Darlehen an Aktionäre in der Bilanz: So bereinigen Sie den Saldo

Was ist ein Darlehen an Aktionäre in der Bilanz, und wo steht es in der Steuererklärung?

Ein Darlehen an Aktionäre ist ein Vermögenswert: Geld, das die Kapitalgesellschaft an einen Eigentümer oder für ihn gezahlt hat und das dieser laut Büchern zurückzahlen wird. Es steht in Zeile 7 von Schedule L, der Bilanz, sowohl in Form 1120-S als auch in Form 1120. Zeile 19, „Darlehen von Aktionären“, verläuft in die andere Richtung: Geld, das ein Eigentümer der Kapitalgesellschaft geliehen hat. Dazu siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.

Ein Saldo entsteht oft, wenn Geld an einen Eigentümer fließt, ohne dass es eine Lohnabrechnung, eine Ausschüttungsbuchung oder einen unterschriebenen Schuldschein gibt. Die Bezeichnung in den Büchern entscheidet nicht darüber, was das Geld war. Es ist ein echtes Darlehen, Vergütung für Leistungen oder eine Ausschüttung, und die Steuerregeln behandeln jedes anders.

Ein Fall ist nicht einfach, wenn:

• der Saldo mehr als ein Jahr zurückreicht;
• es keinen Schuldschein, keine Zinsen und keine Rückzahlungen gibt;
• der Eigentümer einer S Corporation im Unternehmen arbeitet und keine Lohnabrechnung hat;
• es mehr als einen Aktionär gibt;
• ein Aktionär außerhalb der USA lebt;
• ein Kreditgeber, ein Käufer oder ein Ersteller von Steuererklärungen nach dem Saldo fragt.

Tragen Sie ein Aktionärskonto nach Jahren zusammen, dazu etwaige Schuldscheine, Kontoauszüge, frühere Schedules L und Schedules K-1, Lohnunterlagen und die Anschaffungskosten der Anteile des Eigentümers.

Drei Begriffe kommen unten vor:

• Anschaffungskosten der Anteile (Stock Basis): die steuerlichen Kosten des Eigentümers für die Anteile, erhöht um weitergereichte Erträge der S Corporation und gesenkt um Verluste und Ausschüttungen (Abschnitt 1367).
• Earnings and Profits (E&P): die Gewinne einer Kapitalgesellschaft, wie das Steuerrecht sie zählt. Eine Ausschüttung daraus ist eine Dividende (Publication 542).
• Accumulated Adjustments Account (AAA): die laufende Summe der noch nicht ausgeschütteten Nettoerträge einer S Corporation seit dem Zeitpunkt, ab dem sie S Corporation ist (Anleitung).

Muss die Kapitalgesellschaft überhaupt eine Bilanz einreichen?

Eine Kapitalgesellschaft darf Schedule L nur auslassen, wenn sowohl ihre Gesamteinnahmen als auch ihre Bilanzsumme zum Jahresende unter der Grenze für kleine Kapitalgesellschaften der jeweiligen Steuererklärung liegen. Der Test steht in jeder Erklärung an anderer Stelle, und jedes Formular definiert die Gesamteinnahmen auf seine Weise:

Die Anleitung zu Form 1120-S und die Anleitung zu Form 1120 nennen, was als Einnahmen zählt.

Die Ausnahme befreit von dem Formular, nicht vom Darlehen. Der Saldo bleibt in den Büchern, ein Kreditgeber oder Käufer kann die Bücher lesen, und die Steuerregeln unten gelten mit oder ohne Schedule L. Wann das Formular verlangt wird und wie Sie es erstellen, siehe Schedule L in der Steuererklärung einer Kapitalgesellschaft.

Können wir Darlehen an Aktionäre gegen die einbehaltenen Gewinne ausbuchen?

