Oficina en casa en Canadá: deducción en el T2125 (CRA)

¿Puedo deducir una oficina en casa si trabajo solo y nunca recibo clientes?

Sí, si el espacio de trabajo es su lugar principal de negocios. Reunirse con clientes importa solo en la segunda prueba, así que un freelancer que trabaja solo en casa puede calificar con la primera. Usted calcula la parte de los costos de la vivienda que corresponde al negocio en la Parte 7 del Form T2125, y el resultado va en la línea 9945 (Income Tax Act, sección 18(12); guía T4002 de la CRA, capítulo 3).

Tres puntos deciden si su caso es sencillo:

• ¿Es esta habitación el lugar donde se dirige principalmente el negocio? El Income Tax Folio de la CRA sobre el uso de la vivienda para el negocio (su interpretación publicada de la ley) no fija un mínimo de horas. Mira los hechos, como muestran los ejemplos de la sección siguiente.
• ¿La habitación es también espacio personal? El uso personal reduce la deducción. El método por horas, más abajo, lo resuelve.
• ¿El negocio tiene ganancias? Los costos de la vivienda no pueden crear ni aumentar una pérdida.

Algunos casos no son sencillos y las reglas de abajo no los resuelven: piensa vender la vivienda o reclamó la deducción por costo de capital sobre ella; comparte la vivienda o sus costos con un socio o copropietario; la CRA le dio respuestas contradictorias en años anteriores; o una corporación, y no usted, dirige el negocio (vea gastos del negocio pagados a título personal). Cada uno puede cambiar el monto que puede reclamar o el impuesto de una venta posterior, así que lea «¿Su caso es distinto?» al final antes de presentar su declaración.

Reúna primero: la superficie del espacio de trabajo y de toda la vivienda, el alquiler del año o los intereses de la hipoteca, el impuesto a la propiedad, las facturas del seguro, de los servicios y de las reparaciones y, si la habitación es compartida, las horas en que se usa para trabajar.

Esta página cubre la regla federal. Los residentes de Quebec también presentan una declaración provincial, y sus reglas no se cubren aquí.

¿Cuáles son las dos pruebas y qué significa «lugar principal de negocios»?

Un espacio de trabajo en su vivienda es deducible solo si cumple una de las dos pruebas de la sección 18(12) del Income Tax Act. La vivienda debe ser un establecimiento doméstico independiente, que el Folio describe como una unidad habitable de acceso restringido con cocina, baño y lugar para dormir. Una casa, un apartamento o una unidad similar, como un condominio, puede calificar si encaja en esa descripción.

El Folio mira los hechos, no un porcentaje de tiempo. Un contratista que hacía el trabajo administrativo en casa y los trabajos en los sitios de sus clientes calificó con la prueba 1. Un abogado que se reunía con sus clientes casi siempre en una oficina alquilada no calificó.

Si no se cumple ninguna de las dos pruebas, ninguna parte de los costos de la vivienda es deducible como costo del espacio de trabajo. Un socio aplica las mismas pruebas a su propia vivienda. Si la sociedad ya registra o reembolsa un costo, el socio no puede reclamarlo otra vez (Form T2125, Parte 6).

¿Qué costos de la vivienda cuentan: alquiler, impuesto a la propiedad, intereses de la hipoteca, servicios, seguro, reparaciones?

Cuenta la parte del negocio de lo que cuesta vivir en la vivienda y mantenerla. No cuentan los costos que compran o mejoran la vivienda misma. La lista de la CRA incluye calefacción, seguro de la vivienda, electricidad, materiales de limpieza, impuesto a la propiedad, intereses de la hipoteca y, si usted alquila, el alquiler.

Reclame cada costo una sola vez. Un monto de la línea 9945 no puede reclamarse también en otra línea del T2125. Las demás líneas de gastos están en líneas de gastos del trabajador independiente en Canadá. Las comidas, los cursos y otros costos están en gastos del negocio que acepta la CRA.

¿Son deducibles la cuota del condominio, el internet y el teléfono?

El internet y el teléfono son gastos ordinarios del negocio, no costos del espacio de trabajo. En la cuota del condominio, la parte que paga calefacción, electricidad, agua o seguro coincide con costos que la CRA nombra; la CRA no dice cómo se trata el resto.

