Reparatur oder Verbesserung: Warmwasserbereiter, Dach, Boden

Ist der Austausch von Warmwasserbereiter, Dach oder Boden in einer Mietimmobilie eine Reparatur zum Abzug oder eine Verbesserung zum Aktivieren?

Publication 527 führt Warmwasserbereiter, neues Dach, Bodenbeläge und Teppichboden als Verbesserungen (Improvements) auf. Eine Verbesserung wird aktiviert: Sie erhöht die Anschaffungskosten der Immobilie und wird über viele Jahre abgeschrieben. Arbeiten, die die Immobilie nur in ihrem üblichen, effizienten Betriebszustand halten, sind Reparaturen und werden bei Zahlung abgezogen (Anleitung zu Schedule E). Mit der Wahl eines Safe Harbors (Vereinfachungsregel) kann eine Verbesserung dennoch schon in diesem Jahr abzugsfähig werden.

Diese Fragen der Reihe nach klären. Ist es eine Reparatur, etwa ein verschlissenes Teil oder ein Flicken? Wenn es nach einer Verbesserung aussieht: Liegt die Rechnung innerhalb von $2.500, bleiben die Arbeiten am Gebäude im Jahr innerhalb der Grenze für kleine Steuerpflichtige, oder ist es Routinewartung? Passt nichts davon, wird abgeschrieben.

Wenn der Fall nicht einfach ist. Mehrere Arbeiten an einem Gebäude in einem Jahr, ein Auftrag auf mehrere Rechnungen verteilt, Reparaturen mitten in einer Renovierung, Arbeiten nach Sturm, Brand oder Wasserschaden, mehrere Gebäude oder eine Personengesellschaft, oder frühere Jahre ohne Anlagenliste und ohne Wahl in den Unterlagen. Der De-minimis-Safe-Harbor und der Safe Harbor für kleine Steuerpflichtige sind Wahlen, die Sie in der Steuererklärung treffen. Sie müssen also vor der Einreichung entschieden sein, Fristverlängerungen eingeschlossen.

Was Sie bereithalten sollten. Aufgeschlüsselte Rechnungen (Teile, Arbeit, Einbau); das Datum, an dem jedes Teil nutzbar war; Fotos und Notizen dazu, was ersetzt wurde und in welchem Umfang; die Unterlagen zu den Anschaffungskosten des Gebäudes ohne den Grund, samt früher aktivierten Verbesserungen; frühere Abschreibungspläne.

Woran erkennt der IRS den Unterschied zwischen Reparatur und Verbesserung?

Ein Aufwand ist eine Verbesserung, wenn er eine Wertsteigerung (Betterment), eine Wiederherstellung (Restoration) oder eine Umnutzung (Adaptation) bewirkt (Vorschrift). Andere Arbeiten, die die Immobilie funktionsfähig halten, sind Reparaturen. Bei einem Gebäude wird der Test getrennt für die Gebäudestruktur und für jedes Gebäudesystem angewendet: Sanitär, Elektrik, Heizung und Kühlung, Aufzug, Rolltreppe, Brandschutz und Alarm, Gasverteilung und Sicherheitstechnik (Regeln des IRS zu Sachanlagen).

Die Vorschriften lassen „wesentlich“ (material) offen; der IRS verlangt eine vernünftige Beurteilung nach den Tatsachen des Einzelfalls (Regeln des IRS zu Sachanlagen).

Ist der Austausch eines Warmwasserbereiters eine Reparatur oder eine Verbesserung?

Publication 527 führt den Warmwasserbereiter als Verbesserung auf; wer das ganze Gerät ersetzt, muss die Kosten daher zunächst aktivieren. Der Austausch eines verschlissenen Teils gegen ein gleichwertiges Teil gilt in der Regel als Reparatur. Die Vorschrift nennt Rohre, Abflüsse, Ventile, Waschbecken, Badewannen und Toiletten als Beispiele für das Sanitärsystem und erwähnt Warmwasserbereiter nicht. Die Liste in Publication 527 ist deshalb der veröffentlichte Ausgangspunkt des IRS.

