नई CCPC की बहीखाता: शेयर पूँजी और पहले साल की शुरुआत

नई CCPC को अपनी बही कैसे रखनी चाहिए?

नई कंपनी को रिकॉर्ड और खाता बही ऐसे रूप में रखनी होती हैं जिससे उसका कर निकाला जा सके (Income Tax Act, धारा 230)। संघीय Canada Business Corporations Act (CBCA) के तहत निगमित कंपनी को पर्याप्त लेखा रिकॉर्ड भी रखने होते हैं। कंपनी अपने स्वामी से अलग व्यक्ति है, इसलिए उसकी बही में उसका अपना पैसा, शेयर और ऋण स्वामी के पैसे से अलग दिखने चाहिए।

यह पृष्ठ शेयर और कंपनी के रिकॉर्ड के नियमों के लिए CBCA का हवाला देता है। प्रांतीय business corporations act के तहत निगमित कंपनी इन बातों के लिए उस प्रांत के कानून का पालन करती है। यहाँ बताए गए कर नियम हर कनाडाई-नियंत्रित निजी कंपनी (CCPC) पर लागू होते हैं।

इनमें से कुछ भी सच हो तो मामला सरल नहीं है:

• बही बनने से पहले पैसा चल चुका है: निजी कार्ड से कंपनी के खर्च चुकाए गए, या ग्राहकों ने निजी खाते में भुगतान किया।
• शेयर जारी हुए दर्ज हैं, लेकिन किसी ने उनका भुगतान नहीं किया।
• कोई नहीं बता सकता कि स्वामी की जमा रकम शेयर पूँजी थी या ऋण, या शेयरधारक का शेष कितना है।
• व्यवसाय निगमन की तारीख से पहले से चल रहा था।
• कंपनी क्यूबेक या Alberta में काम करती है, या उसका कोई स्वामी या कंपनी अमेरिका में है।
• कोई अनिवासी स्वामी या विदेशी निवेशक कंपनी को नियंत्रित कर सकता है, जिससे उसका CCPC दर्जा खत्म हो सकता है।

बही को हाथ लगाने से पहले ये जुटा लें:

• निगमन प्रमाणपत्र और articles
• शेयर जारी करने वाला निदेशकों का प्रस्ताव, और उनके भुगतान का प्रमाण
• निगमन की तारीख से अब तक का हर बैंक और कार्ड विवरण
• उन खर्चों की रसीदें जो स्वामी ने निजी तौर पर चुकाए
• स्वामी और कंपनी के बीच कोई भी लिखित ऋण समझौता

अगर पैसा पहले ही चल चुका है, तो बही को हाथ लगाने से पहले आखिरी खंड देखें।

एकल-प्रविष्टि या दोहरी-प्रविष्टि: निगमित व्यवसाय को कौन-सी चाहिए?

न Income Tax Act और न CBCA किसी पद्धति का नाम लेता है, लेकिन T2 के लिए तुलन पत्र चाहिए, और दोहरी-प्रविष्टि वाली बही प्रविष्टियाँ करते-करते वह बना देती है। Income Tax Act ऐसे रूप में रिकॉर्ड माँगता है जिससे कर तय हो सके, और CRA का रिकॉर्ड रखने का पृष्ठ किसी बहीखाता पद्धति का नाम नहीं लेता।

व्यावहारिक कसौटी T2 तय करता है। T2 में GIFI कोड (रिटर्न के लिए CRA के मानक खाता नंबर) के साथ वित्तीय विवरण की जानकारी देनी होती है: तुलन पत्र, आय विवरण और अतिरिक्त प्रश्न (CRA की GIFI मार्गदर्शिका)। तुलन पत्र में शेयर पूँजी, शेयरधारक शेष और बैंक शेष होते हैं, जो सिर्फ़ आय और खर्च की सूची में दर्ज नहीं होते। दोहरी-प्रविष्टि को व्यावहारिक विकल्प मानना एक निष्कर्ष है, CRA का नियम नहीं। सॉफ़्टवेयर चुनने के लिए देखें अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर कैसे चुनें।

जारी किए गए शेयर और शेयर पूँजी कैसे दर्ज करूँ?

