Registro de negócio em Ontário: nome do empresário individual e BN

Como se registra uma empresa individual em Ontário?

Se você trabalha com o seu nome legal completo, não registra nada em Ontário. Qualquer outro nome comercial deve ser registrado no Ontario Business Registry (OBR) antes de você usá-lo. A taxa do governo é $60, o registro dura cinco anos, e a renovação custa o mesmo (taxas de Ontário; Business Names Act, ss. 2 e 4).

Para fazer a entrega on-line, você precisa de um Ontario.ca Login, uma Ontario Business Account, um endereço de e-mail e um cartão de débito ou crédito (Ontário).

O caso deixa de ser simples quando vence a sua primeira declaração com rendimento do negócio, quando as vendas passam do limite do GST/HST, quando entra um sócio, quando você planeja constituir uma corporação, quando você é novo no Canadá ou quando você já usou um nome que nunca registrou. Cada um é tratado abaixo.

O que reunir (O. Reg. 399/21, s. 14; aviso de Ontário):

• Seu nome legal completo e um endereço para notificações
• O nome comercial e uma pesquisa gratuita no OBR que mostre que ele ainda não está em uso
• O endereço do seu principal local de negócios, em Ontário ou, se você não tiver nenhum aqui, fora de Ontário
• Um código NAICS para a sua atividade principal; o formulário on-line sugere um quando você digita a atividade
• Um e-mail oficial do negócio; a chave da empresa é enviada somente para ele
• Suas vendas anuais esperadas, para decidir sobre o GST/HST

Preciso registrar uma empresa individual em Ontário se uso o meu próprio nome?

Não. A seção 2(2) da Business Names Act proíbe uma pessoa física de fazer negócios, ou de identificar o negócio perante o público, sob um nome diferente do seu, a menos que esse nome esteja registrado. A orientação de Ontário diz o mesmo: registre-se se você não usa o seu próprio nome.

Ontário entende “o seu próprio nome” como o seu nome completo: o aviso de registro exige que o empresário individual registre qualquer nome que não seja o nome completo da pessoa. Assim, “Jane Lee Design” precisa ser registrado (aviso de Ontário).

Usar um nome comercial sem registrá-lo tem dois custos pela lei:

• Multa. Usar um nome não registrado sem motivo razoável é uma infração, com multa, em caso de condenação, de até $2.000 para uma pessoa física (s. 10).
• Nenhuma ação judicial sem autorização. Você não pode processar ninguém em um tribunal de Ontário por causa desse negócio sem a permissão do tribunal. O tribunal deve concedê-la se a falha foi inadvertida, não há prova de que o público foi enganado e você cumpre a lei ao fazer o pedido (s. 7). Um contrato não é nulo nem anulável só porque você não estava registrado quando o firmou (s. 7(3)).

Quanto custa registrar um nome comercial em Ontário, e por quanto tempo ele vale?

Um novo registro custa $60, e cada renovação também. Mudanças e cancelamentos são gratuitos. O registro vale por cinco anos a partir do dia em que é aceito (taxas de Ontário; lei, s. 4(1.1)).

A renovação abre na sua conta do OBR 6 meses antes do vencimento e fica aberta até 60 dias depois. Passados os 60 dias, você não pode renovar: registra o mesmo nome de novo como um novo registro e recebe um novo Business Identification Number e uma nova chave da empresa (serviços do OBR).

Regras de nome que pegam os novos proprietários (lei, ss. 2(5) e 4(3); O. Reg. 399/21, ss. 3, 7 e 8; aviso de Ontário):

• Somente letras romanas, algarismos arábicos e a pontuação permitida. Um nome em chinês ou em outra escrita é registrado como tradução em letras romanas; depois, você pode usar o original ao lado do nome registrado.
• Nenhuma palavra que sugira uma forma de organização que você não é; por isso, uma empresa individual não pode usar “Limited”, “Inc.” nem “Corporation”.
• O nome de outra pessoa exige o consentimento por escrito dela (ou de um herdeiro, se ela morreu nos últimos 30 anos) e o interesse relevante dela no negócio.

Pesquise no OBR antes de registrar. O registro não dá uso exclusivo do nome. Se o seu for igual a um nome que outra pessoa registrou, ou ao nome próprio dela, ou enganosamente parecido, ela pode processar você pelos danos causados, e o tribunal que decidir a favor dela manda cancelar o seu registro (lei, s. 6; aviso de Ontário).

O que você recebe depois de registrar: uma Master Business Licence, um BIN e uma chave da empresa?

