Registrar reembolsos de clientes y proveedores: no son ingresos

¿Un reembolso en mi feed bancario es ingreso y cómo lo registro como reembolso?

Un reembolso en su feed bancario no es ingreso por sí solo. Un reembolso que usted da a un cliente reduce sus ventas. Un reembolso que le envía un proveedor reduce el gasto o la compra de donde vino. Ninguno es una venta nueva ni un gasto nuevo (Publication 334; Publication 525). La excepción es el reembolso de un proveedor por algo que usted dedujo en un año anterior: es ingreso solo en la medida en que esa deducción redujo su impuesto, y ese caso es una pregunta para un CPA.

Un feed bancario solo muestra un depósito o un pago, y la categoría sugerida suele ser ingreso o gasto. En un feed, un “crédito” significa dinero que entra, y por eso el reembolso de un proveedor se etiqueta como ingreso. En su lugar, relacione la línea con la factura original. Un reembolso de proveedor registrado como ingreso deja el gasto original en su lugar, así que los ingresos y los gastos quedan demasiado altos. Un reembolso a un cliente registrado como gasto deja las ventas demasiado altas. La utilidad todavía puede verse bien mientras los ingresos brutos, los gastos y la comparación con el Form 1099-K no cuadran.

Si ya registró un reembolso como ingreso o como gasto, cambie esa línea en el año abierto: relacione el depósito de un proveedor con la factura original como crédito del proveedor, y el pago a un cliente con la factura original como nota de crédito. Si el año está cerrado o la declaración ya se presentó, no edite los asientos anteriores; vea depósitos y gastos sin categoría.

El caso deja de ser sencillo, y conviene que lo revise un profesional, cuando el reembolso cruza el cierre del año, llega dentro de un pago del procesador, incluye impuesto sobre las ventas o deja un Form 1099-K que no cuadra con la contabilidad. Reúna la factura original, la confirmación del reembolso o del crédito, el informe del procesador y cualquier Form 1099-K.

¿Cómo registro un reembolso que doy a un cliente y dónde aparece en el Schedule C?

Emita una nota de crédito o un reembolso contra la factura original, por el monto total o por la parte reembolsada. Una nota de crédito es un documento que reduce lo que un cliente le debe, o muestra que usted le debe a él, por una devolución o una rebaja de precio. El pago del reembolso salda la nota de crédito, así que el dinero que sale nunca es un gasto. La Publication 334 trata los créditos otorgados por mercancía devuelta, y otras rebajas sobre ventas, como deducciones de las ventas brutas.

En el Schedule C, anote los reembolsos como un número positivo en la línea 2. Una LLC de un solo propietario también presenta el Schedule C, salvo que haya elegido tributar como corporación. La línea 2 cubre un reembolso en efectivo o a crédito por productos devueltos, y una rebaja de precio dada en su lugar (instrucciones del Schedule C). Los ingresos brutos (línea 1) menos la línea 2 dan los ingresos netos (línea 3). Un negocio de servicios sigue el mismo camino: su utilidad bruta son los ingresos netos, que son los ingresos brutos menos reembolsos, descuentos y otras rebajas (Publication 334).

Una corporación anota los reembolsos en efectivo y a crédito en la línea 1b del Form 1120 o del Form 1120-S. Una sociedad tiene una línea 1b, “menos devoluciones y rebajas”, en el Form 1065.

Si un producto devuelto vuelve a su estante, regréselo al inventario para que también baje el costo de los bienes vendidos; reembolsar solo el precio deja la utilidad demasiado baja. Si usted se queda con un cargo por reposición, solo el monto devuelto es un reembolso. Esto es práctica contable.

Si la venta incluyó impuesto sobre las ventas, divida el reembolso. Cuando el impuesto recae sobre el comprador y usted lo cobra para el estado, solo el precio reduce las ventas y la parte del impuesto reduce el impuesto sobre las ventas por pagar (Publication 334). Cuando su estado impone el impuesto a usted como vendedor, el impuesto forma parte de sus ingresos brutos y las reglas son distintas; vea asientos contables del impuesto sobre las ventas. Si puede recuperar el impuesto que ya envió al estado lo define la ley estatal: vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas.

¿Cómo registro un reembolso que me envía un proveedor?

