Independiente en Canadá pagado en USD: libros y T2125

¿Declaro en mi T2125 los ingresos en USD en dólares canadienses y a qué tipo de cambio?

Sí. El T2125 es el formulario de la CRA para el ingreso por trabajo independiente, y se llena en dólares canadienses. Un cliente de EE. UU. no envía un comprobante canadiense, pero el ingreso de una fuente fuera de Canadá igual cuenta (Income Tax Act, sec. 3). Un monto en otra moneda se convierte al tipo de cambio del día en que se originó (Income Tax Act, sec. 261(2)). La ley define ese tipo de cambio como el que cotiza el Banco de Canadá para el día, o para el día anterior más cercano cuando no hay cotización; otro tipo de cambio cuenta solo si la CRA lo acepta (sec. 261(1); Folio S5-F4-C1).

El ingreso por trabajo independiente debe declararse con el método de acumulación: el ingreso cuenta en el período en que se gana, sin importar cuándo se paga. Solo los agricultores, los pescadores y los agentes de comisiones independientes pueden elegir el método de efectivo (Guide T4002). Para los servicios, la ley considera que un monto es cobrable el día en que usted factura, o el día en que habría facturado sin demora indebida, lo que ocurra primero (Income Tax Act, sec. 12(1)(b)). Por eso, un trabajador independiente convierte cada factura al tipo de cambio de ese día, y retener una factura sin una buena razón no pasa el ingreso a un año posterior. La cifra de ventas del T2125 es la suma de esos montos en dólares canadienses.

Los promedios y otras fuentes de tipo de cambio son excepciones limitadas. La CRA puede aceptar un promedio para ciertas partidas de ingreso, pero por lo general no cuando los tipos de cambio varían mucho, y otra fuente solo si se cumplen todas las condiciones del folio. El tipo de cambio diario del Banco de Canadá para la fecha de cada factura evita ambas dudas. Las reglas de tipo de cambio y pagos de marketplaces explican las excepciones.

Un trabajador independiente que factura trabajo terminado y cobra en pocos días tiene un caso sencillo. Deja de serlo cuando:

• sus ventas totales, incluidos los clientes de EE. UU., están cerca de $30,000 o lo superan y no tiene cuenta de GST/HST;
• los clientes pagan anticipos antes de terminar el trabajo;
• una plataforma paga en una moneda distinta de la facturada;
• nunca se presentaron años anteriores;
• el dinero personal y el de los clientes comparten una misma cuenta.

Reúna todas las facturas, los estados de cuenta del banco y de la plataforma detrás de cada pago, el tipo de cambio que usó en cada fecha, los recibos de los gastos pagados en dólares estadounidenses y, si está cerca de ese límite, una lista de ventas por trimestre calendario.

¿Cómo organizo las facturas para que cada pago en USD muestre su fecha de factura, su fecha de pago y su valor en CAD?

Facture en la moneda acordada, aquí dólares estadounidenses, y lleve una fila por factura con tres fechas y el valor canadiense en cada una. La factura puede seguir en dólares estadounidenses; el valor en dólares canadienses va en los libros. La CRA dice que los registros de ingresos deben mostrar la fecha, el monto y la fuente, respaldados por documentos originales como facturas de venta y comprobantes de depósito bancario (Guide T4002).

El boletín archivado de la CRA incluye en el ingreso la ganancia o pérdida cambiaria de las cuentas del negocio y acepta distintos métodos para medirla, por ejemplo cuando se liquida una cuenta o cuando se convierten los dólares estadounidenses que se mantienen en una cuenta en moneda extranjera (IT-95R, párrs. 7 a 9). Siga cada diferencia en su propia línea, aparte de las ventas, para que ninguna se pierda. Para saber cuándo y cómo se registra y se grava, vea ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en dólares estadounidenses.

Cada fila del registro necesita:

• cliente, número de factura y fecha de la factura;
• monto en dólares estadounidenses, tipo de cambio del Banco de Canadá de esa fecha y valor en dólares canadienses;
• fecha del pago, dólares estadounidenses recibidos, tipo de cambio y valor en dólares canadienses;
• comisiones descontadas y monto neto que llegó al banco.

¿Necesito una cuenta bancaria en dólares estadounidenses y cambia lo que declaro el tenerla?

No. Las reglas de conversión aplican sin importar en qué moneda esté el dinero, y ninguna exige una cuenta en dólares estadounidenses. El ingreso se declara en dólares canadienses de cualquier forma (sec. 261(2)), y un propietario único no puede elegir declarar en dólares estadounidenses (sec. 261(3)).

