Selbstständig mit kanadischen Kunden nach dem Wegzug ins Ausland

Freiberufler im Ausland mit kanadischen Kunden: Besteuert Kanada die Honorare weiter?

Sobald Sie nicht mehr in Kanada ansässig sind, besteuert Kanada Ihre Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit nur, wenn Sie in Kanada ein Geschäft betreiben. Honorare für Arbeit, die Sie vollständig in einem anderen Land für einen kanadischen Kunden erbringen, werden in Kanada in der Regel nicht besteuert. Ein Nichtansässiger, der in Kanada ein Geschäft betrieben hat, zahlt Steuer auf die Einkünfte aus diesem Geschäft (Income Tax Act s. 2(3); s. 115(1)).

Das gilt für Honorare für Dienstleistungen. Eine Lizenz oder Lizenzgebühr (Royalty) für das Recht, etwas in Kanada zu nutzen (ein Design, Software, Bilder, eine Marke), ist etwas anderes: Der kanadische Zahler behält in der Regel 25 % ein. Ausnahmen gelten für Urheberrechte an literarischen, dramatischen, musikalischen und künstlerischen Werken sowie für einen niedrigeren Abkommenssatz (s. 212(1)(d)). Stellen Sie Dienstleistungen und Lizenzen in getrennten Zeilen in Rechnung.

Was einen Fall nicht mehr einfach macht:

• Sie arbeiten weiterhin teilweise in Kanada: Besuche zu Hause, Einsatztage vor Ort, eine Woche mit dem Laptop im Ferienhaus der Familie.
• Sie unterhalten in Kanada ein Büro oder Personal oder haben jemanden, der Kunden für Sie findet oder Verträge für Sie unterschreibt.
• Sie sind im Lauf des Jahres weggezogen, sodass eine Steuererklärung Monate als Ansässiger und als Nichtansässiger mischt.
• Ihr neues Land besteuert dieselben Honorare, und Sie brauchen eine Position nach dem Steuerabkommen.
• Sie sind weiter für die GST/HST registriert und wissen nicht, ob Sie sie berechnen müssen.
• Ein Kunde stellt weiter T4A-Bescheinigungen für Arbeit aus, die Sie im Ausland erbracht haben.

Was Sie bereithalten sollten: Ihr Wegzugsdatum, Rechnungen, aufgeteilt nach dem Ort der Arbeit, einen Kalender der Tage in Kanada, alle T4A- oder T4A-NR-Bescheinigungen, Ihre GST/HST-Kontonummer und die Steuerregistrierung in Ihrem neuen Land. Wenn Sie unsicher sind, ab wann Sie nicht mehr ansässig waren, lesen Sie Das Datum, ab dem Sie in Kanada nicht mehr ansässig sind.

Wann gilt es noch als Geschäftstätigkeit in Kanada, wenn ich kanadische Kunden aus dem Ausland betreue?

Meist entscheidet vor allem, wo Sie die Arbeit tatsächlich ausführen, nicht, wo der Kunde sitzt oder wo das Geld eingeht. Personen oder ein Büro in Kanada können das Ergebnis aber ändern. Ob ein Nichtansässiger in Kanada ein Geschäft betreibt, ist eine Tatsachenfrage. Der GST/HST-Leitfaden der CRA nennt Faktoren wie den Ort der Leistungserbringung, den Standort von Vertretern oder Mitarbeitern, den Ort des Vertragsschlusses und den Standort einer Niederlassung oder eines Büros (RC4027). Diese Liste gilt für die GST/HST. Auch für die Einkommensteuer entscheiden die Tatsachen. Dieselben Punkte sollten Sie deshalb dokumentieren.

Der Income Tax Act unterstellt in manchen Fällen auch ohne Büro, dass ein Nichtansässiger in Kanada ein Geschäft betreibt (s. 253):

Section 253 gilt „in respect of the activity“. Eine kurze Arbeitsphase in Kanada kann also den entsprechenden Teil der Einkünfte nach Kanada ziehen. Wie der Rest behandelt wird, hängt von den Tatsachen und Ihren Unterlagen ab.

