Fonds des propriétaires : tenue de livres d'un co-hôte

Le loyer que j'encaisse pour un propriétaire est-il mon revenu, ou seulement mes frais?

En général, seulement vos frais, si vous agissez comme mandataire du propriétaire : vous organisez la location de vacances ou à court terme, et le propriétaire reste le bailleur. Les écritures ci-dessous supposent ce mandat : la part du propriétaire est suivie à part de vos frais, et votre préparateur de déclarations de revenus décide comment votre déclaration américaine présente ces frais. Pour les déclarations de renseignements, l'IRS applique le même schéma : le mandataire qui encaisse le loyer, retranche une commission et des paiements de réparations, puis verse le reste doit déclarer le loyer versé au propriétaire et les paiements faits aux réparateurs (Règlement du Trésor américain, article 1.6041-1(e)(5), exemple 5).

Au-delà des règles sur les déclarations de renseignements vues plus bas, la question de savoir si l'argent est détenu en fiducie, et pour qui, relève de votre contrat de gestion écrit et de la loi de votre État.

Ce qui rend un cas plus complexe :

• Vous pourriez être le mandant, et non le mandataire. Si vous louez le logement au propriétaire pour le relouer, ou si vous lui garantissez un paiement fixe, les paiements des voyageurs peuvent être votre revenu et le paiement au propriétaire, votre coût. Faites examiner ce contrat par un préparateur avant d'utiliser les écritures de mandataire ci-dessous.
• Deux propriétaires ou plus partagent un même compte, ou un propriétaire demande un état de compte. Sans grand livre par propriétaire, personne ne peut dire à qui appartient quel argent ni produire un état de compte qui concorde avec la banque.
• Votre État traite l'argent comme des fonds en fiducie. Consultez les sections sur les permis et les comptes en fiducie plus bas.
• Le formulaire 1099-K de la plateforme est à votre nom. Il peut inclure les réservations de tous les propriétaires, et pas seulement vos frais.
• Un propriétaire peut être une personne étrangère aux fins de l'impôt américain, qu'il habite ou non à l'étranger. Le loyer versé à une personne étrangère suit d'autres règles de retenue et de déclaration, et la personne qui a le contrôle ou la réception du loyer peut être l'agent de retenue (Publication 515). Confirmez le statut de chaque propriétaire avant le premier versement; voyez les propriétaires non-résidents.

Vous n'avez peut-être pas à détenir l'argent des propriétaires. Si la plateforme de réservation paie directement chaque propriétaire et que vous n'encaissez que vos frais, l'argent des propriétaires ne passe jamais par votre compte. Cette page vise le cas où l'argent des voyageurs arrive d'abord dans votre compte.

À rassembler : chaque contrat de gestion, les rapports de versement des plateformes avec une ligne par réservation, les relevés bancaires, la liste des propriétaires avec leur statut fiscal, les dossiers de dépôt et l'état de votre permis.

Où l'argent des propriétaires doit-il se trouver : dans mon compte, dans un compte par propriétaire ou dans un compte en fiducie?

Aucune règle fédérale américaine ne choisit le compte. Ce sont votre contrat et votre État qui décident. Lorsque la loi immobilière d'un État s'applique à vous, elle peut exiger un compte en fiducie ou de séquestre. L'argent des propriétaires gardé à part du vôtre est le plus simple à rapprocher chaque mois.

La Floride montre comment une règle d'État peut fonctionner. Le courtier doit déposer sans délai les sommes qui lui sont confiées en séquestre auprès d'une société de titres ou d'une banque, ou dans un compte en fiducie ou de séquestre qu'il tient lui-même, jusqu'à ce que leur versement soit dûment autorisé. Il peut garder dans le compte de séquestre de la gestion locative jusqu'à 5 000 $ de son propre argent ou de celui de son courtage, et la commission immobilière fixe les règles de tenue des registres (Lois de la Floride, article 475.25(1)(k)). Chaque mois, le courtier de la Floride doit préparer un état écrit qui compare le total de ses obligations en fiducie au solde bancaire rapproché, avec les dépôts en transit et les chèques en circulation, puis le revoir, le signer et le dater, et expliquer tout écart et la mesure corrective (règle 61J2-14.012). Les sanctions disciplinaires peuvent aller jusqu'à la suspension ou la révocation du permis et à une amende pouvant atteindre 5 000 $ par infraction (475.25(1)).