Una cuenta en dólares estadounidenses le permite recibir y pagar en esa moneda sin convertir cada vez. El costo es contable: el saldo cambia de valor en dólares canadienses cuando se mueven los tipos de cambio, y cada conversión o pago en dólares estadounidenses crea una diferencia cambiaria. Para los asientos entre sus propias cuentas y el diferencial del banco, vea traspasos entre cuentas en CAD y USD. Mezclar dinero personal y de clientes en una misma cuenta es lo que dificulta respaldar el registro; llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable explica si se exige una cuenta de negocio aparte.

El Form T1135 es un informe aparte de bienes en el extranjero. Una cuenta en dólares estadounidenses en un banco canadiense no cuenta para él: solo cuentan los fondos situados, depositados o mantenidos fuera de Canadá, sin importar su moneda (sec. 233.3(1)). Una cuenta en un banco de EE. UU. puede contar para el costo total de $100,000 de bienes extranjeros especificados en cualquier momento del año; las preguntas sobre el T1135 de la CRA usan una cuenta en un banco de EE. UU. en su propio ejemplo. Se excluyen los bienes usados o mantenidos exclusivamente en un negocio activo, y que una cuenta determinada califique depende de cómo se use. Vea qué tenencias cuentan en el Form T1135.

¿Cómo registro las comisiones del banco, de la plataforma y de la conversión?

Registre la venta por el monto completo de la factura y luego registre cada comisión como un gasto propio. Registrar solo el depósito neto subestima las ventas: el T2125 empieza con las ventas brutas, las comisiones u honorarios antes de los gastos (Guide T4002).

1. Ventas: el monto de la factura, convertido al tipo de cambio de la fecha de la factura.
2. Comisión de la plataforma o del procesador: un gasto del negocio, convertido al tipo de cambio del día en que se cobró. La CRA permite un gasto corriente razonable incurrido para ganar ingresos del negocio (gastos del T2125).
3. Comisión bancaria o de transferencia que aparece por separado: la línea del T2125 para intereses y cargos bancarios, línea 8710.
4. Diferencial de la conversión: la diferencia entre el valor de sus dólares estadounidenses según el Banco de Canadá y los dólares canadienses que acreditó el banco. Siga esa diferencia en su propia línea; la guía de traspasos explica cómo se trata.

Las partes deben sumar el depósito: monto de la factura, más o menos la diferencia cambiaria entre la fecha de la factura y la fecha del pago, menos la comisión de la plataforma, menos la comisión del banco, menos el diferencial. Una diferencia que ninguna de ellas explica apunta a un registro faltante. Para saber en qué línea del T2125 va cada gasto, vea líneas de gastos del trabajador independiente.

¿Cómo registro los gastos que pago en dólares estadounidenses?

Convierta cada gasto al tipo de cambio del Banco de Canadá del día en que se originó, conserve el recibo en dólares estadounidenses y reclame el monto en dólares canadienses en la línea de ese tipo de gasto. La misma regla de la sección 261 que convierte los ingresos convierte los gastos.

Si pagó con una tarjeta en dólares canadienses, el estado de cuenta muestra los dólares canadienses cobrados. El folio no dice si esa cifra puede reemplazar el tipo de cambio del Banco de Canadá para el impuesto sobre la renta, así que conserve tanto el estado de cuenta como el tipo de cambio que usó para el día, y consulte a un profesional antes de confiar en la cifra del estado. Gastos pagados en moneda extranjera explica la elección entre el recibo y el estado de cuenta, y facturas de proveedores extranjeros explica el GST/HST sobre servicios comprados fuera de Canadá.

¿Cuentan los ingresos en USD de clientes de EE. UU. para el límite de inscripción del GST/HST?

Sí. El límite de pequeño proveedor es de $30,000, y la CRA cuenta los ingresos de suministros gravables, incluidos los suministros de tasa cero (suministros gravables sobre los que no se cobra GST/HST), y los de sus asociados, como una corporación que usted controla (CRA: cuándo inscribirse, RC4022). Un servicio prestado a un no residente es, por lo general, de tasa cero, bajo la regla general o, para servicios de asesoría, consultoría y profesionales, bajo una disposición aparte, con exclusiones en ambas (CRA: exportaciones de servicios). De cualquier forma, el ingreso igual cuenta.

La prueba no es anual. Se cumple al superar el límite en un solo trimestre calendario o en los últimos cuatro trimestres calendario consecutivos, así que revisarlo al momento de los impuestos puede ser demasiado tarde. En el primer caso, usted deja de ser pequeño proveedor con la venta que cruza el límite; en el segundo, en el final del mes siguiente al trimestre en que usted supera el límite. Cuente cada monto cuando vence, o cuando se paga si eso ocurre primero, convertido a dólares canadienses; el GST/HST tiene sus propias reglas de conversión, por lo que la cifra puede diferir de la de su T2125.

