Qué hace que la CRA audite a un pequeño negocio

¿Cómo elige la CRA a un pequeño negocio o corporación para una auditoría?

La CRA no publica una lista de factores que provocan una auditoría. Indica que sus sistemas de evaluación de riesgo identifican las declaraciones con alto riesgo de incumplimiento, y que luego un funcionario de la CRA revisa información de varias fuentes para decidir si hace falta una auditoría (CRA: auditorías de negocios). La evaluación considera factores como la frecuencia con que aparecen errores en las declaraciones, y la CRA puede comparar un expediente con otros similares (CRA: lo que debe saber sobre las auditorías). Las páginas de la CRA nombran solo algunos factores y no indican su peso, así que cualquier «lista de factores» más larga es una suposición.

La CRA sí publica las señales que la llevan a verificar los ingresos de forma indirecta en una auditoría de negocios. Están en la sección siguiente. Un caso no es sencillo cuando el dinero del negocio y el personal comparten una cuenta, el propietario de una corporación le debe dinero a la corporación de un cierre de ejercicio a otro, los ingresos declarados están por debajo de los de negocios similares o la CRA ya ha escrito. Una carta que pide respaldo de una sola partida suele ser una revisión, no una auditoría; la guía de la carta de revisión o auditoría de la CRA explica la diferencia.

Reúna primero: todos los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de los años en cuestión (del negocio y personales), los registros de ventas conciliados con los depósitos, el libro del préstamo del accionista si hay una corporación, y las declaraciones presentadas conciliadas con la contabilidad.

¿Qué señales de ingresos no declarados busca la CRA?

La CRA indica que, por lo general, usa un método de verificación indirecta de ingresos cuando hay indicios de una o más de cinco señales (CRA: auditorías de negocios). Son las palabras de la propia CRA sobre cuándo verifica los ingresos de forma indirecta en una auditoría; la CRA no dice que estas señales decidan qué expedientes se eligen. La verificación indirecta significa que la CRA pone a prueba los ingresos declarados con otro método, y no solo con la contabilidad.

El método indirecto más común es el método del patrimonio neto. La CRA indica que necesita un panorama financiero completo de la unidad familiar del propietario, por lo que, cuando usa este método, pedirá los registros financieros personales del cónyuge del propietario del negocio y de cualquier otro miembro del hogar que contribuya (CRA: auditorías de negocios). Las plataformas en línea que reportan ventas a la CRA se explican en reporte de plataformas digitales a la CRA.

¿Usar una sola cuenta bancaria para gastos del negocio y personales aumenta el riesgo?

Sí, una vez que empieza una auditoría. La CRA nombra el uso indistinto de cuentas del negocio y personales como una señal que lleva a una verificación indirecta de ingresos (CRA: auditorías de negocios); no dice que esa señal decida qué expedientes se eligen. La ley exige llevar registros con la forma y la información que permitan determinar el impuesto por pagar (Income Tax Act, subsección 230(1)). Una cuenta mezclada convierte cada línea en una pregunta: ¿gasto del negocio, retiro del propietario u otra cosa?

Para un propietario único o un socio, los pagos personales son retiros del propietario y no gastos. Para una corporación, los costos personales que paga pueden convertirse en un beneficio gravable para el propietario (subsección 15(1)) o en un préstamo que el propietario le debe; vea beneficios para el accionista encontrados en una auditoría. Si las cuentas ya están mezcladas, anote cada pago personal en una copia de trabajo con su respaldo y conserve los estados de cuenta tal como los emitió el banco. En una corporación, un asiento de préstamo del accionista necesita pruebas de una obligación real de devolverlo; sin ellas, el pago puede ser en cambio un beneficio gravable, y un asiento contable por sí solo no decide cuál de los dos es (CRA: folio sobre préstamos de accionistas, párrafos 1.13–1.14). Vea reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta. Los costos del negocio que usted pagó personalmente se registran al revés; vea gastos del negocio pagados personalmente.

Si al ordenar los registros descubre que falta un ingreso o un impuesto en una declaración ya presentada, lea sobre la divulgación voluntaria antes de presentar una corrección: antes de cualquier contacto con la CRA, después del contacto. Que una divulgación sea aceptada depende del momento y de otras condiciones.

¿Qué significa que los libros sean propensos a errores y cómo es una contabilidad en orden?

La CRA indica que los libros y registros pueden ser propensos a errores cuando una sola persona hace la mayor parte de la contabilidad, o cuando las funciones principales del negocio las realiza una persona o un grupo pequeño de personas relacionadas (CRA: auditorías de negocios). Si usted lleva la contabilidad y nadie la revisa, vea llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable. La CRA no define qué es una «contabilidad en orden». La primera fila de la tabla es un requisito legal y la segunda es la guía de la CRA sobre ese requisito; el resto son pasos prácticos que ayudan frente a las señales anteriores.

La tabla de señales anterior también incluye las ventas conciliadas con los depósitos y una segunda persona que revise.

