Erstattungen buchen: Kunden- und Lieferantenerstattung

Ist eine Erstattung in meinem Bankfeed Einkommen, und wie buche ich sie als Erstattung?

Eine Erstattung in Ihrem Bankfeed ist für sich genommen kein Einkommen. Eine Erstattung, die Sie einem Kunden geben, mindert Ihren Umsatz. Eine Erstattung, die ein Lieferant Ihnen sendet, mindert den Aufwand oder Einkauf, aus dem sie stammt. Beides ist weder ein neuer Verkauf noch ein neuer Aufwand (Publication 334; Publication 525). Die Ausnahme ist die Erstattung eines Lieferanten für etwas, das Sie in einem früheren Jahr abgezogen haben: Sie ist nur insoweit Einkommen, als dieser Abzug Ihre Steuer gemindert hat, und dieser Fall ist eine Frage für den CPA (Certified Public Accountant).

Ein Bankfeed zeigt nur eine Einzahlung oder eine Zahlung, und die vorgeschlagene Kategorie ist oft Einkommen oder Aufwand. Im Feed bedeutet „Credit“ einen Geldeingang, deshalb wird eine Lieferantenerstattung als Einkommen markiert. Ordnen Sie die Zeile stattdessen der ursprünglichen Rechnung zu. Eine als Einkommen gebuchte Lieferantenerstattung lässt den ursprünglichen Aufwand stehen, sodass Einkommen und Aufwand beide zu hoch ausfallen. Eine als Aufwand gebuchte Kundenerstattung lässt den Umsatz zu hoch. Der Gewinn kann dabei richtig aussehen, während Bruttoeinnahmen, Aufwand und der Vergleich mit Form 1099-K (Meldung von Zahlungen über Zahlungsplattformen) nicht stimmen.

Haben Sie eine Erstattung bereits als Einkommen oder als Aufwand gebucht, ändern Sie diese Zeile im offenen Jahr: Ordnen Sie eine Einzahlung eines Lieferanten der ursprünglichen Rechnung als Lieferantengutschrift zu und eine Auszahlung an einen Kunden der ursprünglichen Rechnung als Gutschriftsbeleg. Ist das Jahr abgeschlossen oder die Steuererklärung eingereicht, ändern Sie die alten Buchungen nicht; lesen Sie nicht kategorisierte Einzahlungen und Aufwendungen.

Ein Fall ist nicht einfach und eine fachliche Prüfung wert, wenn die Erstattung über den Jahreswechsel geht, in einer Auszahlung des Zahlungsdienstleisters ankommt, Sales Tax enthält oder eine Form 1099-K hinterlässt, die nicht zur Buchhaltung passt. Sammeln Sie die ursprüngliche Rechnung, die Bestätigung der Erstattung oder Gutschrift, den Bericht des Zahlungsdienstleisters und jede Form 1099-K.

Wie buche ich eine Erstattung an einen Kunden, und wo steht sie in Schedule C?

Stellen Sie einen Gutschriftsbeleg oder eine Erstattung gegen die ursprüngliche Rechnung aus, über den vollen oder den erstatteten Teilbetrag. Ein Gutschriftsbeleg ist eine Notiz, die kürzt, was ein Kunde Ihnen schuldet, oder zeigt, dass Sie ihm etwas schulden, für eine Rückgabe oder einen Preisnachlass. Die Auszahlung der Erstattung gleicht den Gutschriftsbeleg aus, daher ist das abfließende Geld nie ein Aufwand. Publication 334 behandelt Gutschriften für zurückgegebene Ware und andere Preisnachlässe auf Verkäufe als Abzüge vom Bruttoumsatz.