Para saber qué clientes de EE. UU. califican y qué comprobantes conservar, vea cobrar GST/HST a clientes de EE. UU.. Para la fecha de entrada en vigor, el 29 días habitual para solicitar, la inscripción tardía y la inscripción voluntaria por debajo del límite, vea cuándo inscribirse en el GST/HST.

¿Qué registros conservo de cada pago de un cliente y por cuánto tiempo?

Conserve los documentos que conectan la factura, el pago y el tipo de cambio, durante seis años desde el final del último año fiscal al que corresponden (CRA: registros del negocio). Si presenta tarde, ese plazo corre desde la fecha en que presenta (CRA: dónde conservar los registros).

De cada pago, conserve:

• el contrato o las condiciones por escrito, y la factura;
• el estado de cuenta del banco o de la plataforma que muestra el monto bruto, las comisiones y el depósito neto;
• el comprobante de la conversión, si el dinero se convirtió;
• una copia guardada del tipo de cambio del Banco de Canadá de cada fecha usada;
• en una venta de tasa cero, lo que muestre que el cliente está fuera de Canadá;
• el recibo original en dólares estadounidenses de cada gasto.

Los registros deben conservarse en su lugar de negocio o residencia en Canadá. Los registros guardados fuera de Canadá y consultados en línea desde Canadá no se consideran conservados en Canadá, y conservar registros electrónicos fuera de Canadá requiere el permiso de la CRA, así que una herramienta en línea alojada en el extranjero no basta por sí sola. Vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio y qué entregar a su contador como propietario único.

¿Cuánto impuesto debo reservar y debo hacer pagos anticipados?

Reserve una parte de cada pago, según una estimación de su utilidad neta; ningún porcentaje fijo sirve para todos. El impuesto se calcula sobre la utilidad neta, que es el ingreso menos los gastos, convertida a dólares canadienses, con las tasas federales y provinciales, más el CPP fuera de Quebec. Los trabajadores de Quebec, incluidos los independientes, están cubiertos por el QPP en su lugar (Guide T4002, capítulo 3).

Su registro de pagos ya da la utilidad neta acumulada del año. Pasar una parte de cada pago a una cuenta aparte en dólares canadienses, calculada con una estimación del impuesto sobre esa utilidad, le da una reserva de trabajo. La guía de impuestos explica las tasas del CPP y cómo se grava el ingreso por trabajo independiente.

Los pagos anticipados aplican cuando el impuesto neto adeudado supera $3,000 ($1,800 del impuesto federal neto adeudado para residentes de Quebec; Revenu Québec tiene sus propias reglas de pagos anticipados) en el año actual y en cualquiera de los dos años anteriores (CRA: pagos anticipados). Un trabajador independiente en un primer año grande de ingresos en dólares estadounidenses puede no deber ninguno ese año y luego enfrentar el saldo completo el 30 de abril del año siguiente. La declaración vence el 15 de junio, pero el saldo igual vence el 30 de abril (Guide T4002).

• Fechas de vencimiento: 15 de marzo, 15 de junio, 15 de septiembre y 15 de diciembre.
• Monto: la CRA envía recordatorios a quienes probablemente deban pagar, pero el umbral decide si usted debe pagar, no si llega un recordatorio. Puede pagar los montos de los recordatorios (basados en su última declaración determinada), calcular con la declaración del año pasado o estimar el año en curso (opciones).
• Costo de no pagar lo suficiente: la CRA cobra intereses por pagos anticipados tardíos o insuficientes. Se aplica una multa solo si los intereses por pagos anticipados superan $1,000 (intereses y multas).

¿Cuándo un trabajador independiente que cobra sobre todo en USD deja atrás la empresa individual?

Ningún nivel de ingresos obliga a constituir una corporación; las señales son prácticas. Constituirla traslada el trabajo a una declaración aparte: una corporación residente de Canadá presenta su propia T2 cada año fiscal, aunque no deba impuestos (CRA: guía de la T2). Las facturas, la cuenta bancaria, los libros y el formulario de situación fiscal que un cliente de EE. UU. tiene en archivo pasan entonces a nombre de la corporación. Una corporación que cumpla las condiciones también puede elegir presentar en dólares estadounidenses en el Form T1296, a más tardar el 60 días después del primer día del año fiscal; vea cobrar a clientes de EE. UU. a través de una corporación canadiense.