Você recebe, por e-mail, um Certificate of Registration e um registro de Registration Information. O certificado substituiu a Master Business Licence e mostra o nome, o seu BIN e as datas de início e de vencimento; juntos, os dois servem de prova do nome do seu negócio em um banco (aviso de Ontário). O registro vem com dois números:

Ontário confirma que o BIN não é o número de empresa da CRA, e o regulamento o exige em alterações, renovações e cancelamentos (s. 14(2)). Uma chave da empresa perdida pode ser pedida gratuitamente ao ministério (OBR).

Apesar do nome antigo, o registro cobre apenas o nome. Algumas atividades também exigem uma licença ou autorização federal, provincial ou municipal; Ontário indica o BizPaL, uma ferramenta on-line gratuita, para encontrá-las (Ontário).

Registrar um nome comercial cria um negócio separado?

Não. Uma empresa individual é um negócio sem personalidade jurídica, de propriedade de uma só pessoa física, sem status legal separado do proprietário. Os riscos dela alcançam seus bens pessoais, e o lucro é tributado como a sua renda no Form T2125 (CRA). A orientação de Ontário acrescenta que você responde por todas as dívidas e prejuízos (Ontário).

O registro anota um nome; ele não cria um novo contribuinte nem um escudo de responsabilidade. Para isso, veja empresa individual ou corporação.

Preciso de um número de empresa da CRA para uma empresa individual de Ontário?

Somente quando você abre uma conta de programa da CRA. Um negócio sem personalidade jurídica só precisa de um número de empresa (BN) quando se registra em uma conta de programa, como GST/HST ou folha de pagamento (CRA).

Veja primeiro se você já tem um. A CRA inclui Ontário entre as províncias em que você recebe um BN ao se registrar ou constituir uma corporação e não emite um segundo BN para o mesmo negócio ou pessoa jurídica; as contas novas são acrescentadas à existente (CRA). Você pode encontrá-lo entrando na sua Ontario Business Account (CRA).

Para obter um BN ou acrescentar uma conta, use o Business Registration Online. A maioria dos novos registros precisa ser feita on-line desde 3 de novembro de 2025 (CRA), e desde 14 de julho de 2026 o serviço só abre por uma conta da CRA ou por um Sign-In Partner; a opção de login provincial vale somente para a Colúmbia Britânica e Alberta. Se você nunca entregou uma declaração canadense (como muitos recém-chegados), não entrega há dois anos ou não consegue cumprir os requisitos da conta da CRA, a CRA diz para usar o Form RC1 no lugar (CRA). Os residentes se registram com o SIN; os não residentes usam um caminho separado.

Quando o empresário individual de Ontário deve se registrar no GST/HST?

O registro passa a ser obrigatório quando suas vendas tributáveis passam de $30.000 em um trimestre-calendário ou em quatro trimestres consecutivos; você pode se registrar antes, por opção (CRA). Ontário não tem imposto provincial sobre vendas separado: usa o HST, que a CRA administra; por isso, há uma só conta de imposto sobre vendas (alíquotas da CRA).

As regras de prazo, e o que fazer se você passou do limite sem se registrar, estão em quando se registrar no GST/HST.

O que um empresário individual de Ontário entrega na época do imposto?

Você entrega o Form T2125 com a sua própria declaração T1, um T2125 para cada negócio (T4002, Capítulo 2). Os autônomos geralmente usam 31 de dezembro como fim do ano (T4002, Capítulo 1); outro fim de ano exige uma opção no Form T1139, entregue com a declaração do primeiro ano do negócio até o vencimento dela (Income Tax Act, s. 249.1(4)).

As datas vêm do calendário da CRA. Para as alíquotas do CPP e o imposto sobre o lucro, veja como a renda de autônomo é tributada; para saber quando as parcelas começam, lembretes de parcelas do imposto; para as linhas de despesas, linhas de despesas de autônomos; para os registros, montar a contabilidade de um novo negócio.

Um empresário individual pode ter vários nomes comerciais em Ontário?

Sim, mas cada nome diferente do seu próprio deve ser registrado (lei, s. 2(2)), e cada registro tem a própria taxa e o próprio prazo de cinco anos.

Para fins de imposto, você continua sendo uma só pessoa:

• Imposto de renda: um T2125 separado e registros separados para cada negócio (T4002).
• Número de empresa: um só BN para você como pessoa jurídica, com as contas acrescentadas a ele (CRA).
• GST/HST: um só registro em seu nome cobre todos os nomes comerciais, e o teste de pequeno fornecedor usa as vendas de todos os seus negócios somadas (GST/HST Memorandum 2-1), mais as vendas de associados, como uma corporação que você controla (Excise Tax Act, s. 148 e s. 127).

O que você deve atualizar no Ontario Business Registry, e com que rapidez?