संघीय कंपनी शेयर तभी जारी करती है जब उसकी कीमत पैसे, संपत्ति या पिछली सेवाओं के रूप में पूरी चुका दी गई हो (CBCA धारा 25)। वह शेयरों की हर class और series के लिए अलग घोषित पूँजी खाता (stated capital account, यानी शेयरधारकों ने कितना लगाया इसका कानूनी रिकॉर्ड) रखती है और उनके बदले मिली पूरी रकम उसमें जोड़ती है (CBCA धारा 26)। संबंधित व्यक्तियों के साथ कुछ लेन-देन इसके बजाय उपधारा 26(3) के तहत आते हैं। जब स्वामी शेयरों के बदले संपत्ति कंपनी में डालता है, तो धारा 85 का संयुक्त चुनाव उस पर स्वामी का कर टाल सकता है; यह हस्तांतरण वर्ष के लिए दोनों पक्षों की सबसे जल्दी आयकर रिटर्न फ़ाइलिंग की अंतिम तिथि तक देय है (उपधारा 85(6))। दोनों बातें एकल स्वामित्व को निगमित करने के बाद की बही में हैं।

क्रम से:

1. निदेशक शेयर जारी करने का प्रस्ताव पारित करते हैं। प्रस्ताव कार्यवृत्त पुस्तिका में जाता है, यानी कंपनी की वह फ़ाइल जिसमें प्रस्ताव और शेयर रिकॉर्ड रहते हैं (Corporations Canada)।
2. शेयरधारक पूरा भुगतान करता है।
3. बही उस भुगतान को उस class की शेयर पूँजी के रूप में दर्ज करती है, और प्रतिभूति रजिस्टर दिखाता है कि शेयर किसके पास हैं।

शेयर पाने वाले व्यक्ति का, या उससे स्वतंत्र पक्ष न होने वाले किसी व्यक्ति का, वचन-पत्र या भुगतान का वादा संपत्ति नहीं माना जाता (उपधारा 25(5))। ऐसे वादे से "चुकाए गए" शेयर धारा 25 की शर्त पूरी नहीं करते। जो निदेशक पैसे के अलावा किसी चीज़ के बदले शेयर जारी करने के पक्ष में वोट देते हैं, वे प्रस्ताव की तारीख को उसके उचित धन-मूल्य से जो कमी रहे, उसके लिए कंपनी के प्रति संयुक्त रूप से ज़िम्मेदार होते हैं, जब तक कि उन्हें पता न रहा हो और उचित रूप से पता न हो सकता था; कार्रवाई प्रस्ताव के दो साल के भीतर शुरू होनी चाहिए (उपधाराएँ 118(1), (6) और (7))।

मैंने जो पैसा लगाया, वह शेयर पूँजी है या शेयरधारक ऋण?

पैसा शेयर पूँजी तभी है जब कंपनी ने उसके बदले शेयर जारी किए हों। जो पैसा कंपनी को लौटाना है, वह शेयरधारक ऋण है, जिसे शेयरधारक को देय रकम के रूप में दर्ज किया जाता है।

चुनने की कोई समय-सीमा किसी स्रोत में तय नहीं है। लेकिन शेयर पूँजी के लिए भुगतान के बाद शेयर जारी होना ज़रूरी है, और ऋण के लिए ज़रूरी है कि पैसा आने के दिन से कंपनी उसे लौटाने की देनदार हो। बही तब आसानी से साबित होती है जब चुनाव उसी दिन दर्ज हो जिस दिन पैसा चला: शेयरों के लिए प्रस्ताव, ऋण के लिए छोटा लिखित नोट। तुलन पत्र पढ़ने वाला ऋणदाता या खरीदार देख लेता है कि दोनों में से कौन-सा है।

मैं जो पैसा निकालता हूँ उसे कैसे दर्ज करूँ, और वह कर योग्य शेयरधारक ऋण कब बनता है?

