Pigiste payé en USD au Canada : tenue de livres et T2125

Dois-je déclarer mes revenus en USD en dollars canadiens au formulaire T2125, et à quel taux?

Oui. Le formulaire T2125 est le formulaire de l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour le revenu de travail autonome, et il est en dollars canadiens. Un client américain n'envoie aucun feuillet canadien, mais un revenu de source étrangère compte quand même (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 3). Un montant dans une autre monnaie est converti au taux de change du jour où il est survenu (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 261(2)). La Loi définit ce taux comme celui que la Banque du Canada cote pour le jour, ou pour le jour antérieur le plus proche lorsqu'aucun taux n'est coté; un autre taux ne compte que si l'ARC l'accepte (art. 261(1); Folio S5-F4-C1).

Le revenu de travail autonome doit être déclaré selon la méthode d'exercice : le revenu compte dans la période où il est gagné, peu importe le moment du paiement. Seuls les agriculteurs, les pêcheurs et les agents à commission qui travaillent à leur compte peuvent choisir la méthode de caisse (Guide T4002). Pour les services, la Loi considère qu'un montant est à recevoir le jour où vous facturez, ou le jour où vous auriez facturé sans retard indu, selon la première éventualité (Loi de l'impôt sur le revenu, art. 12(1)(b)). Un pigiste convertit donc chaque facture au taux de ce jour-là, et retenir une facture sans bonne raison ne fait pas passer le revenu à une année ultérieure. Le chiffre des ventes du formulaire T2125 est la somme de ces montants en dollars canadiens.

Les moyennes et les autres sources de taux sont des exceptions étroites. L'ARC peut accepter une moyenne pour certains éléments de revenu, mais généralement pas lorsque les taux varient beaucoup, et une autre source seulement si toutes les conditions du folio sont remplies. Le taux quotidien de la Banque du Canada pour la date de chaque facture évite ces deux questions. Les règles sur les taux de change et les versements de place de marché traitent des exceptions.

Un pigiste qui facture un travail terminé et qui est payé en quelques jours a un cas simple. Le cas cesse d'être simple lorsque :

• vos ventes totales, y compris celles aux clients américains, approchent ou dépassent 30 000 $ et vous n'avez pas de compte de TPS/TVH;
• des clients versent des dépôts avant que le travail soit fait;
• une plateforme verse les paiements dans une monnaie autre que celle de la facture;
• des années antérieures n'ont jamais été produites;
• l'argent personnel et l'argent des clients sont dans un même compte.

Rassemblez chaque facture, les relevés bancaires et de plateforme derrière chaque paiement, le taux utilisé pour chaque date, les reçus des dépenses payées en dollars américains et, si vous approchez de ce seuil, une liste des ventes par trimestre civil.

Comment organiser mes factures pour que chaque paiement en USD indique sa date de facture, sa date de paiement et sa valeur en dollars canadiens?

Facturez dans la monnaie convenue, ici les dollars américains, puis tenez une ligne par facture qui porte trois dates et la valeur en dollars canadiens à chacune. La facture elle-même peut rester en dollars américains; la valeur en dollars canadiens a sa place dans les livres. L'ARC dit que les registres de revenus doivent montrer la date, le montant et la source, appuyés par des documents d'origine comme les factures de vente et les bordereaux de dépôt bancaire (Guide T4002).

Le bulletin archivé de l'ARC inclut dans le revenu un gain ou une perte de change sur des comptes d'entreprise et accepte différentes méthodes pour le moment où il est mesuré, par exemple lorsqu'un compte est réglé ou lorsque des dollars américains détenus dans un compte en devises sont convertis (IT-95R, par. 7 à 9). Suivez chaque écart sur sa propre ligne, à part des ventes, pour qu'aucun ne soit oublié. Pour savoir quand et comment il est inscrit et imposé, voir le gain ou la perte de change sur un compte en dollars américains.

Chaque ligne du registre doit contenir :

• le client, le numéro de facture et la date de facture;
• le montant en dollars américains, le taux de la Banque du Canada pour cette date et la valeur en dollars canadiens;
• la date de paiement, les dollars américains reçus, le taux et la valeur en dollars canadiens;
• les frais prélevés, et le montant net qui est arrivé à la banque.

Ai-je besoin d'un compte bancaire en dollars américains, et en détenir un change-t-il ce que je déclare?

Non. Les règles de conversion s'appliquent quelle que soit la monnaie dans laquelle l'argent se trouve, et rien dans ces règles n'exige un compte en dollars américains. Le revenu est déclaré en dollars canadiens dans les deux cas (art. 261(2)), et un entrepreneur individuel ne peut pas choisir de déclarer en dollars américains (art. 261(3)).

