Escritório em casa para autônomo: dedução na T2125 (CRA)

Posso deduzir um escritório em casa se trabalho sozinho e nunca recebo clientes?

Sim, se o espaço de trabalho for o seu local principal de atividade. Receber clientes só importa no segundo teste, então um freelancer que trabalha sozinho em casa pode passar no primeiro. Você calcula a parte comercial dos custos da casa na Parte 7 do Form T2125 e o resultado vai na linha 9945 (Income Tax Act, seção 18(12); guia T4002 da CRA, capítulo 3).

Três pontos mostram se o seu caso é simples:

• O cômodo é onde o negócio é conduzido na maior parte do tempo? O Income Tax Folio da CRA (Agência da Receita do Canadá) sobre uso da casa para o negócio (a interpretação publicada da lei) não fixa um mínimo de horas. Ele olha os fatos, como mostram os exemplos na próxima seção.
• O cômodo também é espaço pessoal? O uso pessoal reduz a dedução. O método por horas, abaixo, resolve isso.
• O negócio tem lucro? Os custos da casa não podem criar nem aumentar um prejuízo.

Alguns casos não são simples, e as regras abaixo não os resolvem: você pretende vender a casa ou já deduziu a CCA (depreciação fiscal) dela; você divide a casa ou os custos com um companheiro ou coproprietário; a CRA deu respostas conflitantes em anos anteriores; ou uma corporação, e não você, conduz o negócio (veja despesas do negócio pagas pessoalmente). Cada um desses pontos pode mudar o valor que você pode deduzir ou o imposto de uma venda futura. Por isso, leia “E no seu caso?” no fim antes de entregar a declaração.

Reúna antes: a área do espaço de trabalho e da casa inteira, o aluguel ou os juros do financiamento do ano, o imposto sobre o imóvel, o seguro e as contas de serviços e de reparos e, se o cômodo for compartilhado, as horas em que ele é usado para trabalhar.

Esta página trata da regra federal. Quem mora em Quebec também entrega uma declaração provincial, e as regras dela não são abordadas aqui.

Quais são os dois testes e o que significa “local principal de atividade”?

Um espaço de trabalho em casa só é dedutível se passar em um dos dois testes da seção 18(12) do Income Tax Act. A casa deve ser uma unidade residencial independente, que o Folio descreve como uma unidade de moradia de acesso restrito, com cozinha, banheiro e área para dormir. Uma casa, um apartamento ou uma unidade parecida, como um condomínio, pode se qualificar se couber nessa descrição.

O Folio olha os fatos, não uma porcentagem de tempo. Um empreiteiro que fazia a papelada em casa e os serviços nos locais dos clientes passou no teste 1. Um advogado que recebia clientes quase só em um escritório alugado não passou.

Se nenhum dos testes for cumprido, nenhuma parte dos custos da casa é dedutível como custo de espaço de trabalho. Um sócio aplica os mesmos testes à própria casa. Se a sociedade já registra ou reembolsa um custo, o sócio não pode deduzi-lo de novo (Form T2125, Parte 6).

Quais custos da casa contam: aluguel, imposto sobre o imóvel, juros do financiamento, serviços, seguro, reparos?

Conta a parte comercial do que custa morar na casa e mantê-la. Custos que compram ou melhoram a própria casa não contam. A CRA lista aquecimento, seguro residencial, energia elétrica, material de limpeza, imposto sobre o imóvel, juros do financiamento e, se você aluga, o aluguel.

Deduza cada custo uma vez. Um valor na linha 9945 não pode ser deduzido também em outra linha da T2125. As outras linhas de despesas estão em linhas de despesas do autônomo. Refeições, cursos e outros custos estão em despesas de negócio que a CRA aceita.

Taxa de condomínio, internet e telefone são dedutíveis?

Internet e telefone são despesas comuns do negócio, não custos de espaço de trabalho. Na taxa de condomínio, a parte que paga aquecimento, energia elétrica, água ou seguro corresponde a custos que a CRA cita; a CRA não diz como trata o resto.

Internet e telefone. O Folio diz que telefone e internet não seguem as regras de espaço de trabalho e podem ser deduzidos como despesa comum do negócio, só pela parte comercial. Deduza-os nas linhas de despesas comuns, não na linha 9945. O guia da CRA é mais específico sobre telefones. Ele não permite a tarifa mensal básica de um telefone residencial. Permite as chamadas de longa distância do negócio feitas nele, a tarifa básica de uma linha separada só para o negócio e a parte comercial do tempo de uso do celular.