स्वामी जो पैसा निकालता है, वह वेतन, लाभांश, स्वामी के दिए ऋण की वापसी, स्वामी के चुकाए कंपनी के खर्च की प्रतिपूर्ति, या स्वामी पर कंपनी की देनदारी हो सकती है। बिना नाम की निकासी ऋण है या नहीं, यह तथ्यों पर निर्भर करता है, जिनमें यह भी है कि क्या लौटाने की उम्मीद है। जहाँ उम्मीद नहीं है, वहाँ वह शेयरधारक को दिया गया लाभ हो सकता है, जिसे उपधारा 15(1) शेयरधारक की आय में जोड़ती है। बही में पैसा चलते समय ही दर्ज होना चाहिए कि वह इनमें से क्या है।

शेयरधारक को, या शेयरधारक से जुड़े व्यक्ति (जैसे रिश्तेदार) को दिया गया ऋण, या ऐसे व्यक्ति की देनदारी, उस वर्ष की उस व्यक्ति की आय में जोड़ी जाती है जिसमें वह मिला (Income Tax Act, उपधारा 15(2))। कनाडा में निवासी कंपनी, जो उधार लेती है, इस नियम से बाहर है। रकम तब नहीं जोड़ी जाती जब उसे जिस कर वर्ष में ऋण दिया गया, उस कंपनी के कर वर्ष के अंत के एक साल बाद के भीतर चुका दिया जाए, और चुकौती कई ऋणों या अन्य लेन-देन और चुकौतियों की श्रृंखला का हिस्सा न हो (उपधारा 15(2.6); CRA का प्रकाशित मत, कानून नहीं, Folio S3-F1-C1 में है)।

अपवाद, कम ब्याज वाले ऋण पर माना गया ब्याज, और कर लगे ऋण की चुकौती पर क्या होता है, यह कर योग्य शेयरधारक ऋण में है।

हर प्रविष्टि के दो पक्ष होते हैं। डेबिट संपत्ति या खर्च बढ़ाता है और देनदारी या इक्विटी घटाता है; क्रेडिट इसका उलटा करता है।

जो नकद वेतन, लाभांश या प्रतिपूर्ति नहीं है, वह उस रकम को चुका सकता है जो कंपनी पर स्वामी की देनदारी है, उस शेष तक; अधिक रकम पर एक साल का नियम लागू होता है। हर भुगतान का सार तय करता है, प्रविष्टि नहीं, और समायोजन तभी गिना जाता है जब वह कानूनी रूप से ऋण चुकता करे (CRA Folio S3-F1-C1, पैराग्राफ़ 1.14 और 1.82)। हर शेयरधारक के लिए एक खाता रखें, जिसमें स्वामी को देय और स्वामी से देय रकमें अलग लाइनों में हों, ताकि कुल शेष कोई ऋण न छिपाए। वर्षांत पर हर लाइन का बैंक विवरण से मिलान करें। पूरा खाता शेयरधारक ऋण खाता में है। वेतन और लाभांश वेतन या लाभांश में हैं।

कंपनी को पहले दिन से कौन-सा बैंक खाता और रिकॉर्ड इस्तेमाल करने चाहिए?

रिकॉर्ड तब सबसे आसानी से साबित होते हैं जब कंपनी अपने नाम के बैंक खाते से कमाती और खर्च करती है। किसी स्रोत में अलग कंपनी खाता ज़रूरी नहीं बताया गया है, लेकिन कानून ऐसे रिकॉर्ड माँगता है जिनसे CRA कंपनी का कर निकाल सके, और निजी खाते से गुज़रे कंपनी के पैसे को कंपनी के अपने रिकॉर्ड से दिखाना कठिन होता है।

हर प्रविष्टि के पीछे का प्रमाण रखें: चालान, रसीदें, बैंक और कार्ड विवरण, और प्रविष्टि समझने के लिए ज़रूरी कोई भी अनुबंध। धारा 230 के तहत रिकॉर्ड जाँचने के लिए ज़रूरी हर खाता और वाउचर रखना होता है।

जब निजी खाता या कार्ड कंपनी का खर्च चुकाता है, तो कंपनी खरीद को खर्च के रूप में दर्ज करती है, या उपकरण और अन्य पूँजीगत खर्च के लिए संपत्ति के रूप में, और वह रकम स्वामी को देय होती है (Income Tax Act, पैराग्राफ़ 18(1)(b) पूँजीगत खर्च की कटौती रोकता है)। जब कंपनी का खाता निजी खर्च चुकाता है, तो वह व्यावसायिक खर्च नहीं है; उसे शेयरधारक खाते में दर्ज किया जाता है, या वेतन या लाभांश के रूप में, अगर वही वह था। कोई भी भुगतान कंपनी का राजस्व नहीं है। देखें निजी तौर पर चुकाए गए खर्च। CRA खाते, बिज़नेस नंबर और GST/HST पंजीकरण निगमित करने के बाद में हैं। हर नए व्यवसाय के सामान्य कदम बही शुरू करना में हैं।

खाते कैसे सेट करूँ कि T2 आसानी से बन जाए?

