابات.

الحساب المتطابق يثبت أن رصيد النقد صحيح، ولا يثبت أن التصنيفات صحيحة.

بنود الربط المصرفي: هل أستبعد المعاملات غير المطابقة والمكررة أم أحذفها؟

استبعد النسخة المكررة أو البند الذي لا ينتمي إلى هذه الدفاتر بدل حذفه. هذا لما لا يزال في انتظار الربط؛ أما ما أُضيف إلى الدفاتر فيُصحَّح داخل الدفاتر. في QuickBooks Online، لا يُعاد جلب البند المستبعد، أما المحذوف فيُنزَّل من البنك مرة أخرى (وثائق Intuit). ولا يوجد مصدر رسمي يشرح سلوك الربط المصرفي، وقد تختلف البرامج الأخرى، فتحقق من مساعدتها قبل الاعتماد على هذا.

صنّف كل بند غير مطابق في الربط ضمن إحدى ثلاث مجموعات:

• حقيقي وغير مسجَّل بعد في الدفاتر: سجّله مع فئة.
• مسجَّل في الدفاتر أصلًا بقيد يدوي أو بدفعة فاتورة أو بتحويل في حساب آخر: طابِقه مع ذلك القيد.
• ليس لهذه الدفاتر، أو نسخة من بند آخر: استبعده.

استبعد فقط ما لا ينتمي حقًا. فاستبعاد إيداع حقيقي يترك الدفاتر أقل من الكشف، وتظهر الفجوة عند التسوية التالية.

كيف أجد الدخل والمصروفات المكررة وأزيلها؟

ابحث عن النسخة الثانية بالمبلغ والتاريخ، ثم أزل التي لا ترتبط بسجل مصرفي أو مستند. يظهر التكرار في رصيد دفاتر أعلى أو أقل من الكشف، أو في دخل أكبر من الإيداعات.

مصادر شائعة:

• فاتورة مسجَّلة مدفوعة، مع إدخال الإيداع نفسه مرة أخرى كدخل.
• ملف البنك نفسه جلبه الربط المصرفي ثم رُفع مرة أخرى.
• البطاقة نفسها مربوطة مرتين.
• دفعة بطاقة سُجلت مصروفًا، مع قيود البطاقة نفسها.
• تحويل بين حساباتك سُجل دخلًا في أحدهما ومصروفًا في الآخر. وهو ليس دخلًا ولا مصروفًا.

للعثور عليها، اجمع الإيداعات في الكشوف وقارنها بالدخل المسجَّل زائد الإيداعات التي ليست دخلًا. ثم رتّب بحسب المبلغ وابحث عن الرقم نفسه في تواريخ متقاربة. وقد تساوي فجوة التسوية تكرارًا واحدًا. يقول المنشور 583 أن السجلات يجب أن تحدد مصدر المتحصلات حتى يمكن فصل مال النشاط عن غيره، والمال الخاضع للضريبة عن غير الخاضع. وإذا كان تاريخ النسخة المكررة في سنة مقدَّمة بالفعل، فأخبر معدّ الإقرارات قبل أن تزيلها.

للمبيعات المضاعفة، راجع الدخل المكرر في دفاترك. وللإيداعات التي لا تطابق تقرير المبيعات، راجع تسوية المبيعات والدفعات. ولدفعات البطاقة المحتسبة مرتين، راجع مدفوعات البطاقة الائتمانية في الدفاتر.

هل تطابق أرصدتي الافتتاحية إقرار السنة الماضية المقدَّم؟

يجب أن تتطابق. فالأرصدة الافتتاحية لهذه السنة هي الأرصدة الختامية للسنة الماضية، ويمكن للشراكة أو الشركة مقارنتها سطرًا بسطر مع الميزانية العمومية في الإقرار المقدَّم.

يجوز للكيان الصغير تخطي Schedule L إذا أجاب بنعم عن سؤال الحجم في إقراره (في Schedule B للنموذجين 1065 و⁦1120-S⁩، وفي Schedule K للنموذج 1120)، ويجوز للشراكة الصغيرة أيضًا تخطي Schedule M-2 والبند L في كل Schedule K-1 (النموذج 1065). وفي هذه الحالة قارِن مع الدفاتر الختامية للسنة الماضية وكشوف نهاية السنة بدلًا من ذلك. وتظل الدفاتر بحاجة إلى التطابق مع إقفال السنة الماضية.

