Unterlagen für Mietobjekte: Was Sie ohne Beleg aufbewahren

Welche Unterlagen zu einem Mietobjekt sollte ein Vermieter für Schedule E aufbewahren?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die jede Mieteinnahme und jeden Abzug in der Steuererklärung belegen. Das Gesetz verlangt sie (26 U.S.C. 6001; 26 CFR 1.6001-1), schreibt aber in der Regel keine besondere Art von Unterlage vor. Die Beweislast für jede Position trägt der Steuerpflichtige (IRS-Hinweise zu Unterlagen). Die Anleitung zu Schedule E warnt: Ohne die richtigen Unterlagen kann mehr Steuer anfallen, und Strafzuschläge drohen.

Die Anleitung zu Schedule E und Publication 527 verlangen, Unterlagen aufzubewahren, listen sie aber nicht auf. Am nächsten kommen die IRS-Seite zu Unterlagen für kleine Unternehmen und Publication 583. Auf ein Mietobjekt angewandt, ergeben sie diese Arbeitsliste:

Ein Fall ist nicht einfach, wenn über mehrere Jahre Unterlagen fehlen, ein IRS-Schreiben einen Nachweis für Schedule E verlangt, ein Verkauf bevorsteht und die Unterlagen zu den Anschaffungskosten fehlen, mehrere Eigentümer oder eine Gesellschaft das Objekt halten oder der Eigentümer im Ausland lebt. Die folgenden Abschnitte behandeln den Normalfall und sagen, wo er endet.

Zuerst sammeln: Mietverträge, Auszüge jedes Bank- und Kartenkontos, über das die Vermietung lief, die Abschlussabrechnung beim Kauf, Forms 1098 und 1099, Grundsteuerbescheide, Eigentümerabrechnungen einer Hausverwaltung und eine Liste aller bezahlten Handwerker und Dienstleister mit Name und Adresse.

Welche Einnahmenunterlagen zählen: Mietvertrag, Mietbuch, Einzahlungen und Plattformberichte?

Bewahren Sie Unterlagen auf, die jeden Betrag zeigen, den Sie für die Nutzung des Objekts erhalten haben, wer ihn gezahlt hat und wann. Mieteinkünfte sind jede Zahlung für die Nutzung oder Überlassung des Objekts, nicht nur die monatliche Miete (Publication 527).

• Mietvertrag und Nachträge. Sie zeigen die Miete, die Bedingungen der Kaution und wer welche Kosten trägt.
• Mietbuch. Eine Zeile pro Zahlung: Datum, Mieter, Objekt, Betrag, Zahlungsweg. Verknüpfen Sie jede Zeile mit einem Bank-, Zahlungs-App- oder Überweisungsbeleg. Stellen Sie für Barmiete eine Quittung aus und bewahren Sie das Quittungsbuch auf. Publication 583 nennt Quittungsbücher und Einzahlungsbelege bei den Unterlagen zu den Bruttoeinnahmen.
• Kautionen und Vorauszahlungen von Miete. Ob eine Kaution bei Erhalt Einkommen ist, hängt davon ab, ob Sie sie eventuell zurückzahlen müssen. Im Voraus gezahlte Miete, auch eine Kaution, die als Miete für den letzten Monat dienen soll, ist bei Erhalt Einkommen (Topic 414). Bewahren Sie die Vertragsklausel und den Beleg zur Kaution auf. Die Behandlung steht in Kautionen in der Mietbuchhaltung.
• Plattformberichte. Auszahlungsberichte und Forms 1099-K zeigen, was die Plattform abgewickelt hat. Das kann von der verdienten Miete abweichen. Bewahren Sie beides auf und stimmen Sie es ab; siehe Miete über eine Zahlungsplattform und das Steuerformular.

Brauche ich einen Beleg oder eine Rechnung, um eine Reparatur oder Ausgabe an der Mietimmobilie abzuziehen?

Das Gesetz verlangt in der Regel kein bestimmtes Dokument. Ihre Unterlagen sollten aber zusammen fünf Dinge zeigen: den Zahlungsempfänger, den Betrag, den Zahlungsnachweis, das Datum der Ausgabe und eine Beschreibung dessen, was gekauft oder erledigt wurde. Nach Angaben des IRS können dafür mehrere Dokumente nötig sein (IRS). Ergänzen Sie, welchem Objekt die Ausgabe diente.