Ein Kunde schickt mir weiter eine T4A-Bescheinigung: Sind die Einkünfte dann kanadisch?

Nein. Eine Bescheinigung meldet eine Zahlung. Sie entscheidet nicht, ob Kanada sie besteuern darf. Entscheidend ist, ob Sie in Kanada ein Geschäft betrieben haben: vor allem, wo die Arbeit erbracht wurde, aber auch, ob jemand in Kanada Kunden für Sie findet oder Verträge unterschreibt. Honorare für Leistungen außerhalb Kanadas unterliegen nicht dem Einbehalt nach Regulation 105 von 15 %, der für Honorare von Nichtansässigen für Arbeit in Kanada gilt (IC75-6, paragraph 32).

Bitten Sie jeden Kunden:

1. Ihre Adresse zu aktualisieren und Sie als nichtansässigen Zahlungsempfänger zu kennzeichnen.
2. auf jeder Rechnung zu vermerken, wo die Arbeit erbracht wurde.
3. Honorare für Arbeit, die Sie in Kanada erbringen, auf einer T4A-NR zu melden, der Bescheinigung für Zahlungen an Nichtansässige für Dienstleistungen in Kanada (RC4445).

Bewahren Sie die Bescheinigung, Ihre Bitte und die Rechnungen auf. Eine Bescheinigung für Arbeit im Ausland, die Sie nach Ihrem Wegzug erbracht haben, ist womöglich nur ein Widerspruch in den Unterlagen, den Sie erklären, und keine Einkünfte, die Sie hinzurechnen. Eine Bescheinigung für Monate vor Ihrem Wegzug kann Honorare enthalten, die Sie in der Steuererklärung für das Wegzugsjahr angeben müssen, egal wo die Arbeit erbracht wurde.

Was ändert sich, wenn ich zurückfliege und etwas in Kanada arbeite?

Jeder Zahler eines Honorars an einen Nichtansässigen für Dienstleistungen in Kanada muss 15 % der Zahlung einbehalten (Regulation 105). Nach Angaben der CRA gilt das auch für einen nichtansässigen Zahler (Rendering services in Canada). Ein Zahler, der nicht einbehält und abführt, haftet selbst für den Betrag, samt Zinsen und Strafzuschlägen. Dazu gehört ein Strafzuschlag von 10 % auf die nicht abgezogene Steuer (IC75-6, paragraph 41; RC4445). Rechnen Sie deshalb damit, dass Kunden einbehalten, wenn Sie kein Freistellungsschreiben der CRA vorlegen. Nur der Teil des Honorars für Arbeit in Kanada unterliegt dem Einbehalt. Der Zahler nimmt eine angemessene Aufteilung vor und bewahrt die Nachweise dafür auf (IC75-6).

Die Falle: Auch ein Besuch zu Hause, um ein Projekt am Laptop fertigzustellen, ist eine Dienstleistung, die in Kanada erbracht wird. Die Seite des Zahlers zu diesen Regeln steht ausführlich in Einbehalt auf Dienstleistungen in Kanada. Welche Steuererklärungen Sie bis wann einreichen, steht im Ratgeber zur Steuererklärung für Nichtansässige.

Berechne ich kanadischen Kunden GST/HST, wenn ich im Ausland lebe?

