Dinheiro de proprietários: coanfitriões e administradores

O aluguel que recebo por um proprietário é minha renda ou só a minha taxa?

Geralmente só a sua taxa, quando você atua como agente do proprietário: você organiza o aluguel de curta duração ou de temporada e o proprietário continua sendo o locador. Os lançamentos abaixo partem desse arranjo de agência: a parte do proprietário é controlada à parte da sua taxa, e o seu preparador de declarações decide como a sua declaração informa a taxa. Nas declarações informativas, o IRS segue o mesmo raciocínio: o agente que recebe o aluguel, desconta a comissão e os pagamentos de reparos e repassa o restante deve informar o aluguel pago ao proprietário e os pagamentos feitos aos prestadores dos reparos (Regulations, seção 1.6041-1(e)(5), Exemplo 5).

Além das regras de declaração informativa vistas abaixo, o fato de o dinheiro ficar em custódia (trust), e para quem, depende do seu contrato de administração por escrito e da lei do seu estado.

O que torna o caso mais complicado:

• Você pode ser a parte principal, e não o agente. Se você aluga o imóvel do proprietário e o subloca, ou garante ao proprietário um pagamento fixo, o dinheiro dos hóspedes pode ser receita sua e o pagamento ao proprietário, custo seu. Peça a um preparador de declarações que revise esse contrato antes de usar os lançamentos de agência abaixo.
• Dois ou mais proprietários dividem uma conta, ou um proprietário pede um extrato. Sem um livro-razão por proprietário, ninguém consegue dizer de quem é cada dinheiro nem produzir um extrato que bata com o banco.
• Seu estado trata o dinheiro como dinheiro em custódia (trust). Veja as seções abaixo sobre licenças e contas fiduciárias.
• O Form 1099-K da plataforma está no seu nome. Ele pode incluir as reservas de todos os proprietários, e não só a sua taxa.
• Um proprietário pode ser estrangeiro para fins fiscais dos EUA, more ele no exterior ou não. O aluguel pago a um estrangeiro segue outras regras de retenção e de declaração, e quem tem o controle ou recebe o aluguel pode ser o agente de retenção (Publication 515). Confirme a situação de cada proprietário antes do primeiro repasse; veja proprietários não residentes de imóveis alugados.

Talvez você nem precise guardar o dinheiro dos proprietários. Se a plataforma de reservas paga cada proprietário diretamente e você recebe só a sua taxa, o dinheiro dos proprietários nunca passa pela sua conta. Esta página trata do caso em que o dinheiro dos hóspedes cai primeiro na sua conta.

Reúna: cada contrato de administração, os relatórios de repasse da plataforma com uma linha por reserva, os extratos bancários, a lista de proprietários com a classificação fiscal de cada um, os registros de depósitos e a situação da sua licença.

Onde deve ficar o dinheiro dos proprietários: na minha conta, em uma conta por proprietário ou em uma conta fiduciária?

Nenhuma regra federal define a conta. Quem define é o seu contrato e o seu estado. Quando a lei imobiliária de um estado se aplica a você, ela pode exigir uma conta fiduciária (trust) ou de custódia (escrow). O dinheiro dos proprietários mantido separado do seu é o mais simples de conciliar todo mês.

A Flórida mostra como uma regra estadual pode funcionar. O corretor deve depositar imediatamente o dinheiro que lhe foi confiado em uma conta de custódia em uma empresa de títulos (title company) ou banco, ou em uma conta fiduciária ou de custódia que ele mantém, até que o repasse seja devidamente autorizado. Ele pode manter até $5.000 de dinheiro próprio ou da corretora na conta de custódia da administração de imóveis, e a comissão imobiliária define as regras de registro (Florida Statutes 475.25(1)(k)). Todo mês, o corretor da Flórida deve preparar um demonstrativo por escrito que compare o total devido aos proprietários com o saldo bancário conciliado, liste os depósitos em trânsito e os cheques pendentes, revisá-lo, assiná-lo e datá-lo, e explicar qualquer diferença e a medida corretiva (Rule 61J2-14.012). A sanção pode incluir suspensão ou revogação da licença e multa de até $5.000 por infração (475.25(1)).

Qualquer que seja a escolha, o teste mensal é o mesmo: o saldo bancário ajustado é igual ao total dos saldos dos proprietários, dos depósitos e das reservas, mais o dinheiro seu que você deixou de propósito e mostra separadamente. Não altere o saldo de um proprietário só para forçar a conferência; mantenha cada falta visível. Para contas separadas por imóvel, veja uma conta bancária separada para cada imóvel alugado.

