Dựng lại thu nhập PayPal bằng USD cho các năm chưa nộp tờ khai

Tôi có phải khai thu nhập PayPal bằng đô la Hoa Kỳ cho những năm chưa nộp tờ khai không?

Người ở Canada có thu nhập kinh doanh phải khai toàn bộ thu nhập đó cho năm phát sinh, bằng đô la Canada, dù tiền đến qua PayPal, ngân hàng hay tiền mặt. Nói ngắn gọn: hãy khai số tiền mỗi khách hàng đã trả, không phải số tiền PayPal gửi vào; đổi từng khoản theo tỷ giá Bank of Canada của chính ngày đó; và tính phí của PayPal là chi phí. Mỗi năm bỏ lỡ là một tờ khai riêng, và các khoản tiền nền tảng gửi vào chỉ là một trong những hồ sơ chứng minh cho tờ khai đó.

Tờ khai của một năm là bắt buộc nếu, trong số các lý do khác, bạn có thuế phải nộp, phải đóng CPP hoặc đang đóng phí EI trên thu nhập tự kinh doanh, hoặc CRA yêu cầu bạn nộp (CRA: ai phải nộp tờ khai). Không phải nộp thuế thu nhập không chấm dứt nghĩa vụ này: đóng CPP là một lý do riêng, và có thể áp dụng cả với thu nhập tự kinh doanh ròng nhỏ (xem thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế như thế nào). Cư dân Quebec còn phải nộp cho Revenu Québec; trang này chỉ nói về tờ khai liên bang.

Năm điều khiến việc dựng lại hồ sơ không chỉ là dọn dẹp thông thường:

• Bạn đã nhận thư của CRA, CRA đã ấn định thuế cho một năm bị thiếu, hoặc bạn đang cân nhắc chủ động khai trước khi CRA liên hệ.
• Có hai năm trở lên chưa nộp, nên cùng một bộ hồ sơ phải dùng cho mọi năm.
• Tổng số trên nền tảng và ngân hàng không khớp nhau.
• Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ có thể đã vượt mức nhà cung cấp nhỏ của GST/HST.
• Ngân hàng cho vay hoặc hồ sơ di trú cần các năm đã được ấn định thuế trước một ngày nhất định.

Hãy chuẩn bị trước: sao kê nền tảng và ngân hàng của mọi năm, hóa đơn và hợp đồng, tên khách hàng, và mọi thông báo ấn định thuế cũ (notice of assessment, thư của CRA ghi kết quả của một năm đã nộp) hoặc thư của CRA. Về phương pháp chung khi không có sổ sách nào, xem theo kịp sổ sách quá hạn.

Thư của CRA hoặc ấn định thuế ước tính làm thay đổi điều gì?

Nghĩa vụ nộp tờ khai đã có từ trước khi có bất kỳ lá thư nào. Khi Non-Filer Program, chương trình của CRA nhằm thực thi nghĩa vụ nộp tờ khai, gửi thư yêu cầu nộp các tờ khai còn thiếu, bạn có nghĩa vụ pháp lý phải nộp theo subsection 150(2) của Income Tax Act, và nhân viên CRA gọi điện sẽ nêu thời hạn (CRA: tờ khai thuế chưa nộp). Yêu cầu theo subsection đó là điều kiện kích hoạt ở dòng phạt tái phạm bên dưới: nếu tiền phạt nộp trễ cũng phải trả cho bất kỳ năm nào trong 3 năm trước đó, thì năm bị yêu cầu nộp có thể bị phạt ở mức cao hơn. CRA có thể xem xét truy tố nếu các cách khác để buộc nộp tờ khai không có kết quả. Nếu hồ sơ không kịp sẵn sàng trước thời hạn, hãy liên hệ CRA theo thông tin trong thư trước khi thời hạn qua. Thứ tự các năm, hoàn thuế và tiền phạt có trong theo kịp tờ khai chưa nộp.

Ấn định thuế ước tính không khép lại một năm. Nếu bạn phải nộp tờ khai mà không nộp, CRA có thể ấn định số thuế còn nợ theo subsection 152(7). CRA ước tính chi phí kinh doanh dựa trên các tờ khai trước và bỏ qua các khoản khấu trừ tự nguyện mà bạn có thể đủ điều kiện nhận. Khi bạn nộp tờ khai cho một năm đã bị ấn định như vậy, CRA sẽ rà soát thu nhập và các khoản khấu trừ của bạn rồi gửi thông báo ấn định lại (CRA: tờ khai thuế chưa nộp). Hồ sơ bạn dựng lại chính là thứ CRA rà soát. Để khiếu nại chính ấn định thuế đó, hạn khiếu nại của cá nhân là ngày muộn hơn trong hai ngày: 1 năm sau hạn nộp tờ khai và 90 ngày sau ngày gửi thông báo (Income Tax Act, section 165); đừng chờ dựng lại xong toàn bộ nếu ngày đó đã gần.

