Fondos de propietarios: guía para coanfitriones y administradores

¿El alquiler que cobro por cuenta de un propietario es mi ingreso o solo mi comisión?

Generalmente solo su comisión, cuando usted actúa como agente del propietario: usted gestiona el alquiler de corto plazo o vacacional y el propietario sigue siendo el arrendador. Los asientos de esta página parten de ese acuerdo de agencia: la parte del propietario se registra aparte de su comisión, y su preparador de impuestos decide cómo se reporta la comisión en su declaración. En las declaraciones informativas, el IRS aplica el mismo esquema: un agente que cobra el alquiler, descuenta su comisión y los pagos por reparaciones y entrega el resto debe presentar declaraciones informativas por el alquiler pagado al propietario y por los pagos a los reparadores (Regulations, sección 1.6041-1(e)(5), Example 5).

Más allá de las reglas de declaraciones informativas que se explican abajo, si el dinero se mantiene en fideicomiso, y a favor de quién, depende de su contrato de administración por escrito y de las leyes de su estado.

Qué hace que un caso no sea sencillo:

• Es posible que usted sea el principal y no el agente. Si usted arrienda la unidad al propietario y la vuelve a alquilar, o le garantiza al propietario un pago fijo, los pagos de los huéspedes pueden ser ingresos suyos y el pago al propietario, un costo suyo. Pida a un preparador que revise ese contrato antes de usar los asientos de agencia de esta página.
• Dos o más propietarios comparten una cuenta, o un propietario pide un estado de cuenta. Sin un libro mayor por propietario, nadie puede decir de quién es cada dólar ni entregar un estado de cuenta que concilie con el banco.
• Su estado trata el dinero como fondos en fideicomiso. Vea las secciones de licencias y cuentas fiduciarias más abajo.
• El Form 1099-K de la plataforma está a su nombre. Puede incluir las reservas de todos los propietarios, no solo su comisión.
• Un propietario puede ser una persona extranjera para efectos de los impuestos de EE. UU., viva o no en el extranjero. El alquiler pagado a una persona extranjera sigue otras reglas de retención y de declaración, y quien controla o recibe el alquiler puede ser el agente de retención (Publication 515). Confirme la situación de cada propietario antes del primer pago; vea propietarios no residentes de inmuebles en alquiler.

Tal vez no necesite guardar dinero de propietarios. Si la plataforma de reservas paga directamente a cada propietario y usted cobra solo su comisión, el dinero del propietario nunca pasa por su cuenta. Esta página es para el caso en que el dinero de los huéspedes llega primero a su cuenta.

Reúna lo siguiente: cada contrato de administración, los informes de pagos de la plataforma con una línea por reserva, los estados de cuenta bancarios, una lista de propietarios con su clasificación fiscal, los registros de depósitos y el estado de su licencia.

¿Dónde debe estar el dinero del propietario: en mi cuenta, en una cuenta por propietario o en una cuenta fiduciaria?

Ninguna regla federal elige la cuenta. Lo deciden su contrato y su estado. Cuando le aplica la ley de bienes raíces de un estado, esa ley puede exigir una cuenta fiduciaria o de depósito en garantía. El dinero del propietario guardado aparte del suyo es lo más sencillo de conciliar cada mes.

Florida muestra cómo puede funcionar la regla de un estado. Un corredor (broker) debe depositar de inmediato el dinero que se le confía en garantía (escrow) con una compañía de títulos o un banco, o en una cuenta fiduciaria o de depósito en garantía que él mismo mantenga, hasta que se autorice debidamente el desembolso. Puede dejar hasta $5,000 de su propio dinero o del dinero de su correduría en la cuenta de depósito en garantía de administración de propiedades, y la comisión de bienes raíces fija las reglas de registros (Florida Statutes 475.25(1)(k)). Cada mes, un corredor de Florida debe preparar una declaración escrita que compare la obligación total en fideicomiso con el saldo bancario conciliado, con los depósitos en tránsito y los cheques pendientes; luego debe revisarla, firmarla y fecharla, y explicar cualquier diferencia y la medida correctiva (Rule 61J2-14.012). Las sanciones disciplinarias pueden incluir la suspensión o la revocación de la licencia y una multa de hasta $5,000 por cada cargo (475.25(1)).