Preciso de licença imobiliária para receber aluguéis ou administrar imóveis de proprietários?

Depende do estado. Alguns estados exigem licença de quem aluga imóveis de outras pessoas mediante pagamento, e as leis olham o que você faz, não o seu título. Chamar-se de coanfitrião não resolve a questão.

A Flórida isenta quem, para outra pessoa e mediante pagamento, aluga um estabelecimento de hospedagem pública licenciado pelo capítulo 509 para ocupação transitória (475.011(11)). O capítulo 509 define separadamente o estabelecimento e a ocupação: ocupação transitória é a ocupação temporária e inclui a estadia em uma unidade de aluguel de temporada, a menos que um contrato por escrito diga que a unidade é a única residência do hóspede (509.013). A duração da estadia, por si só, não decide a isenção. Um aluguel de longo prazo que você administra, ou uma unidade sem licença, não está coberto. Confirme a licença da unidade e o tipo de ocupação com o órgão estadual.

Licenciamento é uma questão jurídica. Em qualquer outro estado, pergunte à comissão imobiliária antes de receber aluguel por um proprietário.

Como organizo a escrituração para mostrar o saldo de cada proprietário?

Guarde o dinheiro dos proprietários em contas de passivo, e não de renda, e marque cada linha com o nome do proprietário, para que um só relatório mostre o saldo de cada um. Com poucos proprietários, você pode usar uma subconta por proprietário.

Mantenha os depósitos e a reserva em linhas próprias, para que um repasse não possa gastá-los.

Confira quatro pontos todo mês:

1. O saldo bancário ajustado (saldo do extrato menos pagamentos pendentes, mais depósitos em trânsito) bate com o livro-razão do caixa, e os saldos, depósitos e reservas dos proprietários explicam esse livro-razão.
2. Nenhum saldo de proprietário fica abaixo de zero. Um saldo negativo significa que você, ou outros proprietários, financiou esse proprietário.
3. Cada repasse da plataforma bate com um depósito bancário.
4. Cada repasse a um proprietário tem um extrato por trás.

Se isso fica em uma planilha, em um livro-razão com marcação por proprietário ou em um software de contabilidade, veja planilha, software ou responsável contábil; os nomes das contas por linha do Schedule E estão no plano de contas de imóveis para aluguel.

Como registro um repasse da plataforma de reservas que inclui a parte do proprietário?

Registre o depósito como dinheiro recebido e divida-o por reserva e por imóvel a partir do relatório de repasse da plataforma. A parte do proprietário vai para o saldo dele; quando você atua como agente do proprietário, nada disso é renda sua.

1. Baixe o relatório de repasse: reserva, imóvel, cobranças dos hóspedes, taxa da plataforma, reembolsos e qualquer imposto que a plataforma tenha cobrado.
2. Confira o total do relatório com um único depósito bancário.
3. Credite cada reserva no saldo do seu proprietário, menos a taxa da plataforma, se o contrato a coloca por conta do proprietário.
4. Lance a sua taxa contra esse saldo e passe-a para a receita de taxas quando for ganha.
5. Deixe fora da renda de todos o imposto que a plataforma cobra e recolhe. Se você mesmo precisa cobrar e recolher o imposto, ele é um passivo; veja imposto sobre vendas e de ocupação sobre aluguel.
6. Arquive o relatório junto com os registros do mês.

Se um reembolso a hóspede ou uma reclamação na plataforma chegar depois de você ter pago o proprietário, o contrato decide quem arca com ele. Mantenha as datas da estadia em cada linha, para que o extrato e o repasse concordem.

Um depósito costuma cobrir vários proprietários, então o livro-razão por proprietário, e não o registro bancário, é o documento de referência. Se o aluguel do proprietário é a cobrança bruta do hóspede ou o repasse líquido, essa é a questão do lado do proprietário tratada em repasses de reservas, brutos ou líquidos.

Como registro minha taxa de administração, as taxas de limpeza e os custos que paguei pelo proprietário?

Quando você atua como agente do proprietário, a sua taxa é a sua receita, e os custos que você paga pelo proprietário são dele, não seus.

Guarde um recibo de cada custo, porque o extrato do proprietário lista todos. Quando você contrata e paga um faz-tudo ou faxineiro com dinheiro do proprietário, pode ser você quem entrega o Form 1099-NEC (próxima seção).

