Préstamos a accionistas en el balance general: cómo saldarlos

¿Qué es un préstamo a accionistas en el balance general y dónde aparece en la declaración?

Un préstamo a accionistas es un activo: dinero que la corporación pagó a un propietario, o por cuenta de él, y que según los libros el propietario devolverá. Aparece en la línea 7 del Schedule L, el balance general, tanto en el Form 1120-S como en el Form 1120. La línea 19, «Loans from shareholders» (préstamos de accionistas), va en sentido contrario: dinero que un propietario prestó a la corporación. Para eso, vea préstamos de accionistas a una corporación S.

Un saldo suele acumularse cuando el dinero va a un propietario sin nómina, sin registro de distribución y sin pagaré firmado. El nombre que le dan los libros no define qué fue ese dinero. Puede ser un préstamo real, un pago por servicios o una distribución, y las reglas tributarias tratan cada uno de forma distinta.

Un caso no es sencillo cuando:

• el saldo tiene más de un año de antigüedad;
• no hay pagaré, ni intereses, ni pagos;
• el propietario de una corporación S que trabaja en el negocio no recibe nómina;
• hay más de un accionista;
• un accionista vive fuera de EE. UU.;
• un prestamista, un comprador o un preparador pregunta por el saldo.

Reúna un libro auxiliar de accionistas por año, los pagarés, los estados de cuenta bancarios, los Schedules L y Schedules K-1 de años anteriores, los registros de nómina y la base fiscal de las acciones del propietario.

A continuación aparecen tres términos:

• Base fiscal de las acciones: el costo fiscal del propietario en sus acciones, que aumenta con el ingreso de la corporación S que se le traslada y disminuye con las pérdidas y las distribuciones (sección 1367).
• Ganancias y utilidades (earnings and profits): las utilidades de una corporación tal como las cuenta la ley tributaria. Una distribución pagada con ellas es un dividendo (Publication 542).
• Cuenta de ajustes acumulados (AAA): el total acumulado de la utilidad neta de una corporación S que aún no se ha distribuido desde que se convirtió en corporación S (instrucciones).

¿La corporación tiene que presentar un balance general?

Una corporación puede omitir el Schedule L solo cuando tanto sus ingresos totales como sus activos totales al cierre del año son inferiores al límite de corporación pequeña de la declaración. La prueba está en un lugar distinto en cada declaración, y cada formulario define los ingresos totales a su manera:

Las instrucciones del Form 1120-S y las instrucciones del Form 1120 enumeran lo que cuenta como ingresos.

La excepción exime del anexo, no del préstamo. El saldo sigue en los libros, un prestamista o comprador puede leer los libros, y las reglas tributarias siguientes se aplican con o sin Schedule L. Para saber cuándo se exige el anexo y cómo prepararlo, vea el Schedule L en una declaración corporativa.

¿Podemos cancelar los préstamos a accionistas contra las utilidades retenidas?

Sí, un responsable contable puede registrar ese asiento, pero registra una distribución al propietario, no una deducción, y no define el resultado tributario. Debita las utilidades retenidas (o una cuenta de distribuciones a accionistas que se cierra contra ellas) y acredita los préstamos a accionistas. El préstamo sale de los activos y el patrimonio baja en el mismo monto. El asiento es correcto solo cuando los hechos respaldan una distribución.

El IRS examina qué fue el pago, no el nombre que se le dio. La Publication 542 indica que, cuando una corporación cancela la deuda de un accionista sin que se pague, el monto cancelado se trata como una distribución al accionista. En una corporación S, el IRS también tiene autoridad para reclasificar los pagos a un accionista-empleado como salarios (IRS).

Un préstamo real que se vuelve incobrable es una cuestión aparte. La sección 166 permite deducir una deuda que se vuelve incobrable dentro del año, y puede permitir deducir la parte dada de baja de una deuda recuperable solo en parte, pero solo califica una deuda genuina (26 CFR 1.166-1(c)). Un saldo cancelado por decisión propia es una distribución.

Un asiento contable no reporta nada por sí solo. La distribución todavía debe aparecer en la declaración correcta, como muestra la sección siguiente.

¿Qué efecto tiene en el impuesto cancelar la deuda de un accionista: corporación C frente a corporación S?