In Schedule C tragen Sie Erstattungen als positive Zahl in Zeile 2 ein. Auch eine LLC mit einem Mitglied (Limited Liability Company, US-Gesellschaft mit beschränkter Haftung) reicht Schedule C ein, es sei denn, sie hat gewählt, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden. Zeile 2 umfasst eine Bar- oder Gutschrifterstattung für zurückgegebene Produkte und einen stattdessen gewährten Preisnachlass (Anleitung zu Schedule C). Bruttoeinnahmen (Zeile 1) abzüglich Zeile 2 ergeben die Nettoeinnahmen (Zeile 3). Ein Dienstleistungsbetrieb geht denselben Weg: Sein Rohgewinn sind die Nettoeinnahmen, also Bruttoeinnahmen abzüglich Erstattungen, Rabatten und anderer Nachlässe (Publication 334).

Eine Kapitalgesellschaft trägt Bar- und Gutschrifterstattungen in Zeile 1b von Form 1120 oder Form 1120-S ein. Eine Personengesellschaft hat auf Form 1065 eine Zeile 1b „abzüglich Retouren und Nachlässe“.

Kommt ein zurückgegebenes Produkt zurück ins Regal, buchen Sie es wieder in den Warenbestand ein, damit auch der Wareneinsatz sinkt; wird nur der Preis erstattet, fällt der Gewinn zu niedrig aus. Behalten Sie eine Wiedereinlagerungsgebühr ein, ist nur der zurückgezahlte Betrag eine Erstattung. Das ist Buchhaltungspraxis.

Enthielt der Verkauf Sales Tax, teilen Sie die Erstattung auf. Wird die Steuer dem Käufer auferlegt und Sie ziehen sie für den Bundesstaat ein, mindert nur der Preis den Umsatz, und der Steueranteil mindert die abzuführende Sales Tax (Publication 334). Erlegt Ihr Bundesstaat die Steuer Ihnen als Verkäufer auf, gehört die Steuer zu Ihren Bruttoeinnahmen, und die Regeln unterscheiden sich; lesen Sie Buchungssätze zur Sales Tax. Ob Sie bereits an den Bundesstaat abgeführte Steuer zurückholen können, richtet sich nach dem Recht des Bundesstaates: Lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen.

Wie buche ich eine Erstattung, die mir ein Lieferant sendet?

Ordnen Sie die Einzahlung mit einer Lieferantengutschrift der ursprünglichen Rechnung zu und halten Sie sie aus Umsatz und sonstigem Einkommen heraus. Eine Lieferantengutschrift ist die Buchung, die die Erstattung oder die Gutschriftsanzeige des Lieferanten mit der Rechnung verbindet. Die Erstattung mindert dasselbe Aufwandskonto, auf das die Rechnung gebucht wurde. Bei Waren, die zum Weiterverkauf gekauft wurden, werden Retouren und Nachlässe vom gesamten Einkauf abgezogen (Publication 334). Fallen Erstattung und Aufwand in dasselbe Jahr, mindert die Erstattung den Abzug und wird nicht als Einkommen gemeldet (Publication 525).

Behält der Lieferant eine Wiedereinlagerungs- oder Stornogebühr ein, mindert nur der zurückgesendete Betrag die Rechnung; die Gebühr bleibt Aufwand. Kommt eine Erstattung zu niedrig an, nach Überweisungsgebühren oder einer Wechselkursänderung, buchen Sie die Erstattung gegen die Rechnung und die Differenz als Bankgebühr oder Kursdifferenz, nicht als Einkommen. Das ist Buchhaltungspraxis.

Bitten Sie den Lieferanten um eine Gutschriftsanzeige oder Erstattungsbestätigung, die die Rechnung und den Betrag nennt.

Wir haben eine Lieferantenrechnung doppelt bezahlt und der Lieferant hat eine erstattet: Was buche ich?

Prüfen Sie, wie die zweite Zahlung gebucht wurde, und halten Sie dann den Rechnungsaufwand bei einem Betrag und die Erstattung aus dem Einkommen heraus. Ein Zahlungsnachweis allein begründet keinen Abzug; die Rechnung zeigt die tatsächlich angefallenen Kosten (Publication 583). Hinter einer zweiten Zahlung für dieselbe Rechnung steht keine zweite Rechnung.