Un compte en dollars américains permet de recevoir et de payer en dollars américains sans convertir chaque fois. Le coût est la tenue de livres : le solde change de valeur en dollars canadiens selon les taux, et chaque conversion ou paiement en dollars américains crée un écart de change. Pour les écritures entre vos propres comptes et l'écart de la banque, voir les transferts entre comptes en dollars canadiens et américains. Mélanger l'argent personnel et l'argent des clients dans un seul compte est ce qui rend le registre difficile à prouver; tenir ses livres soi-même ou engager un spécialiste de la tenue de livres traite de la nécessité d'un compte d'entreprise distinct.

Le formulaire T1135 est une déclaration distincte des biens étrangers. Un compte en dollars américains détenu dans une banque canadienne n'y compte pas : seuls les fonds situés, déposés ou détenus hors du Canada y comptent, quelle que soit leur monnaie (art. 233.3(1)). Un compte dans une banque américaine peut compter dans le seuil de 100 000 $ de coût total des biens étrangers déterminés à tout moment de l'année; les questions sur le T1135 de l'ARC utilisent un compte bancaire américain dans leur propre exemple. Les biens utilisés ou détenus exclusivement dans une entreprise exploitée activement sont exclus, et la question de savoir si un compte donné est admissible dépend de son usage. Voir quels avoirs comptent pour le formulaire T1135.

Comment inscrire les frais bancaires, de plateforme et de conversion?

Inscrivez la vente au montant total de la facture, puis inscrivez chaque frais comme dépense distincte. N'inscrire que le dépôt net sous-évalue les ventes : le formulaire T2125 commence par les ventes brutes, les commissions ou les honoraires, avant les dépenses (Guide T4002).

1. Ventes : le montant de la facture, converti au taux de la date de facture.
2. Frais de plateforme ou de traitement : une dépense d'entreprise, convertie au taux du jour où elle a été prélevée. L'ARC permet une dépense courante raisonnable engagée pour gagner un revenu d'entreprise (dépenses du formulaire T2125).
3. Frais bancaires ou de virement indiqués séparément : la ligne du formulaire T2125 pour les intérêts et frais bancaires, ligne 8710.
4. Écart de conversion : la différence entre la valeur de vos dollars américains selon la Banque du Canada et les dollars canadiens que la banque a crédités. Suivez-le sur sa propre ligne; le guide sur les transferts explique comment il est traité.

Les éléments doivent s'additionner pour donner le dépôt : le montant de la facture, plus ou moins l'écart de change entre la date de facture et la date de paiement, moins les frais de plateforme, moins les frais bancaires, moins l'écart de conversion. Un écart qu'aucun de ces éléments n'explique indique un registre manquant. Pour savoir à quelle ligne du formulaire T2125 chaque dépense appartient, voir les lignes de dépenses du travailleur autonome.

Comment inscrire les dépenses que je paie en dollars américains?

Convertissez chaque dépense au taux de la Banque du Canada du jour où elle est survenue, conservez le reçu en dollars américains et demandez le montant en dollars canadiens à la ligne correspondant à ce type de dépense. La même règle de l'article 261 qui convertit les revenus convertit les dépenses.

Si vous avez payé avec une carte en dollars canadiens, le relevé indique les dollars canadiens facturés. Le folio ne dit pas si ce chiffre peut remplacer le taux de la Banque du Canada pour l'impôt sur le revenu; conservez donc le relevé et le taux que vous avez utilisé pour le jour, et consultez un professionnel avant de vous fier au chiffre du relevé. Les dépenses payées en monnaie étrangère traitent du choix entre le reçu et le relevé, et les factures de fournisseurs étrangers traitent de la TPS/TVH sur les services achetés hors du Canada.

Les revenus en USD de clients américains comptent-ils dans le seuil d'inscription à la TPS/TVH?

Oui. Le seuil du petit fournisseur est de 30 000 $, et l'ARC compte les revenus des fournitures taxables, y compris les fournitures détaxées (fournitures taxables sur lesquelles aucune TPS/TVH n'est perçue), et ceux de vos associés, comme une société que vous contrôlez (ARC : quand s'inscrire, RC4022). Un service fourni à un non-résident est généralement détaxé, selon la règle générale ou, pour les services de conseil, de consultation et les services professionnels, une disposition distincte, avec des exclusions dans les deux cas (ARC : exportations de services). Dans les deux cas, le revenu compte quand même.

Le test n'est pas annuel. Il est atteint en dépassant le seuil dans un seul trimestre civil ou sur les quatre derniers trimestres civils consécutifs; vérifier au moment de la déclaration de revenus peut donc arriver trop tard. Dans le premier cas, vous cessez d'être un petit fournisseur à la vente qui franchit le seuil; dans le second, à la fin du mois suivant le trimestre au cours duquel vous dépassez le seuil. Comptez chaque montant lorsqu'il devient dû, ou lorsqu'il est payé si cela arrive en premier, converti en dollars canadiens; la TPS/TVH a ses propres règles de conversion, et le chiffre peut donc différer de celui de votre formulaire T2125.