Hồ sơ nào giúp dựng lại thu nhập khi tiền đi qua PayPal, ngân hàng và hóa đơn gửi khách hàng?

Hãy bắt đầu với báo cáo hoạt động theo từng giao dịch của nền tảng cho mỗi năm, rồi đối chiếu với sao kê ngân hàng và hóa đơn. Không có hồ sơ nào đầy đủ một mình.

Nếu lịch sử nền tảng hoặc sao kê ngân hàng cũ đã mất, hãy xin bản sao từ nền tảng và ngân hàng trước, rồi xin khách hàng hồ sơ thanh toán của họ. Nếu các mảnh ghép vẫn không khớp với số dư cuối năm trên nền tảng, hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem xét phần chênh lệch: một tổng số bạn không chứng minh được là rủi ro, không phải một con số gần đúng.

Mỗi khoản khách hàng trả chỉ tính một lần. Tiền chuyển từ số dư trên nền tảng sang ngân hàng của bạn là chuyển khoản, không phải thu nhập mới. Với mỗi năm, số dư đầu kỳ cộng các khoản thanh toán, trừ phí, hoàn tiền và rút tiền, phải bằng số dư còn lại trên nền tảng vào cuối năm. Số dư còn lại trên nền tảng vẫn là thu nhập vào lúc bạn kiếm được.

Form T2125, biểu mẫu thu nhập kinh doanh trong tờ khai của người tự kinh doanh, tính một khoản bán hàng dù tiền đã về hay chưa (Part 3A cho thu nhập kinh doanh, Part 3B cho phí hành nghề chuyên môn), nên hóa đơn tháng 12 được trả vào tháng 1 thuộc về năm trước. Chỉ nông dân, ngư dân và đại lý hoa hồng tự kinh doanh mới được dùng phương pháp tiền mặt (CRA: T2125 Part 3A; CRA: Guide T4002, Chương 1; doanh thu tháng 12 được trả vào tháng 1).

Hãy tải và lưu mọi báo cáo ngay bây giờ. Hồ sơ phải được lưu tại nhà hoặc nơi kinh doanh của bạn ở Canada, và hồ sơ lưu bên ngoài Canada rồi truy cập qua mạng không được tính. Với tờ khai nộp trễ, hãy lưu hồ sơ trong sáu năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai đó (CRA: nơi lưu giữ hồ sơ).

Thu nhập của tôi là số tiền khách hàng đã trả hay số tiền ròng PayPal gửi vào?

Thu nhập là số tiền gộp khách hàng đã trả. Khoản phí nền tảng trừ đi là một chi phí riêng. T2125 bắt đầu từ doanh thu gộp, và chi phí hiện tại hợp lý để tạo ra thu nhập được khấu trừ (CRA: T2125 Part 3A; CRA: Guide T4002, Chương 3).

Nếu chỉ khai các khoản tiền gửi vào, cả doanh thu lẫn chi phí đều bị khai thấp đi đúng bằng số phí. Điều này quan trọng với mức GST/HST bên dưới, vì mức đó tính doanh thu trước chi phí, và quan trọng khi đối chiếu tờ khai với tổng số của nền tảng. Chênh lệch tỷ giá giữa tỷ giá nền tảng đổi và tỷ giá Bank of Canada là một khoản chênh lệch riêng. Hướng dẫn điền dòng của CRA không nêu riêng phí của nền tảng thanh toán, nên phí này ghi vào dòng chi phí nào là quyết định của người chuẩn bị thuế.

Tôi áp dụng tỷ giá nào cho từng khoản thanh toán trong quá khứ?

Nếu PayPal đổi khoản thanh toán bằng đô la Hoa Kỳ của khách hàng sang đô la Canada, thì tỷ giá đó là giá đổi của riêng PayPal, không phải tỷ giá dùng cho thuế. Với tờ khai, hãy đổi từng khoản bằng đô la Hoa Kỳ theo tỷ giá Bank of Canada của ngày khoản đó phát sinh. Nếu Bank of Canada không công bố tỷ giá của ngày đó, chẳng hạn vào cuối tuần, hãy dùng ngày gần nhất trước đó có tỷ giá. Với ngày trước ngày 1 tháng 3 năm 2017, folio của CRA về đơn vị tiền tệ khi khai thuế yêu cầu dùng tỷ giá buổi trưa của Bank of Canada (CRA: Folio S5-F4-C1).