1. Suchen Sie beide Zahlungen und die einzelne Rechnung.
2. Bitten Sie den Lieferanten um eine Erstattungs- oder Gutschriftsbestätigung, die die Rechnung nennt.
3. Wurde die zweite Zahlung als Aufwand gebucht, buchen Sie die Erstattung als Gutschrift gegen diesen Lieferantenaufwand. Steht sie als Betrag, den der Lieferant Ihnen schuldet, ordnen Sie die Erstattung diesem Saldo zu; der Gewinn ändert sich nicht. Buchen Sie sie nie als Einzahlung auf Einkommen.
4. Gibt der Lieferant statt Bargeld eine Gutschrift für die nächste Rechnung, buchen Sie eine Lieferantengutschrift und verrechnen Sie sie, sodass die nächste Zahlung kleiner ausfällt.

Ist die Erstattung am Jahresende noch offen, führen Sie sie als Betrag, den der Lieferant Ihnen schuldet. Wurde die doppelte Zahlung in einer eingereichten Steuererklärung abgezogen und kommt die Erstattung in einem späteren Jahr, ist es der Fall des Abzugs aus einem früheren Jahr im nächsten Abschnitt, eine Frage für einen CPA.

Die Erstattung kommt in einem späteren Jahr als der Aufwand: Ist sie dann Einkommen?

Die Erstattung eines Lieferanten für den Aufwand eines früheren Jahres ist nur insoweit Einkommen, als dieser Abzug Ihre Steuer gemindert hat. Ein Einzelunternehmer meldet einen Rückfluss (Recovery) eines in einem Vorjahr abgezogenen Postens in Schedule C, mit Ausnahme des Teils des früheren Abzugs, der die Steuer nicht gemindert hat. Schließen Sie einen Teil aus, muss die Steuererklärung eine Berechnung enthalten, die zeigt, wie (Publication 334; 26 USC 111). Der Rückfluss zählt in dem Jahr, in dem Sie ihn erhalten, und eine Erhöhung eines Verlust- oder Gutschriftvortrags, die aus dem Abzug stammte, gilt als Minderung der Steuer (Publication 525; 26 USC 111(c)). Eine Erstattung, die Kosten kürzt, für die eine Steuergutschrift entstand, kann stattdessen die Gutschrift wieder hinzurechnen (26 USC 111(b)); das ist eine Frage für einen CPA.

Eine Personengesellschaft meldet einen Rückfluss als sonstige Einkünfte (Verlust) in Schedule K, Zeile 11, Code J (Section 111); eine S Corporation (US-Kapitalgesellschaft, deren Gewinne bei den Eigentümern besteuert werden) macht dasselbe in Schedule K, Zeile 10, Code J (Anleitung zu Form 1065; Anleitung zu Form 1120-S). Die sonstigen Einkünfte einer C Corporation (eigenständig besteuerte US-Kapitalgesellschaft), Zeile 10 von Form 1120, führen Rückflüsse aus in Vorjahren abgezogenen uneinbringlichen Forderungen auf; wohin die Erstattung eines anderen Abzugs gehört, ist eine Frage für einen CPA, ebenso wie der Test des steuerlichen Vorteils für die Eigentümer und eine Erstattung für Geräte oder anderes abgeschriebenes Vermögen, das die Rückflussregel nicht abdeckt (Publication 334).

Die Kundenseite unterscheidet sich. Publication 525 sagt, dass ihre Rückzahlungsregeln, einschließlich der Sonderregel für große Rückzahlungen, nicht für Retouren und Nachlässe gelten (Publication 525). Dieser Ausschluss folgt dem Gesetz zum Claim of Right, das Abzüge im Zusammenhang mit dem Verkauf von Warenbestand oder zum Verkauf gehaltenem Vermögen ausnimmt (26 USC 1341(b)(2)). Die Erstattung von Dienstleistungsgebühren aus einem früheren Jahr kann eine gesonderte Claim-of-Right-Prüfung erfordern. Wie sich die Erstattung für einen Verkauf eines früheren Jahres in der Steuererklärung zeigt, ist eine Frage für einen CPA.

