Bureau à domicile : déduction pour travailleur autonome (T2125)

Puis-je déduire un bureau à domicile si je travaille seul et ne reçois jamais de clients?

Oui, si votre espace de travail est votre lieu principal d'affaires. Rencontrer des clients ne compte que pour le deuxième critère : un pigiste qui travaille seul à la maison peut donc respecter le premier. Vous calculez la part professionnelle de vos frais d'habitation à la partie 7 du formulaire T2125, et le résultat va à la ligne 9945 (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 18(12); guide T4002 de l'ARC, chapitre 3).

Trois éléments permettent de savoir si votre cas est simple :

• Cette pièce est-elle l'endroit où l'entreprise est surtout exploitée? Le Folio de l'impôt sur le revenu sur les frais d'utilisation de la maison de l'Agence du revenu du Canada (ARC), qui expose son interprétation de la loi, ne fixe aucun nombre minimal d'heures. Il tient compte des faits, comme le montrent les exemples de la section suivante.
• La pièce sert-elle aussi à des fins personnelles? L'usage personnel réduit la déduction. La méthode des heures, plus bas, en tient compte.
• L'entreprise est-elle rentable? Les frais d'habitation ne peuvent ni créer ni augmenter une perte.

Certains cas ne sont pas simples, et les règles ci-dessous ne les tranchent pas : vous prévoyez vendre le logement ou avez déjà demandé une déduction pour amortissement (DPA) sur celui-ci; vous partagez le logement ou ses frais avec un conjoint ou un copropriétaire; l'ARC vous a donné des réponses contradictoires les années précédentes; ou une société, et non vous, exploite l'entreprise (voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement). Chacun de ces cas peut changer le montant que vous pouvez déduire ou l'impôt à payer lors d'une vente ultérieure. Lisez donc la section « Votre situation est différente? » à la fin avant de produire votre déclaration.

À rassembler d'abord : la superficie de l'espace de travail et celle de tout le logement, le loyer ou les intérêts hypothécaires de l'année, les taxes foncières, les factures d'assurance, de services publics et de réparations et, si la pièce est partagée, les heures où elle sert au travail.

Cette page porte sur la règle fédérale. Les résidents du Québec produisent aussi une déclaration provinciale, dont les règles ne sont pas traitées ici.

Quels sont les deux critères, et que veut dire « lieu principal d'affaires »?

Un espace de travail à la maison n'est déductible que s'il respecte l'un de deux critères prévus au paragraphe 18(12) de la Loi de l'impôt sur le revenu. Le logement doit être un établissement domestique autonome, que le Folio décrit comme une unité d'habitation à accès restreint qui comprend une cuisine, une salle de bains et des espaces pour dormir. Une maison, un appartement ou une unité semblable, comme un condo, peut en être un si elle correspond à cette description.

Le Folio regarde les faits, pas un pourcentage du temps. Un entrepreneur qui faisait la paperasse à la maison et les travaux chez ses clients a respecté le critère 1. Un avocat qui rencontrait presque tous ses clients dans un bureau loué ne l'a pas respecté.

Si aucun des deux critères n'est respecté, aucune partie des frais d'habitation n'est déductible à titre de frais d'espace de travail. Un associé applique les mêmes critères à son propre logement. Si la société de personnes inscrit ou rembourse déjà une dépense, l'associé ne peut pas la déduire une seconde fois (formulaire T2125, partie 6).

Quels frais d'habitation comptent : loyer, taxes foncières, intérêts hypothécaires, services publics, assurance, réparations?

La part professionnelle de ce qu'il en coûte pour habiter et entretenir le logement compte. Les frais qui servent à acheter ou à améliorer le logement lui-même ne comptent pas. La liste de l'ARC comprend le chauffage, l'assurance habitation, l'électricité, les produits d'entretien, les taxes foncières, les intérêts hypothécaires et, si vous êtes locataire, le loyer.

