Imposto de uso em compras online ou de outro estado (use tax)

Devo imposto de uso sobre equipamentos comprados de outro estado sem imposto sobre vendas?

Você geralmente deve o imposto de uso (use tax) quando três condições se juntam: seu estado tributa o item, o vendedor não cobrou imposto (ou cobrou menos que a alíquota total do seu estado) e você usa ou guarda o item no seu estado. O imposto de uso é a versão do comprador do imposto sobre vendas: o comprador calcula o imposto e paga diretamente ao estado. Ele alcança compras online, por correspondência e de outros estados feitas por empresas, assim como por pessoas físicas (Washington DOR; California CDTFA).

O imposto de uso é lei estadual; por isso, formulários, vencimentos e alíquotas mudam. Esta página mostra o padrão que todos os estados compartilham e compara Califórnia, Nova York, Texas e Washington. Para qualquer outro estado, procure no site do órgão de receita se ele tributa o seu item, qual declaração informa o imposto e se ele dá crédito pelo imposto pago a outro estado.

O caso não é simples quando:

• as compras abrangem vários anos ou vários estados;
• você entregou ao vendedor um certificado de revenda ou de isenção para equipamentos;
• um item foi usado em mais de um estado;
• o equipamento foi entregue a um proprietário ou empregado em um estado diferente do estado de origem da empresa;
• um fornecedor está cobrando anos de imposto ou um estado escreveu para você.

Nesses casos, o valor depende do estado e do período de cada compra; por isso, as faturas precisam ser separadas por estado e período antes de qualquer pagamento ou resposta a uma notificação. Reúna as faturas sem imposto, o estado para o qual cada item foi entregue e onde foi usado, a data do primeiro uso de cada um e se a empresa tem uma licença de imposto sobre vendas ali. A maior parte do trabalho é achar as faturas sem imposto: confira em cada fatura de fornecedor se há uma linha de imposto.

Imposto sobre vendas e imposto de uso: qual é a diferença?

O imposto sobre vendas é cobrado pelo vendedor na venda. O imposto de uso é devido pelo comprador quando o imposto sobre vendas não foi pago. Um item é tributado uma vez só: Washington diz que os itens usados no estado estão sujeitos ao imposto sobre vendas ou ao imposto de uso, não aos dois na mesma transação (Washington DOR).

Alguns vendedores cobram o imposto de uso por conta própria em remessas para outros estados; uma linha chamada “use tax” em uma fatura é o mesmo imposto, não um segundo. Na Califórnia e no Texas, o comprador que paga o imposto a um varejista que opera no estado (ou autorizado a cobrá-lo) e recebe o recibo exigido não deve mais nada (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). O comprador do Texas cujo vendedor remoto cobrou o imposto de uso estadual e o imposto de uso local único não deve mais nada. Se o vendedor cobrou menos que a alíquota combinada total, o comprador deve a diferença (Texas Comptroller; New York TB-ST-910).

Quais compras o imposto de uso alcança e quais ele deixa de fora?

O imposto de uso alcança o que o imposto sobre vendas do estado alcança, comprado sem imposto e usado no estado (California CDTFA; New York TB-ST-910). Ele deixa de fora a maior parte do que o imposto sobre vendas deixa de fora e o que não é usado no estado, mas as duas listas de isenção nem sempre coincidem.

Um certificado de revenda é para bens que você vai vender, não para equipamentos. Washington soma uma multa de 50% do imposto quando um comprador usa indevidamente uma licença de revendedor, além do imposto e dos juros, e só a dispensa em poucos casos (RCW 82.32.291; Washington DOR). Para comprar estoque sem imposto, veja certificados de revenda e restituição do imposto sobre vendas.

Serviços tributáveis comprados de fora do estado e usados nele seguem a mesma regra nos estados que os tributam. Saber se um serviço, uma assinatura de software ou um produto digital é tributável é uma questão de cada estado; por isso, consulte o órgão de receita do seu estado. Imposto sobre vendas em SaaS e software mostra quais estados os tributam, do lado do vendedor. Os materiais de um empreiteiro seguem regras separadas: veja imposto sobre vendas dos empreiteiros nos materiais.