1. Hãy liệt kê mọi khoản thanh toán cùng ngày, khách hàng, số tiền gộp bằng đô la Hoa Kỳ và phí.
2. Hãy tra từng ngày trên trang tra cứu tỷ giá hằng ngày của Bank of Canada, cho phép tìm và tải tỷ giá đô la Hoa Kỳ. Với ngày cuối tuần, trang hiển thị các ngày làm việc gần nhất; hãy dùng ngày trước đó. Với ngày trước ngày áp dụng tỷ giá buổi trưa nêu trên, hãy dùng tỷ giá buổi trưa trên trang tỷ giá buổi trưa và tỷ giá đóng cửa trong quá khứ của Bank of Canada, trang này có đô la Hoa Kỳ. Nếu năm của bạn không có trong danh sách đó, hãy hỏi người chuẩn bị thuế nên dùng nguồn nào của Bank of Canada trước khi đổi.
3. Nhân số tiền gộp và khoản phí riêng, rồi giữ tỷ giá và ngày bên cạnh mỗi dòng.
4. Cộng các dòng bằng đô la Canada để có doanh thu và phí của từng năm.

Cách làm tắt bị giới hạn. CRA có thể chấp nhận tỷ giá trung bình trong một khoảng thời gian, nhưng nói chung không chấp nhận khi tỷ giá biến động lớn. CRA chỉ chấp nhận nguồn khác nếu đáp ứng mọi điều kiện của folio, trong đó có việc một đơn vị độc lập công bố tỷ giá và bạn dùng nhất quán.

Folio không định nghĩa ngày thu nhập "phát sinh". Khi ngày hóa đơn và ngày thanh toán khác nhau, tỷ giá của hai ngày cũng có thể khác nhau, nên hãy chốt ngày trước khi đổi. Thêm về tỷ giá và bút toán có trong doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ và tiền sàn thương mại chi trả.

Tôi dựng lại chi phí thế nào khi thiếu biên lai?

Chỉ khai một chi phí nếu đó là chi phí hiện tại hợp lý để tạo ra thu nhập và bạn có thể chứng minh. CRA yêu cầu hồ sơ đáng tin cậy, đầy đủ và có chứng từ hỗ trợ (CRA: trách nhiệm lưu giữ hồ sơ).

Hãy dựng lại theo thứ tự này:

1. Các dòng phí của nền tảng, đã có sẵn trong báo cáo hoạt động.
2. Sao kê ngân hàng và thẻ, chứng minh đã thanh toán nhưng không cho biết đã mua gì.
3. Email của nhà cung cấp, lịch sử tài khoản và biên lai cấp lại, cho biết đã mua gì và vì sao.

Một con số không có hồ sơ phía sau thì không đáp ứng yêu cầu đó. Nếu một năm bị ấn định thuế khi chưa có tờ khai của bạn, CRA đã ước tính chi phí kinh doanh của bạn từ các tờ khai trước. Cần ghi gì khi không có biên lai có trong chi phí kinh doanh không có biên lai; cách sắp xếp trọn một năm từ sao kê có trong dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Tôi có phải đăng ký GST/HST không, và doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ có tính vào mức đó không?

Doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ tính vào mức nhà cung cấp nhỏ, tức mức doanh thu mà vượt qua thì bạn phải đăng ký GST/HST. Mức này là $30.000 doanh thu, trước chi phí, trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý dương lịch liên tiếp gần nhất. Mức này tính cả giao dịch cung cấp chịu thuế suất 0% (zero-rated, doanh thu bị đánh thuế ở mức 0%) và giao dịch cung cấp thực hiện trong và ngoài Canada, cùng với doanh thu của các bên liên kết (CRA: RC4022).

Nhiều giao dịch xuất khẩu được áp dụng thuế suất 0%, nên không thu GST/HST trên khoản bán đủ điều kiện. Khoản bán chịu thuế suất 0% vẫn tính vào mức đó, và vượt mức có thể buộc phải đăng ký dù không thu GST/HST. GST/HST mà bạn phải thu trên một khoản bán chịu thuế nhưng đã không thu thì bạn vẫn là bên nợ khoản đó. Tại Quebec, Revenu Québec nói chung quản lý GST/HST, và các doanh nghiệp ở đó nói chung nộp tờ khai cho cơ quan này (CRA: RC4022). Một khoản bán cho khách hàng ở Hoa Kỳ có đủ điều kiện hay không được nêu trong thu GST/HST đối với khách hàng ở Hoa Kỳ.