Déduisez chaque dépense une seule fois. Un montant inscrit à la ligne 9945 ne peut pas aussi être déduit à une autre ligne du T2125. Les autres lignes de dépenses figurent dans les lignes de dépenses du travailleur autonome. Les repas, les cours et les autres frais figurent dans les dépenses d'entreprise acceptées par l'ARC.

Les frais de copropriété, d'Internet et de téléphone sont-ils déductibles?

Internet et le téléphone sont des dépenses d'entreprise ordinaires, pas des frais d'espace de travail. Pour les frais de copropriété, la partie qui paie le chauffage, l'électricité, l'eau ou l'assurance correspond à des frais que l'ARC nomme; l'ARC ne dit pas comment traiter le reste.

Internet et téléphone. Le Folio précise que le téléphone et Internet ne sont pas visés par les règles sur l'espace de travail et peuvent être déduits comme une dépense d'entreprise ordinaire, pour la part professionnelle seulement. Déduisez-les aux lignes de dépenses ordinaires, pas à la ligne 9945. Le guide de l'ARC est plus précis sur les téléphones. Il n'accepte pas le tarif mensuel de base d'un téléphone résidentiel. Il accepte les appels interurbains d'affaires faits avec ce téléphone, le tarif de base d'une ligne distincte réservée à l'entreprise et la part professionnelle du temps d'antenne d'un cellulaire.

Frais de copropriété. Le Folio et les pages destinées aux travailleurs autonomes ne mentionnent pas les frais de copropriété. Demandez donc au syndicat de copropriété ce que couvrent ces frais. Une partie qui finance des réparations en capital, ou une cotisation spéciale unique, relève d'un jugement que ces sources ne tranchent pas. Pour les employés, l'ARC nomme la partie des frais de copropriété qui correspond aux services publics (électricité, chauffage et eau) comme déductible (ARC).

Comment calculer le pourcentage : selon la superficie et selon les heures?

Divisez la superficie de l'espace de travail par la superficie totale du logement. Si la pièce sert aussi à des fins personnelles, ajustez cette part selon les heures où elle sert au travail. L'ARC demande une base raisonnable, pas une formule unique.

1. Part selon la superficie. Superficie de l'espace de travail divisée par la superficie aménagée totale du logement. Le Folio compte les corridors, les salles de bains et les cuisines dans le total, et accepte d'autres méthodes raisonnables dans les circonstances.
2. Application. Multipliez les frais admissibles de l'année par la part selon la superficie.
3. Heures, si la pièce est partagée. Additionnez les heures par jour où la pièce sert à l'entreprise, divisez par 24, puis multipliez par ce résultat le montant obtenu à l'étape 2 (guide T4002 de l'ARC).
4. Usage pendant une partie de la semaine ou de l'année. Si l'entreprise n'est exploitée que pendant une partie de la semaine ou de l'année, réduisez la déduction en conséquence.
5. TPS/TVH. Si les frais comprennent de la TPS/TVH pour laquelle vous demandez un crédit de taxe sur les intrants (CTI), réduisez la dépense du montant de ce crédit (guide T4002 de l'ARC). Voyez les crédits de taxe sur les intrants de TPS/TVH.

Une pièce qui respecte le critère 2 ne sert à rien d'autre : seule la superficie compte alors. Le pourcentage et les raisons qui le justifient doivent figurer dans vos registres.

La déduction peut-elle dépasser le bénéfice de mon entreprise?

Non. La déduction ne peut pas dépasser le revenu d'entreprise de l'année avant cette déduction : elle ne peut donc ni créer ni augmenter une perte. La partie inutilisée est traitée comme des frais d'espace de travail de l'année suivante (al. 18(12)b) et c)).

