De empresa individual a corporación en Canadá: BN, GST/HST y banco

De empresa individual a corporación en Canadá: ¿qué cambia y en qué orden?

Todo lo que lleva su nombre o su número de negocio (BN) debe traspasarse o reemplazarse, porque la corporación es otra persona jurídica. La CRA trata la constitución de una corporación para un negocio existente como un cambio de condición legal: la corporación obtiene un BN nuevo, las cuentas de GST/HST (RT) y de nómina (RP) de su BN anterior no se traspasan a ella, y usted cierra el BN anterior y sus cuentas (CRA: Cambio de estatus legal).

Un caso no es sencillo cuando se traspasan activos de valor considerable (una elección fija su valor fiscal, y una elección tardía trae una multa o puede ser rechazada), cuando tiene personal o cuando está registrado para el GST/HST (la corporación también debe estar registrada para la elección GST44). El orden importa: las cuentas de la corporación deben existir antes de que el dinero de los clientes, las facturas y la nómina empiecen a pasar por ella.

Reúna primero: la fecha de traspaso, una lista de los activos con su costo y su valor de mercado, cada cuenta, plataforma, préstamo, arrendamiento, licencia y contrato a su nombre, y sus números BN, RT y RP con las últimas declaraciones presentadas.

Paso 1: ¿En qué fecha asume el negocio la corporación?

La fecha de traspaso es el día en que la corporación empieza a dirigir el negocio; todo lo anterior es suyo, y todo lo posterior es de la corporación. Póngala en un acuerdo de traspaso escrito que enumere lo que se traspasa. Elija una fecha para la que la cuenta bancaria y las cuentas de la CRA puedan estar listas, a menudo el primer día de un mes. Qué ventas y qué facturas caen de cada lado de la fecha se trata en La contabilidad después de constituir una empresa individual.

Paso 2: ¿La corporación conserva mi número de negocio?

No. La corporación obtiene un BN nuevo con una cuenta del impuesto sobre la renta de corporaciones (RC). Constituir a nivel federal, o en Alberta, Columbia Británica, Manitoba, Nuevo Brunswick, Nueva Escocia, Ontario, la Isla del Príncipe Eduardo o Saskatchewan, registra el BN nuevo automáticamente (CRA: Cuándo necesita un BN); en otros lugares, regístrelo ante la CRA cuando tenga los documentos de constitución. Luego registre las cuentas RT y RP en el BN nuevo si la corporación las necesita (CRA: Cambio de estatus legal). Un negocio ubicado físicamente en Quebec se registra y presenta el GST/HST ante Revenu Québec en su lugar (CRA: Registrarse como residente). Corregir una cuenta mal configurada se trata en Después de constituir.

Paso 3: ¿La corporación necesita su propio número de GST/HST?

Sí, si no es un pequeño proveedor o si decide registrarse. La prueba de $30,000 cuenta las ventas gravables de la corporación y de sus asociados (CRA: Cuándo registrarse; Excise Tax Act, sección 148), y una persona que controla una corporación es su asociada (subsección 127(2)). La asociación se evalúa al inicio de cada trimestre calendario, así que desde el primer trimestre completo de la corporación cuentan para su total sus ventas de los cuatro trimestres anteriores.

Si usted está registrado para el GST/HST, la elección que traspasa el negocio sin GST/HST (paso 5) requiere que la corporación también esté registrada: no está disponible cuando el vendedor está registrado y el comprador no (Excise Tax Act, párrafo 167(1)(b)). Por eso registre la corporación antes de la fecha de traspaso. La prueba de registro está en Cuándo registrarse para el GST/HST.

Un número de impuesto provincial sobre las ventas a su nombre tampoco se traspasa. Hay que avisar a Columbia Británica cuando un propietario único pasa a ser una corporación, y un número de PST no es transferible (BC: PST Bulletin 001); en otras provincias, pregunte a la provincia o a Revenu Québec si la corporación necesita su propio número de PST, RST o QST. Vea Cobrar GST/HST, PST y QST por provincia.