Qual estado e qual alíquota se aplicam: onde uso o item pela primeira vez?

O imposto de uso vai para o estado onde o item é usado, pela alíquota combinada estadual e local ali. Washington define a alíquota pelo local onde o comprador usa o item pela primeira vez. Nova York usa a alíquota do local onde o item é entregue ou usado, a que for mais alta (Washington DOR; New York TB-ST-910). Texas e Califórnia tributam o que é guardado ou usado no estado (Texas Comptroller; California CDTFA).

Washington e Nova York tributam o preço com o frete e a entrega cobrados pelo vendedor, e o Texas tributa as taxas de entrega ligadas a um item tributável. Na Califórnia, o frete por transportadora comum ou pelo US Mail geralmente não é tributado quando a fatura o discrimina e não cobra mais que o custo real; o manuseio é tributado (Washington DOR; New York TB-ST-910; perguntas frequentes do Texas; CDTFA, uso empresarial).

Levar para um estado um equipamento que você já tem também pode gerar o imposto de uso desse estado, sujeito às isenções dele. Para equipamento já usado em outro lugar, o valor tributável pode diferir do preço. Nova York tributa o menor valor entre o preço e o valor de mercado depois de mais de seis meses de uso fora do estado e permite que o empreiteiro opte pelo valor justo de aluguel para bens usados em Nova York em um contrato de menos de seis meses (TB-ST-910). Washington usa o preço de venda a varejo de produtos semelhantes quando o preço não mostra o valor real (WAC 458-20-178).

Paguei imposto sobre vendas a outro estado na mesma compra: tenho crédito?

Muitas vezes, sim. Califórnia, Nova York, Texas e Washington dão crédito, cada um nas suas condições, pelo imposto sobre vendas ou de uso pago legalmente a outro estado sobre o mesmo item, contra o próprio imposto de uso. O crédito nunca passa do imposto do estado de origem; assim, uma alíquota maior em outro lugar não gera restituição do estado de origem.

• Texas: crédito por imposto semelhante pago a outro estado, mas só se esse estado der aos contribuintes do Texas um crédito semelhante (Tax Code 151.303; Texas Comptroller). O Form 01-156 mais antigo do Comptroller diz que o imposto de uso é devido independentemente do imposto pago em outro lugar; a lei é que vale.
• Washington: crédito por imposto de venda a varejo ou de uso legalmente cobrado e pago a outro estado ou a um país estrangeiro ou sua subdivisão (RCW 82.12.035).
• Califórnia: crédito na medida em que um imposto de venda a varejo ou de uso foi pago a outro estado antes de o item entrar na Califórnia, até o limite do imposto da Califórnia (R&TC 6406).
• Nova York: um crédito recíproco com condições. O outro estado deve dar a Nova York um crédito equivalente (Nova York pode permitir só a parte estadual ou só a parte local), você deve ter sido legalmente responsável pelo imposto e tê-lo pago, ele deve ser um imposto sobre vendas ou de uso que você não tem direito de receber de volta nem de compensar, e você precisa de prova, como um recibo. Impostos estrangeiros e tarifas aduaneiras não contam (TB-ST-765).

Se o crédito for menor que o imposto do seu estado, a diferença é imposto de uso. O imposto que um vendedor cobrou por engano não era devido legalmente; por isso, essas regras de crédito geralmente não o cobrem; a solução é um pedido de restituição ao vendedor, tratado em certificados de revenda e restituição do imposto sobre vendas.

Como declaro e pago o imposto de uso: declaração do imposto sobre vendas, declaração do imposto de uso ou declaração de imposto de renda?

Declare-o na declaração do imposto sobre vendas se a empresa tem uma licença ou conta nesse estado. Caso contrário, use a declaração separada de imposto de uso do estado ou, para alguns empresários individuais, a declaração de imposto de renda. Califórnia e Washington ligam a declaração ao período em que você usa o item pela primeira vez.