In der Regel nicht. Eine Dienstleistung, die Sie vollständig außerhalb Kanadas erbringen, gilt als außerhalb Kanadas geliefert. Sie unterliegt deshalb nach den normalen Regeln keiner GST/HST, auch wenn Sie weiter registriert sind (Excise Tax Act s. 142(2)(g)). Die GST/HST kommt zurück bei Arbeit, die teilweise in Kanada erbracht wird, und bei Lizenzen für Designs, Software oder Bilder, die in Kanada genutzt werden können: Diese Leistungen werden in Kanada erbracht und können steuerpflichtig sein, wenn Sie registriert sind oder hier weiter ein Geschäft betreiben (s. 142(1); s. 143(1)). Ein Nichtansässiger muss sich für die GST/HST in der Regel nach dem normalen System registrieren, wenn er in Kanada ein Geschäft betreibt und dort steuerpflichtige Leistungen erbringt und kein Kleinunternehmer (Small Supplier) ist (RC4027). Die Grenze für Kleinunternehmer liegt bei $30.000 weltweiten steuerpflichtigen Umsätzen in einem Kalenderquartal oder über vier aufeinanderfolgende Quartale (CRA). Eine eigene Regel gilt, wenn Sie Eintritte zu einem Seminar, Workshop oder einer Veranstaltung verkaufen, die Sie in Kanada abhalten: Dann müssen Sie sich unabhängig von Ihren Umsätzen registrieren (RC4027).

Zwei Situationen verdienen weiter einen Blick:

• Verkäufe an Privatpersonen, nicht an Unternehmen. Ein Nichtansässiger, der in Kanada kein Geschäft betreibt, muss sich unter Umständen nach dem vereinfachten System registrieren, wenn seine Umsätze mit Dienstleistungen und digitalen Produkten an kanadische Verbraucher, die nicht für die GST/HST registriert sind, in einem Zeitraum von 12 Monaten $30.000 übersteigen (CRA). Siehe Nichtansässige und digitale Verkäufer.
• Eine alte Registrierung, die Sie behalten haben. Solange Sie registriert bleiben, können Arbeit, die teilweise in Kanada erbracht wird, und in Kanada nutzbare Lizenzen weiter steuerpflichtig sein. Leistungen, die vollständig im Ausland erbracht werden, sind es nicht (Excise Tax Act s. 143(1)). Wenn Sie in Kanada kein Geschäft mehr betreiben, prüfen Sie, ob Sie die Registrierung löschen und die Abschlusserklärung einreichen sollten. Siehe GST/HST-Konto schließen.

Teilt das Jahr meines Wegzugs das Geschäftsjahr auf?

Ja. Im Wegzugsjahr geben Sie Ihre weltweiten Einkünfte für die Monate an, in denen Sie ansässig waren. Für die Monate danach geben Sie nur bestimmte Einkünfte aus kanadischen Quellen an (CRA: Leaving Canada; Income Tax Act s. 114). Honorare für die Monate als Ansässiger gehören wie gewohnt in Ihre T2125, die Gewinnermittlung für das Geschäft in Ihrer Steuererklärung. Honorare nach dem Wegzug zählen nur, wenn sie aus einem in Kanada betriebenen Geschäft stammen. Wie sich Abzüge und Steuergutschriften in dieser Steuererklärung aufteilen, behandelt Steuererklärung für das Teiljahr im Wegzugsjahr.

Teilen Sie die Rechnungen am Wegzugsdatum danach auf, wann die Arbeit erbracht wurde. Das Schließen des Einzelunternehmens, die letzte T2125 und Betriebsvermögen, das Sie behalten, behandelt Einzelunternehmen beim Wegzug aus Kanada schließen.

Zahle ich nach dem Wegzug weiter CPP auf Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit?

Der Canada Pension Plan verlangt einen Beitrag für Selbstständige von jeder Person, die in einem Jahr für Zwecke der Einkommensteuer in Kanada ansässig ist und beitragspflichtige Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit hat (CPP s. 10(1); Einkünfte definiert in s. 14). Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit als Ansässiger, auch im Wegzugsjahr, gehören zu dieser Berechnung.