शुरू से हर खाते को GIFI कोड दें। T2 में Schedule 100 (तुलन पत्र), Schedule 125 (आय विवरण) और Schedule 141 (अतिरिक्त जानकारी) होते हैं। पहले रिटर्न में नई कंपनी दो तुलन पत्र भरती है: Schedule 101 पर शुरुआती और Schedule 100 पर अंतिम (CRA की GIFI मार्गदर्शिका)। निगमन के बाद के पहले रिटर्न में Schedule 24, निगमन, विलय या सहायक कंपनी के मूल कंपनी में समेटे जाने के बाद पहली बार फ़ाइल करने वाली कंपनी भी होता है।

हर शेयरधारक को देय और उससे देय रकमें अलग खातों में रखें, ताकि वे इन लाइनों में पहुँचें।

Schedule 50 में हर वह शेयरधारक दर्ज होता है जिसके पास कंपनी के सामान्य या वरीयता शेयरों का 10% या ज़्यादा हो (CRA Schedule 50)। इसलिए कंपनी के शेयर स्वामित्व के रिकॉर्ड में दिखना चाहिए कि हर class का कितना हिस्सा किसके पास है। पूरे खातों की सूची GIFI के लिए खातों की सूची में है, और विवरण खुद वर्षांत वित्तीय विवरण में।

पहला T2 कब देय है, और कर कब देय है?

T2 कर वर्ष के अंत के छह महीने बाद देय है (CRA की T2 मार्गदर्शिका)। कर की शेष राशि वर्षांत के दो महीने बाद देय है, या उसके तीन महीने बाद, जब ये सब बातें लागू हों (Income Tax Act, उपधारा 248(1); CRA की देय शेष राशि का दिन):

• कंपनी पूरे कर वर्ष में CCPC है।
• उसने चालू या पिछले कर वर्ष के लिए लघु व्यवसाय कटौती का दावा किया।
• पिछले कर वर्ष की उसकी कर योग्य आय उस वर्ष की उसकी व्यवसाय सीमा से ज़्यादा नहीं थी। अगर वह अन्य कंपनियों से संबद्ध है, तो कसौटी यह है कि चालू वर्षांत से पहले समाप्त हुए अंतिम कैलेंडर वर्ष में समाप्त उनके अंतिम कर वर्षों की उनकी संयुक्त कर योग्य आय उनकी संयुक्त व्यवसाय सीमाओं से ज़्यादा न हो।

ये कसौटियाँ पिछले कर वर्ष को देखती हैं। कानूनी परिभाषा और CRA का पृष्ठ ऐसी कंपनी के बारे में कुछ नहीं कहते जो अपने पहले कर वर्ष में है और जिसका कोई पिछला वर्ष नहीं है, इसलिए पहले वर्ष में बाद की तारीख पक्की नहीं है। उस पर भरोसा करने से पहले पक्का करें कि कौन-सी तारीख लागू है; पहले की तारीख तक भुगतान कर देने से सवाल ही खत्म हो जाता है।

T2 हर कर वर्ष के लिए देय है, उस वर्ष के लिए भी जिसमें कोई कर देय न हो या कोई गतिविधि न हो (CRA की T2 मार्गदर्शिका)। CCPC को आम तौर पर इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से फ़ाइल करना होता है; अपवादों में कार्यात्मक मुद्रा में रिपोर्ट करने वाली कंपनी शामिल है (Income Tax Act, उपधारा 150.1(2.1); Regulations, उपधारा 205.1(2))। देर से फ़ाइल करने का जुर्माना और राहत जुर्माना, ब्याज और राहत में हैं। वर्षांत की तारीख वर्षांत चुनना में चुनी जाती है।

मुझे कौन-से रिकॉर्ड और कार्यवृत्त पुस्तिका के कागज़ात, कितने समय तक रखने हैं?