Ja, ein Buchhalter kann diese Buchung vornehmen, aber sie erfasst eine Ausschüttung an den Eigentümer, keinen Abzug, und sie entscheidet nicht über das steuerliche Ergebnis. Sie belastet die einbehaltenen Gewinne (oder ein Konto für Ausschüttungen an Aktionäre, das in sie abgeschlossen wird) und schreibt dem Konto Darlehen an Aktionäre gut. Das Darlehen scheidet aus den Vermögenswerten aus, und das Eigenkapital sinkt um denselben Betrag. Die Buchung ist nur richtig, wenn die Tatsachen eine Ausschüttung stützen.

Der IRS schaut darauf, was die Zahlung war, nicht auf die Bezeichnung. Publication 542 besagt: Erlässt eine Kapitalgesellschaft einem Aktionär eine Schuld ohne Rückzahlung, wird der erlassene Betrag als Ausschüttung an den Aktionär behandelt. Bei einer S Corporation kann der IRS Zahlungen an einen Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, außerdem als Lohn neu einstufen (IRS).

Ein echtes Darlehen, das wertlos wird, ist eine eigene Frage. Abschnitt 166 erlaubt einen Abzug für eine Forderung, die im Jahr wertlos wird, und möglicherweise für den abgeschriebenen Teil einer Forderung, die nur teilweise einbringlich ist; es qualifiziert sich aber nur eine echte Schuld (Bona Fide Debt) (26 CFR 1.166-1(c)). Ein aus freien Stücken erlassener Saldo ist eine Ausschüttung.

Eine Buchung in den Büchern meldet für sich genommen nichts. Die Ausschüttung muss weiterhin in der richtigen Steuererklärung erscheinen, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Was bewirkt der Erlass der Schuld eines Aktionärs steuerlich: C Corporation gegenüber S Corporation?

In beiden Fällen ist der erlassene Betrag in der Regel eine Ausschüttung, kein Abzug. Was sich daraus für den Aktionär ergibt, unterscheidet sich:

Publication 542 verweist Leser zu S Corporations auf die Anleitung zu Form 1120-S. Die Spalte zur S Corporation beruht auf dem Gesetz und den Verordnungen, die tatsächliche, verdeckte (Constructive) und fiktive Ausschüttungen kennen (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Der Erlass einer C Corporation kann daher eine steuerpflichtige Dividende auslösen, ohne dass Bargeld fließt.

Welche Möglichkeiten gibt es wirklich, den Saldo eines Darlehens an Aktionäre zu bereinigen?

Es gibt vier: zurückzahlen, als Vergütung behandeln, als Ausschüttung behandeln oder als dokumentiertes Darlehen weiterführen. Jede hat eine andere steuerliche Wirkung:

Die richtige Option hängt von den Tatsachen ab: ob der Eigentümer für die Kapitalgesellschaft gearbeitet hat, was eine angemessene Vergütung wäre, wie hoch die Anschaffungskosten der Anteile und die Earnings and Profits sind und wie viele Aktionäre es gibt.

Eine „Rückzahlung“ ist womöglich keine. Der IRS fasst eine Gerichtsentscheidung zusammen, die angebliche Darlehen einer S Corporation an ihren Alleinaktionär als Lohn behandelte: unbesicherte, jederzeit kündbare Schuldscheine ohne Zinsen, nach Belieben des Eigentümers an einen Eigentümer vergeben, der erhebliche Arbeit leistet, und nur durch eine Gutschrift in den Büchern gegen Beträge „zurückgezahlt“, die die Kapitalgesellschaft dem Eigentümer schuldete (IRS). Ob Geld Lohn, Ausschüttung oder echte Rückzahlung ist, hängt von den Tatsachen ab.

Ein heute unterschriebener Schuldschein dokumentiert ein Darlehen ab heute. Er beweist nicht, dass frühere Vorschüsse bei ihrer Auszahlung Darlehen waren. Wie Sie ein Darlehen von Anfang an richtig einrichten, siehe ein Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft aufnehmen.