Internet y teléfono. El Folio dice que el teléfono y el internet no están sujetos a las reglas del espacio de trabajo y pueden deducirse como un gasto ordinario del negocio, solo por la parte del negocio. Reclámelos en las líneas de gastos ordinarios, no en la línea 9945. La guía de la CRA es más específica sobre los teléfonos. No permite la tarifa mensual básica de un teléfono residencial. Sí permite las llamadas de larga distancia del negocio hechas desde él, la tarifa básica de una línea separada solo para el negocio y la parte del negocio del tiempo aire del celular.

Cuota del condominio. El Folio y las páginas para trabajadores independientes no mencionan la cuota del condominio, así que pregunte a la corporación del condominio qué cubre la cuota. Una parte que financia reparaciones de capital, o una cuota extraordinaria única, es un criterio que estas fuentes no resuelven. Para los empleados, la CRA sí nombra la parte de servicios de la cuota del condominio (electricidad, calefacción y agua) como reclamable (CRA).

¿Cómo calculo el porcentaje: por superficie y por horas?

Divida la superficie del espacio de trabajo entre la superficie total de la vivienda. Si la habitación es también espacio personal, ajuste esa proporción según las horas en que se usa para trabajar. La CRA pide una base razonable, no una fórmula única.

1. Proporción por superficie. La superficie del espacio de trabajo dividida entre la superficie total terminada de la vivienda. El Folio cuenta los pasillos, baños y cocinas en el total, y acepta otros métodos que sean razonables según las circunstancias.
2. Aplíquela. Multiplique los costos admisibles del año por la proporción de superficie.
3. Horas, si la habitación es compartida. Sume las horas al día en que la habitación se usa para el negocio, divídalas entre 24 y multiplique el costo del paso 2 por el resultado (guía T4002 de la CRA).
4. Uso parcial de la semana o del año. Si el negocio funciona solo parte de la semana o del año, reduzca la deducción en proporción.
5. GST/HST. Si los costos incluyen GST/HST que usted reclama como crédito fiscal por insumos, reduzca el gasto en el monto de ese crédito (guía T4002 de la CRA). Vea créditos fiscales por insumos de GST/HST.

Una habitación que cumple la prueba 2 no se usa para nada más, así que se aplica solo la superficie. El porcentaje y las razones de ese porcentaje deben constar en sus registros.

¿Puede la deducción ser mayor que la ganancia de mi negocio?

No. La deducción no puede superar el ingreso del negocio del año antes de esta deducción, así que no puede crear ni aumentar una pérdida. La parte no usada se trata como un costo del espacio de trabajo del año siguiente (sección 18(12)(b) y (c)).

En el formulario, la Parte 7 suma la parte del negocio de este año, cualquier deducción por costo de capital y el arrastre del año pasado. Limita el total al ingreso neto después de los ajustes (monto 5D) y muestra lo que se arrastra (Form T2125). Para un socio, ese monto es después de los gastos reclamados en la Parte 6, así que estos reducen el margen para la deducción de la vivienda. El Folio añade tres condiciones al arrastre. Dura solo mientras se siga cumpliendo una de las dos pruebas. Debe usarse en el primer año posterior con ingresos del negocio. Solo puede usarse contra ingresos del mismo negocio.

El límite se aplica solo a los costos del espacio de trabajo. Los demás gastos, incluidos el internet y el teléfono, aún pueden producir una pérdida.

Alquilo o soy propietario: ¿qué cambia y es el capital de la hipoteca un costo?

Un inquilino reclama una parte razonable del alquiler. Un propietario reclama los costos de tener y mantener la vivienda, pero nunca un valor de alquiler por su propio espacio (Folio). El capital de la hipoteca no es un costo.

• Capital. Pagar el préstamo es un pago a cuenta de capital, que la ley prohíbe deducir salvo que lo permita expresamente (sección 18(1)(b)). Solo pueden contar los intereses.
• Intereses. Por lo general, los intereses de un préstamo para comprar su vivienda no califican por sí solos, pero la parte de ellos que corresponde al espacio de trabajo puede ser deducible cuando se cumplen las pruebas del espacio de trabajo. También deben cumplir el párrafo 20(1)(c), que exige dinero prestado usado para obtener ingresos del negocio o de bienes, así que debe poder rastrear el dinero prestado hasta su uso (Folio). Los intereses del dinero usado para fines personales, como unas vacaciones, no son deducibles.

¿Debo reclamar la deducción por costo de capital sobre mi vivienda?

No de forma automática. La deducción por costo de capital (CCA) sobre la parte de su vivienda que usa el negocio es opcional, y la CRA advierte que, si la reclama, se aplican las reglas de ganancia de capital y de recuperación de depreciación.