Ob die Kosten trotzdem abzugsfähig sind, hängt von den Safe Harbors weiter unten ab oder vom Test der Vorschrift für den Austausch einer Hauptkomponente eines Gebäudesystems. Dieser Test enthält kein Beispiel für Warmwasserbereiter: Der Austausch eines von drei Heizkesseln war keine Wiederherstellung, der Austausch des einen Kühlaggregats, das das gesamte System eines Gebäudes kühlt, dagegen schon (Vorschrift).

Ist ein neues Dach oder ein Dachflicken eine Reparatur oder eine Verbesserung?

Einen kleinen Dachabschnitt zu flicken ist eine Reparatur. Publication 946 besagt: Wer ein Dach vollständig ersetzt, hat mit dem neuen Dach eine Verbesserung, nämlich eine Wiederherstellung des Gebäudes, und schreibt sie ab. Die Vorschrift behandelt ein ganzes Dach zugleich als Hauptkomponente und als wesentlichen Teil der Gebäudestruktur; im Beispiel wurden Dachschalung, Dämmung und Beschichtungen ersetzt.

Die Beispiele der Vorschrift betreffen Geschäftsgebäude. Der Austausch nur einer verschlissenen Abdichtungsbahn gegen eine gleichwertige war keine Wiederherstellung, und ein weiteres Beispiel nimmt das Gleiche für verschlissene Schindeln an, die ersetzt werden, um Undichtigkeiten zu stoppen. Ein geneigtes Hausdach kann auf beide Seiten fallen, je nachdem, wie viel ersetzt wird und warum.

Ist ein neuer Boden eine Verbesserung, und was gilt, wenn ich nur einen beschädigten Abschnitt ersetze?

Publication 527 führt Bodenbeläge und Teppichboden als Verbesserungen auf. Nach der Vorschrift bilden alle Böden eines Gebäudes zusammen eine Hauptkomponente, und der Austausch nur eines kleinen Teils davon ist keine Wiederherstellung. In den Hotelbeispielen war ein neuer Boden in der Lobby (weniger als ein Zehntel der Gebäudefläche) keine Wiederherstellung, neue Böden in allen öffentlichen Bereichen (rund zwei Fünftel) dagegen schon. Einen Prozentsatz nennt die Vorschrift nicht. Teppich ist in einem Mietobjekt ein Wirtschaftsgut mit fünf Jahren Nutzungsdauer und kein Strukturbestandteil (Publication 527); der Bodentest passt daher am besten zu Parkett, Fliesen und anderen fest verlegten Böden.

Eine Wertsteigerung wird am Zustand vor dem Verschleiß oder Schaden gemessen. Ein Boden, der dem alten entspricht, ist deshalb seltener eine Wertsteigerung als ein höherwertiger. Das Material bestimmt die Abschreibungsklasse; dazu mehr weiter unten.

Welcher Safe Harbor gilt: je Rechnung, je Gebäude oder bei Wiederholung?

Drei Safe Harbors können einen Abzug für Arbeiten erlauben, die sonst aktiviert würden. Sie lassen sich im selben Jahr nutzen, und Beträge unter dem De-minimis-Safe-Harbor und dem Safe Harbor für Routinewartung zählen für die Gebäudesumme im Safe Harbor für kleine Steuerpflichtige weiter mit (Vorschrift).

Kann ich die Kosten über den De-minimis-Safe-Harbor abziehen?

Eine Rechnung oder ein Posten innerhalb von $2.500 kann abgezogen statt aktiviert werden, wenn der Vermieter die jährliche Wahl trifft und den Betrag in der Buchhaltung als Aufwand erfasst. Diese Grenze gilt für Vermieter ohne maßgeblichen Finanzabschluss (Applicable Financial Statement), etwa einen geprüften Abschluss (Vorschrift; IRS-Notice zur Anhebung der Grenze).

