Registrar un negocio en Ontario: nombre del propietario único y BN

¿Cómo se registra una empresa individual en Ontario?

Si trabaja con su nombre legal completo, no registra nada ante Ontario. Cualquier otro nombre comercial debe registrarse en el Ontario Business Registry (OBR) antes de usarlo. La tarifa del gobierno es $60, el registro dura cinco años y la renovación cuesta lo mismo (tarifas de Ontario; Business Names Act, ss. 2 y 4).

Para presentar en línea necesita un Ontario.ca Login, una Ontario Business Account, un correo electrónico y una tarjeta de débito o de crédito (Ontario).

Un caso deja de ser sencillo cuando vence su primera declaración con ingresos del negocio, cuando las ventas superan el límite del GST/HST, cuando se suma un socio, cuando planea constituir una corporación, cuando es nuevo en Canadá o cuando ya usó un nombre que nunca registró. Cada situación se trata abajo.

Qué reunir (O. Reg. 399/21, s. 14; aviso de Ontario):

• Su nombre legal completo y una dirección para notificaciones
• El nombre comercial y una búsqueda gratuita en el OBR que muestre que todavía no está en uso
• La dirección de su lugar principal de negocios, en Ontario o, si no tiene uno aquí, fuera de Ontario
• Un código NAICS de su actividad principal; el formulario en línea sugiere uno cuando escribe la actividad
• Un correo electrónico oficial del negocio; la clave de la empresa se envía solo a ese correo
• Sus ventas anuales previstas, para decidir sobre el GST/HST

¿Necesita registrar una empresa individual en Ontario si usa su propio nombre?

No. La sección 2(2) de la Business Names Act prohíbe que una persona haga negocios, o identifique el negocio ante el público, con un nombre distinto del suyo, a menos que ese nombre esté registrado. La guía de Ontario lo dice igual: regístrese si no usa su propio nombre.

Ontario entiende "su propio nombre" como su nombre completo: su aviso de registro exige que un propietario único registre cualquier nombre distinto del nombre completo de la persona. Por eso "Jane Lee Design" debe registrarse (aviso de Ontario).

Usar un nombre comercial sin registrarlo tiene dos costos conforme a la ley:

• Una multa. Usar un nombre sin registrar y sin causa razonable es una infracción, con una multa, tras una condena, de hasta $2,000 para una persona física (s. 10).
• Sin demanda sin autorización. No puede demandar ante un tribunal de Ontario por ese negocio sin el permiso del tribunal. El tribunal debe concederlo si la omisión fue involuntaria, no hay pruebas de que se engañara al público y usted cumple la ley al solicitarlo (s. 7). Un contrato no es nulo ni anulable solo porque usted no estaba registrado cuando lo celebró (s. 7(3)).

¿Cuánto cuesta registrar un nombre comercial en Ontario y cuánto dura?

Un registro nuevo cuesta $60, y también cada renovación. Los cambios y las cancelaciones son gratuitos. Un registro es efectivo por cinco años desde el día en que se acepta (tarifas de Ontario; ley, s. 4(1.1)).

La renovación se abre en su cuenta del OBR 6 meses antes del vencimiento y sigue abierta hasta 60 días después. Pasados los 60 días no puede renovar: registra el mismo nombre de nuevo como un registro nuevo y recibe un nuevo Business Identification Number y una nueva clave de la empresa (servicios del OBR).

Reglas de nombres que sorprenden a los propietarios nuevos (ley, ss. 2(5) y 4(3); O. Reg. 399/21, ss. 3, 7 y 8; aviso de Ontario):

• Solo letras romanas, numerales arábigos y signos de puntuación permitidos. Un nombre en chino o en otro alfabeto se registra como una traducción en letras romanas; después puede usar el original junto al nombre registrado.
• Ninguna palabra que sugiera una forma de organización que usted no es, así que una empresa individual no puede usar "Limited", "Inc." ni "Corporation".
• El nombre de otra persona necesita su consentimiento por escrito (o el de un heredero, si falleció en los últimos 30 años) y su participación importante en el negocio.

Busque en el OBR antes de registrarse. El registro no le da el uso exclusivo del nombre. Si el suyo es igual o engañosamente parecido a un nombre que otra persona registró, o a su propio nombre, esa persona puede demandarlo por los daños causados, y un tribunal que falle a su favor ordena cancelar su registro (ley, s. 6; aviso de Ontario).

¿Qué recibe después de registrarse: una Master Business Licence, un BIN y una clave de la empresa?

