Enregistrer une entreprise en Ontario : nom et NE

Comment enregistrer une entreprise individuelle en Ontario?

Si vous travaillez sous votre nom légal complet, vous n'enregistrez rien auprès de l'Ontario. Tout autre nom d'entreprise doit être enregistré dans le Registre des entreprises de l'Ontario (OBR) avant que vous l'utilisiez. Les frais gouvernementaux sont de 60 $, l'enregistrement dure cinq ans, et le renouvellement coûte le même montant (frais de l'Ontario; Loi sur les noms commerciaux, art. 2 et 4).

Pour déposer en ligne, il vous faut une connexion Ontario.ca (Ontario.ca Login), un compte d'entreprise de l'Ontario (Ontario Business Account), une adresse courriel et une carte de débit ou de crédit (Ontario).

Votre dossier cesse d'être simple lorsque votre première déclaration avec un revenu d'entreprise arrive à échéance, lorsque vos ventes dépassent le seuil de la TPS/TVH, lorsqu'un associé se joint à vous, lorsque vous prévoyez vous constituer en société, lorsque vous êtes nouveau au Canada, ou lorsque vous avez déjà utilisé un nom sans l'avoir enregistré. Chaque cas est traité plus bas.

À réunir (Règl. de l'Ont. 399/21, art. 14; avis de l'Ontario) :

• Votre nom légal complet et une adresse aux fins de signification
• Le nom de l'entreprise, et une recherche gratuite dans l'OBR montrant qu'il n'est pas déjà utilisé
• L'adresse de votre établissement principal, en Ontario ou, si vous n'en avez pas ici, à l'extérieur de l'Ontario
• Un code SCIAN (NAICS) pour votre activité principale; le formulaire en ligne en suggère un lorsque vous saisissez l'activité
• Une adresse courriel officielle pour l'entreprise; la clé d'entreprise n'est envoyée qu'à cette adresse
• Vos ventes annuelles prévues, pour décider de la TPS/TVH

Faut-il enregistrer une entreprise individuelle en Ontario si vous utilisez votre propre nom?

Non. Le paragraphe 2(2) de la Loi sur les noms commerciaux interdit à un particulier d'exercer une entreprise, ou de la faire connaître au public, sous un nom autre que le sien, à moins que ce nom ne soit enregistré. Les indications de l'Ontario vont dans le même sens : enregistrez-vous si vous n'utilisez pas votre propre nom.

L'Ontario entend par « votre propre nom » votre nom complet : son avis d'enregistrement exige d'un entrepreneur individuel qu'il enregistre tout nom autre que le nom complet du particulier. Ainsi, « Jane Lee Design » doit être enregistré (avis de l'Ontario).

Utiliser un nom d'entreprise sans l'enregistrer entraîne deux conséquences en vertu de la Loi :

• Une amende. Utiliser un nom non enregistré sans motif raisonnable est une infraction, passible sur déclaration de culpabilité d'une amende pouvant atteindre 2 000 $ pour un particulier (art. 10).
• Aucune poursuite sans autorisation. Vous ne pouvez pas poursuivre devant un tribunal ontarien au sujet de cette entreprise sans l'autorisation du tribunal. Le tribunal doit l'accorder si l'omission était involontaire, s'il n'y a aucune preuve que le public a été induit en erreur et si vous respectez la Loi au moment de la demande (art. 7). Un contrat n'est pas nul ni annulable pour la seule raison que vous n'étiez pas enregistré lorsque vous l'avez conclu (par. 7(3)).

Combien coûte l'enregistrement d'un nom d'entreprise en Ontario, et combien de temps dure-t-il?

Un nouvel enregistrement coûte 60 $, tout comme chaque renouvellement. Les modifications et les annulations sont gratuites. Un enregistrement est valide pendant cinq ans à compter du jour où il est accepté (frais de l'Ontario; Loi, par. 4(1.1)).

Le renouvellement s'ouvre dans votre compte OBR 6 mois avant l'expiration et reste ouvert jusqu'à 60 jours après. Passé ce délai de 60 jours, vous ne pouvez plus renouveler : vous enregistrez le même nom de nouveau comme une nouvelle inscription et recevez un nouveau numéro d'identification d'entreprise et une nouvelle clé d'entreprise (services de l'OBR).