Taxa de condomínio. O Folio e as páginas para autônomos não citam a taxa de condomínio, então pergunte ao condomínio o que a taxa cobre. A parte que financia reparos de capital, ou uma cobrança extra única, é um julgamento que essas fontes não resolvem. Para empregados, a CRA cita a parte de serviços da taxa de condomínio (energia elétrica, aquecimento e água) como dedutível (CRA).

Como calculo a porcentagem: por área e por horas?

Divida a área do espaço de trabalho pela área total da casa. Se o cômodo também for espaço pessoal, reduza essa parcela pelas horas em que ele é usado para trabalhar. A CRA pede uma base razoável, não uma fórmula única.

1. Parcela por área. Área do espaço de trabalho dividida pela área útil total da casa. O Folio inclui corredores, banheiros e cozinhas no total e aceita outros métodos razoáveis nas circunstâncias.
2. Aplique. Multiplique os custos elegíveis do ano pela parcela por área.
3. Horas, se o cômodo for compartilhado. Some as horas por dia em que o cômodo é usado para o negócio, divida por 24 e multiplique o custo da etapa 2 pelo resultado (guia T4002 da CRA).
4. Uso em parte da semana ou do ano. Se o negócio funciona só em parte da semana ou do ano, reduza a dedução na mesma proporção.
5. GST/HST. Se os custos incluem GST/HST que você deduz como crédito de imposto sobre insumos, reduza a despesa por esse crédito (guia T4002 da CRA). Veja créditos de imposto sobre insumos do GST/HST.

Um cômodo que passa no teste 2 não é usado para mais nada, então vale só a área. A porcentagem e os motivos dela devem constar nos seus registros.

A dedução pode ser maior que o lucro do meu negócio?

Não. A dedução não pode passar da renda do negócio no ano, antes dela, então não pode criar nem aumentar um prejuízo. A parte não usada é tratada como custo de espaço de trabalho do ano seguinte (seção 18(12)(b) e (c)).

No formulário, a Parte 7 soma a parte comercial deste ano, qualquer CCA e o valor levado do ano anterior. Ela limita o total à renda líquida após ajustes (valor 5D) e mostra o que passa para o ano seguinte (Form T2125). Para um sócio, esse valor já desconta as despesas deduzidas na Parte 6, então elas reduzem o espaço para a dedução da casa. O Folio acrescenta três condições ao valor levado adiante. Ele dura só enquanto um dos dois testes continuar sendo cumprido. Deve ser usado no primeiro ano seguinte com renda do negócio. Só pode ser usado contra a renda do mesmo negócio.

O limite vale só para custos de espaço de trabalho. Outras despesas, inclusive internet e telefone, ainda podem gerar prejuízo.

Alugo ou tenho casa própria: o que muda, e o principal do financiamento é um custo?

Quem aluga deduz uma parte razoável do aluguel. Quem tem casa própria deduz os custos de propriedade e de manutenção, mas nunca um valor de aluguel pelo próprio espaço (Folio). O principal do financiamento não é um custo.

• Principal. Pagar o empréstimo é um pagamento de capital, que a lei proíbe deduzir, salvo permissão expressa (seção 18(1)(b)). Só os juros podem contar.
• Juros. Os juros de dinheiro emprestado para comprar a casa em geral não se qualificam sozinhos, mas a parte deles que corresponde ao espaço de trabalho pode ser dedutível quando os testes do espaço são cumpridos. Eles também precisam atender ao parágrafo 20(1)(c), que exige dinheiro emprestado usado para gerar renda de negócio ou de propriedade, então você precisa rastrear o destino do dinheiro emprestado (Folio). Juros de dinheiro usado em coisas pessoais, como uma viagem de férias, não são dedutíveis.

Devo deduzir a CCA (depreciação fiscal) da minha casa?

Por padrão, não. A CCA (Capital Cost Allowance, depreciação fiscal canadense) sobre a parte comercial da casa é opcional, e a CRA avisa que, se você a deduzir, valem as regras de ganho de capital e de recaptura de depreciação.

