غير المصنف في QuickBooks: صحّح المصروفات والإيرادات قبل الضرائب

ما «Uncategorized Expense» و«Uncategorized Income»؟

«Uncategorized Expense» و«Uncategorized Income» حسابان مؤقتان يضع فيهما برنامج المحاسبة أي سطر بنكي لا يعرف أين يضعه، كسطر في الموجز لا تنطبق عليه أي قاعدة، أو جهة دفع ليس لها حساب افتراضي. ورصيدهما ليس فئة ضريبية. فلا يوجد في أي إقرار سطر اسمه «غير مصنف».

يجب أن تُظهر دفاترك إجمالي الدخل والخصومات والائتمانات، وأن تكفي لإثباتها (المنشور 583؛ ⁦26 CFR 1.6001-1⁩). ويطلب الجزء V من Schedule C كل مصروف آخر بنوعه ومبلغه (التعليمات). وفي أحدث التعليمات المنشورة، يطلب السطر 26 من النموذج 1120 والسطر 20 من النموذج ⁦1120-S⁩ والسطر 21 من النموذج 1065 بيانًا يسرد كل خصم بنوعه ومبلغه (1120؛ ⁦1120-S⁩؛ 1065). لذلك يجب تصنيف كل بند قبل أن يصل إلى الإقرار.

التكلفة الغائبة عن الملخص الضريبي أو التقرير الضريبي تكون عادةً ما تزال في حساب غير مصنف، أو لم تصل إلى الدفاتر، أو ليست مصروفًا في Schedule C. ويبيّن القسم الخاص بالتكاليف الغائبة كيف تعرف أيّ الحالات هي.

تكون الحالة غير بسيطة إذا:

• كان الرصيد يضم بنود أشهر عدة أو آلاف الدولارات، لا بضعة بنود صغيرة؛
• كانت الدفاتر تغذي إقرار شراكة أو شركة S؛
• كان إقرار قد قُدّم بالفعل من هذه الدفاتر؛
• طلب مُقرض أو IRS كشوفًا؛
• كانت معدات أو أجور مالك أو نفقات شخصية بين الركام.

اجمع أولًا: قائمة أرباح وخسائر حسب الحساب عن السنة، والتقرير نفسه حسب الشهر، وكشوف البنك والبطاقات، والإيصالات، وإقرار السنة الماضية.

تختلف القوائم باختلاف المنتج والإصدار، لذلك يقدم هذا الدليل الجانب الضريبي وترتيب العمل، لا مسارات النقر.

كيف أجد كل معاملة غير مصنفة قبل نهاية السنة؟

شغّل تقرير المعاملات لكل حساب غير مصنف عن السنة الضريبية كاملة، وأعد ترميز كل بند إلى حسابه الحقيقي، وسوِّ كل حساب مصرفي وحساب بطاقة حتى لا يبقى شيء خارج الدفاتر.

1. شغّل تفاصيل المعاملات لـ «Uncategorized Expense» و«Uncategorized Income»، من أول يوم في السنة الضريبية إلى آخر يوم فيها. وإذا بدأ الرصيد قبل ذلك فشغّل التقرير عن تلك السنوات أيضًا.
2. سوِّ كل حساب مصرفي وحساب بطاقة ائتمان حتى آخر يوم في السنة. فالتسوية تكشف الأخطاء في كشف الحساب ودفتر الشيكات والدفاتر (المنشور 583). والسطر البنكي الذي لم يصل إلى الدفاتر يظهر فرقًا لا تستطيع تفسيره. راجع موجزات البنك ليست تسوية.
3. أعد ترميز كل بند إلى الحساب الذي يغذي سطره في الإقرار، مستعينًا بالإيصال والغرض التجاري.
4. احتفظ بقائمة قصيرة لما لا تستطيع تحديده بعد فقط: التاريخ والجهة والمبلغ والسؤال. رتّبها حسب الجهة. والجهة المتكررة مرشحة لحساب افتراضي.

إذا كانت الدفاتر متأخرة أشهرًا، فابدأ بـ استكمال الدفاتر المتأخرة.