وللمقارنة، ضع الميزانية العمومية لنهاية السنة الماضية بجانب الميزانية الافتتاحية لهذه السنة، وسجّل كل سطر يختلف. وسبب شائع هو قيد مؤرخ في السنة المغلقة عُدّل بعد إعداد الإقرار. وقد تكون الميزانية المقدَّمة للشراكة على الأساس الضريبي، ويُبلغ البند L عن رأس المال على الأساس الضريبي، لذا اطلب البيان الذي يشرح أي فرق مقصود قبل أن تفترض أن الدفاتر خاطئة.

لا تسدّ الفجوة بقيد في هذه السنة قبل أن تعرف سببها. راجع رصيد افتتاحي تغيّر في فترة مغلقة والأرباح المحتجزة التي لا تطابق الإقرار وقفل سنة مقدَّمة.

كيف أتعامل مع الإنفاق الشخصي وتحويلات المالك في حساب النشاط؟

السحوبات والمساهمات وقروض المالك تُسجَّل في حسابات المالك، ولا تُسجَّل أبدًا في الدخل أو المصروفات. أما الأجور والدفعات المضمونة فمنفصلة، ويصنّفها معدّ الإقرارات. يعدّ المنشور 334 النفقات الشخصية والمعيشية والعائلية نفقات لا يجوز خصمها، ويقول أن تفصل الجزء الشخصي من المصروف المختلط. كما يصف حساب سحب منفصلًا لدخل النشاط المسحوب للاستخدام الشخصي.

يقترح المنشور 583 أن تضع على كل إيداع علامة: دخل نشاط، أو مال شخصي، أو قرض، وألا تكتب شيكات لنفسك إلا للسحوبات الشخصية. والمال المقترض عبر قرض حقيقي ليس دخلًا.

أعدّ قائمة واحدة بكل تحويل بين النشاط ومالكيه خلال السنة: التاريخ والمبلغ والحساب والغرض. وأخرج الإنفاق الشخصي من المصروفات وضعه في حساب المالك. واسم الحساب لا يحدد التسمية الضريبية؛ فمعدّ الإقرارات يصنّف التحويلات وفي نظره السنة كاملة.

أشهر الأموال المختلطة تجدها في إصلاح اختلاط الأموال. وأجر الشركاء في الدفعات المضمونة وسحوبات الشركاء. وتحويلات مالك شركة S في استكمال دفاتر شركة S المتأخرة والنفقات الشخصية التي تدفعها شركة S. وللشركة C، راجع نفقات المالك التي تدفعها شركة C.

كيف أصفّي البنود غير المصنفة والحسابات المعلّقة قبل أن أرسل أي شيء؟

أعطِ كل معاملة فئة تصل إلى سطر في الإقرار، أو ملاحظة مكتوبة تقول ما هو المجهول. ولا تترك شيئًا في دخل غير مصنف أو مصروف غير مصنف أو حساب عام معلّق.

1. اذكر كل معاملة في تلك الحسابات.
2. صنّف كلًّا منها: دخل، أو مصروف نشاط، أو مال مالك، أو تحويل بين حساباتك، أو دفعة قرض أو بطاقة، أو شراء معدات.
3. إذا لم يكن لبند سجل، فتحقق من كشف البنك أو البطاقة. يستطيع الكشف إثبات الدفع، لكن إثبات الدفع وحده لا يثبت الخصم؛ فاحتفظ بالفاتورة أو الإيصال أيضًا.
4. إذا لم تستطع تحديد بند، فدوّن التاريخ والمبلغ والجهة في ملاحظة لمعدّ الإقرارات. ولا تخمّن فئة.

الطريقة الكاملة في المصروفات غير المصنفة قبل موسم الضرائب. وللإيصالات المفقودة، راجع الإيصالات المفقودة للمصروفات التجارية.

هل يتطابق دخلي مع النموذجين ⁦1099-K⁩ و⁦1099-NEC⁩؟

اجمع كل نموذج بحسب الدافع أو المنصة، وقارنه بالدخل المسجَّل من ذلك المصدر، وفسّر كل فرق في ملاحظة. يقول IRS أن تستخدم النموذج ⁦1099-K⁩ مع سجلاتك الأخرى، وأن تُبلغ عن كل الدخل سواء وصل نموذج أم لم يصل. يمكن أن تُظهر الدفاتر أكثر من النماذج؛ أما الدفاتر التي تُظهر أقل فتحتاج إلى سبب يمكنك توثيقه.

