Homeoffice absetzen (CRA): Wohnungsnutzung in Form T2125

Kann ich ein Homeoffice absetzen, wenn ich allein arbeite und nie Kunden treffe?

Ja, wenn der Arbeitsbereich Ihr Hauptort der Geschäftstätigkeit ist. Kundentermine zählen nur beim zweiten Test, deshalb kann ein Freiberufler, der allein zu Hause arbeitet, den ersten Test erfüllen. Den geschäftlichen Anteil Ihrer Wohnkosten ermitteln Sie in Teil 7 von Form T2125, das Ergebnis tragen Sie in Zeile 9945 ein (Income Tax Act, s. 18(12); CRA Guide T4002, Kapitel 3).

Drei Fragen entscheiden, ob Ihr Fall einfach liegt:

• Führen Sie das Geschäft hauptsächlich in diesem Raum? Der Income Tax Folio der CRA (Canada Revenue Agency, kanadische Steuerbehörde) zur geschäftlichen Nutzung der Wohnung (ihre veröffentlichte Auslegung des Gesetzes) nennt keine Mindeststundenzahl. Er stellt auf die Umstände ab, wie die Beispiele im nächsten Abschnitt zeigen.
• Ist der Raum auch privat genutzt? Private Nutzung mindert den Abzug. Die Stundenmethode weiter unten berücksichtigt das.
• Schreibt das Geschäft Gewinne? Wohnkosten dürfen keinen Verlust schaffen und keinen bestehenden Verlust erhöhen.

Manche Fälle sind nicht einfach, und die folgenden Regeln klären sie nicht: Sie wollen die Wohnung verkaufen oder haben darauf die steuerliche Abschreibung in Kanada (Capital Cost Allowance) geltend gemacht; Sie teilen die Wohnung oder ihre Kosten mit einem Partner oder Miteigentümer; die CRA hat Ihnen in früheren Jahren widersprüchliche Auskünfte gegeben; oder eine Kapitalgesellschaft, nicht Sie, führt das Geschäft (siehe privat bezahlte Geschäftsausgaben). Jeder dieser Fälle kann den abziehbaren Betrag oder die Steuer bei einem späteren Verkauf ändern. Lesen Sie deshalb vor der Einreichung am Ende den Abschnitt „Anders in Ihrem Fall?“.

Legen Sie zuerst bereit: die Fläche des Arbeitsbereichs und der gesamten Wohnung, die Jahresmiete oder die Hypothekenzinsen, Grundsteuer, Versicherung, Nebenkosten- und Reparaturrechnungen und, wenn der Raum auch privat genutzt wird, die Stunden, in denen er für die Arbeit dient.

Diese Seite behandelt die Bundesregel. Wer in Québec ansässig ist, reicht außerdem eine Provinzerklärung ein. Deren Regeln sind hier nicht abgedeckt.

Welche zwei Tests gibt es, und was bedeutet „Hauptort der Geschäftstätigkeit“?

Ein Arbeitsbereich in Ihrer Wohnung ist nur absetzbar, wenn er einen von zwei Tests nach Abschnitt 18(12) des Income Tax Act besteht. Die Wohnung muss eine in sich abgeschlossene Wohneinheit sein. Der Folio beschreibt sie als Wohneinheit mit beschränktem Zugang, die Küche, Bad und Schlafmöglichkeit hat. Ein Haus, eine Wohnung oder eine ähnliche Einheit wie eine Eigentumswohnung kann infrage kommen, wenn sie dieser Beschreibung entspricht.

Der Folio prüft die Umstände, nicht einen Zeitanteil in Prozent. Ein Handwerker, der den Papierkram zu Hause und die Aufträge beim Kunden erledigte, erfüllte Test 1. Ein Anwalt, der Mandanten fast nur in einem gemieteten Büro traf, erfüllte ihn nicht.