كيف أختار الفئة الصحيحة لكل بند؟

اطرح ثلاثة أسئلة على كل بند: ما هو، وما السبب التجاري، وأي سطر في الإقرار يغذي. يجب أن يكون مصروف النشاط عاديًا وضروريًا معًا (المنشور 334؛ المادة 162). وينبغي أن يُظهر المستند الداعم المبلغ المدفوع وأنه كان لمصروف تجاري (المنشور 583).

بالنسبة لصاحب منشأة فردية أو LLC بعضو واحد تُعامل بوصفها كذلك، فإن الأسطر الشائعة في Schedule C هي:

أرقام الأسطر مأخوذة من أحدث Schedule C منشور؛ فقارنها بالنموذج الخاص بالسنة التي تقدّم عنها. والمطابقة الكاملة في دليل حسابات Schedule C.

تطبّق الشراكة أو شركة S أو شركة C اختبار العادي والضروري نفسه، لكن لإقرارها أسطرها الخاصة وبيانًا للخصومات الأخرى. راجع من الدفاتر إلى إقرار النشاط.

كيف أصنّف الوجبات، وماذا عن الترفيه؟

ضع وجبات العمل في حساب مستقل بتكلفتها الكاملة. فالمخصوم من وجبة العمل عادةً هو ⁦50%⁩ فقط (المادة ⁦274(n)⁩)، والترفيه لا يُخصم عادةً، لذلك يكون إجمالي الوجبات في دفاترك أكبر عادةً من السطر 24b في Schedule C. وهذا الفرق ليس تكلفة غائبة.

وعن المبالغ المدفوعة بعد 2025، فإن الوجبات المقدمة لمصلحة صاحب العمل والطعام في منشأة طعام يديرها صاحب العمل لا تُخصم عادةً (المادة ⁦274(o)⁩). احتفظ بها في حساب منفصل. ومن يستوفي الشروط وما يجب أن يبيّنه الإيصال والاستثناءات في خصم وجبات العمل.

ما الذي ليس مصروفًا عاديًا: المعدات وسحوبات المالك والنفقات الشخصية؟

المعدات وسحوبات المالك وسداد القروض والنفقات الشخصية ليست مصروفات عادية، وإن خرج المال من حساب النشاط.

الدفعة التي تغطي عدة أشياء، كمستلزمات وبند شخصي في إيصال واحد، تُقسَّم على الحسابات، والجزء الشخصي لا يُخصم عادةً (المنشور 334). راجع المصروفات المختلطة.

لماذا تغيب بعض التكاليف عن ملخصي الضريبي أو تقريري الضريبي؟

تغيب التكلفة عن ملخص ضريبي مبني على الدفاتر لأنها في حساب غير مصنف، أو لم تصل إلى الدفاتر، أو سُجلت بغير صفة المصروف، أو تُحسب خارج دفتر الأستاذ، أو ليست مصروفًا في Schedule C أصلًا.

كثيرًا ما تختلف الدفاتر عن الإقرار في بنود كهذه، فاحتفظ بقائمة بكل فرق. راجع من الدفاتر إلى إقرار النشاط.

ماذا أفعل بالبنود التي لا أستطيع تحديدها وبالنفقات الشخصية؟

ابحث عن المستند الداعم أولًا. فالبند الذي لا تستطيع إثباته معرّض للرفض بوصفه خصمًا: إذ تتوقع IRS دفاترَ ومستندات داعمة تُظهر المبلغ وأنه مصروف تجاري (المنشور 583).

• اقرأ نص الجهة الكامل في الكشف، وابحث في بريدك وتطبيق البطاقة عن إيصال، واطلب نسخة من المورّد. راجع الإيصالات المفقودة لمصروفات النشاط.
• وفي السفر (ومنه وجباته) وتكاليف الهدايا والسيارة، لا تُخصم المبالغ التي تقرّبها أو تقدّرها (المنشور 463).
• إذا بقي بند مجهولًا، فأدرجه في قائمة لمعدّ الإقرارات مع التاريخ والجهة والمبلغ. ولا تضعه في سطر مسمّى لمجرد تفريغ الرصيد.

النفقات الشخصية المدفوعة من حساب النشاط ليست مصروفًا تجاريًا (المادة 262). وفي المنشأة الفردية هي سحب للمالك (المنشور 334). وفي الشراكة أو الشركة يتوقف القيد الصحيح على الكيان: راجع النفقات الشخصية المدفوعة من حساب النشاط.