Reise- und Autokosten sind die Ausnahme: Das Gesetz erlaubt sie nur, wenn Sie Betrag, Zeit und Ort sowie den geschäftlichen Zweck nachweisen, mit ausreichenden Unterlagen oder hinreichenden Beweisen, die Ihre eigene Aussage stützen (26 U.S.C. 274(d); Publication 527). Der Rest dieses Ratgebers betrifft gewöhnliche Reparaturen, Material und Gebühren.

Publication 583 nennt als Ausgabenbelege entwertete Schecks, Kassenbons, Kontoauszüge, Kartenbelege, Rechnungen und Belege der Portokasse. Die allgemeinen Regeln für Belege, auch für kleine Einkäufe, stehen in Beleganforderungen des IRS. Ein Foto oder Scan kann das Papier ersetzen, wenn die Aufbewahrung die Tests des IRS erfüllt; siehe gescannte Belege statt Papier.

Genügt eine Liste von Kreditkartenumsätzen, oder brauche ich jeden Beleg?

Ein Auszug belegt für sich allein die Zahlung, nicht den Abzug. Publication 583 verlangt, weitere Dokumente wie Verkaufsbelege und Rechnungen aufzubewahren, die zeigen, dass die Kosten angefallen sind.

Ohne entwerteten Scheck kann ein lesbarer, von einem Finanzinstitut erstellter Auszug die Zahlung belegen, wenn er Betrag, Zahlungsempfänger und Datum zeigt (bei einem Scheck auch die Schecknummer).

Eine Auszugszeile wie die Abbuchung eines Baumarkts zeigt, dass Sie dem Geschäft Geld gezahlt haben. Sie zeigt nicht, was Sie gekauft haben, welchem Objekt es diente oder ob die Arbeit eine Reparatur oder eine Verbesserung war. Fügen Sie den detaillierten Nachweis des Geschäfts hinzu und für jedes Objekt einen kurzen Vermerk. Eine Liste, die Sie aus einem Auszug abgetippt haben, ist nicht der Auszug selbst; bewahren Sie das Original auf.

Was belegt eine bar bezahlte Reparatur, wenn der Handwerker keine Rechnung ausgestellt hat?

Gibt es keine Rechnung, stellen Sie Unterlagen zusammen, die gemeinsam Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlung, Datum und Zweck zeigen. Eine ausführliche, unterschriebene Erklärung des Handwerkers kann mehrere davon abdecken; ergänzen Sie die Lücken.

Gehen Unterlagen bei einer Katastrophe verloren, nennt der IRS als Nachweise Erklärungen von Handwerkern, die Arbeit und Kosten bestätigen, Fotos sowie Bank- und Kartenauszüge (IRS). Verstehen Sie das als Hinweis darauf, was als Nachweis zählt, nicht als Regel für eine alltägliche Lücke.

Bitten Sie den Handwerker jetzt um eine Erklärung: Name, Adresse des Objekts, ausgeführte Arbeit, Betrag, Zahlungsdatum und das Datum, an dem die Erklärung verfasst wird. Datieren Sie jeden Vermerk mit dem Tag, an dem Sie ihn schreiben, und erstellen Sie nie ein Dokument, das so aussieht, als wäre es zum Zeitpunkt der Zahlung entstanden. Siehe Subunternehmer bar bezahlen.

Was die Quellen nicht klären. Die IRS-Seiten zu Unterlagen sowie Publication 527 und Publication 583 sagen nicht, ob sich ein Betrag schätzen lässt, wenn kein Beleg existiert. Das hängt von den Umständen ab, und eine Ausgabe ohne Nachweis kann bei einer Prüfung nicht anerkannt werden. Reise- und Autokosten sind die Ausnahme: Sie brauchen die oben beschriebenen Unterlagen. Nichts hier garantiert einen Abzug. Künftig halten eine Rechnung plus Scheck oder Überweisung Datum, Arbeit, Betrag und Zahlung fest.

Welche Kauf- und Verbesserungsunterlagen bewahre ich für Abschreibung und einen späteren Verkauf auf?

Bewahren Sie die Abschlussabrechnung, jede Rechnung für eine Verbesserung und die Abschreibung jedes Jahres auf, bis die Verjährungsfrist für das Jahr abläuft, in dem Sie das Objekt veräußern (IRS). Sie bestimmen die Abschreibung, die Sie jetzt geltend machen, und den Gewinn oder Verlust beim Verkauf (Publication 583). Beides richtet sich nach Ihren Anschaffungskosten (Basis): grob, was Sie bezahlt haben, plus Verbesserungen, minus Abschreibung.

