Kế toán ủy thác: tiền của chủ nhà cho đồng quản lý và quản lý

Tiền thuê tôi thu hộ chủ sở hữu là thu nhập của tôi hay chỉ phần phí là thu nhập?

Thường chỉ là phần phí của bạn, khi bạn là bên đại diện của chủ sở hữu: bạn sắp xếp việc cho thuê ngắn hạn hoặc cho thuê nghỉ dưỡng, còn chủ sở hữu vẫn là bên cho thuê. Các bút toán bên dưới giả định mối quan hệ đại diện này: phần của chủ sở hữu được theo dõi tách khỏi phí của bạn, và người chuẩn bị thuế của bạn quyết định cách khai phí này trên tờ khai. Với tờ khai thông tin, IRS áp dụng cùng một mô hình: người đại diện thu tiền thuê, trừ hoa hồng và các khoản trả cho thợ sửa chữa, rồi chuyển phần còn lại cho chủ sở hữu thì phải khai thông tin cho khoản tiền thuê trả cho chủ sở hữu và các khoản trả cho thợ sửa chữa (Regulations section 1.6041-1(e)(5), Example 5).

Ngoài các quy tắc về tờ khai thông tin nêu dưới đây, việc tiền có được giữ ủy thác hay không, và giữ cho ai, tùy vào hợp đồng quản lý bằng văn bản của bạn và luật của tiểu bang.

Những trường hợp không đơn giản:

• Bạn có thể là bên chính (principal), không phải bên đại diện. Nếu bạn thuê căn nhà từ chủ sở hữu rồi cho thuê lại, hoặc bảo đảm cho chủ sở hữu một khoản thanh toán cố định, tiền khách trả có thể là doanh thu của bạn và khoản bạn trả cho chủ sở hữu là chi phí của bạn. Hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem xét thỏa thuận đó trước khi dùng các bút toán đại diện bên dưới.
• Hai chủ sở hữu trở lên dùng chung một tài khoản, hoặc chủ sở hữu yêu cầu bảng sao kê. Nếu không có sổ cái riêng cho từng chủ sở hữu, không ai biết tiền nào của ai, và bạn cũng không thể lập bảng sao kê khớp với ngân hàng.
• Tiểu bang của bạn coi số tiền này là tiền ủy thác. Xem các phần về giấy phép và tài khoản ủy thác bên dưới.
• Form 1099-K của nền tảng đứng tên bạn. Form này có thể gồm toàn bộ tiền đặt phòng của mọi chủ sở hữu, không chỉ phần phí của bạn.
• Chủ sở hữu có thể là người nước ngoài về thuế Hoa Kỳ, dù chủ sở hữu có sống ở nước ngoài hay không. Tiền thuê trả cho người nước ngoài theo quy tắc khấu trừ và khai báo khác, và người nắm quyền kiểm soát hoặc nhận tiền thuê có thể là bên khấu trừ thuế (withholding agent) (Publication 515). Hãy xác nhận tình trạng của từng chủ sở hữu trước lần chi trả đầu tiên; xem chủ nhà không cư trú.

Có thể bạn không cần giữ tiền của chủ sở hữu. Nếu nền tảng đặt phòng trả thẳng cho từng chủ sở hữu và bạn chỉ thu phần phí của mình, tiền của chủ sở hữu không đi qua tài khoản của bạn. Trang này dành cho trường hợp tiền của khách vào tài khoản của bạn trước.

Chuẩn bị: từng hợp đồng quản lý, báo cáo thanh toán của nền tảng với mỗi lượt đặt phòng một dòng, sao kê ngân hàng, danh sách chủ sở hữu kèm loại hình thuế của họ, hồ sơ tiền đặt cọc và tình trạng giấy phép của bạn.

Tiền của chủ sở hữu nên để ở đâu: tài khoản của tôi, mỗi chủ sở hữu một tài khoản, hay tài khoản ủy thác?

Không có quy định liên bang nào chọn tài khoản thay bạn. Hợp đồng của bạn và tiểu bang quyết định. Nếu luật bất động sản của tiểu bang áp dụng cho bạn, tiểu bang có thể yêu cầu tài khoản ủy thác hoặc tài khoản ký quỹ. Tiền của chủ sở hữu giữ tách khỏi tiền của bạn là cách dễ đối chiếu nhất mỗi tháng.