En ambos casos, el monto cancelado es en general una distribución, no una deducción. Lo que sigue para el accionista es distinto:

La Publication 542 remite a quienes tienen una corporación S a las instrucciones del Form 1120-S. La columna de la corporación S se apoya en el Code y en los reglamentos, que reconocen distribuciones reales, implícitas y presuntas (26 CFR 1.1361-1(l)(2)).

Por eso, la cancelación en una corporación C puede generar un dividendo gravable sin que se mueva dinero en efectivo.

¿Cuáles son las opciones reales para saldar el préstamo a un accionista?

Hay cuatro: pagarlo, tratarlo como pago por servicios, tratarlo como distribución o mantenerlo como un préstamo documentado. Cada una tiene un efecto tributario distinto:

La opción correcta depende de los hechos: si el propietario trabajó para la corporación, cuál sería un pago razonable, la base fiscal de las acciones, las ganancias y utilidades, y cuántos accionistas hay.

Un «pago» puede no serlo. El IRS resume una decisión judicial que trató como salarios supuestos préstamos de una corporación S a su único accionista: pagarés a la vista sin garantía y sin intereses, otorgados a discreción del propietario a un propietario que realizaba un trabajo sustancial, «pagados» solo con un crédito contable contra montos que la corporación le debía al propietario (IRS). Si el dinero son salarios, una distribución o un pago real depende de los hechos.

Un pagaré firmado hoy documenta un préstamo desde hoy. No prueba que los adelantos anteriores fueran préstamos cuando se hicieron. Para crear un préstamo correctamente desde el principio, vea cómo pedir un préstamo a su propia corporación.

¿Qué intereses se aplican a un préstamo de la corporación a un accionista?

El préstamo de una corporación a un accionista debe cobrar intereses de al menos la tasa federal aplicable. Un préstamo con menos es un préstamo con intereses por debajo del mercado, y los intereses no cobrados pueden tratarse como una distribución al accionista. La sección 7872 cubre cualquier préstamo entre una corporación y cualquiera de sus accionistas, y el IRS publica las tasas cada mes (tasas federales aplicables).

• Préstamo a la vista (pagadero cuando la corporación lo pida): la tasa federal a corto plazo de cada período, capitalizada semestralmente.
• Préstamo a plazo (con fecha fija de pago): la tasa de su plazo el día en que se otorgó el préstamo, capitalizada semestralmente.
• Intereses insuficientes: en un préstamo a la vista, se trata al accionista como si recibiera de la corporación los intereses no cobrados y se los devolviera como intereses, contados el último día de cada año calendario, de modo que se trata a la corporación como si recibiera intereses. En un préstamo a plazo, la diferencia se trata como efectivo que el accionista recibió el día en que se otorgó el préstamo, y el préstamo como si tuviera un descuento por emisión original (sección 7872(b)). La Publication 542 califica los intereses no cobrados como una posible distribución.
• Préstamos pequeños: la regla no se aplica en los días en que todos los préstamos entre el accionista y la corporación suman no más de $10,000, salvo que evitar el impuesto federal sea uno de los propósitos principales del arreglo de intereses. Los préstamos a un accionista y al cónyuge del accionista se suman, y una vez que la regla se aplica a un préstamo a plazo, sigue aplicándose (sección 7872(f)(7) y (f)(10)).

Un saldo que lleva años sin intereses no está exento. En un préstamo a la vista, la regla se calcula año por año. Para ver las reglas de tasas completas y cómo crear un préstamo correctamente, vea cómo pedir un préstamo a su propia corporación.

¿Qué cambia si el saldo se trata como salarios?

El dinero pasa a ser pago por servicios: se aplican los impuestos de nómina, la retención y un Form W-2, y la corporación solo puede deducirlo como pago razonable por servicios realmente prestados.

Una corporación S debe pagar un sueldo razonable a un accionista-empleado antes de hacerle distribuciones que no sean salarios, y el monto del sueldo razonable nunca excede lo que el accionista recibió, directa o indirectamente (IRS). Para saber qué se considera razonable, vea el sueldo del propietario de una corporación S.

El tratamiento como salarios tiene que ser real. Un asiento contable que cambia el nombre del saldo a «sueldo» no presenta ninguna declaración de nómina. Para años ya presentados, vea cómo corregir un error de nómina y nómina de una corporación S que nunca se procesó.

¿Qué cambia si una corporación S trata el saldo como una distribución?