وفي «Uncategorized Income»، صنّف كل إيداع حسب مصدره. إجمالي الإيرادات هو الدخل الذي تتلقاه من النشاط، وتقترح IRS تحديد مصدر كل إيداع: دخل نشاط أو أموال شخصية أو قرض (المنشور 583).

• دخل النشاط. طابق كل بيع مع فاتورة. والبيع المحتسب مرتين في الدخل المكرر في الدفاتر، والرصيد المحتجز للإيداعات الذي لا يُفرَّغ في رصيد Undeposited Funds.
• المال الذي وضعته بنفسك ومتحصلات القروض. ليست مبيعات.
• مدفوعات جهات معالجة المدفوعات. كثيرًا ما تكون الدفعة صافيةً من الرسوم والمبالغ المستردة وقد تتضمن ضريبة مبيعات. وقد لا يكون مبلغ النموذج ⁦1099-K⁩ هو المبلغ الواجب الإبلاغ عنه دخلًا (المنشور 334). قسّم كل دفعة: إجمالي المبيعات إلى الدخل، والرسوم إلى المصروفات، وأي ضريبة مبيعات مفروضة على المشتري يجب أن تحصّلها وتسدّدها إلى حساب التزام، لأن هذه الضريبة ليست من إجمالي الإيرادات. أما ضريبة المبيعات المفروضة عليك بصفتك البائع فمختلفة: المبلغ المحصَّل من إجمالي الإيرادات والضريبة مصروف في السطر 23 (التعليمات). راجع تسوية المبيعات والمدفوعات.

كيف أمنع عودة البنود غير المصنفة؟

امنح الجهات المتكررة حسابًا افتراضيًا، وأصلح قاعدة البنك وراء البند، وراجع الحسابين كل شهر.

• حساب افتراضي للجهة. إذا كانت جهة واحدة تمثل معظم القيود، فامنحها حساب مصروف افتراضيًا.
• قاعدة البنك. إذا كانت قاعدة هي التي وضعت البند هناك، فأصلح القاعدة وإلا عاد الحساب يمتلئ في الشهر التالي.
• المراجعة الشهرية. بعد التسوية ينبغي أن يكون الحسابان غير المصنفين فارغين. وتقول IRS إن عليك التسوية كل شهر وتنظيم المستندات الداعمة حسب السنة والنوع (المنشور 583).
• دوّن الغرض وقت حدوثه. السجل المحفوظ وقت المصروف أو قريبًا منه أعلى قيمة من سجل يُعاد بناؤه لاحقًا (المنشور 463).

هل أستطيع تغيير القيود في سنة قُدّم إقرارها بالفعل؟

تعديل الدفاتر لا يغيّر إقرارًا قُدّم، لذلك اتفق مع محاسبك أولًا على أي إعادة ترميز في فترة مقدَّمة. والفترة المقفلة مشروحة في تاريخ الإقفال بعد تقديم الضرائب.

إعادة الترميز بين بنود مصروفات قابلة للخصم بالكامل في السنة نفسها لا تغيّر صافي الربح. وهل يلزم تعديل الإقرار؟ ذلك يتوقف على صحة المبالغ التي أبلغ عنها: فتذكر IRS تغيّر الدخل أو الخصومات أو الائتمانات أو الالتزام الضريبي سببًا للتعديل (IRS). ويجب عادةً تقديم طلب الاسترداد خلال 3 سنوات بعد تقديم الإقرار الأصلي أو سنتين ⁦(2)⁩ بعد دفع الضريبة، أيهما أبعد (IRS). وهذه المدة تنطبق على طلبات الاسترداد. وإذا كنت مدينًا بضريبة إضافية، فإن التعديل لا يمدّ موعد استحقاق الضريبة الأصلي: تسري الفوائد من ذلك التاريخ حتى تُسدَّد الضريبة (تعليمات النموذج ⁦1040-X⁩).

في الأساس النقدي، تنتمي المصروفات عادةً إلى السنة التي تدفعها فيها (المنشور 538). وهل القيد القديم خطأ ترحيل بسيط أم مسألة توقيت؟ قد يتوقف ذلك على الوقائع.