Florida cho thấy một quy định của tiểu bang có thể vận hành thế nào. Nhà môi giới phải ngay lập tức gửi tiền được ủy thác vào ký quỹ tại công ty bảo hiểm quyền sở hữu hoặc ngân hàng, hoặc vào tài khoản ủy thác hay ký quỹ do chính bà quản lý, cho đến khi việc chi ra được cho phép đúng quy định. Bà được giữ tối đa $5.000 tiền của mình hoặc của công ty môi giới trong tài khoản ký quỹ quản lý bất động sản, và ủy ban bất động sản đặt quy tắc lưu hồ sơ (Florida Statutes 475.25(1)(k)). Mỗi tháng, nhà môi giới tại Florida phải lập một bản kê bằng văn bản so sánh tổng nghĩa vụ ủy thác với số dư ngân hàng đã đối chiếu, liệt kê các khoản nộp đang chuyển và séc chưa thanh toán, sau đó xem xét, ký và ghi ngày, đồng thời giải thích mọi chênh lệch và biện pháp khắc phục (Rule 61J2-14.012). Hình thức kỷ luật có thể gồm đình chỉ hoặc thu hồi giấy phép và khoản phạt tối đa $5.000 cho mỗi tội danh (475.25(1)).

Dù chọn cách nào, phép thử hằng tháng vẫn như nhau: số dư ngân hàng đã điều chỉnh bằng tổng số dư của các chủ sở hữu, tiền đặt cọc và quỹ dự phòng, cộng với phần tiền của chính bạn mà bạn cố ý để lại và ghi riêng. Đừng sửa số dư của chủ sở hữu chỉ để cho khớp; hãy để mỗi khoản thiếu hụt hiện rõ. Với tài khoản riêng cho từng căn nhà cho thuê, xem tài khoản ngân hàng riêng cho từng căn nhà cho thuê.

Tôi có cần giấy phép bất động sản để thu tiền thuê hoặc quản lý nhà cho thuê cho chủ sở hữu không?

Tùy tiểu bang. Một số tiểu bang yêu cầu giấy phép đối với bất kỳ ai cho thuê bất động sản của người khác để lấy tiền công, và luật xét việc bạn làm chứ không xét chức danh. Gọi mình là đồng quản lý không quyết định được điều này.

Florida miễn trừ người thay mặt người khác, để lấy tiền công, cho thuê một cơ sở lưu trú công cộng có giấy phép theo chapter 509 để ở ngắn hạn (475.011(11)). Chapter 509 định nghĩa riêng về cơ sở và về việc lưu trú: lưu trú ngắn hạn là lưu trú mang tính tạm thời, và gồm cả kỳ lưu trú tại nhà cho thuê nghỉ dưỡng, trừ khi một thỏa thuận bằng văn bản ghi rằng căn nhà là nơi ở duy nhất của khách (509.013). Chỉ độ dài kỳ lưu trú không quyết định việc miễn trừ. Hợp đồng thuê dài hạn hơn mà bạn quản lý, hoặc căn nhà không có giấy phép, không thuộc diện được miễn. Hãy xác nhận giấy phép của căn nhà và hình thức lưu trú với cơ quan của tiểu bang.

Giấy phép là vấn đề pháp lý. Với tiểu bang khác, hãy hỏi ủy ban bất động sản của tiểu bang đó trước khi thu tiền thuê cho chủ sở hữu.

Làm sao thiết lập sổ sách để thấy số dư của từng chủ sở hữu?

Hãy giữ tiền của chủ sở hữu trong các tài khoản nợ phải trả, không ghi là thu nhập, và gắn tên chủ sở hữu vào mọi dòng để một báo cáo cho thấy số dư của từng người. Nếu chỉ có vài chủ sở hữu, bạn có thể dùng mỗi chủ sở hữu một tiểu khoản.

Hãy để tiền đặt cọc và quỹ dự phòng trên các dòng riêng để một lần chi trả không thể tiêu mất chúng.