Em Nova York, só o empresário individual pode usar a declaração de imposto de renda; uma sociedade, LLC ou corporação que não está registrada nem é obrigada a se registrar entrega o ST-130, e a que é obrigada deve declarar na declaração do imposto sobre vendas. Os calendários das declarações estão em entrega das declarações de imposto sobre vendas.

Um fornecedor esqueceu de cobrar o imposto sobre vendas e agora cobra anos dele: quem deve?

O imposto é devido uma vez só, mas o estado pode procurar o comprador, o vendedor ou os dois. Primeiro defina qual imposto se aplica. Na Califórnia, o imposto sobre uma venda a varejo feita por um varejista no estado é o imposto sobre vendas do varejista; se o varejista pode cobrá-lo de você depende do contrato de venda, e o imposto de uso é principalmente o imposto do comprador sobre compras de outros estados e online (CDTFA; Regulation 1700). Onde o imposto de uso se aplica, o vendedor que deveria ter cobrado responde pelo imposto que deixou de cobrar, e o comprador deve o imposto de uso diretamente. Na Califórnia e no Texas, pagar ao fornecedor quita o lado do comprador só quando o fornecedor opera no estado (ou está autorizado a cobrar) e dá o recibo exigido; Nova York e Washington são tratados abaixo.

• O vendedor é responsável. Washington e Nova York tornam o vendedor obrigado a cobrar pessoalmente responsável pelo imposto que não cobrou (RCW 82.08.050; New York Tax Law 1133). O Texas diz que o vendedor que não cobra e não recolhe o valor correto pode dever o imposto mais multas e juros (perguntas frequentes do Texas).
• O comprador também é responsável. A responsabilidade do comprador continua até o imposto ser pago ao estado, exceto que o pagamento a um varejista que opera na Califórnia ou no Texas (ou autorizado a cobrar), com o recibo exigido, a encerra (California R&TC 6202; Texas Tax Code 151.102). Em Nova York, o cliente que não pagou ao fornecedor deve pagar diretamente ao Tax Department e entregar uma declaração em até 20 dias da data em que o imposto era devido (Tax Law 1133; TB-ST-910).
• Washington pode cobrar do comprador. Até ser pago ao vendedor ou ao departamento, o imposto é uma dívida do comprador com o vendedor. Quando o vendedor não pagou ao departamento, ele pode cobrar diretamente do comprador que não lhe pagou e somar uma multa de 10% do imposto não pago (RCW 82.08.050).

Antes de pagar a cobrança retroativa de um fornecedor:

1. Confirme que a venda era tributável e que o item foi usado no estado. Se você deu ao fornecedor um certificado de revenda ou de isenção, o imposto de uso é seu e a cobrança pode estar errada.
2. Peça uma fatura corrigida que mostre o imposto por fatura e período, e o número de registro do fornecedor no seu estado. Na Califórnia e no Texas, um recibo só encerra sua responsabilidade se vier de um varejista que opera no estado ou está autorizado a cobrar o imposto; o número de registro ajuda a conferir.
3. O imposto é devido uma vez só, mas quem pode cobrá-lo depende do estado. O pagamento ao fornecedor encerra o lado do comprador apenas onde o estado diz isso (Califórnia e Texas: um fornecedor que opera no estado ou está autorizado a cobrar, com o recibo exigido). Onde o comprador paga ao estado, avise o fornecedor para que ele não cobre o mesmo imposto de novo. Guarde a fatura corrigida e a prova de pagamento em qualquer caso.
4. Subtraia apenas o crédito que seu estado permite pelo imposto pago a outro estado sobre o mesmo item, com prova de pagamento.

Se um fornecedor pode cobrar do cliente o imposto que deixou de cobrar depende do contrato, do texto da fatura e do estado; Nova York dá ao fornecedor o mesmo direito de cobrá-lo do cliente como se fizesse parte do preço, e Washington trata o imposto não pago como dívida do comprador com o vendedor. O lado do vendedor está em faturas emitidas sem imposto sobre vendas. Vale resolver antes de pagar se juros e multas acompanham o imposto e quem arca com eles.

Como registro o imposto de uso: como parte do custo do equipamento ou como despesa?