تقدّم شركة S النموذج ⁦1120-S⁩ معدَّلًا مع بيان يحدد كل بند معدَّل. وإذا تغيرت مبالغ المساهمين فإنها تقدّم أيضًا Schedules K-1 معدَّلة (و⁦K-3⁩ حيث يلزم) وتعطي كل مساهم نسخة (التعليمات)؛ ويجب عادةً أن يطابق إقرار المساهم نفسه ⁦K-1⁩ (تعليمات ⁦K-1⁩). وتقدّم الشراكة النموذج 1065 معدَّلًا، أو طلب تعديل إداري إذا انطبق نظام تدقيق الشراكات المركزي، وهو الأصل ما لم تختر شراكة مؤهلة الخروج منه. ويجب تقديم الطلب خلال 3 سنوات من الأحدث بين تاريخ تقديم الإقرار وموعد استحقاقه دون تمديد (تعليمات النموذج 1065؛ المادة 6227). وتستخدم شركة C النموذج ⁦1120-X⁩. وحالة صاحب المنشأة الفردية في تعديل إقرار بسبب أخطاء في مصروفات النشاط.

كيف أراجع المجاميع قبل أن أسلّم الدفاتر لمعدّ الإقرارات؟

أجرِ هذه الفحوص بالترتيب. كل منها يلتقط نوعًا مختلفًا من الأخطاء.

1. يظهر الحسابان غير المصنفين صفرًا للسنة الضريبية، أو يكون كل بند متبقٍ في قائمة بجانبه سؤال.
2. يُسوّى كل حساب مصرفي وحساب بطاقة ائتمان عند نهاية السنة: رصيد الكشف، معدَّلًا بالبنود التي لم تُصرف بعد، يساوي رصيد الدفاتر في آخر يوم من السنة الضريبية.
3. يتطابق الدخل مع سجلات مبيعاتك بحسب الطريقة المحاسبية للإقرار (المنشور 538). وتفسّر الإيداعات الفرق بعد أن تستبعد الإيداعات التي ليست مبيعات، وتضيف الرسوم التي احتفظت بها جهة معالجة المدفوعات، وتراعي المبيعات النقدية والمبالغ المستردة والأرصدة التي تحتجزها الجهة، وفي أساس الاستحقاق الفواتير غير المدفوعة.
4. كل مصروف آخر له حساب مسمّى خاص به ومبلغ تستطيع تفسيره.
5. الوجبات في حسابها الخاص بتكلفتها الكاملة، وأميال النشاط مسجلة مع إجمالي أميال السنة (المنشور 463).
6. سحوبات المالك والنفقات الشخصية ومدفوعات ضريبة دخل المالك الخاصة خارج حسابات المصروفات. أما ضريبة الدخل في الولاية التي تدفعها شراكة أو شركة S عن دخلها فحالة مختلفة: يقول الإشعار ⁦2020-75⁩، وهو توجيه من IRS يعلن لوائح قادمة، إن الكيان يستطيع خصمها، فاسأل معدّ الإقرارات قبل نقلها.

أرسل قائمة الأرباح والخسائر حسب الحساب وتفاصيل المعاملات والكشوف والإيصالات وإقرار السنة الماضية. والقائمة الكاملة لمعدّ الإقرارات في قائمة فحص تنظيف الدفاتر وقائمة فحص إقفال نهاية السنة. وإذا بقيت قائمة الأرباح والخسائر تبدو خاطئة، فراجع قائمة الأرباح والخسائر تبدو خاطئة.

مثال

هذه الأمثلة توضيحية؛ والمبالغ بالدولار الأمريكي.

مستقل لديه ركام مختلط

مستقل يقدّم Schedule C لديه 1,800 دولار في «Uncategorized Expense»: 300 دولار اشتراكات برمجيات، و1,200 دولار حاسوب محمول، و300 دولار وجبات عملاء. تذهب الاشتراكات إلى الجزء V مصروفاتٍ أخرى. ويخرج الحاسوب من قائمة المصروفات العادية: بحسب الوقائع وأي اختيارات، يُخصم في السنة الأولى (الإهلاك الإضافي أو المادة 179 أو الملاذ الآمن للمشتريات الصغيرة) أو يُهلَك على مدى الزمن، كما في مصروف أم رسملة للمشتريات الصغيرة. وتذهب الوجبات إلى حساب وجبات بتكلفتها الكاملة؛ ومع حد الـ ⁦50%⁩ يُظهر الإقرار 150 دولارًا.