Pour savoir quels clients américains sont admissibles et quelles preuves conserver, voir la perception de la TPS/TVH auprès des clients américains. Pour la date d'effet, le délai habituel de 29 jours pour présenter la demande, l'inscription tardive et l'inscription volontaire sous le seuil, voir quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Quels registres conserver pour chaque paiement de client, et pendant combien de temps?

Conservez les documents qui relient la facture, le paiement et le taux pendant six ans à compter de la fin de la dernière année d'imposition à laquelle ils se rapportent (ARC : registres d'entreprise). Si vous produisez en retard, cette période court à partir de la date de production (ARC : où conserver les registres).

Pour chaque paiement, conservez :

• le contrat ou les conditions écrites, et la facture;
• le relevé de la banque ou de la plateforme qui montre le montant brut, les frais et le dépôt net;
• le relevé de conversion, si l'argent a été converti;
• une copie enregistrée du taux de la Banque du Canada pour chaque date utilisée;
• pour une vente détaxée, tout ce qui montre que le client est à l'extérieur du Canada;
• le reçu d'origine en dollars américains de chaque dépense.

Les registres doivent être conservés à votre établissement ou à votre résidence au Canada. Les registres conservés hors du Canada et consultés en ligne depuis le Canada ne sont pas considérés comme conservés au Canada, et conserver des registres électroniques hors du Canada exige la permission de l'ARC; un outil en ligne hébergé à l'étranger ne suffit donc pas à lui seul. Voir la durée de conservation des registres d'entreprise et ce qu'un entrepreneur individuel doit remettre à son comptable.

Combien d'impôt mettre de côté, et dois-je des acomptes provisionnels?

Mettez de côté une part de chaque paiement, d'après une estimation de votre bénéfice net; aucun pourcentage fixe ne convient à tout le monde. L'impôt s'applique au bénéfice net, soit le revenu moins les dépenses, converti en dollars canadiens, aux taux fédéral et provincial, plus les cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) hors Québec. Les travailleurs du Québec, y compris les travailleurs autonomes, sont plutôt couverts par le Régime de rentes du Québec (RRQ) (Guide T4002, chapitre 3).

Votre registre des paiements donne déjà le bénéfice net depuis le début de l'année. Transférer une part de chaque paiement dans un compte distinct en dollars canadiens, calculée d'après une estimation de l'impôt sur ce bénéfice, constitue une réserve de travail. Le guide fiscal traite des taux du RPC et de l'imposition du revenu de travail autonome.

Les acomptes provisionnels s'appliquent lorsque l'impôt net à payer dépasse 3 000 $ (1 800 $ d'impôt fédéral net à payer pour les résidents du Québec; Revenu Québec, l'agence fiscale du Québec, a ses propres règles sur les acomptes) pour l'année en cours et pour l'une ou l'autre des deux années précédentes (ARC : acomptes provisionnels). Un pigiste qui connaît sa première grande année de revenus en dollars américains peut ne devoir aucun acompte cette année-là, puis faire face à la totalité du solde le 30 avril de l'année suivante. La déclaration est due le 15 juin, mais le solde reste dû le 30 avril (Guide T4002).

• Dates d'échéance : 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre.
• Montant : l'ARC envoie des rappels aux personnes qui devront probablement payer, mais c'est le seuil qui détermine si vous devez des acomptes, et non l'arrivée d'un rappel. Vous pouvez payer les montants indiqués sur les rappels (fondés sur votre dernière déclaration cotisée), calculer d'après la déclaration de l'an dernier ou estimer l'année en cours (options).
• Coût d'un paiement insuffisant : l'ARC facture des intérêts sur les acomptes en retard ou insuffisants. Une pénalité ne s'applique que si les intérêts sur les acomptes dépassent 1 000 $ (intérêts et pénalité).

Quand un pigiste payé surtout en USD dépasse-t-il le cadre de l'entreprise individuelle?

Aucun niveau de revenu ne rend la constitution en société obligatoire; les signes sont pratiques. La constitution en société déplace le travail vers une déclaration distincte : une société résidente du Canada produit sa propre déclaration T2 pour chaque année d'imposition, même si aucun impôt n'est payable (ARC : guide T2). Les factures, le compte bancaire, les livres et le formulaire de statut fiscal qu'un client américain conserve au dossier passent alors au nom de la société. Une société qui remplit les conditions peut aussi choisir de déclarer en dollars américains au moyen du formulaire T1296, au plus tard 60 jours après le premier jour de l'année d'imposition; voir être payé par des clients américains par l'entremise d'une société canadienne.