Recibe por correo electrónico un Certificate of Registration y un registro de información de la inscripción (Registration Information). El certificado reemplazó a la Master Business Licence y muestra el nombre, su BIN y las fechas de entrada en vigor y de vencimiento; juntos sirven como prueba de su nombre comercial ante un banco (aviso de Ontario). El registro viene con dos números:

Ontario confirma que el BIN no es el número de negocio de la CRA, y el reglamento lo exige en las modificaciones, renovaciones y cancelaciones (s. 14(2)). Una clave de la empresa perdida puede pedirse gratis al ministerio (OBR).

A pesar del nombre antiguo, el registro cubre solo el nombre. Algunas actividades también necesitan una licencia o un permiso federal, provincial o municipal; Ontario remite a BizPaL, una herramienta gratuita en línea, para encontrarlos (Ontario).

¿Registrar un nombre comercial crea un negocio aparte?

No. Una empresa individual es un negocio no constituido en corporación que pertenece a una sola persona, sin condición legal separada de su propietario. Sus riesgos alcanzan sus bienes personales, y su ganancia tributa como ingreso suyo en el Form T2125 (CRA). La guía de Ontario agrega que usted responde por todas las deudas y pérdidas (Ontario).

El registro anota un nombre; no crea un nuevo contribuyente ni un escudo de responsabilidad. Para eso, vea empresa individual o corporación.

¿Necesita un número de negocio de la CRA para una empresa individual de Ontario?

Solo cuando abre una cuenta de programa de la CRA. Un negocio no constituido en corporación necesita un número de negocio (BN) solo cuando se registra para una cuenta de programa como GST/HST o nómina (CRA).

Primero verifique si ya tiene uno. La CRA incluye a Ontario entre las provincias donde recibe un BN al registrarse o constituir, y no emite un segundo BN al mismo negocio ni a la misma entidad jurídica; las cuentas nuevas se agregan a la existente (CRA). Puede encontrarlo iniciando sesión en su Ontario Business Account (CRA).

Para obtener un BN o agregar una cuenta, use Business Registration Online. La mayoría de los registros nuevos deben hacerse en línea desde 3 de noviembre de 2025 (CRA), y desde 14 de julio de 2026 el servicio solo se abre mediante una cuenta de la CRA o un Sign-In Partner; la opción de inicio de sesión provincial es solo para Columbia Británica y Alberta. Si nunca ha presentado una declaración canadiense (como muchos recién llegados), no ha presentado en los últimos dos años o no puede cumplir los requisitos de la cuenta de la CRA, la CRA indica que use el Form RC1 en su lugar (CRA). Los residentes se registran con su SIN; los no residentes usan una vía distinta.

¿Cuándo debe registrarse para el GST/HST un propietario único de Ontario?

El registro pasa a ser obligatorio cuando sus ventas gravables superan $30,000 en un trimestre calendario o en cuatro trimestres consecutivos; puede registrarse antes por decisión propia (CRA). Ontario no tiene un impuesto provincial sobre las ventas aparte: usa el HST, que administra la CRA, así que hay una sola cuenta de impuesto sobre las ventas (tasas de la CRA).

Las reglas de momento, y qué hacer si superó el límite sin registrarse, están en cuándo registrarse para el GST/HST.

¿Qué presenta un propietario único de Ontario en la temporada de impuestos?

Presenta el Form T2125 con su propia declaración T1, un T2125 por cada negocio (T4002, Capítulo 2). Los trabajadores independientes generalmente usan el 31 de diciembre como cierre de año (T4002, Capítulo 1); otro cierre de año requiere una elección en el Form T1139, presentada con su declaración del primer año del negocio en su fecha de vencimiento (Income Tax Act, s. 249.1(4)).

Las fechas provienen del calendario de la CRA. Sobre las tasas del CPP y el impuesto sobre la ganancia, vea cómo tributa el ingreso de un trabajador independiente; sobre cuándo empiezan los pagos anticipados, recordatorios de pagos anticipados de impuestos; sobre las líneas de gastos, líneas de gastos del trabajador independiente; sobre los registros, preparar la contabilidad de un negocio nuevo.

¿Puede un propietario único manejar varios nombres comerciales en Ontario?

Sí, pero cada nombre distinto del suyo debe registrarse (ley, s. 2(2)), y cada registro tiene su propia tarifa y su propio plazo de cinco años.

Para efectos fiscales, usted sigue siendo una sola persona:

• Impuesto sobre la renta: un T2125 y registros separados para cada negocio (T4002).
• Número de negocio: un BN para usted como entidad jurídica, al que se agregan las cuentas (CRA).
• GST/HST: un solo registro a su nombre cubre todos los nombres comerciales, y la prueba de pequeño proveedor usa las ventas de todos sus negocios combinadas (GST/HST Memorandum 2-1), más las ventas de asociados como una corporación que usted controle (Excise Tax Act, s. 148 y s. 127).

¿Qué debe actualizar en el Ontario Business Registry y con qué rapidez?