Paso 4: ¿Mi cuenta bancaria y mis plataformas de pago pasan a la corporación?

No. Abra una cuenta bancaria a nombre de la corporación y traspase los procesadores de tarjetas, los enlaces de pago y las plataformas en línea al nombre y al BN de la corporación antes de la fecha de traspaso. Una vez que la corporación ha asumido el negocio, sus ventas son por lo general ingreso suyo sin importar dónde llegue el dinero, así que un depósito en su cuenta personal debe rastrearse hasta los libros de la corporación y su declaración de GST/HST. Las plataformas informan a la CRA sobre los vendedores por nombre y número fiscal: un SIN para una persona física, un número de registro de negocio para una entidad (CRA: Información que comparten las plataformas). Una cuenta que se deja a su nombre informa las ventas de la corporación a nombre suyo. Para corregir dinero ya mezclado, vea Ingresos de la corporación en una cuenta personal.

Paso 5: Traspasar activos de una empresa individual a una corporación: ¿cuáles y a qué valor?

Cada elemento que se traspasa es una venta de usted a la corporación, así que enumere cada uno en el acuerdo de traspaso escrito. Como usted controla la corporación, no tiene con ella una relación sin vínculos (Income Tax Act, sección 251), por lo que una transferencia por debajo del valor de mercado se trata como una venta a valor de mercado para usted (sección 69). Traspasar un vehículo "gratis" no evita el impuesto, y si usted debe impuesto de ese año o de uno anterior, la corporación también pasa a responder por él, hasta el valor que no pagó (sección 160).

La alternativa es una elección de la sección 85: usted recibe una contraprestación que incluye acciones, y usted y la corporación eligen conjuntamente un monto acordado para cada activo elegible, que pasa a ser su ingreso por la venta y el costo de la corporación (Income Tax Act, subsección 85(1)). La elección va en el Form T2057, con vencimiento la fecha límite de presentación de la declaración del impuesto sobre la renta más temprana de cualquiera de las partes para el año de la transferencia (subsección 85(6)). Para el impuesto sobre la renta de Quebec, usted y la corporación también presentan el Form TP-518-V ante Revenu Québec a más tardar la fecha que sea posterior entre la fecha límite pertinente más temprana para presentar la declaración del impuesto sobre la renta y el último día del segundo mes después del cierre del año fiscal de la parte cuyo año termina después; presentarlo tarde trae una multa.

Los límites del monto acordado, la presentación tardía y las cuentas por cobrar están en Traspasar un negocio a una corporación.

El GST/HST es una cuestión aparte. Cuando la corporación adquiere la totalidad o casi la totalidad (en general, 90% o más) de los bienes necesarios para dirigir el negocio (CRA: Memorandum 14-4), usted y la corporación pueden hacer una elección conjunta en el Form GST44 para que no se deba GST/HST sobre la mayor parte del traspaso. Una corporación registrada lo presenta a más tardar la fecha de vencimiento de su primera declaración de GST/HST que cubra el impuesto que de otro modo surgiría por la transferencia. Los servicios que usted todavía prestará, los arrendamientos y las licencias siguen siendo gravables (Excise Tax Act, subsección 167(1.1)). Los activos aislados que se traspasan sin el resto del negocio no califican. En Quebec, la elección se presenta ante Revenu Québec en su propio formulario, indicado en Traspasar un negocio a una corporación.

Paso 6: Contratos, facturas y clientes: ¿qué cambia después de la fecha?

Desde la fecha de traspaso, las facturas y los contratos salen a nombre de la corporación y, si está registrada, con su propio número de GST/HST; una corporación federal debe usar su nombre legal en los contratos y las facturas (Corporations Canada: Cómo nombrar una corporación). Un cliente que reclama un crédito fiscal por insumos sobre una compra de $100 o más necesita el número de registro del proveedor en la factura (CRA: Requisitos de información del ITC). Nunca ponga su antiguo número RT en las facturas de la corporación; para corregir las facturas ya enviadas, vea Después de constituir.