Besteht keiner der beiden Tests, ist kein Teil der Wohnkosten als Kosten des Arbeitsbereichs absetzbar. Ein Gesellschafter wendet dieselben Tests auf seine eigene Wohnung an. Verbucht oder erstattet die Personengesellschaft eine Ausgabe bereits, kann der Gesellschafter sie nicht noch einmal geltend machen (Form T2125, Teil 6).

Welche Wohnkosten zählen: Miete, Grundsteuer, Hypothekenzinsen, Nebenkosten, Versicherung, Reparaturen?

Der geschäftliche Anteil der Kosten für Wohnen und Betrieb der Wohnung zählt. Kosten für Kauf oder Verbesserung der Wohnung selbst zählen nicht. Die CRA nennt Heizung, Wohngebäudeversicherung, Strom, Reinigungsmittel, Grundsteuer, Hypothekenzinsen und, wenn Sie mieten, die Miete.

Machen Sie jede Ausgabe nur einmal geltend. Ein Betrag in Zeile 9945 kann nicht zusätzlich in einer anderen Zeile der Form T2125 stehen. Die übrigen Ausgabenzeilen finden Sie in Ausgabenzeilen für Selbstständige in Kanada. Mahlzeiten, Kurse und andere Kosten behandelt Geschäftsausgaben, die die CRA anerkennt.

Sind Eigentümergebühren einer Eigentumswohnung, Internet und Telefon absetzbar?

Internet und Telefon sind gewöhnliche Betriebsausgaben, keine Kosten des Arbeitsbereichs. Bei den Gebühren einer Eigentumswohnung entspricht der Teil für Heizung, Strom, Wasser oder Versicherung Kosten, die die CRA nennt. Wie sie den Rest behandelt, sagt die CRA nicht.

Internet und Telefon. Laut Folio unterliegen Telefon und Internet nicht den Regeln für den Arbeitsbereich und können als gewöhnliche Betriebsausgabe abgezogen werden, nur für den geschäftlichen Anteil. Machen Sie sie in den gewöhnlichen Ausgabenzeilen geltend, nicht in Zeile 9945. Der CRA Guide ist beim Telefon genauer. Den monatlichen Grundpreis eines Festnetzanschlusses zu Hause lässt er nicht zu. Geschäftliche Ferngespräche von diesem Anschluss, den Grundpreis eines eigenen, rein geschäftlichen Anschlusses und den geschäftlichen Anteil der Mobilfunkkosten lässt er zu.

Gebühren einer Eigentumswohnung. Der Folio und die Seiten für Selbstständige nennen diese Gebühren nicht. Fragen Sie deshalb die Eigentümergemeinschaft, was die Gebühr abdeckt. Ein Teil, der Rücklagen für größere Instandsetzungen finanziert, oder eine einmalige Sonderumlage ist eine Einschätzung, die diese Quellen nicht klären. Für Arbeitnehmer nennt die CRA den Nebenkostenanteil der Gebühren (Strom, Heizung und Wasser) ausdrücklich als absetzbar (CRA).

Wie ermittle ich den Prozentsatz: nach Fläche und nach Stunden?

Teilen Sie die Fläche des Arbeitsbereichs durch die Gesamtfläche der Wohnung. Wird der Raum auch privat genutzt, kürzen Sie diesen Anteil nach den Stunden, in denen er für die Arbeit dient. Die CRA verlangt eine angemessene Grundlage, nicht eine bestimmte Formel.

1. Flächenanteil. Fläche des Arbeitsbereichs geteilt durch die gesamte ausgebaute Fläche der Wohnung. Der Folio rechnet Flure, Bäder und Küchen in die Gesamtfläche ein und akzeptiert andere Methoden, die unter den Umständen angemessen sind.
2. Anwenden. Multiplizieren Sie die absetzbaren Kosten des Jahres mit dem Flächenanteil.
3. Stunden, wenn der Raum geteilt genutzt wird. Zählen Sie die Stunden pro Tag zusammen, in denen der Raum für das Geschäft genutzt wird, teilen Sie sie durch 24 und multiplizieren Sie die Kosten aus Schritt 2 mit dem Ergebnis (CRA Guide T4002).
4. Nutzung nur an Teilen der Woche oder des Jahres. Läuft das Geschäft nur in einem Teil der Woche oder des Jahres, kürzen Sie den Abzug entsprechend.
5. GST/HST. Enthalten die Kosten GST/HST, die Sie als Vorsteuerabzug (Input Tax Credit) geltend machen, mindern Sie die Ausgabe um diesen Abzug (CRA Guide T4002). Siehe GST/HST-Vorsteuerabzüge.