• Je Rechnung oder Posten. Lieferung und Einbau auf derselben Rechnung zählen zu den Kosten.
• Wahl und Buchhaltung. Eine jährliche Erklärung, die der fristgerecht eingereichten Original-Steuererklärung beiliegt (Fristverlängerungen eingeschlossen), deckt in diesem Jahr jeden berechtigten Betrag ab und kann nicht widerrufen werden; eine Personengesellschaft trifft sie für sich selbst. Der Betrag muss außerdem in der Buchhaltung nach einer einheitlichen Richtlinie als Aufwand erfasst sein, die zu Jahresbeginn bestand (FAQ des IRS). Den Wortlaut der Erklärung und das Vorgehen bei einer versäumten Wahl finden Sie in kleine Anschaffungen als Aufwand erfassen oder aktivieren.
• Über der Grenze. Die Rechnung durchläuft den Test auf Reparatur oder Verbesserung; sie wird nicht automatisch aktiviert.
• Rechnungen aufteilen. Eine Missbrauchsregel erfasst Rechnungen, die nur erstellt wurden, um Güter, die üblicherweise als Einheit gekauft werden, aufzuteilen und unter die Grenze zu kommen.

Was ist der Safe Harbor für kleine Steuerpflichtige, und wann verliert ein Jahr mit vielen Arbeiten ihn?

Der Safe Harbor erlaubt es einem Vermieter, alle Reparaturen, Wartungen und Verbesserungen an einem Gebäude in einem Jahr abzuziehen, wenn die Jahressumme innerhalb des niedrigeren Betrags aus 2 % der ungeminderten Anschaffungskosten des Gebäudes oder $10.000 bleibt. Liegt die Summe darüber, entfällt der Safe Harbor für dieses Gebäude im ganzen Jahr, nicht nur für den überschießenden Betrag (Vorschrift).

• Einnahmen. Durchschnittliche jährliche Bruttoeinnahmen der drei vorangegangenen Jahre von $10 Millionen oder weniger. Mieten zählen als Bruttoeinnahmen.
• Gebäudegröße. Ungeminderte Anschaffungskosten (Unadjusted Basis) von $1 Million oder weniger: die steuerlichen Anschaffungskosten des Gebäudes ohne Abschreibung und ohne den Grund. Das sind meist die Kaufkosten plus früher aktivierte Verbesserungen; bei einer Schenkung oder Erbschaft gilt ein anderer Ausgangswert (Vorschrift). Zur Aufteilung in Grund und Gebäude siehe Abschlussrechnung des Kaufs in der Buchhaltung.
• Alles zählt. Reparaturen, Wartungen und Verbesserungen, auch Beträge unter den Regeln für De minimis oder Routinewartung. Jedes Gebäude wird für sich geprüft.
• Die Wahl. Eine Erklärung mit dem Titel „Section 1.263(a)-3(h) Safe Harbor Election for Small Taxpayers“, mit Name, Anschrift, Steuernummer und einer Beschreibung jedes Gebäudes, die der fristgerecht eingereichten Original-Steuererklärung beiliegt. Sie kann nicht widerrufen werden. Eine Personengesellschaft trifft sie für sich selbst. Für eine versäumte Wahl gibt es nur eine enge nachträgliche Erleichterung, die die Vorschrift auf die Fristverlängerungsregeln des IRS verweist; treffen Sie die Wahl daher mit der Steuererklärung.

Was ist Routinewartung, und was gilt als routinemäßig?

Routinewartung sind wiederkehrende Arbeiten, die ein Gebäude oder eines seiner Systeme in einem üblichen, effizienten Betriebszustand halten und die der Eigentümer bei der Inbetriebnahme des Gebäudes oder Systems vernünftigerweise öfter als einmal in 10 Jahre erwartet hat. Sie braucht keine Wahl und umfasst keine Wertsteigerungen (Vorschrift; Regeln des IRS zu Sachanlagen).

