Khấu trừ văn phòng tại nhà (CRA): cách khai trên T2125

Tôi làm việc một mình và không gặp khách thì có được khai văn phòng tại nhà không?

Có, nếu khu vực làm việc là nơi kinh doanh chính của bạn. Việc gặp khách chỉ quan trọng ở điều kiện thứ hai, nên người làm nghề tự do làm việc một mình tại nhà vẫn có thể đạt điều kiện thứ nhất. Bạn tính phần chi phí nhà dùng cho kinh doanh ở Part 7 của Form T2125, và kết quả ghi vào line 9945 (Income Tax Act, s. 18(12); CRA guide T4002, chương 3).

Ba điều sau cho biết trường hợp của bạn có đơn giản hay không:

• Phòng này có phải là nơi chủ yếu điều hành công việc kinh doanh không? Income Tax Folio về việc dùng nhà cho kinh doanh của CRA (cách CRA công bố để hiểu luật) không đặt mức giờ tối thiểu. CRA xét theo thực tế, như các ví dụ ở phần sau.
• Phòng này có đồng thời là không gian cá nhân không? Dùng cho cá nhân sẽ làm giảm khoản khai. Phương pháp tính theo giờ bên dưới xử lý trường hợp này.
• Công việc kinh doanh có lãi không? Chi phí nhà không được tạo ra hoặc làm tăng khoản lỗ.

Một số trường hợp không đơn giản và các quy tắc dưới đây không giải quyết được: bạn định bán nhà hoặc đã khai CCA cho căn nhà; bạn dùng chung căn nhà hoặc chi phí với đối tác hoặc đồng sở hữu; CRA từng trả lời mâu thuẫn trong các năm trước; hoặc một công ty, chứ không phải bạn, điều hành việc kinh doanh (xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân). Mỗi trường hợp đều có thể thay đổi số tiền bạn được khai hoặc thuế khi bán nhà sau này, vì vậy hãy đọc phần "Trường hợp của bạn có khác không?" ở cuối trang trước khi nộp tờ khai.

Hãy chuẩn bị trước: diện tích khu vực làm việc và diện tích cả căn nhà, tiền thuê nhà hoặc tiền lãi vay mua nhà trong năm, thuế bất động sản, bảo hiểm, hóa đơn điện nước và sửa chữa, và nếu phòng dùng chung thì số giờ dùng phòng để làm việc.

Trang này nói về quy định liên bang. Cư dân Quebec còn nộp tờ khai cấp tỉnh bang, và quy định đó không được đề cập ở đây.

Hai điều kiện là gì, và "nơi kinh doanh chính" nghĩa là gì?

Khu vực làm việc trong nhà chỉ được khấu trừ nếu đạt một trong hai điều kiện ở section 18(12) của Income Tax Act. Căn nhà phải là một nơi ở khép kín (self-contained domestic establishment), mà Folio mô tả là một đơn vị ở có lối vào hạn chế, có bếp, phòng tắm và chỗ ngủ. Nhà riêng, căn hộ hoặc đơn vị tương tự như condo có thể đạt nếu đúng mô tả đó.

Folio xét theo thực tế, không theo tỷ lệ thời gian. Một nhà thầu làm giấy tờ tại nhà và làm việc tại công trình của khách đã đạt điều kiện 1. Một luật sư gần như chỉ gặp khách ở văn phòng thuê thì không đạt.

Nếu không đạt điều kiện nào, không phần chi phí nhà nào được khấu trừ như chi phí khu vực làm việc. Thành viên hợp danh áp dụng cùng hai điều kiện cho nhà riêng của mình. Nếu hợp danh đã ghi nhận hoặc hoàn lại một khoản chi phí, thành viên hợp danh không được khai lại khoản đó (Form T2125, Part 6).

Những chi phí nhà nào được tính: tiền thuê, thuế bất động sản, lãi vay mua nhà, điện nước, bảo hiểm, sửa chữa?

Phần dùng cho kinh doanh trong chi phí ở và vận hành căn nhà được tính. Chi phí mua hoặc nâng cấp chính căn nhà thì không. Danh sách của CRA gồm tiền sưởi, bảo hiểm nhà, điện, vật dụng vệ sinh, thuế bất động sản, lãi vay mua nhà và, nếu bạn thuê nhà, tiền thuê nhà.

Mỗi khoản chi phí chỉ khai một lần. Số tiền đã ghi ở line 9945 không được khai thêm ở dòng khác của T2125. Các dòng chi phí khác nằm trong các dòng chi phí của người tự kinh doanh tại Canada. Chi phí ăn uống, khóa học và các khoản khác nằm trong chi phí kinh doanh mà CRA chấp nhận.

