PayPal-Einkünfte in USD: Unterlagen für offene Jahre erstellen

Muss ich PayPal-Einkünfte in US-Dollar für Jahre melden, in denen ich nie eingereicht habe?

Wer in Kanada geschäftliche Einkünfte erzielt hat, meldet sie vollständig für das Jahr, in dem er sie verdient hat, in kanadischen Dollar, ob sie über PayPal, eine Bank oder bar eingingen. Kurz gesagt: Melden Sie, was jeder Kunde gezahlt hat, nicht, was PayPal eingezahlt hat, rechnen Sie jede Zahlung zum Kurs der Bank of Canada für ihr eigenes Datum um und machen Sie die PayPal-Gebühren als Ausgabe geltend. Jedes versäumte Jahr ist eine eigene Steuererklärung, und die Einzahlungen der Plattform sind nur ein Beleg dafür.

Eine Steuererklärung war für ein Jahr unter anderem dann erforderlich, wenn Sie Steuer schuldeten, CPP-Beiträge (Canada Pension Plan, kanadische Rentenversicherung) zahlen mussten oder EI-Beiträge (Employment Insurance, kanadische Arbeitslosenversicherung) auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit zahlten oder die CRA Sie zur Einreichung aufforderte (CRA: Wer eine Steuererklärung einreichen muss). Wer keine Einkommensteuer schuldet, ist nicht von der Pflicht befreit: CPP-Beiträge sind ein eigener Grund, und sie können schon bei kleinen Nettoeinkünften aus selbstständiger Tätigkeit anfallen (siehe wie selbstständige Einkünfte besteuert werden). Wer in Québec ansässig ist, reicht außerdem bei Revenu Québec ein; diese Seite behandelt nur die bundesweite Erklärung.

Fünf Dinge machen aus der Rekonstruktion mehr als eine Aufräumarbeit:

• Ein Schreiben der CRA ist eingetroffen, die CRA hat ein fehlendes Jahr bereits veranlagt, oder Sie überlegen, ob Sie sich melden, bevor die CRA auf Sie zukommt.
• Zwei oder mehr Jahre sind offen, sodass dieselben Unterlagen für jedes Jahr reichen müssen.
• Die Summen von Plattform und Bank stimmen nicht überein.
• Ihre Umsätze in US-Dollar können die Kleinunternehmergrenze (Small Supplier) für die GST/HST überschritten haben.
• Ein Kreditgeber oder ein Einwanderungsverfahren braucht bis zu einem Stichtag veranlagte Jahre.

Sammeln Sie zuerst: Kontoauszüge von Plattform und Bank für jedes Jahr, Rechnungen und Verträge, Kundennamen und alte Steuerbescheide (Notice of Assessment, das Schreiben der CRA mit dem Ergebnis für ein eingereichtes Jahr) oder Schreiben der CRA. Das allgemeine Vorgehen ganz ohne Buchhaltung steht unter überfällige Buchhaltung nachholen.

Was ändern ein Schreiben der CRA oder ein geschätzter Steuerbescheid?

Die Pflicht zur Einreichung bestand schon vor jedem Schreiben. Schreibt das Non-Filer Program der CRA (das Programm, das die Einreichungspflicht durchsetzt) und fordert fehlende Erklärungen an, sind Sie nach subsection 150(2) des Income Tax Act rechtlich zur Einreichung verpflichtet, und ein Sachbearbeiter, der anruft, nennt eine Frist (CRA: Nicht eingereichte Steuererklärungen). Eine Aufforderung nach dieser Vorschrift ist der Auslöser in der Zeile zum wiederholten Zuschlag weiter unten: Wurde auch für eines der 3 vorangegangenen Jahre ein Verspätungszuschlag fällig, kann für ein angefordertes Jahr der höhere Zuschlag anfallen. Die CRA kann eine Strafverfolgung prüfen, wenn andere Versuche scheitern, Erklärungen einreichen zu lassen. Sind die Unterlagen bis zur Frist nicht fertig, wenden Sie sich mit den Angaben aus dem Schreiben an die CRA, bevor die Frist abläuft. Reihenfolge der Jahre, Erstattungen und Zuschläge stehen unter nicht eingereichte Erklärungen nachholen.