Để kiểm tra các năm của bạn, hãy cộng tổng doanh thu theo quý dương lịch, thêm khách hàng ở Canada và doanh thu của bất kỳ bên liên kết nào. GST/HST có quy tắc riêng về đổi ngoại tệ, dựa trên ngày thuế đến hạn nộp (Excise Tax Act, section 159), nên các tổng số có thể khác với số liệu thuế thu nhập. Nếu một tổng số vượt mức, ngày đăng ký và các tờ khai đã bỏ lỡ là một việc dựng lại riêng: xem khi nào đăng ký GST/HST và tờ khai GST/HST chưa nộp và ấn định thuế ước tính.

Những khoản tiền phạt và tiền lãi nào áp dụng, và tôi có thể chủ động khai trước khi CRA liên hệ không?

Tiền phạt nộp trễ chỉ áp dụng cho số thuế vẫn chưa nộp vào hạn nộp tờ khai, nên số liệu dựng lại quyết định mức phạt. Tiền lãi tính trên số thuế chưa nộp từ ngày sau ngày nộp số thuế còn nợ, tức ngày 30 tháng 4 của năm sau, dù người có thu nhập kinh doanh có đến ngày 15 tháng 6 để nộp tờ khai (Income Tax Act, section 161; section 150).

Nguồn: Income Tax Act, section 162; CRA: tiền lãi và tiền phạt. CRA có thể hủy hoặc miễn tiền phạt và tiền lãi khi hoàn cảnh ngoài tầm kiểm soát của bạn khiến bạn không thực hiện được nghĩa vụ, nhưng yêu cầu giảm tiền phạt phải được nộp trong vòng 10 năm sau khi kết thúc năm dương lịch có năm thuế đó (CRA: thời hạn xin giảm); xem tiền phạt, tiền lãi và giảm miễn.

Chương trình Tự nguyện Khai báo (Voluntary Disclosures Program, VDP) có thể giảm tiền phạt và tiền lãi, nhưng chỉ khi bạn nộp đơn trước khi CRA bắt đầu kiểm tra hoặc điều tra, với thông tin đã quá hạn ít nhất một năm; tờ khai kết thúc bằng khoản hoàn thuế hoặc không có thuế hay tiền phạt phải nộp thường nằm ngoài chương trình. CRA nêu ví dụ đủ điều kiện là tờ khai của một năm trước chưa nộp, nay đã trễ một năm (CRA: điều kiện VDP). Chủ động khai trước là điều quan trọng. CRA thường giảm 75% tiền lãi và 100% tiền phạt cho đơn tự nguyện không do CRA nhắc (unprompted), nộp khi CRA chưa có trao đổi nào về vấn đề đó. Đơn có nhắc (prompted), nộp sau khi đã có liên hệ về vấn đề đó, đã có thời hạn nộp tờ khai, hoặc CRA đã có thông tin từ bên thứ ba, thường được giảm 25% tiền lãi và tối đa 100% tiền phạt (CRA: xem xét và quyết định VDP; CRA: IC00-1R7, các đoạn 11 và 17 đến 21). Chỉ khi CRA kiểm tra hoặc điều tra chính vấn đề đó thì đơn mới không còn là tự nguyện. Thông tri không nêu tên Non-Filer Program, nhưng liệt kê thư đặt thời hạn nộp tờ khai vào các sự kiện khiến đơn trở thành đơn có nhắc, không phải vào các sự kiện chấm dứt tư cách đủ điều kiện. Hãy giữ thư, đáp ứng thời hạn của thư, và tiếp tục dựng lại hồ sơ trong lúc cân nhắc có nộp đơn hay không. Chi tiết có trong thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.

Tôi lấy bản xác nhận thu nhập cho khoản vay mua nhà hoặc di trú thế nào khi các năm đã được nộp?

Hãy nộp các năm còn thiếu trước. Bản xác nhận thu nhập (proof of income statement) có trong My Account: chọn "Proof of income statement" ở thẻ Tax returns. CRA mô tả đây là phiên bản chung, đơn giản của thông báo ấn định thuế của bạn và không cho biết khi nào một năm xuất hiện ở đó (CRA: bản xác nhận thu nhập).

Tiêu chuẩn thời gian xử lý của CRA áp dụng cho tờ khai nộp đúng hạn. Với tờ khai nộp trễ, CRA chỉ nói sẽ cố gắng hết sức để xử lý kịp thời, không nêu thời gian cụ thể (CRA: thời gian xử lý). Hãy lập kế hoạch cho mọi thời hạn quanh điều đó.