Ein Raum, der Test 2 besteht, dient keinem anderen Zweck. Dann gilt allein die Fläche. Der Prozentsatz und seine Gründe gehören in Ihre Unterlagen.

Darf der Abzug höher sein als mein Geschäftsgewinn?

Nein. Der Abzug darf die Geschäftseinkünfte des Jahres vor diesem Abzug nicht übersteigen. Er kann also keinen Verlust schaffen und keinen Verlust erhöhen. Der ungenutzte Teil gilt als Kosten des Arbeitsbereichs im nächsten Jahr (s. 18(12)(b) und (c)).

Im Formular addiert Teil 7 den geschäftlichen Anteil dieses Jahres, eine etwaige steuerliche Abschreibung und den Vortrag des Vorjahres. Er begrenzt die Summe auf das Nettoeinkommen nach Anpassungen (Betrag 5D) und zeigt, was vorgetragen wird (Form T2125). Bei einem Gesellschafter ist dieser Betrag das Ergebnis nach den in Teil 6 geltend gemachten Ausgaben; diese verringern also den Spielraum für den Abzug der Wohnkosten. Der Folio knüpft den Vortrag an drei Bedingungen. Er besteht nur, solange einer der beiden Tests weiter erfüllt ist. Er muss im frühesten späteren Jahr mit Geschäftseinkünften genutzt werden. Er kann nur gegen Einkünfte aus demselben Geschäft genutzt werden.

Die Grenze gilt nur für Kosten des Arbeitsbereichs. Andere Ausgaben, auch Internet und Telefon, können weiterhin einen Verlust erzeugen.

Ich miete oder besitze die Wohnung: Was ändert sich, und sind Tilgungen ein Kostenpunkt?

Ein Mieter macht einen angemessenen Teil der Miete geltend. Ein Eigentümer macht die Kosten für Besitz und Betrieb geltend, nie aber einen Mietwert für den eigenen Raum (Folio). Die Tilgung der Hypothek ist keine Ausgabe.

• Tilgung. Die Rückzahlung des Darlehens ist eine Zahlung auf das Kapital. Das Gesetz schließt sie aus, sofern es sie nicht ausdrücklich erlaubt (s. 18(1)(b)). Nur die Zinsen können zählen.
• Zinsen. Zinsen auf Geld, das Sie für den Kauf Ihrer Wohnung geliehen haben, sind für sich allein in der Regel nicht abziehbar. Der Anteil für den Arbeitsbereich kann aber abziehbar sein, wenn die Tests für den Arbeitsbereich erfüllt sind. Die Zinsen müssen außerdem Absatz 20(1)(c) erfüllen. Danach muss das geliehene Geld dazu dienen, Geschäfts- oder Vermögenseinkünfte zu erzielen. Sie müssen also nachverfolgen, wofür das geliehene Geld verwendet wurde (Folio). Zinsen auf Geld, das für Privates wie einen Urlaub verwendet wurde, sind nicht abziehbar.

Sollte ich die steuerliche Abschreibung für meine Wohnung geltend machen?

Nicht automatisch. Die steuerliche Abschreibung (Capital Cost Allowance, CCA) auf den geschäftlich genutzten Teil Ihrer Wohnung ist freiwillig, und die CRA warnt, dass dann Regeln zu Kapitalgewinn und Nachversteuerung gelten, wenn Sie sie geltend machen.