Sur le formulaire, la partie 7 additionne la part professionnelle de cette année, toute déduction pour amortissement (DPA) et le report de l'année précédente. Elle limite le total au revenu net après rajustements (montant 5D) et indique ce qui est reporté (formulaire T2125). Pour un associé, ce montant est établi après les dépenses déduites à la partie 6, qui réduisent donc la marge disponible pour la déduction du bureau à domicile. Le Folio ajoute trois conditions au report. Il dure seulement tant que l'un des deux critères continue d'être respecté. Il doit être utilisé dès la première année suivante où l'entreprise a un revenu. Il ne peut servir qu'à réduire le revenu de la même entreprise.

La limite s'applique aux frais d'espace de travail seulement. Les autres dépenses, dont Internet et le téléphone, peuvent quand même produire une perte.

Locataire ou propriétaire : qu'est-ce qui change, et le capital hypothécaire est-il un frais?

Un locataire déduit une part raisonnable du loyer. Un propriétaire déduit ses frais de propriété et d'entretien, mais jamais une valeur locative pour son propre espace (Folio). Le capital hypothécaire n'est pas un frais.

• Capital. Le remboursement du prêt est un paiement à titre de capital, que la Loi interdit de déduire sauf permission expresse (al. 18(1)b)). Seuls les intérêts peuvent compter.
• Intérêts. Les intérêts sur l'argent emprunté pour acheter votre logement ne sont généralement pas admissibles en soi, mais la part qui correspond à l'espace de travail peut être déductible lorsque les critères de l'espace de travail sont respectés. Ils doivent aussi respecter l'alinéa 20(1)c), qui exige que l'argent emprunté serve à gagner un revenu d'entreprise ou de bien; vous devez donc retracer l'argent emprunté jusqu'à son utilisation (Folio). Les intérêts sur de l'argent utilisé à des fins personnelles, comme des vacances, ne sont pas déductibles.

Dois-je demander la déduction pour amortissement sur mon logement?

Pas par défaut. La déduction pour amortissement (DPA) sur la partie professionnelle de votre logement est facultative, et l'ARC prévient que les règles sur le gain en capital et la récupération de l'amortissement s'appliquent si vous la demandez.

Le Folio de l'ARC sur la résidence principale indique que l'ARC considère toute la propriété comme une résidence principale lorsque les trois conditions suivantes sont réunies :

• L'usage professionnel est secondaire par rapport à l'usage comme habitation.
• Aucune modification structurelle n'est faite.
• Aucune DPA n'est demandée.

Un contribuable qui a un espace de travail à la maison peut quand même déduire les frais autres que la DPA. Demander la DPA met fin à ce traitement, et la partie professionnelle est alors considérée comme un changement partiel d'usage à compter du début de l'usage professionnel. Un retour à l'usage personnel peut aussi entraîner la récupération de la DPA déjà demandée (paragraphes 2.60 et 2.64 du Folio). Un choix prévu au paragraphe 45(2) peut, dans certains cas, reporter cette disposition réputée, mais la demande de DPA annule le choix à compter du premier jour de cette année (paragraphes 2.48 et 2.62); il ne permet donc pas de faire les deux. Savoir si ce choix convient à votre cas est une question pour un professionnel; il est expliqué dans transformer un logement en logement locatif.

C'est un échange : une déduction maintenant contre un risque lors d'une vente ultérieure. La DPA est aussi comprise dans la limite du bénéfice vue plus haut. Pour la vente elle-même, voyez l'exemption pour résidence principale. Pour le fonctionnement de la DPA, voyez la déduction pour amortissement.

J'ai aussi un employeur : mon bureau à domicile compte-t-il, et sur quelle déclaration?

Les deux déductions vont dans votre déclaration de revenus personnelle, mais au moyen de formulaires différents et selon des critères différents. Un espace pour l'entreprise passe par le T2125. Un espace pour l'emploi exige un formulaire T2200 signé par l'employeur. Il couvre seulement les dépenses admissibles que vous deviez payer et pour lesquelles vous n'êtes ni remboursé ni en droit de l'être (Loi de l'impôt sur le revenu, al. 8(1)i)).