Mỗi tháng hãy kiểm tra bốn điều:

1. Số dư ngân hàng đã điều chỉnh (số dư trên sao kê trừ các khoản chi chưa thanh toán, cộng các khoản nộp đang chuyển) khớp với sổ tiền mặt, và số dư của các chủ sở hữu, tiền đặt cọc và quỹ dự phòng giải thích được sổ đó.
2. Không có số dư chủ sở hữu nào dưới 0. Số dư âm nghĩa là bạn, hoặc các chủ sở hữu khác, đã ứng tiền cho chủ sở hữu đó.
3. Mỗi khoản chi trả của nền tảng khớp với một khoản tiền vào ngân hàng.
4. Mỗi khoản chi trả cho chủ sở hữu đều có một bảng sao kê đi kèm.

Việc dùng bảng tính, sổ cái có gắn thẻ chủ sở hữu hay phần mềm kế toán được nêu trong bảng tính, phần mềm hay nhân viên ghi sổ; tên tài khoản theo từng dòng của Schedule E nằm trong hệ thống tài khoản kế toán cho nhà cho thuê.

Làm sao ghi khoản chi trả của nền tảng đặt phòng có gồm phần của chủ sở hữu?

Ghi khoản tiền vào là tiền đã nhận, rồi tách theo từng lượt đặt phòng và từng căn nhà dựa trên báo cáo thanh toán của nền tảng. Phần của chủ sở hữu được ghi vào số dư của chủ sở hữu đó; khi bạn là bên đại diện của chủ sở hữu, không phần nào trong đó là thu nhập của bạn.

1. Tải báo cáo thanh toán: lượt đặt phòng, căn nhà, khoản khách trả, phí nền tảng, khoản hoàn tiền và mọi loại thuế nền tảng đã thu.
2. Đối chiếu tổng của báo cáo với một khoản tiền vào ngân hàng.
3. Ghi có từng lượt đặt phòng vào số dư của chủ sở hữu, trừ phí nền tảng nếu hợp đồng quy định chủ sở hữu chịu khoản đó.
4. Tính phí của bạn vào số dư đó, rồi chuyển sang thu nhập từ phí khi phí đã phát sinh.
5. Thuế mà nền tảng thu và nộp thay thì không tính vào thu nhập của bất kỳ ai. Nếu chính bạn phải thu và nộp thuế, đó là một khoản nợ phải trả; xem thuế bán hàng và thuế lưu trú trên tiền thuê.
6. Lưu báo cáo cùng hồ sơ của tháng đó.

Nếu khoản hoàn tiền cho khách hoặc khiếu nại từ nền tảng đến sau khi bạn đã trả cho chủ sở hữu, hợp đồng sẽ quyết định ai chịu khoản đó. Hãy ghi ngày lưu trú trên mọi dòng để bảng sao kê và khoản chi trả khớp nhau.

Một khoản tiền vào thường gồm tiền của nhiều chủ sở hữu, nên sổ cái của chủ sở hữu, không phải sổ giao dịch ngân hàng, mới là hồ sơ chính. Tiền thuê của chủ sở hữu là tổng số khách trả hay số tiền ròng nhận được là câu hỏi phía chủ sở hữu, được nêu trong khoản chi trả của nền tảng đặt phòng, tổng hay ròng.

Làm sao ghi phí quản lý, phí dọn dẹp và chi phí tôi đã trả cho chủ sở hữu?

Khi bạn là bên đại diện của chủ sở hữu, phí của bạn là doanh thu của bạn, còn chi phí bạn trả thay chủ sở hữu là của chủ sở hữu, không phải của bạn.

Hãy giữ biên lai cho mọi chi phí, vì bảng sao kê của chủ sở hữu liệt kê từng khoản. Khi bạn thuê và trả tiền cho thợ sửa chữa hoặc người dọn dẹp bằng tiền của chủ sở hữu, có thể chính bạn là người phải nộp Form 1099-NEC (phần kế tiếp).

Làm sao xử lý tiền đặt cọc bảo đảm và tiền thuê trả trước tôi giữ cho chủ sở hữu?