Les règles sur les noms qui piègent les nouveaux propriétaires (Loi, par. 2(5) et 4(3); Règl. de l'Ont. 399/21, art. 3, 7 et 8; avis de l'Ontario) :

• Seulement des lettres de l'alphabet latin, des chiffres arabes et la ponctuation permise. Un nom en chinois ou dans une autre écriture est enregistré sous forme de traduction en lettres latines; vous pouvez ensuite utiliser l'original à côté du nom enregistré.
• Aucun mot qui évoque une forme d'organisation que vous n'êtes pas; une entreprise individuelle ne peut donc pas utiliser « Limited », « Inc. » ni « Corporation ».
• Le nom d'une autre personne exige son consentement écrit (ou celui d'un héritier, si la personne est décédée depuis moins de 30 ans) et son intérêt important dans l'entreprise.

Faites une recherche dans l'OBR avant de vous enregistrer. L'enregistrement ne vous donne pas l'usage exclusif du nom. Si le vôtre est identique à un nom enregistré par une autre personne, ou à son propre nom, ou s'y prête à confusion, cette personne peut vous poursuivre pour les dommages causés, et un tribunal qui lui donne raison ordonne l'annulation de votre enregistrement (Loi, art. 6; avis de l'Ontario).

Que recevez-vous après l'enregistrement : une licence générale d'entreprise (Master Business Licence), un numéro d'identification d'entreprise et une clé d'entreprise?

Vous recevez par courriel un certificat d'enregistrement (Certificate of Registration) et un dossier de renseignements sur l'enregistrement (Registration Information). Le certificat a remplacé la licence générale d'entreprise (Master Business Licence) et indique le nom, votre numéro d'identification d'entreprise (BIN) ainsi que les dates d'entrée en vigueur et d'expiration; ensemble, les deux documents servent de preuve du nom de votre entreprise auprès d'une banque (avis de l'Ontario). L'enregistrement s'accompagne de deux numéros :

L'Ontario confirme que le BIN n'est pas le numéro d'entreprise de l'ARC, et le règlement l'exige pour les modifications, les renouvellements et les annulations (par. 14(2)). Une clé d'entreprise perdue peut être demandée gratuitement au ministère (OBR).

Malgré l'ancien nom, l'enregistrement ne couvre que le nom. Certaines activités exigent aussi une licence ou un permis fédéral, provincial ou municipal; l'Ontario renvoie à BizPaL, un outil en ligne gratuit, pour les trouver (Ontario).

L'enregistrement d'un nom d'entreprise crée-t-il une entreprise distincte?

Non. Une entreprise individuelle est une entreprise non constituée en société qui appartient à un seul particulier, sans statut juridique distinct de celui du propriétaire. Ses risques s'étendent à vos biens personnels, et son bénéfice est imposé comme votre revenu, au moyen du formulaire T2125 (ARC). Les indications de l'Ontario ajoutent que vous êtes responsable de toutes les dettes et de toutes les pertes (Ontario).

L'enregistrement consigne un nom; il ne crée ni nouveau contribuable ni bouclier contre la responsabilité. Pour cela, voir entreprise individuelle ou société.

Avez-vous besoin d'un numéro d'entreprise de l'ARC pour une entreprise individuelle en Ontario?

Seulement lorsque vous ouvrez un compte de programme de l'ARC. Une entreprise non constituée en société n'a besoin d'un numéro d'entreprise (NE) que lorsqu'elle s'inscrit à un compte de programme, comme la TPS/TVH ou la paie (ARC).

Vérifiez d'abord si vous en avez déjà un. L'ARC range l'Ontario parmi les provinces où vous recevez un NE à l'enregistrement ou à la constitution en société, et elle n'attribue pas un deuxième NE à la même entreprise ou à la même entité juridique; les nouveaux comptes s'ajoutent à celui qui existe (ARC). Vous pouvez le retrouver en ouvrant une session dans votre compte d'entreprise de l'Ontario (ARC).

Pour obtenir un NE ou ajouter un compte, utilisez l'Inscription d'entreprise en ligne. La plupart des nouvelles inscriptions doivent se faire en ligne depuis le 3 novembre 2025 (ARC), et depuis le 14 juillet 2026, le service ne s'ouvre que par un compte de l'ARC ou un partenaire de connexion; l'option de connexion provinciale ne vaut que pour la Colombie-Britannique et l'Alberta. Si vous n'avez jamais produit de déclaration canadienne (comme beaucoup de nouveaux arrivants), si vous n'avez rien produit au cours des deux dernières années ou si vous ne pouvez pas remplir les exigences du compte de l'ARC, l'ARC indique d'utiliser plutôt le formulaire RC1 (ARC). Les résidents s'inscrivent avec leur NAS; les non-résidents suivent une autre voie.

