Líneas de gastos del T2125: dónde va cada gasto del negocio

Presentar un T2125 por primera vez: ¿en qué línea va cada gasto?

El T2125 pide cada costo del negocio una sola vez, en la línea de la Parte 4 que lleva su nombre, y solo la parte de negocio de un costo mixto. Una línea sin nada que declarar se deja en blanco, y la guía de la CRA no menciona multa por eso. La Guide T4002 de la CRA explica cada línea, y el formulario T2125 las enumera en el orden de la tabla de abajo.

Un caso no es sencillo cuando su primer año incluye equipo, un vehículo, una oficina en casa o un T4A; cuando el dinero personal y el del negocio comparten una cuenta; cuando vende bienes; o cuando ya presentó antes y ahora sospecha que se omitió una línea o se puso en el lugar equivocado (vea la sección sobre cambiar una declaración presentada). Reúna los estados de cuenta del banco y de las tarjetas ordenados por categoría, los recibos, un registro de los kilómetros de negocio si maneja y los costos de su vivienda si trabaja allí.

Los cargos bancarios aparecen dos veces: el formulario nombra la línea 8710 «Interest and bank charges», y la T4002 también los enumera bajo la 8871. Reclame cada cargo una sola vez, en una sola línea. Líneas como la 8810 y la 8811 se suman al mismo total en la 9368, así que dudar entre ellas cambia dónde aparece un monto, no el total. Para saber si un regalo, un curso o la cuota de un club es deducible, vea gastos del negocio que acepta la CRA.

Estas son líneas federales del T2125 más reciente que ha publicado la CRA; revise el formulario del año en que presente.

¿Tengo que usar todas las líneas de gastos y hay multa por dejar algunas en blanco?

No. El formulario pide solo la parte de negocio de los gastos que tuvo, así que una línea sin nada que declarar queda en blanco. La T4002 no menciona multa por una línea sin usar.

La T4002 sí enumera multas por otras cosas (capítulo 1): no declarar ingresos de forma repetida, llevar registros inadecuados y hacer una declaración falsa u omisión a sabiendas o por negligencia grave. Esa última multa es la mayor entre $100 o 50% del impuesto subestimado y de ciertos montos relacionados (Income Tax Act, sección 163). La CRA también puede rechazar un gasto que usted no pueda respaldar. Dejar fuera un gasto real puede significar pagar más impuesto del necesario, y una declaración presentada se puede cambiar (vea abajo).

¿En qué línea van mi teléfono, mis suministros y mis honorarios?

Las facturas de teléfono van en la 9220, los suministros en la 8810 o la 8811, y los honorarios en la 8860 o la 8871, según el costo de que se trate.

• Teléfono: no deduzca la tarifa mensual básica de su teléfono fijo en casa, pero las llamadas de larga distancia de negocio hechas desde él sí son deducibles. Una línea aparte que use solo para llamadas de negocio es deducible a su tarifa básica. En un celular, deduzca el porcentaje del tiempo de uso que dedica a generar ingresos del negocio (T4002). El aparato es equipo, no un costo de la 9220.
• Suministros: la 8810 es para artículos pequeños generales no ligados a un espacio de trabajo; la 8811 es para artículos que se consumen para dar sus bienes o servicios, que normalmente están ligados al espacio de trabajo.
• Honorarios: la ayuda contable, legal y de registro contable va en la 8860, igual que la ayuda para preparar las declaraciones del impuesto sobre la renta y del GST/HST. Los honorarios por comprar bienes de capital se suman a su costo. Los honorarios de gestión y administración van en la 8871.
• Alquiler y viajes: el alquiler de locales del negocio es la 8910, nunca el de su vivienda. Los viajes son la 9200; operar su propio auto es la 9281.
• Subcontratistas y ayudantes: la Parte 4 no tiene una línea con ese nombre. La línea de subcontratos del formulario (8360) está en la Parte 3D, para ayuda externa con los bienes que vende (T4002, capítulo 2; vea costo de los bienes vendidos). Conviene confirmar antes de presentar dónde declara esos pagos un negocio de servicios.

¿Por qué solo se permite una parte de mi reclamo de comidas?

Puede reclamar como máximo 50% de lo que gastó en comida, bebidas y entretenimiento, o de un monto razonable si es menor. Anote el monto limitado en la 8523 (T4002).

En la mayoría de los casos el mismo límite se aplica a las comidas de un viaje de negocios, aunque el viaje esté en la 9200. La T4002 enumera casos en que el límite no se aplica, como un negocio que sirve comidas a clientes de forma habitual a cambio de un pago, o una comida que usted factura a su cliente y muestra en la factura. También fija reglas distintas para los camioneros de larga distancia elegibles y para los mensajeros a pie y en bicicleta. Mantenga las comidas en su propia categoría contable a costo completo, para que el monto limitado se calcule una sola vez.

¿Qué va en la línea 9270 (otros gastos) y qué debo detallar ahí?