Cualquiera que sea su elección, la prueba mensual es la misma: el saldo bancario ajustado es igual al total de los saldos de los propietarios, los depósitos y las reservas, más el dinero propio que usted dejó a propósito y muestra por separado. No cambie el saldo de un propietario solo para que cuadre; deje a la vista cada faltante. Para cuentas separadas por propiedad, vea una cuenta bancaria separada para cada propiedad en alquiler.

¿Necesito licencia de bienes raíces para cobrar alquileres o administrar propiedades de otros propietarios?

Depende del estado. Algunos estados exigen licencia a cualquiera que alquile propiedades de otras personas a cambio de un pago, y las leyes miran lo que usted hace, no su título. Llamarse coanfitrión no lo resuelve.

Florida exime a la persona que, por cuenta de otra y a cambio de un pago, alquila un establecimiento de hospedaje público con licencia conforme al capítulo 509 para ocupación transitoria (475.011(11)). El capítulo 509 define por separado el establecimiento y la ocupación: la ocupación transitoria es la que es temporal, e incluye una estadía en una unidad de alquiler vacacional, salvo que un acuerdo escrito diga que la unidad es la única residencia del huésped (509.013). La duración de la estadía por sí sola no decide la exención. Un arrendamiento de más largo plazo que usted administre, o una unidad sin licencia, no está cubierto. Confirme con la agencia estatal la licencia de la unidad y el tipo de ocupación.

La licencia es una cuestión legal. Para cualquier otro estado, consulte con su comisión de bienes raíces antes de cobrar alquileres por cuenta de un propietario.

¿Cómo configuro la contabilidad para mostrar el saldo de cada propietario?

Guarde el dinero del propietario en cuentas de pasivo, no de ingreso, y etiquete cada línea con el nombre del propietario para que un solo informe muestre el saldo de cada uno. Si tiene pocos propietarios, puede usar una subcuenta por propietario.

Mantenga los depósitos y la reserva en líneas propias para que un pago no pueda gastarlos.

Revise cuatro cosas cada mes:

1. El saldo bancario ajustado (el saldo del estado de cuenta menos los pagos pendientes, más los depósitos en tránsito) coincide con el libro de efectivo, y los saldos, los depósitos y las reservas de los propietarios explican ese libro.
2. Ningún saldo de propietario es menor que cero. Un saldo negativo significa que usted, u otros propietarios, financiaron a ese propietario.
3. Cada pago de la plataforma coincide con un depósito bancario.
4. Cada pago a un propietario tiene un estado de cuenta que lo respalda.

Si este registro lo lleva una hoja de cálculo, un libro con etiquetas por propietario o un programa contable se explica en hoja de cálculo, software o responsable contable; los nombres de cuentas según la línea del Schedule E están en el plan de cuentas para propiedades en alquiler.

¿Cómo registro un pago de la plataforma de reservas que incluye la parte del propietario?

Registre el depósito como dinero recibido y luego repártalo por reserva y por propiedad con el informe de pagos de la plataforma. La parte del propietario va a su saldo; cuando usted actúa como agente del propietario, nada de eso es ingreso suyo.

1. Descargue el informe de pagos: reserva, propiedad, cargos al huésped, comisión de la plataforma, reembolsos y cualquier impuesto que la plataforma haya cobrado.
2. Haga coincidir el total del informe con un solo depósito bancario.
3. Acredite cada reserva al saldo de su propietario, menos la comisión de la plataforma si el contrato la pone a cargo del propietario.
4. Cargue su comisión a ese saldo y pásela a ingresos por comisión cuando la gane.
5. No incluya en los ingresos de nadie el impuesto que la plataforma cobra y paga. Si usted mismo debe cobrar y pagar el impuesto, es un pasivo; vea impuesto sobre las ventas y de ocupación en alquileres.
6. Archive el informe con los registros del mes.

Si un reembolso a un huésped o un reclamo de la plataforma llega después de que usted pagó al propietario, el contrato decide quién lo asume. Conserve las fechas de la estadía en cada línea para que el estado de cuenta y el pago coincidan.

Un depósito suele cubrir a varios propietarios, así que el registro es el libro mayor de cada propietario, no el registro del banco. Si el alquiler del propietario es el cargo bruto al huésped o el pago neto es una pregunta del lado del propietario que se responde en pagos de plataformas de reservas, brutos o netos.

¿Cómo registro mi comisión de administración, las tarifas de limpieza y los costos que pagué por el propietario?

Cuando usted actúa como agente del propietario, su comisión es su ingreso, y los costos que paga por el propietario son del propietario, no suyos.