Nach dem Folio der CRA zum Hauptwohnsitz behandelt die CRA das gesamte Grundstück als Hauptwohnsitz, wenn alle drei Punkte zutreffen:

• Die geschäftliche Nutzung ist dem Wohnen untergeordnet.
• Es gibt keine bauliche Änderung.
• Es wird keine CCA geltend gemacht.

Ein Steuerpflichtiger mit einem Arbeitsbereich in der Wohnung darf weiterhin die Ausgaben außer der CCA geltend machen. Mit der CCA endet diese Behandlung, und der geschäftliche Teil gilt als teilweise Nutzungsänderung ab dem Beginn der geschäftlichen Nutzung. Eine Rückkehr zur privaten Nutzung kann außerdem zur Nachversteuerung bereits geltend gemachter CCA führen (Absätze 2.60 und 2.64 des Folio). Eine wahlweise Behandlung nach Unterabschnitt 45(2) kann diese fiktive Veräußerung in manchen Fällen aufschieben. Wer aber CCA geltend macht, hebt diese Wahl rückwirkend zum ersten Tag des betreffenden Jahres auf (Absätze 2.48 und 2.62). Beides zugleich ist also nicht möglich. Ob sie passt, ist eine Frage für Fachleute. Die Wahl behandelt eine Wohnung in eine Mietwohnung umwandeln.

Der Tausch lautet: ein Abzug jetzt gegen ein Risiko bei einem späteren Verkauf. Die CCA liegt außerdem innerhalb der oben genannten Verlustgrenze. Zum Verkauf selbst siehe Befreiung für den Hauptwohnsitz. Zur Funktionsweise der CCA siehe steuerliche Abschreibung in Kanada.

Ich habe auch einen Arbeitgeber: Zählt mein Homeoffice, und in welcher Erklärung?

Beide Ansprüche gehören in Ihre persönliche Steuererklärung, aber über unterschiedliche Formulare mit unterschiedlichen Tests. Ein geschäftlicher Arbeitsbereich läuft über die Form T2125. Ein Arbeitsbereich für die Anstellung braucht eine unterschriebene Form T2200 des Arbeitgebers. Sie deckt nur zulässige Ausgaben ab, die Sie zahlen mussten und für die Sie weder eine Erstattung erhalten noch Anspruch darauf haben (Income Tax Act, s. 8(1)(i)).

Quellen: Form T2125; die Seiten der CRA für Arbeitnehmer zu Anspruchsvoraussetzungen, Ausgaben und Geltendmachung.

Die Seiten der CRA sagen nicht, wie ein Raum aufzuteilen ist, der sowohl Ihrem Arbeitgeber als auch Ihrem eigenen Geschäft dient. Das ist eine Einschätzung im Einzelfall. Führt Ihre Kapitalgesellschaft statt Ihnen das Geschäft, siehe privat bezahlte Geschäftsausgaben.

Was bewahre ich auf, falls die CRA nachfragt, und reiche ich etwas ein?

Reichen Sie die Form T2125 mit Ihrer Erklärung ein. Bewahren Sie die zugrunde liegenden Unterlagen auf und reichen Sie sie nicht ein. Die CRA verlangt, Unterlagen mindestens sechs Jahre ab dem Ende des letzten Steuerjahres aufzubewahren, auf das sie sich beziehen (CRA Guide T4002, Kapitel 1). Bei einer verspätet eingereichten Erklärung bewahren Sie die Unterlagen mindestens sechs Jahre ab dem Tag der Einreichung auf (Income Tax Act, s. 230(5)). Ein Einspruch oder eine Berufung kann eine längere Aufbewahrung erfordern.