Quand un entrepreneur individuel de l'Ontario doit-il s'inscrire à la TPS/TVH?

L'inscription devient obligatoire dès que vos ventes taxables dépassent 30 000 $ au cours d'un seul trimestre civil ou de quatre trimestres consécutifs; vous pouvez vous inscrire plus tôt si vous le souhaitez (ARC). L'Ontario n'a pas de taxe de vente provinciale distincte : elle utilise la TVH, que l'ARC administre; il n'y a donc qu'un seul compte de taxe de vente (taux de l'ARC).

Les règles de calendrier, et ce qu'il faut faire si vous avez dépassé le seuil sans vous inscrire, se trouvent dans quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Que produit un entrepreneur individuel de l'Ontario au moment des impôts?

Vous produisez le formulaire T2125 avec votre propre déclaration T1, un formulaire T2125 pour chaque entreprise (T4002, chapitre 2). Les travailleurs autonomes utilisent généralement un exercice se terminant le 31 décembre (T4002, chapitre 1); une autre fin d'exercice exige un choix au moyen du formulaire T1139, produit avec votre déclaration de la première année de l'entreprise au plus tard à sa date d'échéance (Loi de l'impôt sur le revenu, par. 249.1(4)).

Les dates proviennent du calendrier de l'ARC. Pour les taux du RPC et l'impôt sur le bénéfice, voir comment le revenu d'un travailleur autonome est imposé; pour le début des acomptes provisionnels, rappels d'acomptes provisionnels; pour les lignes de dépenses, les lignes de dépenses d'un travailleur autonome; pour les registres, la tenue de livres d'une nouvelle entreprise.

Un entrepreneur individuel peut-il exploiter plusieurs noms d'entreprise en Ontario?

Oui, mais chaque nom autre que le vôtre doit être enregistré (Loi, par. 2(2)), et chaque enregistrement entraîne ses propres frais et sa propre durée de cinq ans.

Sur le plan fiscal, vous restez une seule personne :

• Impôt sur le revenu : un formulaire T2125 distinct et des registres distincts pour chaque entreprise (T4002).
• Numéro d'entreprise : un seul NE pour vous comme entité juridique, auquel les comptes s'ajoutent (ARC).
• TPS/TVH : une seule inscription à votre nom couvre tous les noms commerciaux, et le critère du petit fournisseur additionne les ventes de toutes vos entreprises (Mémorandum sur la TPS/TVH 2-1), ainsi que les ventes des personnes associées, comme une société que vous contrôlez (Loi sur la taxe d'accise, art. 148 et art. 127).

Que devez-vous mettre à jour dans le Registre des entreprises de l'Ontario, et dans quel délai?

Déclarez tout changement aux renseignements enregistrés dans les 15 jours, en déposant un enregistrement modifié dans l'OBR; c'est gratuit (Loi, par. 4(4); OBR). Cela vise les renseignements que contient l'enregistrement, comme votre établissement, votre adresse aux fins de signification et votre code d'activité (Règl. de l'Ont. 399/21, art. 14). Un nouveau courriel officiel de l'entreprise se déclare de la même façon. Un nouveau nom d'entreprise n'est pas une modification : il exige un nouvel enregistrement et de nouveaux frais (avis de l'Ontario).

Ne pas déclarer un changement est une infraction prévue par le même article que l'usage d'un nom non enregistré, et cela déclenche aussi l'interdiction de poursuivre de l'article 7. Lorsque vous cessez d'utiliser le nom, annulez l'enregistrement; l'annulation est gratuite (services de l'OBR).

Qu'est-ce qui change si un associé se joint à vous ou si vous vous constituez en société?

Chaque situation change qui est le déclarant et le contribuable; ni l'une ni l'autre n'est donc une mise à jour de votre enregistrement existant.