La línea 9270 contiene costos de generar ingresos que no encajan en ninguna otra línea y que no son de capital. La T4002 dice que debe detallar estos gastos en el formulario, y la línea dice «Other expenses (specify)».

La T4002 menciona algunos ejemplos: modificaciones elegibles de un edificio relacionadas con una discapacidad, pagos de arrendamiento de propiedad usada en el negocio y el costo de asistir hasta a dos convenciones al año relacionadas con el negocio, con la parte de comida o entretenimiento limitada como se explicó. Una pérdida terminal sobre un bien depreciable, cuando ya no queda ningún bien en la clase, también se deduce en la 9270 (nota final del T2125). El arrendamiento de un vehículo de pasajeros no es un costo de la 9270: pasa por el Chart C al Chart A y va a la 9281. El equipo no es un costo de la 9270: la T4002 dice que el costo de una computadora, un celular, un fax o un equipo similar no se puede deducir.

La lista de la Parte 4 no nombra todos los costos: una suscripción de software o un sitio web, por ejemplo, no tiene una línea propia. Un costo que no encaja en ninguna línea con nombre va en la 9270 con una descripción.

¿Dónde van el equipo, mi auto y mi oficina en casa?

El equipo, un vehículo y una oficina en casa no se reclaman como compras simples. Cada uno pasa por su propio cálculo antes de llegar al formulario.

Para las clases de CCA y los montos del primer año, vea deducción por costo de capital; para el porcentaje de la oficina en casa, uso del hogar para el negocio; para un auto, el registro de uso del vehículo.

¿A qué año pertenece un gasto?

La mayoría de los trabajadores independientes deben usar el método de acumulación: un gasto pertenece al año en que lo incurre, lo haya pagado o no (T4002). La T4002 permite a los agricultores, pescadores y agentes de comisiones que son trabajadores independientes usar en su lugar el método de efectivo, en el que un gasto pertenece al año en que se paga. La Parte 1 del formulario tiene una casilla de efectivo o acumulación (Cash or Accrual).

Con el método de acumulación, un costo pagado por adelantado se reclama en el año o los años en que obtiene el beneficio. Con el método de efectivo, no puede deducir un pago adelantado que corresponda a un año dos o más años posterior al año en que lo pagó (T4002). Para una venta facturada en un año y pagada en el siguiente, vea ventas de diciembre cobradas en enero.

¿Cómo hago coincidir mis categorías contables con las líneas del T2125?

Asigne a cada categoría de gasto una línea del T2125 y ponga el número de línea en el nombre de la categoría, para que los totales de fin de año sean una suma y no una reconstrucción.

1. Nombre las categorías según las líneas que use, por ejemplo «Publicidad 8521».
2. Mantenga las comidas, los costos del vehículo, los costos de la casa y el equipo en sus propias categorías, porque cada uno tiene un límite o se calcula en su propio cuadro.
3. Estos no son gastos de la Parte 4, así que manténgalos fuera de las categorías de gastos: sus propios retiros (el dinero que saca del negocio; es capital, se muestra en la Parte 9 y no es deducible), el capital de los préstamos, los gastos personales y el GST/HST que recupera como crédito fiscal por insumos.
4. Concilie las categorías con los montos permitidos de la Parte 4: aplique el límite de comidas, la parte de negocio de los costos mixtos y el cálculo del vehículo; use la CCA reclamada, no el costo de compra del equipo; deje los costos de la casa para el cuadro de la Parte 7 y la línea 9945. Esos montos permitidos suman los gastos totales de la 9368.

El formulario indica dejar el GST/HST fuera de los gastos cuando se reclamó un crédito fiscal por insumos o ya se remitió el impuesto, e incluirlo cuando usa el Quick Method. La T4002 dice que los gastos deducibles incluyen el GST/HST que incurre, menos cualquier crédito fiscal por insumos reclamado (capítulo 3); por eso, si no está inscrito y no reclama crédito, deje el impuesto en cada gasto. Para la parte contable, vea registro contable para trabajadores independientes. Una corporación se asigna a códigos GIFI, no a líneas del T2125; vea un plan de cuentas para el GIFI.

¿Puedo deducir gastos de mis ingresos del T4A en el T2125?

Sí, si el monto del T4A es ingreso de trabajo independiente. Cuenta en el ingreso bruto que muestra en la Parte 3 del T2125 (línea 8000), y los costos de generarlo van en las líneas de la Parte 4 de arriba, sin importar quién le pagó. Su ingreso neto de la línea 9946 va después en la línea correspondiente de su declaración (formulario). La página del comprobante T4A envía un monto de la casilla 048 a la línea de trabajo independiente que corresponda de su declaración y las comisiones de la casilla 020 a la línea 13899. Si un T4A determinado es ingreso de trabajo independiente, y qué hacer cuando difiere de sus facturas, se explica en el comprobante de honorarios por servicios.

Soy socio: ¿qué líneas uso?