Welche Zinsen gelten für ein Darlehen der Kapitalgesellschaft an einen Aktionär?

Ein Darlehen einer Kapitalgesellschaft an einen Aktionär sollte Zinsen von mindestens dem Applicable Federal Rate (AFR, US-Referenzzinssatz) vorsehen. Ein Darlehen mit weniger ist ein Darlehen unter dem Marktzins (Below-Market Loan), und die nicht berechneten Zinsen können als Ausschüttung an den Aktionär behandelt werden. Abschnitt 7872 erfasst jedes Darlehen zwischen einer Kapitalgesellschaft und einem ihrer Aktionäre, und der IRS veröffentlicht die Sätze jeden Monat (Applicable Federal Rates).

• Demand Loan (jederzeit auf Verlangen der Kapitalgesellschaft fällig): der kurzfristige Bundeszinssatz für jeden Zeitraum, halbjährlich aufgezinst.
• Term Loan (feste Rückzahlungsfrist): der Satz für die Laufzeit am Tag der Darlehensvergabe, halbjährlich aufgezinst.
• Zu geringe Zinsen: Bei einem Demand Loan gilt der Aktionär als Empfänger der entgangenen Zinsen von der Kapitalgesellschaft und als jemand, der sie als Zinsen zurückzahlt, jeweils am letzten Tag jedes Kalenderjahres gerechnet; die Kapitalgesellschaft gilt also als Empfängerin von Zinsen. Bei einem Term Loan gilt der Fehlbetrag als Bargeld, das der Aktionär am Tag der Darlehensvergabe erhalten hat, und das Darlehen als mit Original Issue Discount (Abzinsungsdifferenz) ausgestattet (Abschnitt 7872(b)). Publication 542 nennt die nicht berechneten Zinsen eine mögliche Ausschüttung.
• Kleine Darlehen: Die Regel gilt nicht an Tagen, an denen alle Darlehen zwischen dem Aktionär und der Kapitalgesellschaft zusammen höchstens $10.000 betragen, es sei denn, die Vermeidung von Bundessteuer ist einer der Hauptzwecke der Zinsvereinbarung. Darlehen an einen Aktionär und dessen Ehepartner werden zusammengerechnet, und sobald die Regel auf ein Term Loan angewendet wird, gilt sie weiter (Abschnitt 7872(f)(7) und (f)(10)).

Ein Saldo, der seit Jahren ohne Zinsen besteht, ist nicht ausgenommen. Bei einem Demand Loan wird die Regel Jahr für Jahr berechnet. Die Zinsregeln im Einzelnen und ein richtig eingerichtetes Darlehen finden Sie unter ein Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft aufnehmen.

Was ändert sich, wenn der Saldo als Lohn behandelt wird?

Das Geld wird zur Vergütung für Leistungen: Lohnsteuer, Einbehalt und ein W-2 gelten, und die Kapitalgesellschaft darf es nur als angemessene Vergütung für tatsächlich erbrachte Leistungen abziehen.

Eine S Corporation muss einem Aktionär, der zugleich Arbeitnehmer ist, eine angemessene Vergütung zahlen, bevor sie Ausschüttungen ohne Lohncharakter vornimmt, und die angemessene Vergütung übersteigt nie das, was der Aktionär direkt oder indirekt erhalten hat (IRS). Was als angemessen gilt, siehe Gehalt des Eigentümers einer S Corporation.

Die Behandlung als Lohn muss echt sein. Eine Buchung, die den Saldo in „Gehalt“ umbenennt, reicht keine Lohnsteuererklärung ein. Für bereits eingereichte Jahre siehe einen Fehler bei der Lohnabrechnung korrigieren und Lohnabrechnung einer S Corporation, die nie durchgeführt wurde.

Was ändert sich, wenn eine S Corporation den Saldo als Ausschüttung behandelt?

