Gastos en moneda extranjera: tipo de cambio y monto a registrar

¿Qué monto se registra en la contabilidad cuando un gasto se pagó en moneda extranjera?

Registre cada gasto en su moneda de declaración (dólares estadounidenses en una declaración de EE. UU., dólares canadienses en una de Canadá), convertido al tipo de cambio del día en que lo pagó (o del día en que se devengó, si lo registró antes de pagarlo), con una sola fuente documentada que use siempre. El IRS indica que los gastos en moneda extranjera se convierten al tipo de cambio vigente cuando usted los recibe, los paga o los devenga. La Income Tax Act usa el tipo de cambio del día en que surgió el monto.

Una sola compra deja tres montos:

Registre el monto convertido. Si la tarjeta cobró más o menos, lleve la diferencia a una cuenta de comisiones de tarjeta y cambio de divisas para que la cuenta siga coincidiendo con su estado de cuenta, y conserve ambos documentos. Ni el IRS ni la CRA dicen cuál de los dos montos tiene prioridad; lo que establecen es la conversión a un tipo de cambio documentado del día, así que esto es un método contable, no una regla.

El caso deja de ser sencillo cuando el gasto en el extranjero pasa por varias tarjetas o cuentas, los recibos no cuadran con los estados de cuenta, el personal trae muchos recibos o el negocio presenta declaraciones en ambos países. Reúna los recibos, los estados de cuenta de tarjetas y bancos, las fechas y el propósito del viaje, el nombre de la fuente de tipos de cambio usada y una nota breve de lo que muestra cada recibo en otro idioma (proveedor, artículos, monto).

¿Qué tipo de cambio del día se aplica: el de la compra, el de la fecha en que se cargó a la tarjeta o el del reembolso?

Use el día de la compra, la fecha que aparece en el recibo. Ambas reglas vinculan el tipo de cambio con el día en que el gasto se pagó o surgió. Ninguna menciona la fecha en que la tarjeta registra el cargo, así que use la fecha de compra con todas las tarjetas.

La factura de un proveedor que se paga después es distinta. El IRS indica usar el tipo de cambio del día en que usted "receive, pay, or accrue" (recibe, paga o devenga) la partida. Para un negocio de EE. UU. que registra el gasto antes de pagarlo, el reglamento fija el tipo de cambio en la fecha en que el gasto "is accrued or otherwise taken into account" (se devenga o se toma en cuenta de otro modo), que no siempre es la fecha de la factura. El cambio del tipo de cambio hasta el día del pago es entonces una ganancia o pérdida cambiaria aparte (vea las cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. y la ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD). Un negocio de EE. UU. que deduce los gastos cuando los paga convierte al tipo de cambio del día del pago. En Canadá, la Act usa el día en que surgió el monto, y el folio de la CRA no aclara si, en una factura sin pagar, es la fecha de la factura o la del pago; elija un método documentado y aplíquelo todos los años.

Un reembolso es un pago posterior, en su moneda de declaración, por un gasto ya incurrido. Las reglas vinculan el tipo de cambio con el día en que el gasto se pagó o surgió, no con un reembolso posterior.

Si el Bank of Canada no publica un tipo de cambio para ese día (fin de semana o feriado), la Income Tax Act usa el día anterior más cercano que sí tenga uno. El IRS no tiene una regla escrita equivalente; use la misma convención en la contabilidad de EE. UU. y manténgala.

¿Qué fuente de tipos de cambio aceptan el IRS y la CRA?

EE. UU. acepta cualquier tipo de cambio publicado que se use de forma consistente. Canadá usa por defecto el tipo de cambio del Bank of Canada y acepta otra fuente solo si se cumplen ciertas condiciones.

Los tipos de cambio del Bank of Canada son indicativos y se publican una vez cada día hábil. Guarde con cada asiento el tipo de cambio, su fuente y su fecha.

¿Puedo usar un tipo de cambio promedio mensual o anual en lugar del tipo de cambio de cada día?