El Folio de la CRA sobre la residencia principal dice que la CRA trata toda la propiedad como residencia principal cuando se cumplen las tres condiciones siguientes:

• El uso para el negocio es secundario frente al uso como vivienda.
• No hay ningún cambio estructural.
• No se reclama ninguna CCA.

Un contribuyente con un espacio de trabajo en su vivienda aún puede reclamar los gastos distintos de la CCA. Reclamar la CCA pone fin a ese trato, y la parte del negocio se trata como un cambio de uso parcial desde que comenzó el uso para el negocio. Volver al uso personal también puede generar la recuperación de la CCA ya reclamada (párrafos 2.60 y 2.64 del Folio). Una elección de la subsección 45(2) puede, en algunos casos, diferir esa venta presunta, pero reclamar la CCA anula la elección desde el primer día de ese año (párrafos 2.48 y 2.62), así que no permite hacer ambas cosas. Si le conviene es una pregunta para un profesional; la elección se explica en convertir una vivienda en una propiedad de alquiler.

El intercambio es una deducción ahora frente a un riesgo en una venta posterior. La CCA también queda dentro del límite de ganancia explicado arriba. Para la venta en sí, vea exención de la residencia principal. Para saber cómo funciona la CCA, vea deducción por costo de capital (CCA).

También tengo un empleador: ¿cuenta mi oficina en casa y en qué declaración va?

Ambas deducciones van en su declaración personal, pero por formularios distintos y con pruebas distintas. Un espacio del negocio va por el T2125. Un espacio del empleo necesita un Form T2200 firmado por el empleador. Cubre solo los gastos admisibles que usted estaba obligado a pagar y por los que ni le reembolsaron ni tiene derecho a reembolso (Income Tax Act, sección 8(1)(i)).

Fuentes: Form T2125; las páginas de la CRA para empleados sobre requisitos, gastos y cómo reclamar.

Las páginas de la CRA no dicen cómo repartir una habitación que sirve a la vez a un empleador y a su propio negocio. Eso es un criterio que debe valorarse en cada caso. Si su corporación, y no usted, dirige el negocio, vea gastos del negocio pagados a título personal.

¿Qué debo conservar si la CRA lo pide y debo enviar algo?

Envíe el T2125 con su declaración. Conserve los registros que lo respaldan y no los envíe. La CRA indica conservar los registros durante al menos seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren (guía T4002 de la CRA, capítulo 1). Si presenta una declaración tarde, conserve sus registros durante al menos seis años desde el día en que la presente (Income Tax Act, sección 230(5)). Una objeción o una apelación puede exigir más tiempo.

Conserve:

• Un plano o las medidas que muestren el espacio de trabajo y la superficie total terminada de la vivienda.
• El contrato de alquiler, o el estado de los intereses de la hipoteca y la factura del impuesto a la propiedad.
• Las facturas del seguro, de los servicios y de las reparaciones, y el desglose de la cuota del condominio.
• Para una habitación compartida, un registro sencillo de las horas usadas para trabajar.
• La cifra de arrastre de cada año de la Parte 7 y las facturas que la respaldan. La CRA no dice cómo se aplica su plazo de conservación a un monto arrastrado, así que consérvelos durante ese plazo después del último año en que lo use.

El Folio pide que el reparto sea razonable. No exige un formato. Para la lista completa del cierre del año y cómo repartir las facturas de uso mixto, vea qué entregar a su contador como propietario único.

Dos agentes de la CRA me dijeron cosas distintas: ¿qué respuesta vale?

La regla está en la sección 18(12) y en el Folio publicado de la CRA, y una respuesta telefónica general no es una resolución anticipada del impuesto sobre la renta. Cuando dos respuestas difieren sobre si su espacio califica, deciden los hechos: cómo se usa la habitación, con qué frecuencia y para qué.

• La CRA dice que sus interpretaciones técnicas no determinan el trato fiscal de un contribuyente en particular. Considera que una resolución anticipada del impuesto sobre la renta, que es una respuesta escrita a una solicitud escrita, vincula a la CRA respecto del contribuyente que la recibió, si las operaciones propuestas se realizan dentro del plazo indicado (IC70-6R12).
• Si información equivocada de la CRA le causó una multa o intereses, puede pedir alivio. La circular de alivio de la CRA incluye la información incorrecta dada a un contribuyente entre las situaciones que pueden justificarlo. Para una respuesta verbal, pide la fecha, la hora, el nombre y el número de agente de la persona con quien habló, y lo que se dijo. Los plazos y cómo pedirlo están en multas, intereses y alivio.

