Einzelunternehmen zur LLC: Neue EIN, W-9, Bankkonto und Steuern

Kann man ein Einzelunternehmen in eine LLC umwandeln?

Nicht direkt. Ein Einzelunternehmen ist ein Geschäft, das Sie allein besitzen, ohne eine Gesellschaft zu gründen (IRS), es gibt also nichts umzuwandeln. Sie gründen bei Ihrem Bundesstaat eine neue LLC und bringen das Geschäft ein. Die LLC besteht ab dem Tag, an dem die Einreichung beim Bundesstaat wirksam wird. Für die US-Bundeseinkommensteuer wird eine LLC mit einem Eigentümer als von Ihnen getrennte Einheit ignoriert (eine steuerlich nicht eigenständige Einheit, „Disregarded Entity“), es sei denn, sie wählt die Besteuerung als Kapitalgesellschaft (IRS: LLCs mit einem Mitglied).

Die Umstellung ist keine Routine mehr, wenn das Geschäft Arbeitnehmer auf der Lohnliste hat, ein Ehepartner oder Partner einen Teil der LLC besitzen wird, Ihr Bundesstaat LLCs besteuert (Kalifornien und Texas tun es), Sie die Wahl als S Corporation planen oder Ausrüstung mit Darlehen belastet ist. Halten Sie bereit: Ihr aktuelles EIN-Schreiben und die Konten für die Lohnabrechnung, Kundenverträge, Lizenzen und Genehmigungen, Ihr Umsatzsteuerkonto, Versicherungspolicen und eine Liste der Ausrüstung, Fahrzeuge und Waren, die Sie einbringen.

In welcher Reihenfolge stelle ich alles auf die LLC um?

Gründen Sie zuerst die LLC, klären Sie die EIN, eröffnen Sie das Bankkonto und stellen Sie dann alles um, was den Namen des Geschäfts trägt. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gründung behandelt die Einreichung beim Bundesstaat selbst.

Schließen Sie alte Konten als Einzelunternehmer, etwa für Umsatzsteuer und Lohnabrechnung, erst nach Einreichung ihrer letzten Erklärungen; halten Sie Ihre eigene EIN aktiv, solange Kunden sie noch auf Ihrer W-9 erhalten.

Brauche ich eine neue EIN, wenn mein Einzelunternehmen zur LLC wird?

Nicht immer. Der IRS lässt eine LLC mit einem Eigentümer Ihre EIN als Einzelunternehmer verwenden oder unter Ihrer SSN melden, solange sie keine Arbeitnehmer hat, keine US-Bundesverbrauchsteuer schuldet (etwa die Steuer auf schwere Lkw) und nicht den Status als Kapitalgesellschaft oder S Corporation wählt (IRS: Brauchen Sie eine neue EIN?). Sie reichen nichts beim IRS ein, um diese Behandlung zu behalten: Eine LLC mit einem Eigentümer ist standardmäßig steuerlich nicht eigenständig (26 CFR 301.7701-3).

Eine EIN ändert nichts daran, wie die LLC besteuert wird. Wie Sie sie beantragen und welche Nummer wohin gehört, steht unter EIN für eine LLC mit einem Mitglied.

Was geschieht mit meiner alten EIN und der Lohnabrechnung, wenn ich Arbeitnehmer habe?

Ihre EIN als Einzelunternehmer bleibt Ihre: Der IRS löscht nie eine EIN, deaktiviert sie aber auf Ihr Schreiben, sobald jede unter ihr fällige Erklärung eingereicht und ihre Steuern gezahlt sind (IRS). Die Arbeitnehmer wechseln zur LLC, denn eine LLC mit einem Eigentümer ist für die Lohnsteuern ein eigener Arbeitgeber und muss Löhne unter ihrem eigenen Namen und ihrer eigenen EIN melden und zahlen (IRS: LLCs mit einem Mitglied).