Diese Zeitregeln folgen der Zufluss-Abfluss-Methode (Cash Method), bei der Einkommen bei Zufluss und Aufwand bei Zahlung zählt. Bei einer periodengerechten Methode (Accrual Method) zählt das Einkommen im Jahr der Entstehung und der Aufwand im Jahr des Anfalls (Publication 538). Bei der periodengerechten Methode wird eine Erstattung oder ein Preisnachlass auf einen späteren Verkauf steuerlich in der Regel mit der Zahlung wirksam oder wenn der spätere Verkauf erfasst wird, und eine Ausnahme für wiederkehrende Posten kann das Jahr verschieben (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Eine Erstattung kurz vor Jahresende ist eine Frage für einen CPA. Lesen Sie Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode und Rechnungen, die im nächsten Steuerjahr bezahlt werden.

Wie erstelle ich eine Teilerstattung für eine Rechnung oder gebe einen Gutschriftsbeleg oder ein Kundenguthaben (Store Credit) aus?

Buchen Sie eine Teilerstattung wie eine volle, nur für den erstatteten Teil. Erstellen Sie für diesen Betrag einen Gutschriftsbeleg gegen die Rechnung; die Auszahlung der Erstattung gleicht ihn aus. Ein Preisnachlass anstelle einer Erstattung gehört ebenfalls in Schedule C Zeile 2 (Anleitung zu Schedule C).

In Ihrer Buchhaltung mindert ein Gutschriftsbeleg den Umsatz, sobald Sie ihn ausstellen, und Publication 334 behandelt Gutschriften für zurückgegebene Ware und andere Nachlässe auf Verkäufe als Abzüge vom Bruttoumsatz (Publication 334). Ein Kundenguthaben, das nur für künftige Einkäufe verwendbar ist, ist steuerlich etwas anderes: Bei periodengerechter Buchführung wird es in der Regel mit dem späteren Verkauf wirksam (26 CFR 1.461-4(g)(3)), lassen Sie Guthaben zum Jahresende daher anhand Ihrer Methode prüfen. Bis der Kunde es nutzt, ist es ein Betrag, den Sie ihm schulden. Gibt er es aus, buchen Sie den neuen Verkauf in voller Höhe und verrechnen das Guthaben als Teil der Zahlung, damit kein Geld doppelt gebucht wird. Wie der Saldo des Guthabens gebucht wird, ist übliche Buchhaltungspraxis, keine Regel des IRS.

Warum stimmt meine Form 1099-K nach Erstattungen nicht mit meiner Buchhaltung überein?

Weil Box 1a bewusst brutto ist. Sie zählt jede Transaktion mit ihrem vollen Betrag an dem Tag, an dem sie stattfand, ohne Anpassung für Gutschriften, Rabatte, Gebühren, erstattete Beträge, Versand oder andere Beträge (Anleitung zu Form 1099-K). Der IRS sagt, dass eine Zahlung auf dem Formular nicht zwingend steuerpflichtiges Einkommen ist, und fordert die Empfänger auf, ihre Unterlagen zu diesen Posten zu prüfen (IRS: Was ist mit Form 1099-K zu tun). Ein Verkauf im Dezember, der im Januar erstattet wird, bleibt daher auf dem Formular des Dezembers vollständig stehen.

Um das Formular mit Ihrer Buchhaltung abzustimmen, beginnen Sie mit Box 1a und ziehen erstattete Beträge und Gutschriften ab. Bei einem Einzelunternehmer sind das die Beträge aus Schedule C Zeile 2. Die übrige Brücke, einschließlich Rabatten, Sales Tax, Gebühren und Einnahmen, die das Formular nicht zeigt, steht in Verkäufe und Auszahlungen abstimmen. Ist das Formular selbst falsch oder trägt es den falschen Namen oder die falsche Steuernummer, lesen Sie ein falsches oder korrigiertes Steuerformular einer Plattform.