Para los gastos, convierta cada uno al tipo de cambio de su propio día. Los promedios son excepciones limitadas.

• Estados Unidos: la regla general es el tipo de cambio del día en que usted paga. El IRS publica una tabla de promedios anuales y acepta "any posted exchange rate that is used consistently" (cualquier tipo de cambio publicado que se use de forma consistente), pero sus páginas no dicen si un promedio anual es aceptable para cada gasto. Usar el tipo de cambio de cada día evita la duda. Un reglamento permite una convención de tipo de cambio de un trimestre o menos para la ganancia o pérdida cambiaria en ciertas cuentas por pagar y por cobrar, no para convertir un gasto pagado al contado; vea las cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU..
• Canadá: el folio de la CRA dice que puede aceptar un promedio para ciertas partidas de ingresos, pero por lo general no cuando los tipos de cambio fluctúan mucho.
• GST/HST: el Memorandum 3-6 tiene reglas propias, incluido un promedio mensual, para un monto de GST/HST expresado en moneda extranjera.

¿Qué comprobante necesito para un recibo extranjero que no detalla el impuesto?

Para respaldar una deducción del impuesto sobre la renta, el recibo no tiene que mostrar una línea de impuesto. Las fuentes piden saber qué se compró, cuándo, dónde y por cuánto.

• Estados Unidos: la Publication 463 trata un recibo como adecuado, por lo general, cuando muestra el monto, la fecha, el lugar y la naturaleza esencial del gasto. Los registros de viaje también necesitan las fechas del viaje y su propósito de negocio, y los montos que usted estime no son deducibles. La Publication 583 incluye entre los documentos de respaldo los estados de cuenta, los comprobantes de tarjeta de crédito y las facturas.
• Canadá: la CRA dice que un recibo muestra la fecha, los nombres y domicilios del vendedor y del comprador, y una descripción completa. El número empresarial del vendedor solo hace falta cuando el vendedor está registrado para el GST/HST (se aplica un umbral de precio); un vendedor sin registro, como lo son muchos vendedores fuera de Canadá, no tiene ninguno que mostrar. Si no hay recibo, anote los datos en el libro de gastos.

Agregue a cada asiento el monto en moneda extranjera, la moneda, el tipo de cambio y la fuente del tipo de cambio. Conserve juntos el recibo, el estado de cuenta y el registro del tipo de cambio: por lo general seis años en Canadá y 3 años en EE. UU., y más tiempo en algunos casos. Para las reglas completas sobre recibos, vea la guía de recibos del IRS y la guía de recibos de la CRA.

¿Puedo reclamar el GST/HST o un crédito de impuesto sobre las ventas en una compra en el extranjero?

Solo por el GST/HST que se pagó o que pasó a ser pagadero. Un vendedor fuera de Canadá muchas veces no lo cobra, pero revise el impuesto pagado en la importación o autoevaluado por un servicio o software comprado en el extranjero. Un IVA o impuesto sobre las ventas extranjero no es GST/HST. Si un vendedor extranjero cobró GST/HST bajo el sistema de registro simplificado, un contribuyente registrado no puede reclamarlo como crédito.

• Canadá: un crédito fiscal por insumos surge del GST/HST que pasó a ser pagadero o que se pagó, y requiere documentos de respaldo antes de presentar la declaración. La CRA dice que no se puede reclamar ningún crédito cuando no hay GST/HST pagadero. El impuesto que un proveedor no residente cobra a un contribuyente registrado bajo el sistema simplificado no da derecho a créditos ni reembolsos (sección 211.17); la CRA indica que debe darle a ese proveedor la prueba de su registro, y que la vía para el impuesto ya cobrado es un reembolso o crédito del proveedor.
• Estados Unidos: la Publication 334 trata el impuesto sobre las ventas que usted paga en una compra del negocio como parte del costo de lo que compró, no como un crédito aparte. Se refiere al impuesto sobre las ventas de EE. UU. y no trata el IVA extranjero. Un IVA extranjero que el país reembolsa a los negocios extranjeros puede cambiar lo que realmente costó el viaje; consúltelo antes de cerrar la contabilidad.