La distribución reduce la base fiscal de las acciones del accionista y la cuenta de ajustes acumulados, y está libre de impuestos solo hasta el monto de la base.

• Reporte: el monto va en el Schedule K, línea 16d, y en la casilla 16, código D, del Schedule K-1 del accionista que lo recibió (instrucciones).
• Cuenta de ajustes acumulados (AAA): el Schedule M-2 la reduce con las distribuciones que no sean dividendos pagados con ganancias y utilidades, pero no por debajo de cero (instrucciones).
• Base fiscal de las acciones: la distribución reduce la base, pero no por debajo de cero (sección 1367(a)(2)). Los conceptos de ingreso del año se cuentan primero (sección 1368(d)).
• Exceso sobre la base: el exceso se trata como ganancia por la venta o el intercambio de bienes (sección 1368(b)).
• Ganancias y utilidades de un período anterior como corporación C: pueden convertir parte de una distribución en dividendo. El orden por defecto está en la sección 1368(c), y la corporación puede elegir, con el consentimiento de cada accionista que recibió una distribución ese año, pagar primero las ganancias y utilidades. La elección es irrevocable, cubre solo ese año y se hace mediante una declaración en un Form 1120-S original o enmendado presentado a tiempo (sección 1368(e)(3); instrucciones). Vea distribuciones que exceden la base fiscal.
• Varios accionistas: los reglamentos dan a las distribuciones que difieren en monto un «efecto tributario apropiado», de modo que el saldo cancelado de un propietario plantea una duda para los demás (26 CFR 1.1361-1(l)(2)). Vea distribuciones desiguales de una corporación S.

Para los asientos, vea cómo registrar las distribuciones de una corporación S. Para la base fiscal, vea la base fiscal de los accionistas de una corporación S y distribuciones que exceden la base fiscal.

El saldo tiene varios años y nunca se documentó: ¿qué arreglo primero?

Decida el tratamiento año por año, empezando por el más antiguo, porque la base fiscal y las ganancias y utilidades de cada año alimentan el siguiente. Pasos:

1. Detenga las transferencias nuevas sin documentar. De ahora en adelante, cada pago a un propietario es nómina, una distribución registrada o un préstamo firmado.
2. Arme el libro auxiliar de accionistas con los estados de cuenta bancarios: fecha, monto, propietario y propósito de cada transferencia, de cada año.
3. Verifique cómo se reportó cada año: línea 7 del Schedule L, Schedules K-1, Forms W-2 y Forms 1099-DIV.
4. Para cada propietario, compare los salarios pagados con un pago razonable por el trabajo realizado.
5. Calcule la base fiscal de las acciones y la AAA, o las ganancias y utilidades en una corporación C, año por año, para saber cuánto costaría una distribución.
6. Elija el tratamiento del monto de cada año: pagarlo, salarios, distribución, o un préstamo documentado de aquí en adelante.
7. Haga una lista de las presentaciones que cambiarían: la declaración de la corporación, los Schedules K-1, las declaraciones de nómina, los Forms W-2 y las declaraciones personales de los propietarios.

El último paso es donde hace falta un profesional. Un nombre distinto para un saldo antiguo puede alcanzar declaraciones que ya se presentaron.

Si la contabilidad lleva varios años atrasada, vea contabilidad atrasada de una corporación S; para la revisión de un comprador, calidad de las utilidades en la venta de un pequeño negocio. Si el balance general no cuadra después de los asientos, vea un balance general de corporación S que no cuadra y utilidades retenidas que no coinciden con la declaración del año pasado.

Ejemplo

Estos ejemplos son ilustrativos; los montos están en dólares estadounidenses.

El propietario de una corporación S tomó dinero durante dos años sin nómina

El único accionista de una corporación S tomó US$30,000 el primer año y US$50,000 el segundo: US$80,000 en total, sin nómina y sin documentos. Los libros muestran US$80,000 en préstamos a accionistas.

