Taxe d'utilisation : équipement acheté en ligne ou hors État

Dois-je la taxe d'utilisation sur de l'équipement acheté hors de l'État sans taxe de vente?

Vous devez en général la taxe d'utilisation quand trois conditions sont réunies : votre État taxe l'article, le vendeur n'a facturé aucune taxe (ou moins que le taux complet de votre État), et vous utilisez ou entreposez l'article dans votre État. La taxe d'utilisation est la version de la taxe de vente qui incombe à l'acheteur : l'acheteur calcule la taxe et la paie directement à l'État. Elle vise les achats en ligne, par correspondance et hors de l'État faits par des entreprises comme par des particuliers (Washington DOR; CDTFA de la Californie).

La taxe d'utilisation relève de la loi de chaque État; les formulaires, les dates d'échéance et les taux diffèrent donc. Cette page présente le modèle que tous les États ont en commun et compare la Californie, New York, le Texas et Washington. Pour tout autre État, cherchez sur le site de son ministère du revenu s'il taxe votre article, quelle déclaration sert à déclarer la taxe et s'il accorde un crédit pour la taxe payée à un autre État.

Un dossier n'est pas simple quand :

• les achats s'étalent sur plusieurs années ou touchent plusieurs États;
• vous avez remis à un vendeur un certificat de revente ou d'exonération pour de l'équipement;
• un article a été utilisé dans plus d'un État;
• de l'équipement a été livré à un propriétaire ou à un employé dans un État autre que l'État d'attache de l'entreprise;
• un fournisseur facture des années de taxe, ou un État vous a écrit.

Dans ces cas, le montant dépend de l'État et de la période de chaque achat; il faut donc trier les factures par État et par période avant de payer ou de répondre à un avis. Rassemblez les factures sans taxe, l'État où chaque article a été livré et utilisé, la date de première utilisation de chacun, et la mention de savoir si l'entreprise détient un permis de taxe de vente dans cet État. L'essentiel du travail consiste à trouver les factures sans taxe : vérifiez chaque facture de fournisseur pour une ligne de taxe.

Taxe de vente et taxe d'utilisation : quelle différence?

La taxe de vente est perçue par le vendeur au moment de la vente. La taxe d'utilisation est due par l'acheteur quand la taxe de vente n'a pas été payée. Un article n'est taxé qu'une fois : Washington indique que les articles utilisés dans l'État sont assujettis à la taxe de vente ou à la taxe d'utilisation, pas aux deux pour la même opération (Washington DOR).

Certains vendeurs perçoivent eux-mêmes la taxe d'utilisation sur les expéditions hors de l'État; une ligne intitulée « taxe d'utilisation » sur une facture est cette même taxe, et non une seconde taxe. En Californie et au Texas, un acheteur qui paie la taxe à un détaillant qui fait affaire dans l'État (ou qui est autorisé à la percevoir) et qui reçoit le reçu requis ne doit rien de plus (R&TC 6202 de la Californie; Tax Code 151.102 du Texas). Un acheteur du Texas dont le vendeur à distance a facturé à la fois la taxe d'utilisation de l'État et la taxe d'utilisation locale unique ne doit rien de plus. Si le vendeur a facturé moins que le taux combiné complet, l'acheteur doit la différence (Comptroller du Texas; TB-ST-910 de New York).

Quels achats la taxe d'utilisation vise-t-elle, et lesquels laisse-t-elle de côté?

La taxe d'utilisation vise ce que la taxe de vente de l'État vise, quand c'est acheté sans taxe et utilisé dans l'État (CDTFA de la Californie; TB-ST-910 de New York). Elle laisse de côté la plupart de ce que la taxe de vente laisse de côté, ainsi que ce qui n'est pas utilisé dans l'État, mais les deux listes d'exonérations ne coïncident pas toujours.

Un certificat de revente ou de revendeur sert aux biens que vous allez vendre, pas à l'équipement. Washington ajoute une pénalité de 50 % de la taxe quand un acheteur utilise à tort un permis de revendeur, en plus de la taxe et des intérêts, et ne l'annule que dans des cas limités (RCW 82.32.291; Washington DOR). Pour acheter des stocks sans taxe, consultez les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.

Les services taxables achetés hors de l'État et utilisés dans l'État suivent la même règle dans les États qui les taxent. Savoir si un service, un abonnement logiciel ou un produit numérique est taxable se règle État par État; vérifiez auprès du ministère du revenu de votre État. La taxe de vente sur les SaaS et les logiciels indique quels États les taxent, du côté du vendeur. Les matériaux d'un entrepreneur suivent des règles distinctes : consultez la taxe de vente des entrepreneurs sur les matériaux.

