Đăng ký kinh doanh tại Ontario: tên doanh nghiệp một chủ và BN

Làm thế nào để đăng ký doanh nghiệp một chủ tại Ontario?

Làm việc dưới họ tên pháp lý đầy đủ của mình thì bạn không phải đăng ký gì với Ontario. Mọi tên doanh nghiệp khác phải được đăng ký trên Ontario Business Registry (OBR) trước khi bạn dùng. Lệ phí chính phủ là $60, đăng ký có hiệu lực năm năm, và gia hạn tốn cùng mức đó (lệ phí của Ontario; Business Names Act, ss. 2 và 4).

Để nộp trực tuyến, bạn cần Ontario.ca Login, Ontario Business Account, địa chỉ email và thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng (Ontario).

Một trường hợp không còn đơn giản khi đến hạn nộp tờ khai đầu tiên có thu nhập kinh doanh, khi doanh thu vượt giới hạn GST/HST, khi có đối tác tham gia, khi bạn định thành lập công ty, khi bạn mới đến Canada, hoặc khi bạn đã dùng một tên mà chưa đăng ký. Từng trường hợp được nói bên dưới.

Cần chuẩn bị (O. Reg. 399/21, s. 14; thông báo của Ontario):

• Họ tên pháp lý đầy đủ và địa chỉ nhận giấy tờ pháp lý (address for service) của bạn
• Tên doanh nghiệp, và kết quả tra cứu OBR miễn phí cho thấy tên chưa có người dùng
• Địa chỉ nơi kinh doanh chính của bạn, tại Ontario hoặc, nếu bạn không có nơi nào ở đây, ngoài Ontario
• Mã NAICS cho hoạt động chính của bạn; biểu mẫu trực tuyến gợi ý một mã khi bạn gõ hoạt động
• Địa chỉ email chính thức của doanh nghiệp; company key chỉ được gửi đến đó
• Doanh thu dự kiến hằng năm, để quyết định về GST/HST

Nếu dùng tên riêng, chủ doanh nghiệp một chủ tại Ontario có cần đăng ký không?

Không. Section 2(2) của Business Names Act cấm cá nhân kinh doanh, hoặc giới thiệu doanh nghiệp với công chúng, dưới tên khác với tên của mình trừ khi tên đó đã được đăng ký. Hướng dẫn của Ontario cũng nói như vậy: đăng ký nếu bạn không dùng tên riêng.

Ontario hiểu "tên riêng của bạn" là họ tên đầy đủ của bạn: thông báo đăng ký của họ yêu cầu chủ doanh nghiệp một chủ đăng ký mọi tên khác với họ tên đầy đủ của cá nhân. Vì vậy "Jane Lee Design" cần đăng ký (thông báo của Ontario).

Dùng tên doanh nghiệp mà không đăng ký có hai cái giá theo Act:

• Tiền phạt. Dùng tên chưa đăng ký mà không có lý do chính đáng là vi phạm, bị phạt khi bị kết tội đến $2.000 đối với cá nhân (s. 10).
• Không được kiện nếu không có phép. Bạn không thể kiện tại tòa án Ontario về doanh nghiệp đó nếu không có sự cho phép của tòa. Tòa phải cho phép nếu việc không đăng ký là vô ý, không có bằng chứng công chúng bị đánh lừa, và bạn tuân thủ Act khi nộp đơn (s. 7). Hợp đồng không vô hiệu hoặc có thể bị hủy chỉ vì khi ký bạn chưa đăng ký (s. 7(3)).

Đăng ký tên doanh nghiệp tại Ontario tốn bao nhiêu, và có hiệu lực bao lâu?

Đăng ký mới tốn $60, mỗi lần gia hạn cũng vậy. Thay đổi và hủy đăng ký thì miễn phí. Đăng ký có hiệu lực năm năm kể từ ngày được chấp nhận (lệ phí của Ontario; Act, s. 4(1.1)).

Gia hạn mở trong tài khoản OBR của bạn 6 tháng trước ngày hết hạn và còn mở đến 60 ngày sau. Quá 60 ngày bạn không thể gia hạn: bạn đăng ký lại cùng tên như một đăng ký mới và nhận Business Identification Number và company key mới (dịch vụ OBR).