Mỗi bên yêu cầu một khác. Chẳng hạn, bảo lãnh cha mẹ hoặc ông bà đòi hỏi thông báo ấn định thuế của CRA cho từng năm trong ba năm thuế trước khi bạn nộp hồ sơ (IRCC: yêu cầu về thu nhập). Ngân hàng cho vay tự quyết định chấp nhận những năm và tài liệu nào, kể cả bản xác nhận thu nhập có đủ hay họ muốn thông báo ấn định thuế; hãy hỏi trước khi dựng lại hồ sơ. Cách lấy thông báo của CRA và bản xác nhận thu nhập, đối với chủ sở hữu công ty, cũng có trong vay mua nhà khi bạn nhận thu nhập bằng cổ tức.

Ví dụ

Mọi số liệu chỉ mang tính minh họa.

Ba năm thu nhập PayPal chưa nộp tờ khai (nhà thiết kế ở Vancouver)

Một nhà thiết kế được trả US$20.000 mỗi năm qua PayPal trong ba năm chưa nộp tờ khai. Mỗi năm PayPal giữ US$800 phí và gửi vào US$19.200. Mỗi năm là một tờ khai riêng. Mỗi khoản thanh toán được đổi theo tỷ giá Bank of Canada của chính ngày đó; các tỷ giá này tính ra khoảng C$1,30, C$1,35 và C$1,27 cho mỗi đô la Hoa Kỳ. Giả định không có thu nhập hay chi phí nào khác. Doanh thu phân bổ đều trong từng năm, nên không vượt mức nhà cung cấp nhỏ $30.000 và GST/HST không áp dụng.

Nếu khai theo tiền gửi vào, doanh thu và chi phí phí nền tảng sẽ bị khai thấp đi khoảng C$1.040 trong năm 1.

Cần hai năm đã được ấn định thuế trong 60 ngày (người làm tự do ở Calgary)

Một người làm tự do cần thông báo ấn định thuế của hai năm để vay mua nhà trong 60 ngày. Cả hai tờ khai còn thiếu được nộp cùng lúc, từ hồ sơ đã dựng lại. Bản xác nhận thu nhập là một phiên bản của thông báo ấn định thuế, nên phụ thuộc vào việc CRA ấn định từng năm, và CRA không nêu thời gian xử lý cho tờ khai nộp trễ. Người làm tự do hỏi ngay ngân hàng cho vay họ sẽ chấp nhận những năm và tài liệu nào.

Thu nhập bằng đô la Hoa Kỳ và thu nhập trong nước cùng lúc (biên tập viên ở Toronto)

Một biên tập viên kiếm được US$22.000 qua PayPal và C$10.000 từ khách hàng trong nước trong cùng một năm. Với tỷ giá khoảng C$1,35 cho mỗi đô la Hoa Kỳ, US$22.000 là khoảng C$29.700, nên tổng doanh thu khoảng C$39.700. Con số này vượt mức nhà cung cấp nhỏ $30.000 trong bốn quý. Biên tập viên phải tính theo từng quý xem mức đó bị vượt vào lúc nào, và các tờ khai GST/HST trở thành một việc dựng lại riêng, tách khỏi các tờ khai thuế thu nhập.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn đã nhận thư của CRA, có hai năm trở lên chưa nộp, tổng số trên nền tảng và ngân hàng không khớp, doanh thu bằng đô la Hoa Kỳ có thể đã vượt mức GST/HST, bạn đang cân nhắc chủ động khai trước khi CRA liên hệ, hoặc ngân hàng cho vay hay hồ sơ di trú sắp cần các năm đã được ấn định thuế: các năm chưa nộp cùng lúc thường dễ dựng lại hơn từ một bộ hồ sơ, và thứ tự nộp, thư của CRA và việc có chủ động khai trước hay không nên được chốt sớm. Xem hỗ trợ ghi sổ.
• Bạn chỉ có sao kê ngân hàng: xem dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.
• Thiếu biên lai: xem chi phí kinh doanh không có biên lai.
• Yêu cầu nộp tờ khai của CRA, tiền phạt hoặc thứ tự các năm là vấn đề chính: xem theo kịp tờ khai chưa nộp.
• Bạn có thể đã bỏ sót thu nhập trong các tờ khai đã nộp: xem thu nhập chưa khai và tự nguyện khai báo.
• GST/HST có thể còn nợ: xem tờ khai GST/HST chưa nộp và ấn định thuế ước tính.
• Khách hàng ở Hoa Kỳ yêu cầu Form W-8BEN hoặc gửi Form 1099: xem người làm tự do tại Canada có khách hàng ở Hoa Kỳ.
• Người được trả là công ty chứ không phải bạn: xem theo kịp tờ khai công ty chưa nộp.