Ein geschätzter Steuerbescheid schließt ein Jahr nicht ab. Wenn Sie einreichen müssen und es nicht tun, kann die CRA nach subsection 152(7) geschuldete Steuer veranlagen. Sie schätzt Betriebsausgaben anhand früherer Erklärungen und lässt freiwillige Abzüge weg, auf die Sie womöglich Anspruch hatten. Reichen Sie ein auf diese Weise bereits veranlagtes Jahr ein, prüft die CRA Ihre Einkünfte und Abzüge und stellt einen geänderten Steuerbescheid (Notice of Reassessment) aus (CRA: Nicht eingereichte Steuererklärungen). Ihre rekonstruierten Unterlagen sind das, was die CRA prüft. Um den Steuerbescheid selbst anzufechten, gilt für Privatpersonen als Einspruchsfrist der spätere von zwei Zeitpunkten: 1 Jahr nach dem Fälligkeitstag der Einreichung oder 90 Tage nach Versand des Bescheids (Income Tax Act, Abschnitt 165); warten Sie nicht auf die vollständige Rekonstruktion, wenn dieser Termin nahe ist.

Welche Unterlagen rekonstruieren die Einkünfte, wenn das Geld über PayPal, eine Bank und Kundenrechnungen floss?

Beginnen Sie mit dem Aktivitätsbericht der Plattform auf Transaktionsebene für jedes Jahr und gleichen Sie ihn dann mit Kontoauszügen und Rechnungen ab. Kein einzelner Beleg ist vollständig.

Sind der Verlauf der Plattform oder alte Kontoauszüge nicht mehr da, fordern Sie zuerst bei der Plattform und der Bank Kopien an und bitten dann die Kunden um ihre Zahlungsnachweise. Passen die Teile dann immer noch nicht zum Jahresendsaldo der Plattform, lassen Sie die Lücke von einem Ersteller der Steuererklärung prüfen: Eine Summe, die Sie nicht belegen können, ist ein Risiko, keine grobe Zahl.

Zählen Sie jede Kundenzahlung nur einmal. Geld, das vom Plattformsaldo auf Ihre Bank überwiesen wird, ist eine Umbuchung und kein neues Einkommen. Für jedes Jahr sollte der Anfangssaldo plus Zahlungen, abzüglich Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen, dem Saldo entsprechen, der am Jahresende auf der Plattform bleibt. Ein Saldo, der auf der Plattform bleibt, war trotzdem Einkommen, als Sie es verdient haben.

Form T2125, das Formular für Geschäftseinkünfte in der Erklärung einer selbstständig tätigen Person, zählt einen Umsatz unabhängig davon, ob das Geld schon eingegangen ist (Part 3A für Geschäftseinkünfte, Part 3B für Honorare aus freien Berufen); eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört daher in das frühere Jahr. Nur Landwirte, Fischer und selbstständige Provisionsvertreter dürfen die Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method) nutzen (CRA: T2125 Part 3A; CRA: Guide T4002, Chapter 1; Dezemberumsätze, die im Januar bezahlt werden).

Laden Sie jetzt jeden Bericht herunter und speichern Sie ihn. Unterlagen müssen an Ihrem Wohnsitz oder Geschäftssitz in Kanada aufbewahrt werden; Unterlagen, die außerhalb Kanadas liegen und elektronisch abgerufen werden, zählen nicht. Bei einer verspäteten Erklärung bewahren Sie sie sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung auf (CRA: Wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren).

Sind meine Einkünfte der Betrag, den der Kunde gezahlt hat, oder der Nettobetrag, den PayPal eingezahlt hat?

Einkünfte sind der Bruttobetrag, den der Kunde gezahlt hat. Die Gebühr, die die Plattform einbehält, ist eine eigene Ausgabe. Form T2125 geht vom Bruttoumsatz aus, und ein angemessener laufender Aufwand zur Erzielung von Einkünften ist abziehbar (CRA: T2125 Part 3A; CRA: Guide T4002, Chapter 3).