Conserve un recibo de cada costo, porque el estado de cuenta del propietario los enumera todos. Cuando usted contrata y paga a un reparador o a una persona de limpieza con dinero del propietario, quizás sea usted quien deba presentar el Form 1099-NEC (sección siguiente).

¿Cómo manejo los depósitos de garantía y el alquiler pagado por adelantado que guardo para un propietario?

Para el propietario, un depósito que se guarda para devolverlo generalmente no es ingreso cuando se recibe, y el alquiler pagado por adelantado generalmente sí lo es, en el año en que se recibe y no cuando empieza el período que cubre (Publication 527). Si el propietario lo autoriza a recibir el alquiler como su agente, lo que usted recibe cuenta como recibido por el propietario, aunque usted le entregue el dinero después (Publication 538). Si su contrato no deja clara su condición de agente, pida a un preparador que lo revise y anote la fecha en que recibió cada pago. Cuándo un depósito pasa a ser ingreso se explica en depósitos de garantía en la contabilidad de alquileres.

En su contabilidad, guarde cada depósito reembolsable en la cuenta de depósitos del propietario en custodia y déjelo fuera del saldo que el propietario puede retirar. Para efectos fiscales, el alquiler pagado por adelantado no es un depósito: regístrelo en el saldo del propietario como alquiler, con la fecha en que lo recibió, y muestre el período que cubre. Un estado puede restringir igualmente el alquiler adelantado. En los arrendamientos residenciales de Florida que cubre la ley, el alquiler adelantado de un período distinto del siguiente debe mantenerse aparte hasta que ese período comience (Florida Statutes 83.49). Mantenga cualquier alquiler adelantado restringido en la línea de depósitos, no en el saldo que el propietario puede retirar. El momento en que se reconoce el impuesto y el permiso para liberar el efectivo son cuestiones distintas.

¿Qué formularios fiscales presento, y qué pasa si el Form 1099-K de la plataforma está a mi nombre?

Quizás deba presentar un Form 1099-MISC por cada propietario de EE. UU. y un Form 1099-NEC por cada contratista que usted contrate. Un Form 1099-K de una plataforma a su nombre es un asunto aparte.

Primero documente la situación fiscal de cada propietario en EE. UU. Pida un Form W-9 a las personas de EE. UU. (U.S. persons), incluidos los ciudadanos estadounidenses que viven en el extranjero. Un propietario extranjero generalmente entrega un Form W-8, y el alquiler de EE. UU. pagado a un propietario extranjero puede requerir retención y los Forms 1042 y 1042-S en lugar del Form 1099-MISC que se describe abajo. Un Form W-8ECI válido puede cambiar el tratamiento de la retención (Publication 515). Un agente de retención que no retiene es responsable del impuesto (26 U.S.C. 1461). Vea propietarios no residentes de inmuebles en alquiler antes del primer pago.

Si usted presenta 10 o más declaraciones informativas de todo tipo en el año, debe presentarlas por vía electrónica, de modo que la fecha electrónica se aplica cuando sus Forms 1099 y otras declaraciones informativas llegan a esa cantidad (instrucciones de los Forms 1099-MISC y 1099-NEC).

Las instrucciones de los Forms 1099-MISC y 1099-NEC dicen que un administrador de propiedades debe usar el Form 1099-MISC para reportar el alquiler entregado al propietario. Generalmente exceptúan los pagos a una corporación, incluida una LLC que tributa como corporación C o S, y dejan los pagos hechos con tarjeta o mediante una red de terceros al Form 1099-K. Puede aplicarse una retención adicional (backup withholding) de 24% cuando el beneficiario no da un número de identificación fiscal, así que pida un Form W-9 a cada propietario de EE. UU. y a cada contratista antes del primer pago (Publication 1099).

Usted presenta un Form 1099-NEC por un contratista solo cuando es el pagador, lo cual depende de si realiza funciones de administración o supervisión, o tiene un interés económico significativo en el pago, y no solo firma cheques por indicación de otro (Regulations, sección 1.6041-1(e)(1)). Un administrador que contrata a la persona de limpieza y le paga con el alquiler cobrado, como hace el agente del ejemplo de la regulación, está realizando esas funciones. Quién es el pagador en su caso, y a qué personas de limpieza y reparadores corresponde un formulario, se explica en Forms 1099 para el personal de limpieza y los reparadores de arrendadores.