Quel État et quel taux s'appliquent : où ai-je utilisé l'article en premier?

La taxe d'utilisation va à l'État où l'article est utilisé, au taux combiné de l'État et du local de cet endroit. Washington fixe le taux selon l'endroit où l'acheteur utilise l'article en premier. New York applique le taux du lieu de livraison ou d'utilisation, selon le plus élevé (Washington DOR; TB-ST-910 de New York). Le Texas et la Californie taxent ce qui est entreposé ou utilisé dans l'État (Comptroller du Texas; CDTFA de la Californie).

Washington et New York taxent le prix, y compris les frais d'expédition et de livraison facturés par le vendeur, et le Texas taxe les frais de livraison liés à un article taxable. En Californie, l'expédition par transporteur public ou par le US Mail n'est en général pas taxée quand la facture l'indique séparément et ne facture pas plus que le coût réel; la manutention est taxée (Washington DOR; TB-ST-910 de New York; questions fréquentes du Texas; usage commercial, CDTFA).

Apporter dans un État de l'équipement que vous possédez déjà peut aussi déclencher la taxe d'utilisation de cet État, sous réserve de ses exonérations. Pour l'équipement déjà utilisé ailleurs, la valeur taxable peut différer du prix. New York taxe le moindre du prix ou de la valeur marchande après plus de six mois d'utilisation hors de l'État, et permet à un entrepreneur de choisir la juste valeur locative pour un bien utilisé à New York dans le cadre d'un contrat de moins de six mois (TB-ST-910). Washington utilise le prix de vente au détail de produits semblables quand le prix ne reflète pas la vraie valeur (WAC 458-20-178).

J'ai payé de la taxe de vente à un autre État sur le même achat : ai-je droit à un crédit?

Souvent oui. La Californie, New York, le Texas et Washington accordent chacun un crédit pour la taxe de vente ou d'utilisation légalement payée à un autre État sur le même article, contre leur propre taxe d'utilisation, selon leurs propres conditions. Le crédit ne dépasse jamais la taxe de l'État d'attache; un taux plus élevé ailleurs ne donne donc aucun remboursement de la part de l'État d'attache.

• Texas : crédit pour une taxe semblable payée à un autre État, mais seulement si cet État accorde un crédit semblable aux contribuables du Texas (Tax Code 151.303; Comptroller du Texas). L'ancien formulaire 01-156 du Comptroller indique que la taxe d'utilisation est due quelle que soit la taxe payée ailleurs; c'est la loi qui prévaut.
• Washington : crédit pour une taxe de vente au détail ou d'utilisation légalement imposée et payée à un autre État ou à un pays étranger ou à l'une de ses subdivisions (RCW 82.12.035).
• Californie : crédit dans la mesure où une taxe de vente au détail ou d'utilisation a été payée à un autre État avant l'arrivée de l'article en Californie, jusqu'à concurrence de la taxe de la Californie (R&TC 6406).
• New York : un crédit réciproque assorti de conditions. L'autre État doit accorder à New York un crédit équivalent (New York peut n'admettre que la part de l'État ou que la part locale), vous devez avoir été légalement redevable de la taxe et l'avoir payée, il doit s'agir d'une taxe de vente ou d'utilisation dont vous n'avez pas le droit d'obtenir le remboursement ou le crédit, et vous avez besoin d'une preuve, comme un reçu. Les taxes étrangères et les droits de douane ne comptent pas (TB-ST-765).

Si le crédit est inférieur à la taxe de votre État, la différence est de la taxe d'utilisation. Une taxe facturée par erreur par un vendeur n'était pas légalement due; ces règles de crédit ne la couvrent donc en général pas; la solution est une demande de remboursement au vendeur, traitée dans les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.

Comment déclarer et payer la taxe d'utilisation : déclaration de taxe de vente, déclaration de taxe d'utilisation ou déclaration de revenus?

Déclarez-la dans votre déclaration de taxe de vente si l'entreprise détient un permis ou un compte dans cet État. Sinon, utilisez la déclaration de taxe d'utilisation distincte de l'État ou, pour certains entrepreneurs individuels, la déclaration de revenus. La Californie et Washington rattachent la déclaration à la période de première utilisation de l'article.

À New York, seul un entrepreneur individuel peut utiliser la déclaration de revenus; une société de personnes, une LLC ou une société qui n'est pas inscrite, ou tenue de l'être, produit le formulaire ST-130, et celle qui l'est doit déclarer dans sa déclaration de taxe de vente. Les calendriers de production sont traités dans la production des déclarations de taxe de vente.