Quel que soit votre choix, le test mensuel est le même : le solde bancaire rajusté égale le total des soldes des propriétaires, des dépôts et des réserves, plus l'argent à vous que vous avez laissé volontairement dans le compte et que vous présentez à part. Ne modifiez pas le solde d'un propriétaire seulement pour forcer la concordance; gardez chaque manque visible. Pour des comptes distincts par logement, voyez un compte bancaire distinct pour chaque logement locatif.

Ai-je besoin d'un permis immobilier pour encaisser des loyers ou gérer des locations pour des propriétaires?

Cela dépend de l'État. Certains États exigent un permis de toute personne qui loue un bien pour autrui contre rémunération, et la loi regarde ce que vous faites, pas votre titre. Vous appeler co-hôte ne tranche pas la question.

La Floride exempte la personne qui, pour autrui et contre rémunération, loue un établissement d'hébergement public titulaire d'un permis en vertu du chapitre 509 pour une occupation transitoire (475.011(11)). Le chapitre 509 définit séparément l'établissement et l'occupation : l'occupation transitoire est une occupation temporaire, et elle inclut un séjour dans une location de vacances, sauf si une entente écrite dit que le logement est la seule résidence du client (509.013). La durée d'un séjour ne décide pas à elle seule de l'exemption. Un bail de plus longue durée que vous gérez, ou un logement sans permis, n'est pas visé. Confirmez le permis du logement et la formule d'occupation auprès de l'organisme de l'État.

Le permis est une question juridique. Pour tout autre État, interrogez sa commission immobilière avant d'encaisser un loyer pour un propriétaire.

Comment configurer mes livres pour montrer le solde de chaque propriétaire?

Inscrivez l'argent des propriétaires dans des comptes de passif, et non de revenu, et étiquetez chaque ligne du nom du propriétaire pour qu'un seul rapport montre le solde de chacun. Avec seulement quelques propriétaires, vous pouvez plutôt utiliser un sous-compte par propriétaire.

Gardez les dépôts et la réserve sur des lignes distinctes, pour qu'un versement ne puisse pas les dépenser.

Vérifiez quatre points chaque mois :

1. Le solde bancaire rajusté (solde du relevé moins les paiements en circulation, plus les dépôts en transit) correspond au grand livre de la trésorerie, et les soldes des propriétaires, les dépôts et les réserves expliquent ce grand livre.
2. Aucun solde de propriétaire n'est inférieur à zéro. Un solde négatif signifie que vous, ou d'autres propriétaires, avez financé ce propriétaire.
3. Chaque versement de plateforme correspond à un seul dépôt bancaire.
4. Chaque versement à un propriétaire s'appuie sur un état de compte.

Pour savoir si un chiffrier, un grand livre avec étiquettes de propriétaires ou un logiciel comptable est le meilleur outil, voyez chiffrier, logiciel ou spécialiste de la tenue de livres; les noms de comptes selon les lignes de l'annexe E se trouvent dans le plan comptable d'un bien locatif.

Comment inscrire un versement de plateforme de réservation qui comprend la part du propriétaire?

Inscrivez le dépôt comme argent reçu, puis ventilez-le par réservation et par bien à partir du rapport de versement de la plateforme. La part du propriétaire va à son solde; lorsque vous agissez comme son mandataire, rien de cette somme n'est votre revenu.