Informe qualquer mudança nos dados registrados em até 15 dias, entregando uma alteração do registro no OBR; não há taxa (lei, s. 4(4); OBR). Isso cobre os dados que o registro mantém, como o local de negócios, o endereço para notificações e o código de atividade (O. Reg. 399/21, s. 14). Um novo e-mail oficial do negócio é informado da mesma forma. Um novo nome comercial não é uma alteração: exige um novo registro e uma nova taxa (aviso de Ontário).

Deixar de entregar uma mudança é uma infração pelo mesmo dispositivo de operar sem registro, e também aciona o impedimento judicial da seção 7. Quando você deixar de usar o nome, cancele o registro; o cancelamento é gratuito (serviços do OBR).

O que muda se entra um sócio ou se você constitui uma corporação?

Cada um muda quem é o registrante e o contribuinte; por isso, nenhum dos dois é uma atualização do seu registro existente.

Entra um sócio. Os sócios devem registrar juntos o nome da sociedade, a menos que ele seja formado pelos próprios nomes dos sócios (lei, s. 2(3)–(4)). A CRA trata isso como uma mudança de status legal: você liga para a CRA e, na maioria dos casos, encerra o BN e as contas existentes e se registra para novos (CRA). Veja sociedade ou corporação e a declaração do primeiro ano de uma sociedade de pessoas.

Você constitui uma corporação. A corporação é uma nova pessoa jurídica. Constituir uma corporação em Ontário registra automaticamente um novo BN para ela, mas as contas de GST/HST e de folha de pagamento do seu BN antigo não são transferidas para ela; você as registra de novo (CRA). Se a corporação opera sob o seu antigo nome comercial, ela mesma deve registrar esse nome (lei, s. 2(1)). Veja como constituir uma corporação em Ontário e a lista de passos da empresa individual para a corporação.

Exemplo

Estes exemplos são ilustrativos; os valores estão em dólares canadenses.

Uma designer de Toronto com o próprio nome

Uma designer fatura como “Jane Lee”, o nome legal dela. Ela não entrega nada ao OBR e não paga taxa. As vendas do primeiro ano são de C$22.000, abaixo do limite de C$30.000 do GST/HST; por isso, ela não abre nenhuma conta de programa da CRA. Ela entrega a T1 com o Form T2125 até 15 de junho e paga qualquer saldo até 30 de abril.

A mesma designer operando como “Lee Studio”

• Ano 1: Ela registra “Lee Studio” no OBR por C$60 antes da primeira fatura com esse nome. Recebe um Certificate of Registration, um BIN e uma chave da empresa.
• Ano 2: As vendas dela passam de C$30.000 em quatro trimestres-calendário consecutivos, mas nunca em um só trimestre. Ela deixa de ser pequena fornecedora no fim do mês seguinte a esse trimestre e deve estar registrada até a primeira venda depois disso. Ela confere primeiro se há um BN na conta dela de Ontário, depois acrescenta a conta de GST/HST pelo Business Registration Online e cobra o HST a partir dessa venda.
• Ano 6: O registro chega a cinco anos. Ela o renova on-line por C$60 dentro do prazo, mantendo o mesmo BIN.

Uma professora particular de Ottawa com um primeiro ano grande

Uma professora particular obtém C$80.000 líquidos no ano um, sem imposto retido. Ela paga as duas partes do CPP na T1, e só o imposto de renda dela, sem contar o CPP, passa bastante de C$3.000. Se passar de C$3.000 de novo no ano dois, ela pode ter de pagar parcelas nesse ano, e a CRA costuma enviar um lembrete com o valor.

E no seu caso?

• Seu primeiro T2125 está chegando: veja linhas de despesas de autônomos e conte com a ajuda com impostos de pessoa física e autônomos.
• Suas vendas passaram do limite do GST/HST sem registro: veja quando se registrar no GST/HST e conte com a ajuda com impostos de pessoa física e autônomos.
• Você já usou um nome comercial que nunca registrou: conte com a ajuda para abrir sua empresa para pôr o registro em ordem.
• Um sócio vai entrar: veja a declaração do primeiro ano de uma sociedade de pessoas e conte com a ajuda com impostos de pessoa física e autônomos.
• Você está decidindo se constitui uma corporação: compare empresa individual ou corporação e depois use a lista de passos da empresa individual para a corporação com a ajuda para abrir sua empresa.
• Você é novo no Canadá: veja seu primeiro ano como residente fiscal do Canadá e conte com a ajuda com impostos entre países.
• Sua contabilidade ainda não está montada: veja montar a contabilidade de um novo negócio e a ajuda com contabilidade.
• A CRA enviou um lembrete de parcelas: veja lembretes de parcelas do imposto.
• Você está começando na Colúmbia Britânica ou em Alberta: veja registrar-se na BC ou registrar-se em Alberta.