Phí condo, internet và điện thoại có được khấu trừ không?

Internet và điện thoại là chi phí kinh doanh thông thường, không phải chi phí khu vực làm việc. Với phí condo, phần trả cho tiền sưởi, điện, nước hoặc bảo hiểm trùng với các chi phí CRA đã nêu; CRA không nói rõ phần còn lại được xử lý thế nào.

Internet và điện thoại. Folio nói điện thoại và internet không thuộc quy định về khu vực làm việc và có thể được khấu trừ như chi phí kinh doanh thông thường, chỉ cho phần dùng cho kinh doanh. Hãy khai ở các dòng chi phí thông thường, không khai ở line 9945. Hướng dẫn của CRA nói cụ thể hơn về điện thoại. CRA không cho khai cước cơ bản hằng tháng của điện thoại cố định ở nhà. CRA cho khai các cuộc gọi đường dài phục vụ kinh doanh thực hiện trên máy đó, cước cơ bản của đường dây riêng chỉ dùng cho kinh doanh, và phần thời lượng gọi điện thoại di động dùng cho kinh doanh.

Phí condo. Folio và các trang dành cho người tự kinh doanh không nêu tên phí condo, vì vậy hãy hỏi ban quản lý condo xem khoản phí này trả cho những gì. Phần dùng cho sửa chữa lớn, hoặc một khoản phí đóng thêm một lần, là vấn đề cần đánh giá riêng mà các nguồn này không giải quyết. Với nhân viên, CRA có nêu phần điện nước trong phí condo (điện, sưởi và nước) là được khai (CRA).

Tôi tính tỷ lệ phần trăm thế nào: theo diện tích và theo giờ?

Lấy diện tích khu vực làm việc chia cho tổng diện tích căn nhà. Nếu phòng cũng là không gian cá nhân, hãy nhân tỷ lệ đó với số giờ phòng được dùng để làm việc. CRA yêu cầu một cơ sở hợp lý, không bắt buộc một công thức duy nhất.

1. Tỷ lệ theo diện tích. Diện tích khu vực làm việc chia cho tổng diện tích hoàn thiện của căn nhà. Folio tính cả hành lang, phòng tắm và bếp vào tổng diện tích, và chấp nhận các cách tính khác nếu hợp lý trong hoàn cảnh cụ thể.
2. Áp dụng tỷ lệ. Nhân các chi phí đủ điều kiện trong năm với tỷ lệ theo diện tích.
3. Theo giờ, nếu phòng dùng chung. Cộng số giờ mỗi ngày phòng được dùng cho kinh doanh, chia cho 24, rồi nhân kết quả với số chi phí ở bước 2 (CRA guide T4002).
4. Dùng một phần tuần hoặc một phần năm. Nếu việc kinh doanh chỉ chạy một phần của tuần hoặc của năm, hãy giảm khoản khai tương ứng.
5. GST/HST. Nếu các chi phí có GST/HST mà bạn khai làm tín thuế đầu vào, hãy giảm chi phí đi đúng bằng khoản tín thuế đó (CRA guide T4002). Xem tín thuế đầu vào GST/HST.

Phòng đạt điều kiện 2 không dùng cho việc gì khác, nên chỉ cần tính theo diện tích. Tỷ lệ phần trăm và lý do chọn tỷ lệ đó cần được ghi trong hồ sơ của bạn.

Khoản khai có được lớn hơn lợi nhuận kinh doanh không?

Không. Khoản khấu trừ không được vượt quá thu nhập kinh doanh của năm trước khi trừ khoản này, nên không thể tạo ra hoặc làm tăng khoản lỗ. Phần chưa dùng được coi là chi phí khu vực làm việc của năm sau (s. 18(12)(b) và (c)).

Trên biểu mẫu, Part 7 cộng phần dùng cho kinh doanh của năm nay, khoản CCA nếu có và số chuyển sang từ năm trước. Biểu mẫu giới hạn tổng số ở mức thu nhập ròng sau điều chỉnh (amount 5D) và cho thấy phần chuyển sang năm sau (Form T2125). Với thành viên hợp danh, số đó là số sau khi trừ các chi phí đã khai ở Part 6, nên các chi phí này làm giảm phần còn lại để khai chi phí nhà. Folio thêm ba điều kiện cho khoản chuyển sang năm sau. Khoản này chỉ còn hiệu lực khi một trong hai điều kiện vẫn tiếp tục đạt. Khoản này phải được dùng vào năm gần nhất sau đó có thu nhập kinh doanh. Khoản này chỉ được dùng để trừ vào thu nhập của cùng một việc kinh doanh.