1. Téléchargez le rapport de versement : réservation, bien, frais facturés au voyageur, frais de la plateforme, remboursements et toute taxe que la plateforme a perçue.
2. Faites concorder le total du rapport avec un seul dépôt bancaire.
3. Créditez chaque réservation au solde de son propriétaire, moins les frais de la plateforme si le contrat les met à la charge du propriétaire.
4. Imputez vos frais à ce solde, et passez-les aux revenus de frais de gestion lorsqu'ils sont gagnés.
5. Excluez de tous les revenus la taxe que la plateforme perçoit et verse. Si vous devez percevoir et verser la taxe vous-même, c'est un passif; voyez la taxe de vente et d'occupation sur les loyers.
6. Classez le rapport avec les pièces du mois.

Si un remboursement à un voyageur ou une réclamation de la plateforme arrive après que vous avez payé le propriétaire, c'est le contrat qui décide qui en supporte le coût. Gardez les dates de séjour sur chaque ligne pour que l'état de compte et le versement concordent.

Un seul dépôt couvre souvent plusieurs propriétaires; le grand livre des propriétaires, et non le registre bancaire, est donc la pièce de référence. Savoir si le loyer du propriétaire est le montant brut payé par le voyageur ou le versement net est une question du côté du propriétaire, traitée dans versements de réservation, brut ou net.

Comment inscrire mes frais de gestion, les frais de ménage et les coûts que j'ai payés pour le propriétaire?

Lorsque vous agissez comme mandataire du propriétaire, vos frais sont votre revenu, et les coûts que vous payez pour le propriétaire sont les siens, pas les vôtres.

Gardez un reçu pour chaque coût, car l'état de compte du propriétaire les énumère tous. Si vous engagez et payez un réparateur ou une personne de ménage avec l'argent du propriétaire, vous pourriez être celui qui doit produire le formulaire 1099-NEC (section suivante).

Comment traiter les dépôts de garantie et les loyers payés d'avance que je détiens pour un propriétaire?

Pour le propriétaire américain, un dépôt qui doit être remboursé n'est généralement pas un revenu au moment où il est reçu, tandis qu'un loyer payé d'avance l'est généralement, dans l'année de réception et non au début de la période qu'il couvre (Publication 527). Si le propriétaire vous autorise à recevoir le loyer comme son mandataire, votre réception compte comme la sienne, même si vous lui versez l'argent plus tard (Publication 538). Si votre contrat laisse votre statut de mandataire incertain, faites-le examiner par un préparateur et inscrivez la date de réception de chaque paiement. Le moment où un dépôt devient un revenu est expliqué dans dépôts de garantie dans les livres d'un bien locatif.

Dans vos livres, inscrivez chaque dépôt remboursable au compte des dépôts du propriétaire détenus et excluez-le du solde que le propriétaire peut retirer. Le loyer payé d'avance n'est pas un dépôt aux fins de l'impôt : portez-le au solde du propriétaire comme loyer, à la date où vous le recevez, et indiquez la période qu'il couvre. Un État peut tout de même restreindre le loyer payé d'avance. Pour les baux résidentiels de la Floride visés, le loyer payé d'avance pour une période autre que la prochaine période de location doit être gardé à part jusqu'au début de cette période (Lois de la Floride, article 83.49). Gardez tout loyer payé d'avance restreint sur la ligne des dépôts, et non dans le solde que le propriétaire peut retirer. Le moment de l'imposition et l'autorisation de libérer l'argent sont deux questions distinctes.

Quels formulaires fiscaux dois-je produire, et que faire si le formulaire 1099-K de la plateforme est à mon nom?

Vous pourriez devoir produire un formulaire 1099-MISC pour chaque propriétaire américain et un formulaire 1099-NEC pour chaque entrepreneur que vous engagez. Le formulaire 1099-K d'une plateforme à votre nom est une question distincte.