Was ist, wenn die Erstattung in einer Auszahlung des Zahlungsdienstleisters verrechnet wird oder als Chargeback zurückkommt?

Eine Auszahlung kann nach Abzug von Erstattungen und Gebühren eintreffen, sodass der Bankfeed eine kleinere Einzahlung und keine Erstattungszeile zeigt. Buchen Sie Bruttoumsätze, Erstattungen und Gebühren aus dem Bericht des Zahlungsdienstleisters, damit die Einzahlung zum Nettobetrag passt. Wer die Nettoeinzahlung als Umsatz bucht und die Erstattung zusätzlich einzeln erfasst, zählt die Erstattung doppelt.

Ein Chargeback ist die Rückholung des Geldes durch den Kartenherausgeber des Kunden über den Zahlungsdienstleister. Es ist ein Verfahren der Kartennetzwerke, und die Anleitung zu Form 1099-K sagt dazu nichts. Weil Box 1a ohne Rücksicht auf erstattete oder sonstige Beträge angegeben wird, steckt ein Chargeback wahrscheinlich noch in der Gesamtsumme des Formulars. Wie ein verlorener Streit gebucht wird, hängt davon ab, warum er verloren wurde. Verkäufe und Auszahlungen abstimmen beschreibt die Methode, und ein großer, wiederholter oder zum Jahresende auftretender Chargeback ist eine Frage für einen CPA.

Auszahlungsberichte unterscheiden sich je Zahlungsdienstleister. Für eine bestimmte Plattform lesen Sie die Ratgeber zu Auszahlungen von Zahlungsdienstleistern, Auszahlungen von Online-Shops, Einzahlungen aus Kassensystemen und Abrechnungsberichten von Marktplätzen.

Welche Unterlagen bewahre ich für eine Erstattung auf?

Bewahren Sie die Unterlagen auf, die jede Buchung stützen. Publication 583 nennt Verkaufsbelege, bezahlte Rechnungen, Rechnungen, Quittungen, Einzahlungsbelege und eingelöste Schecks als Belege für die Buchhaltung und die Steuererklärung (Publication 583).

Wie lange Sie sie aufbewahren, steht in wie lange Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind.

Beispiel

Diese Beispiele sind veranschaulichend; alle Beträge sind in US-Dollar.

Eine Teilerstattung bei einer Online-Bestellung

Ein Online-Shop verkauft eine Bestellung über US$1.500 und erstattet später US$300 für einen beschädigten Artikel. Er stellt einen Gutschriftsbeleg über US$300 gegen diesen Verkauf aus und zahlt die Erstattung. Der Nettoumsatz der Bestellung beträgt US$1.200, und die Zahlung von US$300 ist kein Aufwand. Die Form 1099-K des Zahlungsdienstleisters zählt weiterhin die vollen US$1.500, die Buchhaltung liegt für diese Bestellung also US$300 unter Box 1a. Die Erstattung erklärt die Differenz.

Eine zweimal bezahlte Lieferantenrechnung

Ein Auftragnehmer zahlt eine Lieferantenrechnung über US$2.000 im März zweimal und bucht beide Zahlungen auf Aufwand. Der Lieferant erstattet im April US$2.000. Auf denselben Lieferantenaufwand angewendet, zeigt das Jahr US$2.000 Aufwand und kein zusätzliches Einkommen. Stattdessen als Einkommen gebucht, würde die Buchhaltung US$4.000 Aufwand und US$2.000 Einkommen zeigen, die es nie gab.