Die Abschlussabrechnung in den Büchern erfassen, steht in Abschlussabrechnung eines Mietobjekts in den Büchern. Zur Frage Reparatur oder Verbesserung siehe Reparatur oder Verbesserung bei Mietobjekten. Für Jahre mit nicht geltend gemachter Abschreibung siehe versäumte Abschreibung.

Wie lange bewahre ich Unterlagen zu Mietobjekten auf, und ändert sich die Frist beim Verkauf?

Bewahren Sie Unterlagen, die eine Position der Steuererklärung belegen, bis zum Ablauf der Verjährungsfrist dieser Erklärung auf (die Zeit, in der Sie die Erklärung für eine Erstattung ändern können oder der IRS mehr Steuer festsetzen kann), in der Regel 3 Jahre nach der Einreichung. Unterlagen zum Objekt bewahren Sie bis zum Ablauf der Frist für das Jahr auf, in dem Sie das Objekt in einer steuerpflichtigen Veräußerung abgeben (IRS; Topic 305).

Mit dem Verkauf ändert sich die Frist: Die Kauf- und Verbesserungsunterlagen des Mietobjekts können die Vermietung um viele Jahre überdauern. Längere Fristen gelten: 6 Jahre, wenn Sie Einkommen von mehr als 25 % der in der Erklärung ausgewiesenen Bruttoeinkünfte weglassen (überhöhte Anschaffungskosten gelten als Auslassung, 26 U.S.C. 6501(e)); 3 Jahre ab Einreichung oder 2 Jahre ab Zahlung, je nachdem, was später endet, für einen Erstattungsantrag; und keine Grenze, wenn keine Erklärung eingereicht wurde oder die Erklärung betrügerisch war. Wird ein Verlust aus Vermietung vorgetragen, bewahren Sie die Einnahmen- und Ausgabenunterlagen und die Verlustberechnungen auf, bis die Frist für die Erklärung abläuft, in der er genutzt wird (26 U.S.C. 469(b); 26 CFR 1.6001-1(e)). Die allgemeinen Regeln stehen in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind. Bewahren Sie auch Kopien der eingereichten Steuererklärungen auf. Kreditgeber und Versicherer können längere Fristen verlangen, und der IRS rät, vor dem Wegwerfen nachzufragen.

Was sammle ich von Handwerkern und Reinigungskräften, und wann muss ich eine Form 1099 einreichen?

Bitten Sie jeden Handwerker vor der ersten Zahlung um eine Form W-9 und eine Rechnung. Eine Rechnung mit Datum, Adresse des Objekts, Arbeit und Betrag stützt den Abzug; bewahren Sie auch den Zahlungsnachweis auf. Der IRS empfiehlt, einen Zahlungsempfänger in den USA um das Ausfüllen von Form W-9 zu bitten (allgemeine Anleitung).

Sie reichen Form 1099-NEC ein für eine Person, der Sie im Jahr im Rahmen Ihres Gewerbes oder Geschäfts mindestens $2.000 für Leistungen gezahlt haben, und für jeden Zahlungsempfänger, bei dem Sie nach den Backup-Withholding-Regeln (Ersatzquellensteuer) Bundeseinkommensteuer einbehalten haben, in jeder Höhe (Anleitung). Für Zahlungen bis einschließlich 2025 lag die Schwelle bei $600. Reichen Sie die Form beim IRS ein und geben Sie dem Handwerker bis 31. Januar nach dem Zahlungsjahr eine Kopie (am nächsten Werktag, wenn der Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt). Nennt ein Handwerker keine Steuernummer, kann Backup Withholding von 24 % auf meldepflichtige Zahlungen anfallen, und ein Zahler, der sie nicht einbehält, kann für den nicht einbehaltenen Betrag haften (Anleitung zu W-9). Schedule E, Zeile A, fragt, ob Sie Zahlungen geleistet haben, die eine Form 1099 erforderten.