Si un negocio debe autoevaluar el GST/HST por un servicio o software comprado fuera de Canadá (CRA), y si puede reclamar un crédito por él, depende de su registro y de cómo use la compra; vea las facturas de proveedores extranjeros.

¿Cómo reembolso a un empleado los recibos de un viaje de negocios en moneda extranjera?

Convierta cada recibo al tipo de cambio de su propio día, pague el total en su moneda de declaración y conserve los registros del empleado. Ni el IRS ni la CRA fijan un tipo de cambio para una solicitud de reembolso; la regla de conversión de arriba rige el gasto del negocio.

1. El empleado anota cada recibo: fecha, lugar, propósito de negocio, monto en moneda extranjera y moneda, con el recibo adjunto.
2. El empleador convierte cada línea a la fecha de ese recibo con la fuente de tipos de cambio que eligió, y anota el tipo de cambio y la fuente en el informe.
3. El empleador paga el total, y el empleado devuelve cualquier anticipo que no gastó.
4. El empleador conserva el informe, los recibos y el registro de tipos de cambio.

Decida por escrito si al personal se le reembolsa al tipo de cambio documentado o por el monto que se cobró a su tarjeta, y aplique la misma regla a todos. Las pruebas de abajo dependen de los gastos reales del empleado, así que conserve el estado de cuenta de la tarjeta junto con el informe. Si el efectivo se compró en una casa de cambio, conserve el comprobante de cambio.

¿Cómo me reembolso a mí mismo, o reembolso a un propietario, los gastos de un viaje al extranjero?

La conversión es la misma; la vía para devolver el dinero al propietario depende del tipo de entidad.

Un viaje que combina días de negocio y días personales se divide primero; vea los viajes de negocios con días personales.

¿Los viáticos (per diem) son distintos en un viaje al extranjero?

El método es el mismo; la tabla de tarifas no.

• Estados Unidos: la Publication 463 dice que el Departamento de Estado fija las tarifas de viáticos (per diem) para las zonas en el extranjero. Para su propia deducción, la asignación estándar de comidas cubre solo comidas y gastos menores; no existe un monto estándar de alojamiento, así que el alojamiento en el extranjero se deduce por su costo real al tipo de cambio del día. El límite habitual de 50% para comidas se aplica a la asignación estándar de comidas.
• Estados Unidos, viáticos del empleador: cumplen con la rendición de cuentas adecuada solo si, entre otras condiciones, son similares en forma a la tarifa federal y no la superan, y el empleado comprueba las fechas, el lugar y el propósito. Un propietario de más del 10% de las acciones de una corporación se considera parte relacionada del empleador y debe poder comprobar los gastos ante el IRS.
• Canadá: la CRA pregunta si una asignación cubre lo que razonablemente se espera que el empleado pague y si usted puede justificarla. Su página de gastos de viaje no da tarifas de viáticos para el extranjero, así que reembolse los recibos reales o esté preparado para justificar la asignación. Por lo general, las comidas son deducibles al 50% (Act).

¿Qué hago si el gasto salió de un saldo en moneda extranjera o de una cuenta en otra moneda?

Registre el gasto por el monto convertido del día en que se pagó (o se devengó, si registró primero la factura) y luego salde la diferencia contra la cuenta que pagó.

• Pagado desde un saldo en la misma moneda (una factura en euros pagada desde un saldo en euros): el gasto es la factura al tipo de cambio del día. La ganancia o pérdida cambiaria del propio saldo es un asiento aparte, y el IRS señala que la regla de EE. UU. sobre ganancias y pérdidas cambiarias (sección 988) puede exigir reconocerla. Vea las cuentas en moneda extranjera en la contabilidad de EE. UU. y la ganancia o pérdida cambiaria en una cuenta en USD.
• Pagado desde una cuenta en otra moneda (una factura en euros pagada desde una cuenta en dólares): el banco convirtió a su propio tipo de cambio. El monto debitado es lo que salió de la cuenta. Registre el gasto como la factura a su tipo de cambio documentado; la diferencia va a una cuenta de comisiones bancarias y de cambio de divisas, para que la cuenta coincida con su estado de cuenta.
• Pagado desde una cuenta personal: vea los gastos del negocio pagados personalmente.