Si los registros son inadecuados, el Ministro puede exigir a una persona que lleve los registros y libros que él especifique (subsección 230(3)).

¿Un préstamo grande del accionista o muchas ganancias retenidas hacen que marquen a una corporación?

La lista de señales de la CRA no incluye las ganancias retenidas ni el saldo de un préstamo del accionista, y sus páginas sobre auditorías de negocios, selección de auditorías y auditorías de GST/HST no nombran ninguno de los dos como factor. Las ganancias retenidas son la utilidad que una corporación ha conservado.

Un préstamo del accionista importa por otra razón: si una auditoría llega a los libros de la corporación, el saldo decide si se aplica una regla tributaria. Cuando un accionista, o una persona conectada con él, recibe un préstamo de la corporación o queda endeudado con ella, por lo general ese monto se incluye en su ingreso de ese año (subsección 15(2)). La regla no alcanza a un prestatario que sea una corporación residente en Canadá, ni a una sociedad de personas formada solo por esas corporaciones. No se incluye si se devuelve dentro de un año después del fin del año fiscal de la corporación en que se hizo el préstamo y la devolución no forma parte de una serie de préstamos u otras transacciones y devoluciones (subsección 15(2.6)). Otras excepciones están en las subsecciones 15(2.2) a 15(2.5).

Un saldo que ha crecido de un cierre de ejercicio a otro necesita un libro fechado que muestre qué se retiró, qué se devolvió y cómo. Vea cuenta del préstamo del accionista para el libro y préstamos del accionista para la regla.

¿Pueden elegirse para auditoría las declaraciones de GST/HST por separado?

Sí. La CRA indica que las declaraciones de GST/HST se eligen para auditoría o examen tanto por evaluación de riesgo como por selección aleatoria de expedientes, y que estas auditorías se centran en errores y omisiones al presentar (CRA: auditoría y examen del GST/HST). La misma página indica que las solicitudes de reembolso se revisan antes de pagarse y que algunas se examinan más a fondo. Esa página de la CRA muestra la fecha 22 de junio de 2017.

La selección aleatoria significa que una declaración de GST/HST puede elegirse sin ninguna señal de riesgo, así que la declaración de GST/HST debe conciliar con los mismos registros de ventas y compras que la declaración del impuesto sobre la renta. Para una carta sobre el GST/HST, vea revisiones y auditorías de GST/HST.

¿Qué pedirá primero un auditor y los registros de quién entran en el alcance?

La CRA indica que el auditor normalmente le pedirá sus registros electrónicos antes de reunirse con usted (CRA: auditorías de negocios). Los auditores no pueden recibir archivos por correo electrónico; los documentos se entregan por un servicio seguro en línea, por correo postal o en una oficina de la CRA.

Los registros dentro del alcance van más allá del negocio (consejo tributario de la CRA; CRA: auditorías de negocios):

La CRA también puede agrupar entidades relacionadas como una entidad económica y auditar a más de un miembro. Si el auditor propone cambios, la carta con la propuesta da 30 días para estar de acuerdo o en desacuerdo (RC4188).

¿Qué registros debo conservar, en qué forma y por cuánto tiempo?

Conserve la mayoría de los registros y libros de contabilidad, con sus comprobantes de respaldo, durante seis años contados desde el final del último año fiscal al que se refieren (subsección 230(4); CRA: cómo conservar registros).

Los registros de bienes de largo plazo y de acciones, y otro historial que afecte una venta o liquidación posterior, pueden tener que conservarse de forma indefinida (CRA: cómo conservar registros). Se aplican otros plazos cuando un negocio o una corporación cierra, o cuando se presenta una objeción o una apelación; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio. Las copias escaneadas y el almacenamiento en la nube se explican en recibos escaneados para la CRA. Lo que debe mostrar un recibo está en requisitos de la CRA para los recibos. Hasta cuántos años atrás puede la CRA hacer una nueva determinación es un límite aparte; vea hasta cuántos años atrás puede la CRA hacer una nueva determinación.

¿Una contabilidad en orden garantiza que no habrá auditoría?

No. La CRA elige expedientes por evaluación de riesgo, puede compararlos con expedientes similares y, en el caso del GST/HST, también elige al azar. Además, puede considerar información de otras auditorías o investigaciones (RC4188; CRA: auditoría y examen del GST/HST). La selección aleatoria no depende de su contabilidad, y la información de otras auditorías viene de fuera de ella.

Lo que cambia una contabilidad en orden es cómo transcurre la auditoría. La evaluación de riesgo de la CRA considera la probabilidad o frecuencia de errores en las declaraciones, así que declaraciones exactas ayudan en ese factor; la CRA no indica cuánto pesa. Tener los registros conciliados también le permite responder las preguntas de la auditoría con documentos, aunque la CRA decide qué acepta. Una auditoría no significa que la declaración estuviera mal: la CRA indica que termina sin ajuste, con una nueva determinación con más impuesto o con una nueva determinación con reembolso (RC4188).