Giới hạn này chỉ áp dụng cho chi phí khu vực làm việc. Các chi phí khác, kể cả internet và điện thoại, vẫn có thể tạo ra khoản lỗ.

Tôi thuê nhà hay sở hữu nhà: khác nhau thế nào, và tiền gốc vay mua nhà có phải chi phí không?

Người thuê nhà khai một phần hợp lý của tiền thuê. Chủ sở hữu khai chi phí sở hữu và vận hành, nhưng không bao giờ được khai giá trị thuê cho chính không gian của mình (Folio). Tiền gốc vay mua nhà không phải là chi phí.

• Tiền gốc. Trả nợ gốc là khoản chi thuộc về vốn, mà Income Tax Act cấm khấu trừ trừ khi luật cho phép rõ ràng (s. 18(1)(b)). Chỉ phần tiền lãi mới có thể được tính.
• Tiền lãi. Tiền lãi của khoản tiền vay để mua nhà của bạn nói chung không đủ điều kiện khi đứng riêng, nhưng phần thuộc khu vực làm việc có thể được khấu trừ khi đạt các điều kiện về khu vực làm việc. Khoản này cũng phải đạt paragraph 20(1)(c), vốn yêu cầu tiền vay phải được dùng để tạo thu nhập kinh doanh hoặc thu nhập từ tài sản, nên bạn phải chứng minh được dòng tiền vay đã dùng vào việc gì (Folio). Tiền lãi của khoản tiền dùng cho việc cá nhân, như đi nghỉ, không được khấu trừ.

Tôi có nên khai CCA cho căn nhà của mình không?

Mặc định là không. Khai khấu hao theo quy định của CRA (capital cost allowance, CCA) cho phần kinh doanh của căn nhà là tùy chọn, và CRA cảnh báo rằng nếu bạn khai thì quy định về lãi vốn và thu hồi khấu hao (recapture) sẽ áp dụng.

Folio về nhà ở chính (principal residence) của CRA nói CRA coi toàn bộ bất động sản là nhà ở chính khi cả ba điều sau đều đúng:

• Việc dùng cho kinh doanh chỉ là phụ so với việc ở.
• Không có thay đổi về kết cấu.
• Không khai CCA.

Người nộp thuế có khu vực làm việc tại nhà vẫn có thể khai các chi phí ngoài CCA. Khai CCA sẽ chấm dứt cách xử lý đó, và phần dùng cho kinh doanh được coi là thay đổi một phần mục đích sử dụng kể từ khi việc dùng cho kinh doanh bắt đầu. Quay lại dùng cho cá nhân cũng có thể dẫn đến thu hồi khoản CCA đã khai (Folio paragraph 2.60 và 2.64). Lựa chọn theo subsection 45(2) trong một số trường hợp có thể hoãn việc bị coi như đã bán này, nhưng khai CCA sẽ hủy lựa chọn đó kể từ ngày đầu tiên của năm đó (paragraph 2.48 và 2.62), nên không thể vừa khai CCA vừa giữ lựa chọn đó. Có phù hợp hay không là câu hỏi cần chuyên gia đánh giá; lựa chọn này được nói trong biến nhà ở thành nhà cho thuê.

Đây là sự đánh đổi: khai khoản khấu trừ ngay bây giờ nhưng chịu rủi ro khi bán nhà sau này. CCA cũng nằm trong giới hạn lợi nhuận nêu trên. Về việc bán nhà, xem miễn thuế nhà ở chính. Về cách CCA hoạt động, xem khấu hao theo quy định của CRA (CCA).

Tôi còn có người sử dụng lao động: văn phòng tại nhà của tôi có được tính không, và khai ở tờ khai nào?

Cả hai khoản khai đều ghi trên tờ khai cá nhân, nhưng qua các biểu mẫu khác nhau với điều kiện khác nhau. Khu vực làm việc cho kinh doanh khai qua T2125. Khu vực làm việc cho công việc làm công cần Form T2200 có chữ ký của người sử dụng lao động. Khoản này chỉ gồm các chi phí đủ điều kiện mà bạn bị yêu cầu phải tự trả và không được hoàn lại, cũng không có quyền được hoàn lại (Income Tax Act, s. 8(1)(i)).