Relacione el depósito con la factura original mediante un crédito del proveedor, y manténgalo fuera de las ventas y de otros ingresos. Un crédito del proveedor es el asiento que vincula el reembolso, o la nota de crédito del proveedor, con la factura. El reembolso reduce la misma cuenta de gastos a la que se registró la factura. En los bienes comprados para revender, las devoluciones y rebajas se restan del total de compras (Publication 334). Cuando el reembolso y el gasto caen en el mismo año, el reembolso reduce la deducción y no se informa como ingreso (Publication 525).

Si el proveedor se queda con un cargo por reposición o por cancelación, solo el monto que devuelve reduce la factura; el cargo sigue siendo un gasto. Si un reembolso llega incompleto, por comisiones de transferencia o un cambio en el tipo de cambio, registre el reembolso contra la factura y la diferencia como comisión bancaria o diferencia cambiaria, no como ingreso. Esto es práctica contable.

Pida al proveedor una nota de crédito o una confirmación del reembolso que indique la factura y el monto.

Pagamos dos veces la factura de un proveedor y nos reembolsó una: ¿qué registro?

Revise cómo se registró el segundo pago, y luego deje el gasto de la factura en un solo monto y mantenga el reembolso fuera de los ingresos. El comprobante de pago por sí solo no establece una deducción; la factura muestra el costo en que realmente se incurrió (Publication 583). Un segundo pago de una misma factura no tiene una segunda factura detrás.

1. Ubique los dos pagos y la única factura.
2. Pida al proveedor una confirmación del reembolso o del crédito que indique la factura.
3. Si el segundo pago se cargó a gastos, registre el reembolso como un crédito contra ese gasto del proveedor. Si quedó como un monto que el proveedor le debe, relacione el reembolso con ese saldo; la utilidad no cambia. Nunca lo registre como un depósito a ingresos.
4. Si el proveedor da un crédito para la próxima factura en lugar de efectivo, registre un crédito del proveedor y aplíquelo, de modo que el próximo pago sea menor.

Si el reembolso sigue pendiente al cierre del año, manténgalo como un monto que el proveedor le debe. Si el pago duplicado se dedujo en una declaración ya presentada y el reembolso llega en un año posterior, es el caso de la deducción de un año anterior de la siguiente sección, una pregunta para un CPA.

El reembolso llega en un año posterior al gasto: ¿es ingreso entonces?

El reembolso de un proveedor por un gasto de un año anterior es ingreso solo en la medida en que esa deducción redujo su impuesto. Un propietario único informa en el Schedule C la recuperación de un concepto deducido en un año anterior, salvo la parte de la deducción anterior que no redujo el impuesto. Si excluye una parte, la declaración debe incluir un cálculo que muestre cómo (Publication 334; 26 USC 111). La recuperación cuenta en el año en que la recibe, y un aumento en una pérdida o crédito arrastrable que provino de la deducción cuenta como reducción del impuesto (Publication 525; 26 USC 111(c)). Un reembolso que reduce un costo que generó un crédito fiscal puede, en cambio, hacer que se reponga el crédito (26 USC 111(b)); eso es una pregunta para un CPA.

Una sociedad informa una recuperación como otros ingresos (pérdida) en el Schedule K, línea 11, código J (sección 111); una corporación S hace lo mismo en el Schedule K, línea 10, código J (instrucciones del Form 1065; instrucciones del Form 1120-S). Los otros ingresos de una corporación C, línea 10 del Form 1120, incluyen las recuperaciones de deudas incobrables deducidas en años anteriores; dónde va el reembolso de otra deducción es una pregunta para un CPA, igual que cómo se evalúa el beneficio fiscal para los propietarios y un reembolso sobre equipo u otros bienes depreciados, que la regla de recuperación no cubre (Publication 334).

El lado del cliente es distinto. La Publication 525 dice que sus reglas sobre devoluciones de dinero, incluida la regla especial para devoluciones grandes, no se aplican a las devoluciones y rebajas (Publication 525). Esa exclusión sigue la ley de la reclamación de derecho (claim of right), que deja fuera las deducciones vinculadas con ventas de inventario o de bienes mantenidos para la venta (26 USC 1341(b)(2)). El reembolso de honorarios por servicios de un año anterior puede requerir una revisión aparte de la reclamación de derecho. Cómo aparece en la declaración el reembolso de una venta de un año anterior es una pregunta para un CPA.