يرسل معالج بطاقات الدفع النموذج ⁦1099-K⁩ عن مدفوعات البطاقات مهما كان المبلغ. أما تطبيق الدفع أو سوق البيع عبر الإنترنت فيجب أن يرسل نموذجًا عندما تتجاوز المدفوعات عن السلع أو الخدمات 20,000 دولار في أكثر من 200 معاملة، وقد يرسل نموذجًا عن أقل من ذلك. ولا يجب أن يظهر في النموذج ⁦1099-K⁩ المال الوارد من الأسرة والأصدقاء كهدية أو كسداد لمصروف شخصي (IRS). ويذكر المنشور 583 النموذجين ⁦1099-MISC⁩ و⁦1099-NEC⁩ ضمن المستندات التي تدعم إجمالي الإيرادات.

تأتي الفروق عادةً من الرسوم أو المبالغ المردودة أو ضريبة المبيعات المحصَّلة أو التوقيت أو المدفوعات الشخصية أو التكرار أو أخطاء في النموذج. وضريبة المبيعات المحصَّلة للولاية ليست دخلًا حين تُفرض الضريبة على المشتري، لكنها جزء من إجمالي الإيرادات حين تُفرض عليك أنت بصفتك البائع (المنشور 334). ويشمل التوقيت الفواتير غير المدفوعة في نهاية السنة حين تكون الدفاتر على أساس الاستحقاق المحاسبي والإقرار على الأساس النقدي (المنشور 583؛ راجع دفاتر الاستحقاق وإقرار على الأساس النقدي). وإذا كان النموذجان ⁦1099-NEC⁩ و⁦1099-K⁩ قد يبلّغان عن الدفعة نفسها، فاحسبها مرة واحدة: راجع الدخل نفسه في نموذجين ضريبيين.

الدخل الذي لا يطابق تقرير المبيعات في تسوية المبيعات والدفعات. ومطابقة الدخل مع النماذج في الدفاتر المتأخرة في استكمال الدفاتر المتأخرة.

أي القروض والبطاقات الائتمانية والمعدات تُدرج في الميزانية العمومية؟

المال المستحق وما يملكه النشاط يُدرجان في الميزانية العمومية، لا في قائمة الأرباح والخسائر. وتُظهر الميزانية العمومية الأصول والالتزامات وحقوق ملكية المالك في تاريخ معيّن (المنشور 583).

• القروض: يطابق الرصيد كشف المقرض في نهاية السنة. والمال المقترض ليس دخلًا، وفوائد دين النشاط هي التكلفة التي تصل إلى المصروفات (المنشور 334). راجع تسجيل قرض تجاري.
• البطاقات الائتمانية: يطابق الرصيد كشف البطاقة. ودفع فاتورة البطاقة ينقل المال من البنك إلى البطاقة؛ وليس مصروفًا ثانيًا. راجع مدفوعات البطاقة الائتمانية في الدفاتر.
• المعدات: الممتلكات التي تستخدمها في النشاط ويُتوقع أن تدوم أكثر من سنة لا يجوز عمومًا خصمها كاملة في سنة شرائها؛ بل تُوزَّع تكلفتها على أكثر من سنة ضريبية بوصفها إهلاكًا (المنشور 334). ويمكن لخصم المادة 179 (المنشور 583) والإهلاك الإضافي واختيار الملاذ الآمن للبنود الصغيرة أن تسمح بخصم أكبر في السنة الأولى؛ ولا ينطبق الملاذ الآمن إلا على المبالغ المخصومة في الدفاتر (المنشور 334). احتفظ بتاريخ الاقتناء والسعر والتحسينات وأي خصم بموجب المادة 179 والإهلاك المأخوذ (المنشور 583).

نبّه معدّ الإقرارات إلى أي معدات سُجلت كمصروف إصلاح أو مستلزمات، وإلى أي مشتريات غائبة عن قائمة الأصول. وقبل نقل مشتريات صغيرة إلى الميزانية العمومية، اسأل هل يُستخدم اختيار الملاذ الآمن: راجع تسجيل المشتريات الصغيرة مصروفًا أو رسملتها. وجدول الأصول المفقود في إعادة بناء جدول الإهلاك.