و5,000 دولار في «Uncategorized Income» تنقسم إلى 4,200 دولار مدفوعات من جهة معالجة المدفوعات و800 دولار من مال المالك الذي وضعه بنفسه، وهو ليس دخلًا. وتغطي المدفوعات مبيعات قدرها 4,300 دولار بعد 100 دولار رسوم: المبيعات إجمالي إيرادات، والـ 100 دولار مصروف لا بيع أقل.

LLC فيها بنود 14 شهرًا

LLC بعضو واحد تقدّم Schedule C لديها 22,000 دولار في «Uncategorized Expense» على مدى 14 شهرًا. السنة الأولى، أي أول 8 أشهر وقد قُدّم إقرارها، تضم 13,000 دولار. والسنة الثانية، أي آخر 6 أشهر وهي ما زالت مفتوحة، تضم 9,000 دولار.

بعد التصنيف: 4,000 دولار معدات، و3,000 دولار نفقات شخصية للمالك، و15,000 دولار تكاليف عادية. والـ 15,000 دولار وحدها تذهب إلى أسطر مصروفات مسمّاة. وتذهب المعدات إلى سؤال الأصول والنفقات الشخصية إلى سحب المالك. ثم يُقسَّم كل مجموع حسب السنة. وإذا كان إقرار السنة الأولى قد خصم بنودًا شخصية أو أغفل تكاليف عادية، فراجع «هل أستطيع تغيير القيود في سنة قُدّم إقرارها بالفعل؟»

أميال مسجلة بلا تكلفة مركبة

سجّل صاحب منشأة فردية 8,000 ميل عمل، لكن الملخص الضريبي لا يُظهر أي تكلفة مركبة. السجل وثيقة، وليس قيد مصروف. وإذا استُخدم معدل الأميال القياسي، فيُحسب السطر 9 بأميال العمل مضروبة في ذلك المعدل، مضافًا إليها مواقف السيارات والرسوم. ويستطيع معدّ الإقرارات أخذ ذلك الرقم من السجل، وينبغي أن تحمل الدفاتر قيدًا مطابقًا أو ملاحظة ليتطابق ربحها وخسارتها مع الإقرار.

وضعك مختلف؟

• الرصيد يبلغ بنود أشهر أو آلاف الدولارات، أو الدفاتر تغذي إقرار شراكة أو شركة S، أو قُدّم إقرار من هذه الدفاتر، أو طلب مُقرض أو IRS كشوفًا: هذه هي الحالات التي تستحق عادةً مراجعة مهنية للدفاتر. راجع مساعدة مسك الدفاتر لمعرفة ما تُعدّه.
• الدفاتر متأخرة أشهرًا، أو كتبت IRS عن السنة، أو يريد مُقرض كشوفًا: راجع استكمال الدفاتر المتأخرة وإشعار من IRS إلى نشاطك والقوائم المالية لقرض مصرفي.
• ترك مسؤول مسك الدفاتر الأرصدة غير مصنفة، أو لست متأكدًا أن الدفاتر سُوّيت يومًا: راجع مراجعة عمل مسؤول مسك الدفاتر.
• النفقات الشخصية مختلطة بالدفاتر: راجع إصلاح اختلاط أموال النشاط بالأموال الشخصية. ولمالك شركة S أو شراكة، راجع شركة S تدفع نفقات شخصية والدفعات المضمونة مقابل سحوبات الشركاء.
• سُجلت المعدات مصروفًا، أو سُجل مصروف أصلًا: راجع مصروف أم رسملة للمشتريات الصغيرة.
• الدخل محتسب مرتين، أو رصيد إيداع لا يُفرَّغ: راجع الدخل المكرر في الدفاتر ورصيد Undeposited Funds.
• تملك الشركة من خارج الولايات المتحدة، أو أن مالًا بينك وبين الشركة بين الركام: راجع مسك الدفاتر لشركة أمريكية مملوكة لأجنبي وسجلات معاملات الـ LLC المملوكة لأجنبي، أو مساعدة الضرائب العابرة للحدود.