Documentez d'abord le statut fiscal américain de chaque propriétaire. Demandez un formulaire W-9 aux personnes américaines, y compris aux citoyens américains à l'étranger. Un propriétaire étranger remet généralement un formulaire W-8 à la place, et le loyer de source américaine versé à un propriétaire étranger peut exiger une retenue et les formulaires 1042 et 1042-S plutôt que le formulaire 1099-MISC décrit plus bas. Un formulaire W-8ECI valide peut changer le traitement de la retenue (Publication 515). L'agent de retenue qui omet de retenir l'impôt en est responsable (26 U.S.C. 1461). Voyez les propriétaires non-résidents avant le premier versement.

Si vous produisez 10 déclarations de renseignements ou plus, tous types confondus, dans l'année, vous devez les produire par voie électronique; la date limite électronique s'applique donc dès que vos formulaires 1099 et autres déclarations de renseignements atteignent ce nombre (instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC).

Les instructions des formulaires 1099-MISC et 1099-NEC précisent que le gestionnaire immobilier doit utiliser le formulaire 1099-MISC pour déclarer le loyer reversé au propriétaire. Elles exemptent généralement les paiements faits à une société, y compris une LLC imposée comme une société de type C ou S, et laissent au formulaire 1099-K les paiements faits par carte ou par un réseau tiers. La retenue de réserve de 24 % peut s'appliquer lorsqu'un bénéficiaire ne fournit aucun numéro d'identification fiscale; demandez donc un formulaire W-9 à chaque propriétaire américain et à chaque entrepreneur avant le premier paiement (Publication 1099).

Vous produisez un formulaire 1099-NEC pour un entrepreneur seulement lorsque vous êtes le payeur, ce qui dépend du fait que vous exercez des fonctions de gestion ou de surveillance, ou que vous avez un intérêt économique important dans le paiement, plutôt que de simplement signer des chèques sur ordre d'autrui (Règlement du Trésor américain, article 1.6041-1(e)(1)). Le gestionnaire qui engage la personne de ménage et la paie avec les loyers encaissés, comme le mandataire de l'exemple du règlement, exerce ces fonctions. Pour savoir qui est le payeur dans votre arrangement, et quels préposés au ménage et réparateurs doivent recevoir un formulaire, voyez les 1099 pour le ménage et les réparateurs des propriétaires.

Le montant à inscrire sur le formulaire 1099-MISC du propriétaire n'est pas simple à établir. Les instructions parlent de « loyer reversé ». Le règlement dit que le montant déclaré est celui qui entre dans le revenu brut du bénéficiaire, ce qui correspond souvent au montant brut avant la déduction des frais, des commissions et des dépenses (Règlement du Trésor américain, article 1.6041-1(f)). Fixez le chiffre avec un préparateur avant de produire le formulaire.

Si le formulaire 1099-K de la plateforme est à votre nom, son montant brut n'est pas réduit des frais ni des remboursements et peut comprendre de l'argent qui appartient à d'autres (IRS : quoi faire avec le formulaire 1099-K). La personne qui reçoit un formulaire 1099 pour des sommes qui appartiennent à quelqu'un d'autre est un prête-nom (nominee) : elle produit et remet un formulaire 1099 à chaque autre propriétaire, en se désignant comme payeur (Publication 1099); les instructions du formulaire 1099-K décrivent la même démarche pour la personne qui reçoit des paiements de plateforme pour le compte d'autres et les leur transmet (instructions du formulaire 1099-K).

La Publication 1099 indique que le prête-nom produit généralement le même type de formulaire que celui qu'il a reçu, ce qui renvoie au formulaire 1099-K pour l'argent de plateforme. La règle du bénéficiaire regroupé va plus loin : la personne qui reçoit des paiements d'une entité de règlement des paiements pour des bénéficiaires participants et les distribue est traitée comme l'entité de règlement des paiements à l'égard de ces bénéficiaires (Règlement du Trésor américain, article 1.6050W-1(d)(1)). Les paiements à déclarer comme paiements par carte ou par réseau tiers sont déclarés selon cette règle, et non en plus selon la règle du formulaire 1099-MISC; le seuil des petits paiements est ignoré pour décider quelle règle s'applique (instructions du formulaire 1099-K). Savoir si votre arrangement répond à la règle, et quels paiements les lignes du formulaire 1099-MISC ci-dessus couvrent encore, exige un préparateur. Pour les paiements par réseau tiers, la déclaration fédérale sur le formulaire 1099-K est généralement exigée lorsque les paiements dépassent 20 000 $ et que le nombre d'opérations dépasse 200 opérations dans l'année, et une plateforme peut envoyer le formulaire sous ces seuils (instructions du formulaire 1099-K). Pour ne déclarer que vos propres frais lorsque le formulaire montre davantage, voyez un formulaire de paiement pour les ventes d'autrui et un formulaire de plateforme erroné ou corrigé.

