EIN ohne SSN oder ITIN: Form SS-4 für nicht ansässige Eigentümer

Kann ich eine EIN ohne SSN oder ITIN bekommen?

Ja. Eine US-LLC oder Kapitalgesellschaft, deren Eigentümer keine SSN oder ITIN hat, beantragt die EIN mit Form SS-4 per Fax oder Post. Der Online-Antrag des IRS steht ihr nicht offen: Er verlangt einen Hauptsitz in den USA und die SSN oder ITIN der verantwortlichen Person, sodass eine ITIN allein ihn für ein vom Ausland aus geführtes Unternehmen nicht öffnet (IRS: EIN beantragen). Ein in einem US-Bundesstaat gegründetes Unternehmen, etwa eine LLC in Delaware oder Wyoming, kann seine EIN auch nicht telefonisch bekommen, selbst wenn alle Eigentümer im Ausland leben: Das Handbuch, dem die IRS-Mitarbeiter am Telefon folgen, hält diese Leitung für Unternehmen vor, die außerhalb der USA gegründet wurden (IRM 21.7.13). Der IRS erhebt für eine EIN keine Gebühr.

Drei Antworten müssen stimmen:

• Verantwortliche Person (Zeile 7a): eine echte Person, der das Unternehmen gehört oder die es kontrolliert, nie ein Gründungsdienst oder Nominee.
• Art der Einheit (Zeile 9a): Eine LLC mit einem Eigentümer in ausländischem Besitz kreuzt „Other“ an, nicht „Corporation“, es sei denn, sie wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft.
• Nur ein Antrag: Nutzen Sie einen Weg pro Unternehmen. Der IRS vergibt pro verantwortlicher Person und Tag eine EIN (SS-4-Anleitung).

Das sollten Sie vor dem Start bereithalten:

• Die Genehmigung Ihrer Urkunde durch den Bundesstaat, mit dem genauen offiziellen Namen.
• Den vollständigen Namen des Eigentümers wie im Reisepass und die Adresse im Ausland.
• Wie viele Mitglieder die LLC hat, oder den Gründungsstaat der Kapitalgesellschaft.
• Das Datum, an dem das Geschäft in den USA begann, und den Monat, in dem sein Steuerjahr endet.
• Eine einfache Zeile dazu, was das Unternehmen tut und verkauft (Zeilen 16–17).
• Eine Faxnummer, die empfangen kann, wenn Sie faxen.

Die EIN löst keine Einreichung aus, aber eine LLC mit einem Eigentümer, die aus dem Ausland gehalten wird, reicht Form 5472 für jedes Jahr ein, in dem sie eine meldepflichtige Transaktion mit ihrem Eigentümer hat, schon wenn der Eigentümer nur ihre Gründungskosten zahlt; wird sie versäumt, droht ein Strafzuschlag von $25.000. Ein ausländisches Mutterunternehmen, zwei oder mehr Eigentümer, eine versäumte Form 5472 oder eine bereits mit falschen Angaben vergebene EIN machen den Fall weniger einfach; siehe das Ende dieser Seite.

Telefon, Fax oder Post: die SS-4-Faxnummer und wie lange jeder Weg dauert

Für eine US-LLC oder Kapitalgesellschaft ist Fax am schnellsten: in der Regel vier Werktage. Per Post dauert es etwa vier Wochen (SS-4-Anleitung). Die Telefonleitung vergibt die EIN während des Anrufs, aber nur für ein Unternehmen, das außerhalb der USA gegründet wurde.

Nach der SS-4-Anleitung richten sich die Zeilen für Fax und Post nach dem Sitz des Unternehmens: Sie gelten für ein Unternehmen ohne rechtlichen Wohnsitz, Hauptsitz oder Hauptbüro oder Hauptvertretung in den 50 Bundesstaaten oder DC, etwa eines, das vollständig aus dem Ausland geführt wird (SS-4-Anleitung). Die EIN-Seite des IRS ordnet Antragsteller danach, wo der Hauptsitz liegt. Ein Unternehmen mit Sitz in den USA, dessen verantwortliche Person keine SSN oder ITIN hat, faxt an 855-641-6935 oder schickt per Post an Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999.

Die SS-4-Anleitung und die EIN-Seite des IRS bieten die Telefonleitung jedem Antragsteller ohne Hauptsitz in den USA an. Das Handbuch der IRS-Mitarbeiter ist enger gefasst: Es behandelt eine in einem US-Bundesstaat gegründete LLC oder Kapitalgesellschaft als inländisch, selbst wenn jede Adresse auf dem Formular im Ausland liegt, und weist die Mitarbeiter am Telefon an, den Anrufer auf Fax oder Post zu verweisen. Gefaxte und per Post gesendete Formulare werden ebenso sortiert, indem das Formular eines in den USA gegründeten Unternehmens aus der internationalen in die inländische Warteschlange verschoben wird (IRM 21.7.13).