Como trato os depósitos de garantia e o aluguel antecipado que guardo para um proprietário?

Para o proprietário, um depósito guardado para ser devolvido geralmente não é renda quando recebido, e o aluguel antecipado geralmente é, no ano em que é recebido, e não quando começa o período que ele cobre (Publication 527). Se o proprietário autoriza você a receber o aluguel como agente dele, o seu recebimento conta como recebimento do proprietário, mesmo que você repasse o dinheiro depois (Publication 538). Se o seu contrato deixa a sua condição de agente pouco clara, peça a um preparador de declarações que o revise e registre a data em que recebeu cada pagamento. Quando um depósito vira renda está em depósitos de garantia na escrituração de imóveis alugados.

Na sua escrituração, guarde cada depósito reembolsável na conta de depósitos do proprietário em custódia e deixe-o fora do saldo que o proprietário pode sacar. O aluguel antecipado não é um depósito para fins fiscais: lance-o no saldo do proprietário como aluguel, com a data em que você o recebeu, e mostre o período que ele cobre. Mesmo assim, um estado pode restringir o aluguel antecipado. Nos aluguéis residenciais da Flórida a que a regra se aplica, o aluguel antecipado de período diferente do próximo período de aluguel deve ser guardado à parte até que esse período comece (Florida Statutes 83.49). Mantenha qualquer aluguel antecipado restrito na linha de depósitos, e não no saldo que o proprietário pode sacar. O momento do imposto e a permissão para liberar o dinheiro são questões separadas.

Quais formulários fiscais entrego, e e se o Form 1099-K da plataforma estiver no meu nome?

Você pode precisar entregar um Form 1099-MISC para cada proprietário dos EUA e um Form 1099-NEC para cada prestador de serviços que contratar. O Form 1099-K da plataforma em seu nome é uma questão à parte.

Primeiro, documente a situação fiscal de cada proprietário nos EUA. Peça um Form W-9 (formulário em que quem recebe informa seu TIN) às pessoas dos EUA, inclusive cidadãos americanos no exterior. Um proprietário estrangeiro geralmente entrega um Form W-8; o aluguel de imóvel nos EUA pago a ele pode exigir retenção e os Forms 1042 e 1042-S, e não o Form 1099-MISC descrito abaixo. Um Form W-8ECI válido pode mudar o tratamento da retenção (Publication 515). O agente de retenção que não retém responde pelo imposto (26 U.S.C. 1461). Veja proprietários não residentes de imóveis alugados antes do primeiro repasse.

Se você entregar 10 ou mais declarações informativas de todos os tipos no ano, deve entregá-las por via eletrônica; assim, o prazo eletrônico vale a partir do momento em que seus Forms 1099 e outras declarações informativas atingirem esse número (instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC).

As instruções dos Forms 1099-MISC e 1099-NEC dizem que o administrador de imóveis deve usar o Form 1099-MISC para informar o aluguel repassado ao proprietário. Elas geralmente dispensam os pagamentos a uma corporação, inclusive uma LLC tributada como corporação C ou S, e deixam para o Form 1099-K os pagamentos feitos por cartão ou por uma rede de pagamentos de terceiros. A retenção adicional (backup withholding) de 24% pode se aplicar quando quem recebe não informa um número de identificação fiscal; por isso, peça um Form W-9 a cada proprietário dos EUA e a cada prestador de serviços antes do primeiro pagamento (Publication 1099).

Você só entrega um Form 1099-NEC a um prestador de serviços quando é o pagador, o que depende de você exercer funções de gestão ou supervisão, ou ter um interesse econômico significativo no pagamento, e não apenas assinar cheques por ordem de outra pessoa (Regulations, seção 1.6041-1(e)(1)). O administrador que contrata o faxineiro e paga com o aluguel recebido, como faz o agente no exemplo da regulamentação, exerce essas funções. Quem é o pagador no seu arranjo, e quais faxineiros e faz-tudo precisam de um formulário, está em 1099 para faxineiros e faz-tudo de proprietários de imóveis alugados.

O valor que vai no Form 1099-MISC do proprietário não é simples. As instruções dizem “rent paid over” (aluguel repassado). A regulamentação diz que o valor informado é o valor que entra na renda bruta de quem recebe, que em muitos casos é o valor bruto antes de descontadas taxas, comissões e despesas (Regulations, seção 1.6041-1(f)). Defina o valor com um preparador de declarações antes de entregar.