Sources : formulaire T2125; les pages de l'ARC pour les employés sur l'admissibilité, les dépenses et la façon de faire la demande.

Les pages de l'ARC n'expliquent pas comment partager une même pièce qui sert à la fois à votre employeur et à votre propre entreprise. C'est une question de jugement. Si votre société, et non vous, exploite l'entreprise, voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.

Que dois-je conserver si l'ARC me le demande, et dois-je envoyer quelque chose?

Envoyez le T2125 avec votre déclaration. Conservez les registres qui le justifient, mais ne les envoyez pas. L'ARC indique de les conserver au moins six ans après la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (guide T4002 de l'ARC, chapitre 1). Pour une déclaration produite en retard, conservez ses registres au moins six ans à compter du jour de la production (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 230(5)). Une opposition ou un appel peut exiger une durée plus longue.

À conserver :

• Un plan d'étage ou des mesures montrant l'espace de travail et la superficie aménagée totale du logement.
• Le bail, ou le relevé des intérêts hypothécaires et le compte de taxes foncières.
• Les factures d'assurance, de services publics et de réparations, et le détail des frais de copropriété.
• Pour une pièce partagée, un registre simple des heures où elle sert au travail.
• Le chiffre de report de la partie 7 de chaque année, et les factures qui le justifient. L'ARC ne dit pas comment sa période de conservation s'applique à un montant reporté; conservez-les donc aussi longtemps après la dernière année où vous l'utilisez.

Le Folio demande que le partage soit raisonnable. Il ne prescrit aucun format. Pour la liste complète de fin d'année et la façon de répartir les factures à usage mixte, voyez quoi remettre à votre comptable comme entrepreneur individuel.

Deux agents de l'ARC m'ont dit des choses différentes : quelle réponse prévaut?

La règle se trouve au paragraphe 18(12) et dans le Folio publié de l'ARC; une réponse générale donnée au téléphone n'est pas une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu. Lorsque deux réponses diffèrent sur la question de savoir si votre espace est admissible, ce sont les faits qui décident : comment la pièce est utilisée, à quelle fréquence et pour quoi.

• L'ARC précise que ses interprétations techniques ne sont pas déterminantes quant au traitement fiscal d'un contribuable en particulier. Elle considère qu'une décision anticipée en matière d'impôt sur le revenu, soit une réponse écrite à une demande écrite, la lie à l'égard du contribuable qui l'a reçue, si les opérations proposées sont réalisées dans le délai indiqué (IC70-6R12).
• Si de faux renseignements donnés par l'ARC ont mené à une pénalité ou à des intérêts, vous pouvez demander un allègement. La circulaire d'information de l'ARC sur l'allègement range les renseignements inexacts donnés à un contribuable parmi les situations qui peuvent le justifier. Pour une réponse verbale, elle demande la date, l'heure, le nom et le numéro d'agent de la personne à qui vous avez parlé, et ce qui a été dit. Les délais et la façon de présenter la demande figurent dans pénalités, intérêts et allègement.

Notez la date, l'heure, le numéro d'agent, la question et la réponse à chaque appel.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Tous les montants sont en dollars canadiens. Supposons que chaque espace de travail est le lieu principal d'affaires pendant toute la période indiquée. La designer et le propriétaire de condo ont chacun un revenu net d'entreprise suffisant, avant les frais d'habitation, pour déduire le montant calculé.

Une designer pigiste qui est locataire

Une designer travaille seule dans un appartement loué et n'y reçoit jamais de clients. L'espace de travail est une pièce de 10 m², utilisée seulement pour le travail, dans un appartement de 80 m², soit 12,5 % de la superficie. Le loyer, les services publics et l'assurance habitation de l'année totalisent 24 000 $ CA. La part selon la superficie est de 12,5 % de 24 000 $ CA, soit 3 000 $ CA. Comme la pièce est son lieu principal d'affaires, elle déduit 3 000 $ CA à la ligne 9945. Son forfait Internet est une dépense ordinaire distincte.