• Pagarlo: el propietario devuelve US$80,000. Eso termina el préstamo, si las transferencias fueron realmente préstamos. Los intereses no cobrados mientras estuvieron vigentes todavía pueden tener que resolverse.
• Salarios: con 7.65% para el empleador y 7.65% para el propietario, US$80,000 de salarios generan US$12,240 de impuestos del Seguro Social y Medicare en total (US$6,120 de la parte del empleador y US$6,120 de la parte del empleado; si no se retuvo nada, la corporación es responsable de ambas), antes de la retención del impuesto sobre la renta, las multas y los intereses. Ambos años necesitarían presentaciones de nómina corregidas.
• Distribución: esto supone que las transferencias nunca fueron préstamos, así que cada una fue una distribución en el año en que se tomó y cambian los Schedules K-1 y M-2 de ambos años. Suponga que la base fiscal de las acciones era de US$25,000 al inicio del primer año y que la corporación no tiene ganancias y utilidades acumuladas. En el año uno, US$15,000 de ingreso elevan la base a US$40,000, y la distribución de US$30,000 la deja en US$10,000. En el año dos, US$10,000 de ingreso elevan la base a US$20,000. De la distribución de US$50,000, US$20,000 están libres de impuestos y US$30,000 son ganancia. Si fueron préstamos reales que la corporación cancela ahora, los US$80,000 completos son una sola distribución en el año de la cancelación, medida contra la base de ese año.

Cuál opción conviene depende de la base fiscal de las acciones y de cuál habría sido un pago razonable por el trabajo del propietario. Sin ninguna nómina, primero está la cuestión de los salarios.

Una corporación C con un préstamo a su único accionista

Una corporación C prestó US$50,000 a su único accionista, sin pagaré ni intereses. Si la corporación lo cancela, los US$50,000 son una distribución. Suponga que sus ganancias y utilidades cubren US$30,000: esa parte es un dividendo. Si la base fiscal de las acciones del accionista es de US$5,000, los siguientes US$5,000 están libres de impuestos y reducen la base a cero, y los últimos US$15,000 son ganancia. La corporación no obtiene ninguna deducción.

Las alternativas son un pagaré firmado con intereses de al menos la tasa federal y pagos reales, o un pago con el dinero propio del accionista. Como el préstamo supera el límite de préstamo pequeño, un saldo sin intereses también puede acumular intereses no cobrados cada año.

Una corporación S pequeña por debajo del límite del balance general

Una corporación S tiene ingresos de US$180,000 y activos al cierre del año de US$90,000. Ambos son inferiores a US$250,000, así que puede responder Sí a la pregunta 11 del Schedule B y omitir el Schedule L. Los US$30,000 que le debe su propietario siguen en los libros. Si es un préstamo real, supera el límite de préstamo pequeño de US$10,000, así que sin intereses puede acumular intereses no cobrados cada año. Ordene el saldo antes de que un prestamista o comprador lea los libros.

¿Su caso es distinto?

• Un preparador señaló el saldo, un prestamista o comprador pregunta por él, o tiene años sin pagaré, sin intereses o sin nómina: que se pague, se reclasifique como salarios o se trate como distribución cambia los impuestos de nómina, la base fiscal de las acciones y las declaraciones ya presentadas. Eso exige revisar juntos el libro auxiliar, las declaraciones presentadas y los registros de nómina: vea ayuda con impuestos corporativos y ayuda con la contabilidad para reconstruir el libro auxiliar.
• Un accionista vive fuera de EE. UU.: un dividendo a un propietario no residente puede estar sujeto a retención, y la corporación, como agente de retención, es responsable del impuesto que debió retener (sección 1461). Si una cancelación sin pago en efectivo la activa es una pregunta que conviene resolver primero. Una corporación con un propietario extranjero de 25% o más reporta los préstamos con ese propietario en el Form 5472, y no presentarlo conlleva una multa de $25,000. Una corporación S no puede tener un accionista extranjero no residente (sección 1361(b)(1)(C)). Resuelva esto antes de cancelar el saldo: vea cómo pagarse siendo propietario extranjero y retención omitida en pagos al exterior.
• Quiere un préstamo correcto de aquí en adelante: lea cómo pedir un préstamo a su propia corporación.
• El saldo son sobre todo cuentas personales que pagó la corporación S: vea corporación S que paga gastos personales. Para una corporación C, vea corporación C que paga gastos del propietario.
• Usted prestó dinero a la corporación, y no al revés: vea préstamos de accionistas a una corporación S.
• Usted está en Canadá: se aplica otro conjunto de reglas; vea préstamos de accionistas en Canadá.
• Tomó más que la base fiscal de sus acciones: vea distribuciones que exceden la base fiscal.