Đối với chủ sở hữu, tiền đặt cọc giữ để hoàn lại thường không phải thu nhập khi nhận, còn tiền thuê trả trước thường là thu nhập trong năm nhận, chứ không phải khi kỳ thuê bắt đầu (Publication 527). Nếu chủ sở hữu ủy quyền cho bạn nhận tiền thuê với tư cách bên đại diện, việc bạn nhận tiền được tính là chủ sở hữu đã nhận, dù bạn chuyển tiền sau (Publication 538). Nếu hợp đồng của bạn không nêu rõ tư cách đại diện, hãy nhờ người chuẩn bị thuế xem xét, và ghi lại ngày bạn nhận từng khoản thanh toán. Thời điểm tiền đặt cọc trở thành thu nhập được nêu trong tiền đặt cọc bảo đảm trong sổ sách nhà cho thuê.

Trong sổ sách của bạn, hãy giữ mỗi khoản tiền đặt cọc có thể hoàn lại trong tài khoản tiền đặt cọc của chủ sở hữu đang giữ, và không tính vào số dư mà chủ sở hữu được rút. Về thuế, tiền thuê trả trước không phải là tiền đặt cọc: hãy ghi vào số dư của chủ sở hữu như tiền thuê, ghi đúng ngày bạn nhận, và ghi kỳ mà khoản này chi trả. Tiểu bang vẫn có thể hạn chế tiền thuê trả trước. Với các hợp đồng thuê nhà ở tại Florida thuộc phạm vi áp dụng, tiền thuê trả trước cho kỳ không phải là kỳ thuê kế tiếp phải được giữ riêng cho đến khi kỳ đó bắt đầu (Florida Statutes 83.49). Hãy để mọi khoản tiền thuê trả trước bị hạn chế trên dòng tiền đặt cọc, không để trong số dư mà chủ sở hữu được rút. Thời điểm tính thuế và quyền giải ngân tiền là hai câu hỏi riêng.

Tôi phải nộp những mẫu thuế nào, và nếu Form 1099-K của nền tảng đứng tên tôi thì sao?

Bạn có thể phải nộp Form 1099-MISC cho từng chủ sở hữu là người Hoa Kỳ và Form 1099-NEC cho từng nhà thầu bạn thuê. Form 1099-K đứng tên bạn từ nền tảng là một vấn đề riêng.

Trước hết hãy ghi lại tình trạng thuế Hoa Kỳ của từng chủ sở hữu. Hãy yêu cầu người Hoa Kỳ (US person), kể cả công dân Hoa Kỳ ở nước ngoài, cung cấp Form W-9. Chủ sở hữu là người nước ngoài thường nộp Form W-8, và tiền thuê tại Hoa Kỳ trả cho chủ sở hữu là người nước ngoài có thể phải khấu trừ thuế và nộp Form 1042 cùng Form 1042-S thay cho Form 1099-MISC nêu dưới đây. Form W-8ECI hợp lệ có thể làm thay đổi cách khấu trừ (Publication 515). Bên khấu trừ thuế không khấu trừ sẽ chịu trách nhiệm về khoản thuế đó (26 U.S.C. 1461). Hãy xem chủ nhà không cư trú trước lần chi trả đầu tiên.

Nếu trong năm bạn nộp từ 10 tờ khai thông tin trở lên, tính chung mọi loại, bạn phải nộp điện tử, nên hạn nộp điện tử áp dụng khi số Form 1099 và các tờ khai thông tin khác của bạn đạt con số đó (Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC).

Hướng dẫn cho Form 1099-MISC và Form 1099-NEC nêu rằng người quản lý bất động sản phải dùng Form 1099-MISC để khai khoản tiền thuê chuyển cho chủ sở hữu. Nhìn chung hướng dẫn miễn các khoản trả cho một công ty, kể cả LLC chịu thuế như C corporation hoặc S corporation, và để các khoản trả bằng thẻ hoặc qua mạng lưới bên thứ ba cho Form 1099-K. Khấu trừ dự phòng ở mức 24% có thể áp dụng khi người nhận không cung cấp mã số thuế, vì vậy hãy yêu cầu từng chủ sở hữu là người Hoa Kỳ và từng nhà thầu cung cấp Form W-9 trước lần thanh toán đầu tiên (Publication 1099).