O imposto de uso faz parte do custo do que você comprou, não é uma dedução separada. O IRS manda tratar o imposto sobre vendas pago na compra ou no uso do bem como parte do custo: para equipamentos, some-o ao custo que você deprecia; para materiais e outros custos dedutíveis, deduza-o como parte desse custo (Publication 334; Publication 551; 26 U.S.C. 164).

Registre o imposto a pagar junto com a compra. O período da declaração é definido pelo estado: Califórnia e Washington usam o período em que o item é usado pela primeira vez.

A depreciação e a Section 179 estão em dedução de equipamentos no primeiro ano. O imposto que você cobra dos clientes é registrado de outra forma: veja lançamentos contábeis do imposto sobre vendas.

Quais registros mostram o que comprei, o que foi tributado e onde usei?

Guarde, para cada compra sem imposto:

• a fatura: data, item, preço, frete e se foi cobrado imposto e com que alíquota;
• o endereço de entrega e o estado onde o item foi usado ou guardado pela primeira vez;
• a data do primeiro uso, que define o período;
• o número da sua licença ou conta nesse estado, ou uma nota de que você não tem;
• qualquer certificado de revenda ou de isenção que você deu ao vendedor e para que você usou o item;
• a prova do imposto pago a outro estado, como um recibo que mostre o valor ou a alíquota (Nova York a exige para o crédito);
• a declaração e a confirmação do pagamento.

O Texas exige que o comprador que usa itens tributáveis no estado guarde os registros do imposto sobre vendas e de uso por pelo menos 4 anos, mais tempo durante uma auditoria ou um recurso (Texas Comptroller). Para uma notificação ou auditoria do estado, veja auditoria de imposto sobre vendas.

E se eu nunca declarei o imposto de uso em anos anteriores?

O imposto de uso é devido quer tenha sido declarado ou não, e o imposto de uso atrasado pode ter multas e juros (California R&TC 6591; New York TB-ST-910). Até onde o estado pode voltar no tempo para lançar o imposto depende do estado. O Texas geralmente permite 4 anos a partir do vencimento, mas não quando nenhuma declaração foi entregue, quando o imposto devido é 25% ou mais acima do declarado, ou em caso de fraude (Texas Tax Code 111.201 e 111.205). A Califórnia geralmente permite 3 anos após o último dia do mês seguinte ao período trimestral (o período de um ano para quem entrega declaração anual) ou após a entrega da declaração, o que ocorrer depois, e 8 anos após esse mesmo fim de mês quando nenhuma declaração foi entregue; fraude ou intenção de evadir fica fora do limite (California R&TC 6487). Reconstrua as compras primeiro. O que o estado aceita (pagamento com a próxima declaração, uma declaração retificadora ou uma divulgação voluntária) depende do estado e de ele já ter entrado em contato com você ou não.

1. Levante as transações do cartão e do banco do ano com fornecedores online e de outros estados e abra cada fatura. Liste as que não têm linha de imposto, ou têm menos imposto que a alíquota total do seu estado, por estado de uso e pelo período em que você usou o item pela primeira vez.
2. Retire o que não era tributável, o que foi usado em outro estado e o que um crédito cobre.
3. Some multas e juros. A Califórnia soma uma multa de 10% do imposto não pago, mais juros desde o vencimento (R&TC 6591).
4. Descubra quais caminhos o estado ainda oferece.
5. Registre na contabilidade. O imposto de uso entra no custo de cada item (equipamentos) ou na despesa (materiais), como descrito acima. Registre multas e juros em contas próprias, não no custo do item, e pergunte ao seu preparador como a depreciação de anos anteriores e a declaração de imposto de renda são afetadas.

Alguns estados deixam a empresa se apresentar antes de o estado procurá-la. O voluntary disclosure program (programa de divulgação voluntária) do Texas está aberto à empresa que não foi contatada sobre a dívida nem notificada de uma auditoria. Ele revisa as declarações devidas nos quatro anos anteriores ao primeiro contato da empresa com o Comptroller e dispensa as multas previstas em lei e, na maioria dos casos, os juros (Texas Comptroller). A CDTFA da Califórnia diz que a empresa em atraso com o imposto de uso pode ter direito a pagar uma dívida de anos anteriores e evitar multas por atraso no pagamento pelo In-State Voluntary Disclosure Program; o estado define a elegibilidade (CDTFA, uso empresarial). Os programas de outros estados são diferentes; veja regularizar o imposto sobre vendas não cobrado.