Für ein späteres Jahr, in dem Sie zu keinem Zeitpunkt in Kanada ansässig sind, verlangt section 10(1) keinen Beitrag für Selbstständige, auch nicht auf Honorare für Arbeit in Kanada. Das Wegzugsjahr sollten Sie prüfen: Weder section 10 noch section 14 sagt unmittelbar, wie kanadische Geschäftseinkünfte nach dem Wegzug für dieses Jahr zählen. Klären Sie das also vor der Einreichung. Ob Sie in das System Ihres neuen Landes einzahlen und ob Kanada mit diesem Land ein Sozialversicherungsabkommen hat, hängt von diesem Land ab. Wenn beides in Betracht kommt, lesen Sie Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern. Wenn Sie zugleich US-Staatsbürger sind, lesen Sie Selbstständigensteuer im Ausland.

Was bringt ein Steuerabkommen zusätzlich?

Ein Abkommen kann verhindern, dass Kanada Geschäftseinkünfte besteuert, die der Income Tax Act sonst erfassen würde. Im Abkommen zwischen Kanada und den USA sind zum Beispiel Unternehmensgewinne einer in einem Land ansässigen Person nur dort steuerpflichtig, es sei denn, sie werden über eine Betriebsstätte (Permanent Establishment) im anderen Land erzielt, in der Regel eine feste Geschäftseinrichtung (Artikel V und VII). Auch eine Person, die gewohnheitsmäßig Verträge in Ihrem Namen abschließt, kann eine begründen. Das gilt ebenso für lange Aufenthalte: Nach Article V(9) gilt ein Ein-Personen-Unternehmen als Inhaber einer Betriebsstätte, wenn Sie sich in einem Zeitraum von 12 Monaten 183 Tage oder länger im anderen Land aufhalten und mehr als die Hälfte Ihrer Bruttoeinnahmen aus aktiver Geschäftstätigkeit in diesem Zeitraum aus den dort erbrachten Leistungen stammt. Ein weiterer Test erfasst 183 Tage oder mehr bei einem Projekt für Kunden dort.

Jedes Abkommen ist anders. Manche ältere Abkommen haben einen eigenen Artikel für selbstständige persönliche Dienstleistungen. Er prüft, ob Sie in Kanada eine feste Einrichtung (Fixed Base) haben, etwa ein Büro, das Ihnen regelmäßig zur Verfügung steht. Hat Ihr neues Land kein Abkommen mit Kanada, gibt es keinen Schutz durch Betriebsstätte oder Fixed Base: Allein die oben genannten Regeln des Income Tax Act entscheiden. Eine Privatperson aus einem Land ohne Abkommen, deren Einkünfte im Kalenderjahr unter CAN$5.000 liegen, kann dennoch eine Freistellung beantragen (IC75-6, Appendix A). Lesen Sie das Abkommen mit Ihrem neuen Land in der Liste von Finance Canada. Der Schutz durch ein Abkommen ist auch eine Grundlage für eine Freistellung nach Regulation 105. Legen Sie Ihre Position daher fest, bevor Sie in Kanada arbeiten, nicht erst nach dem Einbehalt des Honorars. Abkommensschutz oder eine Freistellung beseitigen die Steuererklärung nicht: Ein Nichtansässiger, der Leistungen in Kanada erbringt, muss normalerweise trotzdem eine einreichen (IC75-6, paragraph 53). In dieser Erklärung machen Sie abkommensbefreite Einkünfte in Zeile 25600 und die auf Ihrer T4A-NR einbehaltene Steuer in Zeile 43700 geltend (T4058).

Welche Unterlagen belegen, wo ich gearbeitet habe?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die Tag für Tag zeigen, wo Sie waren und woran Sie gearbeitet haben:

• Rechnungen, die angeben, wo die Arbeit erbracht wurde.
• Einen Reisekalender mit Ein- und Ausreisedaten (Bordkarten, Passstempel).
• Zeiterfassungen oder Projektdateien mit Datum.
• Verträge, aus denen hervorgeht, wo sie unterzeichnet wurden und wer für Sie unterschrieben hat.
• Ihren Mietvertrag, Arbeitsplatz und Ihre Steuerregistrierung im neuen Land.
• Schriftverkehr, in dem Sie Kunden bitten, Bescheinigungen zu korrigieren.