Qué monto va en el Form 1099-MISC del propietario no es sencillo. Las instrucciones dicen «rent paid over» (alquiler entregado). La regulación dice que el monto que se reporta es el monto que el beneficiario debe incluir en su ingreso bruto, que en muchos casos es el monto bruto antes de descontar comisiones, cargos y gastos (Regulations, sección 1.6041-1(f)). Defina la cifra con un preparador antes de presentar.

Si el Form 1099-K de la plataforma está a su nombre, su monto bruto no se reduce por comisiones ni reembolsos y puede incluir dinero que pertenece a otras personas (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Quien recibe un Form 1099 por montos que pertenecen a otra persona es un nominatario (nominee), que presenta y entrega un Form 1099 por cada otro propietario, con él mismo como pagador (Publication 1099); las instrucciones del Form 1099-K describen lo mismo para quien recibe pagos de una plataforma por cuenta de otros y se los transfiere (instrucciones del Form 1099-K).

La Publication 1099 dice que un nominatario generalmente presenta el mismo tipo de formulario que recibió, lo que apunta al Form 1099-K para el dinero de la plataforma. La regla del beneficiario agregado va más lejos: quien recibe pagos de una entidad liquidadora de pagos para beneficiarios participantes y los distribuye se trata como la entidad liquidadora de pagos respecto de esos beneficiarios (Regulations, sección 1.6050W-1(d)(1)). Los pagos reportables como pagos con tarjeta o de una red de terceros se reportan según esa regla y no también según la regla del Form 1099-MISC, y para decidir qué regla aplica se ignora el umbral de pagos pequeños (instrucciones del Form 1099-K). Si su caso cumple la regla, y qué pagos siguen cubiertos por las filas del Form 1099-MISC de arriba, requiere un preparador. Para los pagos de una red de terceros, el reporte federal en el Form 1099-K generalmente se exige cuando los pagos superan $20,000 y el número de transacciones supera 200 transacciones en el año, y una plataforma puede enviar el formulario por debajo de esos niveles (instrucciones del Form 1099-K). Cómo reportar solo su propia comisión cuando el formulario muestra más se explica en un formulario de pagos por las ventas de otra persona y en un formulario fiscal de plataforma incorrecto o corregido.

Tres puntos requieren un preparador que haya visto sus contratos y sus informes de pagos: el monto del formulario del propietario, si la regla del beneficiario agregado se aplica al dinero de su plataforma y si usted es el pagador.

Un Form 1099 faltante o incorrecto puede costar $340 por declaración con la tarifa general en los formularios de este año fiscal, menos si se corrige pronto y más por omisión intencional, y la copia para el beneficiario tiene su propia multa (Revenue Procedure 2025-32). Para el lado del propietario del formulario de la plataforma, vea el Form 1099-K de una plataforma de pagos por ingresos de alquiler.

¿Qué estado de cuenta mensual necesita cada propietario?

No hay un formulario federal prescrito. El propietario reporta todo el alquiler recibido y deduce los gastos (Publication 527), así que el estado de cuenta debe darle ambos datos.

Al cierre del año, envíe a cada propietario un resumen que coincida con cualquier Form 1099-MISC. Cómo pasa un propietario su estado de cuenta al Schedule E se explica en estados de cuenta del administrador de propiedades en la contabilidad del propietario.

¿Qué hago si el dinero de un propietario se gastó en otro o se mezcló con el mío?

Reconstruya el libro mayor de cada propietario con los registros del banco y de la plataforma, y luego calcule el faltante. Una cuenta común puede mostrar un saldo bancario sano mientras el saldo de un propietario es negativo y otros lo financiaron.

Pasos que los administradores suelen seguir; revise primero su contrato y las reglas de su estado:

1. Reconstruya el saldo de cada propietario desde el último mes en que cuadró, con los estados de cuenta bancarios y los informes de pagos.
2. Haga una lista de los saldos negativos. Cada uno es dinero tomado de otros propietarios o de usted.
3. Consulte con la comisión de bienes raíces de su estado si un faltante en una cuenta fiduciaria o de depósito en garantía debe reportarse y si hay un plazo para los pagos, antes de mover dinero o suspender pagos.
4. Suspenda los pagos que todavía no puede respaldar hasta que los libros mayores cuadren con el banco, salvo que su contrato o la ley estatal fije un plazo de pago.
5. Reponga el dinero. Pase fondos de su propia cuenta a la cuenta de fondos de propietarios y registre el monto como por cobrar al propietario solo si el contrato le permite adelantar costos. La regla de fideicomiso de un estado puede limitar su propio dinero en esa cuenta (Florida permite hasta $5,000), así que pregunte cómo quiere la comisión que se cubra el faltante.
6. Escriba lo que ocurrió y conserve los libros mayores corregidos.