Inspektion, Reinigung, Prüfung und der Austausch verschlissener Teile gegen gleichwertige Teile können dazu zählen. In den Beispielen der Vorschrift galten Handläufe, die alle vier Jahre ersetzt werden müssen, als Routinewartung; Stufen, die 18 bis 20 Jahre halten sollten, nicht. Der einmalige Austausch eines ganzen Dachs oder Warmwasserbereiters erfüllt den Test selten. Arbeiten, die wegen der Nutzung durch den Vorbesitzer nötig sind oder eine vernachlässigte Immobilie wieder in Gang bringen, sind keine Routinewartung.

Muss eine Reparatur im Rahmen einer größeren Renovierung ebenfalls aktiviert werden?

Ja, wenn die Reparatur der Verbesserung unmittelbar zugutekommt oder ihretwegen erfolgt. Nein, wenn die Reparatur nichts damit zu tun hat, auch wenn sie zur gleichen Zeit erledigt wird (Vorschrift). Ein Flicken an dem Dachabschnitt, der ersetzt wird, gehört zum Dachauftrag. Ein tropfender Wasserhahn, der in derselben Woche in einem anderen Zimmer repariert wird, nicht. Mit aufgeschlüsselten Rechnungen lässt sich jeder Posten zuordnen, wenn die Arbeiten nicht zusammenhängen.

Wie schreibe ich ab, was ich aktiviere, und wann beginnt die Abschreibung?

Eine aktivierte Verbesserung wird als eigenes Wirtschaftsgut über den Abschreibungszeitraum der Immobilie abgeschrieben, die sie verbessert (Publication 527). Die Tabelle zeigt die üblichen Zeiträume des General Depreciation System. Das Alternative Depreciation System hat längere Zeiträume; es ist für Wohnimmobilien vorgeschrieben, die ein Immobiliengewerbe hält, das sich gegen die Zinsabzugsgrenze für Betriebe entschieden hat (Publication 946). Dann muss der Abschreibungsplan dieser Wahl folgen.

Böden und fest verlegte Beläge wie Fliesen sind Strukturbestandteile eines Gebäudes (Publication 946). Publication 527 führt den Warmwasserbereiter beim Sanitär auf und ordnet Heizkessel und Wasserleitungen dem Gebäude zu. Sie nennt aber auch Herde und Kühlschränke als Geräte mit fünf Jahren Nutzungsdauer und sagt nicht, in welche Klasse ein Warmwasserbereiter gehört. Die Klasse bestimmt den Abschreibungszeitraum und sollte daher geklärt sein, bevor das erste Jahr eingereicht wird.

• Beginn. Die Abschreibung beginnt zum späteren der beiden Zeitpunkte: Inbetriebnahme der Verbesserung oder Inbetriebnahme des Gebäudes. Ein Wirtschaftsgut gilt als in Betrieb genommen, wenn es bereit und verfügbar ist, auch ungenutzt. Bei einer Gebäudeverbesserung zählen im ersten Jahr nur die Monate der Nutzung.
• Sonderabschreibung. Güter mit fünf Jahren Nutzungsdauer wie Teppich und Geräte können im ersten Jahr für die Sonderabschreibung (Bonus Depreciation) von 100 % in Frage kommen, die Form 4562 „Special Depreciation Allowance“ nennt. Voraussetzung ist, dass sie die Anschaffungs- und Inbetriebnahmedaten aus der Anleitung zu Form 4562 erfüllen und der Eigentümer für diese Klasse nicht abgewählt hat. Begünstigt sind Wirtschaftsgüter mit einem Abschreibungszeitraum von 20 Jahren oder weniger; Verbesserungen an einem Wohnmietgebäude zählen daher nicht dazu. Die Regeln finden Sie in Ausstattung im ersten Jahr abschreiben.
• Das alte Teil. Ein ursprüngliches Dach oder ein ursprünglicher Boden, der in den Anschaffungskosten des Gebäudes steckt, wird nach dem Austausch weiter abgeschrieben, es sei denn, der Eigentümer trifft die Wahl zur Teilveräußerung (Partial Disposition Election). Dazu melden Sie den Verlust in der fristgerecht eingereichten Original-Steuererklärung (Fristverlängerungen eingeschlossen) für das Jahr, in dem das alte Teil abging, auch wenn das neue erst später eingebaut wird. Widerrufen lässt sich die Wahl nur mit Zustimmung des IRS. Wer den Verlust ansetzt, macht den Ersatz außerdem zu einer aktivierten Wiederherstellung. Eine vollständig ausgesonderte, getrennt aktivierte frühere Verbesserung wird ohne die Wahl nicht weiter abgeschrieben, und für den Abgang durch einen Schaden gilt eine eigene Regel (Vorschrift).