Informe cualquier cambio en los datos registrados dentro de 15 días, presentando un registro modificado en el OBR; no tiene tarifa (ley, s. 4(4); OBR). Eso abarca los datos que guarda el registro, como su lugar de negocios, su dirección para notificaciones y su código de actividad (O. Reg. 399/21, s. 14). Un nuevo correo electrónico oficial del negocio se informa de la misma forma. Un nombre comercial nuevo no es una modificación: necesita un registro nuevo y una tarifa (aviso de Ontario).

No presentar un cambio es una infracción conforme a la misma sección que operar sin registro, y además activa la restricción judicial de la sección 7. Cuando deje de usar el nombre, cancele el registro; cancelar es gratis (servicios del OBR).

¿Qué cambia si se suma un socio o usted constituye una corporación?

Cada situación cambia quién es el registrante y quién es el contribuyente, así que ninguna es una actualización de su registro actual.

Se suma un socio. Los socios deben registrar juntos el nombre de la firma de la sociedad de personas, a menos que el nombre esté formado por los nombres de los propios socios (ley, s. 2(3)–(4)). La CRA trata esto como un cambio de condición legal: usted llama a la CRA y, en la mayoría de los casos, cierra el BN y las cuentas existentes y registra otros nuevos (CRA). Vea sociedad de personas o corporación y la declaración del primer año de una sociedad colectiva.

Usted constituye una corporación. La corporación es una nueva persona jurídica. Constituir en Ontario registra automáticamente un nuevo BN para ella, pero las cuentas de GST/HST y de nómina de su BN anterior no se traspasan; usted las registra de nuevo (CRA). Si la corporación opera con su antiguo nombre comercial, la corporación misma debe registrar ese nombre (ley, s. 2(1)). Vea cómo constituir una corporación en Ontario y la lista de verificación para pasar de propietario único a corporación.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; las cifras están en dólares canadienses.

Una diseñadora de Toronto con su propio nombre

Una diseñadora factura como "Jane Lee", su nombre legal. No presenta nada ante el OBR y no paga ninguna tarifa. Sus ventas del primer año son C$22,000, por debajo del límite de C$30,000 del GST/HST, así que no abre ninguna cuenta de programa de la CRA. Presenta su T1 con el Form T2125 a más tardar el 15 de junio y paga cualquier saldo a más tardar el 30 de abril.

La misma diseñadora operando como "Lee Studio"

• Año 1: Registra "Lee Studio" en el OBR por C$60 antes de su primera factura con ese nombre. Recibe un Certificate of Registration, un BIN y una clave de la empresa.
• Año 2: Sus ventas superan C$30,000 en cuatro trimestres calendario consecutivos, pero nunca en un solo trimestre. Deja de ser pequeña proveedora al final del mes siguiente a ese trimestre y debe estar registrada para su primera venta posterior. Primero revisa su cuenta de Ontario para ver si tiene un BN, luego agrega la cuenta de GST/HST por medio de Business Registration Online, y cobra el HST desde esa venta.
• Año 6: El registro cumple cinco años. Lo renueva en línea por C$60 dentro del plazo y conserva el mismo BIN.

Una tutora de Ottawa con un primer año muy bueno

Una tutora obtiene C$80,000 netos en el año uno, sin impuesto retenido. Paga ambas partes del CPP en su T1, y solo su impuesto sobre la renta, sin contar el CPP, supera con creces C$3,000. Si vuelve a superar C$3,000 en el año dos, es posible que tenga que hacer pagos anticipados ese año, y la CRA suele enviar un recordatorio con un monto.

¿Su caso es distinto?

• Se acerca su primer T2125: vea líneas de gastos del trabajador independiente y obtenga ayuda con impuestos personales y de trabajadores independientes.
• Sus ventas superaron el límite del GST/HST sin registrarse: vea cuándo registrarse para el GST/HST y obtenga ayuda con impuestos personales y de trabajadores independientes.
• Ya usó un nombre comercial que nunca registró: obtenga ayuda para constituir su empresa para poner el registro en orden.
• Se suma un socio: vea la declaración del primer año de una sociedad colectiva y obtenga ayuda con impuestos personales y de trabajadores independientes.
• Está decidiendo si constituir una corporación: compare empresa individual o corporación, y luego use la lista de verificación para pasar de propietario único a corporación con ayuda para constituir su empresa.
• Es nuevo en Canadá: vea su primer año como residente fiscal de Canadá y obtenga ayuda con impuestos transfronterizos.
• Todavía no tiene la contabilidad lista: vea preparar la contabilidad de un negocio nuevo y contabilidad.
• La CRA le envió un recordatorio de pagos anticipados: vea recordatorios de pagos anticipados de impuestos.
• Está empezando en Columbia Británica o Alberta: vea registrarse en BC o registrarse en Alberta.