Trois points exigent un préparateur qui a vu vos contrats et vos rapports de versement : le montant inscrit sur le formulaire du propriétaire, l'application ou non de la règle du bénéficiaire regroupé à l'argent de votre plateforme, et la question de savoir si vous êtes le payeur.

Un formulaire 1099 manquant ou erroné peut coûter 340 $ par déclaration au taux général pour les formulaires de cette année d'imposition, moins s'il est corrigé rapidement et plus en cas de négligence intentionnelle, et l'état remis au bénéficiaire comporte sa propre pénalité (Rev. Proc. 2025-32). Pour le côté du propriétaire du formulaire de plateforme, voyez le formulaire 1099-K d'une plateforme de paiement pour un revenu de location.

Quel état mensuel faut-il remettre à chaque propriétaire?

Aucun formulaire fédéral américain n'est prescrit. Le propriétaire déclare tous les loyers reçus et déduit les dépenses (Publication 527); l'état de compte doit donc lui donner les deux.

À la fin de l'année, envoyez à chaque propriétaire un sommaire qui concorde avec tout formulaire 1099-MISC. Pour savoir comment un propriétaire transforme votre état de compte en annexe E, voyez états de compte des propriétaires d'un gestionnaire immobilier dans les livres.

Que faire si l'argent d'un propriétaire a été dépensé pour un autre ou mêlé au mien?

Reconstituez le grand livre de chaque propriétaire à partir des relevés bancaires et des rapports de plateforme, puis calculez le manque. Un compte commun peut afficher un bon solde bancaire alors que le solde d'un propriétaire est négatif et que d'autres l'ont financé.

Mesures que les gestionnaires prennent couramment; vérifiez d'abord votre contrat et les règles de votre État :

1. Reconstituez le solde de chaque propriétaire à partir du dernier mois où il concordait, avec les relevés bancaires et les rapports de versement.
2. Dressez la liste des soldes négatifs. Chacun représente de l'argent pris à d'autres propriétaires ou à vous.
3. Demandez à la commission immobilière de votre État si un manque dans un compte en fiducie ou de séquestre doit être signalé, et si un délai de versement s'applique, avant de déplacer de l'argent ou de suspendre des versements.
4. Suspendez les versements que vous ne pouvez pas encore justifier jusqu'à ce que les grands livres concordent avec la banque, sauf si votre contrat ou la loi de l'État fixe un délai de versement.
5. Remplacez l'argent. Transférez des fonds de votre propre compte vers le compte des fonds de propriétaires, et inscrivez le montant comme à recevoir du propriétaire seulement si le contrat vous permet d'avancer des coûts. Une règle d'État sur les comptes en fiducie peut limiter votre propre argent dans ce compte (la Floride permet jusqu'à 5 000 $); demandez donc comment la commission veut que le manque soit corrigé.
6. Consignez ce qui s'est passé et conservez les grands livres corrigés.

En Floride, le fait de ne pas rendre compte de l'argent qui n'appartient pas au courtier, ou de ne pas le remettre à l'échéance, est un motif de sanction disciplinaire (475.25(1)(d)). Voyez corriger des fonds mélangés et reconstituer les livres à partir des relevés bancaires.

Exemple

Les montants sont illustratifs, en dollars américains.