Ein Abonnement aus dem Vorjahr wird erstattet

Ein Software-Abonnement über US$500 wurde im letzten Jahr nach der Zufluss-Abfluss-Methode abgezogen. Im Februar dieses Jahres erstattet der Lieferant es. Die Erstattung wird nicht mit dem Aufwand dieses Jahres verrechnet; sie ist ein Rückfluss des Abzugs vom letzten Jahr. Hat dieser Abzug die Steuer des letzten Jahres gemindert, sind die US$500 in diesem Jahr Einkommen. Hat er die Steuer nur zum Teil gemindert, ist nur dieser Teil Einkommen; hat er sie gar nicht gemindert, ist nichts davon Einkommen. Ein Abzug, der nur einen Verlustvortrag erhöht hat, gilt dennoch als Minderung der Steuer. Welcher Fall zutrifft, entscheiden die Steuererklärung und die Vortragsunterlagen des letzten Jahres, daher ermittelt es ein CPA.

Anders in Ihrem Fall?

• Erstattungen stecken in Auszahlungen des Zahlungsdienstleisters, und Einzahlungen passen nie zu den Umsätzen: Beginnen Sie mit Verkäufe und Auszahlungen abstimmen und bringen Sie dann die Berichte des Zahlungsdienstleisters zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Ihre Form 1099-K liegt weit über Ihrer Buchhaltung, und Erstattungen erklären es nicht: Lesen Sie Verkäufe und Auszahlungen abstimmen oder ein falsches oder korrigiertes Steuerformular einer Plattform, wenn das Formular selbst falsch aussieht; bringen Sie die Differenz zur Hilfe bei der Buchhaltung, wenn sie bleibt.
• Eine Erstattung geht über zwei Steuerjahre oder kehrt einen früheren Abzug um: Lesen Sie Zufluss-Abfluss-Methode oder periodengerechte Methode und bringen Sie die frühere Steuererklärung und alle Aufstellungen zu Verlustvorträgen zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Eine eingereichte Steuererklärung hat eine Erstattung als Einkommen gezählt oder ausgelassen: Lesen Sie Steuererklärung wegen Fehlern bei Betriebsausgaben ändern für einen Einzelunternehmer oder Korrektur einer eingereichten Unternehmenserklärung für eine Personengesellschaft oder S Corporation und bringen Sie die Steuererklärung und die Buchhaltung zur Hilfe bei der Buchhaltung, damit beides gemeinsam korrigiert wird.
• Auf erstattete Verkäufe wurde bereits Sales Tax abgeführt, oder ein Lieferant hat sie irrtümlich berechnet: Lesen Sie Sales-Tax-Erklärungen einreichen, abzuführende Sales Tax, die nicht zur Erklärung passt und Wiederverkaufsbescheinigungen und Sales-Tax-Erstattungen; bringen Sie die Einreichungen zur Hilfe bei der Buchhaltung, wenn die Buchhaltung die Erstattungen nie abgebildet hat.
• Sie haben eine Kundenanzahlung oder einen Vorschuss (Retainer) erstattet, bevor die Arbeit erledigt war, oder eine Erstattung von einem privaten Konto oder einer App gezahlt: Wie eine Anzahlung gebucht wird, hängt davon ab, ob sie bei Eingang als Einkommen gezählt wurde, und bei einer Erstattung vom privaten Konto muss zudem belegt sein, dass der Eigentümer sie finanziert hat; lesen Sie Rechnungen, die im nächsten Steuerjahr bezahlt werden und bringen Sie die Unterlagen zur Hilfe bei der Buchhaltung.
• Andere Posten im Bankfeed sehen wie Einkommen aus und sind es nicht: Lesen Sie Bankfeeds sind keine Abstimmung und nicht kategorisierte Einzahlungen und Aufwendungen und die Hilfe bei der Buchhaltung, wenn Monate davon geprüft werden müssen.
• Monatelang wurden Erstattungen nie gebucht: Lesen Sie überfällige Buchhaltung nachholen und die Hilfe bei der Buchhaltung.