Ein Zahler braucht auch Nachweise für jede Aufteilung zwischen kanadischer und ausländischer Arbeit (IC75-6). Teilen Sie die Aufteilung dem Kunden deshalb schon mit der Rechnung mit.

Beispiel

Diese Beispiele dienen nur der Veranschaulichung. Die Werte sind in kanadischen Dollar angegeben.

Alle Arbeit im Ausland

Ana, eine Designerin, zieht im März nach Lissabon. Ihre Honorare von Januar bis März gehören mit ihren übrigen weltweiten Einkünften in ihre T2125 für das Wegzugsjahr. Nach dem Umzug stellt sie Kunden in Toronto C$60.000 in Rechnung, alles in Portugal entworfen. Diese späteren Honorare sind in der Regel keine Einkünfte aus einem in Kanada betriebenen Geschäft. Sie bittet ihre Kunden, sie als nichtansässige Zahlungsempfängerin zu führen und keine T4A-Bescheinigungen mehr auszustellen.

Ein Besuch zu Hause

Ben lebt inzwischen in Dubai und verbringt zwei Wochen vor Ort in Vancouver für einen Auftrag über C$20.000, den er vollständig dort erledigt. Ohne Freistellung behält der Kunde 15 %, also C$3.000, ein und gibt ihm eine T4A-NR. Ben reicht für das Jahr eine kanadische Steuererklärung für Nichtansässige ein. Sie ermittelt seine tatsächliche Steuer auf diese Einkünfte oder macht eine Abkommensbefreiung geltend, falls eine gilt. Übersteigen die einbehaltenen C$3.000 diese Steuer, kann die Differenz erstattet werden.

Eine alte GST/HST-Nummer

Carla hat ihre GST/HST-Nummer nach dem Umzug behalten und arbeitet jetzt nur noch vom Ausland aus für Geschäftskunden. Ihre Leistungen werden vollständig außerhalb Kanadas erbracht und unterliegen deshalb keiner GST/HST, auch solange sie registriert ist. Betreibt sie in Kanada kein Geschäft mehr, prüft sie, ob sie die Registrierung löscht und die Abschlusserklärung einreicht.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie kehren für regelmäßige Arbeitstage nach Kanada zurück (auch nach Québec) oder haben hier Personal oder ein Büro: Sie betreiben womöglich in Kanada ein Geschäft. Holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern, bevor Sie das nächste Mal reisen.
• Ihr neues Land besteuert dieselben Honorare, oder Sie wollen eine Freistellung auf Grundlage des Abkommens: Ihre Position nach dem Abkommen sollte geprüft werden. Siehe Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ein Kunde korrigiert eine Bescheinigung nicht, oder die CRA hat ein Schreiben zu Honoraren für Arbeit im Ausland geschickt: Der Widerspruch muss mit Ihren Unterlagen erklärt werden. Holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie arbeiten als Arbeitnehmer, nicht als Auftragnehmer: Siehe Für einen kanadischen Arbeitgeber aus dem Ausland arbeiten.
• Sie stellen über Ihre eigene Kapitalgesellschaft in Rechnung: Siehe Sich selbst aus der Kapitalgesellschaft bezahlen nach dem Wegzug.
• Sie haben Steuererklärungen für Nichtansässige aus früheren Jahren versäumt: Siehe Steuererklärungen für Nichtansässige und Nachholung.
• Sie leben noch in Kanada und betreuen Kunden im Ausland: Siehe Remote-Arbeit für Arbeitgeber und Kunden im Ausland.
• Sie möchten die Grundlagen, wie Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit als Ansässiger besteuert werden: Siehe So werden Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit besteuert.