Wer nur die Einzahlungen meldet, weist sowohl Umsätze als auch Ausgaben um die Gebühren zu niedrig aus. Das ist wichtig für die unten genannte GST/HST-Grenze, die den Umsatz vor Ausgaben zählt, und dafür, Ihre Erklärung mit den Summen der Plattform abzustimmen. Ein Kursunterschied zwischen der Umrechnung der Plattform und dem Kurs der Bank of Canada ist eine eigene Differenz. Die Zeilenanleitungen der CRA nennen Gebühren von Zahlungsplattformen nicht gesondert; auf welche Ausgabenzeile sie gehören, entscheidet daher der Ersteller der Steuererklärung.

Welchen Wechselkurs wende ich auf jede frühere Zahlung an?

Hat PayPal die Zahlung eines Kunden in US-Dollar in kanadische Dollar umgetauscht, ist dieser Kurs der eigene Umrechnungspreis von PayPal und nicht der Steuerkurs. Für die Erklärung rechnen Sie jeden Betrag in US-Dollar zum Kurs der Bank of Canada (kanadische Zentralbank) für den Tag um, an dem der Betrag entstand. Hat die Bank of Canada an diesem Tag keinen Kurs genannt, etwa an einem Wochenende, nehmen Sie den nächsten vorangegangenen Tag mit Kurs. Für einen Tag vor dem 1. März 2017 sagt der Folio der CRA zur Berichtswährung, dass der Mittagskurs der Bank of Canada zu verwenden ist (CRA: Folio S5-F4-C1).

1. Listen Sie jede Zahlung mit Datum, Kunde, Bruttobetrag in US-Dollar und Gebühr auf.
2. Schlagen Sie jedes Datum in der Abfrage der Tageskurse der Bank of Canada nach, mit der Sie US-Dollar-Kurse suchen und herunterladen können. Für ein Wochenende zeigt sie die nächsten Geschäftstage; nehmen Sie den vorangegangenen. Für einen Tag vor dem oben genannten Datum der Mittagskurse nehmen Sie die Mittagskurse auf der Seite historische Mittags- und Schlusskurse der Bank of Canada, die den US-Dollar aufführt. Ist Ihr Jahr dort nicht aufgeführt, fragen Sie einen Ersteller der Steuererklärung, welche Quelle der Bank of Canada Sie vor der Umrechnung verwenden sollen.
3. Rechnen Sie Bruttobetrag und Gebühr getrennt um und notieren Sie Kurs und Datum neben jeder Zeile.
4. Addieren Sie die Zeilen in kanadischen Dollar zu den Umsätzen und Gebühren jedes Jahres.

Abkürzungen sind begrenzt. Die CRA kann einen Durchschnittskurs über einen Zeitraum akzeptieren, in der Regel aber nicht, wenn die Kurse stark schwanken. Eine andere Quelle akzeptiert sie nur, wenn alle Bedingungen des Folio erfüllt sind, darunter dass ein unabhängiger Anbieter den Kurs veröffentlicht und Sie ihn durchgehend verwenden.

Der Folio definiert den Tag nicht, an dem Einkünfte „entstehen“. Weichen Rechnungsdatum und Zahlungsdatum voneinander ab, können auch ihre Kurse abweichen; lassen Sie das Datum daher vor der Umrechnung klären. Mehr zu Kursen und Buchungen steht unter Umsätze in US-Dollar und Auszahlungen von Marktplätzen.

Wie rekonstruiere ich Ausgaben, wenn Belege fehlen?

Machen Sie eine Ausgabe nur geltend, wenn sie ein angemessener laufender Aufwand zur Erzielung der Einkünfte war und Sie sie belegen können. Die CRA verlangt Unterlagen, die zuverlässig und vollständig sind und durch Belege gestützt werden (CRA: record-keeping responsibilities).