Die Ausschüttung senkt die Anschaffungskosten der Anteile des Aktionärs und den Accumulated Adjustments Account, und sie ist nur bis zu den Anschaffungskosten steuerfrei.

• Meldung: Der Betrag steht in Schedule K, Zeile 16d, und in Feld 16, Code D, von Schedule K-1 des Aktionärs, der ihn erhalten hat (Anleitung).
• Accumulated Adjustments Account (AAA): Schedule M-2 mindert ihn um Ausschüttungen, die keine Dividenden aus Earnings and Profits sind, aber nicht unter null (Anleitung).
• Anschaffungskosten der Anteile: Die Ausschüttung senkt die Anschaffungskosten, aber nicht unter null (Abschnitt 1367(a)(2)). Die Ertragsposten des Jahres werden zuerst berücksichtigt (Abschnitt 1368(d)).
• Über den Anschaffungskosten: Der Überschuss wird als Gewinn aus dem Verkauf oder Tausch von Vermögen behandelt (Abschnitt 1368(b)).
• Earnings and Profits aus einer früheren Zeit als C Corporation: Sie können einen Teil einer Ausschüttung zur Dividende machen. Die Standardreihenfolge steht in Abschnitt 1368(c), und die Kapitalgesellschaft kann mit Zustimmung jedes Aktionärs, der in diesem Jahr eine Ausschüttung erhalten hat, wählen, zuerst Earnings and Profits auszuschütten. Die Wahl ist unwiderruflich, gilt nur für dieses Jahr und erfolgt durch eine Erklärung in einer rechtzeitig eingereichten ursprünglichen oder geänderten Form 1120-S (Abschnitt 1368(e)(3); Anleitung). Siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.
• Mehrere Aktionäre: Die Verordnungen geben Ausschüttungen, die sich in der Höhe unterscheiden, die „angemessene steuerliche Wirkung“ (Appropriate Tax Effect); der erlassene Saldo eines Eigentümers wirft also eine Frage für die anderen auf (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Siehe ungleiche Ausschüttungen einer S Corporation.

Zu den Buchungen siehe Ausschüttungen einer S Corporation buchen. Zu den Anschaffungskosten siehe Anschaffungskosten der Anteile an einer S Corporation und Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.

Der Saldo reicht mehrere Jahre zurück und wurde nie dokumentiert: Was korrigiere ich zuerst?

Entscheiden Sie die Behandlung Jahr für Jahr, das älteste zuerst, denn Anschaffungskosten und Earnings and Profits jedes Jahres fließen in das nächste. Schritte:

1. Stoppen Sie neue undokumentierte Überweisungen. Ab sofort ist jede Zahlung an einen Eigentümer Lohnabrechnung, eine gebuchte Ausschüttung oder ein unterschriebenes Darlehen.
2. Erstellen Sie das Aktionärskonto aus den Kontoauszügen: Datum, Betrag, Eigentümer und Zweck jeder Überweisung, jedes Jahr.
3. Prüfen Sie, wie jedes Jahr gemeldet wurde: Schedule L, Zeile 7, Schedules K-1, W-2 und Forms 1099-DIV.
4. Vergleichen Sie für jeden Eigentümer die gezahlten Löhne mit der angemessenen Vergütung für die geleistete Arbeit.
5. Ermitteln Sie Jahr für Jahr die Anschaffungskosten der Anteile und den AAA, bei einer C Corporation die Earnings and Profits, damit Sie wissen, was eine Ausschüttung kosten würde.
6. Wählen Sie die Behandlung für den Betrag jedes Jahres: zurückzahlen, Lohn, Ausschüttung oder ab jetzt ein dokumentiertes Darlehen.
7. Listen Sie die Einreichungen auf, die sich ändern würden: die Steuererklärung der Kapitalgesellschaft, Schedules K-1, Lohnsteuererklärungen, W-2 und die Steuererklärungen der Eigentümer.