Aufbewahren:

• Einen Grundriss oder Aufmaß, das den Arbeitsbereich und die gesamte ausgebaute Fläche der Wohnung zeigt.
• Den Mietvertrag oder die Hypothekenzinsbescheinigung und den Grundsteuerbescheid.
• Versicherungs-, Nebenkosten- und Reparaturrechnungen sowie die Aufschlüsselung der Gebühren der Eigentumswohnung.
• Bei einem gemeinsam genutzten Raum eine einfache Aufzeichnung der Stunden, in denen er für die Arbeit dient.
• Den Vortrag aus Teil 7 für jedes Jahr und die Rechnungen dahinter. Die CRA sagt nicht, wie ihre Aufbewahrungsfrist für einen vorgetragenen Betrag gilt. Bewahren Sie die Unterlagen deshalb so lange nach dem letzten Jahr auf, in dem Sie ihn nutzen.

Der Folio verlangt, dass die Aufteilung angemessen ist. Ein Format schreibt er nicht vor. Die vollständige Liste zum Jahresende und die Aufteilung von Rechnungen mit gemischter Nutzung finden Sie in was Sie als Einzelunternehmer Ihrem Buchhaltungsexperten geben.

Zwei CRA-Mitarbeiter haben mir Verschiedenes gesagt: Welche Auskunft gilt?

Die Regel steht in Abschnitt 18(12) und im veröffentlichten Folio der CRA. Eine allgemeine telefonische Auskunft ist keine verbindliche Vorabauskunft (Advance Income Tax Ruling). Widersprechen sich zwei Auskünfte dazu, ob Ihr Raum zählt, entscheiden die Tatsachen: wie, wie oft und wofür der Raum genutzt wird.

• Die CRA erklärt, ihre technischen Auslegungen seien für die steuerliche Behandlung eines einzelnen Steuerpflichtigen nicht maßgeblich. Eine verbindliche Vorabauskunft (Advance Income Tax Ruling), also eine schriftliche Antwort auf eine schriftliche Anfrage, hält sie für den Empfänger für bindend, wenn die geplanten Vorgänge innerhalb der genannten Frist stattfinden (IC70-6R12).
• Wenn falsche Auskünfte der CRA zu einem Strafzuschlag oder zu Zinsen geführt haben, können Sie einen Erlass beantragen. Das Rundschreiben der CRA zum Erlass nennt unter den möglichen Gründen ausdrücklich falsche Auskünfte an einen Steuerpflichtigen. Bei einer mündlichen Auskunft verlangt sie Datum, Uhrzeit, Name und Mitarbeiternummer der Person, mit der Sie gesprochen haben, sowie den Inhalt des Gesprächs. Fristen und Antrag behandelt Strafzuschläge, Zinsen und Erlass.

Notieren Sie bei jedem Anruf Datum, Uhrzeit, Mitarbeiternummer sowie Frage und Antwort.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung. Alle Beträge sind in kanadischen Dollar. Nehmen Sie an, dass jeder Arbeitsbereich im gesamten gezeigten Zeitraum der Hauptort der Geschäftstätigkeit ist. Die Designerin und der Eigentümer der Eigentumswohnung haben vor den Wohnkosten jeweils genug Nettogeschäftseinkünfte, um den berechneten Betrag geltend zu machen.

Eine freiberufliche Designerin zur Miete

Eine Designerin arbeitet allein in einer Mietwohnung und trifft dort nie Kunden. Der Arbeitsbereich ist ein Raum von 10 m², der nur für die Arbeit dient, in einer Wohnung von 80 m², also 12,5 % der Fläche. Miete, Nebenkosten und Wohngebäudeversicherung betragen im Jahr zusammen C$24.000. Der Flächenanteil ist 12,5 % von C$24.000, also C$3.000. Wenn man annimmt, dass der Raum ihr Hauptort der Geschäftstätigkeit ist, macht sie C$3.000 in Zeile 9945 geltend. Ihr Internetanschluss ist eine eigene gewöhnliche Ausgabe.

Ein Jahr mit knappem Gewinn, dann ein Vortrag

Das Nettoeinkommen einer Beraterin vor den Wohnkosten beträgt im Jahr 1 C$4.000, und der geschäftliche Anteil ihrer Wohnkosten liegt bei C$6.000. Der Abzug ist auf C$4.000 begrenzt. Das Nettoeinkommen ist C$0, und C$2.000 werden vorgetragen.