Un fournisseur a oublié de facturer la taxe de vente et facture maintenant des années de taxe : qui la doit?

La taxe n'est due qu'une fois, mais l'État peut se tourner vers l'acheteur, le vendeur ou les deux. Déterminez d'abord quelle taxe s'applique. En Californie, la taxe sur une vente au détail par un détaillant de l'État est la taxe de vente du détaillant; savoir si le détaillant peut vous la facturer dépend de la convention de vente, et la taxe d'utilisation est surtout la taxe de l'acheteur sur les achats hors de l'État et en ligne (CDTFA; Regulation 1700). Là où la taxe d'utilisation s'applique, un vendeur qui aurait dû percevoir est responsable de la taxe qu'il a omise, et l'acheteur doit directement la taxe d'utilisation. En Californie et au Texas, payer le fournisseur règle le côté de l'acheteur seulement quand le fournisseur fait affaire dans l'État (ou est autorisé à percevoir) et remet le reçu requis; New York et Washington sont traités ci-dessous.

• Le vendeur est responsable. Washington et New York rendent un vendeur tenu de percevoir personnellement responsable de la taxe qu'il n'a pas perçue (RCW 82.08.050; Tax Law 1133 de New York). Le Texas indique qu'un vendeur qui ne perçoit pas et ne verse pas le montant exact peut devoir la taxe plus les pénalités et les intérêts (questions fréquentes du Texas).
• L'acheteur est aussi responsable. La responsabilité de l'acheteur dure jusqu'à ce que la taxe soit payée à l'État, sauf que le paiement à un détaillant qui fait affaire en Californie ou au Texas (ou qui est autorisé à percevoir), avec le reçu requis, y met fin (R&TC 6202 de la Californie; Tax Code 151.102 du Texas). À New York, un client qui n'a pas payé le fournisseur doit payer directement le ministère des Impôts et produire une déclaration dans les 20 jours suivant la date où la taxe était due (Tax Law 1133; TB-ST-910).
• Washington peut se tourner vers l'acheteur. Tant qu'elle n'est pas payée au vendeur ou au ministère, la taxe est une dette de l'acheteur envers le vendeur. Quand le vendeur n'a pas payé le ministère, celui-ci peut la percevoir directement auprès d'un acheteur qui ne l'a pas payée au vendeur et ajouter une pénalité de 10 % de la taxe impayée (RCW 82.08.050).

Avant de payer la facture rétroactive d'un fournisseur :

1. Confirmez que la vente était taxable et que l'article a été utilisé dans l'État. Si vous avez remis au fournisseur un certificat de revente ou d'exonération, la taxe d'utilisation vous incombe et la facture peut être erronée.
2. Demandez une facture corrigée qui indique la taxe par facture et par période, ainsi que le numéro d'inscription du fournisseur pour votre État. En Californie et au Texas, un reçu ne met fin à votre responsabilité que s'il vient d'un détaillant qui fait affaire dans l'État ou qui est autorisé à percevoir la taxe; le numéro d'inscription vous aide à le vérifier.
3. La taxe n'est due qu'une fois, mais qui peut la réclamer dépend de l'État. Le paiement au fournisseur met fin au côté de l'acheteur seulement là où l'État le prévoit (Californie et Texas : fournisseur qui fait affaire dans l'État ou autorisé à percevoir, avec le reçu requis). Quand l'acheteur paie l'État, dites-le au fournisseur pour qu'il ne facture pas la même taxe de nouveau. Conservez la facture corrigée et la preuve de paiement dans les deux cas.
4. Soustrayez seulement le crédit que votre État accorde pour la taxe payée à un autre État sur le même article, avec la preuve de paiement.

Savoir si un fournisseur peut facturer à un client la taxe qu'il a omise dépend du contrat, du libellé de la facture et de l'État; New York donne au fournisseur le même droit de la percevoir auprès du client que si elle faisait partie du prix, et Washington traite la taxe impayée comme une dette de l'acheteur envers le vendeur. Le côté du vendeur est traité dans les factures envoyées sans taxe de vente. Il vaut la peine de régler avant de payer si les intérêts et les pénalités s'ajoutent à la taxe, et qui les supporte.

Comment inscrire la taxe d'utilisation aux livres : partie du coût de l'équipement ou dépense?