ماذا أرسل إلى معدّ الإقرارات بعد أن تصبح الدفاتر نظيفة؟

أرسل الدفاتر النظيفة والسجلات التي تقف خلفها، مع ملاحظة بأي شيء لم يُحسم.

التقارير التي يسحبها معدّ الإقرارات في من الدفاتر إلى الإقرار الضريبي للنشاط. وما يُقفَل بعد 31 ديسمبر في قائمة إقفال نهاية السنة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ وكل المبالغ بالدولار الأمريكي.

مصمم مستقل لا يتطابق حسابه الجاري

تُظهر الدفاتر ⁦US$18,400⁩ في الحساب الجاري، ويُظهر كشف 31 ديسمبر ⁦US$17,950⁩. لا توجد شيكات معلّقة ولا إيداعات في الطريق. والفجوة ⁦US$450⁩ هي إيداع واحد من معالج الدفع أدخله الربط المصرفي مرتين. وبإزالة القيد الزائد يبقى إيداع واحد وتصبح الدفاتر ⁦US$17,950⁩. استبعد أي نسخة ما زالت في انتظار الربط، حتى لا تعود.

شركة LLC من عضوين رصيدها النقدي الافتتاحي غير صحيح

شركة LLC من عضوين تُحاسَب ضريبيًا كشراكة تبدأ السنة بنقد قدره ⁦US$31,000⁩ في دفاترها. وأظهرت Schedule L المقدَّمة للسنة الماضية نقدًا قدره ⁦US$26,500⁩ في نهاية السنة. وقد يأتي الفرق ⁦US$4,500⁩ من قيد مؤرخ في السنة المغلقة عُدّل بعد إعداد الإقرار. ويبدأ الحل بمعرفة السبب، لا بتعديل النقد في هذه السنة. وإذا كان السبب تغييرًا لم يطّلع عليه معدّ الإقرارات، فقد يحتاج الإقرار المقدَّم إلى نظرة ثانية؛ وهذا قرار معدّ الإقرارات.

شركة S دفعت إيجار مالكها

دفعت شركة S ⁦US$6,000⁩ من إيجار المالك الشخصي ببطاقة النشاط وسجلتها مصروف إيجار. وينتقل مبلغ ⁦US$6,000⁩ إلى حساب المالك إلى أن يقرر معدّ الإقرارات، والسنة كاملة أمامه، هل هو أجر أم توزيع أرباح أم قرض مساهم. فإذا كان توزيعًا أو قرضًا، فإن إخراجه من مصروف الإيجار يخفّض المصروفات بمقدار ⁦US$6,000⁩ ويرفع ربح الدفاتر بالمقدار نفسه. وإذا كان أجرًا معقولًا مقابل خدمات، فيبقى مصروفًا بصفة أجور، مع التبليغ عن الرواتب، ولا يتغير الربح.

هل وضعك مختلف؟

• رصيد لا يتطابق مع سنة مقدَّمة، أو لا تعرف هل تنظّف الدفاتر أم تعيد بناءها أم تبدأ ملفًا جديدًا: راجع رصيد افتتاحي تغيّر في فترة مغلقة والأرباح المحتجزة التي لا تطابق الإقرار والتنظيف أم البدء من جديد وتكلفة استكمال الدفاتر المتأخرة، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• أشهر لم يُدخَل فيها شيء، أو موعد الإقرار قريب: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• مال المالك مختلط بمعاملات أشهر: راجع إصلاح اختلاط الأموال واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• في شراكة أو شركة S حسابات رأس مال أو قروض مساهمين لم يتتبعها أحد: راجع استكمال دفاتر شركة S المتأخرة والدفعات المضمونة وسحوبات الشركاء، واحصل على مساعدة مسك الدفاتر.
• المالك يقيم في الخارج، أو شركة أجنبية تملك النشاط، أو حساب مفتوح في الخارج: راجع مسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجانب وسجلات LLC مملوكة لأجانب وFBAR لحسابات الشركة في الخارج، واحصل على مساعدة ضريبية عابرة للحدود.
• الإيداعات لا تطابق تقارير مبيعاتك: راجع تسوية المبيعات والدفعات.