Im Jahr 2 beträgt das Nettoeinkommen vor den Wohnkosten C$10.000, und der geschäftliche Anteil der Wohnkosten liegt bei C$5.000. Mit dem Vortrag von C$2.000 ergibt das C$7.000, also weniger als die Grenze von C$10.000. Sie macht C$7.000 geltend, das Nettoeinkommen beträgt C$3.000, und nichts wird vorgetragen. Hätte sie im Jahr 2 beide Tests nicht mehr erfüllt, wäre die Bedingung des Folio für den Vortrag der C$2.000 nicht erfüllt.

Ein Eigentümer einer Eigentumswohnung mit gemeinsam genutztem Raum

Ein Gästezimmer macht 10 % der Wohnung aus. Außerhalb der Arbeitszeit ist es ein Gästezimmer, und er arbeitet dort 8 Stunden am Tag an 5 Tagen in der Woche. Die absetzbaren Kosten des Jahres betragen C$18.000, ohne die Tilgung der Hypothek.

• Flächenanteil: 10 % von C$18.000 sind C$1.800.
• Stunden: 8 von 24 Stunden sind ein Drittel, also C$600.
• Tage: 5 von 7 Tagen senken das auf etwa C$430.

Er macht etwa C$430 in Zeile 9945 geltend.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben ein Verlustjahr oder einen knappen Gewinn: Der Abzug endet beim Gewinn, und der Rest wird nur vorgetragen, solange ein Test weiter erfüllt ist. Holen Sie sich Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen, um den Betrag zu ermitteln, den Ihre Tatsachen stützen.
• Sie teilen die Wohnung oder ihre Kosten mit einem Partner oder Miteigentümer: Die Quellen der CRA regeln nicht, wie zwei Personen die Kosten einer Wohnung aufteilen. Das ist eine Einschätzung, die Sie klären sollten, bevor einer von Ihnen den Abzug geltend macht. Bringen Sie den Mietvertrag oder die Eigentumsunterlagen zur Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen mit.
• Frühere Jahre wurden nach widersprüchlichen Auskünften der CRA geltend gemacht oder ausgelassen: Ob Sie ändern sollten, hängt davon ab, ob der Raum in jedem Jahr die Tests erfüllt hat. Beginnen Sie mit der Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen. Ist ein Schreiben eingegangen, siehe Prüfungen der CRA. Fehlen die Rechnungen und Belege aus diesen Jahren, stellen Sie zuerst die Unterlagen wieder her: siehe überfällige Buchhaltung nachholen oder Buchhaltung.
• Sie wollen die Wohnung verkaufen oder haben darauf CCA geltend gemacht: Lesen Sie zuerst Befreiung für den Hauptwohnsitz und holen Sie sich vor dem Verkauf Hilfe bei der Einkommensteuer für Privatpersonen.
• Sie vermieten einen Teil der Wohnung oder wandeln sie in eine Mietwohnung um: siehe eine Wohnung in eine Mietwohnung umwandeln.
• Ihre Kapitalgesellschaft erstattet Ihnen Wohnkosten, oder Sie haben eine Form T2200: siehe privat bezahlte Geschäftsausgaben.
• Sie sind US-Staatsbürger oder Green-Card-Inhaber mit einem Geschäft in Kanada: Ihre US-Erklärung wendet eigene Homeoffice-Regeln an, die von denen der CRA abweichen. Siehe Form T2125 in Schedule C übertragen und den US-Abzug für das Homeoffice, oder holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie haben auf Wohnkosten GST/HST gezahlt: siehe GST/HST-Vorsteuerabzüge.
• Ihre Wohnkosten sind mit privaten Konten vermischt, und nichts stimmt überein: Das ist zuerst eine Aufgabe für die Buchhaltung, dann erst eine Steuerfrage. Wie der Gewinn besteuert wird, steht in wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert werden.