Los contratos firmados a su nombre siguen siendo suyos hasta que el cliente firme uno nuevo o acepte una cesión, así que lea las condiciones de cada contrato. Envíe a clientes y proveedores el nombre legal, el BN, la dirección y los datos de pago de la corporación, con la fecha desde la que empezarán a tratar con ella, y conserve una copia. Los clientes que presentan un comprobante T4A o T5018 identifican a un destinatario empresarial por su número de negocio (CRA: Cómo llenar el comprobante T4A), así que deles los datos de la corporación y pídales que los comprobantes por sus ingresos nombren a la corporación, no a usted.

Paso 7: ¿Mis empleados necesitan una cuenta de nómina nueva?

Sí. La corporación, como nuevo empleador, necesita su propia cuenta RP, registrada antes de que venza su primera remesa: en general, el día 15 del mes posterior al primer pago con deducciones (CRA: Cuenta de nómina). La cuenta anterior debe hacer una remesa final dentro de 7 días calendario después del cambio de condición legal (CRA: Cuándo remitir). Antes de que se cierre, remita todas las retenciones en la fuente, presente las declaraciones informativas finales y entregue los comprobantes a los empleados, con vencimiento 30 días después de que el negocio anterior cese, a menos que el saldo anterior se traspase a la cuenta de la corporación (CRA: Cuándo presentar; CRA: Cerrar sus cuentas). Si el saldo anterior pasa a la corporación, y las reglas del empleador sucesor para el CPP y el EI, están en La contabilidad después de constituir una empresa individual.

Paso 8: ¿Las licencias, los seguros, los arrendamientos y mi nombre comercial se traspasan automáticamente?

No. Cada uno está a nombre de un titular con sus propias condiciones. Verifique cada uno con quien lo emitió o con la otra parte:

• Nombre comercial: un nombre que usted registró personalmente está registrado a su nombre. Una corporación federal que opera con un nombre distinto de su nombre legal registra ese nombre en cada provincia o territorio donde opera (Corporations Canada); una corporación provincial sigue las reglas de su provincia.
• Licencias, permisos y cuentas de compensación laboral: pregunte a cada emisor si la corporación necesita la suya.
• Seguros: haga que la corporación figure como asegurada antes de la fecha de traspaso.
• Arrendamientos y préstamos: se traspasan solo si el arrendador, el arrendante o el prestamista lo aceptan.
• Vehículos: transfiera el registro conforme a las reglas de su provincia, junto con el seguro y cualquier préstamo.

Paso 9: ¿Cómo cierro la empresa individual: T2125 final y cuentas anteriores?

El período fiscal de su negocio termina cuando este cesa, por lo que puede ser menor de 12 meses (CRA: T4002, capítulo 1). Con el cierre habitual del 31 de diciembre, el T2125 final abarca desde el 1 de enero hasta el día anterior a la fecha de traspaso y va con su declaración personal de ese año (CRA: Cómo llenar el Form T2125). El primer año fiscal de la propia corporación y su primera T2 están en Primer año fiscal de la corporación.

Cierre la cuenta anterior de GST/HST una vez que los activos se hayan traspasado: los bienes del negocio que todavía conserve cuando termine el registro se tratan como vendidos, con el impuesto calculado sobre ellos (CRA: Cierre de su cuenta de GST/HST). El cierre va primero y genera hasta dos períodos finales, cada uno con una declaración que vence un mes después de terminar; el segundo se necesita solo si hay impuesto por remitir. La página de cierre de la CRA no trata el caso de un negocio que pasa a una corporación, así que confirme con la CRA la fecha de cancelación; el detalle está en Cerrar una cuenta de GST/HST. Luego cierre el BN anterior; la CRA dice que antes pueden hacer falta algunos formularios (CRA: Cerrar sus cuentas). Si otro negocio o cuenta suya todavía opera con el BN anterior, pregunte a la CRA qué cuentas cerrar. Los montos que aún se deban en las cuentas anteriores siguen siendo suyos. Como director de la corporación, usted también puede responder personalmente por el GST/HST y las retenciones de nómina que ella no remita; la CRA debe actuar dentro de 2 años después de que usted deje de ser director por última vez (Excise Tax Act, sección 323; Income Tax Act, sección 227.1).