Estas reglas de tiempo siguen el método de efectivo, en el que el ingreso cuenta cuando se recibe y el gasto cuando se paga. Con un método de acumulación, el ingreso cuenta en el año en que se gana y el gasto en el año en que se incurre (Publication 538). Con acumulación, un reembolso o una rebaja de precio sobre una venta posterior generalmente surte efecto para efectos fiscales cuando se paga o cuando se reconoce la venta posterior, y una excepción para partidas recurrentes puede cambiar el año (26 CFR 1.461-4(g)(3)). Un reembolso cerca del cierre del año es una pregunta para un CPA. Vea método de efectivo o de acumulación y facturas pagadas en el siguiente año fiscal.

¿Cómo hago un reembolso parcial de una factura, o doy una nota de crédito o un crédito de tienda?

Registre un reembolso parcial igual que uno total, solo por la parte reembolsada. Cree una nota de crédito por ese monto contra la factura; el pago del reembolso la salda. Una rebaja de precio dada en lugar de un reembolso también va en la línea 2 del Schedule C (instrucciones del Schedule C).

En su contabilidad, una nota de crédito reduce las ventas cuando la emite, y la Publication 334 trata los créditos por mercancía devuelta y otras rebajas sobre ventas como deducciones de las ventas brutas (Publication 334). Un crédito de tienda que solo se puede usar en compras futuras es distinto para efectos fiscales: en una contabilidad de acumulación, generalmente surte efecto con la venta posterior (26 CFR 1.461-4(g)(3)), así que pida que revisen los créditos de fin de año según su método. Mientras el cliente no lo use, es un monto que usted le debe. Cuando lo gaste, registre la nueva venta completa y aplique el crédito como parte del pago, para que no se registre dos veces el efectivo. Cómo se registra el saldo del crédito es práctica contable habitual, no una regla del IRS.

¿Por qué mi Form 1099-K no coincide con mi contabilidad después de los reembolsos?

Porque la casilla 1a es bruta por diseño. Cuenta cada transacción por su monto total el día en que ocurrió, sin ajuste por créditos, descuentos, comisiones, montos reembolsados, envío ni otros montos (instrucciones del Form 1099-K). El IRS dice que un pago que aparece en el formulario no es necesariamente un ingreso gravable, y pide a los receptores que revisen sus registros para esos conceptos (IRS: qué hacer con el Form 1099-K). Por eso, una venta de diciembre reembolsada en enero sigue completa en el formulario de diciembre.

Para conciliar el formulario con su contabilidad, empiece con la casilla 1a y reste los montos reembolsados y los créditos. Para un propietario único, son los montos de la línea 2 del Schedule C. El resto del puente, incluidos los descuentos, el impuesto sobre las ventas, las comisiones y los ingresos que el formulario no muestra, está en cómo conciliar ventas y pagos. Si el formulario mismo está mal, o lleva un nombre o número de identificación fiscal incorrecto, vea un formulario fiscal de plataforma incorrecto o corregido.

¿Qué pasa si el reembolso se descuenta dentro del pago del procesador o llega como contracargo?

Un pago puede llegar neto de reembolsos y comisiones, así que el feed bancario muestra un depósito menor y ninguna línea de reembolso. Registre las ventas brutas, los reembolsos y las comisiones según el informe del procesador, para que el depósito cuadre con el neto. Registrar el depósito neto como ventas y además anotar el reembolso por separado cuenta el reembolso dos veces.

Un contracargo (chargeback) ocurre cuando el emisor de la tarjeta del cliente recupera el dinero a través del procesador. Es un proceso de las redes de tarjetas, y las instrucciones del Form 1099-K no dicen nada sobre él. Como la casilla 1a se expresa sin tener en cuenta los montos reembolsados ni ningún otro monto, es probable que un contracargo siga dentro del total del formulario. Cómo se registra una disputa perdida depende de por qué se perdió. Cómo conciliar ventas y pagos explica el método, y un contracargo grande, repetido o de fin de año es una pregunta para un CPA.

Los informes de pagos cambian según el procesador. Para una plataforma específica, vea las guías sobre pagos de procesadores de pago, pagos de tiendas en línea, depósitos de punto de venta e informes de liquidación de marketplaces.

¿Qué documentos guardo de un reembolso?