O Folio da CRA sobre residência principal diz que a CRA trata o imóvel inteiro como residência principal quando as três condições abaixo se verificam:

• O uso comercial é secundário em relação à moradia.
• Não há mudança estrutural.
• Nenhuma CCA é deduzida.

Quem tem um espaço de trabalho em casa ainda pode deduzir as despesas, exceto a CCA. Deduzir a CCA encerra esse tratamento, e a parte comercial passa a ser tratada como mudança parcial de uso desde o início do uso comercial. Voltar ao uso pessoal também pode gerar recaptura da CCA já deduzida (parágrafos 2.60 e 2.64 do Folio). Uma opção pela subseção 45(2) pode, em alguns casos, adiar essa venda presumida, mas deduzir a CCA cancela a opção desde o primeiro dia daquele ano (parágrafos 2.48 e 2.62), então ela não permite fazer as duas coisas. Saber se a opção serve é uma questão para um profissional; a opção é tratada em transformar uma casa em imóvel de aluguel.

A troca é uma dedução agora contra um risco em uma venda futura. A CCA também fica dentro do limite do lucro, acima. Para a venda em si, veja isenção da residência principal. Para saber como a CCA funciona, veja CCA (depreciação fiscal).

Também tenho um empregador: meu escritório em casa conta, e em qual declaração?

As duas deduções vão na sua declaração pessoal, mas em formulários diferentes, com testes diferentes. O espaço do negócio passa pela T2125. O espaço do emprego exige um Form T2200 assinado pelo empregador. Ele cobre só as despesas elegíveis que você foi obrigado a pagar e pelas quais não foi reembolsado nem tem direito a reembolso (Income Tax Act, seção 8(1)(i)).

Fontes: Form T2125; as páginas da CRA para empregados sobre elegibilidade, despesas e como deduzir.

As páginas da CRA não dizem como dividir um cômodo que serve ao empregador e ao seu próprio negócio. Isso é uma questão de julgamento. Se a sua corporação, e não você, conduz o negócio, veja despesas do negócio pagas pessoalmente.

O que guardo se a CRA pedir, e preciso enviar alguma coisa?

Envie a T2125 com a declaração. Guarde os registros que a sustentam e não os envie. A CRA diz para guardar os registros por pelo menos seis anos a partir do fim do último ano fiscal a que se referem (guia T4002 da CRA, capítulo 1). Numa declaração entregue com atraso, guarde os registros por pelo menos seis anos a partir do dia em que você a entrega (Income Tax Act, seção 230(5)). Uma contestação ou um recurso pode exigir mais tempo.

Guarde:

• Uma planta ou medidas que mostrem o espaço de trabalho e a área útil total da casa.
• O contrato de aluguel, ou o extrato de juros do financiamento e a conta do imposto sobre o imóvel.
• Contas de seguro, serviços e reparos, e o detalhamento da taxa de condomínio.
• Para um cômodo compartilhado, um registro simples das horas usadas para trabalhar.
• O valor levado adiante de cada ano na Parte 7 e as contas que o sustentam. A CRA não diz como o prazo de guarda se aplica a um valor levado adiante, então guarde tudo por esse prazo depois do último ano em que você usar o valor.

O Folio pede que a divisão seja razoável. Ele não prescreve um formato. Para a lista completa do fim do ano e como dividir contas de uso misto, veja o que entregar ao contador como empresário individual.

Dois atendentes da CRA me disseram coisas diferentes: qual resposta vale?

A regra está na seção 18(12) e no Folio publicado pela CRA, e uma resposta geral por telefone não é uma decisão antecipada de imposto de renda. Quando duas respostas divergem sobre se o seu espaço se qualifica, os fatos decidem: como o cômodo é usado, com que frequência e para quê.

• A CRA diz que suas interpretações técnicas não determinam o tratamento fiscal de um contribuinte específico. Ela considera que uma decisão antecipada de imposto de renda, que é uma resposta escrita a um pedido escrito, vincula a CRA em relação ao contribuinte que a recebeu, se as operações propostas ocorrerem dentro do prazo indicado (IC70-6R12).
• Se informação errada da CRA levou a uma multa ou a juros, você pode pedir alívio. A circular de alívio da CRA lista a informação incorreta dada ao contribuinte entre as situações que podem justificá-lo. Para uma resposta verbal, ela pede a data, a hora, o nome e o número do atendente com quem você falou e o que foi dito. Os prazos e como pedir estão em multas, juros e alívio.