Nguồn: Form T2125; các trang của CRA dành cho nhân viên về điều kiện, các chi phí được khai và cách khai.

Các trang của CRA không nói cách chia một phòng vừa phục vụ người sử dụng lao động vừa phục vụ việc kinh doanh riêng của bạn. Đây là vấn đề cần đánh giá riêng. Nếu công ty của bạn, chứ không phải bạn, điều hành việc kinh doanh, xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.

Tôi cần giữ gì nếu CRA hỏi, và có phải gửi gì không?

Hãy nộp T2125 cùng tờ khai. Giữ hồ sơ làm cơ sở cho tờ khai đó và không gửi đi. CRA yêu cầu giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ cuối năm thuế cuối cùng mà hồ sơ liên quan (CRA guide T4002, chương 1). Với tờ khai nộp trễ, hãy giữ hồ sơ ít nhất sáu năm kể từ ngày bạn nộp (Income Tax Act, s. 230(5)). Nếu có khiếu nại hoặc kháng nghị, có thể cần giữ lâu hơn.

Hãy giữ:

• Sơ đồ mặt bằng hoặc số đo thể hiện khu vực làm việc và tổng diện tích hoàn thiện của căn nhà.
• Hợp đồng thuê nhà, hoặc bảng kê tiền lãi vay mua nhà và hóa đơn thuế bất động sản.
• Hóa đơn bảo hiểm, điện nước và sửa chữa, cùng bảng chi tiết phí condo.
• Với phòng dùng chung, một bản ghi đơn giản về số giờ dùng để làm việc.
• Số chuyển sang năm sau của mỗi năm ở Part 7, cùng các hóa đơn làm cơ sở. CRA không nói thời hạn lưu giữ áp dụng thế nào cho khoản chuyển sang năm sau, nên hãy giữ chừng đó thời gian sau năm cuối cùng bạn dùng khoản này.

Folio yêu cầu việc chia phải hợp lý, nhưng không quy định định dạng. Để xem danh sách đầy đủ cuối năm và cách chia hóa đơn dùng chung, xem những gì cần đưa kế toán viên khi bạn là chủ doanh nghiệp một chủ.

Hai nhân viên CRA nói khác nhau: câu trả lời nào có giá trị?

Quy tắc nằm ở section 18(12) và Folio CRA đã công bố, còn câu trả lời chung qua điện thoại không phải là ý kiến trước về thuế thu nhập (advance income tax ruling). Khi hai câu trả lời khác nhau về việc khu vực làm việc của bạn có đủ điều kiện hay không, thực tế sẽ quyết định: phòng được dùng thế nào, bao lâu một lần và cho việc gì.

• CRA cho biết các giải thích kỹ thuật của mình không quyết định cách xử lý thuế cho một người nộp thuế cụ thể. CRA coi ý kiến trước về thuế thu nhập, tức là câu trả lời bằng văn bản cho yêu cầu bằng văn bản, là ràng buộc đối với CRA với người nộp thuế đã nhận ý kiến đó, nếu các giao dịch dự kiến được thực hiện trong thời hạn nêu rõ (IC70-6R12).
• Nếu thông tin sai từ CRA dẫn đến tiền phạt hoặc tiền lãi, bạn có thể yêu cầu xem xét giảm miễn. Thông tư giảm miễn của CRA liệt kê việc cung cấp thông tin sai cho người nộp thuế trong số các hành động có thể là lý do chính đáng. Với câu trả lời bằng lời nói, CRA yêu cầu ngày, giờ, tên và mã số nhân viên của người bạn đã nói chuyện, cùng nội dung đã nói. Thời hạn và cách yêu cầu nằm trong tiền phạt, tiền lãi và giảm miễn.

Ở mỗi cuộc gọi, hãy ghi lại ngày, giờ, mã số nhân viên, câu hỏi và câu trả lời.

Ví dụ

Các ví dụ này chỉ để minh họa. Mọi số tiền đều bằng đô la Canada. Giả sử mỗi khu vực làm việc là nơi kinh doanh chính trong suốt giai đoạn nêu. Nhà thiết kế và chủ sở hữu condo đều có đủ thu nhập kinh doanh ròng trước chi phí nhà để khai số tiền đã tính.

Một nhà thiết kế làm nghề tự do thuê nhà

Một nhà thiết kế làm việc một mình trong căn hộ thuê và không bao giờ gặp khách tại đó. Khu vực làm việc là một phòng 10 m² chỉ dùng để làm việc, trong căn hộ 80 m², tức là 12,5% diện tích. Tiền thuê nhà, điện nước và bảo hiểm nhà trong năm là C$24.000. Tỷ lệ theo diện tích là 12,5% của C$24.000, tức C$3.000. Giả sử phòng này là nơi kinh doanh chính của cô, cô khai C$3.000 ở line 9945. Gói internet của cô là một chi phí thông thường riêng.