Các quy tắc về tên thường làm chủ mới vấp (Act, ss. 2(5) và 4(3); O. Reg. 399/21, ss. 3, 7 và 8; thông báo của Ontario):

• Chỉ dùng chữ cái La-tinh, chữ số Ả Rập và dấu câu được phép. Tên bằng tiếng Trung hoặc chữ viết khác được đăng ký dưới dạng bản dịch bằng chữ La-tinh; sau đó bạn có thể dùng bản gốc bên cạnh tên đã đăng ký.
• Không có từ gợi ý một hình thức tổ chức mà bạn không phải, nên doanh nghiệp một chủ không được dùng "Limited", "Inc." hay "Corporation".
• Dùng tên người khác cần văn bản đồng ý của người đó (hoặc của người thừa kế, nếu họ mất trong vòng 30 năm qua) và lợi ích đáng kể của họ trong doanh nghiệp.

Hãy tra cứu OBR trước khi đăng ký. Đăng ký không cho bạn độc quyền dùng tên. Nếu tên của bạn giống, hoặc giống đến mức gây nhầm lẫn, với tên người khác đã đăng ký, hoặc với chính tên của họ, họ có thể kiện bạn đòi bồi thường thiệt hại do việc đó gây ra, và tòa án phán quyết cho họ sẽ ra lệnh hủy đăng ký của bạn (Act, s. 6; thông báo của Ontario).

Sau khi đăng ký bạn nhận được gì: Master Business Licence, BIN và company key?

Qua email, bạn nhận Certificate of Registration và hồ sơ Registration Information. Giấy chứng nhận thay thế Master Business Licence và ghi tên, BIN của bạn cùng ngày có hiệu lực và ngày hết hạn; hai tài liệu này cùng nhau là bằng chứng về tên doanh nghiệp của bạn tại ngân hàng (thông báo của Ontario). Đăng ký đi kèm hai mã số:

Ontario xác nhận BIN không phải là mã số doanh nghiệp của CRA, và quy định yêu cầu có BIN trên các hồ sơ sửa đổi, gia hạn và hủy (s. 14(2)). Có thể xin bộ phụ trách cấp lại company key bị mất miễn phí (OBR).

Dù tên cũ là vậy, đăng ký chỉ bao gồm tên. Một số hoạt động còn cần giấy phép hoặc giấy chứng nhận của liên bang, tỉnh bang hay địa phương; Ontario giới thiệu BizPaL, một công cụ trực tuyến miễn phí, để tìm chúng (Ontario).

Đăng ký tên doanh nghiệp có tạo ra một doanh nghiệp riêng không?

Không. Doanh nghiệp một chủ là doanh nghiệp chưa thành lập công ty, thuộc sở hữu của một cá nhân, không có tư cách pháp lý tách biệt với chủ sở hữu. Rủi ro của doanh nghiệp lan đến tài sản cá nhân của bạn, và lợi nhuận bị đánh thuế như thu nhập của bạn trên Form T2125 (CRA). Hướng dẫn của Ontario nói thêm rằng bạn chịu trách nhiệm về mọi khoản nợ và lỗ (Ontario).

Đăng ký ghi nhận một cái tên; nó không tạo ra một người nộp thuế mới hay lớp bảo vệ trách nhiệm. Muốn vậy, xem doanh nghiệp một chủ hay công ty.

Doanh nghiệp một chủ tại Ontario có cần mã số doanh nghiệp CRA không?

Chỉ khi bạn mở tài khoản chương trình của CRA. Doanh nghiệp chưa thành lập công ty chỉ cần mã số doanh nghiệp (BN) khi đăng ký tài khoản chương trình như GST/HST hoặc tiền lương (CRA).

Trước hết hãy kiểm tra xem bạn đã có chưa. CRA liệt kê Ontario trong các tỉnh bang nơi bạn nhận BN khi đăng ký hoặc thành lập công ty, và CRA không cấp BN thứ hai cho cùng một doanh nghiệp hoặc pháp nhân; tài khoản mới được thêm vào BN hiện có (CRA). Bạn có thể tìm bằng cách đăng nhập Ontario Business Account (CRA).

Để lấy BN hoặc thêm tài khoản, hãy dùng Business Registration Online. Phần lớn đăng ký mới phải làm trực tuyến từ ngày 3 tháng 11 năm 2025 (CRA), và từ ngày 14 tháng 7 năm 2026 dịch vụ chỉ mở qua tài khoản CRA hoặc Sign-In Partner; tùy chọn đăng nhập cấp tỉnh bang chỉ dành cho British Columbia và Alberta. Nếu bạn chưa từng nộp tờ khai Canada (như nhiều người mới đến), chưa nộp trong hai năm qua, hoặc không đáp ứng yêu cầu về tài khoản CRA, CRA nói hãy dùng Form RC1 (CRA). Người cư trú đăng ký bằng SIN; người không cư trú dùng đường riêng.