Anote a data, a hora, o número do atendente, a pergunta e a resposta em cada ligação.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos. Todos os valores estão em dólares canadenses. Considere que cada espaço de trabalho é o local principal de atividade durante todo o período mostrado. A designer e o proprietário do condomínio têm, cada um, renda líquida do negócio suficiente antes dos custos da casa para deduzir o valor calculado.

Uma designer freelancer que aluga

Uma designer trabalha sozinha em um apartamento alugado e nunca recebe clientes ali. O espaço de trabalho é um cômodo de 10 m² usado só para trabalho, em um apartamento de 80 m², ou seja, 12,5% da área. Aluguel, serviços e seguro residencial do ano somam C$24.000. A parcela por área é 12,5% de C$24.000, ou C$3.000. Considerando que o cômodo é o local principal de atividade dela, ela deduz C$3.000 na linha 9945. O plano de internet dela é uma despesa comum separada.

Um ano de lucro baixo e depois um valor levado adiante

A renda líquida de uma consultora antes dos custos da casa é C$4.000 no ano 1, e a parte comercial dos custos da casa é C$6.000. A dedução fica limitada a C$4.000. A renda líquida é C$0 e C$2.000 passam para o ano seguinte.

No ano 2, a renda líquida antes dos custos da casa é C$10.000 e a parte comercial dos custos da casa é C$5.000. Somados os C$2.000 levados adiante, o total é C$7.000, abaixo do limite de C$10.000. Ela deduz C$7.000, a renda líquida é C$3.000 e nada passa para o ano seguinte. Se ela tivesse deixado de cumprir os dois testes no ano 2, a condição do Folio para levar adiante os C$2.000 não seria atendida.

Um proprietário de condomínio com um cômodo compartilhado

Um quarto vago equivale a 10% da unidade. Fora do horário de trabalho, é quarto de hóspedes, e ele trabalha nele 8 horas por dia, 5 dias por semana. Os custos elegíveis do ano são C$18.000, sem contar o principal do financiamento.

• Parcela por área: 10% de C$18.000 são C$1.800.
• Horas: 8 de 24 horas é um terço, então C$600.
• Dias: 5 de 7 dias reduz isso a cerca de C$430.

Ele deduz cerca de C$430 na linha 9945.

E no seu caso?

• Você teve um ano de prejuízo ou de lucro baixo: a dedução para no lucro, e o resto passa para o ano seguinte só enquanto um teste ainda for cumprido. Procure ajuda com imposto de renda de pessoa física para calcular o valor que os seus fatos sustentam.
• Você divide a casa ou os custos com um companheiro ou coproprietário: as fontes da CRA não explicam como duas pessoas dividem os custos de uma casa, então isso é um julgamento a resolver antes de qualquer um de vocês deduzir. Leve o contrato de aluguel ou os documentos de propriedade para a ajuda com imposto de renda de pessoa física.
• Anos anteriores foram deduzidos, ou deixados de lado, após respostas conflitantes da CRA: retificar ou não depende de o espaço ter se qualificado em cada ano. Comece pela ajuda com imposto de renda de pessoa física. Se chegou uma carta, veja revisões e auditorias da CRA. Se faltam as contas e os recibos desses anos, reconstrua os registros primeiro: veja atualizar a contabilidade atrasada ou escrituração contábil.
• Você pretende vender a casa, ou já deduziu a CCA dela: leia primeiro isenção da residência principal e depois procure ajuda com imposto de renda de pessoa física antes de vender.
• Você aluga parte da casa ou vai transformá-la em imóvel de aluguel: veja transformar uma casa em imóvel de aluguel.
• Sua corporação reembolsa você por custos da casa, ou você tem um T2200: veja despesas do negócio pagas pessoalmente.
• Você é cidadão dos EUA ou titular de green card com um negócio no Canadá: a sua declaração dos EUA aplica regras próprias de escritório em casa, diferentes das da CRA. Veja transformar a T2125 em Schedule C e a dedução de escritório em casa nos EUA, ou procure ajuda tributária entre países.
• Você pagou GST/HST sobre custos da casa: veja créditos de imposto sobre insumos do GST/HST.
• Os custos da casa estão misturados às contas pessoais e nada concilia: isso é trabalho de escrituração contábil antes de ser uma questão de imposto. Para saber como a renda é tributada, veja como a renda de autônomo é tributada.