Rekonstruieren Sie in dieser Reihenfolge:

1. Die Gebührenzeilen der Plattform, die der Aktivitätsbericht bereits belegt.
2. Konto- und Kartenauszüge, die die Zahlung belegen, aber nicht, was gekauft wurde.
3. E-Mails von Lieferanten, Kontoverläufe und neu ausgestellte Belege, die zeigen, was gekauft wurde und warum.

Eine Zahl ohne Beleg erfüllt diese Anforderung nicht. Wurde ein Jahr ohne Ihre Erklärung veranlagt, hat die CRA Ihre Betriebsausgaben anhand früherer Erklärungen bereits geschätzt. Was Sie festhalten, wenn kein Beleg existiert, steht unter Betriebsausgaben ohne Belege; ein ganzes Jahr anhand von Auszügen zu ordnen, erklärt Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren.

Musste ich mich für die GST/HST registrieren, und zählen Umsätze in US-Dollar für die Grenze?

Umsätze in US-Dollar zählen für die Kleinunternehmergrenze (Small Supplier), also die Umsatzhöhe, ab der Sie sich für die GST/HST registrieren müssen. Die Grenze liegt bei $30.000 Umsatz vor Ausgaben in einem einzelnen Kalenderquartal oder in den letzten vier aufeinanderfolgenden Kalenderquartalen. Es zählen nullbesteuerte Leistungen (zum Satz null besteuerte Umsätze) und Leistungen innerhalb und außerhalb Kanadas, zusammen mit den Umsätzen verbundener Unternehmen (Associates) (CRA: RC4022).

Viele Ausfuhren sind nullbesteuert, sodass auf einen qualifizierten Umsatz keine GST/HST berechnet wird. Ein nullbesteuerter Umsatz zählt dennoch für die Grenze, und ihre Überschreitung kann eine Registrierung auch dann erfordern, wenn keine GST/HST berechnet wurde. GST/HST, die Sie auf einen steuerpflichtigen Umsatz hätten berechnen müssen, aber nicht berechnet haben, schulden Sie weiterhin. In Québec verwaltet Revenu Québec die GST/HST in der Regel, und Unternehmen dort reichen ihre Erklärungen in der Regel dort ein (CRA: RC4022). Ob ein bestimmter Verkauf in die USA qualifiziert, steht unter GST/HST an US-Kunden berechnen.

Um Ihre Jahre zu prüfen, summieren Sie die Umsätze je Kalenderquartal und addieren kanadische Kunden und die Umsätze verbundener Unternehmen. Die GST/HST hat eine eigene Regel zur Umrechnung von Fremdwährungen, die auf dem Tag beruht, an dem die Steuer zu zahlen ist (Excise Tax Act, section 159); die Summen können daher von den Werten der Einkommensteuer abweichen. Hat eine Summe die Grenze überschritten, sind das Registrierungsdatum und die versäumten Erklärungen eine eigene Rekonstruktion: siehe wann Sie sich für die GST/HST registrieren und nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen und geschätzte Steuerbescheide.

Welche Zuschläge und Zinsen fallen an, und kann ich mich melden, bevor die CRA auf mich zukommt?

Der Verspätungszuschlag gilt nur für Steuer, die am Fälligkeitstag der Einreichung noch unbezahlt ist; die rekonstruierten Zahlen bestimmen ihn also. Zinsen laufen auf unbezahlte Steuer ab dem Tag nach dem Fälligkeitstag des Restbetrags, dem 30. April des Folgejahres, auch wenn eine Person mit Geschäftseinkünften bis zum 15. Juni Zeit zur Einreichung hat (Income Tax Act, section 161; Abschnitt 150).

Quellen: Income Tax Act, Abschnitt 162; CRA: Zinsen und Strafzuschläge. Die CRA kann Zuschläge und Zinsen erlassen oder darauf verzichten, wenn Umstände außerhalb Ihrer Kontrolle Sie an der Erfüllung Ihrer Pflichten gehindert haben; ein Antrag auf Erlass von Zuschlägen muss aber innerhalb von 10 Jahre nach Ende des Kalenderjahres gestellt werden, in dem das Steuerjahr endete (CRA: Fristen für Erlassanträge); siehe Zuschläge, Zinsen und Erlass.