Nova York diz que faz auditorias de rotina e recebe de outros estados, por acordos de troca de informações, dados sobre vendas a seus residentes; as práticas de outros estados são diferentes (TB-ST-910). Se o estado já escreveu para você, um programa voluntário pode estar fechado; veja auditoria de imposto sobre vendas.

Exemplo

Todos os valores são ilustrativos e estão em dólares americanos.

Um consultor do Texas compra móveis online

Um consultor com licença de imposto sobre vendas do Texas compra US$4.000 em móveis de escritório de um site de outro estado que não cobra imposto. Com uma alíquota combinada de 8,25%, o imposto de uso do Texas é de US$330. O consultor declara os US$4.000 no Item 3, Taxable Purchases, da próxima declaração regular e paga os US$330 com ela. O custo dos móveis passa a ser US$4.330.

Uma LLC de Nova York recebe a cobrança retroativa de um fornecedor

Um fornecedor nunca cobrou imposto sobre US$20.000 em equipamentos entregues há três anos e agora cobra cerca de US$1.600, com uma alíquota combinada presumida de 8%. O imposto é devido uma vez só. Suponha que a LLC não esteja registrada para o imposto sobre vendas. Como ela não pagou ao fornecedor, a regra de Nova York é que ela pague diretamente ao Tax Department, no Form ST-130 (uma empresa registrada usaria a declaração do imposto sobre vendas). Ela guarda a fatura e a prova de pagamento e avisa o fornecedor para que o imposto não seja cobrado de novo. Juros e multas dos anos não pagos são separados e precisam ser verificados. O custo do equipamento sobe de US$20.000 para US$21.600; como isso muda a depreciação dos anos já declarados depende do método e de quando o imposto é reconhecido.

Um empreiteiro de Sacramento compra uma ferramenta

Um empreiteiro com licença de vendedor da Califórnia compra uma ferramenta de US$12.000 de um vendedor de outro estado que não cobra o imposto da Califórnia. Com uma alíquota combinada presumida de 8,75%, o imposto de uso é de US$1.050. O empreiteiro declara os US$12.000 como “Purchases subject to use tax” na declaração da licença do período em que a ferramenta foi usada pela primeira vez. O custo da ferramenta passa a ser US$13.050, o valor depreciado ou lançado como despesa conforme o método do empreiteiro.

E no seu caso?

• Anos de compras online ou de outros estados nunca foram tributados, um estado escreveu para você ou um fornecedor está cobrando vários anos: o imposto depende do estado e do período de cada compra, e a contabilidade e o custo dos ativos mudam depois que ele é pago. Reconstruir os registros de compras por estado e período e criar o lançamento contínuo do imposto de uso é trabalho de escrituração contábil; uma carta do estado também pede auditoria de imposto sobre vendas.
• Você compra equipamentos e materiais online ou de outros estados o tempo todo e nada na sua contabilidade marca as faturas sem imposto: o imposto é fácil de perder fatura por fatura. Um lançamento de imposto de uso que acompanha a contabilidade de cada mês é trabalho de escrituração contábil.
• Você comprou servidores para um local de colocation: a isenção para data centers e os créditos específicos para servidores estão em imposto sobre vendas em servidores com GPUs que você compra.
• Você usou um certificado de revenda em itens que não revendeu, ou um fornecedor cobrou imposto por engano: veja certificados de revenda e restituição do imposto sobre vendas.
• Você é o vendedor que deixou de cobrar o imposto: veja faturas emitidas sem imposto sobre vendas.
• Você é empreiteiro e compra materiais: veja imposto sobre vendas dos empreiteiros nos materiais.
• Você é uma empresa canadense que paga o GST na fronteira: veja GST em importações e faturas de alfândega.