कंपनी दो तरह के रिकॉर्ड रखती है: कंपनी के रिकॉर्ड (कार्यवृत्त पुस्तिका) और लेखा रिकॉर्ड।

ज़्यादातर रिकॉर्ड और खाता बहियाँ, अपने वाउचरों सहित, उनसे संबंधित अंतिम कर वर्ष के अंत के छह साल बाद तक रखी जाती हैं (Income Tax Act, उपधारा 230(4))। कंपनी के लिए, निदेशकों और शेयरधारकों की बैठकों के कार्यवृत्त, शेयर स्वामित्व के रिकॉर्ड, सामान्य बही या अंतिम प्रविष्टि की अन्य बही, और उसके पीछे के विशेष अनुबंध, कंपनी के भंग होने के दो साल बाद तक रखे जाते हैं (Income Tax Regulations, धारा 5800)। संघीय कंपनी के लिए, जिसे उसके दस्तावेज़ों और रिकॉर्ड की अभिरक्षा दी जाती है, वह भी भंग होने से छह साल तक उन्हें पेश करने के लिए ज़िम्मेदार रहता है, जब तक अदालत कम अवधि तय न करे (CBCA उपधारा 225(1); Regulations, धारा 14.1)। और जानकारी व्यावसायिक रिकॉर्ड कितने समय तक रखें में है।

क्यूबेक या Alberta में क्या बदलता है?

क्यूबेक या Alberta में स्थित कंपनी अलग प्रांतीय कंपनी रिटर्न फ़ाइल करती है, क्योंकि बाकी हर जगह T2 ही प्रांतीय रिटर्न का काम करता है (CRA का T2 पृष्ठ)।

• क्यूबेक: क्यूबेक में प्रतिष्ठान वाली कंपनी, चाहे उसका आधार कहीं और हो, वर्षांत के छह महीने के भीतर Revenu Québec का कंपनी आयकर रिटर्न, CO-17, फ़ाइल करती है (Revenu Québec)। प्रतिष्ठान क्या गिना जाए, यह Revenu Québec के अपने नियम तय करते हैं।
• Alberta: छूट न हो तो, कर वर्ष में किसी भी समय Alberta में स्थायी प्रतिष्ठान वाली कंपनी वर्षांत के छह महीने के भीतर AT1 फ़ाइल करती है (Alberta)।

ऊपर के संघीय बिंदु (रिकॉर्ड, शेयरधारक ऋण का नियम और GIFI) कंपनी जहाँ भी हो, लागू होते हैं। क्यूबेक और Alberta के रिटर्न प्रांतीय शर्तें जोड़ते हैं, जिन्हें यह पृष्ठ शामिल नहीं करता।

अगर निगमन से पहले व्यवसाय चल रहा था तो?

कंपनी अपनी निगमन की तारीख से पहले अस्तित्व में नहीं थी, इसलिए उससे पहले स्वामी के चुकाए खर्च, और एकल स्वामित्व की संपत्तियाँ व शेष, अलग शुरुआती प्रविष्टियों से उसकी बही में आते हैं। देखें निजी तौर पर चुकाए गए खर्च, एकल स्वामित्व को निगमित करने के बाद की बही और निगमन का खर्च।

नई कंपनी में बहीखाता की आम गलतियाँ क्या हैं?

उदाहरण

ये उदाहरण समझाने के लिए हैं। रकमें कनाडाई डॉलर में हैं।

स्वामी शुरुआत में $10,000 लगाता है

संघीय कानून के तहत निगमित Ontario की एक CCPC को पहले दिन अपने स्वामी से $10,000 मिलते हैं। अगर निदेशक $10,000 के बदले 100 सामान्य शेयर जारी करते हैं और स्वामी भुगतान करता है, तो कंपनी सामान्य शेयरों के घोषित पूँजी खाते में $10,000 जोड़ती है (GIFI 3500)। अगर स्वामी यह पैसा उधार देता है, तो कोई शेयर जारी नहीं होता और बही में स्वामी को देय $10,000 दिखता है (GIFI 2780 या 3260)। दोनों तरह, चुनाव उसी समय लिखा जाता है जब पैसा चलता है, वर्षांत पर नहीं।