• Telefon (Unternehmen außerhalb der USA gegründet): Füllen Sie Form SS-4 vor dem Anruf aus. Der Anrufer muss berechtigt sein, die EIN zu erhalten und Fragen zum Formular zu beantworten. Wenn der IRS-Mitarbeiter es verlangt, faxen oder schicken Sie das unterschriebene Formular innerhalb von 24 Stunden.
• Fax: Tragen Sie Ihre eigene Faxnummer in das Formular ein, damit der IRS die EIN zurückfaxen kann. Ohne sie schickt der IRS die Bestätigung per Post, was etwa zwei Wochen plus Postlaufzeit ins Ausland dauert (IRM 21.7.13). Der IRS faxt ein Deckblatt mit der EIN zurück, nicht mehr das gestempelte Formular (EIN-Seite des IRS). Faxleitungen laufen rund um die Uhr; es fallen Ferngesprächsgebühren an.
• Post: Senden Sie es vier bis fünf Wochen, bevor Sie die Nummer brauchen. Ein hoher Rückstau kann Fax und Post verlangsamen; kommt nichts zurück, beantragen Sie nicht über einen anderen Weg erneut, sonst kann das Unternehmen zwei EINs erhalten (siehe EIN verzögert, verloren oder abweichend).

Wer ist ohne SSN die verantwortliche Person, und kann es ein Unternehmen oder ein Gründungsdienst sein?

Die verantwortliche Person muss eine Einzelperson sein, der das Unternehmen und seine Mittel letztlich gehören oder die sie kontrolliert. Es darf kein Unternehmen sein, und es darf kein Gründungsdienst sein, der als Nominee handelt (SS-4-Anleitung; IRS: Verantwortliche Personen und Nominees).

• LLC mit einem Eigentümer: in der Regel der Eigentümer.
• Kapitalgesellschaft: in der Regel der Principal Officer.
• Tochtergesellschaft eines ausländischen Unternehmens: eine Einzelperson, die sie kontrolliert, etwa der Geschäftsführer der Muttergesellschaft. Die Muttergesellschaft selbst darf nicht angegeben werden.
• Nominee: jemand mit begrenzter Befugnis während der Gründung und wenig Kontrolle über das Vermögen. Der IRS sagt, dass Nominees keine EIN beantragen dürfen und nicht auf Form SS-4 stehen sollten.

Unterschreiben darf bei einer Kapitalgesellschaft der President, Vice President oder ein anderer Principal Officer, bei einer LLC das verantwortliche, ordnungsgemäß befugte Mitglied oder der Officer. Die lockerere Regel „jede ordnungsgemäß befugte Person“ gilt für ausländische Antragsteller, und das Handbuch des IRS behandelt ein in einem US-Bundesstaat gegründetes Unternehmen als inländisch (SS-4-Anleitung). Ein bereits angegebener Nominee muss auf Form 8822-B durch die wahre verantwortliche Person ersetzt werden.

Was gehört ohne SSN oder ITIN in SS-4 Zeile 7b?

Schreiben Sie „foreign“ oder N/A. Die SS-4-Anleitung erlaubt das, wenn die verantwortliche Person keine SSN oder ITIN hat und keinen Anspruch darauf hat. Zeile 7b darf nicht leer bleiben. Könnten Sie eine ITIN bekommen, haben aber noch keine, wartet die EIN nicht darauf: Das Handbuch der IRS-Mitarbeiter sagt, dass die EIN vergeben wird, ob die verantwortliche Person eine gültige ITIN hat oder nicht. Eine ITIN, die Sie bereits haben, muss in Zeile 7b stehen (IRM 21.7.13).

Eine ITIN gibt es nur für Personen, die keine SSN bekommen können und einen US-Steuer- oder Meldebedarf haben (IRS: TIN). Ob Sie persönlich eine brauchen, steht unter ITIN für einen ausländischen Eigentümer.

Welche SS-4-Zeilen bringen eine EIN für eine LLC oder Kapitalgesellschaft eines Nichtansässigen zu Fall?

Zeile 9a und Zeile 10 haben für eine aus dem Ausland gehaltene LLC mit einem Eigentümer eine eigene Formulierung. Verwenden Sie die genauen Wendungen des Formulars (SS-4-Anleitung; Form SS-4).