En cada llamada, anote la fecha, la hora, el número de agente, la pregunta y la respuesta.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Todas las cifras están en dólares canadienses. Suponga que cada espacio de trabajo es el lugar principal de negocios durante todo el período mostrado. La diseñadora y el propietario del condominio tienen, cada uno, suficiente ingreso neto del negocio antes de los costos de la vivienda para reclamar el monto calculado.

Una diseñadora freelance que alquila

Una diseñadora trabaja sola en un apartamento alquilado y nunca recibe clientes allí. El espacio de trabajo es una habitación de 10 m² usada solo para trabajar, en un apartamento de 80 m², es decir, el 12.5% de la superficie. El alquiler, los servicios y el seguro de la vivienda del año suman C$24,000. La proporción por superficie es el 12.5% de C$24,000, es decir, C$3,000. Suponiendo que la habitación es su lugar principal de negocios, reclama C$3,000 en la línea 9945. Su plan de internet es un gasto ordinario aparte.

Un año de ganancias escasas y luego un arrastre

El ingreso neto de una consultora antes de los costos de la vivienda es C$4,000 en el año 1, y la parte del negocio de sus costos de vivienda es C$6,000. La deducción se limita a C$4,000. El ingreso neto es C$0 y se arrastran C$2,000.

En el año 2, el ingreso neto antes de los costos de la vivienda es C$10,000 y la parte del negocio de los costos de vivienda es C$5,000. Al sumar el arrastre de C$2,000 resultan C$7,000, que es menos que el límite de C$10,000. Reclama C$7,000, el ingreso neto es C$3,000 y no queda nada por arrastrar. Si en el año 2 hubiera dejado de cumplir las dos pruebas, no se cumpliría la condición del Folio para arrastrar los C$2,000.

Un propietario de condominio con una habitación compartida

Una habitación libre es el 10% de la unidad. Es una habitación de huéspedes fuera del horario de trabajo, y él trabaja en ella 8 horas al día, 5 días a la semana. Los costos admisibles del año son C$18,000, sin contar el capital de la hipoteca.

• Proporción por superficie: el 10% de C$18,000 es C$1,800.
• Horas: 8 de 24 horas es un tercio, así que C$600.
• Días: 5 de 7 días lo reduce a unos C$430.

Reclama unos C$430 en la línea 9945.

¿Su caso es distinto?

• Tiene un año con pérdida o con ganancia escasa: la deducción se detiene en la ganancia y el resto se arrastra solo mientras se siga cumpliendo una prueba. Obtenga ayuda con impuestos personales para calcular el monto que respaldan sus hechos.
• Comparte la vivienda o sus costos con un socio o copropietario: las fuentes de la CRA no explican cómo dos personas reparten los costos de una vivienda, así que es un criterio que deben acordar antes de que cualquiera de los dos reclame. Lleve el contrato de alquiler o los documentos de propiedad a ayuda con impuestos personales.
• Reclamó o dejó de reclamar en años anteriores tras respuestas contradictorias de la CRA: si debe enmendar depende de si el espacio calificaba en cada año. Empiece con ayuda con impuestos personales. Si llegó una carta, vea revisiones y auditorías de la CRA. Si faltan las facturas y los recibos de esos años, reconstruya primero los registros: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada o registro contable.
• Piensa vender la vivienda o reclamó CCA sobre ella: lea primero exención de la residencia principal y luego obtenga ayuda con impuestos personales antes de vender.
• Alquila una parte de la vivienda o la está convirtiendo en una propiedad de alquiler: vea convertir una vivienda en una propiedad de alquiler.
• Su corporación le reembolsa costos de la vivienda, o usted tiene un T2200: vea gastos del negocio pagados a título personal.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card y tiene un negocio en Canadá: su declaración de EE. UU. aplica sus propias reglas de oficina en casa, que difieren de las de la CRA. Vea convertir un T2125 en un Schedule C y la deducción de oficina en casa de EE. UU., o consiga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Pagó GST/HST sobre los costos de la vivienda: vea créditos fiscales por insumos de GST/HST.
• Los costos de su vivienda están mezclados con las cuentas personales y nada cuadra: eso es un trabajo de registro contable antes de ser una duda de impuestos. Para saber cómo tributa la ganancia, vea cómo tributan los ingresos de un trabajador independiente.