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

Compras de supermercado pagadas desde la cuenta del negocio

Un contratista propietario único tiene ingresos de C$90,000. Durante todo el año, las compras de supermercado y el alquiler de la vivienda del propietario salen de la cuenta del negocio, unos C$24,000 en total. El uso indistinto de las cuentas es una señal de la lista. Una solución habitual tiene dos partes: abrir una cuenta personal aparte de ahora en adelante y registrar la parte personal de los C$24,000 ya pagados como retiros del propietario, no como gastos. Los costos del negocio siguen siendo gastos del negocio. Un registro fechado de los retiros permite al propietario demostrar qué pago fue cuál.

Un propietario que le debe dinero a la corporación

Una corporación con cierre de ejercicio en diciembre le presta C$45,000 a su accionista, una persona física, en marzo del Año 1. Un acuerdo escrito demuestra una obligación real de devolver el dinero, y no se aplica ninguna otra excepción de préstamo.

• Al cierre del Año 1: los libros muestran C$45,000 por cobrar al accionista.
• Al cierre del Año 2: el saldo sigue siendo de C$45,000. El plazo para devolver el monto del Año 1 venció el 31 de diciembre del Año 2.
• Después del Año 2: si no se devolvió dentro de ese plazo, los C$45,000 pueden incluirse en el ingreso del propietario del Año 1. Una devolución que forma parte de una serie de préstamos y devoluciones no cuenta. El libro del préstamo y las fechas de devolución son lo primero que hay que revisar.
• Si se incluyó: una devolución posterior es deducible en el año en que se hace, salvo que forme parte de esa serie (párrafo 20(1)(j)).

Sin una obligación real de devolverlo, el mismo pago puede ser en cambio un beneficio para el accionista incluido en el ingreso del Año 1 conforme a la subsección 15(1); un asiento en la cuenta del préstamo por sí solo no crea el plazo de devolución.

Una tienda que declara menos que las tiendas similares

Una tienda pequeña declara ventas de C$150,000, C$148,000 y C$152,000 en tres años, y cada año tiene ingresos menores que los de tiendas similares de su sector. Es una señal de la lista. La tienda guarda los reportes diarios de caja y concilia las ventas brutas con los depósitos, el efectivo que aún conserva, los gastos en efectivo documentados, las comisiones de tarjetas y las diferencias de tiempo. Las ventas se registran aunque el dinero no se haya depositado. También conserva las facturas de proveedores y el contrato de arrendamiento, de modo que un margen menor que el de tiendas similares tiene una razón documentada.

¿Su caso es distinto?

• La CRA ya le escribió: siga los pasos de la guía de la carta de revisión o auditoría de la CRA. Si los registros detrás de la carta no concilian, o muestran ingresos que faltan en una declaración anterior, busque ayuda con la contabilidad antes de responder.
• El dinero del negocio y el personal están mezclados, el saldo de un préstamo del accionista ha crecido o una sola persona lleva toda la contabilidad sin que nadie la revise: hay que ordenar los registros antes de la próxima presentación, y al ordenarlos pueden aparecer errores en años anteriores. Vea cuenta del préstamo del accionista, llevar su propia contabilidad o contratar a un responsable contable y ayuda con la contabilidad.
• Sus ingresos parecen bajos para su sector, o sus gastos se pagan en parte con dinero de fuera del negocio (ahorros del extranjero, regalos de familiares, la venta de una propiedad): compruebe que las ventas concilien con los depósitos y que existan documentos del otro dinero antes de que la CRA los pida; una diferencia es difícil de explicar solo con un total. Vea ayuda con la contabilidad.
• La contabilidad o las declaraciones llevan meses o años de atraso: vea ponerse al día con la contabilidad atrasada, o reconstruir la contabilidad a partir de los estados de cuenta si solo tiene los estados de cuenta. Si los registros están tan atrasados, vea ayuda con la contabilidad. Si una corporación tiene declaraciones sin presentar, vea ponerse al día con las declaraciones corporativas sin presentar.
• La CRA calificó algunos gastos como personales: vea beneficios para el accionista encontrados en una auditoría.
• Recibió una carta sobre GST/HST o nómina: vea revisiones y auditorías de GST/HST o auditorías de nómina.
• Su negocio o corporación está en Quebec o Alberta: la CRA sigue administrando el impuesto federal sobre la renta, pero no administra el impuesto provincial de las corporaciones de Quebec ni de Alberta (CRA: impuesto provincial de las corporaciones), por lo que una auditoría provincial sigue el proceso de esa provincia. En Quebec, la CRA no administra el impuesto provincial sobre la renta de las personas (CRA: impuesto provincial y territorial para personas), y Revenu Québec (la autoridad tributaria de Quebec) administra el GST/HST de un negocio ubicado físicamente allí (CRA: inscribirse para obtener un número empresarial). Esta página trata de la CRA.