Un associé se joint à vous. Les associés doivent enregistrer ensemble la raison sociale de la société en nom collectif, à moins que le nom ne soit composé de leurs propres noms (Loi, par. 2(3) et (4)). L'ARC y voit un changement de statut juridique : vous appelez l'ARC et, dans la plupart des cas, vous fermez le NE et les comptes existants pour en ouvrir de nouveaux (ARC). Voir société de personnes ou société par actions et la première déclaration d'une société en nom collectif.

Vous vous constituez en société. La société par actions est une nouvelle personne juridique. La constitution en société en Ontario lui attribue automatiquement un nouveau NE, mais les comptes de TPS/TVH et de paie liés à votre ancien NE ne lui sont pas transférés; vous les ouvrez de nouveau (ARC). Si la société exerce ses activités sous votre ancien nom d'entreprise, elle doit elle-même enregistrer ce nom (Loi, par. 2(1)). Voir comment se constituer en société en Ontario et la liste de contrôle pour passer d'entrepreneur individuel à société.

Exemple

Ces exemples sont donnés à titre d'illustration; les montants sont en dollars canadiens.

Une designer de Toronto sous son propre nom

Une designer facture sous le nom « Jane Lee », son nom légal. Elle ne dépose rien dans l'OBR et ne paie rien. Ses ventes de première année sont de 22 000 $ CA, sous le seuil de TPS/TVH de 30 000 $ CA; elle n'ouvre donc aucun compte de programme de l'ARC. Elle produit sa T1 avec le formulaire T2125 au plus tard le 15 juin et paie tout solde au plus tard le 30 avril.

La même designer sous le nom « Lee Studio »

• Année 1 : Elle enregistre « Lee Studio » dans l'OBR pour 60 $ CA avant sa première facture sous ce nom. Elle reçoit un certificat d'enregistrement, un BIN et une clé d'entreprise.
• Année 2 : Ses ventes dépassent 30 000 $ CA sur quatre trimestres civils consécutifs, mais jamais au cours d'un seul trimestre. Elle cesse d'être une petite fournisseuse à la fin du mois suivant ce trimestre et doit être inscrite dès sa première vente suivante. Elle vérifie d'abord si son compte ontarien contient un NE, puis ajoute le compte de TPS/TVH par l'Inscription d'entreprise en ligne, et perçoit la TVH à partir de cette vente.
• Année 6 : L'enregistrement atteint cinq ans. Elle le renouvelle en ligne pour 60 $ CA dans le délai prévu, en conservant le même BIN.

Une tutrice d'Ottawa avec une première année exceptionnelle

Une tutrice a un revenu net de 80 000 $ CA la première année, sans impôt retenu. Elle paie les deux parts du RPC dans sa T1, et son impôt sur le revenu seul, sans compter le RPC, dépasse largement 3 000 $ CA. S'il dépasse de nouveau 3 000 $ CA la deuxième année, elle pourrait devoir verser des acomptes provisionnels cette année-là, et l'ARC envoie généralement un rappel avec un montant.

Votre situation est différente?

• Votre premier formulaire T2125 approche : voir les lignes de dépenses d'un travailleur autonome et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers et des travailleurs autonomes.
• Vos ventes ont dépassé le seuil de la TPS/TVH sans que vous vous inscriviez : voir quand s'inscrire à la TPS/TVH et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers et des travailleurs autonomes.
• Vous avez déjà utilisé un nom d'entreprise que vous n'avez jamais enregistré : obtenez de l'aide pour la constitution d'entreprise afin de régulariser l'enregistrement.
• Un associé se joint à vous : voir la première déclaration d'une société en nom collectif et obtenez de l'aide en fiscalité des particuliers et des travailleurs autonomes.
• Vous hésitez à vous constituer en société : comparez entreprise individuelle ou société, puis utilisez la liste de contrôle pour passer d'entrepreneur individuel à société avec l'aide pour la constitution d'entreprise.
• Vous êtes nouveau au Canada : voir votre première année comme résident fiscal du Canada et obtenez de l'aide en fiscalité transfrontalière.
• Votre tenue de livres n'est pas encore en place : voir la tenue de livres d'une nouvelle entreprise et la tenue de livres.
• L'ARC vous a envoyé un rappel d'acomptes provisionnels : voir rappels d'acomptes provisionnels.
• Vous démarrez en Colombie-Britannique ou en Alberta : voir enregistrer une entreprise en Colombie-Britannique ou en Alberta.