Bạn chỉ nộp Form 1099-NEC cho nhà thầu khi bạn là bên chi trả (payor); điều này tùy vào việc bạn có thực hiện chức năng quản lý hoặc giám sát, hoặc có lợi ích kinh tế đáng kể trong khoản thanh toán hay không, chứ không chỉ viết séc theo chỉ đạo của người khác (Regulations section 1.6041-1(e)(1)). Người quản lý thuê người dọn dẹp và trả từ tiền thuê đã thu, như người đại diện trong ví dụ của quy định, là đang thực hiện các chức năng đó. Ai là bên chi trả trong thỏa thuận của bạn, và người dọn dẹp hay thợ sửa chữa nào cần có mẫu, được nêu trong Form 1099 cho người dọn dẹp và thợ sửa chữa của chủ nhà.

Số tiền ghi trên Form 1099-MISC của chủ sở hữu không đơn giản. Hướng dẫn nói "rent paid over" (tiền thuê chuyển cho chủ sở hữu). Quy định nói số tiền khai là số tiền thuộc tổng thu nhập của người nhận, mà trong nhiều trường hợp là số tiền gộp trước khi trừ phí, hoa hồng và chi phí (Regulations section 1.6041-1(f)). Hãy chốt con số với người chuẩn bị thuế trước khi nộp.

Nếu Form 1099-K của nền tảng đứng tên bạn, số tiền gộp trên đó không được trừ phí hay khoản hoàn tiền và có thể gồm tiền của người khác (IRS: Cần làm gì với Form 1099-K). Người nhận Form 1099 cho số tiền thuộc về người khác là người đứng tên hộ (nominee); người này nộp và gửi Form 1099 cho từng chủ sở hữu khác, với chính mình là bên chi trả (Publication 1099); hướng dẫn Form 1099-K mô tả cách làm tương tự đối với người nhận tiền từ nền tảng cho người khác rồi chuyển tiếp (Hướng dẫn cho Form 1099-K).

Publication 1099 nêu rằng người đứng tên hộ thường nộp cùng loại mẫu mà mình nhận, tức là Form 1099-K đối với tiền từ nền tảng. Quy tắc người nhận gộp đi xa hơn: người nhận tiền từ đơn vị xử lý thanh toán cho các bên tham gia rồi phân phối lại được coi là đơn vị xử lý thanh toán đối với các bên đó (Regulations section 1.6050W-1(d)(1)). Các khoản thanh toán phải khai là thanh toán bằng thẻ hoặc qua mạng lưới bên thứ ba được khai theo quy tắc đó, không khai thêm theo quy tắc Form 1099-MISC, và ngưỡng thanh toán nhỏ không được tính khi quyết định áp dụng quy tắc nào (Hướng dẫn cho Form 1099-K). Thỏa thuận của bạn có thuộc quy tắc này hay không, và các hàng Form 1099-MISC ở trên còn áp dụng cho khoản thanh toán nào, cần có người chuẩn bị thuế xem xét. Với thanh toán qua mạng lưới bên thứ ba, liên bang thường yêu cầu khai Form 1099-K khi số tiền thanh toán vượt $20.000 và số giao dịch vượt 200 giao dịch trong năm, và nền tảng vẫn có thể gửi mẫu này khi thấp hơn các mức đó (Hướng dẫn cho Form 1099-K). Cách chỉ khai phần phí của bạn khi mẫu hiển thị nhiều hơn được nêu trong mẫu thanh toán cho doanh thu của người khác và mẫu thuế của nền tảng bị sai hoặc cần sửa.

Ba điểm cần người chuẩn bị thuế đã xem các hợp đồng và báo cáo thanh toán của bạn: số tiền trên mẫu của chủ sở hữu, quy tắc người nhận gộp có áp dụng cho tiền từ nền tảng của bạn hay không, và bạn có phải là bên chi trả hay không.