Wo gehören Reparaturen und Abschreibung in die Steuererklärung, und was bewahre ich auf?

In Schedule E stehen Reparaturen in Zeile 14 und die Abschreibung in Zeile 18. Form 4562 wird beigefügt, wenn Sie Abschreibung für Wirtschaftsgüter geltend machen, die im Jahr in Betrieb genommen wurden (Anleitung zu Schedule E). De-minimis-Posten stehen in Zeile 19 (Publication 527). Eine Personengesellschaft meldet Mietimmobilien in Form 8825, die Abschreibung in Zeile 14 (Anleitung zu Form 8825). Wahlen zu Safe Harbors sind Erklärungen, die der Steuererklärung beiliegen, keine Kästchen in einem Formular.

Publication 527 verlangt, Reparaturen von Verbesserungen zu trennen und genaue Unterlagen zu führen, weil die Kosten der Verbesserungen für die Abschreibung und für den Verkauf nötig sind. Bewahren Sie die oben genannten Unterlagen auf, dazu eine Anlagenliste (Kosten, Datum, Klasse) und eine Kopie jeder Wahlerklärung. Zu Barzahlungen für Reparaturen ohne Rechnung siehe Unterlagen und Belege für Mietobjekte.

Beispiel

Diese Beispiele verwenden Bundesregeln und US-Dollar. Die Zahlen dienen der Veranschaulichung. Kein Vermieter hat einen maßgeblichen Finanzabschluss. Jeder De-minimis-Abzug setzt eine fristgerechte Wahl voraus sowie eine Richtlinie, die am ersten Tag des Jahres bestand, Käufe unter US$2.500 als Aufwand zu erfassen, und die in der Buchhaltung befolgt wurde. Die durchschnittlichen Bruttoeinnahmen liegen weit unter der Grenze für kleine Steuerpflichtige.

Warmwasserbereiter in einem Mietobjekt in Ohio

Ein Vermieter zahlt US$1.150 für den Austausch eines Warmwasserbereiters. Die De-minimis-Wahl ist für das Jahr getroffen und der Betrag in der Buchhaltung als Aufwand erfasst, daher werden die Kosten unter diesen Voraussetzungen abgezogen. Ein zweiter Vermieter zahlt US$3.400 für dieselbe Arbeit, ohne Wahl und ohne anderen Safe Harbor. Nach der Liste in Publication 527 sind die Kosten eine Verbesserung und werden abgeschrieben.

Dach eines Zweifamilienhauses

Ein Zweifamilienhaus hat Gebäude-Anschaffungskosten von US$220.000. Die Grenze für kleine Steuerpflichtige ist der niedrigere Betrag aus 2 % (US$4.400) oder US$10.000, also US$4.400. Eine Reparatur an einer Verandastufe für US$800 passt für sich allein hinein. Der Austausch des ganzen Dachs für US$14.000 im selben Jahr bringt die Arbeiten insgesamt auf etwa US$14.800, über die Grenze, der Safe Harbor entfällt also für das Gebäude. Unter diesen Voraussetzungen ist das Dach eine Wiederherstellung: Es wird aktiviert und über 27,5 Jahre abgeschrieben, nach dem ersten Jahr etwa US$509 im Jahr. Die Reparatur der Stufe für US$800, die nichts mit dem Dach zu tun hat, bleibt eine Reparatur.