Das Voluntary Disclosures Program (Programm zur freiwilligen Offenlegung) kann Zuschläge und Zinsen mindern, aber nur, wenn Sie den Antrag stellen, bevor die CRA eine Prüfung oder Ermittlung beginnt, und mit Angaben, die mindestens ein Jahr überfällig sind; eine Erklärung, die mit einer Erstattung endet oder bei der keine Steuer oder Zuschläge geschuldet sind, fällt normalerweise nicht darunter. Die CRA nennt eine für ein früheres Jahr nicht eingereichte Erklärung, die nun ein Jahr zu spät ist, als berechtigtes Beispiel (CRA: Voraussetzungen für das VDP). Es kommt darauf an, sich zuerst zu melden. Einem Antrag ohne vorherigen Anstoß der CRA (Unprompted Application), gestellt ohne jede Mitteilung der CRA zu der Sache, gewährt die CRA normalerweise 75 % Erlass der Zinsen und 100 % Erlass der Zuschläge. Einem Antrag nach einem Anstoß der CRA (Prompted Application), gestellt nach einer Mitteilung zu der Sache, einer Frist zur Einreichung oder Informationen Dritter, die der CRA bereits vorliegen, gewährt sie normalerweise 25 % Erlass der Zinsen und bis zu 100 % Erlass der Zuschläge (CRA: Überprüfung und Entscheidung im VDP; CRA: IC00-1R7, paragraphs 11 and 17 to 21). Nur eine Prüfung oder Ermittlung der Sache macht einen Antrag nicht freiwillig. Das Rundschreiben nennt das Non-Filer Program nicht, zählt aber ein Schreiben mit einer Frist zur Einreichung zu den Ereignissen, die einen Antrag zum Prompted Application machen, und nicht zu denen, die die Berechtigung beenden. Bewahren Sie das Schreiben auf, halten Sie die Frist ein und rekonstruieren Sie die Unterlagen weiter, während Sie entscheiden, ob Sie den Antrag stellen. Einzelheiten stehen unter nicht gemeldete Einkünfte und freiwillige Offenlegung.

Wie erhalte ich einen Einkommensnachweis für eine Hypothek oder ein Einwanderungsverfahren, sobald die Jahre eingereicht sind?

Reichen Sie zuerst die fehlenden Jahre ein. Der Einkommensnachweis (Proof of Income Statement) liegt in My Account: Wählen Sie auf dem Reiter Tax returns „Proof of income statement“. Die CRA beschreibt ihn als einfache, allgemeine Fassung Ihres Steuerbescheids und sagt nicht, wann ein Jahr dort erscheint (CRA: proof of income statement).

Der Bearbeitungsstandard der CRA gilt für fristgerecht eingereichte Erklärungen. Für verspätet eingereichte Erklärungen sagt sie nur, dass sie sich bemühen wird, sie zeitnah zu bearbeiten, ohne eine Zeit zu nennen (CRA: processing times). Planen Sie jede Frist danach.

Wer was verlangt, ist unterschiedlich. Wer etwa Eltern oder Großeltern als Paten nach Kanada holt, braucht vor dem Antrag für jedes der drei Steuerjahre einen Steuerbescheid der CRA (IRCC: income requirements). Ein Kreditgeber entscheidet, welche Jahre und Unterlagen er akzeptiert, auch ob ihm ein Einkommensnachweis genügt oder er den Steuerbescheid will; fragen Sie nach, bevor Sie rekonstruieren. Wie man Bescheide der CRA und Einkommensnachweise erhält, steht auch, für den Eigentümer einer Kapitalgesellschaft, unter Hypothek bei Bezahlung per Dividende.

Beispiel

Alle Zahlen dienen der Veranschaulichung.