Form 1099 bị thiếu hoặc sai có thể bị phạt $340 cho mỗi tờ khai theo mức chung áp dụng cho các mẫu của năm thuế này, ít hơn nếu sửa sớm và nhiều hơn nếu cố ý bỏ qua, và bản gửi cho người nhận có tiền phạt riêng (Revenue Procedure 2025-32). Về mẫu của nền tảng từ phía chủ sở hữu, xem Form 1099-K của nền tảng thanh toán cho thu nhập cho thuê.

Mỗi chủ sở hữu cần bảng sao kê hằng tháng nào?

Không có mẫu liên bang nào được quy định. Chủ sở hữu khai toàn bộ tiền thuê đã nhận và khấu trừ các chi phí (Publication 527), nên bảng sao kê phải cho thấy cả hai.

Cuối năm, hãy gửi cho mỗi chủ sở hữu một bản tổng kết khớp với Form 1099-MISC (nếu có). Cách chủ sở hữu chuyển bảng sao kê của bạn thành Schedule E được nêu trong bảng sao kê chủ sở hữu của người quản lý bất động sản trong sổ sách.

Nếu tiền của chủ sở hữu bị tiêu cho chủ sở hữu khác hoặc lẫn với tiền của tôi thì sao?

Hãy dựng lại sổ cái của từng chủ sở hữu từ hồ sơ ngân hàng và nền tảng, rồi tính ra khoản thiếu hụt. Tài khoản chung có thể có số dư ngân hàng trông ổn trong khi số dư của một chủ sở hữu âm và các chủ sở hữu khác đã ứng tiền cho người đó.

Các bước người quản lý thường làm; hãy kiểm tra hợp đồng và quy định của tiểu bang trước:

1. Dựng lại số dư của từng chủ sở hữu từ tháng gần nhất còn khớp, dựa trên sao kê ngân hàng và báo cáo thanh toán.
2. Lập danh sách các số dư âm. Mỗi số dư âm là tiền lấy từ các chủ sở hữu khác hoặc từ bạn.
3. Hỏi ủy ban bất động sản của tiểu bang xem khoản thiếu hụt trong tài khoản ủy thác hoặc ký quỹ có phải báo cáo không, và có thời hạn chi trả nào áp dụng không, trước khi chuyển tiền hoặc tạm dừng các khoản chi trả.
4. Tạm dừng các khoản chi trả mà bạn chưa chứng minh được cho đến khi các sổ cái khớp với ngân hàng, trừ khi hợp đồng hoặc luật tiểu bang đặt thời hạn chi trả.
5. Bù lại số tiền. Chuyển tiền từ tài khoản của chính bạn vào tài khoản tiền của chủ sở hữu, và chỉ ghi số tiền đó là khoản phải thu từ chủ sở hữu nếu hợp đồng cho phép bạn ứng chi phí. Quy tắc ủy thác của tiểu bang có thể giới hạn tiền của chính bạn trong tài khoản đó (Florida cho phép tối đa $5.000), vì vậy hãy hỏi ủy ban muốn khoản thiếu hụt được bù như thế nào.
6. Ghi lại điều đã xảy ra và giữ các sổ cái đã sửa.

Tại Florida, việc không kê khai tiền không phải của nhà môi giới, hoặc không giao tiền đó khi đến hạn, là căn cứ để xử lý kỷ luật (475.25(1)(d)). Xem sửa lỗi tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị lẫn và dựng lại sổ sách từ sao kê ngân hàng.

Ví dụ

Các số liệu mang tính minh họa, bằng đô la Hoa Kỳ.

Một người đồng quản lý với ba chủ sở hữu

Vào tháng 3, một nền tảng đặt phòng trả $9.000 vào tài khoản của một người đồng quản lý, sau khi trừ phí của nền tảng. Các hợp đồng của cô đặt phí quản lý 15% và cho phép cô tính phí dọn dẹp cho các chủ sở hữu. Cô đã ứng $600 cho việc dọn dẹp giữa các lượt khách trước khi khoản chi trả về.