Ein Jahr mit Mieterwechseln

Zwei Einfamilienhäuser werden in einem Jahr neu vermietet. Im ersten kostet Laminat für ein Schlafzimmer US$2.300 auf einer Rechnung. Das liegt innerhalb der Grenze je Rechnung und wird mit der De-minimis-Wahl abgezogen. Im zweiten ersetzen Parkettböden für US$6.800 die Böden im ganzen Haus. Das liegt über der Grenze und betrifft den Großteil der Böden des Gebäudes. Die Kosten werden daher wahrscheinlich aktiviert und mit dem Gebäude abgeschrieben, es sei denn, die Arbeiten am Gebäude im Jahr passen in die Grenze für kleine Steuerpflichtige. Wer die Kosten nur in kleine Rechnungen aufteilt, um unter die Grenze zu kommen, muss mit Beanstandung rechnen.

Anders in Ihrem Fall?

• Mehrere Mietobjekte oder ein Jahr mit großer Renovierung, ohne Anlagenliste und ohne Wahl in den Unterlagen: Die Arbeiten des Jahres müssen Gebäude für Gebäude und Rechnung für Rechnung sortiert werden, und Wahlen gibt es nur mit der Steuererklärung. Auch frühere Jahre müssen eventuell korrigiert werden. Für die Steuererklärung siehe Steuerhilfe für Privatpersonen; um jede Arbeit bei Zahlung zu erfassen, Buchhaltung.
• Frühere Jahre wurden alle als Reparatur abgezogen oder alle aktiviert: Was das korrigiert, hängt davon ab, wie viele Steuererklärungen so behandelt wurden. Eine eingereichte Steuererklärung ist meist noch keine Bilanzierungsmethode (26 CFR 1.446-1), eine Änderungserklärung kann also reichen. Bei Wiederholung über mehrere Erklärungen kann daraus eine Methode werden, und ein Wechsel braucht dann die Zustimmung des IRS, meist über Form 3115 statt einer Änderungserklärung (Regeln des IRS zu Sachanlagen). Bei der Abschreibung zieht Publication 946 die Linie bei zwei oder mehr aufeinanderfolgenden Erklärungen. Siehe versäumte Abschreibung, fehlenden Abschreibungsplan neu aufbauen, Buchhaltung für Mietobjekte nachholen und Steuerhilfe für Privatpersonen.
• Die Arbeiten folgten auf Sturm, Brand, Wasserschaden oder einen Versicherungsfall: Wurden die Anschaffungskosten wegen des Verlusts angepasst, wird die Schadensbehebung als Wiederherstellung aktiviert. Die Sonderobergrenze, die an die angepassten Anschaffungskosten der Immobilie gebunden ist, begrenzt nur Kosten, die nach dieser Schadensregel aktiviert werden; der Austausch eines ganzen Dachs bleibt darüber hinaus aktiviert (Vorschrift). Siehe Steuerhilfe für Privatpersonen.
• Das Mietobjekt hat noch keinen Mieter: siehe Mietausgaben vor dem ersten Mieter.
• Sie wohnen in einem Teil des Gebäudes oder nutzen das Mietobjekt selbst: Nur der vermietete Anteil der Kosten für das ganze Gebäude zählt (Publication 527). Siehe Tage mit ortsüblicher Miete und private Nutzung.
• Die Mietobjekte liegen in einer Personengesellschaft oder einer LLC, die so besteuert wird: Die Personengesellschaft trifft die Wahlen und meldet in Form 8825; siehe Buchhaltung einer LLC je Mietobjekt.
• Sie sind nicht in den USA ansässiger Eigentümer, etwa ein Kanadier mit einem Mietobjekt in den USA: Die Steuererklärung und ihre Einreichungsregeln sind anders. Siehe nicht ansässige Vermieter und Kanadier mit Mietobjekt in den USA.
• Sie verkaufen das Mietobjekt: siehe Recapture früherer Abschreibung und die Abschlussrechnung des Kaufs in der Buchhaltung.
• Es handelt sich um Betriebsausstattung, nicht um ein Mietobjekt: siehe Ausstattung im ersten Jahr abschreiben.
• Sie möchten das ganze Bild zu Mietobjekten: siehe Steuern auf Mietobjekte.