• Das Quartal der Umstellung: Wird ein Geschäft mitten im Quartal übertragen, reicht jeder Arbeitgeber Form 941 nur für die Löhne ein, die er gezahlt hat (Anleitung zu Form 941).
• Die letzte Erklärung des alten Kontos: Kreuzen Sie in der letzten Form 941 Zeile 17 an, tragen Sie das letzte Datum einer Lohnzahlung ein und fügen Sie eine Erklärung bei, die den Namen der LLC, ihre Geschäftsform, Art und Datum der Änderung sowie Namen und Adresse dessen nennt, der die Lohnunterlagen aufbewahrt (Anleitung zu Form 941). Kreuzen Sie in der letzten Form 940 das Feld d an (Anleitung zu Form 940). Forms W-2 für die Löhne des alten Kontos gehen dann bis zum Fälligkeitstermin der letzten Form 941 an die Arbeitnehmer und bis zum letzten Tag des zweiten Monats nach diesem Quartal an die SSA, es sei denn, die LLC übernimmt die Forms W-2 des ganzen Jahres für die Arbeitnehmer, die sie behält (Rev. Proc. 2004-53). Gilt die LLC nicht als Rechtsnachfolger-Arbeitgeber, sind die Exemplare für die SSA ebenfalls bis zum Fälligkeitstermin der letzten Form 941 fällig (Anleitung zu Form W-2). Übernimmt die LLC sie, reichen beide Schedule D (Form 941) ein (Anleitung).
• Lohngrenzen: Die LLC kann als Rechtsnachfolger-Arbeitgeber (Successor Employer) gelten; dann darf sie bereits in diesem Jahr gezahlte Löhne auf die jährlichen Obergrenzen für Social Security und die US-Bundessteuer zur Arbeitslosenversicherung (FUTA) anrechnen (Publication 15). Ist das so, kreuzt sie in ihrer Form 940 das Feld b an (Anleitung zu Form 940). Prüfen Sie das vor der ersten Lohnabrechnung der LLC.
• Lohnabrechnung im Bundesstaat: Melden Sie die Änderung der Einheit Ihrem Bundesstaat; Kalifornien nimmt sie zum Beispiel über sein Online-Konto für Arbeitgeber entgegen (EDD).
• Sie selbst: Eine LLC mit einem Eigentümer ist nicht Ihr Arbeitgeber, Sie kommen also nicht auf ihre Lohnliste; Sie zahlen weiter Selbstständigensteuer (26 CFR 301.7701-2).
• Ihre eigene Haftung: Die LLC schuldet ihre Lohnsteuer, doch einbehaltene Steuer, die sie nicht abführt, kann Ihnen persönlich in Höhe von 100 % des nicht gezahlten Betrags zugerechnet werden, wenn Sie für die Abführung verantwortlich waren und vorsätzlich nicht abgeführt haben (Publication 15; 26 U.S.C. 6672). Der IRS hat dafür in der Regel 3 Jahre ab dem 15. April nach dem Lohnjahr oder ab einer späteren Einreichung Zeit zur Festsetzung (26 U.S.C. 6501). Siehe Trust Fund Recovery Penalty.

Welche W-9 gebe ich Kunden nach der Gründung einer LLC mit einem Mitglied?

Eine LLC mit einem Eigentümer ohne Wahl trägt in Zeile 1 Ihren Namen und in Zeile 2 den Namen der LLC ein, kreuzt in Zeile 3a Ihre eigene Einstufung an (Einzelperson/Einzelunternehmer), nicht das Feld „LLC“, und gibt Ihre SSN (oder ITIN) oder Ihre eigene EIN an, nicht die EIN der LLC (Form W-9). Die Nummer muss zum Namen in Zeile 1 passen; bei einer Abweichung kann der Zahlende 24 % der Zahlungen als Backup Withholding (Ersatzquellensteuer) einbehalten (Anleitung für den Anfordernden).

Sobald die LLC den Status als Kapitalgesellschaft oder S Corporation wählt, kommt ihr eigener Name mit ihrer eigenen EIN in Zeile 1. Im Jahr der Umstellung können manche Forms 1099 auf Ihren Namen und manche auf den der LLC eingehen; alle gehören in denselben Schedule C (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Meldet ein Zahlender versehentlich unter der EIN der LLC, siehe EIN für eine LLC mit einem Mitglied.

Was ändert sich in meiner Steuererklärung nach der Gründung einer LLC mit einem Mitglied?

Bei einer LLC mit einem Eigentümer ohne Wahl sieht die Erklärung auf Bundesebene gleich aus: Schedule C, mit Selbstständigensteuer auf den Gewinn, wie bei einem Einzelunternehmer (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Da das Geschäft vor und nach der LLC dasselbe ist, deckt ein Schedule C in der Regel das ganze Jahr ab.

• Zeile D: Tragen Sie die EIN der LLC nur ein, wenn sie für die Lohnabrechnung, Verbrauchsteuern oder bestimmte andere Erklärungen oder einen qualifizierten Altersvorsorgeplan ausgestellt wurde; eine EIN, die die LLC nur für ihre Bank erhielt, gehört nicht dorthin (Anleitung zu Schedule C).
• Bruttoeinnahmen: Erfassen Sie jede erhaltene Form 1099, auf beide Namen.
• Selbstständigensteuer: unverändert, es sei denn, die LLC wählt den Status als S Corporation oder C Corporation.
• Erklärung des Bundesstaates: Manche Bundesstaaten lassen die LLC eine eigene Erklärung einreichen, obwohl der IRS sie ignoriert; Kalifornien verlangt jedes Jahr Form 568 (FTB).