Khi nào chủ doanh nghiệp một chủ tại Ontario phải đăng ký GST/HST?

Việc đăng ký trở nên bắt buộc khi doanh thu chịu thuế của bạn vượt $30.000 trong một quý dương lịch hoặc trong bốn quý liên tiếp; bạn có thể tự chọn đăng ký sớm hơn (CRA). Ontario không có thuế bán hàng cấp tỉnh bang riêng: Ontario dùng HST do CRA quản lý, nên chỉ có một tài khoản thuế bán hàng (mức thuế của CRA).

Quy tắc về thời điểm, và việc cần làm nếu bạn vượt giới hạn mà chưa đăng ký, có trong khi nào đăng ký GST/HST.

Chủ doanh nghiệp một chủ tại Ontario phải nộp gì vào mùa khai thuế?

Bạn nộp Form T2125 cùng tờ khai T1 của chính mình, mỗi doanh nghiệp một T2125 (T4002, Chương 2). Người tự kinh doanh thường dùng ngày kết thúc năm là 31 tháng 12 (T4002, Chương 1); chọn ngày kết thúc năm khác cần lựa chọn trên Form T1139, nộp cùng tờ khai của năm đầu tiên của doanh nghiệp chậm nhất vào hạn của tờ khai đó (Income Tax Act, s. 249.1(4)).

Các ngày lấy từ lịch của CRA. Về mức đóng CPP và thuế trên lợi nhuận, xem thu nhập tự kinh doanh bị đánh thuế thế nào; về thời điểm bắt đầu nộp thuế tạm tính, xem nhắc nộp thuế tạm tính; về các dòng chi phí, xem các dòng chi phí của người tự kinh doanh; về hồ sơ, xem thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới.

Một chủ doanh nghiệp một chủ có thể chạy nhiều tên doanh nghiệp tại Ontario không?

Được, nhưng mỗi tên khác với tên của bạn phải được đăng ký (Act, s. 2(2)), và mỗi đăng ký có lệ phí riêng và thời hạn năm năm riêng.

Về thuế, bạn vẫn là một người:

• Thuế thu nhập: một T2125 riêng và hồ sơ riêng cho mỗi doanh nghiệp (T4002).
• Mã số doanh nghiệp: một BN cho bạn với tư cách pháp nhân, các tài khoản được thêm vào đó (CRA).
• GST/HST: một đăng ký đứng tên bạn bao trùm mọi tên thương mại, và phép thử nhà cung cấp nhỏ dùng doanh thu của tất cả doanh nghiệp của bạn cộng lại (GST/HST Memorandum 2-1), cộng doanh thu của các bên liên kết như công ty bạn kiểm soát (Excise Tax Act, s. 148 và s. 127).

Bạn phải cập nhật gì trên Ontario Business Registry, và nhanh đến mức nào?

Hãy báo mọi thay đổi đối với thông tin đã đăng ký trong vòng 15 ngày, bằng cách nộp đăng ký sửa đổi trên OBR; không mất phí (Act, s. 4(4); OBR). Việc này bao gồm các thông tin đăng ký lưu, như nơi kinh doanh, địa chỉ nhận giấy tờ pháp lý và mã hoạt động của bạn (O. Reg. 399/21, s. 14). Email chính thức mới của doanh nghiệp cũng được báo theo cách đó. Tên doanh nghiệp mới không phải là sửa đổi: nó cần một đăng ký mới và lệ phí (thông báo của Ontario).

Không nộp thay đổi là vi phạm theo cùng section với việc kinh doanh khi chưa đăng ký, và cũng kích hoạt việc cấm khởi kiện ở section 7. Khi bạn ngừng dùng tên, hãy hủy đăng ký; hủy đăng ký là miễn phí (dịch vụ OBR).

Điều gì thay đổi nếu có đối tác tham gia hoặc bạn thành lập công ty?

Mỗi trường hợp làm thay đổi ai là người đăng ký và người nộp thuế, nên cả hai đều không phải là cập nhật cho đăng ký hiện có của bạn.