La taxe d'utilisation fait partie du coût de ce que vous avez acheté; ce n'est pas une déduction distincte. L'IRS (l'agence fiscale fédérale des États-Unis) demande de traiter la taxe de vente payée à l'achat ou à l'utilisation d'un bien comme partie du coût : pour l'équipement, ajoutez-la au coût que vous amortissez; pour les fournitures et les autres coûts déductibles, déduisez-la avec ce coût (Publication 334; Publication 551; 26 U.S.C. 164).

Inscrivez la taxe à payer avec l'achat. La période de déclaration est fixée par l'État : la Californie et Washington utilisent la période de première utilisation de l'article.

L'amortissement et l'article 179 sont traités dans la passation en charges de l'équipement dès la première année. La taxe que vous percevez de vos clients s'inscrit différemment : consultez les écritures de journal de la taxe de vente.

Quels registres montrent ce que j'ai acheté, ce qui a été taxé et où je l'ai utilisé?

Conservez, pour chaque achat sans taxe :

• la facture : date, article, prix, expédition, et mention de savoir si de la taxe a été facturée et à quel taux;
• l'adresse de livraison et l'État où l'article a été utilisé ou entreposé en premier;
• la date de première utilisation, qui fixe la période;
• votre numéro de permis ou de compte pour cet État, ou une note indiquant que vous n'en avez pas;
• tout certificat de revente ou d'exonération remis au vendeur, et l'usage que vous avez fait de l'article;
• la preuve de la taxe payée à un autre État, comme un reçu indiquant le montant ou le taux (New York l'exige pour le crédit);
• la déclaration et la confirmation de paiement.

Le Texas exige qu'un acheteur qui utilise des articles taxables dans l'État conserve les registres de taxe de vente et d'utilisation pendant au moins 4 ans, plus longtemps pendant une vérification ou un appel (Comptroller du Texas). Pour un avis ou une vérification de l'État, consultez la vérification de la taxe de vente.

Et si je n'ai jamais déclaré la taxe d'utilisation les années précédentes?

La taxe d'utilisation est due qu'elle ait été déclarée ou non, et la taxe d'utilisation en retard peut entraîner des pénalités et des intérêts (R&TC 6591 de la Californie; TB-ST-910 de New York). La période pour laquelle un État peut établir une cotisation dépend de l'État. Le Texas permet en général 4 ans à partir de la date d'échéance, mais pas quand aucune déclaration n'a été produite, quand la taxe due dépasse de 25 % ou plus ce qui a été déclaré, ni en cas de fraude (Tax Code 111.201 et 111.205 du Texas). La Californie permet en général 3 ans après le dernier jour du mois qui suit la période trimestrielle (la période d'un an pour les déclarants annuels) ou après la production de la déclaration, selon la dernière de ces dates, et 8 ans après ce même dernier jour du mois quand aucune déclaration n'a été produite; la fraude ou l'intention d'éluder échappe à la limite (R&TC 6487 de la Californie). Reconstituez d'abord les achats. Ce qu'un État acceptera (paiement avec la prochaine déclaration, déclaration modifiée ou divulgation volontaire) dépend de l'État et de la mention de savoir s'il vous a déjà contacté.

1. Sortez les opérations par carte et bancaires de l'année pour les fournisseurs en ligne et hors de l'État, et ouvrez chaque facture. Dressez la liste de celles sans ligne de taxe, ou avec moins de taxe que le taux complet de votre État, par État d'utilisation et par période de première utilisation de l'article.
2. Retirez ce qui n'était pas taxable, ce qui a été utilisé dans un autre État et ce qu'un crédit couvre.
3. Ajoutez les pénalités et les intérêts. La Californie ajoute une pénalité de 10 % de la taxe impayée plus des intérêts à partir de la date d'échéance (R&TC 6591).
4. Cherchez les voies que l'État offre encore.
5. Inscrivez-la aux livres. La taxe d'utilisation s'ajoute au coût de chaque article (équipement) ou à la dépense (fournitures), comme ci-dessus. Inscrivez les pénalités et les intérêts dans leurs propres comptes, et non dans le coût de l'article, et demandez à votre préparateur de déclarations comment l'amortissement des années antérieures et la déclaration de revenus sont touchés.

Certains États permettent à une entreprise de se manifester avant que l'État la contacte. Le programme de divulgation volontaire du Texas est ouvert à une entreprise qui n'a pas été contactée au sujet de la dette ni avisée d'une vérification. Il examine les déclarations exigibles dans les quatre années précédant le premier contact de l'entreprise avec le Comptroller et renonce aux pénalités prévues par la loi et, dans la plupart des cas, aux intérêts (Comptroller du Texas). La CDTFA de la Californie indique qu'une entreprise en retard pour la taxe d'utilisation peut être admissible à payer une dette d'une année antérieure et à éviter les pénalités de paiement tardif selon son programme de divulgation volontaire dans l'État (In-State Voluntary Disclosure Program); l'État fixe l'admissibilité (usage commercial, CDTFA). Les programmes des autres États diffèrent; consultez le rattrapage de la taxe de vente non perçue.