Schulde ich Steuer, wenn ich Ausrüstung, Fahrzeuge oder Waren in meine LLC einbringe?

In der Regel keine US-Bundeseinkommensteuer, wenn die LLC einen Eigentümer hat und keine Wahl trifft. Ihre Tätigkeiten gelten als Ihre eigenen, wie bei einem Einzelunternehmen (26 CFR 301.7701-2); das Einbringen von Vermögen ist also kein Verkauf. Die Abschreibung läuft nach demselben Plan und mit denselben Anschaffungskosten weiter.

Die Steuer des Bundesstaates kann abweichen. Kalifornien warnt, dass manche Eigentumswechsel steuerpflichtige Übertragungen von Waren enthalten, und bittet Eigentümer, sich zuerst zu melden (CDTFA). Fahrzeugpapiere und Darlehen brauchen unter Umständen die Zustimmung der Kfz-Behörde oder des Kreditgebers. Ein Geschäft in eine Kapitalgesellschaft oder in eine LLC mit einem zweiten Eigentümer einzubringen, ist eine andere Steuerfrage: siehe Ihre Unternehmensstruktur ändern.

Was ändert sich, wenn ein Ehepartner oder Partner gleichzeitig der LLC beitritt?

Eine LLC mit zwei oder mehr Eigentümern ist standardmäßig eine Personengesellschaft (26 CFR 301.7701-3). Ab dem Tag, an dem beiden die LLC gehört, reicht das Geschäft Form 1065 ein (Anleitung zu Form 1065), jeder Eigentümer erhält einen Schedule K-1 (Gewinnanteilsmitteilung), und die Personengesellschaft braucht eine eigene EIN. Einkünfte vor diesem Tag bleiben im Schedule C des ursprünglichen Eigentümers.

Ehepartner, denen eine LLC nach dem Recht des Bundesstaates als Gemeinschaftsgut (Community Property) gehört, können wählen, sie als steuerlich nicht eigenständig oder als Personengesellschaft zu behandeln; in anderen Bundesstaaten reicht eine LLC im Besitz von Ehepartnern als Personengesellschaft ein (IRS: LLCs mit einem Mitglied). Siehe LLCs von Ehepartnern und Familien.

Sollte meine neue LLC jetzt den S-Status wählen?

Nicht automatisch. Eine S-Wahl bringt eine Lohnabrechnung für Sie und eine eigene Körperschaftsteuererklärung mit sich; ob sie sich lohnt, hängt also von Ihrem Gewinn und dem Gehalt ab, das Sie sich zahlen müssen. Eine LLC wählt, indem sie Form 2553 ohne Form 8832 spätestens 2 Monate und 15 Tage nach Beginn des Steuerjahres einreicht, in dem die Wahl wirksam wird (Anleitung zu Form 2553). Bei einer neuen LLC beginnt dieses erste Steuerjahr am frühesten der Tage, an denen sie erstmals Eigentümer oder Vermögen hatte oder den Geschäftsbetrieb aufnahm; die Uhr kann also schon laufen. Eine verspätete Wahl kann bei triftigem Grund dennoch angenommen werden, in der Regel innerhalb von 3 Jahre und 75 Tage nach dem beabsichtigten Startdatum (Anleitung zu Form 2553; Erleichterung bei verspäteter S-Wahl). Die Wahl behandelt Sie so, als brächten Sie das Vermögen und die Schulden der LLC gegen Anteile in eine Kapitalgesellschaft ein, was einen steuerpflichtigen Gewinn schaffen kann, wenn die Schulden die steuerlichen Anschaffungskosten des Vermögens übersteigen (26 CFR 301.7701-3; 26 U.S.C. 357). Siehe ob sich eine S-Wahl lohnt und S Corporation von Anfang an.

Welche Kosten des Bundesstaates fallen an, wenn ich eine LLC gründe?

Eine Gründungsgebühr und in vielen Bundesstaaten ein jährlicher Bericht, eine Gebühr oder eine Steuer, die für LLCs gilt, nicht aber für Einzelunternehmer. Zwei Beispiele:

• Kalifornien: Jede LLC, die in Kalifornien gegründet oder dort geschäftlich tätig ist, zahlt eine jährliche Steuer von $800, die erste fällig innerhalb von 15. Tag des 4. Monats ab dem Tag ihrer Einreichung beim Secretary of State (Registerbehörde des Bundesstaates), dazu eine LLC-Gebühr, sobald ihre gesamten kalifornischen Einkünfte $250.000 erreichen (FTB). Siehe kalifornische Mindeststeuer und LLC-Gebühr.
• Texas: Einzelunternehmen unterliegen nicht der Franchise Tax (Gebühr für das Recht zur Geschäftstätigkeit im Bundesstaat), LLCs mit einem Mitglied aber schon. Eine LLC mit Umsatz bei oder unter der Schwelle von $2.650.000, bis zu der keine Steuer anfällt, reicht trotzdem jedes Jahr einen Informationsbericht ein (Texas Comptroller).