Si la sociedad presenta una declaración informativa de sociedad de personas, no vuelva a enumerar sus gastos: anote el monto de ingresos de su comprobante T5013 en el monto 5A de la Parte 5. Si no tiene que presentarla, llene primero las secciones de ingresos y de ingreso neto antes de ajustes del formulario para la sociedad, y luego use su parte en el 5A. Los costos que usted pagó y que la sociedad no le reembolsó van en la Parte 6 y en la 9943, incluido un vehículo personal usado para el negocio de la sociedad. No se pueden reclamar en otra parte del formulario, y los límites descritos arriba, como los de comidas y vehículos, siguen aplicando (formulario; T4002 capítulo 2 y capítulo 3). Vea la primera declaración de una sociedad colectiva.

Olvidé gastos en una declaración que ya presenté: ¿puedo corregirlo?

Puede pedir a la CRA que cambie una declaración presentada para reclamar un gasto, una vez que tenga su aviso de determinación, en su cuenta de la CRA bajo «Change my return» o por correo con el Form T1-ADJ (CRA).

No se puede emitir un reembolso por una solicitud hecha más de 10 años calendario después del fin del año fiscal. Una solicitud por correo necesita documentos de respaldo por el monto completo, y la solicitud de un año anterior se envía por separado de su declaración actual. Espere la respuesta a una solicitud antes de enviar otra. Algunas declaraciones no se pueden cambiar en línea; la página de la CRA indica cuáles.

¿Qué comprobantes guardo para cada línea?

Guarde un recibo u otro comprobante de cada costo, además de los estados de cuenta bancarios y los cheques cancelados (CRA: registros del negocio). Para saber qué debe mostrar un recibo, vea requisitos de recibos de la CRA. Conserve los registros durante seis años desde el final del último año fiscal al que se refieren; si la declaración se presentó tarde, seis años desde el día en que se presenta (Income Tax Act, sección 230). Una objeción, una apelación o un requerimiento de la CRA pueden exigir más tiempo; vea cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

• Cualquier línea, sin recibo: anote en su diario de gastos el nombre y la dirección del vendedor, el monto, la fecha y para qué fue. Vea gastos del negocio sin recibos.
• Vehículo motorizado (9281): recibos, más registros que muestren los kilómetros recorridos por negocio y en total.
• Celular (9220): recibos, más cómo calculó el porcentaje de negocio.
• Equipo (9936): la factura de compra, porque la CCA parte de su costo.
• Otros gastos (9270): la descripción que anota en el formulario.

Qué entregar a un contador está en qué darle a su contador como propietario único.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos y están en dólares canadienses.

Un consultor que usa cinco líneas

Un consultor gasta C$800 en publicidad (8521), C$600 en seguro de responsabilidad (8690), C$500 en honorarios de registro contable (8860) y C$1,200 en un plan de celular que usa a medias para el negocio (C$600 en la 9220). Las comidas con clientes cuestan C$400; con el límite de 50%, C$200 van en la 8523. Los gastos totales en la 9368 son C$2,700, y todas las demás líneas quedan en blanco.

Una vendedora en línea que omitió categorías

Una vendedora de artesanías en línea usa cinco líneas de gastos y deja el resto en blanco, y la T4002 no menciona multa por eso. Cuando llega el aviso de determinación, descubre C$900 de publicidad que dejó fuera. Pide a la CRA que cambie la declaración y suma C$900 a la 8521. Cualquier reembolso depende de sus cifras de impuestos y de que la solicitud esté dentro del plazo.

Una laptop y una caja de papel

Una laptop de C$2,000 es equipo. No va en la 8810; se enumera en el Área B y su deducción se reclama en la 9936, por un monto de hasta el máximo que dan las reglas de la CCA para ese año. Una caja de papel para impresora de C$40 es un artículo pequeño de oficina y va en la 8810.

¿Su caso es distinto?

• Su primer año incluye equipo, un auto, una oficina en casa y un T4A, o ya presentó antes y sospecha líneas omitidas o incorrectas: qué línea lleva cada costo, qué es de capital y si hay que cambiar años anteriores dependen de sus registros y de las reglas de su año. Vea ayuda con impuestos de individuos y, si sus libros no están organizados por línea, ayuda con registro contable.
• Vende bienes o tiene inventario: vea costo de los bienes vendidos en el T2125.
• Está inscrito en el GST/HST o usa el Quick Method: vea el Quick Method en los libros y el GST/HST cobrado como ingreso.
• Su negocio es una corporación: use un plan de cuentas para el GIFI; una corporación no tiene T2125.
• Gana en dólares estadounidenses o es ciudadano de EE. UU. con un negocio canadiense: vea un freelancer que cobra en USD y Schedule C a partir de los libros de un negocio canadiense.
• Vive en Quebec: un residente de Quebec debe revisar también el estado de negocio propio de Revenu Québec, que esta página no cubre.
• Faltan varios años de declaraciones o de libros: vea ponerse al día con declaraciones sin presentar y reconstruir los libros a partir de los estados de cuenta, y obtenga ayuda con registro contable.
• La CRA le pidió sus recibos o los registros de su auto: vea gastos del negocio sin recibos y el registro de uso del vehículo, y luego obtenga ayuda con impuestos de individuos.