Se o Form 1099-K da plataforma estiver no seu nome, o valor bruto dele não é reduzido por taxas nem por reembolsos e pode incluir dinheiro que pertence a outras pessoas (IRS: o que fazer com o Form 1099-K). Quem recebe um Form 1099 por valores que pertencem a outra pessoa é um nominee (titular em nome de terceiros), que entrega e fornece um Form 1099 a cada outro proprietário, com ele mesmo como pagador (Publication 1099); as instruções do Form 1099-K descrevem o mesmo para quem recebe pagamentos de plataformas por conta de outros e os repassa (instruções do Form 1099-K).

A Publication 1099 diz que o nominee geralmente entrega o mesmo tipo de formulário que recebeu, o que aponta para o Form 1099-K no caso do dinheiro de plataformas. A regra do beneficiário agregado vai além: quem recebe pagamentos de uma entidade de liquidação de pagamentos em nome de beneficiários participantes e os distribui é tratado como a entidade de liquidação de pagamentos para esses beneficiários (Regulations, seção 1.6050W-1(d)(1)). Os pagamentos que devem ser informados como pagamentos por cartão ou por rede de terceiros são informados por essa regra, e não também pela regra do Form 1099-MISC, e o limite para pagamentos pequenos é ignorado para decidir qual regra se aplica (instruções do Form 1099-K). Saber se o seu arranjo se enquadra na regra, e quais pagamentos as linhas do Form 1099-MISC acima ainda cobrem, exige um preparador de declarações. Nos pagamentos por rede de terceiros, a declaração federal do Form 1099-K geralmente é exigida quando os pagamentos passam de $20.000 e o número de transações passa de 200 transações no ano, e uma plataforma pode enviar o formulário abaixo desses níveis (instruções do Form 1099-K). Como informar só a sua taxa quando o formulário mostra mais está em formulário de pagamento sobre vendas de outra pessoa e em formulário fiscal de plataforma errado ou corrigido.

Três pontos exigem um preparador de declarações que tenha visto seus contratos e relatórios de repasse: o valor no formulário do proprietário, se a regra do beneficiário agregado se aplica ao dinheiro de plataformas que você recebe e se você é o pagador.

Um Form 1099 ausente ou errado pode custar $340 por declaração, na taxa geral, nos formulários deste ano fiscal, menos se corrigido cedo e mais em caso de descumprimento intencional, e o informe ao beneficiário tem multa própria (Revenue Procedure 2025-32). Para o lado do proprietário no formulário da plataforma, veja Form 1099-K de plataforma de pagamento sobre renda de aluguel.

De qual extrato mensal cada proprietário precisa?

Nenhum formulário federal é prescrito. O proprietário informa todo o aluguel recebido e deduz as despesas (Publication 527); por isso, o extrato deve trazer os dois.

No fim do ano, envie a cada proprietário um resumo que bata com qualquer Form 1099-MISC. Como o proprietário transforma o seu extrato no Schedule E está em extratos do administrador de imóveis para o proprietário na escrituração.

E se o dinheiro de um proprietário foi gasto com outro ou misturado com o meu?

Reconstrua o livro-razão de cada proprietário a partir dos registros do banco e da plataforma e depois calcule a falta. Uma conta conjunta pode mostrar um bom saldo bancário enquanto o saldo de um proprietário está negativo e outros o financiaram.

Passos que os administradores costumam seguir; confira antes o seu contrato e as regras do seu estado:

1. Reconstrua o saldo de cada proprietário a partir do último mês em que ele bateu, usando extratos bancários e relatórios de repasse.
2. Liste os saldos negativos. Cada um é dinheiro tirado de outros proprietários ou de você.
3. Pergunte à comissão imobiliária do seu estado se uma falta em uma conta fiduciária ou de custódia deve ser comunicada e se há prazo para o repasse, antes de mover dinheiro ou suspender repasses.
4. Suspenda os repasses que você ainda não consegue comprovar até que os livros-razão batam com o banco, a menos que o seu contrato ou a lei do estado fixe um prazo de repasse.
5. Reponha o dinheiro. Transfira recursos da sua conta para a conta de fundos dos proprietários e registre o valor como a receber do proprietário apenas se o contrato permitir que você adiante custos. Uma regra estadual sobre contas fiduciárias pode limitar o seu próprio dinheiro nessa conta (a Flórida permite até $5.000); por isso, pergunte como a comissão quer que a falta seja coberta.
6. Anote o que aconteceu e guarde os livros-razão corrigidos.