Une co-hôte avec trois propriétaires

En mars, une plateforme de réservation verse 9 000 $ dans le compte d'une co-hôte, après les frais de la plateforme. Ses contrats prévoient des frais de gestion de 15 % et lui permettent d'imputer le ménage aux propriétaires. Elle a avancé 600 $ pour le ménage entre deux séjours avant le versement.

Son revenu, à titre de mandataire des propriétaires, est de 1 350 $. Les 600 $ remboursent son avance et sont imputés aux propriétaires; ils ne sont pas inscrits comme sa dépense. Les 7 050 $ restants demeurent dans le compte des fonds de propriétaires, dus aux trois propriétaires.

Un compte pour douze propriétaires

Une gestionnaire garde l'argent de tous ses propriétaires dans un seul compte. Elle paie tôt dans le mois une réparation de 4 000 $ pour le propriétaire A, avant l'arrivée du loyer de A. Le solde bancaire semble toujours bon, mais le grand livre par propriétaire montre A à moins 4 000 $, payé par les onze autres propriétaires. Elle déplacerait normalement 4 000 $ de son propre argent dans le compte sans attendre, les inscrirait comme à recevoir de A si le contrat lui permet d'avancer des coûts, et les récupérerait sur le prochain loyer de A. Sans grand livre, elle ne découvrirait l'écart que lorsque le versement d'un autre propriétaire serait insuffisant.

Une gestionnaire de la Floride et le formulaire 1099-MISC du propriétaire

Une courtière titulaire d'un permis de la Floride encaisse 2 000 $ de loyer pour un propriétaire et les dépose dans son compte en fiducie ou de séquestre dès réception. Dans l'année, elle encaisse 30 000 $ de loyer pour ce propriétaire, garde des frais de 10 % de 3 000 $, paie 2 500 $ à un réparateur avec l'argent du propriétaire et envoie 24 500 $ au propriétaire. Elle produit généralement un formulaire 1099-MISC au nom du propriétaire. Le règlement renvoie au loyer brut du propriétaire, 30 000 $, plutôt qu'aux 24 500 $ qu'elle lui a envoyés; elle confirme donc le chiffre avec un préparateur avant de produire le formulaire. Elle prévoit produire un formulaire 1099-NEC pour le réparateur, un particulier qu'elle a engagé et payé par chèque, car 2 500 $ dépasse le seuil.

Votre situation est différente?

• Vous détenez l'argent de deux propriétaires ou plus dans un seul compte, ou un propriétaire demande des états de compte et vos registres ne peuvent pas montrer à qui appartient quel argent : la structure du compte, les formulaires 1099 à produire et la question du permis ou du compte en fiducie dépendent de vos contrats et de votre État. Commencez par l'aide en tenue de livres, et demandez à la commission immobilière de votre État si vous avez besoin d'un permis ou d'un compte en fiducie.
• L'argent des propriétaires est déjà mêlé au vôtre, ou un propriétaire est à découvert : voyez corriger des fonds mélangés et obtenez de l'aide en tenue de livres pour reconstituer les grands livres.
• Vos livres ont des mois de retard, ou un formulaire 1099-MISC ou 1099-NEC est en retard : voyez rattraper des livres en retard et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Vous louez le logement au propriétaire pour le relouer, ou vous lui promettez un paiement fixe : les paiements des voyageurs peuvent être votre revenu, et non des fonds de propriétaires. Obtenez de l'aide en tenue de livres pour configurer les livres selon cet arrangement.
• Les voyageurs paient une taxe d'hébergement ou d'occupation par votre entremise : voyez la taxe de vente et d'occupation sur les loyers.
• Vous êtes un propriétaire qui lit l'état de compte de son gestionnaire : voyez états de compte des propriétaires d'un gestionnaire immobilier dans les livres.
• Les logements locatifs appartiennent à des LLC : voyez les livres d'une LLC par bien locatif.
• Un propriétaire peut être une personne étrangère aux fins de l'impôt américain : vous pourriez être celui qui doit retenir l'impôt; voyez les propriétaires non-résidents.