En Florida, no rendir cuentas del dinero que no es del corredor, o no entregarlo cuando corresponde, es motivo de sanción disciplinaria (475.25(1)(d)). Vea cómo corregir fondos personales y del negocio mezclados y cómo reconstruir la contabilidad con los estados de cuenta bancarios.

Ejemplo

Las cifras son ilustrativas, en dólares estadounidenses.

Una coanfitriona con tres propietarios

En marzo, una plataforma de reservas deposita $9,000 en la cuenta de una coanfitriona, después de la comisión de la propia plataforma. Sus contratos fijan una comisión de administración de 15% y le permiten cargar la limpieza a los propietarios. Ella adelantó $600 por la limpieza entre huéspedes antes del pago.

Su ingreso, como agente de los propietarios, es $1,350. Los $600 reponen su adelanto y se cargan a los propietarios, no se registran como gasto suyo. Los otros $7,050 quedan en la cuenta de fondos de propietarios, adeudados a los tres propietarios.

Una cuenta para doce propietarios

Una administradora guarda el dinero de todos los propietarios en una sola cuenta. Al principio del mes paga la reparación de $4,000 del propietario A, antes de que llegue el alquiler de A. El saldo bancario sigue viéndose sano, pero el libro mayor por propietario muestra a A en negativo por $4,000, pagados por los otros once propietarios. Lo habitual sería que ella pasara de inmediato $4,000 de su propio dinero a la cuenta, los registrara como por cobrar a A si el contrato le permite adelantar costos y los recuperara con el siguiente alquiler de A. Sin el libro mayor, descubriría el faltante solo cuando el pago de otro propietario saliera incompleto.

Una administradora de Florida y el Form 1099-MISC del propietario

Una corredora con licencia de Florida cobra $2,000 de alquiler para un propietario y los deposita en su cuenta fiduciaria o de depósito en garantía al recibirlos. Durante el año cobra $30,000 de alquiler para ese propietario, se queda con una comisión de 10%, es decir $3,000, paga $2,500 a un técnico de reparaciones con dinero del propietario y le envía al propietario $24,500. Generalmente presenta un Form 1099-MISC al propietario. La regulación apunta al alquiler bruto del propietario, $30,000, y no a los $24,500 que ella envió, así que confirma la cifra con un preparador antes de presentar. Espera presentar un Form 1099-NEC al técnico, una persona que contrató y pagó con cheque, porque $2,500 supera el umbral.

¿Su caso es distinto?

• Usted guarda dinero de dos o más propietarios en una cuenta, o un propietario pide estados de cuenta y sus registros no muestran de quién es cada dólar: la estructura de cuentas, los Forms 1099 que presenta y la pregunta de la licencia o la cuenta fiduciaria dependen de sus contratos y de su estado. Empiece con la ayuda con la contabilidad y pregunte a la comisión de bienes raíces de su estado si necesita una licencia o una cuenta fiduciaria.
• El dinero de los propietarios ya está mezclado con el suyo, o un propietario está sobregirado: vea cómo corregir fondos mezclados y reciba ayuda con la contabilidad para reconstruir los libros mayores.
• Su contabilidad tiene meses de atraso, o un Form 1099-MISC o 1099-NEC está vencido: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y reciba ayuda con la contabilidad.
• Usted arrienda la unidad al propietario y la vuelve a alquilar, o le promete al propietario un pago fijo: los pagos de los huéspedes pueden ser ingresos suyos y no fondos del propietario. Reciba ayuda con la contabilidad para configurar los libros según ese acuerdo.
• Los huéspedes pagan impuesto de hospedaje u ocupación a través de usted: vea impuesto sobre las ventas y de ocupación en alquileres.
• Usted es un propietario y lee el estado de cuenta de su administrador: vea estados de cuenta del administrador de propiedades en la contabilidad del propietario.
• Las propiedades en alquiler pertenecen a LLC: vea contabilidad de una LLC por cada propiedad en alquiler.
• Un propietario puede ser una persona extranjera para efectos de los impuestos de EE. UU.: quizás usted deba retener; vea propietarios no residentes de inmuebles en alquiler.