Drei nicht eingereichte Jahre mit PayPal-Einkünften (Designerin in Vancouver)

Eine Designerin wurde in drei nicht eingereichten Jahren jeweils mit US$20.000 pro Jahr über PayPal bezahlt. PayPal behielt jedes Jahr US$800 an Gebühren ein und zahlte US$19.200 ein. Jedes Jahr ist eine eigene Steuererklärung. Jede Zahlung wird zum Kurs der Bank of Canada ihres eigenen Tages umgerechnet; diese Kurse ergeben etwa C$1,30, C$1,35 und C$1,27 pro US-Dollar. Weitere Einkünfte oder Ausgaben werden nicht angenommen. Die Umsätze verteilen sich gleichmäßig über jedes Jahr, sodass die Kleinunternehmergrenze (Small Supplier) von $30.000 nicht überschritten wird und keine GST/HST anfällt.

Würden nur die Einzahlungen gemeldet, wären Umsätze und Gebührenaufwand in Jahr 1 um etwa C$1.040 zu niedrig.

Zwei veranlagte Jahre in 60 Tagen nötig (Freiberufler in Calgary)

Ein Freiberufler braucht für eine Hypothek in 60 Tagen die Steuerbescheide von zwei Jahren. Beide fehlenden Erklärungen werden aus den rekonstruierten Unterlagen auf einmal eingereicht. Der Einkommensnachweis ist eine Fassung des Steuerbescheids; er hängt also davon ab, dass die CRA jedes Jahr veranlagt, und die CRA nennt für verspätet eingereichte Erklärungen keine Bearbeitungszeit. Der Freiberufler fragt den Kreditgeber jetzt, welche Jahre und Unterlagen er akzeptiert.

Einkünfte in US-Dollar und lokale Einkünfte zusammen (Lektor in Toronto)

Ein Lektor verdiente im selben Jahr US$22.000 über PayPal und C$10.000 von Kunden vor Ort. Bei etwa C$1,35 pro US-Dollar sind die US$22.000 etwa C$29.700, die Gesamtumsätze also etwa C$39.700. Das liegt über der Kleinunternehmergrenze (Small Supplier) von $30.000 über vier Quartale. Der Lektor muss Quartal für Quartal klären, wann die Grenze überschritten wurde, und die GST/HST-Erklärungen werden zu einer eigenen Rekonstruktion, getrennt von den Einkommensteuererklärungen.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Schreiben der CRA ist eingetroffen, zwei oder mehr Jahre sind offen, die Summen von Plattform und Bank stimmen nicht überein, Umsätze in US-Dollar haben möglicherweise die GST/HST-Grenze überschritten, Sie überlegen, ob Sie sich melden, bevor die CRA auf Sie zukommt, oder ein Kreditgeber oder ein Einwanderungsverfahren braucht bald veranlagte Jahre: Mehrere gleichzeitig offene Jahre lassen sich meist leichter aus einem Satz Unterlagen rekonstruieren, und die Reihenfolge der Einreichung, ein Schreiben der CRA und die Frage, ob Sie sich zuerst melden, sollten Sie früh klären. Siehe Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie haben nur Kontoauszüge: Siehe Buchhaltung aus Kontoauszügen rekonstruieren.
• Belege fehlen: Siehe Betriebsausgaben ohne Belege.
• Eine Aufforderung der CRA, Zuschläge oder die Reihenfolge der Jahre sind das Hauptproblem: Siehe nicht eingereichte Erklärungen nachholen.
• Sie haben womöglich Einkünfte in bereits eingereichten Erklärungen weggelassen: Siehe nicht gemeldete Einkünfte und freiwillige Offenlegung.
• GST/HST könnte geschuldet sein: Siehe nicht eingereichte GST/HST-Erklärungen und geschätzte Steuerbescheide.
• Ein US-Kunde verlangt ein W-8BEN oder hat ein 1099 geschickt: Siehe kanadischer Freiberufler mit US-Kunden.
• Eine Kapitalgesellschaft, nicht Sie, wurde bezahlt: Siehe nicht eingereichte Körperschaftsteuererklärungen nachholen.