Ob eine bestimmte Vermietung ein Gewerbe oder Geschäft ist und welche Zahlungsempfänger zählen, hängt von den Umständen ab. Private Zahlungen und in der Regel Zahlungen an Kapitalgesellschaften melden Sie nicht. Kartenzahlungen und Zahlungen über ein Zahlungsnetzwerk Dritter meldet der Zahlungsabwickler auf Form 1099-K, nicht Sie. Eine App, die nur Geld zwischen Bankkonten verschiebt, ist kein solches Netzwerk. Halten Sie daher fest, wie jede Zahlung erfolgte, und rechnen Sie Banküberweisungen zur Summe des Handwerkers (26 CFR 1.6041-1(a)(1)(iv); 26 CFR 1.6050W-1, Example 3). Wer zählt, behandelt der Ratgeber zu Form 1099 für Vermieter.

Wie hängen die Safe Harbors für Reparaturen von Rechnungen ab?

Jeder Safe Harbor stützt sich auf eine andere Unterlage. Ein Safe Harbor entscheidet, ob eine Ausgabe abgezogen oder aktiviert wird; er ersetzt nicht den Nachweis von Betrag und Zahlung.

Die Tests und Grenzen stehen in Reparatur oder Verbesserung, aus der Seite des IRS zu Sachvermögen und aus 26 CFR 1.263(a)-3. Die Vorschrift legt die De-minimis-Grenze pro Rechnung fest oder pro Posten, soweit die Rechnung ihn belegt (26 CFR 1.263(a)-1(f)). Ein Barauftrag ohne Rechnung lässt sich daher schwer in die Grenze einordnen. Liefer- oder Installationskosten auf derselben Rechnung zählen zur Grenze. Keine IRS-Quelle sagt, was eine fehlende Rechnung ersetzt.

Was kann ich tun, wenn Unterlagen zu Mietobjekten aus früheren Jahren schon fehlen?

Fragen Sie die Stellen, die Kopien haben, und bauen Sie aus dem, was sie schicken, ein datiertes Protokoll auf. Die Liste des IRS zur Wiederherstellung von Unterlagen, geschrieben für Katastrophen, zeigt, wohin er Steuerpflichtige verweist (IRS). Eine Hausverwaltung ist eine weitere Quelle:

1. Steuerunterlagen. Transcripts der Steuererklärung (online kostenlos), Kontotranskripte und Lohn- und Einkommensnachweise gibt es beim IRS (Transcripts). Eine Fotokopie einer früheren Steuererklärung beantragen Sie mit Form 4506; sie kostet $30 pro Steuererklärung, bei Anträgen nach Katastrophen verzichtet der IRS auf die Gebühr.
2. Kaufunterlagen. Die Title Company, Escrow Company oder der Kreditgeber, der den Kauf abgewickelt hat. Das County Assessor (Bewertungsamt des Landkreises) für die Einheitswerte, mit denen sich Grundstück und Gebäude trennen lassen.
3. Bank- und Kartenauszüge. Die Bank oder das Kartenunternehmen, die frühere Auszüge oft online bereitstellen.
4. Darlehensunterlagen. Der Kreditgeber, für Form 1098 und die Unterlagen zu Darlehen für Verbesserungen.
5. Handwerker. Erklärungen, die Arbeit und Kosten bestätigen.
6. Hausverwaltung. Frühere Eigentümerabrechnungen, Forms 1099 und Rechnungen für Arbeiten, die sie veranlasst hat.

Versehen Sie alles, was Sie jetzt erstellen, mit dem Datum, an dem Sie es erstellt haben, und bewahren Sie Erhaltenes unverändert auf. Bei Lücken über mehrere Jahre siehe Mietbuchhaltung nachholen und verlorene Belege.

Was tun, wenn ein IRS-Schreiben einen Nachweis für Schedule E verlangt?

Lesen Sie im Schreiben nach, um welche Jahre und Positionen es geht und bis wann Sie antworten müssen, und antworten Sie bis dahin. Der IRS sagt, eine Antwort bis zum Fälligkeitstermin sichert Ihre Einspruchsrechte (IRS). Befolgen Sie die Anweisungen im Schreiben und fügen Sie Kopien der verlangten Dokumente bei. Fehlt eine Unterlage, senden Sie, was Sie nach den obigen Abschnitten wiederherstellen können, datiert auf den Tag, an dem Sie es erstellt haben, und sagen Sie klar, was Sie nicht finden konnten. Erstellen Sie nie ein Dokument, das älter aussieht, als es ist. Was Sie senden und was Sie zu den Lücken sagen, hängt vom Schreiben und den betroffenen Jahren ab.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Barreparatur ohne Rechnung