Doanh thu của cô, với tư cách bên đại diện của các chủ sở hữu, là $1.350. Khoản $600 hoàn lại khoản cô đã ứng và được tính cho các chủ sở hữu, không ghi là chi phí của cô. $7.050 còn lại nằm trong tài khoản tiền của chủ sở hữu, thuộc về ba chủ sở hữu.

Một tài khoản cho mười hai chủ sở hữu

Một người quản lý giữ tiền của tất cả chủ sở hữu trong một tài khoản. Đầu tháng, cô trả khoản sửa chữa $4.000 của chủ sở hữu A trước khi tiền thuê của A về. Số dư ngân hàng vẫn trông ổn, nhưng sổ cái từng chủ sở hữu cho thấy A âm $4.000, do mười một chủ sở hữu còn lại trả thay. Thông thường cô sẽ chuyển ngay $4.000 tiền của chính mình vào tài khoản, ghi là khoản phải thu từ A nếu hợp đồng cho phép cô ứng chi phí, và thu hồi từ tiền thuê kế tiếp của A. Không có sổ cái, cô chỉ phát hiện khoảng thiếu khi khoản chi trả của một chủ sở hữu khác bị thiếu.

Người quản lý tại Florida và Form 1099-MISC của chủ sở hữu

Một nhà môi giới có giấy phép tại Florida thu $2.000 tiền thuê cho một chủ sở hữu và gửi vào tài khoản ủy thác hoặc ký quỹ của bà ngay khi nhận. Trong năm, bà thu tổng cộng $30.000 tiền thuê cho chủ sở hữu đó, giữ phí 10% là $3.000, trả cho một thợ sửa chữa $2.500 từ tiền của chủ sở hữu, và chuyển cho chủ sở hữu $24.500. Bà thường nộp Form 1099-MISC cho chủ sở hữu. Quy định hướng tới tổng tiền thuê của chủ sở hữu là $30.000, không phải $24.500 bà đã chuyển, nên bà xác nhận con số với người chuẩn bị thuế trước khi nộp. Bà dự kiến nộp Form 1099-NEC cho thợ sửa chữa, một cá nhân bà thuê và trả bằng séc, vì $2.500 vượt ngưỡng.

Trường hợp của bạn có khác không?

• Bạn giữ tiền của hai chủ sở hữu trở lên trong một tài khoản, hoặc chủ sở hữu yêu cầu bảng sao kê mà hồ sơ của bạn không cho thấy tiền nào của ai: cấu trúc tài khoản, các Form 1099 bạn nộp và vấn đề giấy phép hay tài khoản ủy thác tùy vào hợp đồng và tiểu bang của bạn. Hãy bắt đầu với dịch vụ ghi sổ kế toán, và hỏi ủy ban bất động sản của tiểu bang xem bạn có cần giấy phép hoặc tài khoản ủy thác hay không.
• Tiền của chủ sở hữu đã lẫn với tiền của bạn, hoặc một chủ sở hữu bị rút quá số dư: xem sửa lỗi tiền kinh doanh và tiền cá nhân bị lẫn và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán dựng lại các sổ cái.
• Sổ sách của bạn chậm nhiều tháng, hoặc Form 1099-MISC hay 1099-NEC đã quá hạn: xem bắt kịp sổ sách quá hạn và nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán.
• Bạn thuê căn nhà từ chủ sở hữu rồi cho thuê lại, hoặc hứa trả chủ sở hữu một khoản cố định: tiền khách trả có thể là doanh thu của bạn, không phải tiền của chủ sở hữu. Hãy nhờ dịch vụ ghi sổ kế toán thiết lập sổ sách cho thỏa thuận đó.
• Khách trả thuế lưu trú hoặc thuế cư trú qua bạn: xem thuế bán hàng và thuế lưu trú trên tiền thuê.
• Bạn là chủ sở hữu đang đọc bảng sao kê của người quản lý: xem bảng sao kê chủ sở hữu của người quản lý bất động sản trong sổ sách.
• Các căn nhà cho thuê do LLC nắm giữ: xem sổ sách cho LLC riêng của từng căn nhà cho thuê.
• Chủ sở hữu có thể là người nước ngoài về thuế Hoa Kỳ: bạn có thể là người phải khấu trừ thuế; xem chủ nhà không cư trú.