New York indique qu'il vérifie régulièrement et obtient des renseignements sur les ventes à ses résidents auprès d'autres États en vertu d'ententes d'échange de renseignements; les pratiques des autres États diffèrent (TB-ST-910). Si un État vous a déjà écrit, un programme volontaire peut être fermé; consultez la vérification de la taxe de vente.

Exemple

Tous les chiffres sont illustratifs et en dollars américains.

Un consultant du Texas achète des meubles en ligne

Un consultant qui détient un permis de taxe de vente du Texas achète pour 4 000 $ de meubles de bureau sur un site Web hors de l'État qui ne facture aucune taxe. Au taux combiné de 8,25 %, la taxe d'utilisation du Texas est de 330 $. Le consultant déclare les 4 000 $ au poste 3, « Taxable Purchases » (achats taxables), de sa prochaine déclaration ordinaire et paie les 330 $ avec elle. Le coût des meubles devient 4 330 $.

Une LLC de New York reçoit la facture rétroactive d'un fournisseur

Un fournisseur n'a jamais facturé de taxe sur 20 000 $ d'équipement livré il y a trois ans et facture maintenant environ 1 600 $, selon un taux combiné supposé de 8 %. La taxe n'est due qu'une fois. Supposons que la société à responsabilité limitée (LLC) n'est pas inscrite à la taxe de vente. Comme elle n'a pas payé le fournisseur, la règle de New York veut qu'elle paie directement le ministère des Impôts, au moyen du formulaire ST-130 (une entreprise inscrite utiliserait sa déclaration de taxe de vente). Elle conserve la facture et la preuve de paiement et en avise le fournisseur pour que la taxe ne soit pas facturée de nouveau. Les intérêts et les pénalités pour les années impayées sont distincts et à vérifier. Le coût de l'équipement passe de 20 000 $ à 21 600 $; l'effet sur l'amortissement des années déjà produites dépend de la méthode et du moment où la taxe est comptabilisée.

Un entrepreneur de Sacramento achète un outil

Un entrepreneur qui détient un permis de vendeur de la Californie achète un outil de 12 000 $ à un vendeur hors de l'État qui ne facture aucune taxe de la Californie. À un taux combiné supposé de 8,75 %, la taxe d'utilisation est de 1 050 $. L'entrepreneur déclare les 12 000 $ comme « Purchases subject to use tax » (achats assujettis à la taxe d'utilisation) dans la déclaration liée au permis pour la période où l'outil a été utilisé en premier. Le coût de l'outil devient 13 050 $, le montant amorti ou passé en charges selon la méthode de l'entrepreneur.

Votre situation est différente?

• Des années d'achats en ligne ou hors de l'État n'ont jamais été taxées, un État vous a écrit ou un fournisseur facture plusieurs années : la taxe dépend de l'État et de la période de chaque achat, et les livres et le coût des actifs changent une fois la taxe payée. Reconstituer les registres d'achats par État et par période et mettre en place l'écriture courante de la taxe d'utilisation relève du travail de tenue de livres; une lettre d'un État relève aussi de la vérification de la taxe de vente.
• Vous achetez tout le temps de l'équipement et des fournitures en ligne ou hors de l'État et rien dans vos livres ne signale les factures sans taxe : la taxe est facile à manquer une facture à la fois. Une écriture de taxe d'utilisation qui suit les livres de chaque mois relève du travail de tenue de livres.
• Vous avez acheté des serveurs pour un site de colocation : l'exonération pour les centres de données et les crédits propres aux serveurs sont traités dans la taxe de vente sur les serveurs GPU que vous achetez.
• Vous avez utilisé un certificat de revente pour des articles que vous n'avez pas revendus, ou un fournisseur a facturé de la taxe par erreur : consultez les certificats de revente et les remboursements de taxe de vente.
• Vous êtes le vendeur qui a omis de facturer la taxe : consultez les factures envoyées sans taxe de vente.
• Vous êtes un entrepreneur qui achète des matériaux : consultez la taxe de vente des entrepreneurs sur les matériaux.
• Vous êtes une entreprise canadienne qui paie la TPS à la frontière : consultez la TPS sur les importations et les factures douanières.