Ein Vermieter zahlt einem Handwerker US$1.800 bar, um ein undichtes Rohr in einem Mietobjekt zu reparieren. Der Handwerker stellt keine Rechnung aus. Der Vermieter sammelt die Geldautomatenabhebung aus derselben Woche, den Nachrichtenverlauf, in dem der Handwerker den Preis nennt und den Tag festlegt, datierte Fotos vorher und nachher, den Einkaufsbeleg für die Armaturen und eine unterschriebene Erklärung des Handwerkers mit Name, Adresse des Objekts, Arbeit, Betrag und Zahlungsdatum, datiert auf den Tag der Unterschrift. Zusammen belegen sie Zahlungsempfänger, Betrag, Zahlung, Datum und Zweck. Ob ein Prüfer sie anerkennt, ist eine Ermessensfrage, und nichts hier garantiert den Abzug.

Ein Kartenauszug genügt nicht

Der Kartenauszug eines Vermieters zeigt über das Jahr US$6.200 bei einem Baumarkt, verteilt auf zwei Mietobjekte. Der Auszug belegt die Zahlung an das Geschäft. Der Vermieter fordert den detaillierten Einkaufsverlauf des Geschäfts an, ordnet jeden Einkauf einem Objekt zu und markiert, welche Posten Reparaturen und welche Verbesserungen sind.

Ein Verkauf nach zwölf Jahren, die Abschlussabrechnung ist verloren

Ein Vermieter kauft in Jahr 1 ein Mietobjekt, schreibt jedes Jahr ab und ersetzt in Jahr 6 das Dach für US$14.000. In Jahr 12 wird das Objekt verkauft, und die Abschlussabrechnung vom Kauf ist weg. Die Unterlagen zum Objekt bleiben bedeutsam, bis die Fristen für die Erklärung von Jahr 12 ablaufen, in der Regel drei Jahre nach ihrer Einreichung, oder sechs, wenn der Gewinn um mehr als ein Viertel der ausgewiesenen Bruttoeinkünfte zu niedrig angegeben ist, was überhöhte Anschaffungskosten bewirken können. Der Vermieter fordert Kopien bei der Title Company an, sammelt die Rechnung für das Dach und die Abschreibung aus jeder eingereichten Erklärung und listet jede Verbesserung mit Datum und Kosten auf.

Anders in Ihrem Fall?

• Unterlagen fehlen für mehrere Jahre, oder die Bücher hinken hinterher: Welche Lücken sich schließen lassen und in welcher Reihenfolge, hängt von den Jahren und Konten ab. Siehe Mietbuchhaltung nachholen; die Bücher neu aufzubauen ist Buchhaltungsarbeit.
• Ein IRS-Schreiben verlangt einen Nachweis für Schedule E: Das Schreiben legt Jahre und Antwortfrist fest, und beides bestimmt, welche Lücken sich schließen lassen und welchen Ersatznachweis Sie senden. Die Unterlagen neu aufzubauen ist Buchhaltungshilfe; siehe auch Strafzuschläge bei mangelhaften Unterlagen.
• Ein Verkauf steht bevor, und die Unterlagen zu den Anschaffungskosten fehlen: Siehe Verkauf eines Mietobjekts und Recapture der Abschreibung; die Unterlagen zu den Anschaffungskosten vor dem Verkauf neu aufzubauen ist ein Fall für die Buchhaltung.
• Sie haben nie abgeschrieben: Siehe versäumte Abschreibung bei einem Mietobjekt.
• Das Mietobjekt gehört mehreren Eigentümern oder steht in einer LLC: Die Unterlagen können zur Erklärung einer Personengesellschaft statt zu Schedule E gehören; siehe Mietobjekte im gemeinsamen Eigentum und Bücher für eine LLC pro Mietobjekt.
• Sie bieten Gästen Dienstleistungen an oder vermieten kurzfristig: Wesentliche Dienstleistungen verschieben die Tätigkeit zu Schedule C (Anleitung zu Schedule E); Verlustunterlagen für Löhne stehen in Verlustunterlagen bei Kurzzeitvermietung.
• Sie oder ein Miteigentümer leben außerhalb der USA, oder eine ausländische Person besitzt das Mietobjekt: Siehe nicht ansässige Vermieter und grenzüberschreitende Steuerhilfe.