Un cliente que le paga en la cuenta de otra moneda es un ingreso, no un gasto; vea los saldos en varias monedas en la contabilidad.

Ejemplo

Los tipos de cambio de abajo son redondos e ilustrativos, no cotizaciones reales.

Una LLC de Chicago paga un hotel en Berlín

La LLC paga con su tarjeta de empresa una factura de hotel de €300 el 12 de mayo. La fuente de tipos de cambio muestra 1.10 dólares estadounidenses por euro ese día. El estado de cuenta de la tarjeta registra US$335.

Una forma viable de registrarlo: US$330 a viajes y la diferencia de US$5 a una cuenta de comisiones de tarjeta y cambio de divisas, para que la cuenta de la tarjeta coincida con el estado de cuenta. El estado de cuenta no dice si la diferencia es el tipo de cambio del emisor o una comisión, y ni el IRS ni la CRA dan prioridad al estado de cuenta frente al tipo de cambio. El expediente incluye la factura, el estado de cuenta y el registro del tipo de cambio.

Un empleado de una corporación de Toronto regresa de Londres

El empleado trae recibos por £1,200. Cada uno se convierte al tipo de cambio del Bank of Canada de su propia fecha, y el empleado entrega a la corporación copias de los recibos y el informe de gastos.

La corporación reembolsa C$2,210 y conserva el informe, los recibos y los tipos de cambio.

Un propietario único de Ontario compra software a un proveedor de EE. UU.

La factura es de US$800, pagada el día en que se registra, y el proveedor no cobra GST/HST, así que no hay impuesto cobrado por el proveedor que reclamar. A 1.40, el gasto es de C$1,120, antes de cualquier impuesto autoevaluado. Si el propietario debe autoevaluar el GST/HST, y puede reclamar un crédito relacionado, depende de su registro y del uso; vea las facturas de proveedores extranjeros.

¿Su caso es distinto?

• El gasto en el extranjero pasa por varias tarjetas o cuentas, o asientos anteriores se registraron por montos distintos (unos por el cargo de la tarjeta, otros convertidos): la contabilidad necesita un solo método de tipo de cambio antes de preparar la declaración o un reembolso; vea la ayuda contable.
• Un reembolso o una solicitud de fin de año incluye decenas de recibos extranjeros que no cuadran con los estados de cuenta: conviértalos y concílielos antes de pagar la solicitud, con la ayuda contable.
• Usted opera en ambos países y la contabilidad y las declaraciones no coinciden: vea la contabilidad de una empresa canadiense y su empresa de EE. UU., la contabilidad de una LLC de EE. UU. de un propietario canadiense y la ayuda contable.
• Su contabilidad lleva meses de atraso: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada en Canadá o en EE. UU., con la ayuda contable.
• El negocio lleva su contabilidad principalmente en la moneda de otro país (una sucursal u oficina en el extranjero, o una corporación canadiense que eligió informar en moneda funcional): el IRS permite que algunas de esas unidades hagan sus cálculos en esa moneda; vea el balance de un negocio en el extranjero. Una corporación canadiense puede elegir informar en dólares estadounidenses, euros, libras, yenes o dólares australianos, presentando la elección dentro de los 60 días siguientes al primer día del año en que comienza (Act, s. 261(3)); en ese caso, la conversión a dólares canadienses de esta página no se aplica. Vea las ganancias cambiarias en la declaración de una corporación.
• Perdió un recibo o nunca se emitió: vea los recibos perdidos o los gastos sin recibos en Canadá.