Beim letzten Schritt braucht es einen Fachmann. Eine andere Bezeichnung für einen alten Saldo kann bereits eingereichte Steuererklärungen betreffen.

Zu Büchern, die mehrere Jahre im Rückstand sind, siehe Nachholbuchhaltung einer S Corporation; für die Prüfung durch einen Käufer Quality of Earnings beim Verkauf eines kleinen Unternehmens. Geht die Bilanz nach den Buchungen nicht auf, siehe die Bilanz einer S Corporation geht nicht auf und einbehaltene Gewinne, die nicht zur Steuererklärung des Vorjahres passen.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Der Eigentümer einer S Corporation entnahm zwei Jahre lang Geld ohne Lohnabrechnung

Der alleinige Aktionär einer S Corporation entnahm im ersten Jahr US$30.000 und im zweiten US$50.000: insgesamt US$80.000, ohne Lohnabrechnung und ohne Papiere. Die Bücher zeigen US$80.000 unter Darlehen an Aktionäre.

• Zurückzahlen: Der Eigentümer zahlt US$80.000 zurück. Damit endet das Darlehen, sofern die Überweisungen wirklich Darlehen waren. Mit den Zinsen, die während der offenen Zeit nicht berechnet wurden, muss man sich womöglich noch befassen.
• Lohn: Bei 7,65 % für den Arbeitgeber und 7,65 % für den Eigentümer fallen auf US$80.000 Lohn insgesamt US$12.240 Social Security und Medicare an (US$6.120 Arbeitgeberanteil und US$6.120 Arbeitnehmeranteil; wurde nichts einbehalten, haftet die Kapitalgesellschaft für beide), vor Einbehalt der Einkommensteuer, Zuschlägen und Zinsen. Beide Jahre bräuchten korrigierte Lohnsteuermeldungen.
• Ausschüttung: Dies setzt voraus, dass die Überweisungen nie Darlehen waren; jede war also eine Ausschüttung im Jahr der Entnahme, und die Schedules K-1 und M-2 beider Jahre ändern sich. Angenommen, die Anschaffungskosten der Anteile betrugen zu Beginn des ersten Jahres US$25.000, und die Kapitalgesellschaft hat keine angesammelten Earnings and Profits. Im ersten Jahr erhöhen US$15.000 Erträge die Anschaffungskosten auf US$40.000, und die Ausschüttung von US$30.000 lässt US$10.000 übrig. Im zweiten Jahr erhöhen US$10.000 Erträge die Anschaffungskosten auf US$20.000. Von der Ausschüttung von US$50.000 sind US$20.000 steuerfrei und US$30.000 Gewinn. Waren es echte Darlehen, die die Kapitalgesellschaft jetzt erlässt, ist der gesamte Betrag von US$80.000 eine einzige Ausschüttung im Jahr des Erlasses, gemessen an den Anschaffungskosten dieses Jahres.

Welche Option passt, hängt von den Anschaffungskosten der Anteile ab und davon, was für die Arbeit des Eigentümers eine angemessene Vergütung gewesen wäre. Gibt es überhaupt keine Lohnabrechnung, kommt die Frage nach dem Lohn zuerst.

Eine C Corporation mit einem Darlehen an ihren alleinigen Aktionär

Eine C Corporation lieh ihrem alleinigen Aktionär US$50.000, ohne Schuldschein und ohne Zinsen. Erlässt die Kapitalgesellschaft den Betrag, sind die US$50.000 eine Ausschüttung. Angenommen, ihre Earnings and Profits decken US$30.000 davon: Dieser Teil ist eine Dividende. Betragen die Anschaffungskosten der Anteile des Aktionärs US$5.000, sind die nächsten US$5.000 steuerfrei und senken die Anschaffungskosten auf null, und die letzten US$15.000 sind Gewinn. Die Kapitalgesellschaft erhält keinen Abzug.