Na Flórida, deixar de prestar contas de dinheiro que não é do corretor, ou de entregá-lo no vencimento, é motivo de sanção disciplinar (475.25(1)(d)). Veja como corrigir fundos pessoais e da empresa misturados e reconstruir a escrituração a partir de extratos bancários.

Exemplo

Valores ilustrativos em dólares americanos.

Uma coanfitriã com três proprietários

Em março, uma plataforma de reservas paga US$9.000 na conta de uma coanfitriã, já descontada a taxa da própria plataforma. Os contratos dela fixam uma taxa de administração de 15% e permitem cobrar a limpeza dos proprietários. Ela adiantou US$600 pela limpeza de troca de hóspedes antes do repasse.

A receita dela, como agente dos proprietários, é de US$1.350. Os US$600 reembolsam o adiantamento e são cobrados dos proprietários, e não lançados como despesa dela. Os outros US$7.050 ficam na conta de fundos dos proprietários, devidos aos três.

Uma conta para doze proprietários

Uma administradora guarda o dinheiro de todos os proprietários em uma só conta. Ela paga cedo no mês o reparo de US$4.000 do proprietário A, antes de chegar o aluguel dele. O saldo bancário continua parecendo saudável, mas o livro-razão por proprietário mostra A com saldo negativo de US$4.000, pagos pelos outros onze proprietários. Ela normalmente transferiria na hora US$4.000 do próprio bolso para a conta, registraria o valor como a receber de A, se o contrato permitir que ela adiante custos, e o recuperaria do próximo aluguel de A. Sem o livro-razão, ela só descobriria a falta quando o repasse de outro proprietário saísse a menor.

Uma administradora da Flórida e o Form 1099-MISC do proprietário

Uma corretora licenciada da Flórida recebe US$2.000 de aluguel para um proprietário e os deposita na conta fiduciária ou de custódia assim que os recebe. No ano, ela recebe US$30.000 de aluguel desse proprietário, retém uma taxa de 10%, ou US$3.000, paga US$2.500 a um faz-tudo com o dinheiro do proprietário e envia US$24.500 ao proprietário. Em geral, ela entrega um Form 1099-MISC ao proprietário. A regulamentação aponta para o aluguel bruto do proprietário, US$30.000, e não para os US$24.500 que ela enviou; por isso, ela confirma o valor com um preparador de declarações antes de entregar. Ela espera entregar um Form 1099-NEC ao faz-tudo, uma pessoa física que contratou e pagou com cheque, porque US$2.500 está acima do limite.

E no seu caso?

• Você guarda dinheiro de dois ou mais proprietários em uma só conta, ou um proprietário pede extratos e os seus registros não mostram de quem é cada dinheiro: a estrutura da conta, os Forms 1099 que você entrega e a questão da licença ou da conta fiduciária dependem dos seus contratos e do seu estado. Comece com a ajuda com escrituração contábil e pergunte à comissão imobiliária do seu estado se você precisa de licença ou de conta fiduciária.
• O dinheiro dos proprietários já está misturado com o seu, ou um proprietário está no negativo: veja como corrigir fundos misturados e peça ajuda com escrituração contábil para reconstruir os livros-razão.
• Sua escrituração está meses atrasada, ou um Form 1099-MISC ou 1099-NEC está vencido: veja como colocar em dia a escrituração atrasada e peça ajuda com escrituração contábil.
• Você aluga o imóvel do proprietário e o subloca, ou promete ao proprietário um pagamento fixo: o dinheiro dos hóspedes pode ser receita sua, e não fundos de proprietários. Peça ajuda com escrituração contábil para organizar a escrituração desse arranjo.
• Os hóspedes pagam imposto de hospedagem ou de ocupação por você: veja imposto sobre vendas e de ocupação sobre aluguel.
• Você é um proprietário que lê o extrato do seu administrador: veja extratos do administrador de imóveis para o proprietário na escrituração.
• Os imóveis alugados estão em LLCs: veja escrituração de uma LLC por imóvel alugado.
• Um proprietário pode ser estrangeiro para fins fiscais dos EUA: talvez você seja quem deve fazer a retenção; veja proprietários não residentes de imóveis alugados.