• Name: IRS-Systeme akzeptieren nur Buchstaben, Ziffern, Bindestriche und Et-Zeichen (&); schreiben Sie andere Symbole aus (EIN-Seite des IRS).
• Zeile 9a: Dieses Feld ist keine Steuerwahl, aber der IRS kann die Angaben des Formulars nutzen, um zu entscheiden, welche Erklärungen er erwartet (SS-4-Anleitung). Eine LLC mit einem Eigentümer kreuzt „Corporation“ nur an, wenn sie die Besteuerung als Kapitalgesellschaft wählt.
• Wahl der Besteuerung als Kapitalgesellschaft: Eine LLC mit einem Eigentümer, die Form 8832 einreicht, kreuzt Corporation an und schreibt „Single-member“ und die Formularnummer. Siehe eine LLC in ausländischem Besitz, besteuert als Kapitalgesellschaft.
• Zeilen 13–17: Ohne Arbeitnehmer tragen Sie 0 ein, überspringen Zeile 14 und schreiben N/A in Zeile 15. Die Zeilen 16 und 17 brauchen immer eine Antwort: Kreuzen Sie das nächstliegende Tätigkeitsfeld an (oder Other und benennen es) und beschreiben Sie, was das Unternehmen tut. Schreiben Sie nie N/A in den Other-Eintrag von Zeile 9a oder in Zeile 10; sonst ist N/A bei einer Zeile, die nicht zutrifft, in Ordnung.
• Adressen (Zeilen 4a–6): Eine Postanschrift im Ausland ist erlaubt; schreiben Sie das Land aus. Welche Adresse Sie nutzen sollten, steht unter US-Geschäftsadresse und Bankkonto.

Die Regel zu Zeile 12 für eine LLC mit einem Eigentümer stammt aus der Anleitung zu Form 5472.

Kann jemand anderes die EIN für mich beantragen?

Ja, wenn Sie diese Person im Abschnitt Third Party Designee nennen und das Formular unterschreiben. Die Befugnis des Designees endet, wenn die EIN vergeben und an den Designee übermittelt wurde (SS-4-Anleitung).

• Der Designee erhält die EIN nur per Telefon oder Fax zurück. Nach einem per Post gestellten Antrag kommt die EIN nur im Schreiben, das der IRS an das Unternehmen schickt.
• Stimmen Adresse oder Telefonnummer des Designees mit denen des Unternehmens überein, muss das Formular gefaxt oder per Post gesendet werden.
• Form 8821 lässt niemanden für Sie sprechen (Anleitung zu Form 8821).
• Form 2848 lässt eine Person, die vor dem IRS auftreten darf, Sie vertreten. Ihre Anleitung führt einen EIN-Antrag als Angelegenheit für einen bestimmten Zweck auf (Anleitung zu Form 2848).

Wer Ihnen beim Antrag hilft, wird dadurch nicht zur verantwortlichen Person. Zeile 7a nennt weiterhin Sie oder eine andere beherrschende Einzelperson.

Was kommt zurück, und was weist der Bank die EIN nach?

Ihr Nachweis ist das, was der IRS zurückschickt: das EIN-Deckblatt per Fax, wenn Sie gefaxt haben, und das Schreiben über die neue EIN (die CP575-Reihe), das er an die Postanschrift des Unternehmens sendet. Jede Bank entscheidet, was sie akzeptiert. Bewahren Sie das CP575 auf: Der IRS sagt, dass das Original nicht dupliziert oder neu erstellt werden kann (IRS: CP575-Schreiben).

Sie können die EIN sofort nutzen, um ein Bankkonto zu eröffnen. Elektronische Einreichung, elektronische Zahlungen und TIN-Abgleich können bis zu 2 Wochen dauern (EIN-Seite des IRS).

Für ein Ersatzschreiben (Schreiben 147C) oder einen abweichenden Namen siehe EIN verzögert, verloren oder abweichend.

Sollte ich die EIN vor oder nach der Genehmigung meines Unternehmens durch den Bundesstaat beantragen?

Danach. Der IRS sagt, dass Sie die LLC oder Kapitalgesellschaft zuerst beim Bundesstaat gründen sollen; ein früherer Antrag kann die EIN verzögern (IRS: EIN beantragen). Zeile 1 muss genau mit den Gründungsunterlagen übereinstimmen. Die vollständige Reihenfolge der Schritte steht unter US-LLC für Nichtansässige, Schritt für Schritt.

Löst eine EIN eine Einreichung beim IRS aus?

Nicht von selbst. Eine aus dem Ausland gehaltene LLC mit einem Eigentümer hat keine eigene Einkommensteuererklärung, reicht aber für jedes Jahr, in dem sie eine meldepflichtige Transaktion mit ihrem Eigentümer oder einer anderen nahestehenden Person hat, Form 5472 mit einer Pro-forma-Form-1120 ein (nur Name, Adresse und einige Felder ausgefüllt). Geld, das für die Gründung gezahlt wurde, und Geld, das der Eigentümer einzahlt oder entnimmt, zählen. Sie ist fällig, wenn eine Form 1120 fällig wäre, am 15. Tag des vierten Monats nach Jahresende; Form 7004 verlängert die Frist (Anleitung zu Form 5472). Eine US-Kapitalgesellschaft reicht jedes Jahr Form 1120 ein, ob sie steuerpflichtiges Einkommen hat oder nicht (Anleitung zu Form 1120), und fügt Form 5472 bei, wenn eine ausländische Person mindestens 25 % an ihr hält und sie eine meldepflichtige Transaktion mit einer nahestehenden Person hatte.