Die Alternativen sind ein unterschriebener Schuldschein mit Zinsen von mindestens dem Bundeszinssatz und tatsächlichen Rückzahlungen oder eine Rückzahlung aus dem eigenen Geld des Aktionärs. Weil das Darlehen über der Grenze für kleine Darlehen liegt, können bei einem Saldo ohne Zinsen außerdem jedes Jahr entgangene Zinsen anfallen.

Eine kleine S Corporation unter der Bilanzgrenze

Eine S Corporation hat Einnahmen von US$180.000 und eine Bilanzsumme von US$90.000 zum Jahresende. Beides liegt unter US$250.000; sie kann also Schedule B, Frage 11, mit Ja beantworten und Schedule L auslassen. Die US$30.000, die ihr Eigentümer ihr schuldet, stehen weiterhin in den Büchern. Handelt es sich um ein echtes Darlehen, liegt es über der Grenze für kleine Darlehen von US$10.000, sodass bei fehlenden Zinsen jedes Jahr entgangene Zinsen anfallen können. Bereinigen Sie den Saldo, bevor ein Kreditgeber oder Käufer die Bücher liest.

Anders in Ihrem Fall?

• Ein Ersteller von Steuererklärungen hat den Saldo beanstandet, ein Kreditgeber oder Käufer fragt danach, oder er reicht Jahre zurück, ohne Schuldschein, Zinsen oder Lohnabrechnung: Ob er zurückgezahlt, als Lohn neu eingestuft oder als Ausschüttung behandelt wird, ändert Lohnsteuer, Anschaffungskosten der Anteile und bereits eingereichte Steuererklärungen. Dafür müssen das Aktionärskonto, die eingereichten Steuererklärungen und die Lohnunterlagen nebeneinander liegen: siehe Hilfe bei der Körperschaftsteuer und Hilfe bei der Buchhaltung zur Wiederherstellung des Kontos.
• Ein Aktionär lebt außerhalb der USA: Eine Dividende an einen Eigentümer ohne Ansässigkeit in den USA kann einem Quellensteuerabzug unterliegen, und die Kapitalgesellschaft haftet als Withholding Agent (zum Einbehalt verpflichtete Stelle) für Steuer, die sie hätte einbehalten müssen (Abschnitt 1461). Ob ein Erlass ohne Barzahlung ihn auslöst, ist eine Frage, die Sie zuerst klären sollten. Eine Kapitalgesellschaft mit einem ausländischen Eigentümer von 25 % oder mehr meldet Darlehen mit diesem Eigentümer auf Form 5472, und eine versäumte Einreichung zieht einen Zuschlag von $25.000 nach sich. Eine S Corporation darf keinen Aktionär haben, der Ausländer ohne Ansässigkeit in den USA ist (Abschnitt 1361(b)(1)(C)). Klären Sie das, bevor der Saldo erlassen wird: siehe sich selbst als ausländischer Eigentümer bezahlen und versäumter Einbehalt bei Zahlungen ins Ausland.
• Sie möchten ab jetzt ein ordentliches Darlehen: Lesen Sie ein Darlehen von der eigenen Kapitalgesellschaft aufnehmen.
• Der Saldo besteht überwiegend aus privaten Rechnungen, die die S Corporation bezahlt hat: siehe private Ausgaben, die eine S Corporation zahlt. Für eine C Corporation siehe Ausgaben des Eigentümers, die eine C Corporation zahlt.
• Sie haben der Kapitalgesellschaft Geld geliehen, nicht umgekehrt: siehe Gesellschafterdarlehen an eine S Corporation.
• Sie sind in Kanada: Dort gilt ein anderes Regelwerk; siehe Gesellschafterdarlehen in Kanada.
• Sie haben mehr entnommen, als Ihre Anschaffungskosten der Anteile betragen: siehe Ausschüttungen über den Anschaffungskosten.