Une année à faible bénéfice, puis un report

Le revenu net d'une consultante avant les frais d'habitation est de 4 000 $ CA à l'année 1, et la part professionnelle de ses frais d'habitation est de 6 000 $ CA. La déduction est limitée à 4 000 $ CA. Le revenu net est de 0 $ CA et 2 000 $ CA sont reportés.

À l'année 2, le revenu net avant les frais d'habitation est de 10 000 $ CA et la part professionnelle des frais d'habitation est de 5 000 $ CA. Avec le report de 2 000 $ CA, le total est de 7 000 $ CA, sous la limite de 10 000 $ CA. Elle déduit 7 000 $ CA, son revenu net est de 3 000 $ CA et rien n'est reporté. Si elle avait cessé de respecter les deux critères à l'année 2, la condition du Folio pour le report des 2 000 $ CA ne serait pas remplie.

Un propriétaire de condo avec une pièce partagée

Une chambre d'amis représente 10 % de l'unité. Elle sert de chambre d'amis en dehors des heures de travail, et il y travaille 8 heures par jour, 5 jours par semaine. Les frais admissibles de l'année sont de 18 000 $ CA, sans compter le capital hypothécaire.

• Part selon la superficie : 10 % de 18 000 $ CA, soit 1 800 $ CA.
• Heures : 8 heures sur 24, soit un tiers, donc 600 $ CA.
• Jours : 5 jours sur 7 ramènent ce montant à environ 430 $ CA.

Il déduit environ 430 $ CA à la ligne 9945.

Votre situation est différente?

• Vous avez une année de perte ou un faible bénéfice : la déduction s'arrête au bénéfice, et le reste n'est reporté que tant qu'un critère est respecté. Obtenez de l'aide en impôt des particuliers pour établir le montant que vos faits permettent.
• Vous partagez le logement ou ses frais avec un conjoint ou un copropriétaire : les sources de l'ARC n'expliquent pas comment deux personnes se partagent les frais d'un même logement. C'est donc un point à régler avant que l'un de vous fasse sa déduction. Apportez le bail ou les documents de propriété à l'aide en impôt des particuliers.
• Des années antérieures ont été déduites, ou omises, après des réponses contradictoires de l'ARC : la décision de modifier dépend de la question de savoir si l'espace était admissible chaque année. Commencez par l'aide en impôt des particuliers. Si vous avez reçu une lettre, voyez les examens et vérifications de l'ARC. Si les factures et les reçus de ces années manquent, reconstituez d'abord vos registres : voyez rattraper des livres en retard ou la tenue de livres.
• Vous prévoyez vendre le logement, ou vous avez demandé la DPA sur celui-ci : lisez d'abord l'exemption pour résidence principale, puis obtenez de l'aide en impôt des particuliers avant de vendre.
• Vous louez une partie du logement, ou vous le transformez en logement locatif : voyez transformer un logement en logement locatif.
• Votre société vous rembourse des frais d'habitation, ou vous avez un T2200 : voyez les dépenses d'entreprise payées personnellement.
• Vous êtes citoyen américain ou titulaire de la carte verte et avez une entreprise au Canada : votre déclaration américaine applique ses propres règles sur le bureau à domicile, qui diffèrent de celles de l'ARC. Voyez transformer un T2125 en annexe C et la déduction américaine pour bureau à domicile, ou obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Vous avez payé de la TPS/TVH sur des frais d'habitation : voyez les crédits de taxe sur les intrants de TPS/TVH.
• Vos frais d'habitation sont mêlés à vos comptes personnels et rien ne concorde : c'est un travail de tenue de livres avant d'être une question fiscale. Pour savoir comment le bénéfice est imposé, voyez l'imposition du revenu d'un travailleur autonome.