Qué conservar en el expediente de ambas partes

Conserve los registros de la empresa individual durante seis años desde el final del año fiscal en que terminó (CRA: Cuánto tiempo conservar sus registros). Ambos expedientes guardan una copia del acuerdo de traspaso y de la lista de activos.

Vea Cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares canadienses.

La corporación de una consultora de Ontario asume el negocio el 1 de julio

Constituye su corporación en junio con un BN nuevo, la registra para el HST desde el 1 de julio y abre su cuenta bancaria. El 1 de julio envía por correo a sus clientes el nombre, el BN y los datos bancarios de la corporación; desde entonces toda factura muestra la corporación y su propio número de HST. Su único activo, una laptop, se traspasa a valor de mercado (aquí se omite el GST/HST de esa venta). Su T2125 final abarca del 1 de enero al 30 de junio. Luego cierra la cuenta anterior de HST, presenta su declaración final en la fecha de vencimiento y cierra el BN anterior.

Un contratista traspasa el negocio con cuatro vehículos de trabajo

Todo el negocio se traspasa, incluidos cuatro camiones de trabajo con un valor total de $120,000. Suponga que son toda la clase de deducción por costo de capital, costaron más de $120,000 y tienen un costo fiscal restante de $70,000. Ambas partes están registradas para el GST/HST, así que firman el GST44 y no se cobra GST/HST por el traspaso. Sin una elección, la diferencia de $50,000 podría recuperarse como ingreso. Una elección T2057 con un monto acordado de $70,000, a cambio de acciones, la difiere si se cumplen sus condiciones. Los préstamos de los camiones se traspasan solo con el consentimiento del prestamista, y un préstamo que la corporación asume cuenta como un pago distinto de acciones, lo que puede elevar el monto acordado.

Una vendedora en línea deja el procesador a su nombre

Su corporación asume el negocio el 1 de abril, pero ella conserva su procesador de pagos a su propio nombre y SIN hasta el 30 de junio, y allí llegan $45,000 en ventas. Esas son ventas de la corporación: van en sus libros y en su declaración de GST/HST, y ella debe ese dinero a la corporación hasta que lo traspase. El informe de la plataforma seguirá mostrando las ventas bajo su SIN, así que ella conserva la conciliación.

¿Su caso es distinto?

• Vehículos, equipo, inventario o plusvalía mercantil que conviene traspasar conforme a la sección 85: los montos acordados y la fecha límite del T2057 están en Traspasar un negocio a una corporación; obtenga ayuda para constituir su empresa antes de firmar el traspaso.
• Usted está registrado para el GST/HST y la corporación también lo estará: las condiciones y el momento del GST44 deciden si se aplica impuesto al traspaso; obtenga ayuda para constituir su empresa.
• Tiene empleados: dos cuentas de nómina, una remesa final y los comprobantes se superponen en el año del traspaso; vea La contabilidad después de constituir una empresa individual y obtenga ayuda para constituir su empresa.
• Ventas que ya llegaron a su cuenta personal o a una plataforma bajo su SIN, o facturas emitidas con el antiguo número de GST/HST: hay que rastrearlas hasta los libros de la corporación y su declaración de GST/HST; vea Ingresos de la corporación en una cuenta personal y Después de constituir, y obtenga ayuda con la contabilidad.
• Antes retiraba dinero como propietario (owner's drawings): el dinero que saca de la corporación es sueldo, un dividendo, un préstamo del accionista o el reembolso de lo que ella le debe; vea Pagarse a sí mismo en el primer año y Préstamos del accionista.
• Necesita la fecha de corte de la contabilidad y los asientos de apertura: vea La contabilidad después de constituir una empresa individual.
• Todavía decide si constituir una corporación: vea ¿Empresa individual o corporación?.
• Quiere deducir las tarifas de constitución: vea Costos de constitución.
• También se traspasan propiedades de alquiler: vea Traspasar alquileres a una corporación.
• Quiere deshacer el traspaso más adelante: vea Volver a ser propietario único.