Signes qu'il vaut la peine de se poser la question :

• les livres demandent plus qu'un chiffrier;
• le revenu en dollars américains dépasse le seuil de la TPS/TVH et continue de croître;
• des acomptes provisionnels ont commencé;
• un client américain demande de contracter avec une société.

Chaque réponse comporte des coûts et des compromis des deux côtés de la frontière. Voir la constitution en société pour contracter avec des clients américains et, pour les livres par la suite, les livres après la constitution en société d'une entreprise individuelle.

Exemple

Ces exemples sont illustratifs. Les taux sont en dollars canadiens par dollar américain ($ CA et $ US), et les chiffres sont arrondis.

Un développeur qui facture 6 000 $ US par mois

Un développeur d'Edmonton facture à un client américain 6 000 $ US par mois. À 1,35, chaque facture est de 8 100 $ CA et l'année de 97 200 $ CA. Si les factures commencent en janvier, sans autres ventes et chacune due à l'émission, trois factures font 24 300 $ CA au premier trimestre civil, sous le seuil d'un seul trimestre. Six factures font 48 600 $ CA à la fin du deuxième trimestre, au-dessus du seuil des quatre trimestres; il cesse donc d'être un petit fournisseur à la fin de juillet. Les services sont généralement détaxés, de sorte qu'aucune TPS/TVH n'est perçue, mais ils comptent. L'inscription à la TPS/TVH est la première question, bien avant le formulaire T2125.

Une graphiste et les trois dates

Une graphiste de Toronto facture 2 000 $ US le 1er mars, alors que le taux est de 1,34; ses ventes sont donc de 2 680 $ CA. Le client paie le 20 mars à 1,35, lorsque les 2 000 $ US valent 2 700 $ CA, soit 20 $ CA de plus que ce qui est inscrit. Elle garde les dollars américains et les convertit le 10 avril à 1,38, ce qui lui rapporte 2 760 $ CA, soit 60 $ CA de plus. Le chiffre des ventes du formulaire T2125 reste à 2 680 $ CA. Les 80 $ CA au total sont un écart de change, et non des ventes supplémentaires, et il n'est pas ignoré : le guide sur le change explique quand il est mesuré et comment il est imposé.

Un réviseur proche du seuil

Un réviseur de Vancouver gagne 20 000 $ US par an auprès de trois clients américains et 5 000 $ CA auprès de clients locaux. À 1,35, les clients américains représentent 27 000 $ CA; les ventes totales sont donc de 32 000 $ CA. La plus grande partie est détaxée, mais le tout compte dans le seuil, et le total le dépasse. La première étape est de trouver le trimestre où le total a franchi le seuil; voir quand s'inscrire à la TPS/TVH.

Votre situation est différente?

• Vos ventes approchent ou dépassent 30 000 $, ou vous n'avez pas encore de compte de TPS/TVH : la date d'inscription est peut-être déjà passée. Voir quand s'inscrire à la TPS/TVH et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Les paiements en dollars américains dépassent ce qu'un chiffrier peut gérer, ou l'argent personnel et celui des clients sont dans un même compte : le registre peut être reconstitué à partir des relevés. Voir reconstituer les livres à partir des relevés bancaires et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Des années antérieures de revenus en dollars américains n'ont jamais été déclarées, ou l'ARC vous a écrit : voir reconstituer les revenus passés en dollars américains et obtenez de l'aide en tenue de livres.
• Un client verse des dépôts ou des provisions avant que le travail soit fait : la date où le revenu est gagné peut différer de la date où l'argent arrive. Voir les paiements anticipés de clients et les produits non gagnés.
• Une plateforme vous paie et garde une part : voir les ventes en dollars américains et les versements de place de marché.
• Un client américain demande le formulaire W-8BEN ou W-9, de la retenue d'impôt, ou a envoyé un formulaire 1099 : voir le guide du pigiste canadien pour les clients américains.
• L'entreprise américaine fixe vos heures, fournit vos outils ou vous paie par la paie : vous n'êtes peut-être pas du tout travailleur autonome. Voir travailleur autonome ou employé au Canada.
• Vous êtes citoyen américain ou titulaire de la carte verte : les États-Unis peuvent aussi exiger une déclaration sur ce revenu. Voir les Américains qui vivent au Canada.
• Vous songez à vous constituer en société : voir la constitution en société pour contracter avec des clients américains et être payé par des clients américains par l'entremise d'une société canadienne, et obtenez de l'aide à la constitution d'entreprise.
• Vous vivez au Québec : Revenu Québec (l'agence fiscale du Québec) a ses propres règles sur l'impôt sur le revenu et la TVQ, administre généralement la TPS/TVH dans cette province, et vous payez au RRQ plutôt qu'au RPC. Cette page ne les traite pas.