स्वामी बिना किसी नाम के $20,000 निकालता है

Alberta की एक CCPC का वर्षांत 31 दिसंबर है। वर्ष 1 के मार्च में वह अपने स्वामी को $20,000 देती है, यह उम्मीद करते हुए कि स्वामी उसे लौटाएगा। वेतन, लाभांश, प्रतिपूर्ति या ऋण चुकौती दर्ज नहीं है, इसलिए बही में शेयरधारक से देय $20,000 दिखता है। उस उम्मीद के बिना यह उपधारा 15(1) के तहत लाभ भी हो सकता था। कर वर्ष वर्ष 1 की 31 दिसंबर को खत्म होता है, और उसके एक साल बाद वर्ष 2 की 31 दिसंबर आती है। अगर स्वामी ने तब तक $20,000 नहीं लौटाए, तो वे स्वामी की वर्ष 1 की आय में जोड़े जाते हैं। अगर स्वामी वर्ष 2 के दिसंबर में लौटाता है और वर्ष 3 की जनवरी में फिर $20,000 ले लेता है, तो चुकौती श्रृंखला का हिस्सा हो सकती है और नहीं गिनी जाएगी। अगर कंपनी पर पहले के ऋणों से स्वामी का $20,000 या ज़्यादा बकाया होता, तो वही भुगतान आम तौर पर चुकौती होता, बशर्ते वे ऋण तब भी बकाया होते।

पहली वित्तीय अवधि जो 30 जून को खत्म होती है

BC की एक CCPC की पहली वित्तीय अवधि वर्ष 1 की 30 जून को खत्म होती है। उसका T2 वर्ष 1 की 31 दिसंबर तक देय है। कर की शेष राशि वर्ष 1 की 31 अगस्त तक देय है, या वर्ष 1 की 30 सितंबर तक, अगर CCPC की शर्तें पूरी हों। CRA का देय शेष राशि पृष्ठ नहीं बताता कि ये शर्तें पहली अवधि पर कैसे लागू होती हैं, इसलिए 31 अगस्त तक भुगतान करना सुरक्षित तारीख है; 30 सितंबर पर भरोसा करने से पहले पक्का करें। रिटर्न में Schedule 101 पर शुरुआती तुलन पत्र और Schedule 100 पर अंतिम तुलन पत्र शामिल है।

आपके मामले में अलग है?

• पैसा पहले ही चल चुका है और बही सेट नहीं है: निजी कार्डों से खर्च चुकाए गए, जमा निजी खाते में गई, शेयर कभी औपचारिक रूप से जारी नहीं हुए, या किसी को शेयरधारक का शेष नहीं पता। शुरुआती तुलन पत्र और हर मद का वर्गीकरण अक्सर पहले T2 से पहले विशेषज्ञ की समीक्षा माँगता है। बहीखाता सहायता से शुरू करें; दो आम मामले निजी खाते में कंपनी की आय और कंपनी द्वारा चुकाए गए निजी खर्च में हैं।
• निगमन से पहले व्यवसाय चल रहा था: एकल स्वामित्व को निगमित करने के बाद की बही का पालन करें।
• T2 देर से है या CRA ने नोटिस भेजा है: देखें न भरे गए कंपनी रिटर्न पूरे करना और कंपनी कर सहायता।
• बही कई महीने पीछे है: देखें पिछड़ी हुई बही पूरी करना।
• कोई अनिवासी स्वामी या विदेशी निवेशक कंपनी को नियंत्रित करता है: हो सकता है वह CCPC न हो, इसलिए ऊपर के सिर्फ़-CCPC वाले बिंदु लागू न हों। देखें कनाडाई कंपनी के अनिवासी स्वामी और विदेशी निवेशकों के कारण CCPC दर्जा खोना।
• कोई स्वामी या कंपनी अमेरिका में है: देखें कनाडाई कंपनी और उसकी अमेरिकी कंपनी की बही और सीमा-पार कर सहायता।
• आप वेतन और लाभांश में से चुन रहे हैं: देखें वेतन या लाभांश।