Gebühr und Fälligkeitstermin jedes Bundesstaates finden Sie unter jährliche LLC-Gebühren und Berichte nach Bundesstaat.

Beispiel

Diese Beispiele dienen der Veranschaulichung und nutzen US-Dollar.

Eine Fotografin ohne Arbeitnehmer

Eine Fotografin gründet im Juli eine LLC mit einem Eigentümer. Ihre Bank verlangt eine EIN, daher erhält die LLC eine. Ihre W-9 zeigt in Zeile 1 ihren eigenen Namen, in Zeile 2 die LLC und ihre SSN. Für das Jahr reicht sie einen Schedule C ein, der $60.000 Gewinn von Januar bis Dezember zeigt, und lässt Zeile D leer, weil die EIN nicht für Erklärungen zur Lohnabrechnung oder Verbrauchsteuer ausgestellt wurde.

Ein Handwerker mit zwei Arbeitnehmern

Ein Handwerker gründet eine LLC und erhält deren EIN. Er zahlt seine zwei Arbeitnehmer im Juli unter seiner EIN als Einzelunternehmer und ab August unter der EIN der LLC. Für das dritte Quartal reicht die alte EIN eine letzte Form 941 für die Löhne im Juli ein, und die LLC reicht Form 941 für August und September ein. Das alte Konto reicht für das Jahr eine letzte Form 940 ein. Übernimmt die LLC nicht die Forms W-2 des ganzen Jahres, erhält jeder Arbeitnehmer zwei: eine von der alten EIN für Juli, fällig bis zum Fälligkeitstermin der letzten Form 941, und eine von der LLC ab August. Sein Einkommen steht weiterhin in einem Schedule C.

Eine Designerin und ihre Geschäftspartnerin

Eine Designerin und ihre Partnerin gründen am 1. April eine LLC, die jeder zur Hälfte gehört. Januar bis März bleibt im Schedule C der Designerin. Ab dem 1. April ist die LLC eine Personengesellschaft: Sie erhält eine eigene EIN und reicht Form 1065 ein. Erwirtschaftet sie bis Dezember $80.000 und teilen die Eigentümerinnen den Gewinn gleich, zeigt der Schedule K-1 jeder Eigentümerin $40.000.

Anders in Ihrem Fall?

• Sie haben Arbeitnehmer auf der Lohnliste: Sie mitten im Jahr auf die EIN der LLC umzustellen, braucht abschließende Erklärungen und Prüfungen der Lohngrenzen; holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Ein Ehepartner oder Partner wird einen Teil der LLC besitzen: siehe LLCs von Ehepartnern und Familien und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung.
• Sie planen die Wahl als S Corporation: Die Frist für Form 2553 kann beginnen, wenn die LLC beginnt; siehe S Corporation von Anfang an und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor die Frist abläuft.
• Ihr Bundesstaat besteuert LLCs: Prüfen Sie jährliche LLC-Gebühren und Berichte nach Bundesstaat und holen Sie sich Hilfe bei der Unternehmensgründung, bevor die erste Erklärung oder Zahlung des Bundesstaates fällig wird.
• Ihre Buchhaltung im Jahr der Umstellung ist auf zwei Namen oder Konten verteilt: holen Sie sich Hilfe bei der Buchhaltung.
• Sie bringen das Geschäft in eine Kapitalgesellschaft ein, oder Vermögen ist mit Darlehen belastet: siehe Ihre Unternehmensstruktur ändern.
• Sie entscheiden noch, ob Sie eine LLC gründen: siehe LLC oder Einzelunternehmen und, wenn Sie über Forms 1099 bezahlt werden, brauchen selbstständige Auftragnehmer eine LLC.
• Sie sind kein US-Staatsbürger und nicht in den USA ansässig: Ihre LLC gilt für die Meldung in Form 5472 als Kapitalgesellschaft (26 CFR 301.7701-2), und Sie geben Kunden eine Form W-8, keine W-9; siehe Einreichung für eine LLC mit einem Mitglied in ausländischem Besitz und holen Sie sich Hilfe bei grenzüberschreitenden Steuern.
• Ihr Unternehmen ist in Kanada: siehe die Checkliste vom Einzelunternehmen zur Kapitalgesellschaft.