Der Strafzuschlag für die nicht fristgerechte Einreichung von Form 5472 beträgt $25.000, dazu $25.000 je nahestehender Person für jeden 30-Tage-Zeitraum, den das Versäumnis länger als 90 Tage nach einer IRS-Mitteilung andauert (Anleitung zu Form 5472). Siehe was eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz einreicht oder, für eine Kapitalgesellschaft, was eine C Corporation in ausländischem Besitz einreicht.

Wann muss ich dem IRS eine Änderung mitteilen?

Melden Sie eine neue verantwortliche Person auf Form 8822-B innerhalb von 60 Tage (IRS: Über Form 8822-B). Dasselbe Formular meldet eine neue Postanschrift oder einen neuen Geschäftsstandort.

Ein neuer Name, eine neue Adresse oder eine neue verantwortliche Person braucht keine neue EIN. Ein Wechsel des Eigentümers oder der Struktur braucht in der Regel eine (EIN-Seite des IRS).

Beispiel

Diese Beispiele sind erfunden; die Beträge sind in US-Dollar.

Eine Gründerin in Kenia überspringt die Telefonleitung

Eine Gründerin gründet eine LLC in Delaware mit einem Eigentümer. Sobald der Bundesstaat sie genehmigt hat, füllt sie Form SS-4 aus: „foreign“ in Zeile 7b, „Other: Foreign-owned U.S. disregarded entity-Form 5472“ in Zeile 9a. Die LLC wurde in einem US-Bundesstaat gegründet, also würde die Telefonleitung sie nach dem Handbuch der IRS-Mitarbeiter auf Fax oder Post verweisen; sie faxt das Formular stattdessen. Der IRS erhebt US$0, jede Gebühr, die sie zahlt, gilt also der Hilfe von jemandem, nicht der Nummer. Die Gründungskosten von US$500 zahlte sie selbst. Das ist eine meldepflichtige Transaktion, also reicht die LLC für dieses Jahr eine Pro-forma-Form-1120 mit Form 5472 ein, obwohl sie nichts verdient hat.

Ein Gründer in Vietnam faxt das Formular

Ein Gründer faxt Form SS-4 an einem Montag an 304-707-9471, mit seiner eigenen Faxnummer auf dem Formular. Das EIN-Deckblatt kommt in der Regel innerhalb von vier Werktagen per Fax zurück. Er schickt nicht zusätzlich eine Kopie per Post, sodass das Unternehmen nur eine EIN erhält.

Ein deutsches Unternehmen gründet eine US-Tochtergesellschaft

Ein deutsches Unternehmen gründet eine Kapitalgesellschaft in Delaware und besitzt sie vollständig. Zeile 9a lautet „Corporation: 1120“ und Zeile 9b Delaware. Verantwortliche Person ist der Geschäftsführer des deutschen Unternehmens, eine Einzelperson, mit „foreign“ in Zeile 7b. Das deutsche Unternehmen selbst wird nicht aufgeführt. Übernimmt ein neuer Geschäftsführer, reicht die Tochtergesellschaft Form 8822-B innerhalb von 60 Tage ein.

Anders in Ihrem Fall?

• Die EIN wurde mit der falschen Einheitsart oder einem Gründungsdienst als verantwortlicher Person vergeben: Die Korrektur der IRS-Daten erfordert Urteilsvermögen; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie haben von Form 5472 erst nach Eingang der EIN erfahren oder ein Jahr versäumt: siehe versäumte Meldungen ausländischer Eigentümer und Strafzuschläge und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Sie haben eine SSN: siehe EIN für eine LLC mit einem Mitglied.
• Das Unternehmen ist eine kanadische Kapitalgesellschaft: siehe US-EIN für eine kanadische Kapitalgesellschaft.
• Ein Unternehmen im Ausland gründet das US-Unternehmen: siehe eine US-Tochtergesellschaft für ein ausländisches Unternehmen gründen.
• Zwei Eigentümer leben im Ausland: siehe LLC im Besitz von zwei Nichtansässigen.
• Der Antrag hängt oder das Schreiben ist verloren: siehe EIN verzögert, verloren oder abweichend.
• Sie brauchen selbst eine ITIN: siehe ITIN für einen ausländischen Eigentümer.