Có đối tác tham gia. Các đối tác phải cùng đăng ký tên hãng của hợp danh, trừ khi tên gồm chính tên của các đối tác (Act, s. 2(3)–(4)). CRA coi đây là thay đổi tư cách pháp lý: bạn gọi CRA, và trong phần lớn trường hợp đóng BN và các tài khoản hiện có rồi đăng ký mới (CRA). Xem hợp danh hay công ty và tờ khai năm đầu của hợp danh chung.

Bạn thành lập công ty. Công ty là một pháp nhân mới. Thành lập công ty tại Ontario tự động đăng ký BN mới cho công ty, nhưng tài khoản GST/HST và tiền lương trên BN cũ của bạn không được chuyển sang; bạn đăng ký lại (CRA). Nếu công ty kinh doanh dưới tên doanh nghiệp cũ của bạn, chính công ty phải đăng ký tên đó (Act, s. 2(1)). Xem cách thành lập công ty tại Ontario và danh sách kiểm tra chuyển từ doanh nghiệp một chủ sang công ty.

Ví dụ

Các ví dụ này mang tính minh họa; số tiền bằng đô la Canada.

Một nhà thiết kế ở Toronto dùng tên riêng

Một nhà thiết kế xuất hóa đơn với tên "Jane Lee", tên pháp lý của cô. Cô không nộp gì cho OBR và không trả lệ phí. Doanh thu năm đầu là C$22.000, dưới giới hạn GST/HST C$30.000, nên cô không mở tài khoản chương trình CRA nào. Cô nộp T1 kèm Form T2125 chậm nhất vào ngày 15 tháng 6 và trả số thuế còn nợ chậm nhất vào ngày 30 tháng 4.

Cũng nhà thiết kế đó kinh doanh dưới tên "Lee Studio"

• Năm 1: Cô đăng ký "Lee Studio" trên OBR với C$60 trước hóa đơn đầu tiên dưới tên đó. Cô nhận Certificate of Registration, BIN và company key.
• Năm 2: Doanh thu của cô vượt C$30.000 trong bốn quý dương lịch liên tiếp, nhưng chưa bao giờ trong một quý. Cô hết là nhà cung cấp nhỏ vào cuối tháng sau quý đó và phải đăng ký chậm nhất từ lần bán đầu tiên sau đó. Cô kiểm tra tài khoản Ontario xem có BN chưa, rồi thêm tài khoản GST/HST qua Business Registration Online, và tính HST từ lần bán đó.
• Năm 6: Đăng ký đạt năm năm. Cô gia hạn trực tuyến với C$60 trong khoảng thời gian cho phép, giữ nguyên BIN.

Một gia sư ở Ottawa với năm đầu thu nhập lớn

Một gia sư có thu nhập ròng C$80.000 trong năm đầu, không bị khấu trừ thuế. Cô trả cả hai phần CPP trên T1, và riêng thuế thu nhập của cô, không tính CPP, cao hơn nhiều so với C$3.000. Nếu năm thứ hai lại vượt C$3.000, cô có thể phải nộp thuế tạm tính trong năm đó, và CRA thường gửi thư nhắc kèm số tiền.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Sắp đến hạn T2125 đầu tiên: xem các dòng chi phí của người tự kinh doanh và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân và người tự kinh doanh.
• Doanh thu của bạn đã vượt giới hạn GST/HST mà chưa đăng ký: xem khi nào đăng ký GST/HST và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân và người tự kinh doanh.
• Bạn đã dùng một tên doanh nghiệp mà chưa đăng ký: hãy nhờ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp để chỉnh lại đăng ký cho đúng.
• Sắp có đối tác tham gia: xem tờ khai năm đầu của hợp danh chung và nhờ hỗ trợ thuế cá nhân và người tự kinh doanh.
• Bạn đang cân nhắc có nên thành lập công ty: hãy so sánh doanh nghiệp một chủ hay công ty, rồi dùng danh sách kiểm tra chuyển từ doanh nghiệp một chủ sang công ty cùng hỗ trợ thành lập doanh nghiệp.
• Bạn mới đến Canada: xem năm đầu tiên của bạn với tư cách người cư trú về thuế tại Canada và nhờ hỗ trợ thuế xuyên biên giới.
• Sổ sách của bạn chưa được thiết lập: xem thiết lập sổ sách cho doanh nghiệp mới và ghi sổ kế toán.
• CRA đã gửi thư nhắc nộp thuế tạm tính: xem nhắc nộp thuế tạm tính.
• Bạn đang bắt đầu ở British Columbia hoặc Alberta: xem đăng ký tại BC hoặc đăng ký tại Alberta.