Señales que justifican hacerse la pregunta:

• los libros necesitan algo más que una hoja de cálculo;
• el ingreso en dólares estadounidenses superó el límite del GST/HST y sigue creciendo;
• ya empezaron los pagos anticipados;
• un cliente de EE. UU. pide contratar con una empresa.

Cada respuesta tiene costos y ventajas y desventajas a ambos lados de la frontera. Vea constituir una corporación para contratar con clientes de EE. UU. y, para los libros después, los libros después de constituir una empresa individual en corporación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos. Los tipos de cambio son dólares canadienses por dólar estadounidense (C$ y US$), y las cifras están redondeadas.

Un desarrollador que factura US$6,000 al mes

Un desarrollador de Edmonton factura a un cliente de EE. UU. US$6,000 al mes. A 1.35, cada factura es de C$8,100 y el año suma C$97,200. Si las facturas empiezan en enero, sin otras ventas y cada una pagadera al emitirse, tres suman C$24,300 en el primer trimestre calendario, por debajo del límite de un solo trimestre. Seis suman C$48,600 al final del segundo trimestre, por encima del límite de cuatro trimestres, así que deja de ser pequeño proveedor a fines de julio. Los servicios son por lo general de tasa cero, así que no se cobra GST/HST, pero cuentan. La inscripción en el GST/HST es la primera pregunta, mucho antes del T2125.

Una diseñadora y las tres fechas

Una diseñadora de Toronto factura US$2,000 el 1 de marzo, cuando el tipo de cambio es 1.34, así que las ventas son C$2,680. El cliente paga el 20 de marzo a 1.35, cuando los US$2,000 valen C$2,700, C$20 más de lo registrado. Ella conserva los dólares estadounidenses y los convierte el 10 de abril a 1.38, y recibe C$2,760, otros C$60. La cifra de ventas del T2125 sigue en C$2,680. Los C$80 en total son una diferencia cambiaria, no ventas adicionales, y no se ignora: la guía de tipo de cambio explica cuándo se mide y cómo se grava.

Un editor cerca del límite

Un editor de Vancouver gana US$20,000 al año de tres clientes de EE. UU. y C$5,000 de clientes locales. A 1.35, los clientes de EE. UU. suman C$27,000, así que las ventas totales son C$32,000. La mayor parte es de tasa cero, pero todo cuenta para el límite, y el total lo supera. El primer paso es encontrar el trimestre en que el total pasó el límite; vea cuándo inscribirse en el GST/HST.

¿Su caso es distinto?

• Sus ventas están cerca de $30,000 o lo superan, o todavía no tiene cuenta de GST/HST: la fecha de inscripción puede haber pasado ya. Vea cuándo inscribirse en el GST/HST y pida ayuda con el registro contable.
• Los pagos en dólares estadounidenses ya no caben en una hoja de cálculo, o el dinero personal y el de clientes comparten una cuenta: el registro puede reconstruirse a partir de los estados de cuenta. Vea reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta del banco y pida ayuda con el registro contable.
• Nunca se declararon años anteriores de ingresos en dólares estadounidenses, o la CRA le escribió: vea reconstruir los ingresos en dólares estadounidenses de años pasados y pida ayuda con el registro contable.
• Un cliente paga anticipos o retainers antes de hacer el trabajo: la fecha en que se gana el ingreso puede ser distinta de la fecha en que llega el dinero. Vea cobros anticipados de clientes e ingresos no devengados.
• Una plataforma le paga y se queda con una parte: vea ventas en dólares estadounidenses y pagos de marketplaces.
• Un cliente de EE. UU. le pide el Form W-8BEN o W-9, retiene impuestos o le envió un Form 1099: vea la guía para trabajadores independientes de Canadá con clientes de EE. UU..
• La empresa de EE. UU. fija su horario, le da las herramientas o le paga por nómina: puede que no sea un trabajador independiente en absoluto. Vea contratista o empleado en Canadá.
• Es ciudadano de EE. UU. o titular de una green card: EE. UU. también puede exigir una declaración por este ingreso. Vea estadounidenses que viven en Canadá.
• Está pensando en constituir una corporación: vea constituir una corporación para contratar con clientes de EE. UU. y cobrar a clientes de EE. UU. a través de una corporación canadiense, y pida ayuda con la constitución de empresas.
• Vive en Quebec: Revenu Québec tiene sus propias reglas de impuesto sobre la renta y de QST, y por lo general administra allí el GST/HST, y usted paga el QPP en lugar del CPP. Esta página no las cubre.