Một năm lợi nhuận thấp, rồi chuyển sang năm sau

Thu nhập ròng của một nhà tư vấn trước chi phí nhà là C$4.000 ở năm 1, và phần chi phí nhà dùng cho kinh doanh của cô là C$6.000. Khoản khai bị giới hạn ở C$4.000. Thu nhập ròng là C$0 và C$2.000 được chuyển sang năm sau.

Ở năm 2, thu nhập ròng trước chi phí nhà là C$10.000 và phần chi phí nhà dùng cho kinh doanh là C$5.000. Cộng thêm C$2.000 chuyển sang, tổng là C$7.000, thấp hơn mức giới hạn C$10.000. Cô khai C$7.000, thu nhập ròng là C$3.000 và không còn gì chuyển sang năm sau. Nếu ở năm 2 cô không còn đạt cả hai điều kiện, điều kiện của Folio để chuyển C$2.000 sang năm sau sẽ không được đáp ứng.

Chủ sở hữu condo có phòng dùng chung

Một phòng trống chiếm 10% đơn vị. Ngoài giờ làm việc, phòng này là phòng khách, và anh làm việc trong đó 8 giờ mỗi ngày, 5 ngày mỗi tuần. Chi phí đủ điều kiện trong năm là C$18.000, chưa tính tiền gốc vay mua nhà.

• Tỷ lệ theo diện tích: 10% của C$18.000 là C$1.800.
• Theo giờ: 8 trong 24 giờ là một phần ba, nên còn C$600.
• Theo ngày: 5 trong 7 ngày giảm số này xuống còn khoảng C$430.

Anh khai khoảng C$430 ở line 9945.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn có năm lỗ hoặc lợi nhuận thấp: khoản khai dừng ở mức lợi nhuận, và phần còn lại chỉ được chuyển sang năm sau khi một điều kiện vẫn còn đạt. Hãy nhờ hỗ trợ thuế cá nhân để tính số tiền phù hợp với hoàn cảnh của bạn.
• Bạn dùng chung nhà hoặc chi phí với đối tác hoặc đồng sở hữu: các nguồn của CRA không nêu cách hai người chia chi phí của một căn nhà, nên đây là vấn đề cần đánh giá và thống nhất trước khi một trong hai người khai. Hãy mang hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ sở hữu đến hỗ trợ thuế cá nhân.
• Các năm trước đã khai, hoặc bỏ qua, sau khi nhận câu trả lời mâu thuẫn từ CRA: có điều chỉnh hay không tùy thuộc vào việc khu vực làm việc có đủ điều kiện trong từng năm hay không. Hãy bắt đầu với hỗ trợ thuế cá nhân. Nếu đã nhận thư, xem CRA rà soát và kiểm tra thuế. Nếu thiếu hóa đơn và biên lai của những năm đó, hãy dựng lại hồ sơ trước: xem bù sổ sách bị trễ hoặc ghi sổ kế toán.
• Bạn định bán nhà, hoặc đã khai CCA cho căn nhà: hãy đọc miễn thuế nhà ở chính trước, rồi nhờ hỗ trợ thuế cá nhân trước khi bán.
• Bạn cho thuê một phần căn nhà, hoặc đang biến nhà thành nhà cho thuê: xem biến nhà ở thành nhà cho thuê.
• Công ty của bạn hoàn lại cho bạn các chi phí nhà, hoặc bạn có T2200: xem chi phí kinh doanh trả bằng tiền cá nhân.
• Bạn là công dân Hoa Kỳ hoặc người có thẻ xanh và có việc kinh doanh ở Canada: tờ khai Hoa Kỳ của bạn áp dụng quy định văn phòng tại nhà riêng, khác với quy định của CRA. Xem chuyển T2125 sang Schedule C và khấu trừ văn phòng tại nhà ở Hoa Kỳ, hoặc nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Bạn đã trả GST/HST cho chi phí nhà: xem tín thuế đầu vào GST/HST.
• Chi phí nhà của bạn lẫn trong tài khoản cá nhân và không đối chiếu được: đó là việc ghi sổ kế toán trước khi là câu hỏi về thuế. Về cách tính thuế trên lợi nhuận, xem thuế đánh trên thu nhập tự kinh doanh.