Guarde los documentos que respaldan cada asiento contable. La Publication 583 enumera los comprobantes de venta, las facturas pagadas, las facturas, los recibos, las boletas de depósito y los cheques cancelados como documentos de respaldo de la contabilidad y de la declaración (Publication 583).

Cuánto tiempo guardarlos se explica en cuánto tiempo conservar los registros del negocio.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; todos los montos están en dólares estadounidenses.

Un reembolso parcial de un pedido en línea

Una tienda en línea vende un pedido de US$1,500 y después reembolsa US$300 por un artículo dañado. Emite una nota de crédito de US$300 contra esa venta y paga el reembolso. Las ventas netas del pedido son US$1,200, y el pago de US$300 no es un gasto. El Form 1099-K del procesador sigue contando los US$1,500 completos, así que la contabilidad queda US$300 por debajo de la casilla 1a por este pedido. El reembolso explica la diferencia.

La factura de un proveedor pagada dos veces

Un contratista paga dos veces en marzo la factura de un proveedor de US$2,000 y carga ambos pagos a gastos. El proveedor reembolsa US$2,000 en abril. Aplicado al mismo gasto del proveedor, el año muestra US$2,000 de gasto y ningún ingreso adicional. Si se hubiera registrado como ingreso, la contabilidad mostraría US$4,000 de gasto y US$2,000 de ingreso que nunca existió.

Reembolso de una suscripción de un año anterior

Una suscripción de software de US$500 se dedujo el año pasado con el método de efectivo. En febrero de este año el proveedor la reembolsa. El reembolso no se resta de los gastos de este año; es una recuperación de la deducción del año pasado. Si esa deducción redujo el impuesto del año pasado, los US$500 son ingreso este año. Si lo redujo solo en parte, solo esa parte es ingreso; si no lo redujo en absoluto, nada lo es. Una deducción que solo aumentó una pérdida arrastrable igualmente cuenta como reducción del impuesto. La declaración del año pasado y los registros de arrastres deciden cuál es el caso, así que lo calcula un CPA.

¿Es distinto en su caso?

• Los reembolsos están dentro de pagos del procesador y los depósitos nunca cuadran con las ventas: empiece con cómo conciliar ventas y pagos y luego lleve los informes del procesador a ayuda con la contabilidad.
• Su Form 1099-K está muy por encima de su contabilidad y los reembolsos no lo explican: vea cómo conciliar ventas y pagos, o un formulario fiscal de plataforma incorrecto o corregido si el formulario mismo parece estar mal; si la diferencia persiste, llévela a ayuda con la contabilidad.
• Un reembolso cruza dos años fiscales o revierte una deducción que tomó antes: vea método de efectivo o de acumulación y lleve la declaración anterior y los cuadros de pérdidas arrastrables a ayuda con la contabilidad.
• Una declaración presentada contó un reembolso como ingreso, o lo omitió: vea cómo enmendar una declaración por errores en gastos del negocio si es un propietario único, o cómo corregir una declaración del negocio ya presentada si es una sociedad o una corporación S, y lleve la declaración y la contabilidad a ayuda con la contabilidad para corregir ambas a la vez.
• Ya se remitió impuesto sobre las ventas de ventas reembolsadas, o un proveedor lo cobró por error: vea cómo presentar declaraciones del impuesto sobre las ventas, impuesto sobre las ventas por pagar que no coincide con la declaración y certificados de reventa y reembolsos del impuesto sobre las ventas; si la contabilidad nunca reflejó los reembolsos, lleve las declaraciones a ayuda con la contabilidad.
• Reembolsó un depósito o anticipo antes de hacer el trabajo, o pagó un reembolso desde una cuenta personal o una aplicación: cómo se registra un depósito depende de si se contó como ingreso cuando llegó, y un reembolso desde una cuenta personal también debe mostrar que el propietario puso los fondos; vea facturas pagadas en el siguiente año fiscal y lleve los registros a ayuda con la contabilidad.
• Otras partidas del feed bancario parecen ingresos y no lo son: vea los feeds bancarios no son conciliación y depósitos y gastos sin categoría, y ayuda con la contabilidad si hay meses de ellas por revisar.
• Hay meses de reembolsos que nunca se registraron: vea cómo ponerse al día con la contabilidad atrasada y ayuda con la contabilidad.